GUÍA DE PROTOCOLO PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS

GUÍA DE PROTOCOLO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, ACTOS

CÍVICOS

Y GIRAS DE SUPERVISIÓN DE OBRA EDUCATIVA DE

LA DELEGACIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN SUR – OESTE.

Ante la necesidad de contar con un instrumento que regule la organización de las

distintas ceremonias, actos y eventos que se realizan a través de las distintas áreas
que integran la Delegación Regional Sur – Oeste, el Despacho del Delegado ha
preparado la presente guía con la finalidad de apoyar servir a todas aquellas áreas o
personal que tienen la responsabilidad asignada de organizar un evento en la
Delegación.

El objetivo de esta guía es contar con un instrumento que determine los

responsables y procedimientos que faciliten y sirvan de base para la organización y
realización de tales eventos.

PROCEDIMIENTOS PARA REALIZACIÓN DE EVENTOS

 Cualquier acto organizado por alguna área de la Delegación Regional en el

que participe algún personaje de relevancia estatal, nacional o internacional,
será considerado como evento institucional y deberá ser puesto en
conocimiento del Despacho del Delegado, con el cual se coordinarán para la
realización del mismo.

 Para efecto de incluir en la agenda del Delegado Regional de Educación

alguna actividad y/o evento institucional, es necesario que previo a la

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 determinación de la fecha se consulte al Despacho del Delegado, a fin de
evitar en la misma fecha la coincidencia de actos.

 Para realizar cualquier evento, se deberán considerar las siguientes acciones:

o Seleccionar el espacio físico a utilizar y en su caso, la distribución de

sillas. (figura 01)

o Elaborar un Programa y Guion basándose en el ejemplo sugerido por la

Secretaría Particular para remitir su vo.bo. ( figura 02 )

o Utilizar una lona alusiva al evento con las características de Diseño

Institucional previamente autorizada. (figura 03 )

o El pódium siempre se colocará del lado derecho de la mesa y/o espacio

donde se coloque el presídium (viendo a la derecha del mismo) con el
requerimiento técnico de sonido necesario. (figura 05)

o El Programa a desarrollar dependerá de las características del evento

que se trate, pero en todos aquellos de naturaleza institucional
solemne, se considerarán los honores a la bandera nacional como
apertura del mismo.

o La vestimenta que se usará en los eventos institucionales será siempre

de tipo formal. En otro tipo de eventos, la indumentaria a utilizarse
estará sujeta a factores como clima, lugar, costumbres, usos, hora, etc.
O en su caso, según lo determine la Dirección General.

Sobre el acomodo de del Presídium:

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  Deberá realizarse respetando el orden de precedencia de las autoridades e
invitados presentes, debiendo acomodar a las personas según su orden
jerárquico comenzando por los extremos y en forma alterna a cada lado,
procurando que el total de integrantes de la mesa sea non. Ejemplo con una
mesa para 7 personas:

6 4 2 1 3 5 7

 Deberán colocarse con anticipación al evento identificadores

personales para los integrantes del presídium. Éstos deberán contar con
el logotipo de la SEG en parte superior izquierda, usando siempre soportes
de acrílico o elaborarlos en un material que mantenga su posición y forma.

Recomendaciones a seguir VII. En las Graduaciones o Actos académicos

organizadas por los planteles, se deberán cumplir con las siguientes
recomendaciones: Cada Plantel realizará una ceremonia de conclusión de cursos en
fecha única, en el caso de los planteles en donde el total de alumnos por egresar sea
muy numeroso, la ceremonia podrá dividirse de acuerdo a la capacidad del recinto
donde se llevará a cabo en dos eventos, con el tiempo mínimo necesario entre
ambas que permita una buena organización y desempeño de los actos. Se pondrá
especial atención en los actos de fin de cursos, en donde se deberá considerar
brindar siempre mayor atención a los invitados especiales y padrinos de las
generaciones, sin menoscabo de las autoridades propias de Colegio, padres de
familia y/o alumnos.

