INFORMÁTICA APLICADA A

LOS NEGOCIOS
PLANILLAS ELECTRÓNICAS Y
BASES DE DATOS
Semana 13 – Excel – Gráficos, Formato Condicional 1

#ActitudORT
MAPA DEL CURSO – PARTE 2
Conceptos básicos de Informática (PRE-REQUISITO)

Microsoft Excel

Hojas de Cálculo / Celdas

Funciones

Gráficos

Tablas dinámicas (Pivot Tables)

Microsoft Solver

Introducción a Macros

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BUSCAR /
REEMPLAZAR

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 BUSCAR

 En ocasiones, queremos buscar determinados datos dentro de una hoja o

en todo el libro.
 Para ello, en Excel, desde el menú “Inicio”, vamos a Edición, “Buscar y
Seleccionar”, “Buscar”
 Atajo: CTRL+B

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 BUSCAR
 Podemos especificar el formato del valor
buscado (tipo de dato: texto, número, fecha,
moneda, etc)
 Podemos buscar un valor dentro de una
Hoja, o en todo el Libro (todas las hojas del
documento)
 Podemos buscar en los valores, o en las
fórmulas.
 Como resultado, nos mostrará una lista de
las celdas donde se encuentra el valor
buscado (si es que éste se encuentra)
 Hay otras opciones

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 REEMPLAZAR
 Se accede en forma similar que la
funcionalidad de BUSCAR
 El objetivo en este caso, es reemplazar
todos los valores buscados que se hayan
encontrado, por el valor especificado.
 Se puede ir ejecutando “de a uno” o todos a
la vez (usar con precaución)
 Atajo: CTRL + L
 Incluye las mismas opciones, por lo que
puede usarse para valores como para
funciones, en una hoja o en todo el libro,
etc.

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FILTROS Y
ORDENAMIEN
TO DE DATOS

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 FILTROS
 Cuando contamos con una tabla con muchos
registros, en ocasiones es útil la posibilidad de
filtrarlos, de modo de visualizar solo aquellos
que cumplan con alguna condición.
 Para activar esta funcionalidad, se debe Ejemplo aquí: IPC del sitio del INE
seleccionar (pintar) todo el rango de celdas de la
tabla que corresponda (incluyendo la fila donde
se encuentran los nombres de cada columna), y
luego ir al menú “Datos”, y luego “Filtro” (o
CTRL+Mayús+L).
 También se puede desde el menú “Inicio”,
“Edición”, “Ordenar y Filtrar”.
 Para especificar un filtro de una columna, se
debe hacer clic en el botón con la “Flecha abajo”
que se encuentra a la derecha del nombre de la
columna.
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 FILTROS
 La funcionalidad de Filtro, nos permite filtrar los registros de la
tabla, cuyos valores para la columna dada cumplan con ciertas
condiciones.
 ¿Qué condiciones podemos establecer para los valores de una
columna dada?: Depende del tipo de datos de la columna.
 Ejemplo con una columna con tipo de datos numérico:
 Es igual a…: un valor determinado
 No es igual a…:todos los distintos a un valor determinado
 Mayor que... / Mayor o igual que…
 Menor que… / Menor o igual que…
 Entre… (dos valores)
 Diez mejores…
 Superior del promedio
 Inferior del promedio
 Filtro personalizado: Permite incluir otras condiciones que deberían
cumplirse.
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 También puede filtrarse por color de la celda
 FILTROS
 Ejemplo de filtros que se pueden hacer,
cuando el tipo de datos es “Fecha”.
 Por supuesto, que es posible aplicar
simultáneamente filtros en otras columnas. En
ese caso, los registros resultantes serán todos
los que cumplan con todas las condiciones
establecidas para todas las columnas.
 Cuando se aplica un filtro, los registros no se
borran (simplemente, se ocultan los que no
cumplen con la condición).
 Para volver a la vista normal, simplemente hay
que volver a presionar el botón “Filtro” del
menú “Datos”.

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 ORDENAMIENTO DE DATOS
CON FILTRO
 Usando la misma funcionalidad de Filtro, podemos
reordenar los datos de la tabla que hayamos seleccionado,
por la columna que queramos.
 Dependiendo del tipo de datos, Excel ordenará según fecha,
numérico o alfabético.
 También es posible “ordenar por color”, siguiendo el orden
de colores del “arcoíris”.

