Taller CRYSTAL - Introducción

Estructura Organizacional
Modulo GL
Nombre consultor Leonardo Briceño

Macro-proceso: 13 Finanzas
INTERNAL
Proceso: 1301 Int. Estruc. Org. GL
Fecha: 13 - 01- 2019
Agenda del Taller

• Introducción
• Revisión de Mejores Prácticas
• Caso práctico
• Cierre del Taller

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Introducción

Objetivos Generales del Taller

• Reafirmar la metodología actívate.
• Presentar y validar las mejores practices de SAP.
• Identificar las brechas incluyendo cambios en el proceso, datos maestros, configuración y/o desarrollos

Roles del Taller

• Facilitador
• Documentador de Brechas
• Documentador de Minutas

Reglas del Taller

• Participación activa de todos los asistentes
• Evitar el uso de celulares, ipads o laptops
• Generar la documentación del taller

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Introducción
Fase Exploración: Enfoque de Validación de Adopción de Mejores Prácticas
Fashion Model Company Fase Realización

Preparación A Talleres A Preparación B Talleres B  Decisiones de

 Instalación MC  Revisar las mejores  Revisión de  Revisar Mapa de implementación
Actividades

 Programación prácticas que serán brechas Procesos Crystal  Pruebas e

agendas A adoptadas  Preparación Taller  Aceptación del implementación de
 Entrega del MC  Identificar brechas B Modelo Procesos o soluciones
modelo de de proceso mejor practica  Migraciones de
referencia  Documentar temas datos
relevantes
 Capacitación de
❖ Actas A: Adopción de ❖ Actas B: Modelo
usuarios
 Transición – plan
Resultados

Mejores Prácticas validada Procesos

❖ Brechas de proceso ❖ Mapa de Procesos de corte
documentadas definitivo y Diseño
❖ Encuesta de Satisfacción  Salida en vivo
de taller

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Introducción
Objetivo y alcance

Al finalizar este curso, usted debe estar en capacidad de entender la

administración de datos maestros FI-GL, que contempla la creación,
modificación y visualización de una cuenta contable.

De igual manera, tendrá entendimiento sobre los conceptos básicos del

Módulo FI y sus principales elementos organizativos.

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Agenda

• Introducción
• Revisión de Mejores Prácticas
• Casos Prácticos
• Cierre del Taller

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 Revisión de Mejores Prácticas
Taller A: Estructura Organizacional GL

Objetivos particulares del taller

• Explicar los siguientes conceptos de SAP
• Elementos Organizativos
• GL (General ledger) Libro Mayor
• Datos Maestros
• Confirmar y validar escenarios de negocio
• Identificar actividades y/o procesos cubiertos por el estándar y posibles brechas
• Obtener la información necesaria para configuraciones adicionales del sistema
Estructura Organizacional GL - Elementos Organizativos
Para la interacción del módulo FI debemos conocer lo siguiente de los elementos organizativos:

1 Son estructuras que

constituyen el ente
jurídico u organizativo
de una empresa.
2
El usuario puede definir la
estructura de su empresa
en función de sus procesos
empresariales.

3 La estructura definida sirve

de apoyo a la ejecución de
los procesos empresariales.

Sociedad FI
La Sociedad FI es una unidad
organizativa de Finanzas que
Sociedad GL

representa una unidad jurídica / Constituye el nivel requerido por el

fiscal independiente, que está
obligada legalmente a preparar
Estados Financieros y a emitir libros
oficiales.
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sistema a efectos de consolidación.
Todas las Sociedades FI incluidas
dentro de una sociedad GL deben
utilizar el mismo plan de cuentas y
el mismo ejercicio contable, aun
cuando tengan diferentes
monedas.
Sociedad CO
Identifica una unidad organizativa
independiente en la cual se pueden
administrar los costos e ingresos.
Unidad organizativa de la Contabilidad
Analítica.
8
Estructura Organizacional GL - Unidades organizativas

• Datos de dirección: Los datos de dirección se necesitan para la

correspondencia y se indica en los informes.
• Moneda: Se requiere una moneda para cada sociedad. Las cuentas se
gestionan con la moneda de la sociedad. El resto de monedas se
consideran monedas extranjeras. El sistema convierte los importes
contabilizados en una moneda extranjera a la moneda de la sociedad.
La moneda definida en la sociedad se considera en SAP S/4HANA (FI)
la moneda local.
• Clave de idioma: Una clave de idioma le permite al sistema mostrar los
textos automáticamente en el idioma correcto, p. ej. al emitir cheques.
• Clave de país: Una clave de país especifica el país que debe
considerarse como país de origen. El resto de los países se consideran
extranjeros. Su importancia radica en las operaciones contables o de
pago, puesto que se requieren formularios diferentes para operaciones
extranjeras. El sistema también admite diferentes formatos de dirección
para correspondencia con el extranjero.

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 Estructura Organizacional GL - Ledger principal y ledgers no principales en
la Contabilidad principal

• El ledger principal 0L es parte del sistema estándar de SAP, lo que

significa que viene suministrado por SAP. Además del ledger principal,
también puede definir otros ledgers no principales según normativas
locales. Esto se conoce como la Solución para ledger en la
Contabilidad principal.

• El ledger principal refleja los principios contables utilizados para

crear balances contables consolidados. Se integra con todos los
libros auxiliares y se actualiza en todas las sociedades.

