Instituto Tecnológico de Chilpancingo

Taller de
informática

-investigación (unidad 1i)-

Excel

Maestro: Jorge Taboada Miranda

Alumna: Borbotillo Carreño Yazmin

Grupo: P3 B
 Excel
Uno de los programas ofimáticos más utilizados en las empresas es Microsoft Office Excel,
gracias a la variedad de funciones con las que cuenta esta hoja de cálculo.
En la actualidad, es casi obligatorio contar con un ordenador en la oficina de trabajo, y por
lo general, se utiliza Excel para organizar información y hacer cálculos de forma sencilla

Uso de fórmulas en Excel y ejemplos

Las fórmulas de Excel son el corazón del programa, pues son las que se encargan de hacer
el "cálculo" de la hoja de cálculo. 

Operaciones matemáticas simples

Antes de entrar en fórmulas más complicadas, veamos cómo hacer las operaciones

matemáticas más simples: sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. Técnicamente solo
la suma es una fórmula, pues en el resto de los casos se usan operadores especiales.
SUMA: esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas
separadas como intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)
Restas: para restar los valores de dos celdas debes usar el símbolo de resta "-" entre ambas.
Ejemplo: = A2 - A3
Multiplicaciones: para multiplicar los valores de dos celdas debes intercalar entre ellas un
asterisco *. Ejemplo: = A1 * A3 * A5 * A8
Divisiones: para dividir los valores de dos celdas debes incluir entre ellas la raya /.
Ejemplo: = A2 / C2
Excel respeta el orden lógico de las operaciones matemáticas (multiplicaciones y divisiones
primero, luego sumas y restas) y suporta el uso de paréntesis para dar prioridad a unas
operaciones sobre otras. De este modo, puedes crear fórmulas como = (A1 + C2) * C7 / 10
+ (D2 - D1).
 PROMEDIO

La fórmula promedio devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o
rango de celdas que pases como parámetro. Este resultado también es conocido como
media o media aritmética.
 Uso: =PROMEDIO (celdas con números)
 Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)

MAX y MIN

Si en lugar de querer saber la media aritmética deseas conocer cuál es el mayor valor o el
menor valor de un conjunto, tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles:
MAX y MIN. Las puedes usar con celdas separadas o rangos de celdas.
 Uso: =MAX(celdas) / =MIN(celdas)
 Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)
 SI.ERROR

SI.ERROR es una fórmula que te sacará de más de un apuro. Con ella puedes evitar los
errores #¡DIV/0! y similares. Esta fórmula te permite devolver un valor en el caso de que
otra operación resulte un error. Esto es bastante común con divisiones, pues cualquier
división entre cero dará error, pudiendo provocar una reacción en cadena de errores. La
operación en cuestión puede ser una operación o cualquier otra fórmula.
 Uso: =SI.ERROR( operación, valor si hay un error)
 Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")

SI

SI es una de las fórmulas más potentes de EXCEL y es que con ella puedes devolver un
resultado distinto según si se cumple la condición. De este modo, podrías usarlo para que
una celda diga "APROBADO" si otra es un número superior a 5, o "SUSPENDIDO" si es
inferior.
 Uso: =SI(condición, valor si se cumple la condicion, valor si no se cumple)
 Ejemplo: =SI(B2="Madrid","España","Otro país")
 CONTARA

CONTARA es una de las fórmulas para contar valores. A diferencia del simple CONTAR,
CONTARA cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las
celdas vacías, de modo que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla,
independientemente de si los datos son numéricos o no.
 Uso: =CONTARA(rango de celdas)
 Ejemplo: =CONTARA(A:A)

CONTAR.SI

La fórmula CONTAR.SI es una especie de mezcla de las dos anteriores. Contará el rango
de celdas especificado siempre y cuando cumplan ciertos requisitos. Estos puede ser que
tengan cierto valor o que cumplan ciertas condiciones.
 Uso: =CONTAR.SI(rango de celdas, criterio)
 Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")
 ALEATORIO.ENTRE

Esta fórmula genera un número aleatorio entre otros dos números dados, y por tanto resulta
ideal cuando necesitas elegir algo al azar. El número generado cambia cada vez que se
regenera la hoja (por ejemplo, cuando escribes un nuevo valor).
 Uso: =ALEATORIO.ENTRE( numero menor, numero mayor)
 Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)

