Está en la página 1de 33

Procedimiento operaciones fraudes y anomalías

Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías


Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Contenido
1. Objetivo ......................................................................................................................................................................... 1
2. Alcance.......................................................................................................................................................................... 1
3. Glosario ......................................................................................................................................................................... 1
4. Desarrollo ..................................................................................................................................................................... 3
4.1 Entradas procedentes del área focalización y selección del potencial ...................................................... 3
4.2 Gestión PQRs de GFyA ........................................................................................................................................ 4
4.3 Ejecución de inspecciones de fraudes y anomalías ...................................................................................... 7
4.4 Entrega de informes resultado de las inspecciones en campo ................................................................... 9
4.5 Inspecciones de fraudes y anomalías en clientes industriales .................................................................... 9
4.6 Análisis de calidad de operación ..................................................................................................................... 12
5. Documentos de referencia ...................................................................................................................................... 13
Anexos ............................................................................................................................................................................. 15

1. Objetivo

Ejecutar inspecciones técnicas dirigidas a la en red de distribución con supervisión y/o unidades de
inspección en terreno, detectar situaciones de fraude o anomalías que generan perdidas de gas en los
mercados residencial, comercial e industrial y asegurar las condiciones de servicio de acuerdo al contrato
de condiciones uniformes, normalizando los hallazgos detectados e impulsando la generación de
expedientes para realizar la recuperación de consumo.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para todo el Grupo Vanti y comprende desde la asignación de inspecciones,
prelecturas y PQR en clientes residenciales, comerciales e industriales, realizar acciones en terreno para
eliminar los fraudes y anomalías evidenciados, hasta la entrega de informes con el resultado de las
inspecciones desarrolladas para iniciar un procedimiento de análisis de indicios, si ello lo requiere.

3. Glosario

• Acometida clandestina: Línea utilizada para extraer gas natural de la red de distribución sin
autorización de la empresa por medio de tuberías, sin el paso del fluido a través de un elemento de
medición asignado por la distribuidora, con el objeto de evitar el registro del consumo real efectuado.
• Acometida: Derivación de la red local de distribución del servicio de gas que llega hasta el registro de
corte del inmueble. En edificios de propiedad horizontal o condominios, la acometida llega hasta el
registro de corte general.
• Anomalía: Irregularidad técnica o alteración de los equipos de medida y regulación que impide su
funcionamiento normal afectando la fidelidad de la medida, así como las irregularidades presentadas
en los elementos de seguridad de estos.
• Asistencia técnica a clientes (ATC): Se utiliza para solicitar un servicio que requiere efectuar una visita
al predio del cliente.

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 1 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

• BY-PASS: Montaje utilizado para desviar el flujo de gas natural de la red hacia interior de la instalación
interna, evitando el paso del gas a través de un medidor instalado por la empresa, con el objetivo de
evitar el registro del consumo real efectuado.
• Campaña: Operaciones generadas a partir de procedimientos masivos planeados o establecidos por
Vanti, con el fin de regularizar el servicio de los usuarios.
• Carga instalada: Es la suma de las capacidades nominales de los gasodomésticos o equipos, que
consumen gas y que se encuentran conectados a la instalación, o que potencialmente se puedan
instalar en la misma.
• Centro de medición: Es el conjunto de dispositivos destinados a la medición o registro del consumo,
compuesto por el(los) medidor(es), regulador(es) de presión, válvula(s) de corte general y demás
accesorios utilizados para dar servicio a los usuarios. Por lo general dichos elementos se encuentran
ubicados en cajillas de protección.
• Consumo: Cantidad de metros cúbicos de gas recibidos por el suscriptor o usuario en un período
determinado, leídos en los equipos de medición respectivos, o calculados mediante la metodología
establecida en la Resolución CREG 108 de 1997 y en el Contrato de Condiciones Uniformes.
• Contrato de condiciones uniformes (CCU): De conformidad con el artículo 128 de la ley 142 de 1994,
el contrato de servicios públicos es un contrato uniforme consensual, en virtud de la cual el grupo
Vanti, en su calidad de distribuidor y comercializador, presta a un usuario el servicio público domiciliario
de gas combustible a cambio de un precio o dinero.
• Corte del servicio: Es la suspensión permanente del servicio previa a la terminación del contrato, la
cual se puede realizar desde el centro de medición o directamente en la acometida del suscriptor o
usuario, con el fin de garantizar la efectiva interrupción del suministro de gas en el inmueble.
• Fraude: Es la manipulación indebida e ilegal del equipo de medición que afectan la medida del
consumo real
• GFyA: Gestión de Fraudes y Anomalías.
• Medidor: Dispositivo mecánico o electrónico que mide el volumen de gas que ha pasado a través de
él.
• Número de póliza: Es el número asignado por la empresa a una cuenta de gas
• Orden de servicio (ODS): Es un documento escrito en el cual se describen las características de la
operación a ejecutar por parte de los supervisores y/o contratistas.
• Petición quejas y reclamos (PQR): Reclamaciones de los usuarios que ingresan como petición, quejas
y reclamos.
• Resultado de Operación: Código de asignación de la ejecución de las evidencias encontradas en
terreno.
• Sistema de asistencia técnica (SAT): Software para el registro de operaciones impulsadas en terreno.
• Suministro de gas: Conjunto de tuberías, equipos y accesorios requeridos para la conducción del gas
a edificaciones, está comprendida entre la salida del registro (válvula) de corte en la acometida y los
puntos de salida para conexión de los gasodomésticos o equipos para uso comercial que funcionan
con gas.
• Sistema de gestión comercial (SGC): Base de datos en la cual se puede consultar información detallada
de puntos de suministro, datos técnicos, consumos, facturación, visitas de RPO de los clientes
comerciales, industriales y residenciales.

