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PROYECTO DE IMPLANTACIÓN DE SAP BUSINESS

SUITE

GESTIÓN DE RESERVAS

CONTROL DOCUMENTAL
Elaborado por: Fecha: 06 de Julio de 2015
Juan Carlos Ponte Haro

Revisado por: Fecha:


Carlos Gustavo Yépez Villa

Objeto:

Versión Fecha Descripción


1.0

Lista de distribución:
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Gestión de Reservas

CONTROL DE CAMBIOS
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OBJETO
El objetivo del presente documento es facilitar al usuario el uso de la herramienta
SAP, que contempla los procesos establecidos en el documento del BBP y los
acuerdos realizados en el transcurso de la fase de análisis y realización.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

Se ha minimizado el uso de abreviaturas y siglas en el documento. Las siglas


utilizadas son:

 FI: Finanzas (GL y AM)


 TR: Tesorería (AP, AR y TR)
 CO: Controlling
 FM: Control presupuestario
 HR: Recursos humanos
 MM: Compras y gestión de materiales
 BC: Área Técnica
 MI: Migraciones
 PI: Integraciones
 RL: Autorizaciones y permisos
 BO: Business Object
 MO: Fiori
 GE: Gerencia

Así mismo, se han utilizado las siguientes abreviaturas:

 TEC, por Tecnocom Perú


 FONAFE, por Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad
Empresarial del Estado.

Las definiciones significativas se realizan en el cuerpo del documento.

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Í NDI CE

ÍNDICE ............................................................................................................................................... 5
ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SUMINISTROS DE MATERIALES .................................. 7
1.1. CREACIÓN DE RESERVAS PARA MATERIAL .............................................................................. 8
1.2. APROBACIÓN DE RESERVAS PARA MATERIAL ........................................................................ 11
1.3. VISUALIZACIÓN DE RESERVAS PARA MATERIAL...................................................................... 13
1.4. ANULACIÓN DE RESERVAS ................................................................................................... 15
1.5. LISTADO DE RESERVAS PARA MATERIAL ............................................................................... 18
1.6. IMPRESIÓN DE RESERVA ..................................................................................................... 19
1.7. RESULTADO DE PROCESO ................................................................................................... 20
2. ANEXOS.................................................................................................................................. 22
2.1. GESTIÓN DE RESERVAS....................................................................................................... 22
2.2. REPORTES ......................................................................................................................... 22

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GESTION DE RESERVAS
Brindar al usuario los conocimientos en el uso de SAP ERP para realizar y hacer
seguimiento a las reservas de material del almacén.

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AT E N C I Ó N DE R E Q UE RI M I E NT O S DE S UM IN I S T RO S
D E M AT E RI AL E S

Los requerimientos se gestionan en el sistema a través de documentos


denominados reservas. En estas reservas se específica la información de la clase
de movimiento, esta clase de movimiento es una clave que identifica el tipo de
movimiento de salida de mercancía, la lista la tenemos en la siguiente tabla:

Clase
Tipo Uso Imputación
Mov.
Salidas para consumo en las áreas usuarias.
Ejemplo: Útiles de Oficina, Suministros de
Computo, Medicinas, Vestuario, Material de
Salida para Centro Limpieza, EPPs, implementos de seguridad, Ceco de Área
201 de Costo Merchandizing y otros relacionados. usuaria.
Mantenimiento de Redes, Subestaciones,
Salida para Grupos electrógenos, Grupos Hidráulicos, Orden CO de
Mantenimiento vehículos, de Infraestructura y otros Gasto de
261 Operativo relacionados. Mantenimiento.
Salida para
Ordenes de Orden de
261 Inversión Obras (Adm. Propia) y Ampliaciones. Inversión.
Salida para Mant.
y Reposición - IG Cambio de Medidores de usuarios finales.
905 (Ingreso/Gasto) Norma 227-2013-0S- Osinergmin Ceco comercial

Salida para Mant.


y Reposición - AP
(Activo/Pasivo) Cambio de Medidores de usuarios finales.
907 Norma 227-2013-0S- Osinergmin

Salida para Salida de materiales con Convenio/resolución


909 Prestamos de préstamo. Ninguno

Salidas para instalación de nuevos


923 Salidas para Venta suministros, Transformix, Transformador. Cebe

Salidas para Venta Salidas para instalación de nuevos suministros


913 – En transito Masivos con Liquidación Pendiente Cebe
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Salidas para
Reclamaciones de
915 Terceros Perdidas en traslados, Siniestros, Robo. ceco area usuaria
Salida para
Devolución a Salida de materiales para reposición por
161 Proveedor garantía. Ninguno
Salida para Salida de materiales con resolución de
911 Donación donación. ceco area usuaria
Salida para Salida de materiales por obsolencia y
551 Desguase deterioro. ceco area usuaria

1.1. Creación de reservas para material

El objetivo de una reserva es asegurar que el material esté disponible cuando se


necesite. También sirve para simplificar y acelerar el proceso de salida de
mercancías y para preparar las tareas en el momento de la salida de mercancías.

