MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS
Ing. Janeth Jaramillo L.
Universidad de Antioquia
Facultad de Ingeniería
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
• Un Manual de Procesos es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa,
de dos o más de ellas.

• En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión

la información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se está realizando o no adecuadamente.
IDENTIFICACIÓN DE UN PROCESO
• Un buen proceso se reconoce si tiene claramente
definido:

OBJETIVO RESPONSABLE ALCANCE

INSUMOS PRODUCTOS RECURSOS

CAPACIDAD REQUISITOS –
DURACIÓN
INSTALADA LINEAMIENTOS

INDICADORES RIESGOS ACTIVIDADES

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
• La documentación es vital pues conserva el conocimiento
de la organización y asegura que no se cambie o se
pierda. Es la base para la estandarización de una
organización.
• Las personas se van, los procesos quedan.
• La documentación define las responsabilidades, el lugar,
el momento y la forma como debe ejecutarse cualquier
actividad.
• Permite la adecuada toma de decisiones y la proliferación
de métodos y procesos alterados.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
ANTES

Defina los equipos de levantamiento de

procesos
• Grupo Gerencia - Grupo de Apoyo - Dueño (líder) de Proceso -
Responsable de Proceso - Ejecutor

Defina el coordinador del equipo

Defina las condiciones de seguimiento, revisión

y documentación del proceso
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
DURANTE

Reúna la información del proceso

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
• DURANTE

Definir el objetivo
Definir el alcance, usuarios y responsables del cumplimiento
Definir las salidas del proceso con sus características
Definir los clientes
Definir las entradas del proceso
Definir los proveedores del proceso
Enunciar las actividades y sus responsables
Establecer la interacción con otros procesos
Elaborar el diagrama de flujo
Establezca puntos de medida y ciclos de retroalimentación
Detalle las instrucciones para los puntos de medición o control
Escribir el paso a paso de las actividades
Estimar el tiempo de ciclo, costos y calidad del proceso
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
• DESPÚES

Revise la información del proceso

Apruebe el proceso

Socialice y capacite en el proceso

Haga seguimiento, medición y ajustes al

proceso
NIVELES DE DOCUMENTACIÓN

Manual
del Sistema

Procesos
(caraterizaciones)

Documentos (Formatos, instructivos,

registros, planes, otros)
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
• Documento que describe la secuencia de actividades que
deben seguir las personas de las áreas involucradas en
el desarrollo del proceso.
• Incluyen diagramas de flujo y remiten a los formatos,
instructivos y registros.
• La elabora cada líder del proceso.
MUCHAS GRACIAS