Módulo 3

Tablas

3.1 Filtrar y ordenar

Cuando se trabaja en tablas grandes con mucha información suele ser necesario visualizar
solo una parte de ella, para ello debemos aplicar filtros.

Asignar filtros: Para insertar filtros a nuestra tabla debemos seleccionar las celdas de la fila
que contenga los encabezados de cada columna, luego buscar en el menú de herramientas
el botón “Crear un filtro” y hacer clic en el.

A continuación veremos que en cada celda de la fila seleccionada se agregó un botón de

filtrado con forma de flecha invertida y además, alrededor de toda la tabla se puede ver una
delgada línea verde. Esta línea delimita las celdas que formarán parte de los filtros a utilizar.
Se debe prestar especial atención a esta línea ya que si continuamos incorporando
información a la tabla, ya sea en nuevas filas o columnas; habitualmente el sistema
interpreta que estas agregando nuevos registros a la misma tabla y extiende el sector
delimitado por la línea verde, pero no siempre es así; por lo cual, si esto no pasa y nosotros
queremos que la nueva información forme parte de los datos a filtrar, debemos sacar el
filtro, haciendo clic nuevamente en el botón “Crear un filtro” del menú de herramientas, para
luego volver a crear el filtro como lo hicimos inicialmente, pero esta vez sumando la nueva
información.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 1

Una vez que hemos confirmado que los filtros se colocaron correctamente, debemos
seleccionar el criterio con el que queremos filtrar. Cuando lo tengamos definido, buscaremos
la columna correspondiente y haremos clic sobre el botón de filtrado, se desplegará un
menú con diversas opciones.

Comenzaremos filtrando los estudiantes que

pertenecen a la carrera TUC, para ello debemos
concentrarnos en el apartado “Filtrar por valores” y
destildar el resto de carreras, dejar seleccionado
solo lo que queremos ver; luego hacer clic en
“Aceptar”.

A continuación se verá una versión reducida de la

tabla, pero esto no significa que el resto de la
información desapareció, simplemente quedó oculta
a la vista. Si revisan los nombres de las filas, podrán
ver que la numeración no es continua, los valores
que faltan son las faltas que se han ocultado luego
de aplicar el filtro.

Podemos sumar tantos filtros como columnas tengamos. Siguiendo con este ejemplo,
supongamos que ahora necesitamos obtener un listado de los estudiantes de TUC que aún
no hayan abonado nada; para esto debemos sumar un segundo filtro en la columna
“Pagos”. En este caso usaremos la opción “Filtrar por color” ya que en nuestra tabla las
celdas de esta columna están diferenciadas por un semáforo de colores en las cuales el
color rojo indica que aún no se abonó nada.

En el apartado “Filtrar por color” seleccionaremos “Color de relleno” y luego haremos clic
sobre el criterio deseado para filtrar, en nuestro caso el llamado “rojo claro 3”.

Para eliminar los filtros y volver a visualizar nuestra tabla original debemos revertir las
selecciones en cada columna. Para ello haremos clic sobre el botón de filtrado que

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 2

actualmente tiene forma de embudo ya que nos está indicando que la columna tiene una
condición de filtrado, y según corresponda:

Columna B, de CARRERAS: Botón de filtrado → Filtrar por valores → Seleccionar todo →

Aceptar

Columna F, de PAGOS: Botón de filtrado → Filtrar por color → Ninguno

Otra posibilidad que nos ofrece esta herramienta de filtrado es ordenar nuestra tabla bajo
ciertos criterios; en orden creciente, decreciente o por color.

A su vez, existe otro modo de ordenar tablas el cual es más flexible y permite indicar los
criterios deseados.

Para esto seleccionaremos toda la tabla y en el menú principal hacemos clic en “Ordenar
intervalo”; allí se abrirá un apartado donde debemos indicar los criterios bajo los cuales
ordenar nuestra tabla.

Volviendo a nuestro ejemplo, ordenaremos la tabla

de manera tal que los estudiantes queden
agrupados por “UBICACIÓN”, dentro de cada sede
por “CARRERA” y dentro de cada carrera en orden
alfabético por “APELLIDO” y “NOMBRE”.

Para facilitar la elección de criterios es conveniente

incluir la fila de encabezados en la selección inicial
de celdas a ordenar y una vez dentro del apartado
“Ordenar intervalo” hacer click en “Los datos tienen
una fila de encabezado”. Luego comenzaremos a
indicar los criterios en el orden deseado haciendo
clic en “Añadir otra columna para ordenar” tantas
veces como criterios queramos utilizar. Una vez
definidos los criterios haremos clic sobre el botón “Ordenar”.

