HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022

EESTP PNP CAJAMARCA

MICROSOFT EXCEL
A. CONCEPTO
Es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, Android.
Es una herramienta que nos permite hacer cálculos de manera rápida y sencilla,
dibujar gráficos a partir de la información que hemos dibujado, hacer análisis
profundos de grandes cantidades de información
La apariencia de Excel es muy sencilla, una rejilla que divide el
espacio en celdas. Estas celdas son la mínima estructura de
Excel y en ellas podemos hacer las siguientes operaciones:

B. ¿Para qué sirve Excel?

✓ Resolver cálculos matemáticos de cualquier complejidad.
✓ Graficar la información para que sea más fácil de interpretar.
✓ Ordenar datos ascendente o descendentemente.
✓ Filtrar información de manera que podamos ver sólo aquella que nos interesa.
✓ Dar formato condicional a las celdas para que se resaltan cuando cumplan
ciertas condiciones.
✓ Diseñar documentos como facturas, notas de remisión, etcétera utilizando las
herramientas de formato.
✓ Utilizar herramientas de análisis y previsión de la información para que nos
muestre diferentes escenarios y nos permitan tomar decisiones correctas.
✓ Almacenar información de forma organizada y crear una base de datos.
✓ Resumir información en una tabla dinámica.
✓ utilización de macros para personalizar las operaciones a realizarse en Excel
haciendo aún más especializado el trabajo que debe realizar.

C. LIBRO DE TRABAJO
Así se les llama a los archivos de Excel. Algunos datos que debes conocer acerca de
los libros de trabajo son:
Un libro inicialmente contiene una hoja de cálculo (en versiones anteriores eran tres).
Posteriormente se le pueden agregar nuevas hojas de cálculo u otras hojas de gráfico.
Cada vez que abrimos Excel, automáticamente tendremos un libro nuevo que lleva
por nombre libro1, si abres otro nuevo se llamará libro2 y así sucesivamente.
Ahora bien, si llegaste al libro 3 y lo cerraste sin guardar, cuando abras otro nuevo ya
no aparecerá libro3 sino libro4 ya que Excel te muestra cuántos libros has abierto en
esa sesión.

PROTECTORES DE LA PAZ 1
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

D. HOJA DE CÁLCULO
Es el área de trabajo principal de Excel, está formada por un conjunto de filas y
columnas. Se les llama hoja de cálculo porque en ellas se pueden realizar cálculos
matemáticos de cualquier complejidad.
E. FILAS DE EXCEL
Tienen una orientación horizontal en la hoja, simulando ser los renglones de un
cuaderno. Están nombradas por números en orden ascendente. Algunas cosas que
debes saber acerca de las filas son:
Cada hoja de cálculo tiene un total de 1,048,576 filas.
F. COLUMNAS DE EXCEL
Tienen una orientación vertical en la hoja, y están nombradas por letras mayúsculas
en orden alfabético, A, B, C, etc.
Cada hoja de cálculo tiene un total de 16,384 columnas.
G. RANGO
Está formado por una o más celdas que al estar seleccionadas al mismo tiempo Excel
las tratará como una unidad incluso puede asignarle un nombre escribiéndolo en el
cuadro de nombres. Los rangos muy útiles para trabajar con Excel, ya que muchas
las operaciones que se realizan en éste programa se hacen utilizando de rangos.
Puedes tener hasta 2048 rangos al mismo tiempo.
H. GRAFICOS DE EXCEL
Para terminar el tema te terminología básica de Excel es la hoja de gráfico. Es una
hoja de un libro que sólo puede contener un gráfico de cualquier tipo, el cual fue creado
por los datos que están dentro del rango de una hoja de cálculo. A continuación, se
muestran dos ejemplos de hojas de gráficos.

PROTECTORES DE LA PAZ 2
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

1. MENÚ ARCHIVO
En esta sesión conoceremos a fondo las diferentes opciones que tiene el Menú
Archivo. Opciones como guardar, guardar como, exportar, publicar, compartir, entre
otros, veamos a continuación.
a) Opción nuevo
Al escoger esta opción tenemos 2 posibilidades:
 Iniciar en base a un Libro en blanco.
 Iniciar en base a una Plantilla (para que puedas hacer uso de las Plantillas de
Excel se requiere conexión a Internet).
 Asimismo, encontraremos las opciones ABRIR, IMPRIMIR, COMPARTIR,
ENTRE OTROS.

b) Opción guardar
Tenemos también la posibilidad de guardar nuestros Libros de Excel en nuestra
computadora o en la nube (OneDrive).
Para guardar Libros de Excel en nuestra computadora seguimos los siguientes pasos:
 Clic en el Menú Archivo / Opción guardar o presionamos CTRL + G.
 Clic en el botón Examinar
 En la ventana que aparece escogemos la ubicación en donde deseamos
guardar, ingresamos un nombre, y clic en guardar.
 A partir de ahora, si agregamos información o hacemos algunos cambios y/o
modificaciones a nuestro Libro de Excel, simplemente presionamos CTRL + G
para guardar los cambios realizados.

c) Opción exportar
Podemos exportar nuestro Libro de Excel en formato PDF para guardarlo en alguna
ubicación de nuestra computadora. Para ello seguimos los siguientes pasos:
 Clic en el Menú Archivo / Exportar
 Clic en el botón “Crear documento PDF”
 En la ventana que aparece escoger la ubicación de nuestro archivo y el nombre.
 Clic en Publicar.

