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MANUAL DEL SISTEMA

DE GESTIÓN DE
CALIDAD

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DE GESTIÓN GESTIÓN DE CALIDAD
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DEPARTAMENTO: SIG FECHA: MAR/22

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MANUAL
GENERAL X
DEL
SISTEMA
GESTION
DE
CALIDAD

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3
4
5

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Jonathan Ortiz Vélez Emiro Trujillo Emiro Trujillo
Cargo: Cargo: Cargo:
Coordinador del SIG Gerente general Gerente general
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TABLA DE CONTENIDO

Contenido
INTRODUCCION.............................................................................................................................5
1. OBJETO.....................................................................................................................................6
2. ALCANCE.................................................................................................................................6
PARTE 1............................................................................................................................................7
DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN......................................................................................7
1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA..............................................................................................7
1.2 IMAGEN INSTITUCIONAL.................................................................................................7
1.3 INFRAESTRUCTURA..........................................................................................................7
1.4 PORTAFOLIO DE SERVICIOS Y PRODUCTOS...............................................................7
1.5 ESTRUCTURA ORGANICA................................................................................................8
1.6 MARCO ESTRATEGICO.....................................................................................................8
1.6.1 MISION.............................................................................................................................8
1.6.2 VISION..............................................................................................................................8
1.6.3 POLITICAS DE CALIDAD..............................................................................................8
1.6.4 POLITICAS DE FIDELIZACION HACIA LOS CLIENTES..........................................10
PARTE 2..........................................................................................................................................11
DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD....................................................11
2. IDENTIFICACION, SECUENCIA E INTERACCION DE LOS PROCESOS.......................11
2.1 E.D.T....................................................................................................................................11
2.2 E.D.O...................................................................................................................................12
2.3 CADENA LOGISTICA.......................................................................................................13
2.4 MAPA DE PROCESOS.......................................................................................................19
2.5 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES..............................................................................20
2.6 DIAGRAMA DE GANTT INICIO TEMPRANO Y TARDIO............................................21
2.7 RUTAS CRITICAS..............................................................................................................22
2.8 TABLA DE HOLGURA......................................................................................................22
2.9 MANEJO DE LA INFORMACION....................................................................................22
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INTRODUCCION

La empresa “Billares El Marfil”, es una empresa encargada de elaborar y comercializar

Mesas de Billar en el municipio de Soacha y en la capital colombiana Bogotá.

La empresa se caracteriza por su excelencia y calidad en cada uno de sus productos,

buscando siempre la completa satisfacción del cliente, controlando y prestando atención a

cada uno de los procesos realizados dentro de la organización, es por esto, que la empresa

logra fidelizar a sus clientes por la calidad en los productos que vende a un bajo y estable

precio.

Razón Social El Marfil E.U.R.L.


Forma Jurídica Empresa unipersonal de responsabilidad limitada
Nit 79.214.881-9
Presidente Manuel Alonso Ramos Villamil
Teléfono 7067475 – 3219730236
Fax Ninguno
Dirección Cll 23#2-39 este
E-mail fabricaelmarfil@gmail.com
Página Web Ninguna
Ciudad Soacha, Cundinamarca
Total Activos Último 48,000.000
Total Ingresos Último 48,000.000
Total Empleo 3
Sector Económico Comercio

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1. OBJETO

Este Manual de Gestión tiene por objeto establecer una estructura organizacional para la

empresa, definiendo los diferentes procesos y áreas dentro de su ejecución, buscando así

que la empresa tenga conocimiento acerca de esto y tome ciertas estrategias en busca de la

mejora continua del proceso productivo, y de la misma forma, evaluar la calidad y

excelencia prestada en sus servicios y/o productos, para de esta forma, analizar lo que esta

beneficiando a la empresa a la hora de hacer sus productos y/o servicios y entregarlos al

cliente final, y lo que perjudica el proceso de gestión de calidad, que hace que los clientes

se vayan.

2. ALCANCE

El presente manual, son de aplicación a todas las actividades desarrolladas por “Billares El

Marfil” en sus instalaciones y del cliente., para de esta forma, tener un esquema completo

de la estructura organizativa de la empresa, buscando así que la empresa tome medidas, en

base a los errores en la organización en ciertos aspectos, buscando primeramente la

satisfacción y fidelización del cliente y la mejora continua del proceso productivo.