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 2 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

• NTC 6167: Norma Técnica Colombiana que define los parámetros constructivos y clases de sistema
de medición, así como los errores permisibles de operación para dar criterios de si está o no el sistema
en clase.

4. Desarrollo

A continuación, se describe el procedimiento que realiza el área de Operaciones Fraudes y Anomalías para
garantizar la ejecución efectiva de inspecciones en campo y se contempla el proceso desde la planificación
de las actividades, asignación en campo de trabajos, ejecución de las actividades, emisión informes y
entregas de reportes a los demás involucrados del área gestión de fraudes y anomalías y otras áreas de
la compañía. Ver Anexo 1. Diagrama de proceso – Operaciones de fraudes y anomalías.

4.1 Entradas procedentes del área focalización y selección del potencial

Para iniciar con el proceso de operaciones, el profesional de datos área de focalización y selección de
potencial, semanalmente y de acuerdo a indicadores de fraude, realiza el envío al jefe, coordinadores de
operaciones y profesional de despacho del área de operaciones un archivo Excel con el potencial de
inspecciones a realizar a través de un enlace en Onedrive, el cual tiene contraseña de acceso para asegurar
la confidencialidad y seguridad de la información.

Esta asignación comprende todas las entradas del proceso, tanto el potencial identificado con las
herramientas de datos, PQR y reportes de otras áreas de la compañía.

4.1.1 Prelecturas

El área de focalización y selección de potencial define semanalmente el listado de pólizas para realizar
toma de lecturas en clientes comerciales y residenciales con el fin de validar posibles situaciones de
fraudes con devolución de lecturas, también para realizar actualización de datos del cliente (datos técnicos
del medidor, actividad comercial, actualización de direcciones) y evidenciar anomalías en los centros de
medición. El tratamiento que se le realiza a esta información es el siguiente:

• Asignación: El listado es remitido por el área de focalización y selección de potencial a la empresa


colaboradora para su atención en campo en un archivo de Excel en One Drive con contraseña para
validar la trazabilidad.

• Ejecución en campo: El contratista realiza el ingreso de los trabajos en la aplicación de movilidad


asignando posteriormente al equipo de inspectores para ejecutar las visitas en terreno. Se realiza toma
de registro fotográfico en campo detallado y con una resolución que permita ver claramente la placa
del medidor donde se encuentra la información técnica y el serial de identificación, así como el
odómetro del medidor donde se encuentra la lectura no corregida.

• Resultado de la actividad: Con la información obtenida de la empresa colaboradora resultado de la


actividad en campo, el área de focalización la incorpora para el modelo de score de prelecturas de
clientes inspeccionados y valida si el cliente tiene potencial de fraude. Si el potencial tiene alto nivel,

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 3 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

remite la inspección a operaciones con prioridad para su atención en campo y si el nivel es bajo, la
inspección tiene una prioridad menor para asignación.

Los controles al anterior proceso se encuentran descritos en el Anexo 3. Controles proceso operaciones.
Nota: Cuando el área de focalización evidencia una devolución de lecturas, solicita al contratista diligenciar
el informe de lectura PE.03698.CO.FO-03 para luego remitirlo al BackOffice con el fin de unirlo al
expediente.

4.2 Gestión PQRs de GFyA

A continuación, se ilustra el procedimiento de gestión de PQR para el área de Operaciones Fraudes y


Anomalías, el propósito es dar solución a las referencias que se remiten de parte del área gestión de PQR
que corresponden al área Gestión de Fraudes y Anomalías, en el menor número de días, no superando los
9 días para evitar los escalamiento interno a la jefatura, gerencia y vicepresidencia; evitando las respuestas
sobre el tiempo de los días 15 días establecidos por la ley 142 para no generar silencios administrativos.

Los controles al proceso se encuentran descritos en el Anexo 3. Controles proceso operaciones.

4.2.1 Ingreso de solicitudes a GFyA de atención a PQR

Diariamente a primera hora de la mañana en analista de PQR del área de operaciones fraudes y
anomalías, recibe vía correo electrónico archivo en Excel emitido por el área de Gestión Radicación PQRs.
Este documento contiene en su primera hoja (llamada Resumen) el total de las PQRs (pueden ser: Escritos,
Informativos o Telefónicos) que recibe la Compañía por los diferente canales habilitados para tal fin.

Con esta información el área de Operaciones Fraudes y Anomalías filtra archivo de la siguiente manera:
• Unidad de envío de PQR: 34 y G5
• Sociedad: VANTI-GOR-GNCR-GNCB
• Causa: En este filtro se excluyen las causas del área de Regularización que son las identificadas con
los códigos; 441-442-508-582-602-603-604-605.

4.2.2 Asignación de trabajos - Cartera de Gestion PQR

Después de realizar los filtros anteriores, se valida cada una de las PQRs enfocadas a GFyA para
determinar:
a. Si se requiere visita a terreno.
b. Si se solicita una información administrativa del área.
c. Si es un error de radicación y se devuelve a la unidad de análisis 39 para su reasignación.

Una vez definida la acción a ejecutar con las PQRs se procede de la siguiente manera:

• PQR con solicitud visita a terreno

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 4 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Se procede a revisar cada una de las referencias, teniendo en cuenta las observaciones descritas en la
PQRs radicada por el cliente o denuncia anónima y antes de enviar a validación en terreno, se realizan los
siguientes pasos en el Sistema SGC:

− Consulta de visitas realizadas anteriormente a los clientes.


− Verificar datos generales: Datos del Contador, Histórico de Lecturas, Histórico de facturación, Trabajos
Pendientes, Histórico de Intervenciones.
− Los trabajos correspondientes a visitas de PQRs son:
1. Operación: 54 / Unidad Ejecutora: 61
2. Operación: 51 / Unidad Ejecutora: 66 – Este trabajo es única y exclusivamente para pólizas que se
encuentran en situación de suministro: 08 - cesados.