NOTA: Al aplicar un ordenamiento, los cambios hacen que se modifiquen las filas en el archivo: Es decir, si
ordenamos de mayor a menor, y si la celda C9 tenía dato más grande, y el segundo más grande estaba en la
celda C20, luego del ordenamiento, pasarán a ubicarse en la celda C2 y C3 respectivamente (siendo C1 la
celda con el nombre de la columna).
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Si queremos regresar al ordenamiento original, debemos DESHACER la operación.
 ORDENAMIENTO DE DATOS
(VARIOS CRITERIOS)
 También, sin usar la función FILTRO, podemos
reordenar la tabla (rango de celdas), según
distintos criterios de ordenamiento encadenados.
 Por ejemplo, podríamos querer ordenar una lista
por apellido, y para apellidos iguales, por nombre,
en forma creciente o decreciente cada uno de esos
criterios.
 Para ello, habiendo seleccionado previamente un
rango de celdas que definen a la tabla, se accede
al menú “Datos”, y luego “Ordenar”

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 ORDENAMIENTO DE DATOS
(VARIOS CRITERIOS)
 En el cuadro de diálogo de “Ordenar”, hay
distintas opciones:
 “Mis datos Tienen encabezados”: Esta
opción debe seleccionarse si en la primera fila
del rango están los nombres de las columnas
(para que no me las ordene junto con los
datos).
 Ordenar por: elegimos la columna para la
cual queremos ordenar con un criterio
 Ordenar según: permite establecer qué
queremos ordenar (el valor, el color de la
celda o del texto –fuente-, el ícono del
formato condicional).
 Orden: El criterio de ordenamiento (de mayor
a menor, menor a mayor o un orden
personalizado) 13
 ORDENAMIENTO DE DATOS
(VARIOS CRITERIOS)
 Agregar nivel: Podemos agregar varios niveles
de ordenamiento, los cuales se aplican cuando
hay “empates” en el primer nivel”
 Con las flechas de arriba/abajo, podemos
cambiar el orden de los niveles.
 Es posible Copiar nivel, si se pretende volver a
utilizar el mismo criterio, pero para otra
columna.
 Eliminar nivel: Elimina el nivel seleccionado
 Opciones: Permite establecer distinguir
mayúsculas de minúsculas

NOTA: Al igual que el ordenamiento mediante el filtro, esta funcionalidad cambia la ubicación de los
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registros (número de fila). Para volver al orden original, se debe DESHACER.
FORMATO
CONDICIONA
L

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FORMATO CONDICIONAL

 Permite aplicar un formato de celda preestablecido cuando se

verifica la condición definida por el usuario.
 Se basa en un “conjunto de reglas”. Cada regla, en caso de cumplirse,
hará que se aplique un determinado formato.
 Hay un orden de las reglas, el cual se puede modificar. Excel irá
ejecutando cada una de las reglas, en el orden establecido.
 Las reglas de formato condicional se establecen en el menú “Inicio”,
“Estilos”, “Formato Condicional”, “Nueva regla”
 En “Administrar reglas” es posible editarlas: definir el rango de celdas
para el cual aplican, eliminarlas, cambiarles el orden, o especificar si se
debe “detener” o “continuar” la aplicación de reglas según el orden 16
establecido.
 FORMATO CONDICIONAL:
NUEVA REGLA DE FORMATO
 Aplicar formato a todas las celdas según sus
valores
 Escala de 2 o 3 colores: Esta posibilidad
permite establecer una escala de colores, a
partir de un valor mínimo y valor máximo
 Barra de datos: Crea una “Mini gráfica”
según el valor. Debe especificarse un valor
mínimo y un valor máximo
 Conjunto de íconos: permite establecer un
“semáforo”, y asignar un ícono según rangos
de valores

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 FORMATO CONDICIONAL:
NUEVA REGLA DE FORMATO
 Aplica el formato únicamente a las celdas
que se encuentren entre determinados
valores.

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 FORMATO CONDICIONAL:
NUEVA REGLA DE FORMATO
 Aplicar formato únicamente a los valores con
rango inferior o superior
 El formato configurado se establece a los
primeros o últimos valores, según un margen
(en porcentaje) que debe especificarse.
 Ejemplos:
 El 10% de mayor valor
 El 15% de menor valor

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 FORMATO CONDICIONAL:
NUEVA REGLA
 Aplicar formato únicamente a los valores que
estén por encima o por debajo del promedio
de todos los valores.

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 FORMATO CONDICIONAL:
NUEVA REGLA
 Aplicar formato únicamente a los valores
únicos o duplicados

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 FORMATO CONDICIONAL:
NUEVA REGLA
 Establece el formato únicamente para las
celdas donde la fórmula devuelve un
resultado VERDADERO.
 Para las que devuelve FALSO, no se aplica el
formato.