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El Manual está disponible para todos los empleados de “Billares El Marfil”, así como sus

clientes y otros organismos o entidades a los que se les facilite, para de esta forma, tener

mas alcance dentro de la organización y en el mercado, entendiendo que son los clientes los

principales factores de importancia de la organización, de la misma forma, como los

proveedores.

2.1 ALCANCE DE LA APLICACIÓN DEL SGC

Billares El Marfil, busca planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el

desarrollo de la misión, a través de la prestación de productos y servicios con altos

estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de satisfacción de

los usuario, la cual se basa en la identificación de procesos que le permitan a la empresa, a

través de su talento humano, un mejor control de las actividades, el logro de los objetivos

definidos para cada proceso de una manera efectiva y ante todo la adopción de la cultura

del mejoramiento continuo, mediante la gestión del día a día.


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PARTE 1

DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 HISTORIA DE LA EMPRESA

Su comienzo fue hace 18 años en lo cual ha crecido con una gran clientela solo de voz a

voz, por su calidad y creatividad. A l mejorar sus ventas por dar un toque de innovación en

sus negocios ya que como fabricantes disponemos de la maquinaria de diseño en su mismo

negocio sin necesidad de que el cliente se desplace hacia la fábrica para obtener arreglos

como lo son:

 Retoques

 Cambios de piezas

 Enchapes

 Cambios de tazos

 Rectificación de pizarras

 Nivelación de la mesa

 Pos formadas
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1.2 IMAGEN INSTITUCIONAL

Siempre nos esforzaremos por ampliar los límites de las posibilidades humanas, incluir y

unir a las personas y crear un mundo más sostenible. Manejamos una cultura corporativa se

asume para el estudio como el conjunto de presunciones y valores compartidos por la

mayoría de los miembros de la organización.

Estos valores son al mismo tiempo elementos de integración interna y de construcción

social de la identidad corporativa. También son un factor clave para la adaptación a las

realidades existentes fuera de la organización. La cultura encierra que encierra los

principios básicos de esta organización se presentan a través de su visión, misión y valores.

1.3 INFRAESTRUCTURA

La realización, elaboración, producción y distribución de las mesas de billar se realiza en la

ubicación: Cll 23#2-39 este, es ahí donde se realiza todo el proceso productivo de la

empresa “El Marfil”.

1.4 PORTAFOLIO DE SERVICIOS Y PRODUCTOS

 TACOS Y SUS RESPECTIVOS FORROS

 VENTA DE MESAS DE PING PONG


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 VENTAS DE GUANTES DE CUALQUIER ESTILO


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 VENTA DE PAÑOS DE DIFERENTES PRECIOS Y DE COLORES

 VENTA DE CEPILLOS PARA LA LIMPIEZA DE SU MESA DE BILLAR


 VENTAS DE VIROLAS Y TIZAS DE CUALQUIER MARCA

 VENTA DE BANDAS CARO,SANCHEZ,USA Y DEMAS


 VENTAS DE BOLAS PARA SU MESA DE BILLAR
 VENTA DE BRILLABOLAS

 REALIZAMOS DIFERENTES MODELOS DE MESAS DE BILLAR YA SEA

TRES BANDAS, POOL, ESTANDAR, ETC; SIN EMBARGO, TAMBIEN SE

REALIZAN AL GUSTO DEL CLIENTE

 TAMBIEN SE REALIZAN TRANSFORMACIONES O ARREGLOS DE LAS

MESAS DE BILLAR
 VENTA DE FICHEROS YA SEAN FLOTANTES , A LA PARED O UN ESTILO

EN PARTICULAR
1.5 ESTRUCTURA ORGANICA
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1.6 MARCO ESTRATEGICO

1.6.1 MISION

Ser una fábrica líder en producción desarrollando un excelente producto de calidad y

creatividad, utilizando productos de excelencia al servicio de nuestro cliente con soluciones

rentables su bienestar y satisfacción.

