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A.

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE
FUNCIONES
Realizar actividades relacionadas con protocolo y
ceremonial, planificando, coordinando y supervisando actos y/o
eventos de la Institución, a fin de garantizar el cumplimiento de
las normas protocolares requeridas.

B. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O


TAREAS
1. Organiza, coordina y supervisa actos y
eventos protocolares de la Institución en la que desempeña
el cargo.

2. Dirige y ejecuta actos y eventos protocolares que


organiza la Institución en la que trabaja.

3. Actúa como Director de Ceremonia en actos y


eventos protocolares de la Institución.

4. Selecciona el lugar donde se va a efectuar actos


y eventos protocolares de la Institución.

5. Asesora al personal en general y autoridades en


cuanto a la realización de actos y eventos protocolares de su
competencia.
6. Coordina, distribuye y supervisa las actividades
del personal a su cargo.

7. Asesora a organismos con los que organiza actos


conjuntos en cuanto a organización de actos y eventos
protocolares.

8. Coordina giras para personalidades y/o


delegaciones que visitan la Institución.

9. Elabora programas de actos protocolares .

10. Selecciona y dirige al grupo de guías protocolares.

11. Cumple con las normas y procedimientos en


materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.

12. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo ,


informando sobre cualquier anomalía.

13. Elabora informes periódicos de las actividades


realizadas.

14. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea


asignada.
¿Cómo se organiza un acto?

Como todo en la vida, lo primero es tener claro “para


qué” queremos hacerlo. Definir el fin que buscamos, los
objetivos que queremos conseguir, cual es el sentido del
evento, o sea lo que los expertos denominan “la filosofía
del acto”.

Cuando tenemos claro lo que queremos hacer,


diseñaremos el cómo, pensaremos dónde tendrá lugar,
cuándo es la fecha adecuada, cuánto durará o a quién
deseamos invitar.

Un acto empieza a prepararse con suficiente antelación,


la necesaria para no dejar lugar alguno a la
improvisación. Debe considerarse cualquier eventualidad
y tener previstas las posibles alternativa. Además, en
muchos casos será inevitable un ensayo previo sobre el
terreno.

Los siguientes pasos son la redacción del programa,


confección y envío de invitaciones, lista de invitados,
confirmaciones, decoración del escenario, protocolo del
acto…etc.

Independientemente del tipo de acto del que se trate,


todos ellos siguen un esquema común:

1. Recepción de invitados, y su inmediata ordenación


si así se ha previsto.
2. Breve bienvenida y explicación de la convocatoria,
en la que se agradece la asistencia al evento.
3. Ejecución del acto en sí (entrega de premios,
descubrimiento de placa, corte de cinta, firma de
convenio, primera piedra, inauguración…etc.).
Visita, si procede. Por ejemplo, a las nuevas
instalaciones que estemos inaugurando.
4. Discursos, básicamente por orden de menor a mayor
importancia.
5. Encuentro final entre el anfitrión y sus invitados, a
los que se suele agasajar con un aperitivo, buffet o
comida. Fin del acto.

Es recomendable, por último, realizar una revisión


posterior para corregir posibles errores de cara a la
organización de un nuevo evento.