Módulo 1

Primeros pasos con Google Sheets

1.1 Crear una hoja de cálculo, configuración básica

Para poder acceder a las hojas de cálculo1 de Google Sheets2 debemos tener acceso a una
cuenta de Google, todas nuestras cuentas institucionales (@ugr.edu.ar) lo son, por lo cual
podremos hacer uso de esta herramienta iniciando sesión en Gmail con nuestro usuario y
contraseña.

Una vez abierta nuestra sesión podremos acceder a Google

Drive3, desde allí debemos seleccionar la carpeta donde
queremos que se guarde nuestro archivo y allí crear la hoja de
cálculo.

Para esto hacemos clic en el botón “Nuevo” que se encuentra

en el menú de la izquierda y seleccionaremos “Hoja de cálculo
de Google”.

Una vez creada la hoja de cálculo, lo más aconsejable es configurarla, para ello debemos
realizar algunos pasos:

- asignarle un nombre reemplazando el que sale por defecto “Hoja de cálculo sin
título”; para ello haremos clic en el apartado que se encuentra en la parte superior a
la izquierda y pondremos el nombre correspondiente.

1
Hoja de cálculo: programa para la manipulación de datos dispuestos en forma de tablas
2
Google Sheets: aplicación de Google, herramienta que permite la edición cooperativa de hojas de
cálculo en tiempo real
3
Google Drive: servicio de almacenamiento de datos en internet que provee Google

Capacitación Google Sheets - Módulo 1 1

 - Es conveniente configurar la hoja de cálculo con el país y zona horaria en la que
estemos trabajando, de este modo las fórmulas, fechas y monedas saldrán por
defecto del modo en el que estamos habituados a trabajar. Para ellos iremos al
menú superior seleccionando Archivo > Configuración de la hoja de cálculo.

Configuración regional → Argentina

Zona horaria → (GMT-03:00) Buenos Aires

Luego hacer clic en “Guardar y volver a cargar” para establecer la nueva

configuración.

1.2 Conceptos básicos

La hoja de cálculo está compuesta por celdas que son las encargadas de almacenar los
datos. Estas celdas se agrupan por filas y columnas; y al juntar estas últimas se forman las
tablas.

El espacio de trabajo que se crea con todas las celdas se llama hoja. Por defecto
trabajamos en la “Hoja 1”, pero se pueden sumar nuevas hojas (+) y asignarle un nombre
diferente a cada pestaña ( → “Cambiar nombre”).

Cada columna está identificada con una letra del abecedario (A, B, C, D, E...), mientras que
cada fila con un número (1, 2, 3, 4...); esta nomenclatura de origen al nombre de las celdas
las cuales se nombran bajo el sistema de coordenadas utilizando la letra de la columna
seguida del número de la fila a la cual pertenece (A1, C5, F10...).

A) celda A7 B) fila 3 C) columna C D) hoja “Aceptado”

Capacitación Google Sheets - Módulo 1 2

La tabla ejemplo está compuesta por las columnas A, B, C, D, E, F, G y las filas 1, 2, 3, 4 y
5, a este conjunto de celdas se lo denomina rango y en este ejemplo se lo llama A1:G5.
Siendo A1 el nombre de la primera celda a la izquierda y G5 la última a la derecha.

Menú superior:

Barra de herramientas:

1.3 Manejo de tablas

Una vez identificados los distintos elementos de nuestra hoja de cálculo debemos saber
aprovechar la flexibilidad que nos ofrece la herramienta. Para esto debemos saber que
podemos sumar o borrar datos sin modificar la estructura; y además conocer las distintas
formas de organizar las tablas para poder visualizar de forma clara la información.

Estilo: desde la barra de herramientas podremos personalizar el diseño de cada tabla

seleccionando fuentes y tamaño, estilo de texto, asignando bordes, definiendo la alineación
horizontal y vertical, entre otras configuraciones disponibles.

Insertar filas o columnas: para ello debemos seleccionar el lugar donde queremos insertar la
nueva fila/columna y acceder al menú superior en “Insertar”, allí tendremos dos opciones,
insertar fila/columna antes o después de la seleccionada. A continuación, un ejemplo de
insertar una nueva fila luego del estudiante de Rosario.