DIAS

Los cálculos de fechas son siempre un tema peliagudo si los debes hacer a mano, pero todo
es mucho más fácil cuando una fórmula hace el trabajo duro por ti. DIAS te dice el número
de días que hay de diferencia entre dos fechas.
 Uso: =DIAS( primera fecha, segunda fecha)
 Ejemplo: =DIAS ("2/2/2018", B2)

AHORA
Otro esencial de Excel es la fórmula AHORA. Esta genera la fecha para el momento
actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus
valores se recalculan (porque cambias una celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de
ningún parámetro.
 Uso: =AHORA()
 Ejemplo: =AHORA()

DIASEM

DIASEM es otra útil fórmula relacionada con fechas, que devuelve de forma numérica el
día de la semana de una fecha. El lunes es el 1, el martes es el 2, y así sucesivamente,
aunque hay varias formas de empezar a contar, como puedes indicar en el segundo
parámetro.
 Uso: =DIASEM (fecha, tipo de cuenta)
Para tipo de cuenta, debes usar uno de estos parámetros:

 1: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)

 2: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)
 3: números del 0 (lunes) al 6 (domingo)
 11: números del 1 (lunes) al 7 (domingo)
 12: números del 1 (martes) al 7 (lunes)
 13: números del 1 (miércoles) al 7 (martes)
 14: números del 1 (jueves) al 7 (miércoles)
 15: números del 1 (viernes) al 7 (jueves)
 16: números del 1 (sábado) al 7 (viernes)
 17: números del 1 (domingo) al 7 (sábado)
 Ejemplo: =DIASEM (AHORA(), 2)
 HIPERVINCULO

Excel convierte automáticamente las direcciones web en enlaces, pero si quieres crear un
enlace con un texto distinto, necesitas usar una formula. Esa fórmula es HIPERVINCULO,
con la cual puedes añadir enlaces a cualquier celda.

 Uso: =HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )

 Ejemplo: =HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")

TRANSPONER

TRANSPONER cambia las filas por columnas y es una fórmula un poco especial. Debes
aplicarla a una selección de filas que coincida de forma inversa con la tabla que quieres
trasponer. Por ejemplo, si la tabla original tiene 2 filas y 4 columnas, necesitas aplicarla a 4
filas y 2 columnas. Además, es una fórmula de matriz, así que necesitas pulsar Control +
Mayúsculas + Intro para aplicarla.
 Uso: {=TRANSPONER { intervalo de celdas )}
 Ejemplo: {=TRANSPONER ( A1:C20)}

REEMPLAZAR
REEMPLAZAR es una útil fórmula con la cual puedes insertar o reemplazar parte de un
texto. No consiste en reemplazar un texto por otro (esa es la fórmula SUSTITUIR), sino en
insertar un texto en determinada posición y, opcionalmente, sustituyendo parte del texto
original. Con sus dos parámetros eliges en qué posición se inserta el texto, así como a
cuántos caracteres se eliminarán del texto original, después de esa posición
 Uso: =REEMPLAZAR ( texto original, ubicación donde se inserta, caracteres del
texto original que se borran, texto a insertar )
 Ejemplo: =REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")

CONCATENAR

CONCATENAR es una fórmula que te puede sacar de varios apuros. Su utilidad es tan
simple como juntar varios elementos de texto en un único texto. Como parámetro no
puedes especificar un rango de celdas, sino celdas individuales separadas por comas.
 Uso: =CONCATENAR( celda1, celda2, celda3 ... )
 Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

ESPACIOS
Los espacios de más en un texto pueden ser problemáticos pues no siempre los podrás
detectar a simple vista. Una forma de acabar con ellos fácilmente es con ESPACIOS,
que elimina todos los espacios de más de un texto, independientemente de dónde se
encuentren.
 Uso: =ESPACIOS ( celda o texto con espacios de más )
 Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )

ENCONTRAR

ENCONTRAR es una fórmula con la cual puedes saber si el texto de una celda contiene
otro texto. En caso afirmativo, la fórmula devuelve la posición en el texto donde se
encontró la primera concurrencia. Si no, devuelve un error (acúerdate de usar SI.ERROR
para controlar estos casos).
 Uso: =ENCONTRAR(texto que estás buscando, texto original)
 Ejemplo: =ENCONTRAR ( "aguja", "pajar" )

Uso de funciones en Excel y ejemplos

SUMA
Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada
celda y añadir el símbolo + en medio.
La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5).
En este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en
medio.
Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como
en el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5) para sumar el intervalo B1 a
B5 y a su vez sumarle 5.
Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-),
multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente.
Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado
por 10.

