UPN, PASIÓN POR

TRANSFORMAR VIDAS

Base de Datos en Excel

Módulos 11

Herramientas Informáticas
2021-II

nidia.Solorzano@upn.edu.pe
Temario

1. Ordenar
2. Filtros automáticos
3. Filtros avanzados
4. Esquema de Subtotal
 Logro de Aprendizaje

• Ordena y filtra datos de una base de datos haciendo uso de las

Filtros
herramientas ordenar datos, filtros automáticos y filtros Filtros
avanzados

avanzados basados en criterios de estética y de eficiencia. Ordenamiento

Asimismo, aplica correctamente el esquema de subtotal.

Esquemas

Base de datos

Subtotales
 ORDENAR DATOS
Excel, permite ordenar datos de una base de datos teniendo en cuenta diferentes
criterios de ordenamiento.

1. Pasos:
1º. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.
2º. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en “ordenar“ en
orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor) o descendente (de Z a A o
del número mayor al menor).
ORDENAR DATOS: Orden personalizado
FILTRADO DE DATOS
 FILTRADO DE DATOS

1. USO DE FILTRO (FILTRO AUTOMÁTICO)

1º. Ubicarse en alguna celda de la tabla o base de datos.
2º. Clic en la ficha Datos.
3º. Clic en el botón Filtro del grupo Ordenar y filtrar.
FILTRADO DE DATOS

4° Al hacer clic en los botones de flecha, se muestran los diferentes tipos de condiciones además la lista de datos de la
columna. La mayor cantidad de datos que contenga la columna determina las opciones a mostrar. Por ejemplo: si en la
columna existiera mayor cantidad de datos de tipo número que datos de tipo texto, entonces mostraría las opciones de
filtro de números.
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTRADO DE DATOS
FILTROS AVANZADOS

1. Pasos:
1º. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar,
haga clic en “Avanzadas“
2°. En rango de la lista se seleccionará toda la tabla
3°. En rango de criterios se seleccionarán los criterios y
sus campos.
4° Finalmente clic en Aceptar.

Aquí los resultados aparecerán en la misma tabla.

FILTROS AVANZADOS

Aquí los resultados

aparecerán en otro
lugar de la hoja de
calculo.
 SUBTOTALES
En un esquema de subtotal podemos realizar
diferentes cálculos.

Por ejemplo, obtener el promedio

o la suma del sueldo de cada
cargo, la cuenta de empleados
por distritos, etc.
Pasos para
obtener un esquema de
Subtotal
Subtotales

Por ejemplo, obtener el promedio

o la suma del sueldo de cada
cargo, la cuenta de empleados
por distritos, etc.

Si necesitamos el promedio de sueldo

de cada cargo, entonces tengo que
ordenar los datos por cargo.
Subtotales

Ejemplo 1: Subtotal con un cálculo en un campo

Con la siguiente tabla de datos, halle el promedio del Sueldo por Cargo.
Subtotales
Ejemplo 1: Subtotal con un cálculo en un campo
Paso 1: Ubique la celda activa al inicio de la tabla de datos o en
cualquier dato de la tabla.

Paso 2: Ordene la tabla de datos por el campo Cargo.

Subtotales
Ejemplo 1: Subtotal con un cálculo en un campo
Paso 3: En la ficha Datos, grupo Esquema, elija el comando
Paso 4: En el cuadro Subtotales, elija Cargo en el área Para cada
cambio en; elija Promedio en el área Usar función; y solo marque
la casilla del Sueldo en el área Agregar subtotal a.

Paso 5: Haga clic en el botón Aceptar,

elija el nivel de esquema 2 y, luego,
obtendrá el siguiente resultado:
Subtotales
Ejemplo 2: Subtotal con dos cálculos diferentes en un campo
Con la tabla de datos anterior, halle el número de registros y la suma del Sueldo
por Distrito. Para resolver este ejemplo, usaremos Subtotal anidado, es decir,
crearemos un Subtotal y, luego, añadiremos otro.
Paso 1: Quite el subtotal creado en el ejemplo anterior, haga clic en
el botón Quitar todos del cuadro Subtotales.
Paso 2: Ordene la tabla de datos por el campo
Distrito.
Subtotales
Ejemplo 2: Subtotal con dos cálculos diferentes en un campo
Paso 3: En la ficha Datos, grupo Esquema, elija el comando
Paso 4: Para el primer subtotal, en el cuadro Subtotales, elija Distrito en el área Para cada
cambio en; elija Cuenta en el área Usar función; y solo marque la casilla del Distrito en el
área Agregar subtotal a. Finalmente, desmarque la casilla Reemplazar subtotales actuales.

Paso 5: Vuelva a elegir el comando

Paso 6: Para el segundo subtotal,

en el cuadro Subtotales, elija
Distrito en el área Para cada
cambio en; elija Suma en el área
Usar función; y sólo marque la
casilla del Sueldo en el área
Agregar subtotal a.
Subtotales

Ejemplo 2: Subtotal con dos cálculos diferentes en un campo

Paso 7: Haga clic en el botón

Aceptar, elija el nivel de
esquema 3 y luego obtendrá
el siguiente resultado:
CONCLUSIONES
1. Una tabla puede ordenarse por orden ascendente (de A a Z o
del número menor a mayor) o descendente (de Z a A o del
número mayor al menor). También puede ordenarse por
Orden personalizado.

2. El filtro automático permite buscar valores rápidamente y

controlar lo que se desea ver o excluir.

3. Los datos se pueden filtrar de dos formas: Seleccionando

valores o especificando condiciones.

4. Los subtotales calculan las filas de datos mostrando la

función solicitada.
GRACIAS