• Comprobar que los trabajos estén generados en el Sistema SAT y en el Sistema SGC correctamente.

Una vez validada la información anterior, al analista de PQR envía un correo a la empresa colaboradora
con los trabajos que requieren ser ejecutados en terreno y que no deben superar 15 días para su atención.
Cada trabajo es debidamente identificado con la siguiente información:

Día de Gestión Corresponde al número de días en el que se encuentra la PQRs.

Filial VANTI, GOR, GNC, GNCB.


Número de
Depende de cada cliente
Póliza o Cuenta
Número de
Consecutivo que asigna el sistema en el momento de la radicación del PQRs.
Referencia
Municipio Depende de cada Filial.
Tipo de Corresponde al tipo de operación asignada para su ejecución. Para PQRs es: 54-61
Operación o 51-66.
En este campo se describen las principales observaciones a tener presente el técnico
en el momento de la ejecución de la visita en terreno. (Estas observaciones son el
Observación
resultado de la revisión y análisis realizada en el numeral 4.2.1. Ingreso de solicitudes
a GFyA de atención a PQR

La información enviada a la empresa contratista, se recopila en un archivo Excel que se encuentra


almacenado en las unidades de red de Vanti, y se genera una nueva hoja en el archivo identificándola
como “Seguimiento Contratista”. Este seguimiento se realiza diariamente.

Diariamente, este archivo se alimenta con información de las PQRs de cada una de las filiales que fueron
revisadas, incluyendo la siguiente información:

Fecha reporte a la Es el día en que se envía el correo a la firma colaboradora con los trabajos que
firma colaboradora serán ejecutados en terreno.

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 5 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Fecha de ejecución El día que es ejecutada la operación en terreno por el técnico de la empresa
en terreno colaboradora
Soportes de las Revisión de los registros fotográficos de cada una de las visitas en el aplicativo
visitas “CRC” de la empresa colaboradora.
Fecha de
El día en que la empresa colaboradora comunica el resultado de la visita
comunicación de la
ejecutada en terreno en el sistema SAT / SGC.
operación
El día en que el analista de PQRs de GFyA – Vanti comunica el resultado de la
Fecha de cierre del
visita dejándola en la unidad 39: Análisis – para continuar su proceso de
pqrs.
respuesta al cliente.

• PQR con solicitud información administrativa del área (interna)

Las PQRs internas tienen la siguiente validación:

• Datos generales
• Histórico de Atención Clientes Consulta
Revisión y
• Datos del Contador
verificación en el
• Histórico de Lecturas
sistema SGC de los
• Histórico de facturación
siguientes datos:
• Trabajos Pendientes
• Histórico de Intervenciones.
• Soportes de las Visitas ejecutadas en terreno
De acuerdo con lo descrito en el PQRs vs la revisión y análisis del caso por parte
Cierre del PQRs del analista de PQR se procede al cierre, identificándola en la unidad 39
(Análisis) para continuar su proceso de respuesta al cliente.

• PQR con identificación de errores de radicación

Para gestionar las PQRs que se obedecen a errores de radicación el procedimiento a seguir es:

− Trasladar las PQRs a la Unidad 39 – Análisis, con las respectivas observaciones del error.
− Diligenciar el archivo en Excel “Bitácora Control & Calidad – Reporte de Errores Canales de Atención”
los campos solicitados: fecha de reporte, persona que reporta, filial, póliza, referencia (número
identificación del PQR), fecha de radicación, causa, unidad generadora, usuario EPX de SGC que
remitió la referencia, tipo de error, corrección a realizar.
− Enviar el archivo a por correo a calidadcolombia1@grupovanti.com.

En esta clasificación de PQRs, se presentan casos que corresponden a las áreas de Mantenimiento y
Medición, Asistencia Técnica a Clientes y Regularización de Clientes, por tanto, no puede ser ejecutadas
por el área de gestión de fraudes y anomalías, si no por sus respectivas áreas. Y el procedimiento es el
siguiente:

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 6 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

− Cuando las PQRs corresponden al área de mantenimiento y medición, asistencia técnica a clientes se
traslada a la unidad asignada: 25.
− Cuando las PQRs corresponden al área de Regularización, se procede a modificar su actividad/causa
y/o unidad de envío así: (36-441/442-G5).

Para cada uno de los casos anteriores se envía correo al responsable del proceso, según corresponda
(Mantenimiento y medición/Asistencia Técnica a Clientes /Regularización de clientes) donde se informa
del traslado de la PQRs a su área con el fin que proceda a la solución del mismo.

4.2.3 Informes de gestión de PQR

Al cierre del mes, el analista de PQR en el archivo de Excel que contiene la información de las todas las
PQRs enfoque GFYA, se crea una nueva hoja “Informe PQRs-Mes-año”. A esta hoja se traslada la
información de la hoja de “Seguimiento Contratista”, pero se adiciona la siguiente información:

Números de días de Es el resultado entre la fecha de ejecución en terreno vs la fecha enviada a la


Gestión: firma contratista con los trabajos a ejecutar.

Número de días de Es el resultado entre la fecha de comunicación en el sistema SAT / SGC de la


Comunicación: visita ejecutada en terreno vs. la fecha de ejecución en terreno.
Es el resultado entre la fecha de radicación de las PQRs y/o en algunos casos del
Números de días de
traslado de las PQRs a la unidad de GFyA vs. la fecha de cierre por el analista de
cierre:
PQRs de GFyA-Vanti.

Con esta información documentada, el analista de PQR procede a generar el Informe mensual de las PQRs
que contiene la siguiente información y es enviado al jefe de operaciones y gerente del área gestión de
fraudes y anomalías de para su revisión:

• Total, PQRs mes – año


• Origen de las PQRs
• Causas Emitidas a Terreno
• Total, PQRs vs Errores de Radicación
• Cumplimiento de Objetivos
• Indicadores de Gestión del Proceso
• Días de Gestión-visitas a terreno
• Días de Gestión-comunicación de operaciones
• Días de Gestión-cierre de las PQRs.