Ruta de Logística  Gestión de materiales  Gestión de stocks 


acceso Reserva  Crear
Transacción MB21
Descripción Creación de reservas

(1) Se ingresa la siguiente información obligatoria:

 Fecha base: Fecha de creación de la reserva, se propone por defecto la


fecha del día.

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 Clase de movimiento: Determina el tipo de movimiento de salida de


mercancías requerida. De la tabla de clase de movimiento para salidas
tenemos los valores permitidos según el tipo de salida. Campo obligatorio.
 Centro: Específica el código de centro donde se requieren los materiales.

(2) Se puede ingresar un número de documento de reserva ya creado para


generar uno nuevo con referencia a dicho documento.
(3) El botón de crear permite generar una nueva reserva o también se puede
continuar con ENTRAR.

Las reservas representan un compromiso al sotck de el/los materiales que sean


requeridos, por lo tanto si por alguna razón no es necesario tomar el material del
almacén, se deben anular las reservas no atendidas para liberar dicho stock.

También las reservas pasaran por una autorización con la finalidad de que se
verifique la necesidad real de los materiales. Esta aprobación lo veremos más
adelante.

(1) Se muestra la clase de movimiento registrada en la pantalla de selección,


por lo que no es posible modificarlo desde esta pantalla, si es necesario
hacerlo habría que cerrar y volver a ingresar. Según la clase de movimiento
seleccionada, se habilita el tipo de imputación que corresponda y debe de
ingresarse de forma obligatoria.
(2) También debemos ingresar las posiciones correspondientes a los
materiales y las cantidades que se requieren del stock, por lo que también
es necesario especificar el almacén correspondiente. El centro ya se

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propone de la pantalla de selección, pero puede modificarse desde esta


pantalla.
(3) Los botones de la parte superior de la pantalla tienen las siguientes
funciones:

 Nuevas posiciones : Permite ingresar posiciones nuevas en la reserva.


 Seleccionar : Permite observar el detalle de la posición seleccionada.
 Borrar posición : Borra la posición seleccionada

(1) Se puede navegar a nivel de detalle las posiciones, regresar al resumen de


posiciones, agregar posiciones nuevas, etc.
(2) Se tiene una mayor cantidad de campos dentro del detalle de cada
posición ingresada en la reserva, como por ejemplo Textos que pueden
usarse para ingresar información complementaria.

Nota: Cuando se registre una reserva para un activo fijo, el campo Destinatario es
de carácter obligatorio y debe de completarse de acuerdo a la relación de

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emplazamientos (lista estándar de ubicaciones para los activos). El sistema


validará que se ingrese este campo de forma correcta.

Completado el tratamiento de las posiciones de la reserva, se pulsa el botón de


Grabar para almacenar la información ingresada.

(1) El sistema emite un mensaje informativo indicando el correlativo creado


para la reserva de material y no se tuvo ningún error.

1.2. Aprobación de reservas para material

La aprobación de las reservas a diferencia de otros documentos no requerirá de


un código de liberación específico. El encargado de la liberación debe ingresar a
modificar la reserva para actualizar el campo correspondiente a “Movimiento
permitido”, hecho esto se debe guardar la reserva modificada.

Ruta de Logística  Gestión de materiales  Gestión de stocks 


acceso Reserva  Modificar
Transacción MB22
Descripción Modificación de reservas

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(1) Se marca el check de Movimiento permitido (M) para aprobar la posición de


la reserva. Esto permitirá que ya pueda ser atendida por almacén. A la
derecha esta el check de Salida final (SFin) que determina que la posición
fue atendida en su totalidad. Este check se marca de forma automática
cuando se atiende el total de la posición, también puede ser marcada
manualmente, esto se da en caso de que se solicite una mayor cantidad de
lo despachado en un inicio y luego ya no se requiera más de dicha
posición. Por último se tiene el check de Borrado (B), en el caso de que se
tenga alguna posición que se desee marcar como borrada en el documento
de reserva.
(2) Luego simplemente se graban las modificaciones en la reserva, pulsando
el botón de grabar .

(1) El sistema emite un mensaje informativo cuando se graba el documento sin


errores.

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Esta misma transacción puede ser utilizada para modificar las cantidades de las
posiciones, textos de detalle, etc que sean requeridos en el documento de
reserva.

1.3. Visualización de reservas para material

Si se desea visualizar una reserva de forma individual, podemos usar la siguiente


transacción:

Ruta de Logística  Gestión de materiales  Gestión de stocks 


acceso Reserva  Visualizar
Transacción MB23
Descripción Visualización de reservas

(1) Es necesario ingresar un número de reserva para poder visualizarla, en su


defecto se puede utilizar la ayuda de búsqueda y utilizar los criterios de
selección disponibles para encontrar la reserva requerida.
(2) Los botones mostrados permiten visualizar la reserva desde el resumen de
posiciones o visualizar directamente los datos de cabecera de la
reserva . También se puede continuar simplemente pulsando un
ENTRAR.

