ORGANIZACIÒN DE UN EVENTO ACADÈMICO

Para la organización de cualquier tipo de evento debe considerarse una serie

de actividades que van en un orden específico para su efectividad que son las
siguientes: ideación o planeación, preparación, desarrollo y finalmente la
evaluación.

Ejemplo: Acto de Graduación:

Se da inicio con el Montaje del Evento: que consiste en la disposición del
equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se utilizaran en el
lugar donde se realizará el evento. Por otro, constituye la bases estéticas,
estructurales y funcionales sobre las que se desarrolla el evento. (WIKIPEDIA,
s.f.)
Para este tipo de evento considero idóneo la implementación de un Montaje
Teatro también conocido como montaje en auditorio, es similar al montaje de
escuela, solo que sin emplear mesas. El montaje en teatro consiste en colocar
una hilera de sillas orientadas al frente de la sala o escenario principal.
Este tipo de actos académicos tiene su propio protocolo, si bien con carácter
general se desarrollan siguiendo los siguientes pasos:
a) Entrada de la comitiva académica.
b) Apertura del acto por el Rector.
c) Desarrollo del acto académico.
d) Interpretación del Himno Universitario.
e) Clausura.
f) Salida de la comitiva académica
La comitiva académica o cortejo académico, siempre y cuando no asistan
Autoridades (en cuyo caso se tendrá en cuenta el R.D 2099/1983), es la
siguiente, teniendo en cuenta que la última persona que entra y sale del salón
es el Rector/a.
a) Rector /a
b) Autoridades del Estado o de la Comunidad Autónoma.
c) Miembros del Equipo de Dirección.
d) Profesor a cargo de la lección inaugural o del discurso.
e) Miembros del equipo de Dirección invitados de otras universidades.
f) Decanos
g) Catedráticos y Profesores.

Las autoridades asistentes y los invitados tomarán asiento en los

lugares asignados. La mesa presidencial estará ocupada por autoridades
académicas, mientras que los estudiantes graduados se colocarán en el lugar
reservado para ellos, en todos los actos académicos.
El Acto terminará con el discurso del Rector. Si al Acto ha acudido el
Presidente de la Comunidad Autónoma o Consejero de Educación el discurso
de los representantes de la Comunidad Autónoma podría cerrar el Acto.

La Organización de un Evento, requiere dedicación, compromiso, tiempo,

conocimiento arduo y coordinado; es importante tener en cuenta todos los
detalles, contemplar todos los factores que influyen, prever, planificar, definir
objetivos y estrategias, decidir correctamente.

En determinados eventos el protocolo es indispensable para poder determinar

los pasos y normas que se deben llevar a cabo ante ciertas situaciones, de
manera tal que no haya confusiones o imprevistos. Estas normas favorecen el
desarrollo atento y habitual de la celebración, ya sea un acto diplomático,
académico o gubernamental.