2. CINTA DE OPCIONES
La cinta de opciones está dividido en 3 partes:
 1. Pestañas (también llamados Fichas).
 2. Grupos (también llamados Secciones).
 3. Botones (también llamados Comandos).

PROTECTORES DE LA PAZ 3
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

Asimismo, podemos ocultar y mostrar completamente toda la cinta de opciones. Para

ello nos dirigimos a la parte superior derecha, encontraremos un botón llamado
“opciones de presentación de la cinta de opciones”, cuando hacemos clic en él
escogemos la opción “ocultar automáticamente la cinta de opciones”, para dejarlo
como estaba antes volvemos a hacer clic en el botón y escogemos “mostrar pestañas
y comandos”.
3. CUADRO DE NOMBRE
El cuadro de Nombres permite verificar la celda activa, pero además es una manera
rápida de dirigirse hacia una celda o rango de celdas. También el cuadro de nombres
alberga los nombres de rangos aplicados a un rango o celda. En la siguiente imagen
observamos el nombre que se le asignó a una base de datos.

4. BARRA DE FÓRMULA
En la Barra de fórmula podrá ingresar datos directamente a las celdas, y también
puede modificar fórmulas o funciones. Esta barra es ideal cuando necesita ver un dato
sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista de los datos más no el dato en
sí.

PROTECTORES DE LA PAZ 4
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

5. INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Insertar filas y columnas es sencillo. Comenzamos con las columnas, para ello
realizamos los siguientes pasos:
NOTA: Las columnas que agregamos siempre se agregan al lado izquierdo de la
columna seleccionada.
 Seleccionamos una columna.
 Hacemos clic derecho.
 Escogemos la opción “Insertar”.

6. ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

Para eliminar filas y columnas el procedimiento es similar al de insertar. Comencemos
con las filas.
 Seleccionamos la fila o filas a eliminar.
 Hacemos clic derecho.
 Escogemos la opción “Eliminar”.

7. CAMBIAR EL ANCHO Y ALTO DE FILAS Y COLUMNAS

Para cambiar el ancho de las columnas lo podemos de hacer de forma manual
(ubicando el cursor en la columna y arrastrando el cursor). Pero también lo podemos
realizar en base a una medida en particular. Veamos:
 Seleccionamos la o las columnas que deseamos aumentar el ancho.
 Nos dirigimos a la Pestaña Inicio / Grupo Celdas.
 Clic en el botón Formato y escoger Ancho de columna.

8. INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO Y PERSONALIZAR SUS ETIQUETAS

Si deseamos insertar una hoja de cálculo más, debemos de realizar los siguientes
pasos:
 Nos dirigimos a la parte inferior izquierda de nuestra ventana de Excel.
 Encontraremos un botón circular con el signo +, sencillamente hacemos clic en
él y ¡Listo!
 Para cambiar el color de la etiqueta, hacemos clic derecho y escogemos color
de pestaña y elegimos algún color.

9. COPIAR, PEGAR Y CORTAR CELDAS

Si lo que deseamos es copiar presionamos las teclas CTRL + C, para pegar es CTRL
+ V, mientras que para cortar es CTRL + X.
 Seleccionamos la o las celdas que deseamos copiar o cortar.
 Presionamos CTRL + C (copiar) o CTRL + X (cortar) según sea el caso.
 Ubicamos el cursor o seleccionamos la celda donde será pegado la información
que hemos copiado o cortado.

PROTECTORES DE LA PAZ 5
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

 Finalmente, presionamos las teclas CTRL + V (pegar).

10. CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

Si nos encontramos en un Libro de Excel y deseamos crear un nuevo Libro en blanco,
podemos presionar las teclas CTRL + U.