La entrega de Constancias en las ceremonias de n de cursos se considera un acto

académico por sí mismo, por lo que se observará cuidar la organización y orden,
independientemente del lugar escogido como sede. Se llamará a cada alumno en
forma personal, por grupo y orden alfabético, subiendo al escenario por la derecha,
donde el Director de Plantel o de mayor autoridad presente hará la entrega de la
constancia correspondiente. Descendiendo por el lado izquierdo del escenario a sus

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respectivos asientos. (Figura 09) El papel del maestro de ceremonias, es
fundamental para que la ceremonia se desarrolle siempre en forma respetuosa pero
dinámica para los miembros del Presídium, así como egresados y asistentes.
Manteniendo siempre la formalidad del Acto.

Las invitaciones para las ceremonias de fin de cursos se deberán apegar a los
lineamientos establecidos al respecto, para colocación y uso de la Imagen
Institucional de Colegio de Bachilleres de Baja California, proporcionada por la
Secretaría Particular e Imagen Institucional, a través de su área de Diseño. (Figura
10) MANUAL DE PROTOCOLO Y EVENTOS CBBC 6

• Así mismo se elaborará la Ficha Técnica Previa del Evento, según el formato
anexo. (Figura 07) • Así mismo se elaborará la Ficha Informativa del Evento, según el
formato anexo. (Figura 08)

• Para los requerimientos en la instalación y habilitación del área y necesidades de

mobiliario para el evento se pondrá en contacto con el Departamento de Obras y
Mantenimiento mediante la solicitud correspondiente.

DE LA PROPUESTA Y ORGANIZACIÓN

DE LA GIRA

 El titular de la Jefatura de la USAE correspondiente acordará con el Despacho

del Delegado fecha y hora para la realización del recorrido de supervisión,
utilizando el formato autorizado para ello (anexo A) para proponer los centros
de trabajo susceptibles de ser visitados y tomando en cuenta lo siguiente:

o Como primer criterio, considerar aquellas escuelas que tengan obra

cuyo porcentaje de terminación sea del 100%.

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 o Como segundo criterio, considerar obras con un avance entre el 80 y
90 % de avance.

o Considerar dentro del horario propuesto los tiempos de traslado de un

lugar a otro.

o Las propuestas deberán ser hechas valorando el entorno del centro de

trabajo e informando al Despacho de cualquier necesidad o
problemática vigente que pueda representar algún riesgo para el
desarrollo de la gira.

 La propuesta será revisada y autorizada por el Despacho del Delegado con el

apoyo de la Coordinación de Planeación y Evaluación, la cual podrá solicitar
las modificaciones correspondientes o autorizar la gira de supervisión de obra.

 Una vez notificado de la autorización de la propuesta de gira, el titular de la

Jefatura de la USAE será responsable de las siguientes actividades:

o Elaborar la ficha técnica de cada una de las escuelas a visitar y enviarla

por correo electrónico al Despacho del Delegado para la conformación
del portafolio de gira.

o Realizar la convocatoria correspondiente de los directores de escuela,

supervisor y jefe de sector en su caso.

o Invitar a la mesa directiva de los padres de familia, cuando así lo

determine el Despacho del Delegado.

o Coordinar con cada uno de los directores el evento a realizar.

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 La Coordinación de Planeación y Evaluación será la encargada de realizar la
convocatoria al Instituto de Infraestructura Física Educativa de Guanajuato
(INIFEG) para que se designe personal técnico de asesoramiento en la gira.

 El Despacho del Delegado será responsable de realizar las invitaciones a los

presidentes municipales, medios de comunicación y demás autoridades e
invitados especiales que determine el Delegado.

DE LA REALIZACIÓN DE LA GIRA

 Deberá procurarse el arranque de la gira de manera puntual, por lo que el

personal de la USAE deberá estar con el tiempo de anticipación necesario
para ello.

 En cada centro de trabajo, el personal de la USAE deberá tomar en cuenta lo

siguiente para la realización del evento:

o Prever la utilización de equipo de sonido, solicitándolo a la escuela en

caso de que se cuente con él o la necesidad de transportarlo.

o Realizar la prueba del equipo de sonido y el funcionamiento correcto de

los micrófonos.

o Determinar junto al Director, el espacio idóneo para el desarrollo del

evento y el acomodo de los alumnos, mismos que deberán ser
concentrados hasta el arribo del Delegado y no antes.

 En la medida de lo posible, evitar que el director de la escuela o los padres de

familia realicen gastos innecesarios para el evento. En su caso, se podrá

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 aceptar un refrigerio en alguna de las escuelas para continuar con la gira o
identificar un lugar para realizar un almuerzo en el trayecto de la misma.

