La Auditoria en La Pratica

LA AUDITORÍA EN
LA PRÁCTICA
Todo lo que necesita saber sobre las
auditorías de calidad
La auditoría de calidad es un proceso de
verificación para evaluar el grado de
conformidad del producto, el servicio, el
proyecto, el proceso o el sistema para cumplir
con una especificación o procedimiento
estándar.
POR ESO, EN ESTE EBOOK, LE HEMOS
Este proceso es responsable de la revisión y TRAÍDO SEIS ARTÍCULOS SOBRE ESTE
evaluación sistemática, independiente y TEMA TAN IMPORTANTE PARA LAS
documentada del sistema de gestión de la ORGANIZACIONES.
calidad (SGC) de una organización para
determinar si las actividades y los resultados de ¡DISFRUTE DE SU LECTURA!
la calidad se ajustan a su planificación
estratégica implementada para lograr los
objetivos.
La auditoría es una herramienta valiosa para

identificar brechas, lograr una mejora continua
y sobresalir en el mercado.
SUMÁRIO
LAS 4 ETAPAS ESENCIALES EN AUDITORÍAS DE CALIDAD ....................................................... 04
CÓMO ESTRUCTURAR UN EQUIPO DE AUDITORES INTERNO ..................................................... 10
CÓMO PREPARARSE PARA Y QUÉ ESPERAR DE UNA AUDITORÍA ISSO .................................... 17
CÓMO ELABORAR UN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE ALTO IMPACTO ................... 27
EL SECRETO PARA ADMINISTRAR NO CONFORMIDADES DE MANERA EFICIENTE ............. 38
8 SUGERENCIAS PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE AUDITORÍAS CON BASE .................. 44

EN LA ISO 19011
4 ETAPAS ESENCIALES
EN AUDITORÍAS DE CALIDAD
Las auditorías de calidad son un importante
instrumento para ayudar en el crecimiento y en la
prosperidad de las organizaciones. Proveen
mecanismos para evaluar la eficiencia del
01 Planificación
negocio.
Aunque las auditorías de calidad sean enfocadas

en procesos y productos, ayudan a los gestores a
identificar si las estrategias aplicadas están
02 Preparación
trayendo resultados.
En caso de desvíos, ayudan además a identificar

la causa raíz y a tomar las acciones correctivas
necesarias. Conducir una auditoría 03 Ejecucióna
correctamente es fundamental para evidenciar al
mercado y a los clientes la conformidad del SGQ
frente a la norma.
Finalización y
Conozca ahora las 4 etapas para realizar 04 Follow-up
auditorías de calidad con éxito:
5 www.softexpert.es
01 PLANNING
Las acciones tomadas en el momento anterior a la realización de la auditoría son

determinantes para el éxito de las actividades.
02 La planificación comienza con la elaboración de un plan, que orientará la ejecución
de la auditoría. Ese plan deberá presentar todas las actividades en una línea del
tiempo, además del alcance, con procesos, departamentos o productos que serán
auditados.
03 En esta etapa también es importante que el auditor identifique toda la
documentación relacionada, tales como políticas o procedimientos de calidad. Aún
en esta etapa, puede ser elaborada la lista preliminar de las personas que serán
entrevistadas.
04
6 www.softexpert.es
01
PREPARACIÓN
Este es el momento en que los auditores podrán conocer un poco más sobre el SGQ
02 de la empresa, analizando más profundamente la documentación del sistema.
Es importante que cada miembro del equipo de auditoría esté preparado para la
actividad, con acceso al checklist de verificación.
03 El checklist es fundamental para orientar al auditor de modo que no se olvide

ningún detalle a ser evaluado, así como para registrar las constataciones y
observaciones.
04
7 www.softexpert.es
01
EJECUCIÓN
La ejecución de las auditorías se da a través de la colecta de informaciones, que
02 determinan si el departamento en cuestión está siguiendo los estándares y
procedimientos de control de calidad establecidos.
En esta fase, el auditor entrevista a las personas, haciendo preguntas y tomando

nota de las constataciones. De acuerdo con lo que sea constatado, los planes de
03 auditoría y checklists pueden tener su alcance expandido, y pueden ser sometidos
a una evaluación más profunda.
Es en este momento que serán registradas las no conformidades, o sea, situaciones

que ocurrieron en desacuerdo con el proceso y procedimiento estandarizado.
04
8 www.softexpert.es
01
FINALIZACIÓN Y FOLLOW-UP
Después de concluida la ejecución de la auditoría comienza el trabajo “real”.

