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FORMATO CONDICIONAL

Objetivo:
Que al finalizar el tema el participante sea capaz de aplicar formato condicional a
una tabla de datos en Excel 2019.

DEFINICIÓN
Es una herramienta que Microsoft Excel ofrece para destacar valores específicos que
cumplen con cierta condición de un conjunto de datos. En otras palabras, el formato
de presentación depende del valor incluido en la celda formateada.
Ahora bien, si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada,
Microsoft Excel eliminará temporalmente los formatos que resalten esa condición.
Los formatos condicionales continúan aplicados a las celdas hasta que se quiten,
aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de
celda especificados.

CASO PRÁCTICO PARA APLICAR FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO


LOS VALORES DE CELDA COMO CONDICIÓN.

1. Abra un archivo de Excel como el siguiente, o sino digítelo:

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2. Seleccione las celdas de la columnaZona.

3. Haga clic en la ficha Inicio

4. Haga clic en el comando Formato condicional.

5. Haga clic en Resaltar reglas de celdas

a.
6. En la siguiente opción, seleccione Mas reglas

7. En dar formato únicamente a las celdas con: Seleccionar en la primera


lista desplegable: Valor de la celda. En la siguiente lista desplegable
seleccionar: igual a; Introduzca “Chalatenango” (sin comillas dobles) en
el campo del argumento de la regla.

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8. Haga clic en el botón Formato

9. Seleccione el estilo de fuente, color, subrayado, los bordes o trama que desee
aplicar.
10.Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Formato de Celdas
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11. Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Nueva regla de formato.
12. La columna se visualiza de la siguiente forma:

CASO PRÁCTICO PARA APLICAR FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO


FÓRMULAS COMO CONDICIÓN.
1. Abra un archivo Excel.xls
2. Seleccione un rango de celdas.
3. Haga clic en la ficha Inicio
4. Haga clic en el comando Formato condicional.
5. Haga clic en la opción Nueva regla.
6. Clic en la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato
7. Digite la fórmula en el cuadro inferior. La fórmula debe evaluarse contra un
valor lógico VERDADERO o FALSO.
8. Haga clic en Formato.
9. Seleccione el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama
que desee aplicar.
10. Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Nueva regla
11. Establezca el formato para esta condición
12. Repita los pasos y digite la Condición 2 y su formato
13. Haga clic en el botón Aceptar de la ventana Nueva regla.

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La segunda condición deberá quedar de la siguienteforma:

14. Ahora digite cantidades numéricas en las celdas que tienen formato
condicional.

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CASO PRÁCTICO PARA ELIMINAR FORMATOS CONDICIONALES

En un archivo de Excel.xlsx:
1. Seleccione las celdas a las que se le aplicó el formato condicional.
2. Haga clic en la ficha Inicio
3. Haga clic en Formato condicional.
4. Haga clic en el botón Administrar reglas, a continuación, clic en la
Condición a eliminar.
5. Haga clic en el botón Eliminar regla.
6. Haga clic en Aceptar.

En este ejemplo el formato condicional dejará de resaltar el dato menor

Aplicar formato condicional para analizar datosde forma rápida.


Como a veces puede resultar difícil interpretar los números de una hoja de cálculo, Excel
proporciona una serie de opciones para analizar rápidamente los datos con el formato condicional.
Por ejemplo, puede usar una escala de colores para diferenciar los valores correspondientes a una
temperatura alta, media o baja.

Puede aplicar este tipo de formato de la siguiente manera:

1. Empiece seleccionando los datos. En la esquina inferior derecha de la selección aparecerá el


botón Análisis rápido.

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1. Haga clic en el botón Análisis rápido o presione Ctrl+Q.
2. En la pestaña Formato, pase el puntero del mouse por las diferentes opciones para visualizar
una Vista previa dinámica de los datos y elija el formato que más le guste.

Nota

• Para quitar un formato condicional, en la galería Análisis rápido, haga clic en Borrar
formato.
• Para ver colores y opciones adicionales de formato, seleccione los datos y haga clic en Inicio
> Formato condicional.