1.6.2 VISION

Llegar a cualquier sitio de Colombia de forma rápida asesorando a nuestros clientes para así

satisfacer y solucionar sus inquietudes antes sus necesidades en las mesas de billar de

cualquier clase o tipo con ayuda de la tecnología con un gran personal de gran

transparencia respecto a la innovación de nuestros productos.

1.6.3 POLITICAS DE CALIDAD

La empresa Billares El Marfil maneja una normativa empresarial de excelencia y calidad en

cada uno sus productos, buscando siempre la completa satisfacción del cliente, controlando

y prestando atención a cada uno de los procesos realizados en la organización. Para Billares

El Marfil la calidad, la seguridad y salud de sus colaboradores son elementos

fundamentales de su gestión.
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Esta normativa se maneja en cada uno de los departamentos en la elaboración de las mesas,

siguiendo el cumplimiento de los siguientes principios:

 Establecer periódicamente objetivos de calidad y definir los indicadores necesarios

para la medición y seguimiento de los mismos, como signo del compromiso de la

mejora continua.

 Mantener el nivel de calidad en los productos, dentro de los parámetros establecidos

por la organización.

 Asegurar que se cumplen las necesidades y expectativas de los clientes, para

transformarlas en requisitos y, a través de su cumplimiento, lograr su satisfacción

tanto de partes externas e internas.

 Continuar con un alto nivel innovación en el desarrollo del material de las mesas, el

diseño de la biomecánica de los productos, junto con la retroalimentación de los

mismos clientes para buscar siempre una mejor innovación.

 Comunicar este compromiso en la organización, así como también al resto de

agentes económicos con los que interactúa.

 Motivar y asignar debidamente los recursos humanos y técnicos para el

mejoramiento de los procesos y para lograr los objetivos establecidos.


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 Potenciar la colaboración con los agentes proveedores para continuar y mejorar la

capacidad de respuesta ante los clientes para optimizar costes y recursos.

Cumplir con las normas establecidas y los requisitos legales. Lo anterior a través de una

óptima infraestructura, talento humano idóneo y comprometido en todos sus niveles,

estrechas relaciones con los proveedores, mejora continua de sus procesos y cumplimiento

de la legislación que le sea aplicable, logrando así la rentabilidad de sus actividades y la

permanencia en el mercado.

1.6.4 POLITICAS DE FIDELIZACION HACIA LOS CLIENTES

Objetivos del programa de fidelización

1. Determinar qué tipo de clientes potenciales hay según su volumen de compra.

2. Obtener información de los clientes para saber que sistemas de medición y que

selección de clientes se va a manejar en la empresa.

3. Aumentar la duración que tienen los clientes en la empresa.

4. Incrementar el volumen de compras.

5. Atraer nuevos clientes de diferentes sectores


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6. Crear un mecanismo de fidelización, en donde los clientes puedan escoger que

tipo de mesa quieren y tengan una experiencia algo exclusiva (Lograr mantener

las personas).

7. Reducir la pérdida de clientes.

8. Alcanzar una utilidad relacionada con la inversión mucho más mayor.

9. Brindar recompensas cada cierto tiempo para los clientes.

10. Contacto directo y personalizado con el cliente.

11. Tener en cuenta las quejas y reclamos por parte de los clientes, para de esta

forma, mejorar las tasas de fidelización de los clientes.

12. Satisfacer las necesidades específicas de los clientes.


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PARTE 2

DESCRIPCION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

2. IDENTIFICACION, SECUENCIA E INTERACCION DE LOS PROCESOS

2.1 E.D.T.
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2.2 E.D.O.
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2.3 CADENA LOGISTICA

1. Proveedores

 Lista de Proveedores

- MolduMadera: Proveedor tipo “A”

- Maderustica: Proveedor tipo “B”

- Procauchos de Colombia: Proveedor tipo “A”


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- Textiles Lafayette: Proveedor tipo “A”

- Tex Year: Proveedor tipo “C”

- Comercializadora Nacional Ferretera JA: Proveedor tipo “A”

- Tornillos del Sur: Proveedor tipo “B”

- Papel Transfer: Proveedor tipo “C”

- Pinturas Andinas S.A: Proveedor tipo “A”

- Maexser S.A.S: Proveedor tipo “B”

- Ferrecolsa LTDA: Proveedor tipo “B”

- TecniServicios Peña: Proveedor tipo “C”

- DistriOnce: Proveedor tipo “C”

Tipo A: Proveedor crítico. Riesgo asociado elevado.

