16 de marzo - 22 de marzo

CONTINUACIÓN DE FORMATO CONDICIONAL

CONJUNTO DE ICONOS EN FORMATO CONDICIONAL

El Formato condicional en Excel es una herramienta muy útil al momento de querer aplicar un
formato a las celdas con fines de análisis de datos o KPI’s, ya que podemos definir diferentes
formatos según valores de celdas, lo cual facilita la toma de decisiones con ayudas visuales. En el
Formato condicional tenemos 5 secciones principales para formatear celdas, sin olvidar que
también podemos evaluar resultados de fórmulas. Las secciones son:

 Reglas para resaltar celdas. Por ejemplo, cuando un valor es mayor que cierto valor.

 Reglas superiores e inferiores. Podemos tener un Top 10 de valores.

 Barras de datos. Podremos simular gráficos directamente en las celdas.

 Escalas de color. Tenemos rango de colores que van cambiando de tono con respecto a los
valores superiores e inferiores.

 Conjuntos de iconos. En este tutorial nos enfocaremos en los iconos para celdas.

Tenemos un rango de valores de prueba que usaremos como muestra para los iconos en Formato
condicional y para los iconos personalizados que explicaremos más adelante.

Figura 1. Conjunto de iconos en Formato condicional en Excel.

PASOS PARA USAR LOS ICONOS QUE TRAE FORMATO CONDICIONAL

En un principio, para usar los iconos que trae Formato condicional seguimos los siguientes pasos:

 Seleccionamos el rango.

 Nos dirigimos a la pestaña Inicio > Formato condicional > Conjuntos de iconos.

 Elegimos el conjunto de iconos tipo semáforo.

El conjunto de iconos del semáforo usa valores en porcentaje para asignar los colores verde,
amarillo y rojo. Nos interesa definir nuestro propio rango para cada color.

Cuando desplegamos la sección de Conjunto de iconos, daremos clic en Más reglas y veremos que
podemos definir nuestros propios rangos e incluso hacer combinación de iconos.

Figura 2. Definiendo el rango de valores para cada icono en Formato condicional.

ICONOS PERSONALIZADOS Y USO DE SÍMBOLOS

Si bien los conjuntos de iconos nos pueden sacar de un apuro para “tunear” nuestros archivos (eso
lo oí de una amiga), en otras ocasiones deseamos darles un tono más personalizado y original.
Aquí es donde entra el tema de los símbolos en Excel, que nos dan una alternativa de iconos para
usar en nuestros Dashboards.

Los símbolos en Excel no son más que caracteres de fuentes especiales los cuales en lugar de las
letras que conocemos usan una variedad de símbolos como flechas, manos, y otros símbolos más.
Dichas fuentes pueden ser Wingdings y Webdings 1, 2 y 3.

Figura 3. Caracteres de la fuente Webdings.

23 de marzo - 29 de marzo

FILTROS EN EXCEL

Filtros Básicos

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro
del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El
comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual
insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior,
mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que
deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para
marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre
Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado
establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos
que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color
diferente indicándonos que existen filas ocultas.

CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar
la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos
elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a
varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el
comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

FILTROS DE TEXTO EN EXCEL

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta
el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá
configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se
mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel
mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá
utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente
imagen:
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar
valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al
promedio.

FILTRO AVANZADO

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los

criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro
avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma
hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos, aunque realmente su
ubicación no es de importancia.

APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir
a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se
mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene
las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para
aplicar el filtro.
El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero
ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda
columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido
Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos
criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos
datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el
Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he
especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro
la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al
rango de criterios de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido
Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática
sin importar el apellido que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De
esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.