4.3 Ejecución de inspecciones de fraudes y anomalías

Una vez recibido el listado de operaciones a ejecutar proveniente del área de focalización y selección de
potencial (Coordinador de focalización y profesional de datos), el profesional de despacho de operaciones
recibe el listado en un link de Onedrive con un archivo en Excel online con clave para garantizar la
seguridad de la información y posterior se evalúa si las pólizas asignadas cumplen con las condiciones de
Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 7 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

operación, materiales y recursos para desarrollar la actividad. En caso que no cumpla con las condiciones
de operación, se mantiene en reserva por 15 días la creación en SAT de la operación. En caso contrario,
cuando se pueden ejecutar la actividades, se realiza la creación de las operaciones en SAT y la empresa
colaboradora realiza el cargue en el aplicativo de movilidad.

Existen operaciones en las cuales se requiere acompañamiento de los supervisores de Vanti ya que se
requiere un tratamiento especial con el cliente (clientes de gran facturación, clientes vip, cliente de difícil
manejo, entre otros), para esto se tienen en cuenta los siguientes criterios para definir la asignación de
Supervisor de Vanti:
• Tipo de cliente: clientes industriales, clientes institucionales (centros comerciales), centros educativos,
conjuntos residenciales.
• Tipo de campaña y resultado de operación. (reporte de procesos de lectura y otras áreas, reportes
clientes, reseguimiento y variación de consumo)
• Ejecución en campo de reporte de Auditorías Interna.
• Denuncias y clientes que no permiten realizar las inspecciones.

Las operaciones que no requieren acompañamiento de un supervisor son programadas por la empresa
colaboradora para su ejecución en campo.

La operación en terreno es ejecutada con base al IN.001.GF Instructivo de operaciones en campo de


gestión de fraudes y anomalías. De acuerdo a las campañas y motivos de inspección, se
obtienen los siguientes resultados:

En esta situación se pueden obtener dos criterios de operación:


• El cliente queda en servicio: se obtiene un resultado 102(efectivo con anomalías
encontradas), no se cambia medidor y se suspende servicio de suministro de
consumo de gas natural; también se puede retirar el medidor y se instala uno nuevo
con resultado de operación 101 (efectiva con cambio de medidor) enviando el
Anomalias: medidor en tula de custodia donde será enviado para realizar la inspección al
laboratorio con posterior emisión del informe del laboratorio.
• Suspensión por seguridad: Si se evidencia alguna condición que afecte la seguridad
del cliente tanto en su centro de Medición como en su instalación interna como
fugas o incumplimientos de la instalación de acuerdo al CCU se realiza la
suspensión del Servicio.
Si en este caso se evidencia un By-pass al medidor, acometida clandestina o
manipulación interna del medidor, se realiza corte del servicio de suministro de gas
Fraude:
natural de acuerdo al CCU clausula 70 con resultado de operación 102 (efectiva con
anomalías encontradas; no se instala medidor).
Es el resultado ante la imposibilidad de realizar alguna actividad por parte de Vanti en
la inspección debido a que no se pueden detener los procesos de manufactura o el
Ejecución
cliente no se encuentra en el predio, una válvula de corte averiada lo cual impide la
Fallida:
toma de presiones, según el caso se podrá suspender o reprogramar la operación se
obtiene Resultado de operación 201 “no ejecutada” no efectiva,

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 8 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Ejecutada y
• Se obtiene un Resultado de operación 103 (efectiva sin anomalías) cuando al realizar
sin
la operación no se evidencia algún fraude o anomalía.
Anomalías:

Con el resultado obtenido luego de la ejecución de las operaciones, se diligencia en campo el informe de
inspección con los documentos y evidencias asociadas. Los soportes requeridos, son:

• Informe de inspección (PE.03698.CO-FO.01) con los datos técnicos de los instrumentos, pruebas y
anomalías identificadas
• Citación a laboratorio PE.03698.CO.FO-02 (Cuando aplique, según lo encontrado por el inspector)
• Fotografías soporte de la inspección (se realiza el cargue en el aplicativo de movilidad el tiempo real
durante la ejecución en terreno)

Los controles al anterior proceso se encuentran descritos en el anexo 3 “controles proceso operaciones”

4.4 Entrega de informes resultado de las inspecciones en campo

Los informes de inspección realizados por los inspectores en campo son recibidos en físico al siguiente día
hábil por la empresa colaboradora, la cual realiza la siguiente verificación:

• Buen estado físico del informe, no evidenciar tachones, buena caligrafía.


• Coherencia en el diligenciamiento de los datos.
• Diligenciamiento de todos los datos.
• Anexos de acuerdo al IN.001.GF Instructivo de operaciones en campo de gestión de fraudes
y anomalías
A continuación, la empresa colaboradora realiza un registro de la información recopilada del informe de
inspección (PE.03698.CO-FO.01) en el aplicativo SAT y con estos soportes, el área de Focalización y
Selección de Potencial valida los potenciales casos de recuperación de consumo y remite diariamente a la
empresa colaboradora la solicitud de emisión de expedientes los cuales se remiten al BackOffice para que
la unidad de aseguramiento de la medida inicie el análisis de indicio; en cuanto a las pólizas que no fueron
solicitadas para expediente, los informes de inspección también se remiten al BackOffice.

Cuando el área de Aseguramiento de la medida (empresa colaboradora aseguramiento de la medida)


realiza la recepción de los expedientes que se llagan al BackOffice y los informes de inspección, se revisa
la documentación y si encuentra algún soporte faltante o alguna inconsistencia en el diligenciamiento, se
devuelven a la empresa colaboradora la inconsistencia identificada con el fin de realizar el respectivo
ajuste, el cual no debe supera el día hábil y la corrección se remite nuevamente para enviar al área de
Aseguramiento de la Medida.