Tipo B: Proveedor importante. Riesgo asociado medio.

Tipo C: Proveedor no crítico. Riesgo asociado bajo.

 Proceso de desarrollo y evaluación de los proveedores

1) Primeramente, se buscan los proveedores

2) Luego se establecen criterios de clasificación.


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3) Se hace la evaluación según esos criterios.

4) Seleccionar proveedores que cumplan los criterios.

5) Se da feedback

2. Compras

 Lista de Materiales

• Madera: MolduMadera (Bogotá), Maderustica (Soacha)

• Caucho: Procauchos de Colombia (Soacha)

• Tela (bayeta): Textiles Lafayette (Soacha)

• Papel de lija: Papel Transfer (Soacha)

• Pegamento blanco: Tex Year

• Barniz: Pinturas Andinas S.A (Soacha)

• Clavos: Comercializadora Nacional Ferretera JA

• Tornillos: Tornillos del Sur (Soacha)

• Martillos: Maexser S.A.S (Bogotá)

• Serrucho: Ferrecolsa LTDA (Bogotá)

• Tijeras: TecniServicios Peña (Soacha)

• Lápiz: DistriOnce (Soacha y Bogotá)


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 Flujo de compras

Primeramente, se contactaría con los proveedores, luego se les mandaría las solicitudes de

los materiales u maquinas por comprar, se haría el proceso de crear la orden de la compra,

se rectifica el pago con los proveedores y, por último, se hace el proceso de recolección y

almacenamiento de los materiales.

 Proceso de compras

Identificar los requerimientos de compra: Se necesita madera, caucho, tela (bayeta),

papel de lija, pegamento blanco, barniz, clavos, tornillos, martillos, serruchos, tijeras, lápiz.

Crear la solicitud de compra: Se solicita la cantidad necesaria de cada materia prima para

realizar el producto y/o servicio que se ofrece, en este caso, las mesas de billar.

Revisión de la solicitud de compra: Las solicitudes que son aprobadas por el encargado,

se convierten en órdenes de compra, mientras que las solicitudes rechazadas se devuelven

al solicitante especificando el motivo del rechazo.

Aprobación del presupuesto: Una vez que el equipo de adquisiciones genera una orden de

compra, se envía al departamento de contabilidad o finanzas para recibir la aprobación del


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presupuesto, ya que son ellos quienes disponen de los recursos económicos para autorizar

este tipo de acciones dentro de la empresa.

Solicitud de presupuestos o cotizaciones a proveedores: Luego de que el presupuesto

para la orden de compra es aprobado, el departamento de compras de la empresa envía

solicitudes de presupuesto o cotización (RFQ) a múltiples proveedores con la intención de

recibir y comparar aquellas propuestas que ofrezcan mejores beneficios. Proveedores como:

MolduMadera (Bogotá), Maderustica (Soacha), Procauchos de Colombia (Soacha), Textiles

Lafayette (Soacha), Tex Year, Comercializadora Nacional Ferretera JA, Tornillos del Sur

(Soacha), entre otros.

Negociación y creación de contratos: Una vez que se selecciona un proveedor, la empresa

entra en un proceso de negociación, creación y firma de contratos con éste, para luego

enviarles la orden de compra que fue aprobada internamente. Estos contratos se vuelven

legalmente activos, luego de que el proveedor acepta y reconoce la orden de compra.

Recepción de mercancía: En esta etapa, el proveedor entrega los bienes y servicios

estipulados en la orden de compra a la empresa, en el plazo que fue acordado por ambas

partes. Después de recibirlos, la empresa en su carácter de comprador, examina el pedido y


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notifica al proveedor si hubo algún problema con la mercancía, la calidad del servicio o, en

su defecto, todo se ajustó perfectamente al contrato.

3. Producción

 Tipo de producción

Esta empresa maneja el tipo de producción “Por Lotes”, ya que, nuestros productos son

comercializados en temporadas específicas del año, dado que, elaboramos cierta cantidad

de productos conforme a la demanda del mercado. Nuestros productos tienen características

similares de producción y elaboración, lo que hace más eficiente a la empresa.