02 El equipo de auditores se reúne para revisar las áreas problemáticas, y para
determinar las recomendaciones para corregir problemas de calidad.
Esas informaciones compondrán el informe de Resultados de la Auditoría.

03 Ese informe es un insumo importante para las reuniones estratégicas realizadas por
los liderazgos.
Ayuda a evaluar los resultados y a definir cómo implementar las acciones de mejora
sugeridas por el equipo de auditores.
04
9 www.softexpert.es
CÓMO ESTRUCTURAR
un equipo de auditores internos
Existen varios factores que determinan el éxito de un
sistema de gestión y el mantenimiento de la
conformidad en una empresa. Mantener un programa
de auditoría interna es uno de ellos.
¿Pero qué garantiza que su programa de auditoría

será efectivo?
La planificación del programa, las etapas de la

auditoría y, especialmente, la estructuración de un
equipo de auditores internos son algunos de los
puntos decisivos.
¿Pero cuál debe ser el tamaño del equipo de

auditores? ¿Cuál será el perfil de los auditores?
¿Cómo ellos serán capacitados?
Estas son cuestiones importantes que las empresas

deben considerar al estructurar su equipo de auditores
internos.
11 www.softexpert.es
TAMAÑO DEL EQUIPO DE AUDITORES INTERNOS
01 Las organizaciones altamente dinámicas suelen beneficiarse de auditorías más
frecuentes. Las organizaciones estáticas mantendrán un esquema más relajado. El
nivel de intensidad y frecuencia de esas auditorías ayudará a determinar el tamaño
del equipo de auditores internos.
Las auditorías más frecuentes suelen requerir un grupo mayor de auditores

capacitados. Eso minimiza el tiempo total que cada auditor gasta en una auditoría y
disminuye el desvío de las actividades diarias del auditor.
Independiente del tamaño del equipo, tener una estrategia de selección de

auditores contribuirá bastante para garantizar la eficacia general de las auditorías y,
más importante, la eficacia y la mejora del sistema de gestión.
EL PERFIL DESEADO
02 Los integrantes del equipo de auditores internos deben tener un perfil bien
específico. Conocer las cualidades que componen el perfil de un auditor interno
ayuda a evaluar la situación actual de su equipo y, también, a reclutar y a
seleccionar a los candidatos a auditores.
01 Demuestra integridad.
06 Demuestra cualidad y
mejora continua.
02 Demuestra competencia y
cuidado profesional. 07 Se comunica efectivamente.
LAS CUALIDADES
DE UN AUDITOR
03 08
Es objetivo y libre de influencia Es perspicaz, proactivo y
indebida (independiente). enfocado en el futuro.
INTERNO:
04 Se alinea con las estrategias, obje-

tivos y riesgos de la organización. 09 Promueve la mejora organizacional.
05 Domina los recursos a su

disposición.
PLURALIDAD DEL EQUIPO
Los auditores no deben tener
responsabilidad dentro de las áreas que
están auditando. Sin embargo, hay una
ventaja estratégica en seleccionar a los
auditores cuyos procesos de los
departamentos se relacionan con las áreas
que están auditando.
Por ejemplo: una persona de compras

puede auditar el envío y el recibimiento de
materiales, ingeniería puede auditar la
manufactura y manufactura puede auditar
la calidad o la revisión de contratos.
Auditar un departamento estrechamente

conectado permite que los auditores
obtengan un conocimiento más profundo
de los procesos, lo que puede contribuir
más tarde para mejorar y perfeccionar el
sistema de gestión.
CAPACITACIÓN DE AUDITORES INTERNOS
Para desarrollar un programa de auditoría eficaz y La capacitación debe considerar la complejidad de las
complejidad de las áreas