Ejercicios:
En esta ocasión vamos a utilizar el conjunto de iconos del formato condicional de Excel para representar los

cumplimientos de las metas propuestas, esto a manera de seguimiento de los resultados puede ser una
herramienta muy valiosa. Tenemos la siguiente información:

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En la primera matriz tenemos las ventas de 10 personas en los años 2011, 2012 y 2013. A la derecha se
encuentran las metas propuestas para las ventas realizadas. Voy a calcular el porcentaje de cumplimiento
obtenido por cada venta según lasmetas:

Ahora voy a insertar el conjunto de íconos de indicadores donde la alerta de color verde representará un
cumplimiento mayor a 90%, la alerta de color Amarillo representará un cumplimiento entre 80% y 90% la
alerta de color rojo representará un cumplimiento menor a 80%. Primero seleccionamos el rango al cual
necesitamos agregar las alertas, es decir en este caso sería el rango C4:E13. Luego nos ubicamos en la ficha
INICIO, grupo de herramientas Estilos, encontramos la herramienta Formato condicional seleccionamos
Conjunto de íconos y damos clic en Más reglas:

Con esto se abre la ventana de Regla de formato condicional. Primero seleccionamos el conjunto de íconos
de Indicadores:

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Ahora solo falta indicarlos valores a partir del cual se definen las alertas de losindicadores:

Esmuy importante que la variable Tipo seleccione Número. El resultado es el siguiente:

Podemos observar entonces como el año 2011 todas las personas excepto Andres cumplieron con la meta.
En 2012 se presentaron más incumplimientos de las metas y un poco menos en 2013.

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La funciónBUSCAR

Lafunción BUSCARen Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como
resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos.
La funciónBUSCARse puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

Forma vectorial de la funciónBUSCAR

Comenzaré explicando la forma vectorial de la función BUSCAR.Bajo esta forma podemos


buscar un valor en un rango de celdas el cual debe ser una sola columna o una sola fila. La
sintaxis para realizar la búsqueda es la siguiente:

➢ Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.


➢ Vector_de_compraración(obligatorio): Un rango de celdas que está formado por una
sola columna o una sola fila en donde se realizará la búsqueda.
➢ Vector_resultado(opcional): El rango de celdas que contiene la columna o fila de
resultados que deseamos obtener.

El Vector_de_comparación debe estar siempre en orden ascendente, de lo contrario la función


devolverá resultados incorrectos. En caso de especificar el Vector_resultado deberá ser del mismo
tamaño que Vector_de_comparación.

Ejemplo de la función BUSCAR en forma vectorial

Para este ejemplo tengo una


lista de alumnos con sus
nombres, apellidos y
calificaciones y de los cuales
deseo encontrar la calificación
de alguno de ellos con tan solo
especificar su nombre.
1
0
En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función BUSCAR la cual me
ayudará a obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso:

1. Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor buscado.

=BUSCAR(F1,

2. Como segundo argumento debo especificar el rango donde se realizará la búsqueda:

=BUSCAR(F1, A2:A6,

3. El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en este
ejemplo son las calificaciones en C2:C6:

=BUSCAR(F1, A2:A6, C2:C6)

Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al nombre buscado.

Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer
argumento de la función para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.

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Forma matricial de la función BUSCAR

La función BUSCARtambién puede ser utilizada con un arreglo, el cual debe estar formado por
los valores de búsqueda y los valores de regreso. La sintaxis para realizar la búsqueda de
manera matricial es la siguiente:

➢ Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que deseamos encontrar.


➢ Matriz (obligatorio): Arreglo de valores que contiene tanto los valores de búsqueda y de
resultados.

Ejemplo de la función BUSCARen forma matricial

Hagamos un ejemplo sencillo para ilustrar el uso de la función BUSCAR en forma matricial.
Supongamos que tengo un arreglo con las vocales del abecedario: {“A”,”E”,”I”,”O”,”U”} y por otro
lado un arreglo indicando el número de vocales: {1, 2, 3, 4, 5}.

Dada una vocal en la celda A1 deseo saber qué número de vocal le corresponde. Para ello puedo
utilizar la siguiente fórmula:

=BUSCAR(A1,{"A","E","I","O","U"; 1,2,3,4,5})

La función BUSCAR regresará el número de vocal que haya encontrado en la celda A1. Observa el
resultado:

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Función Buscarv
Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma
fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores
de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.

Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)

Valor buscado: Regularmente se trata de una clave, código, valor, indicador, con el que
realizaremos la búsqueda.

Matriz_buscar_en:Es la tabla, rango, base de datos, donde se hará la búsqueda.

Indicador_de_columnas:Es el número de columna de nuestra matriz donde se encuentra el


resultado que deseamos obtener.

Ordenado:En este argumento debemos poner 0 (cero) ó FALSO si estamos buscando el valor
exacto, 1 ó VERDADERO si queremos elaproximado.

Descripción

Puede usar la función BUSCARV para buscar la


primera columna de un intervalo de celdas y
devolver un valor de cualquier celda de la
misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una
lista de empleados contenida en el rango
A2:C10, los números de identificación de los
empleados se almacenan en la primera
columna del rango, como muestra la siguiente
ilustración.

En la siguiente imagen utilizamos la


función BUSCARV para encontrar el
nombre del cliente 203, podemos
darnos cuenta que devolvió como
resultado FLETES DE OCCIDENTE SA
DE CV.