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FORMATO CONDICIONAL:
ADMINISTRAR REGLAS
 En esta ventana se puede definir,
para cada regla, el rango de
aplicación.
 Se puede editar las reglas
definidas, o incluso borrarlas
 Con las flechas, se puede cambiar
el orden de aplicación
 Es posible configurar, si una regla
se cumple, detenerse y no analizar
el resto de las reglas siguientes.

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FUNCIONES
DE
BÚSQUEDA
(REFERENCIA)
DE DATOS

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FUNCIONES DE BÚSQUEDA
 Las funciones de búsqueda, permiten “traer” datos
que se encuentran en otra tabla, a partir de celdas
“claves” (concepto similar al de “JOIN” en Bases
de Datos)
 Existen distintos tipos de funciones de búsqueda a
saber:
 Función BUSCARV: Cuando se necesitan encontrar
elementos en una tabla o rango por filas (el más
usado). Ver artículo y video explicativo aquí.
 Función BUSCARH: Cuando se necesitan encontrar
elementos en una tabla o rango por columnas (menos
usado). Ver artículo aquí.
 Función BUSCARX: Es similar a BUSCARV. Lo
veremos más adelante. Ver video explicativo aquí.

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 FUNCIÓN BUSCARV
BUSCARV([valor_buscado], [matriz_buscar]; [nro_columna]; [ordenado])
Descripción:
Busca el valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve
un valor en la misma fila desde una columna específica. De forma predeterminada,
la tabla se ordena de forma ascendente.
Argumentos:
Valor_buscado: valor buscado en la tabla especificada en la “matriz buscar”.
Matriz_buscar: rango en el que se busca el valor de referencia. En dicha matriz,
la primera columna es la “clave principal” con la que se comparará el “valor
buscado”.
Nro_columna: ubicación de la referencia que debería ser devuelta. Se debe
especificar un número natural, y no debe exceder a la cantidad de columnas de la
“matriz_buscar”
Ordenado:
FALSO (usado generalmente): Se indica falso, para que encuentre el valor exacto. Si
no hay valor, mostrará #N/A
VERDADERO: Se indica verdadero, cuando se quiere traer el valor más cercano,
considerando que la tabla origen está ordenada

Tip: Poner el número en la columna puede volver muy rígida a la función. Cuidado con agregar columnas/filas en la matriz, porque
va a traer valores incorrectos. El valor de referencia siempre tiene que estar a la izquierda.
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 FUNCIÓN BUSCARH
BUSCARh([valor_buscado], [matriz_buscar]; [nro_fila]; [ordenado])
Descripción:
Es IGUAL a BUSCARV, solo que en este caso, es con una tabla horizontal (en la primer
columna están los cabezales, y cada columna siguiente es un registro). Esta función es
raramente utilizada, pero puede ser útil cuando tenemos una tabla traspuesta (rotada 90º)
Argumentos:
 Valor_buscado: valor buscado en la tabla especificada en la “matriz buscar”.
 Matriz_buscar: rango en el que se busca el valor de referencia. En dicha matriz, la primera
fila es la “clave principal” con la que se comparará el “valor buscado”.
 Nro_fila: ubicación de la referencia que debería ser devuelta. Se debe especificar un número
natural, y no debe exceder a la cantidad de filas de la “matriz_buscar”
 Ordenado: Igual a BUSCARV

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 FUNCIÓN BUSCARX
BUSCARX([valor_buscado], [matriz_buscar]; [matriz_devuelta]; [si_no_se_encuentra];
[modo_de_coincidencia];[modo_búsqueda])
Descripción:
Es similar a BUSCARV, solo que en este caso, en vez de especificar un
número de columna, se especifica una matriz de devolución. También tiene
otras opciones
Argumentos:
Valor_buscado: valor buscado en la tabla especificada en la “matriz
buscar”.
Matriz_buscar: rango en el que se busca el valor de referencia. En dicha
matriz, la primera columna es la “clave principal” con la que se comparará el
“valor buscado”.
Matriz devuelta: ubicación de la referencia que debería ser devuelta. Se
debe especificar un número natural, y no debe exceder a la cantidad de
columnas de la “matriz_buscar”
Si no se encuentra: Se especifica el valor a devolver si no se encuentra el
valor buscado
Modo de coincidencia: Valores posibles (-1, 0, 1 y 2). El valor por defecto
es cero, el cual implica coincidencia exacta.
Modo de búsqueda: Establece el orden en el que se buscará el valor
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(empezando de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, etc)