Los auditores y todos los
a ser auditadas e incluir:

auditorías internas son
interna de la empresa.
auditorías del sistema,
La capacitación en los
La capacitación en los
sistemas de auditoría
La capacitación debe
atender los requisitos de las normas, el equipo de áreas a ser auditadas e incluir:
procesos auditados;
funcionarios deben
entender que las
no auditorías de
auditores internos debe ser capacitado en la
considerar la
conducción de auditorías. • La capacitación en los procesos auditados;
personas. • La capacitación en los sistemas de auditoría interna de
La capacitación efectiva de auditores es la empresa.
probablemente una de las únicas oportunidades de
mayor valor agregado que las empresas tienen con Los auditores y todos los funcionarios deben entender que
relación a sus sistemas de gestión. las auditorías internas son auditorías del sistema, no
auditorías de personas.
Los elementos del sistema de auditoría interna que pueden ser incluidos en la capacitación son listas de
verificación específicas, formas de completar registros de auditoría y procedimientos básicos que controlan
la función de auditoría interna.
El resto de la capacitación debe concentrarse en metodologías de auditoría.

Ser capaz de capacitar internamente y rodar a los auditores internos trae beneficios adicionales.
Volverse un auditor interno permite que un funcionario desempeñe un papel importante en el mantenimiento
del sistema de gestión de la empresa, creando, así, variedad en el local de trabajo y aumentando
potencialmente la satisfacción en el trabajo. Con eso en mente, algunas empresas usan su capacitación para
rotar continuamente a los auditores internos.
CONSIDERACIONES FINALES
De todos los elementos que componen los sistemas de gestión de la ISO, la auditoría
interna es lo que requiere más tiempo y esfuerzo después que el sistema está
implementado. Aprovechar al máximo las auditorías internas creará una
mayor participación de los funcionarios, mejorará la satisfacción en el trabajo y
proveerá más oportunidades para mejora continua. Y eso sólo es posible con un
equipo de auditores internos bien estructurado y capacitado.
CÓMO PREPARARSE
PARA Y QUÉ ESPERAR DE UNA AUDITORÍA ISO
CÓMO PREPARARSE
Pasar por una auditoría puede ser un proceso
asustador y que genera muchos recelos, dudas y
estreses. 01 Aprenda las normas
Eso ocurre especialmente en caso que el auditor

evalúe el proceso de gestión de su empresa con base
en las informaciones almacenadas en planillas,
documentos manuscritos y otras informaciones
02 Preparar a su equipo
almacenadas en carpetas de archivos y carpetas de

diferentes armarios.
Sus niveles de estrés dispararán, pues usted espera

03 Organización
que todas las informaciones que serán auditadas estén
actualizadas, precisas, debidamente almacenadas y
puedan ser fácilmente encontradas.
04 Uso de Software
Para que sea un proceso menos estresante y
asustador, quise juntar algunas sugerencias sobre
05
cómo usted puede prepararse para la auditoría y sobre
Haga una auditoría interna.
lo que usted puede esperar.
01
02 LEARN THE STANDARDS
En primer lugar, aprenda las normas. ¿Cómo podrá estar listo para una auditoría si
usted no sabe lo que será auditado y cuáles son las expectativas?
03 Su auditor, quien quiera que sea, consultará las exigencias del sistema de gestión
de calidad (QMS), por lo tanto, este es un óptimo punto de partida.
04
05
01
02 PREPARAR A SU EQUIPO
Después de aprender las normas, es el momento de preparar a su equipo para la