Valor buscado: A12


Matriz_buscar_en: A1:C7
Indicador_de_columnas: 2
Ordenado: 0 ó Falso
1
3
Para encontrar el Saldo del
cliente 203, lo único que cambia
es que ahora tiene que buscar la
columna 3.

La mayoría de las
ocasiones que utilizamos
BUSCARV se debe dejar
fija la matriz o dejarla
como referencia
absoluta, si no lo
hacemos, al momento de
copiar la función, el rango
de búsqueda se mueve.
Por ejemplo: Si en la fila
13 y 14 también
queremos buscar otros
nombres y saldos de
clientes, al copiar las
funciones hacia abajo, la
matriz se mueve, y nos
mande un error en la celda
B14.

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Excel Intermedio
Manda un error en la celda B14 porque el rango de búsqueda se recorrió a A3:C9 en lugar de A1:C7. Para
fijar un rango en Excel, solo debemos de poner un $ antes de los indicadores de fila y columna del rango,
ejemplo: $A$1:$C$7, esto lo debemos
hacer en las dos funciones de la fila 12,
al rellenar hacia abajo se elimina el
error porque el rango sigue siendo el
mismo.

La función BUSCARHenExcel

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido
encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido,
a la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARH

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Excel Intermedio
La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

✓ Valor_buscado
(obligatorio): El valor que estamos buscando.
✓ Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser unafila.
✓ Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
✓ Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error
#N/A.

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los
vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores
y como filas los meses.

Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo
utilizar la función BUSCARHde la siguiente manera:
1
6
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo


argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque
no me interesa dicha información.

El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARHregrese como
resultado. Ya que la fila con
los nombres es la fila uno,
entonces la fila para el mes
de febrero es la fila número
3.

Finalmente coloca el valor


FALSO en el cuarto
argumento para indicar que
deseo una coincidencia
exacta al buscar a Paco. El
resultado de esta fórmula es
el siguiente:

Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de argumentos
de la siguiente manera:

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la
función sería la siguiente:

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda
horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.

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VALIDACIONES

Objetivo:

Que al finalizar el tema el participante sea capaz de validar celdas en base a


criterios en hojas de cálculo de Microsoft Excel 2019.

DEFINICIÓN
La validación es una herramienta que Microsoft Excel proporciona para evitar la
introducción de datos erróneos en una tabla de datos.

CASO PRÁCTICO PARA APLICAR VALIDACIONES

1. Digitar la siguiente tabla y guardarla con el nombre de: Lista de


Vendedores. Nombrar la hoja de cálculo con el nombre: Remesas
2. Seleccione las celdas donde se digitarán las fechas.

3. Haga clic en la ficha Datos


1
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4. Haga clic en el comando Validación de datos
5. Aparecerá la ventana Validación de datos

Dentro de cuadro de diálogo existen tres pestañas: Configuración, Mensaje de


entrada y Mensaje de error.

6. En la pestaña Configuración se
especifica la condición o criterio de
Evaluación que debe cumplir el dato
para poder introducirse a la celda o
celdas de la tabla. Dependiendo del
valor seleccionado en la casilla
Permitir, así serán las opciones que
se muestren a continuación, por
ejemplo si se deseara introducir en el
rango de celdas fechas de los días del
mes de Septiembre 2012, el valor a
elegir sería Fecha y el cuadro de
diálogo quedaría de la siguiente
manera:

7. En la pestaña Mensaje de entrada, se establecerá el mensaje que aparecerá


cuando el usuario seleccione la celda. El mensaje explica el tipo de datos que
puede introducir en dicha celda. Así, el mensaje para nuestro ejemplo práctico
podría quedar de la siguiente manera:

1
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8. En la pestaña Mensaje de Error, puede crearse un mensaje que aparezca
cuando un usuario introduzca datos incorrectos en una celda. Existen tres
tipos de mensajes en la casilla Estilo: Grave, Advertencia e Información.
El tipo elegido determinará si Microsoft Excel 2019 obliga a cumplir las
condiciones cuando se especifica un valor incorrecto en una celda. Grave
impide que los usuarios sigan introduciendo datos mientras no se especifique
un valor aceptable. Advertencia e Información proporcionan ayuda pero
permiten a los usuarios especificar datos fuera del rango.

