CURSO DE EXCEL 2016 GENERAL

El ancho de las columnas permite ingresar hasta un total de 255 caracteres, y el alto de las filas
400 puntos. Los caracteres que permite una celda son de aproximadamente 32 mil.
Si se tienen varias hojas en un libro de excel y se quiere exportar, se tiene que dar clic derecho en
la parte inferior donde se encuentran las hojas y seleccionar la opción de seleccionar todas las
hojas. Si esta opción esta activada y no se requieren todas, se repite el mismo proceso y
selecciona desagrupar hojas.
En la parte inferior derecha hay tres opciones de vista:
 Normal.
 Página.
 Vista previa de salto de página.
Con el comando Ctrl+A, se accede a archivo y en opciones podemos predeterminar opciones al
crear nuevos libros, la interfaz, formulas, revisión, el tiempo de autoguardado, entre otras cosas
que lo vuelven más accesible.
Desde la ficha de vista se puede quitar la barra de fórmulas, encabezados y líneas para dejar
más limpia la hoja de excel al momento de trabajar.
Desde la ficha de disposición de página en la opción configurar página, podemos seleccionar
o delimitar el área de impresión para el documento y no perder datos vitales al momento de
imprimir en físico o en pdf. Si hay más datos de los que seleccionamos, estos no se imprimirán ni
aparecerán en la visualización de la impresión.
En la ficha de inicio y en la opción de portapapeles, se puede copiar el formato de una casilla y
aplicar a otra para reducir el tiempo de trabajo, se selecciona el icono de una brochita.
La opción combinar y centrar que se encuentra en la ficha de inicio, en la opción de alineación,
la podemos usar para darle un formato más entendible a nuestras tablas, si queremos que una
casilla vaya por título de nuestra tabla, la cual abarca 8 columnas, escribimos el título en una
casilla, seleccionamos las 8, damos clic en la opción combinar y centrar para que este abarque a
las columnas correspondientes a modo de título.
Podemos utilizar la opción de orientación, la cual se encuentra en mismo menú que combinar y
centrar, esta herramienta cambia la orientación del texto, de diferentes formas según las
necesidades de la tabla que vayamos a crear.
La opción de ajustar texto, sirve para que la información dentro de una casilla no desborde y se
vaya hacia otra, es para que se vea un poco más ordenado.
En la ficha de inicio, en la opción de número, podemos seleccionar el formato para nuestros
datos, el cual va depender de lo que estemos trabajando, puede dejarse en general o cambiarse a
número, moneda (aquí seleccionamos el tipo de moneda que se maneja en nuestra región o la
que requiere el documento) contabilidad, fecha larga y corta (la corta solo deja las siglas, la
larga pone el nombre del día, el mes y el año), horas, etc.
En la ficha de inicio está la opción formato condicional. La opción reglas para resaltar celdas
sirve para encontrar datos de manera más rápida y mantener el orden cuando tengamos
demasiados datos. Se pueden resaltar las celdas de acuerdo a si queremos ver los datos más
cercanos a tal cantidad, igual que, menores que o entre tal y cual cantidad. Podemos ver los
valores duplicados y fechas específicas, es decir resaltar un día, presente o futuro. No solo sirve
para resaltar cantidades numéricas sino también casillas con texto.
En la opción de formato, además, podemos hacer uso de la opción de reglas para valores
superiores e inferiores, que nos permiten resaltar celdas cuyo rango sea superior o inferior a la
cantidad, porcentaje o promedio que determinemos. Sin embargo, no son las únicas. Podemos
poner barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos.
Al diseñar una tabla la podemos modificar desde la opción de diseño al seleccionar la tabla en la
hoja de excel.
En la ficha inicio, en la opción de celdas, podemos modificar el tamaño de las celdas de forma
exacta el alto y el ancho en cuanto a la fila y la columna. También nos permite ocultar filas,
columnas, hojas, etc. Podemos proteger o bloquear la hoja para ciertos documentos
importantes.
En inicio encontramos la opción de suma con un icono de Sigma (∑), desde el que podremos
realizar operaciones de suma, promedio, multiplicación, etc. Podemos seleccionar más funciones
según las necesitemos.
En inicio está otra opción que es ordenar y filtrar, está en la opción de edición y sirve para que
le demos un orden alfabético o a la inverso a nuestros datos, así como uno personalizado o con
algún filtro que le hayamos puesto. Por ejemplo, que los valores se ordenen de mayor a menor en
base a un día de la semana
En la ficha vista podemos ir a la opción de venta desde donde podremos inmovilizar las filas,
columnas o la selección que indica un título o títulos que necesitamos tener visible en todo
momento para no desorientarnos en nuestros datos.
Podemos definir nombre para las celdas con clic derecho y seleccionando la opción definir
nombre, pero también se puede hacer desde el cuadro de nombres que esta debajo de la opción
del cortapapeles.
Podemos agregar un comentario a una o varias celdas por si en dada ocasión debemos pasar el
documento a alguien y mediante esos comentarios pueda guiarse y sepa que es lo que debe de
hacer. Se hace clic derecho y se selecciona la opción de insertar comentario. La visualización de
los comentarios se puede ver desde la ficha revisar.
Podemos hacer uso del pegado especial, con este pegado podemos pegar formulas, valores,
formatos, etc. Al acceder a la cinta de opciones de pegado especial seleccionamos el que
necesitemos.
Los gráficos rápidos los podemos ubicar en un lugar específico, ya que su aparición
predeterminada puede ocultar información en otras columnas. Debemos ir a insertar y seleccionar
el tipo de monográficos, y en el menú de opciones del grafico seleccionaremos la ubicación.
En la opción de diseño de tabla podemos darle nombre. Desde esa misma opción se puede
cambiar el tamaño de la tabla, es decir, sacar o meter los elementos que la componen. En el
formato de la tabla podemos ordenar los datos de A-Z o viceversa. Además, se pueden agregar
filtros para seleccionar información específica, por ejemplo, si asignamos colores a los elementos
de la tabla podemos filtrar para que se muestre tal color al inicio, o que solo se muestre un color.
También se puede filtrar por texto o valores dentro de las celdas, es decir, si tenemos varias veces
un nombre, desde el encabezado podemos seleccionarlo únicamente y ver solo ese nombre junto
con todos sus elementos. Las tablas sirven para discernir información rápidamente.
Podemos insertar segmentación de datos, este nos permite que en base a un elemento poder
conocer su relación los demás elementos. Se pueden sacar varias inserciones de segmentación de
datos. Su utilidad es que facilita la búsqueda de datos en tablas demasiado grandes.
De igual forma que lo anterior, la opción de resumir con tabla dinámica, nos ayuda a organizar
los datos de mejor manera, esta opción se encuentra en diseño de tabla. Generalmente su uso será
para datos que abarcan cantidades muy grandes, como por ejemplo los ingresos semanales
durante 4 años de una empresa. Esta opción nos permitirá clasificar las fechas, ingresos, quienes
dieron los ingresos, etc. Esta opción detecta:
 Filtros: sirve para conocer específicamente los datos de una información en base a lo que
queramos y tengamos.
 Columnas: aquí ponemos los datos que necesitamos de forma mas ordenada y clara en
nuestra tabla.
 Filas: son la contraparte con la que se compara la columna, podemos introducir y sacar
datos.
 Valores: detecta valores a los que corresponde la categoría de número, pero también
podemos arrastrarlo ahí en caso de que no los haya detectado.
Si ocultamos la lista de campos, basta con dar clic derecho sobre la tabla y hacer clic en la opción
de mostrar lista de campos.