4.5 Inspecciones de fraudes y anomalías en clientes industriales

A continuación, se ilustra el procedimiento de atención de inspecciones en clientes industriales del área de


Operaciones Fraudes y Anomalías, el interés de este proceso es el poder revisar casos de desviaciones
significativas, consumos cero y validación de taponamientos en red de polietileno y acero con el fin de
Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 9 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

mitigar posibles fraudes o anomalías en la red de distribución. En las visitas que se realizan en terreno se
pretende la identificación de anomalías en las cuales se proceda a tomar evidencias que permitan impulsar
procesos de regularización o la correcta operación de las estaciones de regulación y medición industriales
para su normalización reduciendo la no contabilización del consumo de gas natural.

4.5.1 Planificación de actividades

El profesional de despacho consolida las solicitudes que recibe vía correo electrónico cada vez que las
áreas de mercado de grandes clientes, mercado movilidad, mantenimiento y medición evidencian casos
de desviaciones significativas, consumos cero y validación de taponamientos de red de acero y polietileno
con el fin de detectar posibles Fraudes y Anomalías en estaciones de regulación industrial y GNV del
mercado no regulado y regulado, así como en la red de distribución.

Las operaciones de campo se cargan en el aplicativo de movilidad por la empresa colaboradora y las
atiende un Supervisor Sr de GFyA.

4.5.2 Actividades en campo

Se solicita acompañamiento del área de mantenimiento y medición cuando se realicen visitas exhaustivas
debido a que tienen los equipos patrones para realizar verificaciones en magnitudes de presión,
temperatura y volumen.

De acuerdo a un cronograma mensual de visitas que se realiza con la programación del área de
mantenimiento y medición, se ejecuta a través de las siguientes campañas con el objetivo de diferenciar
las actividades de la inspección a realizar:

• Factor de corrección: el objetivo es confirmar las presiones de suministro en el sistema de medición


(dinámica y estática) y comparar con la presión definida en el contrato con la cual se debe facturar al
cliente.

• Cesados: identificar a los clientes industriales que por alguna razón están con esta situación de
suministro en el sistema, su actualización en la base de datos CI con el fin de identificar cambios de
razón social y de actividad económica, así como nuevas pólizas con distintos puntos de suministro lo
cual puede permitir una posible manipulación de alguno de estos centros de medición.

• Desviación significativa de consumo: identificación de clientes que han disminuido (incluyendo un


consumo cero) o aumentado su consumo habitual de gas natural, confirmar e identificar los motivos
por los cuales se ocasionaron estos cambios y direccionar a quien corresponda la gestión de
normalización del mismo si es necesario.

• Reporte Clientes (internos, externos, denuncias y PQR): se realizan visitas para atender requerimientos
de otras áreas como lecturas industriales, Balance de gas y clientes externos con inspecciones para
validar posibles fraudes y/o anomalías, dando respuesta a estas solicitudes.

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 10 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

• Dimensionamiento de los sistemas de medición: Identificar el intervalo de medición que tienen los
medidores de volumen de gas comparado con la carga instalada; el objetivo es brindar una correcta
medición del volumen consumido.

Para atender este tipo de solicitudes, en campo se desarrollan las siguientes actividades:

• Comparar consumos facturados por medio de un censo y levantamiento fotográfico a la carga


instalada.
• Verificar en la estación de regulación, los elementos mecánicos que la conforman (acometida, filtro,
regulador, válvulas) y sus sistema de medición (elemento primario, elementos secundarios y terciario)
con inspecciones exhaustivas a los sistemas de regulación donde se verifica el estado mecánico de los
reguladores y su estanqueidad y visitas exhaustivas a los sistemas de medición para validar si el
sistema está dentro de clase de acuerdo a los errores permisibles de la NTC 6167”Medición de
transferencia de custodia de gas natural en gasoductos”.
• Comprobar el trazado de la acometida interna del cliente, con el objetivo de detectar posibles fraudes
o anomalías en sus conexiones para determinar alguna ilegalidad.

4.5.3 Resultados de la inspección

Una vez ejecutada la inspección en terreno y de acuerdo con las evidencias encontradas se pueden tener
los siguientes resultados:

En esta situación se pueden obtener dos criterios de operación:


• El cliente queda en Servicio: se obtiene un resultado 102(efectivo con anomalías
encontradas), no se cambia medidor y se suspende servicio de suministro de
consumo de gas natural; también se puede retirar el medidor y se instala uno nuevo
con resultado de operación 101 (efectiva con cambio de medidor) enviando el
Anomalias: medidor en tula de custodia donde será enviado para realizar la inspección al
laboratorio con posterior emisión del informe del laboratorio.
• Suspensión por Seguridad: Si se evidencia alguna condición que afecte la seguridad
del cliente tanto en su centro de Medición como en su instalación interna como fugas
o incumplimientos de la instalación de acuerdo al CCU se realiza la suspensión del
Servicio.
Si en este caso se evidencia un By-pass al medidor, acometida clandestina o
manipulación interna del medidor, se realiza corte del servicio de suministro de gas
Fraude:
natural de acuerdo al CCU clausula 70 con resultado de operación 102 (efectiva con
anomalías encontradas; no se instala medidor).
Es el resultado ante la imposibilidad de realizar alguna actividad por parte de Vanti en la
inspección debido a que no se pueden detener los procesos de manufactura o el cliente
Ejecución
no se encuentra en el predio, una válvula de corte averiada lo cual impide la toma de
Fallida:
presiones, según el caso se podrá suspender o reprogramar la operación se obtiene
Resultado de operación 201 “no ejecutada” no efectiva,

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 11 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Ejecutada •y Se obtiene un Resultado de operación 103 (efectiva sin anomalías) cuando al realizar la
sin operación no se evidencia algún fraude o anomalía.
Anomalías:

