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TECNICATURA UNIVERSITARIA EN
ADMINISTRACIÓN

UNIDAD 6

PLANILLA DE CÁLCULO – INTRODUCCIÓN

MANEJO DE DATOS.
UNIDAD 6
PRESENTACIÓN

En Google Docs también podemos encontrar la herramienta Hojas (Sheets) que nos
permite crear y trabajar con Hojas de cálculo.

Podemos definir una hoja de cálculo como la aplicación que nos permite realizar
operaciones con valores organizados en una cuadrícula. La utilidad radica en que se
pueden realizar desde operaciones simples y básicas hasta cálculos complejos.

En esta unidad trabajaremos las Hojas (Sheets) en Google Drive: su entorno, como
movernos en él, como introducir datos, como formatear celdas, etc

OBJETIVOS
QUE LOS PARTICIPANTES LOGREN:

● Reconocer la interfaz de la herramienta Hojas (Sheets) de Google.

● Identificar movimientos y acciones que se pueden realizar en celdas, filas y
columnas.
● Ingresar datos y editarlos.
TEMARIO:

1 Reconocimiento de la interfaz de Hojas (Sheets).

2 Identificación de celdas, rangos, filas y columnas.
3 La Hoja de Cálculo: el desplazamiento en ella, la grabación y los libros de trabajo.
4 Las celdas: Selección, referencias, copiado y formateo de celdas.
5 Filas y columnas: Edición y congelado de filas y columnas.
6 Datos: Introducción y edición.

1 Reconocimiento de la interfaz de Hojas (Sheets).

Cuando creamos una nueva hoja de cálculo en Google Drive, se abre una ventana de edición
con las siguientes características:
En su parte superior encontramos, al igual que en los otros Docs, el espacio para colocar
el título al documento, la Barra principal de menús, el botón para insertar comentarios y el
botón para compartir el documento con otros.

Por debajo de esta se encuentra la Barra principal de íconos:

En ella encontramos los siguientes:

Permite la impresión de la planilla.

 Estas flechas posibilitan las acciones de Deshacer o Rehacer las acciones
realizadas en la planilla.

Copia de formato. Permite copiar el formato del texto seleccionado a otro bloque de
texto.

Aplica formato monetario.

Formato porcentaje.

Aumenta o disminuye los lugares decimales.

Otros formatos. Al cliquear sobre este ícono se

despliega un menú con más opciones de formatos:

Los íconos que siguen trabajan sobre la edición de texto y son los
mismos que aparecen en otros Docs. de Drive: tipo y tamaño de fuente, negrita, cursiva,
tachado y color de fuente, etc.
A continuación se presentan:

Coloca el color de fondo a la celda o celdas seleccionadas.

Coloca bordes a la celda o celdas seleccionadas.

Permite que se combinen las celdas

seleccionadas.

Luego se muestran los siguientes íconos:

Con este ícono se pueden modificar las alineaciones horizontales de los

contenidos de las celdas.

Con este ícono se pueden modificar las alineaciones verticales de los

contenidos de las celdas.

Con este ícono se puede organizar un texto extenso dentro de una celda.

Inserta un link en la celda seleccionada.

 Inserta un comentario en la celda seleccionada.

Inserta un gráfico. (Los gráficos los trataremos en la próxima unidad).

Con este ícono se pueden activar los filtros que van a permitir seleccionar la
información que deseamos visualizar, sobre toda la existente en la Hoja de
Cálculo.
Este ícono permite insertar funciones en la Hoja de Cálculo. (Este tema lo trataremos
en la Unidad siguiente).

Por debajo de la Barra de íconos se encuentra la Barra de Fórmulas (Formula Bar). En

ese espacio se mostrará la estructura de las fórmulas y funciones que estemos
trabajando en la Hoja de Cálculo.

A continuación se encuentra el Área de Trabajo, donde se realizarán todas las entradas

de texto o numéricas.
 Por debajo de esta Área se encuentra la barra que permite controlar el accionar de las
distintas hojas del libro de trabajo.

Este ícono permite agregar hojas a nuestro libro de trabajo.

Desde aquí podemos obtener un listado de todas las hojas presentes en el libro de
trabajo.

