UNIVERSIDAD POLITCNICA ESTATAL DEL CARCHI.

INFORME 1.- DATOS INFORMTIVOS. 1.1 ESCUELA: ADMINISTRACIN DE EMPESAS Y MAKETING. 1.2 NIVEL: 3 A 1.4 TEMA: FILTROS EN EXCEL. 1.5 FECHA: 1 DE NOVIEMBRE DEL 2011 2.- OBJETIVO. Determinar que son los filtros en Excel determinando para que sirven y as mejorar nuestro trabajo con Excel. 3.- CONTENIDO.

FILTROS
Los filtros Excel facilitan la bsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero s permite aplicar formato, representar en grficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios ms complejos

EJEMPLO DEL USO DE AUTOFILTRO EN EXCEL. Supongamos un listado de compras realizadas en distintas fechas, en las que adicionalmente disponemos informacin del cdigo de producto, nombre de ste, nombre del comercial responsable de la compra, unidades del producto comprado, precio unitario firmado y descuento obtenido. Para aplicar el Autofiltro sobre nuestra pequea base de datos lo mejor es seleccionarla completamente y luego desde el men Datos > Filtro > Autofiltro activar este herramienta. Desde este momento podremos aplicar los filtros sobre los distintos elementos de nuestra base de datos que deseemos. En primer lugar podremos hacer bsquedas directas sobre diferentes elementos de distintos campos al tiempo, es decir, aplicar un filtrado mltiple. Podremos tambin aplicar ordenados (en sentido ascendente o descendente) sobre un campo determinado sin preocuparnos de des configurar la paridad por registros existente. Otra ventaja es la de filtrar de manera personalizada sobre los campos de la base de datos,

con la nica restriccin de aplicar un mximo de dos condiciones sobre cada campo, empleando para ello los distintos operadores lgicos y matemticos. Por ltimo, para campos con elementos numricos, el autofiltro nos permite seleccionar una muestra de un nmero a definir por nosotros de elementos que representen un porcentaje de los elementos, ya sea entre los ms elevados o los ms pequeos.
EJEMPLO DE FILTROS AVANZADOS Los los filtros avanzados son tiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de clculo y no un gestor de Bases de datos, como lo podra ser Access. Supondremos que tenemos una Base de datos en nuestra hoja de clculo, y que pretendemos aplicarles, para encontrar o filtrar algunos de sus registros, un filtro; en aquellas ocasiones en que los AUTOFILTROS se quedan 'cortos' para lo que pretendemos obtener, aplicaremos los Filtros Avanzados, donde desaparecern las restricciones o limitaciones que tena el Autofiltro. Iremos al Men Datos > Ordenar y Filtrar > Avanzadas. Para poder aplicar nuestro 'Filtro Avanzado' construimos en otro lugar de la hoja de clculo un rango de criterios, en el cual deberemos incluir la cabecera o ttulo del campo sobre el que queremos aplicar el filtro. De forma similar a como aplicbamos las restricciones en la funciones de bases de datos, actuaremos con estos Filtros avanzados, es decir, teniendo presente que las condiciones dadas en una misma fila indicarn el cumplimiento simultneo (i.e., equivale a un operador Y), y que las condiciones en distintas filas indicarn un cumplimiento adicional (i.e., equivale a un operador O). Ejecutando la herramienta de Filtro avanzado, y seleccionando el Rango de la base de datos, y el Rango de criterios, as como la opcin de Copiar el resultado a otro lugar, obtendremos el siguiente resultado de registros que cumplen las condiciones dadas. Debemos saber que el filtro avanzado, al igual que el Autofiltro, respeta el orden de los registros de la Base de datos original; que no existen restricciones o limitaciones en cuanto a nmero de condiciones sobre un mismo campo (recordemos que con el Autofiltro no podamos aplicar ms de dos condiciones al tiempo sobre un mismo campo). Y muy importante conocer la forma de aplicar estas distintas restricciones; siempre que las condiciones estn en la misma fila, independientemente del campo que sea, estamos forzando el cumplimiento simultneo, mientras que si se encuentran en distintas filas forzamos todas las condiciones alternativamente. Por ejemplo, podramos haber necesitado extraer aquellos registros que cumplieran, adems de la anterior condicin, cuya fecha de operacin es anterior al 31/12/2009, para lo que tendra que haber dado como rango de criterios, es decir, filtramos aquellos registros que cumplan al tiempo que su nmero de productos vendidos sea mayor de 79 y menor de 96 y que adems su fecha de operacin sea anterior o igual al 31/12/2009, por otro lado buscamos tambin aquellos registros cuyo nmero de productos vendidos sea inferior a 56 y adems su fecha de operacin sea igual o menor a 31/12/2009.

Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con ms interactividad. Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinmica a ejemplo tabla partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

Men de Tabla dinmica

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el

lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

Crear tabla dinmica

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir.