Power BI.

Herramienta de visualización de datos para la toma de decisiones – Trabajando con

datos en Power BI Desktop

3. POWER BI DESKTOP: OBTENCIÓN DE DATOS

En este apartado comenzaremos haciendo una introducción a los menús y el entorno de la
herramienta Power BI Desktop, y continuaremos explicando paso a paso como llevar a cabo la
carga de datos de diferentes orígenes.

3.1 Entorno de trabajo

Como ya se ha comentado en varias ocasiones, Power BI Desktop es una herramienta que se

puede instalar de manera local en el ordenador. A continuación, vamos a abrir la aplicación a
partir del enlace directo que se creó en el punto anterior al realizar la instalación del programa.

Al abrir la aplicación por primera vez nos encontramos con la ventana que se muestra a
continuación.

Podemos observar que se abre una ventana emergente que incluye un acceso rápido a los
últimos informes creados, además de enlaces rápidos a los foros, tutoriales y blog de la
comunidad de Power BI. De momento cerraremos esta ventana pulsando sobre el aspa de la
esquina superior derecha.

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3.1.1. Menú lateral izquierdo

En el menú lateral izquierdo de la aplicación, podemos distinguir tres botones que nos permiten
navegar entre las diferentes vistas del programa: Vista de reportes, vista de datos y vista de
relaciones.

Al pulsar sobre el botón de la vista de reportes, se habilitará el panel de visualizaciones, el de

filtros, y el lienzo en blanco sobre el que iremos construyendo la parte visual del informe.

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Al pulsar sobre el botón de la vista de datos, se habilitará una vista en la que podremos
previsualizar el contenido de cada una de las tablas cargadas en el dataset de nuestro informe.

Al pulsar sobre el botón de la vista de relaciones, se habilitará una vista en la que podremos
visualizar el modelo lógico del dataset sobre el que se está construyendo el informe.

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3.1.2. Menú superior -> File / Archivo

Desde el botón “Archivo” de la botonera superior, podemos crear, guardar y abrir ficheros,
importar y exportar, obtener datos y acceder a todas las opciones de configuración de Power BI
Desktop. Los ficheros creados a partir de Power BI Desktop tienen extensión “pbix”.

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Al pulsar sobre el enlace “Options”, se abre una nueva ventana que nos permite, entre otras
cosas, acceder a toda la configuración de nuestra aplicación, y ajustarla para conseguir una
mayor optimización.

3.2 Ejercicio guiado – Ajustar configuración de la aplicación

A continuación, vamos a realizar los pasos necesarios para ajustar las configuraciones básicas
de Power BI Desktop.

Hay que tener en cuenta que para estas configuraciones surtan efecto, hemos de cerrar y
volver a abrir la aplicación de Power BI Desktop.

▪ Seleccionar español como configuración regional para la carga e interpretación de

datos, y pulsar “OK” para guardar los cambios.

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▪ En las opciones en modo Preview, que sirven para habilitar opciones que todavía no
han sido consolidadas en esta version de Power BI Desktop, habilitar el mapa de
formas, la nueva tabla web, y las preguntas y respuestas (Q&A).

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▪ Para mejorar el rendimiento, deshabilitar la opción de filtrado de elementos visuales

por defecto.

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3.3 Obtención de datos

El primer paso que debemos llevar a cabo cuando trabajamos con Power BI Desktop es cargar
los datos a analizar. La herramienta proporciona multitud de conectores que nos permitirán
cargar de forma sencilla datos desde diferentes orígenes:

▪ Archivos locales: excel, ficheros csv, txt, …

▪ BBDD: Oracle, SQL Server, MySQL, …

▪ Datasets y Dataflows Power BI Service: datos ya cargados en el servicio de Power

BI

▪ Stack Azure: DataLakes, DWH, Analisys Services o BBDD almacenadas en la nube

de Microsoft

▪ Servicios Online: lista de SharePoint Online, Microsoft Exchange Online, Dynamics

365, Dynamics NAV, Salesforce,…

▪ Otros: fuente de Odata, Active Directory, Microsoft Exchange, Archivo Hadoop

(HDFS), Spark, R, Python, OLEDB, ODBC, …

Para realizar la carga de un origen de datos dentro de Power BI Desktop se deben seguir los
pasos que se indican a continuación:

▪ Pulsar sobre el botón “Get Data” del menú superior.