03 auditoría.
Además de los gerentes de auditoría, el auditor también auditará todos los

procesos, por lo tanto, es fundamental garantizar que todos estén en sintonía.
04
05
01
02 ORGANIZACIÓN
La organización es una parte crítica del proceso de auditoría y hará que su vida sea
mucho más fácil.
03 Certifíquese de saber en dónde encontrar los registros y documentos que son

usados diariamente (y de librarse de lo que no utiliza).
Eso hará que sea más fácil para usted, bien como para el auditor, llegar a los
04 problemas centrales de sus procesos.
05
01
USO DE SOFTWARE
02 Invierta en un Software de Gestión de Calidad.
Aunque sea perfectamente posible rastrear las informaciones valiosas de su

empresa usando planillas o aún hasta bolígrafo y papel, un software dedicado
dirigido a la conformidad es la mejor elección.
03
Un software de gestión de calidad puede analizar datos fácil y rápidamente,
reduciendo posibles errores y previendo potenciales fallas.
04 Además, usar un software de gestión de calidad agilizará sus flujos de trabajo y

posibilitará que todos los registros físicos que ocupan espacio y causan confusión
sean almacenados digitalmente y puedan ser visualizados de forma más eficaz.
05
01
02 HAGA UNA AUDITORÍA INTERNA.
Esta es una sugerencia que recomiendo fuertemente a todos. Su auditoría interna

funcionará como ensayo para la visita del auditor.
03 Este es el mejor momento para descubrir sus puntos débiles y lo que puede ser
mejorado antes de la auditoría.
Eso también ayudará a tranquilizar a su equipo, dado que ellos sabrán qué esperar
04 cuando la auditoría ocurra.
05
QUÉ ESPERAR
¡El día finalmente llegó! Usted hizo su

lección de casa, su equipo está listo, usted
01
dispone de un software de gestión de
calidad confiable e hizo mejoras con base
en su auditoría interna.
Entonces, ¿qué debe esperar? 02
Básicamente, el proceso de auditoría será
constituido de tres etapas:
03
• La reunión de apertura
• La auditoría de procesos y QMS
• La reunión de conclusión.
LA REUNIÓN DE APERTURA
01 En la reunión de apertura, el equipo de gestión y el auditor se reunirán para abordar
los objetivos de calidad. En esta reunión, el auditor discutirá su función junto con el
cronograma de eventos de la semana de auditoría.
A AUDITORIA DOS PROCESOS E SGQ

02 Después de la reunión de apertura, será iniciada la auditoría de los procesos y QMS. Sus
procesos operacionales serán auditados usando el cronograma de auditoría como una
guía, pero recuerde que algunos procesos podrán llevar menos tiempo que el
programado y otros podrán demorar más.
Este es el principal evento de la auditoría, en que usted obtendrá informaciones sobre lo

que puede mejorar y lo que está haciendo bien.
REUNIÓN DE CONCLUSIÓN
03 Ahora viene la reunión de conclusión. Es aquí que el auditor analizará toda la auditoría
con los gestores de la empresa involucrados y hará una recomendación con base en
los resultados. Y es eso. ¡Su auditoría está hecha!
RESULTADO
Al final de cuentas, el proceso de la

auditoría ISO no es un proceso asustador
si usted adopta algunas simples medidas,
como aprender la norma, preparar a su
equipo, realizar una auditoría interna (o de
práctica) y, especialmente, si usted invierte
en un software de gestión de calidad que
simplifique los programas de gestión de
conformidad y calidad de toda la empresa.
CÓMO ELABORAR UN
INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA DE ALTO IMPACTO
Las auditorías internas pueden traer una
serie de beneficios para las empresas como
apuntar áreas o procesos que precisan
cambio, revelar nuevos riesgos y preparar a
la organización para las auditorías externas.
Para eso, es imprescindible que los

descubrimientos y los resultados de la
auditoría sean comprendidos por la alta
dirección, haciendo valer todo el esfuerzo
de planificación y ejecución de auditorías
internas.
Es ahí que entra el informe de auditoría

interna. Vamos a entender cómo funciona.
¿QUÉ ES UN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA?
El informe de auditoría interna es un documento

que formaliza los resultados de la auditoría. Es
a través de él que el auditor interno va a mostrar
lo que fue examinado, destacando los puntos
positivos, puntos negativos y sus conclusiones,
para que la dirección de la empresa sepa lo que
está yendo bien y lo que precisa ser mejorado.
El informe debe ser elaborado cuidadosamente.