Esta es la solapa que identifica la Hoja de cálculo. Si cliqueamos sobre

ella se desplegará un menú con una variedad de acciones que se pueden aplicar sobre la
hoja, como borrarla, cambiarle el nombre, protegerla, ocultarla, moverla, etc.
 2. Identificación de celdas, rangos, filas y columnas

El área de trabajo de la Hoja de Cálculo se encuentra formada por una cuadrícula o

grilla. En ella se pueden observar filas, que son los espacios horizontales identificados
con números:

Los espacios verticales son las columnas. Estas se identifican con letras.
Inicialmente, la hoja de cálculo presenta 1000 filas. Al pie de la fila 1000 se encuentra la
opción de agregar 1000 filas más.

Con relación a las columnas, inicialmente muestra las columnas desde la letra A hasta la
letra Z, pero pueden agregarse más columnas si se activa el Menú Insertar (Insert) –
Columnas (Columns) y allí decidir si se insertan a la derecha o a la izquierda de la que
esté seleccionada. También en este Menú tenemos la opción de insertar filas por arriba o
por debajo de la fila seleccionada.

Finalmente, tenemos las celdas, que son las intersecciones de las filas con las columnas.
Estas se identifican con la letra correspondiente a la columna y el número
correspondiente a la fila.
Definimos un rango como un conjunto de celdas adyacentes. El trabajo con rangos facilita
la colocación de formatos a varias celdas adyacentes en un solo paso.

Celda: D6

Rango: D6:E9

El rango, también llamado intervalo, se denomina con la identidad de la primera celda de

la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y la identidad de la última celda de la esquina
inferior derecha.
En la imagen que antecede, el rango D6:E9 está formado por las celdas D6, D7, D8, D9,
E6, E7, E8, E9.

A los rangos se los puede identificar con nombres, lo que facilita su localización dentro de
fórmulas y funciones.
 3. La Hoja de Cálculo: el desplazamiento en ella, la grabación y los
libros de trabajo.

3.1. El desplazamiento por la hoja de cálculo.

La hoja de cálculo es mucho más grande que lo que observamos cuando entramos en el
programa.
Inicialmente tendremos a la vista la zona superior izquierda de la planilla comenzando por
la celda A1 que se denomina Casa (Home). A partir de allí y según la cantidad de datos
que queramos incluir en la planilla es posible que ya no quepa en una pantalla.
Por ello, vamos a necesitar desplazarnos por la hoja para visualizar todo su contenido.
Esto podemos hacerlo de varias maneras. Una de ellas es utilizando las barras de
desplazamiento horizontal y vertical que se encuentran en los bordes de la planilla.

También están las combinaciones de teclas o atajos de teclado que permiten los
mismos movimientos pero de manera más veloz.
A continuación se verán las tablas de las combinaciones más comunes para PC y
para Mac.1
1
https://support.google.com/docs/answer/181110?hl=es
 Combinaciones de teclas para PC

Combinación de teclas para Mac.

3.2. Grabando la hoja de cálculo

Las hojas de cálculo se graban automáticamente pero para que esto suceda hay que realizar
un primer ingreso de datos.
Cuando realicemos esta acción la lectura que aparecerá a la derecha de la barra de Menú
es:

Inmediatamente después se podrá leer:

A partir de ese momento, comenzarán a grabarse automáticamente todos los cambios
que realicemos en la planilla.

3.3 Los libros de trabajo

El conjunto de hojas de nuestro Docs forman un libro de trabajo. Al crear una planilla
tendremos disponible una sola hoja con cerca de 26 filas y unas 14 columnas visibles.

Ya vimos que con cliquear en el botón podemos agregar más hojas.

De esta manera podemos tener varias hojas con información diferente que puede estar o
no relacionada entre sí, evitando tener todos los datos en una sola hoja. De esta forma se
organiza mejor la información.
Las hojas se identifican por las solapas que se encuentran en la parte inferior de la
planilla. A cada una de ellas conviene asignarle un nombre representativo de su
contenido para una mejor y más fácil identificación.
Esto puede realizarse haciendo doble click sobre la solapa.

Cada solapa muestra un menú desplegable que permite realizar diferentes acciones
sobre la hoja activa, como eliminarla, cambiarle el nombre, cambiar su ubicación,
copiarla, etc.
 El límite de hojas que se pueden colocar en un libro de trabajo es de 200. 2

4. Las celdas: Selección, referencias, copiado, movimiento y formateado de

celdas.