 El evento se realizaría con la llegada, visita a las instalaciones de obra o

develación de placa y las palabras que se llevarían a cabo máximo con tres
intervenciones: Director, Delegado y presidente municipal si es que acude a la
gira.

 Las invitaciones especiales como el presidente municipal y otros figuras

importantes serán coordinadas desde el despacho del delegado o indicadas a
ti para su respectiva invitación

• Definir el tipo de evento. (ver en página 4)

• Seleccionar el espacio físico a utilizar y distribución de sillas . (figura 01)

• Elaborar un Programa y Guion basándose en el ejemplo sugerido por la Secretaría

Particular e Imagen Institucional para remitir su vo.bo. ( figura 02 )

• Utilizar una lona alusiva al evento con las características de Diseño Institucional
previamente autorizada. (figura 03 )

• Los escudos, logotipos o símbolos no oficiales propios del plantel se colocarán en

un espacio aparte en una lona propia en el lado derecho del presídium. En caso de
ser más de dos, se utilizarán ambos lados. (figura 04 )

• El pódium siempre se colocará del lado derecho de la mesa y/o espacio donde se
coloque el presídium (viendo a la derecha del mismo) con el requerimiento técnico de
sonido necesario. (figura 05)

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• El Programa a desarrollar dependerá de las características del evento que se trate,
pero en todos aquellos de naturaleza institucional solemne, se considerarán los
honores a la bandera nacional como apertura del mismo.

• La vestimenta que se usará en los eventos institucionales será siempre de tipo

formal. En otro tipo de eventos, la indumentaria a utilizarse estará sujeta a factores
como clima, lugar, costumbres, usos, hora, etc. O en su caso, según lo determine la
Dirección General.

•Para efecto de una mejor coordinación entre los involucrados y el área o plantel
responsable del evento y/o actividad ha desarrollar se utilizará el formato de Solicitud
de Servicio DG-SP-001(figura 06)

MANUAL DE PROTOCOLO Y EVENTOS CBBC 5

Recomendaciones a seguir

VII. En las Graduaciones o Actos académicos organizadas por los planteles, se

deberán cumplir con las siguientes recomendaciones:

Cada Plantel realizará una ceremonia de conclusión de cursos en fecha única, en el

caso de los planteles en donde el total de alumnos por egresar sea muy numeroso, la
ceremonia podrá dividirse de acuerdo a la capacidad del recinto donde se llevará a
cabo en dos eventos, con el tiempo mínimo necesario entre ambas que permita una
buena organización y desempeño de los actos.

Se pondrá especial atención en los actos de fin de cursos, en donde se deberá

considerar brindar siempre mayor atención a los invitados especiales y padrinos de
las generaciones, sin menoscabo de las autoridades propias de Colegio, padres de
familia y/o alumnos.

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La entrega de Constancias en las ceremonias de n de cursos se considera un acto
académico por sí mismo, por lo que se observará cuidar la organización y orden,
independientemente del lugar escogido como sede.

Se llamará a cada alumno en forma personal, por grupo y orden alfabético, subiendo
al escenario por la derecha, donde el Director de Plantel o de mayor autoridad
presente harán la entrega de la constancia correspondiente. Descendiendo por el
lado izquierdo del escenario a sus respectivos asientos. (Figura 09)

El papel del maestro de ceremonias, es fundamental para que la ceremonia se

desarrolle siempre en forma respetuosa pero dinámica para los miembros del
Presídium, así como egresados y asistentes. Manteniendo siempre la formalidad del
Acto.

Las invitaciones para las ceremonias de fin de cursos se deberán apegar a los
lineamientos establecidos al respecto, para colocación y uso de la Imagen
Institucional de Colegio de Bachilleres de Baja California, proporcionada por la
Secretaría Particular e Imagen Institucional, a través de su área de Diseño. (Figura
10)

MANUAL DE PROTOCOLO Y EVENTOS CBBC 6

• Así mismo se elaborará la Ficha Técnica Previa del Evento, según el formato
anexo. (figura 07)

• Así mismo se elaborará la Ficha Informativa del Evento, según el formato anexo.
(figura 08)

• Para lo requerimientos en la instalación y habilitación del área y necesidades de

mobiliario para el evento se pondrá en contacto con el Departamento de Obras y
Mantenimiento mediante la solicitud correspondiente.