PROCEDIMIENTO

GENERACION DE ORDENES DE COMPRA

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Edición: 17/12/2019

1. OBJETIVOS
El objetivo de este procedimiento es establecer los lineamientos, actividades y controles para la
generación de órdenes de compra, orientado a una mayor control y rigurosidad en tiempo y
cantidad para la compra.

2. ALCANCE
El procedimiento descrito por este manual es obligatorio para toda la generación de órdenes de
compra de materias primas e insumos.
El conjunto de instrucciones contenidos en este documento está dirigido:

 Gerencia Planificación y Proyectos

 Gerencia de Abastecimiento.

Elaborado por: Aprobado por: Natalia Moya.– Subgerente Aprovisionamiento.

Ingrid Arellano - Jefe de Aprovisionamiento Visado por:
Cynthia Manzano – Jefe de Aprovisionamiento.
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3. MATRIZ RASCI

Sub-Gerente de Aprovisionamiento
N° Actividad

Ingeniero de Aprovisionamiento

Jefe de Aprovisionamiento
Comprador

Proveedor
1 Macro mes R
2 Generar reporte saldo OC R
3 Actualizar archivo macro proveedores R
4 Revisar cobertura de oc R
5 Generar requisiciones R A I
7 Negociar contrato marco I R I I I
8 Generación OC Ad-Hoc I R I
6 Generar OC R I A I
8 Validar creación OC R
9 Guardar archivo Excel R
10 Revisón cierre OC R
11 Validar cierre con proveedor R C I
12 Cierre OC I R I

R : responsable por la ejecución

A : responsable por la aprobación
S : encargado de dar soporte en caso de ser requerido
C : persona con conocimiento de las actividades y que puede ser consultado
I : persona que debe ser informado

Elaborado por: Aprobado por: Natalia Moya.– Subgerente Aprovisionamiento.

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Cynthia Manzano – Jefe de Aprovisionamiento.
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4. FLUJO DEL PROCESO

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5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

N° Actividad Descripción Ejecutante Área

1 Macro mes
2 Generar reporte saldo OC
3 Actualizar archivo macro
proveedores
Generación de plan de Ingeniero de Planificación y
compra con visibilidad a 6 Aprovisionamiento Proyectos
meses
El equipo descarga el HCI Ingeniero de Planificación y
"PO00000012 Saldos Aprovisionamiento Proyectos
pendientes en OC" desde
PS para generar el reporte
de saldo de OC disponibles
Incluir los saldos de OC en Ingeniero de Planificación y
el macro de proveedores, Aprovisionamiento Proyectos
determinando según stock
en planta más saldo de OC
las cantidades de las
nuevas OC

4 Revisar cobertura de oc Con el archivo Macro Ingeniero de Planificación y

5 Generar requisiciones
Proveedores y las políticas Aprovisionamiento Proyectos
de inventario se determina
si es necesario generar
nuevas OC's para la
compra de materiales
productivos
En el caso que no exista Ingeniero de Planificación y
contrato marco, emitir Aprovisionamiento Proyectos
requisición según el
análisis de cobertura de OC
efectuado

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N° Actividad Descripción Ejecutante Área

6 Negociar contrato
marco
7 Generación OC Ad-
Hoc
8 Generar OC
9 Validar creación OC
Negociación de precios con Comprador Abastecimiento
proveedor según la cantidad
solicitada por
Aprovisionamiento
El comprador de Comprador Abastecimiento
abastecimiento genera la OC de
la requisición emitida por
aprovisionamiento
Si existe contrato marco, se Ingeniero de Planificación y
emite la OC por People Soft Aprovisionamiento Proyectos
Una vez emitida la Oc por Ingeniero de Planificación y
People Soft, el requisidor recibe Aprovisionamiento Proyectos
copia de la OC a su email y
revisa en el sistema que la OC
esté disponible para el
proveedor

10 Guardar archivo Excel Guardar archivo excel en Ingeniero de Planificación y

carpeta compartida Aprovisionamiento Proyectos
11 Revisión cierre OC El equipo de aprovisionamiento Ingeniero de Planificación y
identifica las OC sin saldo Aprovisionamiento Proyectos
suficiente para cubrir el pedido
mínimo

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12 Validar cierre con Revisar con proveedor que Ingeniero de Planificación y

proveedor efectivamente la OC no tenga Aprovisionamiento Proyectos
stock fabricados por despachar
con dicha OC. Para aquellas que
se acuerda con el proveedor
cerrar, se envían a número OC a
Abastecimiento para proceder
con el cierre

13 Cierre OC Comprador procede al cierre de Comprador Abastecimiento

las OC's en PS

6. MATRIZ RIESGO/CONTROL

N° Riesgo Descripción Riesgo Actividad N° Control Descripción Control

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7. ANEXOS

No aplica

8. TABLA DE ACTUALIZACIÓN

REVISIÓN N° FECHA DESCRIPCIÓN MODIFICACIONES

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Cynthia Manzano – Jefe de Aprovisionamiento.