▪ Seleccionar en la ventana emergente el conector adecuado en función del origen de

datos al que nos queramos conectar, por ejemplo, Excel.

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▪ Pulsar sobre el botón “Connect”.

▪ Tras pulsar sobre el botón conectar se muestra una venta de conexión específica al tipo
de conexión de datos. Si se necesitan credenciales, Power BI las solicitará.

3.4 Ejercicio guiado – Carga de datos paso a paso desde fichero

A continuación, vamos a realizar todos los pasos necesarios para cargar el fichero “Country
Population by Year.xlsx”:

▪ Pulsar sobre el botón “Get Data” del menú superior, seleccionar “Excel” como origen de
datos y pulsar sobre el botón “Connect”. Podemos seleccionar el origen de datos Excel
también pulsando sobre la flechita que se encuentra en la parte inferior del botón “Get
Data”.

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▪ Una vez seleccionado el origen de datos “Excel” se abrirá una ventana emergente en la
que debemos buscar la ruta del fichero “Country Population by Year.xlsx” en nuestro
ordenador, y una vez seleccionado el fichero pulsar sobre el botón “Abrir”.

▪ Al pulsar sobre el botón “Abrir” aparecerá otra ventana emergente que mostrará todas
las hojas existentes en el fichero excel seleccionado. En este caso si abrimos el fichero
“Country Population by Year.xlsx” podemos comprobar que tiene una única hoja que se
llama “Sheet1”.

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▪ Seleccionamos la hoja que deseamos cargar. Al realizar esta selección se mostrará una
previsualización de la hoja excel.

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▪ Por último, pulsamos sobre el botón “Load”.

Si la carga del fichero se ha realizado correctamente, debemos ver una tabla denominada
Sheet1 en el menú derecho “Fields” de Power BI Desktop:

Para visualizar el contenido cargado en la tabla Sheet1 accedemos a la vista report de

Power BI Desktop:

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3.5 Ejercicio guiado – Carga de datos desde base de datos

A continuación vamos a realizar los pasos necesarios para incorporar datos desde una base de
datos SQL Server:

▪ Conectarse desde Power BI Desktop a la siguiente base de datos SQL Server:

Servidor de base de datos: tfm2dwh.mssql.somee.com / Usuario: tfm2dwh /

Contraseña: Yt9HZ1E0Wi-!

Desde SQL Server Management Studio:

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Desde Power BI Desktop:

Conexión a BBDD desde Power BI Desktop: (Server: tfm2dwh.mssql.somee.com).

Al pulsar OK sobre la pantalla anterior, nos muestra la siguiente ventana para introducir user y
pass: (User: tfm2dwh / Pass: Yt9HZ1E0Wi-!)

Siguiendo los pasos anteriores, ya conseguimos conectarnos:

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▪ Tras pulsar en el botón “Connect”, cargar en Power BI Desktop en modo import la tabla
Censo de Población y las tablas de dimesiones relacionadas, sin aplicar ningún tipo de
transformación:

o Pulsamos sobre el botón OK si nos sale el siguiente mensaje, relacionado con la

encriptación de la conexión

o Seleccionamos la tabla Censo de Población.

o Pulsamos sobre el botón “Select Related Tables” para traernos también las tablas
relacionadas.

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o Por último pulsamos sobre el botón “Load”.

3.6 Importación de datos modo Direct Query vs modo Import

Como hemos podido observar en el ejercicio guiado del punto 3.5 cuando incorporamos datos
de ciertos orígenes, se habilita una opción de modo de conectividad en la pantalla de carga.

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En el modo de conectividad Import los datos se guardan en el fichero (pbix) con el que estamos
trabajando en Power BI Desktop, y por lo tanto podremos acceder a la vista de datos y
visualizarlos. En cambio, en el modo de conectividad DirectQuery únicamente se guardan en el
pbix los metadatos, y los datos se recuperan en tiempo de ejecución, por lo tanto no se
habilitará la vista de datos y únicamente podremos acceder a la vista de report y de relaciones.

3.7 Recomendaciones

A la hora de obtener los datos en Power BI Desktop, hay que tener en cuenta que si
trabajamos contra orígenes de datos de BBDD es muy recomendable utilizar consultas SQL,
DAX,… que nos permitan traer únicamente la información deseada.

Si trabajamos con modo de conectividad DirectQuery hay que tener muy presentes los tiempos
de respuesta del origen de datos, ya que pueden penalizar enormemente el performance del
informe.

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