4.1. Selección de celdas, rangos, filas y columnas.

Para cualquier acción que queramos realizar sobre una celda o sobre un conjunto de ellas
debemos primeramente seleccionarlas.
● Si queremos seleccionar solo una celda, basta con cliquear sobre ella.
● Si queremos seleccionar un rango de celdas cliqueamos sobre una de ellas y
sin soltar el botón del mouse arrastramos hasta realizar la selección deseada.
También podemos lograrlo si seleccionamos la primer celda y presionando el
botón Shift (Mayúscula) del teclado, hacemos el arrastre sobre las celdas que
queremos seleccionar.

2
Estos datos pueden variar. La funcionalidad del total de celdas también y está relacionado con la
complejidad de funciones que en ella se introduzcan.
 Podemos también realizar la misma acción presionando la tecla Shift
(Mayúscula) y las flechas del teclado hasta cubrir el conjunto de celdas que
queremos seleccionar.
● Para seleccionar una columna en su totalidad basta con cliquear sobre la letra
que la identifica.
● Para seleccionar una fila en su totalidad basta con cliquear sobre el número
que la identifica.
● Si queremos seleccionar toda la hoja, debemos cliquear en la esquina superior
izquierda de la hoja, donde interseccionan filas y columnas.

4.2. Referencias de celdas

Hemos visto en el punto 2 como se identifican las celdas. Si queremos que dos o más
celdas participen en una operación, por ejemplo en una suma, lo indicamos de la
siguiente manera:

El trabajo con fórmulas y funciones lo desarrollaremos en una próxima unidad. Lo que nos
interesa aquí es observar como se identifican las celdas que participan en la operación.
Este tipo de identificación se denomina REFERENCIA RELATIVA porque relaciona la
operación a la posición de las celdas indicadas. Es decir, si yo muevo el contenido de
alguna de las celdas participantes, se modificará el resultado. Lo que indica la función es
la suma de los contenidos de las celdas involucradas.
Si lo que queremos es sumar los contenidos de las celdas A1 y B1 independientemente
de si cambian o no sus valores, y que el mismo no se altere con ningún movimiento o
desplazamiento de celdas que hagamos, debemos recurrir a las REFERENCIA
ABSOLUTAS.
Estas se notan agregando un símbolo $ delante de la letra que identifica la columna y
delante del número que identifica la fila.
Esta acción puede realizarse insertando el símbolo $ desde el teclado o presionando la
tecla F4. En Mac es tecla fn + F4.

4.3. Copiar celdas

Se puede copiar de manera sencilla el contenido de una celda o de un rango de celdas.

Basta para ello con seleccionar la o las celdas y ubicar el cuadradito que se va a presentar en
el ángulo inferior derecho.

Presionamos en dicho cuadradito y dibujamos el área en el cual queremos que se copie

el contenido de la/las celdas. Al soltar el botón del mouse, se habrá copiado el contenido
deseado.
Los resultados varían según el contenido de la/las celdas origen, por ejemplo, si el
contenido de las celdas orígen son valores fijos (constantes) se van a copiar tal cual a
menos que tengan definida una secuencia numérica predeterminada. En ese caso la
continuarán.
Para que esto se produzca hay que seleccionar al menos las dos primeras celdas que
inician la serie. La primera celda indicará el inicio del resultado y la segunda celda
indicará el salto que deberá tener en cuenta la seriación

IMPORTANTE: para trabajar series (secuencias numéricas) es importante tener en

cuenta el idioma en que se encuentra el programa.
Si el contenido de las celdas origen son fórmulas, el resultado de la copia va a depender
de si las referencias participantes en ella son relativas, absolutas o mixtas.
Existen otras opciones para copiar celdas, como utilizar el menú Edición – Copiar (Edit - Copy)
y Edición – Pegar (Edit – Paste), las combinaciones de teclas Ctrl. + C (⌘ + C) Ctrl.
+ V (⌘ + V), o utilizando el botón derecho del mouse en el menú desplegable:
En el menú Editar (Edit) encontramos la opción de Pegado especial (Paste special) que
permite realizar el pegado de la información que se encuentra en la celda origen de varias
maneras, pegar solo valores, solo formatos, solo fórmulas, etc.

IMPORTANTE: Tener en cuenta que al copiar el nuevo contenido se reemplazará el de

las celdas destino si estas estuvieran ocupadas.

4.4. Formateo de celdas

Se pueden aplicar formatos a las celdas ya sea para mejorar su estética o para resaltar
determinados datos o valores resultantes.

4.4.1. Fuentes y colores de fuentes (fonts)

Se pueden trabajar en la planilla los formatos de fuentes y estilos de la misma manera

que en los otros Docs de Drive.

Primero debemos seleccionar la celda o celdas que queremos formatear y luego

podemos aplicar las modificaciones de diferentes maneras:

1. Desde los íconos de la Barra de íconos

2. Desde la Barra de menús (Menú Formato – Format)

Si lo que deseamos es que de manera automática se modifique el diseño de una celda

según su contenido, tenemos que trabajar la opción Formato condicional. (Conditional
formatting…)
Con esta opción podemos programar que una o varias celdas cambien su diseño de
manera automática respondiendo a una consigna que le establecemos.

Al activar esta opción aparecerá sobre el área izquierda una caja con opciones.

Desde esta caja podemos elegir el formato que deseamos para la celda o rango elegidos.
En el ejemplo se elige un color de fondo colorado para los valores menores a 0
(negativos).
El resultado es:
Para eliminar los formatos establecidos, tenemos la opción Borrar Formatos en el menú
Formato (Clear formatting)

4.4.2. Alineaciones en las celdas

En las celdas se pueden colocar alineaciones horizontales y verticales. Estas se pueden
colocar de manera individual o combinadas.
Como siempre, no hay una sola forma de realizar esta acción:
Podemos usar los íconos de la barra de íconos:

O bien la opción Alineación (Align) del menú Formato (Format)

Por defecto el contenido de la celda está alineado a la izquierda y abajo cuando es texto y
a la derecha y abajo cuando es numérico.

4.4.3. Bordes de celdas.

Podemos colocar bordes a una celda o a un rango. Esto nos permitirá una estética diferente,
delimitar contenidos y resaltar información.
Para aplicarlos primero debemos realizar la selección de las celdas que queremos
formatear y luego podemos activar:

1. El ícono de bordes. Se abrirá una ventana con las diversas opciones que
podemos colocar, bordes internos y externos, la grilla interior solamente, los
diferentes laterales, solo el borde externo, etc.

También podemos modificar el color y el grosor de la línea.

4.4.4. Formatos numéricos

Existen formatos específicos que podemos colocar en las entradas de números y fechas.
Estos formatos solamente modifican la forma en que se visualizan los datos, no varían su
valor.
Los formatos más utilizados son:

Valor Formato Resultado

2133,523 Normal 2133,523

2133,529 Redondeado 2.134

-2133,529 2 decimales -2.133,53

 Financiero
2133,529 2.134
redondeado

-2133,529 Finanzas (2.133,53)

1234,567 Científico 1,23E+03

1234,567 Moneda 1.235 €

1234,567 Moneda 1.234,57 €

Porcentaje
1,555 2%
redondeado

1,555 Porcentaje 1,56%

15-10-2008 16:35:00 Fecha 15/10/2008

15-10-2008 16:35:00 Hora 16:35:00

15-10-2008 16:35:00 Fecha hora 15/10/2008 16:35:00

440 Texto normal 440

Para colocar estos formatos se pueden utilizar las opciones del menú Formato – Número
(Format – Number)
También se pueden utilizar los íconos de la Barra de íconos:

IMPORTANTE:

● La identificación del ícono moneda puede variar según los países.

● En el formato porcentaje el 1 se corresponde con el 100%, por lo
tanto el dato 0,2 se visualizará como 20% y el dato 1,5 se verá como
150%.

4.4.5. Combinación de celdas

Se pueden combinar varias celdas para que resulten solo una y poder ingresar
información en ella.. Esta combinación puede realizarse con celdas adyacentes de una
misma fila o celdas adyacentes de una misma columna.
Para ello basta con seleccionar las celdas que queremos combinar y luego presionar el
ícono.
Al realizarse la combinación de celdas, desaparecen las divisiones de cada una de las
celdas intervinientes.
Para deshacer la acción solo debemos seleccionar las celdas combinadas y volver
a presionar el ícono de combinar celdas.