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 Estructura Organizacional GL - Claves de monedas y tipos de cotización

• Debe asignarse una clave de moneda a cada moneda utilizada en SAP

S/4HANA. Por defecto, la mayoría de las monedas en SAP S/4HANA
se definen con claves de moneda internacionales estándar.

• Directa: utiliza una unidad de moneda extranjera para la moneda

local.
• Indirecta: utiliza una unidad de moneda local para la moneda
extranjera. Afecta todos los componentes en que se utilizan los tipos
de cambio. No es específico de la aplicación ni del país.

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 Estructura Organizacional GL - Gestión de tipos de moneda

• En gestión financiera, debe especificar al menos una moneda para los

ledgers que se gestionan. Como debe cubrir las necesidades de
informes legales locales, esta moneda es la moneda local de la
sociedad.

• Además de la moneda de la sociedad, puede asignar otras clases de

moneda al ledger de una sociedad ya que en SAP S/4HANA el diario
universal soporta el registro de monedas adicionales en paralelo.

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Datos Maestros - Plan de cuentas

• Debe asignarse un plan de cuentas a

cada sociedad. Según el principio de
variantes, es posible asignar un plan
de cuentas a varias sociedades.

• Clave de plan de cuentas

• Nombre del plan de cuentas
• Idioma de actualización
• Longitud del número de cuenta de mayor
• Plan de cuentas de grupo (Consolidación)
• Indicador de bloqueo

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Datos Maestros – Clases de Documento

• Clave de plan de cuentas

• Nombre del plan de cuentas
• Idioma de actualización
• Longitud del número de cuenta de mayor
• Plan de cuentas de grupo (Consolidación)
• Indicador de bloqueo

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Mejores Prácticas

Conceptos Core

Principios Libros de Reporte de

Plan de cuentas
contables contabilidad impuestos

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Mejores Prácticas – Generalidades
Generalidades

Libro mayor (GL): En este submódulo confluyen todos los asientos contables generados directamente desde los módulos
1
financieros como de los módulos logísticos. Estos registros se contabilizan en tiempo real.

Cuentas por pagar (AP): En este submódulo se registra los asientos contables generados como resultado de transacciones con
2
proveedores.

Cuentas por cobrar (AR): En este submódulo se registra los asientos contables generados como resultado de transacciones con
3
clientes.

Tesorería (TR): En este submódulo se gestiona las diferentes transacciones bancarias en el sistema que
4
incluye gestión de caja.

5 Activos Fijos (AA): Este submódulo se usa para gestionar los activos fijos de una organización.

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Mejores Prácticas – Integración

Módulo FI

GL AR AP AA TX TR

Es afectado por todos Se afecta por los Se afecta por los Se afecta por los Es afectado a través Es afectado por
los registros contables registros realizados registros realizados registros realizados de MM y SD mediante registros manuales
en el módulo de en el módulo de en el submódulo de indicadores de realizados desde GL y
realizados
SD. MM. activos fijos, estas retención e en la carga de
Las cuentas son cuentas no se indicadores de IVA. extractos bancarios.
Las cuentas son
pueden ni deben ser Por registros del
definidas en el plan definidas en el plan Es afectado a través
afectadas con
de cuentas como de cuentas como de GL mediante submódulo de AP en
registros contables
asociadas de asociadas de manuales. registros contables el proceso de pago
deudores y solo se proveedores y sólo Las cuentas son financieros. (manual o
pueden afectar a se puede afectar a definidas en el plan automático).
través de un código través de un código de cuentas como Por registros del
de deudor. de proveedor. asociadas de activos. submódulo de AR en
el proceso de
recaudo.

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Mejores practicas – Business Value

• El universal journal cambia significativamente la forma en que se almacenan los datos

transaccionales para los informes financieros. Ofrece enormes beneficios en términos de
la capacidad de armonizar los requisitos de informes internos y externos al leer ambos en
el mismo almacén de documentos donde la cuenta es el elemento unificador.

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Mejores practicas

El sistema soporta el tratamiento de impuestos a través de las siguientes acciones:

• La verificación del importe de impuesto introducido y mediante el cálculo automático de
los impuestos
• La contabilización del importe del impuesto en cuentas de impuestos
• La realización de rectificaciones de impuestos para descuentos por pronto pago y otras
formas de deducciones

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Mejores practicas - Foreign Currency Valuation

Un Libro mayor de simulación es un Libro mayor de extensión y funciona de manera

similar a un "modo de prueba", aunque hay un documento dentro de la tabla ACDOCA y, por
lo tanto, es posible analizar esos datos en los informes.

• los libros mayores de simulación solo se usan para valoraciones de moneda extranjera.

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Agenda

• Introducción
• Revisión de Mejores Prácticas
• Casos Prácticos
• Cierre taller

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Caso Practico
Taller A: Reporte de impuestos
Mejores practicas – Declaración de IVA

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Agenda

• Introducción
• Revisión de Mejores Prácticas
• Casos Prácticos
• Cierre del taller

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Cierre del Taller
Taller A: Introducción Estructura Organizacional Modulo GL

▪ Conceptos y temas revisados

▪ Revisión y aceptación del acta de reunión.
▪ Retroalimentación y evaluación de la sesión
Gracias
Contacto:
Nombre consultor Leonardo Briceño
Cargo del consultor Consultor FI
SAP Digital Services

leonardo.briceno@iecicol.com.co