Sin embargo, en este momento muchos
auditores internos fallan.
El texto precisa ser claro, objetivo e imparcial,

para garantizar que los resultados de la auditoría
sean útiles y que la organización pueda
utilizarlos como guía para direccionar
sus acciones.
01
¿QUÉ CUIDADOS DEBEN SER TOMADOS
DURANTE LA ELABORACIÓN DEL INFORME?
Reforzando lo que ya fue citado anteriormente, 02
uno de los beneficios de la realización de
auditorías internas es identificar oportunidades de
mejora. Por lo tanto, es en eso que el auditor debe
concentrarse mientras produce el informe. Él
03
debe evitar:
• Buscar culpados o decir que determinada 04

persona falló;
• Encarar los problemas de forma universal;

05
• Producir un informe evasivo;
• Aplicar términos técnicos innecesarios;

06
• Exaltar su trabajo. El informe debe tener un
tono natural y de simplicidad.
07
01 PREPARE UNA TAPA
¿Usted ya oyó el refrán que dice que la

primera impresión es la que vale?
02 El trabajo del auditor debe causar buena
impresión, por eso, comenzar con una tapa de
calidad es fundamental. Ella será el primer
punto de contacto de la alta dirección con los
03 resultados de la auditoría, por eso es
importante que presente informaciones como:
• Título del informe

04 •
•
Nombre del auditor responsable
Fecha de conclusión de la auditoría
• Nombre de la empresa o unidad de
negocio auditada.
05
01
ELABORE UNA INTRODUCCIÓN
02 En esta sección, el auditor debe suministrar una visión general con informaciones sobre el área y
procesos auditados, qué normas están dando soporte para la realización del trabajo (Ej.: ISO
9001, ISO 14001), además de informar al lector sobre cualquier historial que pueda precisar
saber antes de leer el informe completo.
03 Así, cualquier persona que lea el informe,

realizada la auditoría.
podrá
Prepare entender las razones que llevaron a ser
una tapa
Ejemplo: El informe puede tratar del surgimiento de una nueva legislación que impacta en las
operaciones de la empresa.
04
La introducción puede describir qué leyes eran aplicables hasta entonces, en dónde ellas
fallaban y cómo la nueva ley se propone tratar estas cuestiones.
05
01
ELABORE UN RESUMEN EJECUTIVO
02 El resumen ejecutivo debe presentar las conclusiones de los trabajos realizados de forma
compacta. Debe ser estructurado de la siguiente forma:
• Una breve descripción de lo que fue auditado, objetivos, alcance y fecha de inicio y conclusión.
• Presentar las conclusiones del auditor.
03 Ejemplo: Informar que el principal objetivo de la auditoría era evaluar los procesos de la
organización, para identificar el nivel de adherencia/gaps con relación a la nueva legislación.
04 Al final, puede informar que una de las principales conclusiones es de que la empresa precisa
adecuar las instalaciones.
05
01
02
PRESENTE LA TERMINOLOGÍA UTILIZADA
La próxima sección deberá presentar los términos utilizados en la elaboración del informe, para
03 que todos puedan comprender las informaciones presentadas.
Ejemplo: Si hubiere referencias a la ISO, es importante esclarecer que se trata de la

Organización Internacional para Estandarización.
04
05
01
PRESENTE EL PLAN DE AUDITORÍA
02 El plan de auditoría debe presentar al auditor líder y sus calificaciones, así como los demás
auditores que componen el equipo.
03 Esta sección también debe describir cuáles fueron los documentos evaluados y quiénes fueron
las personas entrevistadas.
El auditor debe describir cuáles fueron las etapas seguidas en el transcurso de la auditoría (una
herramienta para mapeo de procesos puede ayudar), y cuáles son los criterios utilizados para
04 seleccionar los documentos evaluados y las personas entrevistadas.
05
06 DESCRIBA LOS HECHOS CONSTATADOS
Cuando algo esté en desacuerdo con los estándares establecidos, el auditor debe tomar nota,
describiendo los hechos y las evidencias constatadas.
07 PRESENTE LAS RECOMENDACIONES