Capacitación Google Sheets - Módulo 1 3

 Podemos obtener el mismo resultado si al
seleccionar la fila/columna hacemos clic con el
botón derecho del mouse y elegimos la opción
deseada.

Eliminar filas o columnas: para ello debemos

seleccionar la/s filas/columnas que queremos
borrar, hacemos clic en botón derecho del mouse
y seleccionar la opción “Eliminar fila” o ”Eliminar
columna” según corresponda.

Agrupar filas/columnas: muchas veces es útil agrupar celdas que comparten información o a
modo de título, de este modo será más fácil comprender la tabla a simple vista.

Se recomienda agrupar celdas que pertenezcan a la misma fila, de manera horizontal; no de

manera vertical ya que esto puede traer dificultades a futuro, cuando se desee ordenar o
filtrar los datos. De todas formas, el sistema lo ofrece y hay excepciones en las que sí es
conveniente agrupar verticalmente, este criterio lo irás incorporando con la práctica.

Primero debemos seleccionar las celdas que queremos agrupar, luego acceder a la barra de
herramientas y hacer clic en el botón “Combinar celdas”.

De este modo podríamos dividir nuestra tabla ejemplo en un primer sector con datos sobre
la carrera y otro con datos personales.

Capacitación Google Sheets - Módulo 1 4

Inmovilizar filas y/o columnas: cuando trabajamos con tablas grandes en las cuales los
datos exceden los límites que podemos visualizar a simple vista, existe una herramienta
muy útil la cual nos permite fijar ciertas filas y/o columnas de tal modo que al descender en
la tabla o recorrer las columnas hacia la derecha continuaremos viendo los encabezados de
cada fila/columna.

Si en nuestra tabla ejemplo extendiéramos los registros, podría ser útil fijar las filas 1 y 2 de
manera que, aunque estemos revisando el registro 115 sigamos viendo a simple vista cual
es el encabezado de cada datos.

Sin fijar fila 1 y 2:

Fijando fila 1 y 2:

Para ello debemos acceder al menú

superior → Ver → Inmovilizar → y
elegir la opción deseada, en nuestro
ejemplo “2 filas”

Capacitación Google Sheets - Módulo 1 5

Ocultar filas/columnas: en ciertos casos
nos puede ser útil ocultar datos, ya sea por
comodidad visual ya que no necesitamos
ver toda la información (pero si registrarla),
porque estamos trabajando
colaborativamente y no queremos que
otros sectores visualicen a simple vista los
datos o por cualquier otro motivo. Para ello
debemos seleccionar las filas/columnas a
ocular, hacer clic con el botón derecho y
seleccionar “Ocultar fila” o “Ocultar
columna” según corresponda.

Para volver a visualizar la columna F, en nuestro ejemplo, debemos hacer clic en las flechas
negras que aparecen señalando que allí hay columnas ocultas.

1.4 Tipos de datos:

Cada celda, fila y columna se puede formatear con el tipo de dato que va a contener, los
más comunes son:

● Texto ● Fecha
● Número ● Hora
● Moneda ● Fecha y hora

La hoja de cálculo identificará la información que estamos ingresando en cada celda y

definirá automáticamente un tipo de dato. Puede que esta asignación automática no
siempre coincida con el tipo de dato deseado, por lo cual, es recomendable definir
manualmente cada tipo de dato y configurarlo a la necesidad actual.

Capacitación Google Sheets - Módulo 1 6

Para ello, debemos seleccionar las celdas que coinciden en tipo de dato y buscar en el
menú principal Formato → Número, a continuación, se desplegará una lista con los distintos
formatos disponibles.

Las celdas de formato moneda, fecha, hora o número podemos personalizarlas dándoles la
apariencia deseada. Para ello debemos seleccionar las celdas que coinciden en tipo de dato
y buscar en el menú principal Formato → Número → Más formatos → y seleccionar el que
corresponda, a continuación, se desplegará una lista con los distintos formatos disponibles
según cada elección.

Capacitación Google Sheets - Módulo 1 7