Adicional se pueden identificar las siguientes anomalías para gestión de otras áreas:

Se valida la causa de la solicitud de taponamiento por parte del cliente y se verifica


Aprobaciones de la no existencia de fraudes y anomalías, se da aprobación o no del taponamiento y
taponamiento se remite al área de mantenimiento y medición los casos identificados para su
respectivo taponamiento.
Se identifican disminución y aumentos de capacidad en las cargas instaladas de
Aumentos de los clientes lo cual se remite a la unidad de aseguramiento de la medida para su
capacidad respectiva gestión de cambio o modificación de la estación de regulación y
medición.
Se identifican cuentas comerciales con industriales en un mismo cliente, estas
Unificación de novedades se validan con el área de mercado grandes clientes para ejecutar
Cuentas unificación de cuentas, estas solicitudes se remiten a la unidad de aseguramiento
de la medida para su respectiva normalización.

Con el resultado obtenido luego de la ejecución de las operaciones, se diligencia en campo el informe de
inspección con los documentos y evidencias asociadas. Los soportes requeridos, son:

• Informe de inspección (PE.03698.CO-FO.01) con los datos técnicos de los instrumentos, pruebas y
anomalías identificadas
• Citación a laboratorio PE.03698.CO.FO.02 (Cuando aplique, según lo encontrado por el supervisor)
• Fotografías soporte de la inspección (se realiza el cargue en el aplicativo de movilidad el tiempo real
durante la ejecución en terreno).

Los controles al proceso se encuentran descritos en el Anexo 3. Controles proceso operaciones.

4.6 Análisis de calidad de operación

El área de focalización y selección de potencial (coordinador de datos y profesional de datos), selecciona


una muestra de operaciones semanalmente donde se tuvo un resultado 201 no efectiva y 103 efectiva sin
anomalías, esta muestra se remite por correo en un archivo Excel al área de garantía de calidad la cual
con apoyo de un ente de inspección realiza inspecciones de calidad (de acuerdo a la NTC ISO2859) tanto
en caliente (procedimiento en campo) como en frio donde se verifica el registro fotográfico de las
inspecciones realizadas almacenadas en el aplicativo de movilidad de la empresa colaboradora,
comparándolo con el informe de inspección.

Se tiene definido un listado de inconsistencias de calidad (Anexo 2. Listado de inconsistencias de calidad)


con los principales aspectos a considerar para el proceso, con el fin de identificar defectos Críticos (T1) y
No Críticos (T2), este listado es la guía para evaluación del inspector de garantía de calidad.

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 12 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

De acuerdo al check list anterior el área de garantía de calidad remite diariamente por correo un archivo
con consolidado de las pólizas inspeccionadas y las inconsistencias evidenciadas, este es recibido por el
jefe y coordinadores del área de operaciones fraude y anomalías los cuales realizan una validación si los
defectos aplican o no.

Posterior a la validación se remite en un correo a la empresa colaboradora con el consolidado de pólizas


con inconsistencias y defectos T1 y T2 con el fin de tener una justificación y planes de acción; de acuerdo
a la respuesta recibida se realiza una conciliación para definir ajustes tanto al proceso de Operaciones
Fraudes y Anomalía, el proceso de la empresa colaboradora y definir sanciones si se encuentran defectos
que sean incumplimientos definidos en los pliegos técnicos y políticas de seguridad salud y medio
ambiente del contrato.

Los controles al anterior proceso se encuentran descritos en el Anexo 3. Controles proceso operaciones.

5. Documentos de referencia

Ruta
Código Nombre Descripción de
acceso
Implementar el procedimiento técnico y administrativo
Procedimiento de
de control y regularización de clientes gas, para la
PE.03698.CO. Control
generación de campañas que permitan identificar
AT y Regularización de
zonas geográficas, nichos de mercado, actividades
Clientes.
comerciales, entre otros, donde se puedan detectar Laserfi
PE.03698.CO. Informe de posibles anomalías e irregularidades de los clientes de che
FO.01 inspección Gas Natural S.A. ESP y sus filiales en Colombia, en
adelante Vanti, en lo que respecta a la medición del
PE.03698.CO. Citación a gas, asegurando el cumplimiento del derecho al debido
FO-02 laboratorio proceso a estos clientes.
Describir las actividades que realizan los inspectores
y/o supervisores del área de operaciones de gestión de
Instructivo de fraudes y anomalías en campo, las cuales tienen como
Operaciones en fin la inspección técnica en los predios que tienen
Laserfi
IT.XXXXX.CO campo de Gestion presuntamente fraudes y/o anomalías o
che
de Fraudes y comportamientos anormales en su consumo y
Anomalías recopilar evidencias de indicios suficientes que
permitan impulsar el debido proceso de recuperación
de consumo.

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 13 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Relación de versiones y aprobaciones

Fecha
Versión Código y Título Cambios
actualización
PR.002.GF. Procedimiento operaciones
01/09/2020 01 Generación del documento
fraudes y anomalías

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Camilo Andrey Suesca Nombre: Julian Guerrero M Nombre: Julian Guerrero M
Cargo: Jefe Sr Operaciones de Cargo: Gerente Gestión de Cargo: Gerente gestión fraudes
Fraudes y Anomalías Fraudes y anomalías y anomalías
Fecha: 15/01/2021 Fecha: 15/01/2021 Fecha: 15/01/2021

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 14 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Anexos

Anexo 1. Diagrama de proceso – Operaciones de fraudes y anomalías.