Finalmente, el auditor debe concluir el informe con una sección de “Recomendaciones” de mejora
para la organización. En esta etapa, él debe considerar los siguientes aspectos:
• Ser positivo: Él debe concentrarse en lo que está sucediendo en el momento y en cómo los
aspectos positivos de la empresa pueden ser aplicados en las áreas o procesos ineficaces.
• Ser específico: El auditor debe ser muy claro y específico sobre qué aspectos no están en
conformidad con los estándares establecidos, y qué acciones deben ser implementadas para
garantizar la conformidad. Él debe dejar claro quién precisa actuar.
• Ser sucinto: El auditor debe ser breve en las recomendaciones e incluir sólo las informaciones y
detalles realmente necesarios.
CONSIDERACIONES FINALES
Como usted pudo observar, la elaboración

de un informe de auditoría interna de alto
impacto, exige que sean seguidos algunos
pasos.
La alta dirección vive una rutina agitada,

con agendas repletas de compromisos.
Los auditores están concienciándose de

que precisan presentar los resultados de la
auditoría de forma clara y objetiva, para que
los ejecutivos puedan comprender la
situación y actuar en favor de la mejora
continua.
Eso es posible a través del informe de

auditoría interna.
EL SECRETO PARA
ADMINISTRAR NO
CONFORMIDADES DE MANERA EFICIENTE
Frecuentemente nos deparamos con sistemas de gestión en que todas las no conformidades son
registradas, sometidas a análisis de causa raíz y reciben un plan de acciones correctivas. Pero, ¿será que
todas las ocurrencias son iguales? ¿Será que todas deben ser tratadas de la misma manera?
Las no conformidades buscan identificar y solucionar desvíos en los procesos, además de evitar que
ellos se vuelvan recurrentes. Pueden surgir de diversas maneras: a partir de un reclamo de cliente,
durante una auditoría, entre otras situaciones.
Ocurre que, muchas veces, las ocurrencias reciben el mismo tipo de atención, no hay distinción entre
ocurrencias críticas y no críticas. Aunque eso pueda funcionar al inicio, puede ser perjudicial a largo
plazo. Adoptar el mismo abordaje para todos los eventos puede enmascarar las ocurrencias críticas,
además de sobrecargar y comprometer al sistema de gestión.
La capacidad de identificar las ocurrencias que pueden ser fácilmente corregidas es un gran paso para
acelerar el proceso y hacerlo más eficiente.
¿ CÓMO CLASIFICAR NO CONFORMIDADES
DE ACUERDO CON LA CRITICIDAD?
Generalmente el tratamiento de la no conformidad
ocurre conforme al orden de llegada. Pero muchas
de ellas no representan una amenaza generalizada
para la empresa.
Es aquí que entra la gestión de riesgos. Ayuda a

atribuir diferentes criterios para las ocurrencias que
llegan al sistema, tales como gravedad, urgencia,
tendencia o frecuencia.
Al responder esos criterios, usted consigue definir el

nivel de prioridad de cada no conformidad.
Eso garantiza que usted pueda identificar claramente

cuáles de ellas son más perjudiciales para la
empresa, y cuáles deben recibir atención
inmediatamente.
¿QUÉ CAUSÓ ESTA NO CONFORMIDAD?
Con conocimiento de las prioridades, el próximo paso es saber cómo realizar el Análisis de Causa Raíz.
Este proceso ayuda en la investigación y categorización de las causas raíz, que pueden generar consecuencias
en sistemas de gestión de calidad, sistemas de gestión de medio ambiente, salud y seguridad, sistemas de
gestión de activos, entre otros.
En esta etapa, pueden ser aplicadas herramientas como Diagrama de Ishikawa (también conocido como diagrama
de espina de pescado), 5 Porqués y FTA (Fault Tree Analysis).
Con esas herramientas, usted podrá identificar no sólo qué y cómo ocurrió la no conformidad, sino también por
qué sucedió.
Solamente después de determinar las causas es que usted podrá especificar las medidas correctivas.
01 What? (¿qué?)
¿CÓMO DEFINIR UN PLAN DE
ACCIONES CORRECTIVAS?
02 When? (¿Cuándo?)
Un plan de acción consiste en identificar a las
personas involucradas en cada función y, a
continuación, atribuir las entregas y acciones
que deben ser tomadas para que cada acción
03 Who? (¿Quién?)
correctiva sea implementada con éxito.
El uso de workflows y reglas de negocios 04 Where? (¿Dónde?)