3.2 Formato condicional

El formato condicional es una herramienta que nos permite definir criterios para los cuales
queremos que se le asigne un determinado estilo de formato a las celdas que lo cumplan.
De este modo cada vez que ingresemos un valor dentro del intervalo con formato
condicional, si se cumple el criterio la celda automáticamente tomará el estilo predefinido.

Formato condicional predefinido:

En nuestro ejemplo, la columna F de PAGOS tiene definida 3 reglas de formato condicional.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 3

 1. Rellenar de color verde claro las celdas del intervalo F1:F843 que cumplan el criterio
“El valor es igual a 5000”.
2. Rellenar de color rojo claro las celdas del intervalo F1:F843 que cumplan el criterio
“El valor es igual a 0”.
3. Rellenar de color amarillo claro las celdas del intervalo F1:F843 que cumplan el
criterio “El valor es menos que 5000”.

Por lo cual, cada vez insertamos un valor en el intervalo F1:F843 la hoja de cálculo le
asignará el formato que le corresponda.

Para definir Formatos condicionales comenzaremos seleccionando el intervalo en el cual se

aplicará la regla.

En nuestro caso, para definir la primera regla,

comenzaremos seleccionando toda la columna F, luego
en el menú principal buscaremos “Formato” y haremos
clic en “Formato condicional”. A continuación se nos
abrirá un panel lateral en donde debemos definir la regla.

Como hemos seleccionado el intervalo de antemano, ya

nos sole predefinido el punto “Aplicar al intervalo”, desde
aquí podremos modificarlo o dejarlo como está.

A continuación debemos definir la regla, para ello

seleccionaremos la opción que se ajuste a nuestra
situación de entre el listado disponible en “Dar formato a
celdas si...”. En nuestro ejemplo “Es igual a” y a
continuación indicaremos el valor que debe haber en la
celda para que se cumpla el criterio, “5000”.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 4

Por último debemos definir el “Estilo de formato” eligiendo color de celda y formato de texto.
Luego guardaremos la regla haciendo clic en el botón “Hecho”.

Formato condicional personalizado:

En cada formato condicional que vayamos a definir, debemos seleccionar la regla que
cumpla con nuestra intención; de no existir una regla predefinida se puede personalizar
seleccionando la opción “La fórmula personalizada es”, pero para ello se debe estudiar cada
caso en particular y desarrollar la fórmula específica para el criterio deseado.

A continuación un ejemplo:

Queremos que la hoja de cálculo pinte las celdas con el nº de DNI de los estudiantes que
cursan LPSP en Venado Tuerto. Para esto debemos colocar un formato condicional a la
columna C con una fórmula personalizada que verifique que la columna A y B tengan en
simultáneo los valores deseados, “Venado Tuerto” y “LPSP”.

La fórmula personalizada es: =Y(A:A="Venado Tuerto";B:B="LPSP")

Formato condicional con escala de colores:

Esta opción podría sernos útil en la columna PAGOS si en vez de querer diferenciar quienes
pagaron todo ($5.000,00), algo (menos de $5.000,00 pero más de $0,00) o nada ($0,00);
quisiéramos tener una escala de colores dependiendo de cuánto pagó cada uno. De este
modo, se resaltaría con el rojo más fuerte quienes pagaron $0,00 e iría disminuyendo la
intensidad a medida que nos acerquemos al máximo de $5.000,00.

En el panel lateral debemos seleccionar la opción “Escala de colores” y allí configurar la

escala de colores y valores para cada punto máximo, medio y mínimo. Al confirmar la regla
tocando el botón “Hecho”, cada celdas del intervalo se pintarán de un color distinto según
corresponda su valor dentro de la escala.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 5

 3.3 Tabla dinámica

Las tablas dinámicas son una herramienta de mucha utilidad para calcular y analizar
grandes cantidades de datos. Este estilo de tabla permite resumir de forma interactiva la
información ya que a medida que vayamos modificando nuestros registros o sumando
nuevos, la tabla se actualizará automáticamente. Además, ofrece una gran flexibilidad,
facilidad de adaptación y posibilidad de subdividir los datos en categorías.

Para comenzar a configurarla debemos tener en claro cuál es la información que estamos
buscando. Si partimos de una pregunta concreta nos será más fácil comenzar a darle forma
a los datos; luego a medida que vayamos visualizando las informaciones es probable que
se nos ocurran nuevas opciones y a medida que nos familiaricemos con la herramienta nos
sea más fácil aprovecharla al máximo.

