ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DEL INDICADOR 3

INDICADOR DE
REALIZA EL REGISTRO DE CONTROL DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS Y
LOGRO EMITIDOS, EN FUNCIÓN A LOS OBJETIVOS Y NECESIDADES DE LA
EMPRESA.
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Indicaciones para el participante:

• Lee la actividad de evaluación.

• Lee el instrumento de evaluación para que tengas claridad de lo que se revisará; así
como su respectivo puntaje.
• Completa los datos informativos.
• Desarrolla tu respuesta de manera consistente.
• El texto no debe de tener faltas ortográficas y su lectura debe de tener concordancia
semántica y sintáctica.
• Envía el archivo vía plataforma virtual para la revisión por parte del docente.
• Revisa la rúbrica de evaluación.
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Actividad:
• Investigar cuáles son los procedimientos, instrucciones, y/o normas de
Administración Documentaria de una organización. Escoge alguna de estas
empresas: Plaza Vea, Toulouse Lautrec, Certus, Cineplanet e Interbank.
Consultar con su docente a fin de no repetir la misma organización.

Procedimientos, instrucciones, y/o normas de Administración CINEPLANET

a. Determinar los documentos que deben incluirse en cada proceso y la información

que es necesario incluir en dichos documentos.

b. Se decida la forma y la estructura en que los documentos se deben crear e

incorporar al sistema, y las tecnologías que deben usarse.

c. Se determinen los metadatos que deben crearse junto al documento.

f. Se evalúen los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos que

testimonien las actividades realizadas.

g. Se conserven los documentos y se permita el acceso a los mismos a lo largo del

tiempo con objeto de satisfacer las necesidades de la organización.

h. Se cumplan los requisitos legales y reglamentarios, las normas aplicables y la

política de la organización.

k. Se identifiquen y evalúen las oportunidades para mejorar la eficiencia, eficacia o

calidad de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una
mejor creación o gestión de los documentos. Concuerda esto con el hecho de
establecer la viabilidad del doc.

• Realizar un flujograma del proceso de Gestión Documentaria de la

organización seleccionada.

Descripción del Flujo

Inicia con el recibo, ya sea por el área competente previa recepción en la Ventanilla
Única de Correspondencia o por el área de Gestión Documental o por la Dependencia
que a cargo tenga la administración de la Ventanilla Única de Correspondencia, cuando
ésta ingresa a la entidad producto de una solicitud o trámite por parte del ciudadano o
cualquier parte interesada.

Se procede a la recepción de la comunicación oficial y su direccionamiento al área de

competencia del asunto. En este momento inicia el proceso de Gestión y Trámite para
permitir solución o respuesta al trámite.

Una vez generada la respuesta, ésta junto con sus antecedentes si son requeridos se
remiten al interesado previa recepción y enviados a través del o de los medio(s)
especificado(s)(Correos electrónicos y memorándums ,cartas, informes, Documentos
transaccionales, Documentos económicos )por la misma.

El flujo diagramado reúne los elementos mencionados en la definición del proceso de

producción documental: “forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,
área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

0 INICIO
1 COMUNICACION OFICIAL DE SOLICITUD
2 RECEPCION Y DIRECCIONAMIENTO
3 PROCESO GESTION Y TRAMITE
4 COMUNICACION OFICIAL DE RESPUESTA
5 RECEPCION VERIFICACION ENTREGA
6 FIN

Instrumento de evaluación– Rúbrica

Datos informativos
Apellidos y nombres del estudiante:
Docente:
Fecha:
Nivel de desempeño

LOGRADO PROCESO INICIO

Criterio
16 – 20 11-15 0-10
3 2 1

Explica correctamente los Enumera los procedimientos, No explica correctamente los

procedimientos, instrucciones y normas que procedimientos, instrucciones y
Explica los instrucciones y normas que aplica una organización para normas que aplica una
procedimientos, aplica una organización la gestión documentaria. organización para la gestión
instrucciones y para la gestión documentaria.
normas que aplica documentaria. Realiza un flujograma del
una organización proceso de Gestión No realiza un flujograma del
para la gestión Realiza un flujograma del Documentaria de una proceso de Gestión
documentaria proceso de Gestión organización. Documentaria de una
Documentaria de una organización
organización.
Retroalimentación del tutor/a virtual