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Podemos visualizar el detalle de posición, incluso la información del dato maestro


del material utilizado en la reserva, además de otras opciones de visualización
desde esta transacción.

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1.4. Anulación de reservas

La anulación de una reserva se realiza desde la pantalla de modificación de


reservas que ya se vio anteriormente. Esta anulación se realiza a nivel de
posición de forma similar que para otros documentos, pueden realizarse de dos
formas:

Marcar posición para borrado

Si se tienen creados documentos de reserva los cuales ya no se necesitarán


ninguna de sus posiciones o pasó mucho tiempo desde que fueron requeridas, se
debe ingresar a modificar el documento de reserva para marcar las posiciones
como borrado, esto anulará el documento de reserva. Estos cambios se realizan
de la siguiente forma:

(1) Se marcan las posiciones para borrado en el check correspondiente a la


columna “B”.

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(1) Se pulsa grabar para guardar los cambios. Una vez guardado no se
puede modificar nuevamente el documento de reserva, por lo que queda
inutilizable el documento.

El sistema emite un mensaje informativo indicando que se realizaron los cambios:

Marcar posición para salida final

Si se tienen creados documentos de reserva y estos se encuentran parcialmente


atendidos y además el saldo por atender que tienen dichos documentos no será
requerido nuevamente por el área que lo solicitó, se debe de marcar el indicador
de Salida final en el documento de reserva. Esto permite que la reserva tome la
condición de totalmente atendido, sin embargo si es necesario se puede continuar
realizando posteriores salidas en base a la reserva, es decir queda abierta la
posibilidad de continuar utilizando el documento de reserva.

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(1) Se marcan las posiciones para Salida final con el check correspondiente a
la columna “SFin”.

(1) Se pulsa grabar para guardar los cambios. A diferencia que en el caso
de marcar las posiciones para borrado, aún se pueden realizar
modificaciones en el documento de reserva y se puede reutilizar, hasta que
no se marque el check de borrado.

El sistema emite un mensaje informativo indicando que se realizaron los cambios:

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1.5. Listado de reservas para material

Ruta de Logística  Gestión de materiales  Gestión de stocks 


acceso Reserva  Lista de reservas
Transacción MB25
Descripción Listado de reservas

(1) La pantalla de selección del listado permite ingresar diversos criterios de


búsqueda para limitar los resultados. Tenemos Datos de reserva, Datos de
imputación y también podemos ajustar la búsqueda según el estatus de la
reserva.

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(2) El botón de ejecutar , permite lanzar la búsqueda y que se muestren los


resultados del reporte. El botón de Delimitaciones opcionales y por
último el botón de información del programa , que nos muestra un
detalle del funcionamiento de la transacción.

(1) Se puede seleccionar una de las reservas de la lista para marcarla.


(2) Con estos botones se puede visualizar las posiciones de reserva, la
reserva en su totalidad y sus posiciones.
(3) También dentro del listado se encuentran los típicos botones del ALV que
permiten orden agregar columnas, filtrar, etc.

1.6. Impresión de Reserva

Ruta de acceso No aplica.


Transacción ZMM003
Descripción Impresión de Reservas

(1) Se debe digitar manualmente el número de reserva que se desea imprimir,


o en su defecto ubicarlo por medio de la ayuda de búsqueda para el
campo.
(2) Finalmente se pulsa el botón de ejecutar.

Se habilitará una pantalla con la información de la impresión:

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(1) Se debe seleccionar la impresora correspondiente, en algunos casos el


sistema muestra la impresora por defecto. Para ubicar la impresora esta
debe estar instalada en el sistema. Se puede utilizar la ayuda de búsqueda
correspondiente para ubicar una impresora.
(2) Como siguiente paso se utiliza las opciones que sean requeridas por el
usuario. Se puede tener una vista preliminar del formato de impresión o se
puede imprimir directamente.

Con eso concluye la impresión de reservas desde el sistema SAP.

1.7. Resultado de proceso

Los procesos presentados para a atención de requerimientos de suministros de


materiales permiten:

 Generar reservas para material.


 Modificar/Visualizar/Anular las reservas creadas en el sistema.
 Aprobar las reservas.

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 Listar las reservas creadas.


 Imprimir reservas.

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2 . AN E X O S

En esta sección se incluirán las referencias de los puntos de las bases para los
procesos descritos en este manual.

2.1. Gestión de reservas

AREA SUBPROCESO REQUERIMIENTO ID FUNC FUNCIONALIDAD


BASES BASES FUNCIONAL - BASES BASES ESPECÍFICA - BASES

Programación de atención de Registro de requerimiento


Gestión de
LOGISTICA los requerimientos de MM.4.2.1 de suministros de
Almacenes
suministros de materiales materiales

Programación de atención de Consultas de


Gestión de
LOGISTICA los requerimientos de MM.4.2.2 Requerimientos de
Almacenes
suministros de materiales Almacén

2.2. Reportes

ID Reporte
Reporte Descripción del reporte
Bases

Consultas de Requerimientos Listado que nos muestre la relación de reservas


MM.4.2.2
de Almacén pendientes de atención en el almacén

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