inteligentes ayudan a simplificar ese proceso,
garantizando que los objetivos sean
alcanzados en el plazo previsto.
05 Why? (¿Por qué?)
La herramienta 5W2H es bastante utilizada en

esta etapa.
Cada acción debe ser planificada

06 How? (¿Cómo?)
respondiendo a esta secuencia de preguntas:
07
How much?
(¿Cuánto cuesta?)
REALIZANDO LA VERIFICACIÓN DE EFICACIA
Concluida la implementación de las acciones correctivas, es el momento de realizar la verificación de
eficacia. Esta etapa generalmente ocurre en un período de tiempo que varía de semanas a meses después de
concluida la implementación de las acciones.
Nuevamente entra en escena la gestión de riesgos. La integración entre las acciones correctivas y la gestión
de riesgos, ayuda a garantizar que las acciones hayan atendido a parámetros de riesgo durante su
planificación. Si las acciones ejecutadas atendieron a esos parámetros, eso significa que las acciones fueron
eficaces.
De lo contrario, el plan de acción precisará ser planificado e implementado nuevamente.

La no conformidad es una herramienta esencial para la mejora continua. Alcanzar la excelencia en la gestión
de no conformidades exige seguir los pasos correctos, ejecutar cada actividad con la máxima eficacia e
implementar un proceso de mejora continua.
Para superar esos desafíos, el apoyo de la tecnología correcta también es fundamental.
8
SUGERENCIAS PARA OPTIMIZAR
LA GESTIÓN DE AUDITORÍAS
CON BASE EN LA ISO 19011
Todas las empresas que buscan calidad o que precisan
demostrar conformidad con algún estándar realizan auditorías 01 05
de sus sistemas de gestión. Para garantizar auditorías de
calidad y de forma estandarizada, la ISO ofrece la ISO 19011,
que son directrices para auditoría de sistemas de gestión.
La aplicación de la ISO 19011 puede variar enormemente de 02 06

acuerdo con el tamaño de la empresa a ser auditada, con su
complejidad o con el nivel de madurez de su sistema de
gestión. Pero los principios fundamentales de auditoría son
comunes a todas ellas, e incluyen: integridad, transparencia,
profesionalismo, confidencialidad, independencia o
03 07
imparcialidad, y abordaje basado en evidencias.
Con base en la ISO 19011 y en las mejores prácticas de

auditoría, listamos 8 sugerencias para optimizar la gestión de
sus auditorías:
04 08
01 PLANIFIQUE LOS OBJETIVOS DE LOS PROGRAMAS
DE AUDITORÍA CON BASE EN LOS RIESGOS
Los asuntos de mayor significancia deben ser priorizados, y para eso es
preciso evaluar los riesgos constantemente. La gestión de riesgos debe ser
holística y servir como criterio esencial para definir sus prioridades.
02
SELECCIONE BIEN EL EQUIPO DE AUDITORÍA
Los equipos y los líderes de auditoría pueden y deben variar de acuerdo con
la complejidad de los programas a ser auditados. Certifíquese de capacitar a
su equipo adecuadamente y de utilizar sus recursos de forma optimizada.
03 INVIERTA EN UN SISTEMA DE GESTIÓN
Gestión del cronograma de las auditorías, checklists, informes, acciones
correctivas, registro de evidencias. Todo puede ser facilitado con una
buena solución de TI para gestión de auditorías.
MONITORICE LAS ACTIVIDADES CONTINUAMENTE

