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Instructivo N° 1
CREACIÓN DE TABLAS
Para Excel una tabla es un conjunto de datos organizados en columnas y filas, donde las
columnas representan los campos y las filas, los registros. En una base de datos, un campo es
una categoría que agrupa a los diferentes registros que la integran, entonces, cada registro se
convierte en un dato específico dentro de ese campo. Tengamos en cuenta que a través de
las tablas podemos utilizar Excel como un gestor de bases de datos.
C
u
Luego se mostrará una ventana con el rango seleccionado en el paso anterior; también
se verá que de forma predeterminada se encuentra activada la opción La tabla tiene
encabezados. Luego presione Aceptar.
Automáticamente, el rango seleccionado se convertirá en una Tabla.
Cuando seleccione una celda, se verá que en la Cinta de Opciones se agrega la ficha
Herramientas de Tabla/Diseño, la cual contiene los grupos y comandos necesarios para
manejar las diferentes opciones de configuración de la tabla.
Cua
ndo
Una vez creada la tabla podemos cambiar el formato, seleccionando alguno de los
modelos disponibles.
Si deseamos conservar el contenido y las propiedades de una tabla pero sin formato,
seleccionamos la tabla y realizamos la siguiente ruta: Inicio/Modificar/Borrar y en el
menú desplegable hacemos clic en el comando Borrar formatos.
Las herramientas para filtrar y ordenar datos vienen incorporadas en las opciones de las tablas,
dentro de los encabezados de columna, y permiten resumir los datos de manera simple y rápida.
En caso de que una columna contenga valores numéricos, las dos primeras opciones
cambian:
por Ordenar de mayor a menor.
Ordenar de menor a mayor.
Haga clic en cualquiera de las celdas de la fila de encabezados y elija la opción Ordenar
por Color/Orden Personalizado.
Se abre el cuadro de diálogo Ordenar, aparecen las siguientes opciones desplegables:
Ordenar por
Ordenar según
Criterio de ordenación.
En la primera opción desplegable, seleccione Cliente; en la segunda opción, Valores y en
la tercera, A a Z.
Luego, haga clic en el botón Agregar Nivel.
Se agrega una nueva línea de opciones desplegables para completar el segundo nivel de
ordenamiento.
En la opción: Luego por seleccione Facturación anual. En la opción Ordenar Según
seleccione Valores y en Criterio de Ordenación, De mayor a menor. Si desea aplicar más
criterios de ordenamiento, continúe agregando niveles y seleccione los campos y
opciones de su preferencia. Al final haga clic en Aceptar.
2. FILTRAR UNA TABLA:
Otra de las acciones que podemos realizar con los datos de una tabla es aplicarles un filtro
para que, a través del criterio de selección que especifiquemos, se muestren solamente los
registros (filas) que cumplen con dicho criterio. De este modo, podemos ocultar de forma
temporal las filas que no necesitamos ver. Los datos que no se muestran porque no
responden al filtro aplicado no se eliminan, sólo se ocultan temporalmente.
Automáticamente la tabla oculta los demás datos, sólo muestra los datos que
seleccionaste para filtrar.
Para identificar la columna en la que hemos aplicado filtro, veremos que el indicador
desplegable presenta un embudo.
Si deseas puedes borrar el filtro que aplicaste, simplemente haz clic en la opción Borrar
filtro o seleccionar todo y presiona Aceptar.
Si deseas puedes borrar el filtro que aplicaste, simplemente hago clic en la opción Borrar
filtro o seleccionar todo y presiono Aceptar.
En el grupo de los filtros, las opciones dependen del contenido de las columnas, es decir, de
los datos específicos ingresados en ellas y del tipo de datos: fechas, textos o números.
Entonces, por ejemplo si tenemos una tabla que contiene una columna con clientes,
podemos filtrarla por determinados nombres (Rodríguez y Ruiz) o utilizar los Filtros de texto.
Estos poseen opciones predeterminadas que permiten obtener los datos que sean iguales o
distintos de determinada palabra, que comienzan o terminan con ciertas letras y que
contienen o no los caracteres especificados por nosotros.