Para nuestro caso práctico podría quedar de la siguiente manera:

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0
9. Una vez introducida la condición y ambos mensajes, hacer clic en el botón
Aceptar.
Si el usuario introdujera un valor diferente al rango especificado, el mensaje se visualizaríaasí:

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La validación de datos en Excel es útil cuando se requiere evitar errores de escritura o valores fuera de un
rango determinado, esto se hace comparando el dato ingresado con determinada condición, que puede ser:

El dato ingresado debe encontrarse incluido en una lista de Excel

• El dato ingresado debe ser un número


• El dato ingresado debe ser una fecha y encontrarse en determinado rango
• La cantidad de caracteres ingresados no debe superar determinada cantidad

En el caso que no se cumpla la condición que se implementó en la validación de datos en Excel se


puede configurar un mensaje para que presente el error, al mismo tiempo se puede configurar un
mensaje para que aparezca en el momento en el que se está posicionado en la celda, a este se le llama
mensaje de entrada.

Pasos para implementar la validación de datos en Excel:

Establezca el tipo de validación que aplicará, si requiere una lista debe crearla y tenerla lista para el
siguiente paso

1. Haga Clic en la celda que desea aplicar la validación de datos en Excel


2. Ir a Menú Datos y seleccionar la opción “Validación de datos”
3. Configure el criterio de validación
4. Configure el mensaje de entrada y mensaje de error
5. Haga Clic en botón “Aceptar”
6. Escenario práctico:

Se requiere el ingreso de las ventas realizadas por vendedor y día desde Enero 21/2.008 hasta
Febrero 19/2.008, los vendedores deben ser los que se encuentran en la base de datos, de no
cumplirse las condiciones se debe mostrar un mensaje informando el error.

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Validar datos en Excel es muy útil ya que nos permite que el usuario o nosotros mismos, nos
aseguremos de que los datos se introducen son correctos.

Por ejemplo, para una factura en cantidad de un producto, solo podamos meter datos numéricos
positivos y no una cadena de texto o algún número negativo.

Vamos a ver un ejemplo práctico. En la siguiente imagen mostramos una pequeña factura de un negocio
de reparaciones (algunos campos están completados a partir de fórmulas).

Nuestro objetivo será validar los datos que se encuentran en la columna “unidades” para que al realizar
el cálculo en la columna importe, no nos de ningún error. En este caso vamos a indicar que el número de
unidades deba ser un entero positivo, siendo el mínimo1.

Para validar los datos, primero


seleccionaremos el rango de celdas que
queremos validar, pinchamos en la pestaña
Datos -> validación de datos (en el
apartado de herramientas de datos).

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Nos aparecerá esta ventana.

En la pestaña Configuración, indicaremos que tipo de datos (entero, decimal, fecha, etc) y lo que
debe cumplir para que se acepte en la hoja excel (mayor que, menor que, entre, igual a, etc), si no se
cumple, excel nos mostrara una ventana de error diciendo que ese dato introducido no es valido.

Para nuestro caso seleccionaremos en Permitir, numero entero (si se introduce algo que no sea un
entero, saltara el error), en Datos, mayor o igual que (esto hará que solo aceptara el valor que sea
mayor o igual al introducido) y en Mínimo, escribimos un 1 (en caso de que sea menor a este numero
nos saltara el error).

También podemos seleccionar la opción “omitir blancos”, si la seleccionamos, en caso de dejar una
celda del rango vació, no nos saltara el error, pero si la deshabilitamos y dejamos una celda vacía si
nos saltara el error.

NOTA: si en lugar de un 1 hubiéramos puesto un 0, esta opción no tiene utilidad ya que se supone
que cuando una celda es nula es como si tuviera un 0.

Vemos que si introducimos un valor erróneo, nos aparecerá esta ventana. Veremos un poco mas
adelante como personalizar esta ventana.

En la pestaña Mensaje de entrada de la ventana que nos aparece al pinchar en la validación de datos,
nos permite indicar con un simple texto que es lo que debe introducirse en la celda, esto es muy útil,
en caso de terceros ya que ellos no saben en principio, las restricciones impuestas.

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Simplemente ponemos un titulo y el
mensaje con la condicion que debe
cumplir el valor de la celda.

Al tener seleccionada una celda del rango con


esa restricción nos mostrara el mensaje que
hemos escrito.

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En la pestaña Mensaje de error, nos
permite personalizar el mensaje que
aparece cuando insertamos un dato que
no es correcto. Lo único que debemos
hacer es insertarle un titulo, un mensaje y
seleccionar el tipo de error.

Los tipos de errores pueden modificar el comportamiento a la hora de introducir los datos:

• Detener: si se inserta un dato no valido, nos obliga a que insertemos un dato valido para la
celda.

• Advertencia: si se inserta un dato no valido, nos informa de que no es valido, pero no nos
obliga a que insertemos un dato valido.

• Información: si se inserta un dato no valido, nos informa del dato no es valido, es como el
anterior pero algo mas simple.

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