5. Filas y columnas: Edición y congelado de filas y columnas

5.1. Modificar el alto de filas y el ancho de columnas

Al entrar en la planilla observamos que todas las filas y las columnas tienen un acho y un
alto determinado. Pero esto puede cambiarse.
Para modificar el alto de la fila solo tenemos que localizar la flecha entre dos filas y
presionando el cursor del mouse estirar hacia arriba o hacia abajo según el tamaño que
queramos lograr.

También se ajustará el alto de la fila de manera automática si insertamos texto

extenso en una celda y se activa la opción de ajustar texto

También podemos modificar el ancho de una o de varias columnas. Para ello debemos
posicionarnos en la intersección de la identificación de columnas y presionando el botón
del mouse aparecerá la flecha que permitirá agrandar o reducir el ancho de columna
según deseemos.
 5.2. Inmovilizar filas y columnas

Muchas veces sucede que tenemos una planilla con gran cantidad de filas y columnas y
al desplazarnos por ellas perdemos de vista los títulos. Entonces debemos recurrir a las
primeras filas o columnas para recordarlos.
La planilla presenta la opción que permite inmovilizar o freezar filas y columnas para que
estos títulos de referencia permanezcan siempre visibles.
Solo debemos posicionarnos en la celda que queremos que permanezca a la vista e ir al
menú Ver – Inmovilizar (View – Freeze). Allí se nos mostrará el siguiente desplegable:

Este menú nos presentará diversas opciones, como congelar una sola fila o dos o la que
está por encima de la activa.
Un ejemplo sería:
Podemos llegar a freezar hasta 10 filas y hasta 5 columnas adyacentes. Para trabajar
sobre mas de una fila solo debemos posicionarnos en la fila 5, por ejemplo si deseamos
congelar las 5 filas por encima, y luego activar la opción descripta.
Exactamente el mismo procedimiento se puede realizar para freezar columnas.
También se pueden aplicar las dos acciones en forma simultánea: congelar filas y
columnas.
Para ello hay que repetir la acción descrita anteriormente primero para filas y luego para
columnas sobre la misma selección:
6. Datos: Introducción y edición.

6.1. Introducción de datos

Podemos introducir datos en todas las celdas de la planilla y darles el formato que queramos
como hemos visto anteriormente.
Para ello basta con dar un click de mouse sobre la celda seleccionada y comenzar a
tipear el contenido en ella.
También podemos introducir datos que hayan sido copiados de otro orígen.
Una vez tipeados los datos, con solo presionar la tecla Enter quedarán reflejados en la
celda.
Si queremos cancelar la introducción de datos, solo debemos presionar la tecla Esc del
teclado.
Siempre debemos tener en cuenta que si introducimos datos en una celda ocupada, los
datos iniciales serán sustituidos por los nuevos.
Si lo que queremos es introducir una fórmula o función, en la celda se reflejará el
resultado, pero su contenido real vamos a poder visualizarlo en la barra de fórmulas.

1.2. Edición de datos

Es muy sencillo el modificar un dato ingresado en una celda. Con solo cliquear sobre ella
podemos editar su contenido.
También podemos utilizar para esta acción la barra de fórmulas ya que allí se encuentran
los contenidos de la celda activa.
Se insiste en que se tenga en cuenta que los datos ingresados sustituyen a los que
originalmente pueden haber estado ocupando la celda.

Recordamos…

✓ Cuando a continuación de un menú se observan tres puntos (…) está indicando

que al presionar sobre esa opción se abrirá un nuevo menú con otras opciones.

✓ No existen opciones únicas para ejecutar acciones. Puede haber opciones en los
menús, con atajos de teclado, etc.

✓ La barra de herramientas contiene los íconos que se utilizan con mas frecuencia.

✓ Puede haber variaciones en las lecturas de algunas opciones. Consultar ante

cualquier duda.
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA

OBLIGATORIA
● Google. Canal Oficial de Google en Youtube. Retrieved 12
December, 2021, from http://es.youtube.com/user/Google

COMPLEMENTARIA

● Google. Google Docs in Plain English. Retrieved 12 December, 2021,

from https://www.youtube.com/watch?v=eRqUE6IHTEA
● Lander Sarai Leyre. Tutorial Hoja de cálculo Google Docs [Video file].
Retrieved 12 December, 2021, from https://youtu.be/S8b_BCW_Bqc