11. CONFIGURACIÓN PARA IMPRESIÓN

A continuación, vamos a aprender a configurar nuestra hoja de cálculo para impresión.
 Una vez abierto nuestro Libro de Excel, nos dirigimos a la pestaña Vista / Grupo
Vistas del Libro / Botón Ver Saltos de Página.
 Aparecerá una línea discontinua vertical de color azul, la cual tenemos que
arrastrar hacia la derecha para que nuestra información logre encajar a lo ancho
de una hoja o página.
 Asimismo, aparecerán 2 líneas discontinuas horizontales de color azul,
arrastrar la segunda línea hacia abajo para que nuestra información ocupe la
menor cantidad de hojas o páginas posible.
 Si presionamos las teclas CTRL + P (Imprimir) podemos visualizar que nuestra
información está ocupando 2 páginas.
❖ ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Un encabezado es un texto impreso en la parte superior de cada una de las
páginas, y un pie de página es un texto impreso en la parte inferior de cada página.
Los pasos para crear un encabezado o un pie de página son los mismos:
 Ir a la pestaña Disposición de página / Grupo Configurar página / Botón Imprimir
títulos.
 Hacemos clic sobre la pestaña Encabezado y pie de página.
❖ REPETIR FILAS O COLUMNAS EN CADA PÁGINA
Si una hoja de cálculo abarca más de una página, puede imprimir títulos o etiquetas
de filas y columnas (también llamados títulos de impresión) en cada página para
asegurarse de que los datos estén denominados correctamente.
 Ir a la pestaña Disposición de página / Grupo Configurar página / Botón Imprimir
títulos.
 En la pestaña Hoja, bajo Imprimir títulos, realice uno de estos procedimientos
o ambos:
✓ En el cuadro Repetir filas en extremo superior, indique la referencia de las filas
que incluyan encabezados de columna.
✓ En el recuadro Repetir columnas a la izquierda, digite la referencia de las
columnas que incluyan los rótulos de fila.

PROTECTORES DE LA PAZ 6
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

12. FORMATO DE CELDAS

A través de la ventana Formato de celdas (CTRL + 1) tenemos la posibilidad de aplicar
formato numérico, de borde y de relleno a un rango de celdas. Comencemos con el
formato numérico:
 Seleccionamos el rango al cual deseamos aplicar el formato.
 Presionamos las teclas CTRL + 1 para abrir la ventana Formato de celdas.
 En la pestaña Número activamos la categoría Moneda, escogemos las
posiciones decimales, el símbolo y clic en aceptar.
❑ FORMATO DE BORDE Y DE RELLENO
Con este tipo de formato cambiamos la apariencia de nuestros cuadros en Excel,
veamos:
 Seleccionamos el rango a aplicar el formato.
 Abrimos la ventana Formato de celdas (CTRL + 1).
 Nos dirigimos a la pestaña Borde, seleccionamos un estilo de línea, un color,
hacemos clic en contorno.

13. FUNCIONES BÁSICAS

❑ FUNCIÓN SUMA
La función SUMA no es la más importante de Excel ni mucho menos pero es tan
básica y se usa tanto que debe colocarse en primer lugar. Para mi es la primera
de las 4 funciones básicas de Excel.
Esta función te permite hacer sumas de celdas o de rangos de celdas. En la
siguiente imagen vemos como se usa la función suma para sumar tres celdas
diferentes. Para ello, insertaremos la función SUMA y después iremos
seleccionando cada uno de los valores que queremos sumar.

❑ FUNCIÓN CONTAR
Esta función es muy sencilla y también se usa muchísimo. Esta función nos
permitirá contar los valores numéricos que se encuentran dentro de un rango.
EJEMPLO:
Como puede verse en la siguiente imagen, el rango que hemos seleccionado va
desde la celda 5 hasta la celda 20. Esto son 16 celdas pero la función CONTAR
sólo devuelve como resultado 13. Esto es porque no cuenta ni las celdas vacías ni
aquellas que contengan palabras.

PROTECTORES DE LA PAZ 7
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

❑ FUNCIÓN PROMEDIO
Esta función es la que nos permite obtener la media de una serie de valores. Al
igual que en la función SUMA, podremos ir seleccionando las celdas una a una o
seleccionar un completo rango de celdas.
NOTA: muy importante, la función PROMEDIO devuelve la media aritmética. Si
quieres hallar otro tipo de media o la moda o la media estás de enhorabuena, Excel
tiene una función para todas ellas. Ve a Fórmulas >> Biblioteca de funciones y
busca entre las funciones estadísticas.

❑ 4. FUNCIÓN SI
Esta función nos permite poner condiciones en Excel, si si, poner una condición en
Excel del tipo: si la celda A1 es mayor que 5 devuelve el valor «OK» sino, devuelve
el valor «NOK».
En la siguiente imagen podéis ver un ejemplo muy sencillo: si la celda A6 tienen
un número mayor que la celda A7 quiero que escriba la palabra «mayor» y si no,
la palabra «menor».

PROTECTORES DE LA PAZ 8
 HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS 2022
EESTP PNP CAJAMARCA

❑ CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE

Las listas desplegables permiten que los usuarios elijan un elemento de una lista que
usted cree.
 Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiera crear la lista
desplegable.
 Vaya a la pestaña Datos de la cinta de opciones y, después,
seleccione Validación de datos.
 En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
 Haga clic en el cuadro Origen y, después, seleccione el rango de lista.

PROTECTORES DE LA PAZ 9