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 15 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 16 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Anexo 2. Listado de inconsistencias de calidad

Aspectos verificación en campo

1. Posee la herramienta necesaria y en buen estado para ejecutar las actividades a ejecutar de acuerdo
al listado contractual:

Lo tiene
Ítem Cant Descripción
Si No
Caja de herramienta 1 16"
Atomizador de agua 1 0,5 litros
Destornillador 1 Pala 3/8 X10" largo
Destornillador 1 Pala 1/4 X4" largo
Destornillador 1 Estrella 3/8 X10" largo
Destornillador 1 Estrella 1/4 X4" largo
Hombresolo 1 10 "
Pinza de punta 1 6"
Corta frio 1 6"
Llave expansiva 1 8"
Llave expansiva 1 10"
Llave expansiva 1 12"
Llave tubo 1 8"
Llave tubo 1 12"
Llave tubo 1 14"
Flexómetro 1 5m
Cizalla 1 36” Stanley
Linterna antiexplosiva 1 -
Llave hexagonal (bristol) 1 12mm
Llave hexagonal (bristol) 1 10mm
Llave hexagonal (bristol) 1 7/16”
Brocha 1 5"
Balletilla 1 Roja
Marco de segueta 1 12”
Hoja se segueta 1 12” nicholson
Maseta 1kg
Puntero 1 Stanley
Bisturí 1 industrial
entre (3/64 y 1/16) plg de ϴ
Broquero 1
o entre (1 y 1,5) mm de ϴ

Cumple
No cumple
N/a
Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 17 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

2. ¿Se realiza inspección de hermeticidad en el centro de Medición? (Verificación de fugas).


Cumple
No cumple
N/a

3. ¿Se cumple con el protocolo de presentación al cliente? (identificación, explicación de la operación)


Cumple
No cumple
N/a

4. ¿Verifica el estado general del centro de medición? (Estado en que se encuentra el regulador,
medidor, válvula con maneral, accesorios, sellos, precintos)
Cumple
No cumple
N/a

5. Los productos químicos utilizados tienen sus respectivas etiquetas de seguridad:


Cumple
No cumple
N/a

6. ¿Aplica medidas de seguridad para ejecutar la operación?

Ítem Si No
Instalación de conos
Delimitación del área de trabajo
Aterrizar la instalación con resorte
Aviso de no fumar

Cumple
No cumple
N/a

7. El detector de fugas tiene serial de identificación legible y posee stickers o calcomanías que indiquen
la vigencia de la calibración:
Cumple
No cumple
N/a

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 18 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

8. Los manómetros tienen serial de identificación legible y poseen stickers o calcomanías que indiquen
la vigencia de la calibración:
Cumple
No cumple
N/a

9. Instala correctamente la cabeza de prueba y manómetros y realiza pruebas de presión estática y


dinámica en el centro de medición:
Cumple
No cumple
N/a

10. Realiza prueba de funcionamiento del medidor con pruebas de litraje.


Cumple
No cumple
N/a

11. Realiza inspección de la carga instalada y el trazado de la instalación interna (carga instalada acorde
al medidor y verificación de puntos taponados y/o sin conectar)
Cumple
No cumple
N/a

12. Realiza embalaje del medidor con anomalía, retirada en una tula de custodia debidamente precintada,
en presencia del cliente o testigo e informa a este el motivo del cambio
Cumple
No cumple
N/a

13. Deja debidamente precintados, los puntos del centro de medición (regulador, entre conectores del
medidor, odómetro del medidor, válvula de toma de presión si la tiene)
Cumple
No cumple
N/a

14. Si es requerido, deja correctamente aplicado el corte del servicio mediante distintos mecanismos como
cepo, válvula trocada, tapones de caucho, bunker y dispositivos de expansión)
Cumple
No cumple
N/a

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 19 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

15. ¿Realiza recolección y/o limpieza de los residuos productos de la operación?


Cumple
No cumple
N/a

16. Diligencia de manera clara, legible y sin tachones todos los campos del informe de inspección:

Ítem Si No
Registra lo datos básicos del cliente (póliza, dirección, nombre, etc)
Registra todos los datos técnicos del medidor
Registra todos los campos de prueba de estanqueidad del centro de medición
Registra lo campos de presión dinámica y estática evidenciados en terreno
Registra los artefactos a gas natural de acuerdo a su consumo y totaliza la carga
instalada en el informe
Registra los campos de relación de precintos
¿En el campo de observaciones describe de manera clara y correcta todas las
anomalías y lo encontrado en la inspección?

Cumple
No cumple
N/a

17. ¿Los códigos de anomalía reportados corresponden a lo evidenciado en la inspección y se marca el


más relevante en el informe tomando como referencia la tabla de priorización?
Cumple
No cumple
N/a

18. ¿La clasificación de uso y actividad comercial corresponde a lo evidenciado en terreno por el técnico
y se registra correctamente en el informe?
Cumple
No cumple
N/a

19. ¿El inspector escribe con puño y letra el nombre y la cédula de la persona quien supervisa o acompaña
la visita y firma el informe en caso de no ser legible?
Cumple
No cumple
N/a

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 20 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

20. ¿Realiza toma de registros fotográficos de la actividad y los carga en la aplicación de movilidad?
Cumple
No cumple
N/a

Listado de puntos a inspeccionar en registro fotográfico plataforma

1. ¿Cumple con el diligenciamiento en el informe de los datos básicos del cliente (póliza, nombre del
cliente, dirección)?
Cumple
No cumple
N/a

2. ¿Aplica medidas de seguridad para ejecutar la operación?