04 Acompañe el progreso de las actividades de auditoría y use el feedback de
auditados y del equipo para promover ajustes en el abordaje durante la
ejecución de la auditoría. Recuerde monitorizar también el desempeño del
auditor.
05 REVISE Y MEJORE SIEMPRE QUE SEA POSIBLE
No conformidades recurrentes, cambio de proveedores o alteración de
integrantes del equipe de auditoría pueden exigir ajustes en las frecuencias
de auditoría y en su progreso. Esté abierto a estas posibilidades.
PREPARE EL PLAN DE AUDITORÍA
Invierta en la planificación. Planifique cuánto tiempo será gastado en la

06 verificación de los procesos y de su documentación.
07 AMPLÍE SUS HORIZONTES
El equilibrio entre observación, entrevista y documentación es clave. Las
evidencias objetivas pueden venir de cualquiera de las formas.
COMUNÍQUESE DURANTE LA AUDITORÍA

Los registros de no conformidad u oportunidades de mejora deben ser
comunicados durante el proceso de auditoría y no sólo presentados en la
08 reunión final.
Ahora que tiene una guía completa sobre las auditorías en la práctica, conozca SoftExpert Auditoría, la solución
más completa e innovadora para el control de todo el proceso. La solución gestiona todas las etapas, desde la
planificación de la auditoría, la preparación, la definición de cronogramas, desarrollo de planes y listas de
comprobación, hasta la ejecución, el registro de los resultados, la emisión de informes y monitoreo.
La herramienta gestiona todas las competencias y habilidades del auditor, así como su agenda de trabajo, y
admite todo tipo de auditoría, como las internas, las operativas, las de TI, las de proveedores, las de
riesgo/control y las de calidad.
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SoftExpert Suite, como la gestión de activos, la gestión de proyectos y la gestión de procesos de negocio. Las
inconformidades y las acciones correctivas pueden ser iniciadas directamente a partir de las conclusiones,
garantizando la solidez de los programas de auditoría. Las partes interesadas pueden realizar un seguimiento del
estado de las actividades a través de portales intuitivos, con información clara actualizada en tiempo real.
REQUISITOS DE AUDITORÍA
ACOMPAÑAMIENTO Y MONITOREO DE LAS AUDITORÍAS
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LA AUDITORÍA EN

La auditoría es una herramienta valiosa para

CÓMO ESTRUCTURAR UN EQUIPO DE AUDITORES INTERNO ..................................................... 10

CÓMO PREPARARSE PARA Y QUÉ ESPERAR DE UNA AUDITORÍA ISSO .................................... 17

CÓMO ELABORAR UN INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE ALTO IMPACTO ................... 27

EL SECRETO PARA ADMINISTRAR NO CONFORMIDADES DE MANERA EFICIENTE ............. 38

8 SUGERENCIAS PARA OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE AUDITORÍAS CON BASE .................. 44

Aunque las auditorías de calidad sean enfocadas

En caso de desvíos, ayudan además a identificar

Las acciones tomadas en el momento anterior a la realización de la auditoría son

03 El checklist es fundamental para orientar al auditor de modo que no se olvide

En esta fase, el auditor entrevista a las personas, haciendo preguntas y tomando

Es en este momento que serán registradas las no conformidades, o sea, situaciones

Después de concluida la ejecución de la auditoría comienza el trabajo “real”.

Esas informaciones compondrán el informe de Resultados de la Auditoría.

¿Pero qué garantiza que su programa de auditoría

La planificación del programa, las etapas de la

¿Pero cuál debe ser el tamaño del equipo de

Estas son cuestiones importantes que las empresas

Las auditorías más frecuentes suelen requerir un grupo mayor de auditores

Independiente del tamaño del equipo, tener una estrategia de selección de

04 Se alinea con las estrategias, obje-

05 Domina los recursos a su

Por ejemplo: una persona de compras

Auditar un departamento estrechamente

complejidad de las áreas

a ser auditadas e incluir:

El resto de la capacitación debe concentrarse en metodologías de auditoría.

Eso ocurre especialmente en caso que el auditor

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