ACTIVIDAD DE TRABAJO AUTÓNOMO

Datos generales
Nombre Docente Msc. Carlos Rojas Cevallos
Herramientas Digitales y
Asignatura Unidad No. 2
Colaborativas
Datos de la actividad
Fórmulas de Excel
SUMA
Es la función más sencilla que ofrece Excel. Se aplica utilizando la expresión
=SUMA(A1:A45), en este caso considerando que se quiere obtener el total que
suman las celdas seleccionadas (de la A1 a la A45).

Además de una selección seguida de filas o columnas, esta función de Excel

permite agregar números extras, celdas individuales o incluso más de un
intervalo de celdas siempre y cuando se utilice una separación de cada dato con
el signo punto y coma (;). Por ejemplo, al utilizar la expresión
=SUMA(100;A1:A45;B10:B15), Excel calculará la suma del conjunto de datos de
las celdas A1 a la A45, del conjunto de datos de las celdas B10 a la B15 y
agregará un monto de 100.

La función de =SUMA de Excel también puede combinarse con otras

operaciones matemáticas sencillas separándose con un paréntesis, por ejemplo,
=SUMA(A1:A45)*100, en este caso el total sumado en ese intervalo de celdas
se multiplicará por 100.

SÍ
Este es otro de los trucos más útiles que ofrece Excel y funciona para corroborar
que los resultados obtenidos de distintas operaciones realizadas correspondan
a ciertos valores concretos que tú hayas configurado. Un ejemplo para utilizar
esta función es con la expresión =SI(A:250=300,000;”SI”;”NO”), imaginando que
se busca corroborar que la suma diaria de las ventas de un negocio corresponda
con la meta mensual establecida de 300,000 pesos. Si el valor de la celda A250,
que es la suma de las ventas diarias empata con la meta aparecerá un Sí, de lo
contrario aparecerá un No.

SUMAR SÍ
Para los negocios, otra de las fórmulas básicas de Excel es la combinación de
las dos funciones previas. SUMAR SÍ funciona para establecer criterios a la hora
de sumar valores.

Por ejemplo, si se busca calcular la suma de salarios pagados a empleados pero

sólo de los que superan cierto monto, puedes utilizar esta función o si se quiere
obtener la suma de un conjunto de facturas registradas que superen cierto
monto.
Imaginando que se quiere calcular la suma de los salarios que superan los
10,000 pesos se utilizaría la expresión =SUMAR.SI(A1:A45,”>10000), y Excel
calculará la suma de las celdas (con el salario de cada empleado) de la A1 a la
A45 seleccionando sólo las que superen dicho monto.

ESPACIOS
Excel también ofrece una herramienta para establecer espaciados que faciliten
la búsqueda y procesamiento de datos en las hojas de cálculo. Si se busca
eliminar o agregar espacios entre los valores se puede utilizar esta herramienta
para regularizar los espaciados.

Si se busca eliminar, por ejemplo, espacios irregulares en ciertos textos

específicos, se utiliza la expresión “SUPRESP(“TEXTO”), en la palabra “TEXTO”
se selecciona el texto donde se encuentran los espacios irregulares.

BUSCARV
Esta función es útil cuando se tienen dos conjuntos de datos distribuidos en dos
hojas de cálculo distintas y se quiere hacer una combinación de dichos datos.
Por ejemplo, si en una hoja se tiene una lista de proveedores con sus correos
electrónicos y en otra hoja se tienen sus razones sociales, ésta función ayuda a
que aparezca el proveedor con ambos datos en un mismo lugar.

Por ejemplo, si en la Hoja 1 se tienen nombres y correos y en la Hoja 2 nombres

y razones sociales, en la Hoja 1 se colocará en una columna nueva para extraer
la información de razones sociales y se colocará la expresión
=BUSCARV(A2,Hoja2!A:B, 2,FALSO), de modo que la información que se
encontraba en la celda A2 de la Hoja 2 (la razón social del proveedor X) se
pasará a esa celda nueva.

La fórmula se puede copiar para todos los valores, en este ejemplo se copiaría
la razón social de todos los proveedores que se encuentren enlistados en las
Hojas 1 y 2.

CONCATENAR
Lo que permite esta función es unir dos elementos distribuidos en columnas
distintas. Una aplicación útil, por ejemplo, sería para unir los nombres de
empleados que se encuentran en la columna A con sus apellidos que se tienen
en la columna B.

Utilizando la expresión =CONCAT(A2,””,B2) en la celda en blanco C2, se

copiarán ahí los nombres completos del empleado 1. La fórmula se puede copiar
para todo el listado de elementos que se buscan unir.