Para crear una tabla dinámica debemos acceder al menú principal en “Insertar” → “Tabla
dinámica”. A continuación se abrirá una ventana
donde definiremos el “Intervalo de datos”, rango
origen de donde se extraerán los datos a analizar.
Es importante que nuestra tabla tenga encabezados
en todas la columnas e incorporar esta primer fila en
el rango a utilizar. Luego debemos definir el lugar
donde queremos que se cree la tabla dinámica,
podemos elegir la opción “Nueva hoja” o seleccionar
“Hoja actual” e indicar en qué celda de la hoja en la
que estamos queremos que se cree la tabla
dinámica. Luego de seleccionar las opciones
deseadas hacer clic en el botón “Crear”.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 6

Personalmente sugiero crearlas en hojas nuevas ya que al ser tablas interactivas las
mismas pueden cambiar de tamaño a medida que insertamos datos, si juntamos más de
una tabla por hoja y no calculamos bien el espacio, puede que se sobreescriba información.

A partir de que creemos nuestra tabla dinámica cada vez que seleccionamos una celda que
sea parte de ella, se desplegará el panel lateral “Editor de tablas dinámicas”.

En el sector derecho se encuentra un listado

con los encabezados de nuestra tabla, este
sector nos sirve para corroborar que hayamos
hecho una selección correcta del rango.

A la izquierda se detalla el rango seleccionado

anteriormente, el cual, de ser necesario,
puede ser modificado haciendo clic en el
botón con forma de cuadrícula en 2x2.

A continuación se puede desplegar un listado

con opciones sugeridas para configurar la
tabla dinámica; se pueden revisar las
opciones que ofrece el sistema, pero es recomendable crearla desde cero para comprender
la lógica estructural y aprovechar la flexibilidad que tiene la herramienta.

Filas: nos permite organizar la información por filas, dará las categorías y encabezados
verticales de nuestra tabla. Podemos utilizar uno o varios elementos.

Columnas: nos permite organizar la información por columnas, dará las categorías o
encabezados horizontales de nuestra tabla. Podemos utilizar uno o varios elementos.

Valores: nos permite configurar el tipo de información a visualizar como valor en la tabla
(suma, máximo, media, contar valores, etc.)

Filtros: permite que podamos filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos.

Para trabajar sobre un ejemplo, se extendió el número de registros de la tabla con la que
veníamos trabajando y se ingresaron fechas de pago desde junio hasta noviembre de 2021.

Partiendo de la pregunta ¿Cuánta plata se recaudó por carrera según ubicación?, podemos
deducir que trabajaremos con las columnas ”CARRERA” y “UBICACIÓN” , las cuales serán
respectivamente nuestras filas y columnas; y los valores buscados serán obtenidos de la
columna “PAGOS”.

Para lograr la configuración haremos clic sobre el botón “Añadir” en cada opción y
asignaremos la columna correspondiente, a medida que vayamos editando nuestra tabla se
podrá visualizar la tabla dinámica en la nueva hoja.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 7

En el editor es posible personalizar el sentido del orden, si mostrar o no las columnas con
valores totales y la información que queremos mostrar como valor en la tabla (suma, valor
máximo, valor mínimo, cuenta, promedio, etc.).

Como mencionamos anteriormente, es posible ingresar más de un tipo de información por

fila y/o columna. Para dar un ejemplo, podríamos reformular la pregunta inicial a: ¿Cuánta
plata se recaudó mensualmente por carrera según ubicación?

Para esto, deberíamos añadir la información de la columna “FECHA PAGO” a las filas; de
este modo, y por ahora, estaremos visualizando lo recaudado por día ya que en nuestro
registro original cargamos los días de pago.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 8

Para obtener la información
deseada, los montos mensuales;
debemos agrupar los datos de la
columna “FECHA PAGO” de forma
tal que nos ofrezca la información
buscada. Para ello haremos clic con
el botón derecho del mouse sobre
cualquiera de las fechas que hay en
nuestra tabla dinámica → “Crear
grupo de fechas de tabla dinámica”
→ y en nuestro caso,
seleccionamos la opción “MES”.

Ahora sí obtendremos la tabla que

responde a la nueva pregunta
¿Cuánta plata se recaudó mensualmente por carrera según ubicación?

Con la misma información se pueden realizar cientos de preguntas que dan origen a cientos
de tablas. A continuación daremos un ejemplo más con el fin de usar el sector de filtros.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 9

¿Cuántos estudiantes pagaron al menos $1
distribuidos por carrera según ubicación?

Para responder esta pregunta podemos hacer una

nueva tabla dinámica o modificar la anterior, si
trabajamos sobre esta última, deberíamos eliminar
de las filas los datos “FECHA PAGO”, en el sector
valores cambiar en “Sumar por” el valor “SUM” por
“COUNT”; y por último añadir la columna “PAGOS” a
filtros. Una vez definido el filtro, debemos configurar
la condición, para ello elegiremos la opción “Filtrar
por condición” → “Mayor que” → e ingresamos el
valor “0”.

Tras esta configuración se obtendrá la tabla

deseada.

Capacitación Google Sheets - Módulo 3 10