Ítem Si No
Instalación de conos
Delimitación del área de trabajo
Aterrizar la instalación con resorte
Aviso de no fumar

Cumple
No cumple
N/a

3. ¿Se diligencia de manera completa, correcta y legible todos los campos de medidor en el informe?
Cumple
No cumple
N/a

4. ¿Se diligencia de manera completa, correcta y legible todos los campos de presión estática y dinámica
en el informe?
Cumple
No cumple
N/a

5. ¿Registra en el informe los artefactos a gas natural de acuerdo a su consumo y totaliza la carga
instalada en el informe?
Cumple

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 21 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

No cumple
N/a

6. ¿El/los códigos de anomalía reportados en el informe corresponden a lo evidenciado en la inspección


y se marca el más relevante de acuerdo a la tabla de priorización?
Cumple
No cumple
N/a

7. ¿La clasificación de uso y actividad comercial en el informe corresponden a lo evidenciado en terreno


por el técnico?
Cumple
No cumple
N/a

8. ¿Se diligencia en el informe de manera completa, correcta y legible todos los campos de prueba de
estanqueidad al centro de medición?
Cumple
No cumple
N/a

9. ¿Se diligencia de manera completa, correcta y legible todos los campos de relación de precintos?
Cumple
No cumple
N/a

10. ¿En el campo de observaciones del informe describe de manera clara y correcta todas las anomalías
y lo encontrado en la inspección?
Cumple
No cumple
N/a

11. ¿El inspector escribe con puño y letra el nombre y la cédula de la persona quien supervisa o acompaña
la visita y firma en el informe de inspección en caso de que no sea legible?
Cumple
No cumple
N/a

12. El nombre y el código del inspector relacionados en la hoja de inspección corresponden al registrado
en la base.
Cumple
Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 22 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

No cumple
N/a

13. Se tienen marcado en la parte superior de las fotos fecha y hora (AAAA-MM-DD HH:MM:SS) con
georreferencia
Cumple
No cumple
N/a

Fotografía de ejemplo:

14. ¿Realiza registros fotográficos de toda la operación la operación?

Cumple
No cumple
N/a

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 23 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Listado de fotografías

Fachada del predio

Placa de la nomenclatura

Centro de medición

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 24 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Precintos (al iniciar y finalizar


la operación)

Lectura y serial del medidor

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 25 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Carga instalada

Tubería de la instalación
interna

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 26 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Señalización

Medición de presión estática

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 27 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Medición de presión dinámica

Prueba de litraje

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 28 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Lectura y serial del medidor


antes de guardar en tula

Medidor nuevo

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 29 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Citación al laboratorio

Medidor en tula

Centro de medición final

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 30 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Informe de inspección

Foto final

Nota: estas fotos sirven como elementos de referencia de acuerdo al Anexo técnico PE.03698.CO-AT

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 31 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Anexo 3. Controles del proceso

Tarea Subtarea Control Responsable Frecuencia


Coordinador de
Envío archivo en Excel
Asignación de focalización/
online de Onedrive con
visitas Profesional de Semanal
potencial
datos
Coordinador de
Validar en tablero de control
Control de focalización/
ejecución de potencial
Prelecturas ejecución visitas Profesional de Semanal
asignado
asignadas datos
Confirmación de cantidades
Validación Coordinador de
ejecutadas para
mensual de focalización/ Mensual
facturación, conciliación con
cantidades Profesional de
la empresa colaboradora
datos
PQR recibidas por el área
de gestión de radicación
PQR para la unidad 34 y G5,
Atención de PQR
realizar solicitud de visita a Diario
con visita en
campo, cierre de la PQR en
terreno
unidad 39 posterior a la
Analista de PQR
ejecución.
PQR recibidas por el área
de gestión de radicación
PQR para la unidad 34 y G5,
Gestion de Atención de PQR
realizar recopilación de Analista de PQR Diario
PQR sin visita a terreno
información solicitada,
cierre de la PQR en unidad
39
Trasladar las PQRs con
errores de asignación a la
Errores de
Unidad 39 – Análisis, con las Analista de PQR Diario
radicación de PQR
respectivas observaciones
del error.
Informe de gestión Generar el Informe de la
Analista de PQR Diario
PQR gestión de PQRs
Ejecución de Validación de capacidad
inspecciones operativa, realizar cague en Profesional de
fraudes y Asignación de sistema SAT, garantizar la despacho/
Semanal
anomalías en inspecciones a la ejecución en campo, validar Coordinadores
clientes empresa materiales y recursos de operaciones
residenciales, colaboradora necesarios

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 32 | 33
reproducción.
Procedimiento operaciones fraudes y anomalías
Gerencia de Gestión de Fraudes y Anomalías
Vicepresidencia Técnica
Elaborado
PR.002.GF Versión: 1
01/09/2020

Tarea Subtarea Control Responsable Frecuencia


comerciales e Validación de capacidad
industriales operativa, realizar cague en Profesional de
Programación de
sistema SAT, garantizar la despacho/
operaciones para Semanal
ejecución en campo, validar Coordinadores
Supervisores Sr
materiales y recursos de operaciones
necesarios
Validación de
Profesional de
ejecución de Garantizar la comunicación
despacho/
operaciones, de operaciones en el
Coordinadores Semanal
entrega de sistema
de operaciones
informes
Validar el avance de
Seguimiento a
inspecciones en laboratorio Coordinadores
inspecciones de
garantizando la entrega de de operaciones
medidores en Semanal
informes al BackOffice
laboratorio
Validación de Jefe sr
inconsistencias Operaciones
Verificar el informe
reportadas por la fraudes y
entregado, validar si las Mensual
unidad de anomalías/
inconsistencias aplican o no
Garantía de Coordinador de
Análisis de Calidad operaciones
calidad de Remitir a la empresa
Jefe sr
operación Realizar colaboradora el consolidado
Operaciones
conciliación con el de inconsistencias para
fraudes y
contratista, definir obtener justificaciones y Mensual
anomalías/
ajustes al proceso planes de acción, definir
Coordinador de
o sanciones ajustes al proceso o
operaciones
sanciones si aplican

Nota: Cualquier documento impreso y/o cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera de la gestión del Área de Procesos y Proyectos es
considerado COPIA NO CONTROLADA. Valora la necesidad de imprimir este documento. Protejamos el medio ambiente. Propiedad de Vanti. Prohibida su 33 | 33
reproducción.

También podría gustarte