IDENTIFICAR VALORES DUPLICADOS

Esta función identifica si hay valores duplicados en un conjunto de datos y los
señala. Para verificar se deben seleccionar todas las celdas a revisar, ir a la
pestaña “Formato condicional” ubicada en la parte superior derecha de las
opciones de la hoja de cálculo. Se debe seleccionar la opción “Resaltar reglas
de celdas” y después la opción “Valores duplicados”. Excel mostrará si existen
valores duplicados y dónde se encuentran.

ELIMINAR O REEMPLAZAR ELEMENTOS

Esta herramienta es útil para cuando se tienen frases, palabras o elementos
números en una hoja de cálculo y se quieren eliminar o reemplazar por otros
distintos. Por ejemplo, si se tiene en un conjunto de celdas los nombres de todos
los empleados de un negocio con la palabra Guadalajara (Carlos Torres
Guadalajara, Laura Pérez Guadalajara, etc.) y se quiere eliminar ese palabra en
todos los casos.

En este ejemplo la ruta a seguir sería ir a la opción “Buscar y Reemplazar”, en la

opción de buscar se anota la palabra a buscar “Guadalajara” y en reemplazar se
deja en blanco para que se elimine totalmente. En otro caso, si se quisiera
sustituir por otra palabra, en el espacio de reemplazar se escribe la palabra
nueva.

FILTROS
Algunas bases de datos son muy extensas y tienen información adicional a la
que se necesita en cierto momento. Con esta función básica de Excel es posible
filtrar, ordenar u ocultar datos para tener una mejor visualización de la
información.

En la parte superior derecha se encuentra la opción “Ordenar y Filtrar”, desde

ahí se puede elegir si ordenar los datos por orden alfabético, por valores de
mayor a menor, o personalizar el orden de los elementos. También se pueden
poner filtros personalizados y esconder temporal o definitivamente celdas,
columnas o filas.

FECHAS Y DÍAS
Una fecha completa se puede escribir directamente en Excel utilizando los
ajustes de celda y seleccionando el formato “fecha”. Excel organizará entonces
esa combinación de números con el formato 23/12/2019 poniendo día, mes y
año.

Sin embargo, si se recibe un Excel con la fecha distribuida en diferentes

columnas (el día en la celda A1, el mes en la celda B1 y el año en la celda C1),
Excel permite combinar esa información y traspasarla a una sola celda con la
fecha completa utilizando la expresión =FECHA(A1,B1,C1).

También es posible obtener un lapso de días transcurridos entre los fechas sin
tener que hacerlo de manera manual. Si, por ejemplo, se quiere saber cuántos
días pasaron entre el 23/12/2018 y el 20/10/2019 se utilizará la expresión
=DIAS(23/12/2018;20/10/2019) y se obtendrá el resultado en valor número.
Si las fechas estuvieran registradas en las celdas A1 y A45 se puede utilizar la
expresión =DIAS(A1:A45).

FIJAR CELDAS
Otra de las funciones básicas de Excel, que ayuda con la organización y
visibilización de bases de datos muy extensas, es la fijación de celdas. Sirve para
inmovilizar una fila, una celda o una columna.

Esta función se encuentra siguiendo la ruta “Vista”, “Inmovilizar” y se puede

seleccionar la inmovilización de los paneles (filas y columnas juntas), la
inmovilización de la fila superior o de la primera columna.

AGREGAR COMENTARIOS
Esta función es útil cuando se registra un elemento en las celdas que necesita
de alguna anotación importante. Para agregar un comentario en cualquier celda
sólo se debe hacer clic en el botón derecho en la celda seleccionada y presionar
la opción “Insertar comentario”, automáticamente aparecerá un recuadro de
texto; después de agregar la anotación sólo necesitarás dar clic fuera del cuadro
para guardarlo.

Las celdas que tienen anotaciones agregadas aparecerán con una pestaña roja
en la parte superior derecha.

REDONDEO
Esta función aritmética básica funciona para eliminar o reducir los decimales de
cifras registradas en un conjunto de datos. Por ejemplo, si se quieren eliminar
totalmente los decimales de las cifras de las celdas A1 a la A45 se utilizaría la
expresión =REDONDEAR(A1:A45) y si sólo se busca pasar de 5 decimales a 2
decimales se utilizaría =REDONDEAR(A1:A45,2).

PROMEDIO
También se puede obtener la media de un conjunto de datos registrados en la
hoja de cálculo. Si se quiere obtener la media de ventas diarias de un negocio,
que están registradas en el intervalo A1-A365, se utilizaría la expresión
=PROMEDIO(A1:A365) y Excel arrojaría el monto diario que vende el negocio.

MODA
Otra de las funciones aritméticas básicas que ofrece Excel es la moda, que
encuentra el elemento más común en un conjunto de datos registrados. Por
ejemplo, si se tiene una lista de los productos vendidos y se quiere saber cuál es
el que más se vende. Imaginando que la lista de productos vendidos está
registrada en el intervalo de celdas A1-A820, utilizando la expresión
=MODA.UNO(A1:A820).