 Lista de maquinaria

4. Almacenamiento

 Tipos de almacenamientos

a. Almacenamiento de materias primas: Cuando se da la compra y la

recepción de las materias primas

b. Almacenamiento de accesorios: Es el almacenaje de todos los accesorios

necesarios para la fabricación de los productos finales.


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c. Almacenamiento de productos finales: Se almacena todos los productos

terminados para su respectiva revisión de calidad y la distribución para la

comercialización.

 Organización en los almacenes

Se lleva a cabo un almacenaje ordenado de las materias primas, y después de tener el

producto final se comercializa, a través de un almacenaje en bloque.

5. Distribución

Se lleva a cabo una distribución selectiva y unos canales de distribución, que empiezan por

distribuir el producto final al cliente final, la empresa cuenta con transporte de los

productos, para aquellos clientes que no puedan asistir presencialmente para recibir su

producto final.

Se utiliza la distribución selectiva por la que buscamos la estrategia mediante la cual

tratamos de diferenciarnos de nuestra competencia, seleccionando aquellos puntos de venta

que ofrezcan las características que buscamos; de la misma forma, se utiliza la distribución

extensiva, esta estrategia se centra más en la disponibilidad del producto, así como que el
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producto esté en todos los sitios en los que sea posible. De esta forma, dándole una mayor

difusión a nuestros productos.

6. Ventas

Esta empresa se caracteriza por transportar el producto desde el almacén hasta el

comprador; entregar el producto al comprador en tiempo y forma de acuerdo a las

condiciones de venta estipuladas; garantizar que la distribución de los productos se lleva a

cabo de forma sostenible y optimizada, buscando siempre evitar los sobrecostes que

encarecería innecesariamente la distribución del producto; aportar valor añadido al proceso

de compra al permitir que esta se complete en las condiciones estipuladas en la venta, busca

siempre garantizar la plena satisfacción del cliente y contar con los mecanismos necesarios

para activar los procesos de logística de ventas.

La empaquetación es de cartón especifico con ligeros accesorios dentro de las cajas para

que no se dañen los productos dentro, y en cuanto al embalaje también se da de forma

sistemática y compleja, ya que la carga y como tal el producto es tan factible a que se dañe.

 Proceso de Ventas
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Prospección: identificar clientes potenciales, para ello, se hacen estudios de mercado y así

mirar que clientes necesita la empresa y cuales tienen el poder adquisitivo de esta.

Calificación de leads: Los leads son clientes potenciales que han mostrado interés por el

producto o servicio. Una vez que ya se tienen identificados, establecemos cuáles tienen

mayores oportunidades de convertirse en los compradores.

Preparación: Es importante para conquistar los posibles clientes, para ello, es necesario

analizar toda la información de los clientes que se ha logrado recolectar.

Presentación: En esta etapa del proceso de ventas el agente (Encargado de ventas de la

empresa) entra en contacto con el posible comprador.

Argumentación: El agente (Encargado de ventas de la empresa) le presenta el producto al

potencial cliente.

Cierre de venta: Se logra que el producto atrape el interés del cliente.

Postventa: Los agentes (Encargados de la empresa) hacen lo necesario para retener a los

clientes y alimentar la lealtad hacia la compañía (Políticas de fidelización).


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2.4 MAPA DE PROCESOS


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2.5 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES


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2.6 DIAGRAMA DE GANTT INICIO TEMPRANO Y TARDIO


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2.7 RUTAS CRITICAS

2.8 TABLA DE HOLGURA


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2.9 MANEJO DE LA INFORMACION

En Billares El marfil, se usa la información personal que comparten las personas para hacer

que tanto nuestros productos y servicios como su experiencia sean cada vez mejores. Esta

declaración de privacidad tiene por objeto proporcionarle una visión clara de cómo usamos

la información personal que usted proporciona, nuestros esfuerzos por protegerla, sus

derechos y las opciones que tiene para controlar su información personal recopilamos sobre

usted cuando visita nuestros sitios web y/o tiendas, la forma en que utilizamos su

información personal y los terceros con los que la compartiremos.

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