SI
Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor
concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado.
El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la
respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.
La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto
excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos
usar los símbolos mayor que y menor que.

BUSCAR
La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor
desde la misma posición en una segunda fila o columna.
Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR(valor_buscado;
vector_de_comparación; [vector_resultado]) donde valor_buscado es lo que estamos
buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de
comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo).
En el [vector_resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través
del valor buscado.
Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre
A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.

BUSCARV
Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función
BUSCARV.
La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese
valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto;
Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).

Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO)
D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda. B2:E11 es un
rango o intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3 es el número de la columna
donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos
obtener un valor concreto.

COINCIDIR
Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la
posición de ese elemento en el rango que hemos indicado.
Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0)
5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se
refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.
Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor
buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el
valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.
Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que
buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.
 ELEGIR
Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles.
En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5.
Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.

FECHA
Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto,
año, mes y día, por ese orden.

Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el

día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro
cifras.
El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos
cambiarlo desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha.

DIAS
La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas
distintas.
Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de
valor numérico.
Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles.
En este caso, el resultado será 2342 días.

ENCONTRAR y ENCONTRARB
Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena.
El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.
Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR(texto_buscado;
dentro_del_texto; [núm_inicial]).
En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro
del texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente,
podemos indicar un número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter
concreto.
Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados
y necesitas extraer una parte.

INDICE
Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una
tabla o rango.
Con =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz donde buscar (un
rango entre dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay
varias columnas en la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El
resultado será este último valor.
Ejemplo: =INDICE(A1:B5;2;2 donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B
desde las filas 1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos el valor de la segunda fila, y
como en la matriz hay dos columnas, incluimos otro 2 para indicar que queremos el valor
de la segunda columna.

Elaboración de graficas en Excel y ejemplos

Crea una gráfica en Excel

Lo primero que tienes que hacer es

preparar en un Excel los datos a
partir de los que luego vas a querer
hacer tu gráfica. Una vez los
tengas, pulsa en la
opción Insertar que tienes en la barra
de herramientas para acceder a las
opciones en las que puedes elegir
diferentes elementos para introducir
en tu tabla.

En la sección Insertar verás una
categoría llamada Gráficos, en la que
encontrarás diferentes tipos de
gráficos que puedes añadir a tu tabla. El primer paso, por lo tanto, es pensar el tipo de
gráfico que vas a querer utilizar.

Una vez te decidas por un tipo de

gráfico, pulsa sobre su icono y elige el
que más te convenza de entre las
varias opciones que vas a encontrar en
cada tipo. Y no te preocupes porque el
tipo de gráfico lo vas a poder cambiar
cuando quieras.

Cuando pulses en un tipo de

gráfico, te aparecerá un cuadro en
grande dentro de tu Excel. El
cuadro en un principio estará en
blanco porque aún tienes que meter
los datos. Para ello, pulsa sobre el
botón Seleccionar datos que te
aparecerá en la categoría
de Diseño de la barra de
herramientas, la cual se te habrá
abierto automáticamente al insertar
el cuadro para el gráfico.

Te aparecerá un cuadro
llamado Seleccionar origen
de los datos, en el que vas a
poder ir introduciendo los
datos que quieres mostrar en
el cuadro. Para
empezar, debes pulsar
sobre Rango de datos del
gráfico, concretamente sobre
la flecha hacia arriba que
aparece en su derecha.
 Cuando elijas la
opción Rango de gráficos
del gráfico, el menú se
minimizará y volverás a tu
hoja de Excel. En ella,
ahora debes seleccionar los
datos que quieres utilizar en
el gráfico y
pulsar Enter para confirmar
la selección. Al
seleccionarlos verás que
quedan dentro de un
rectángulo de color verde, y que en el código de las celdas aparecerá escrito de forma
automática en el cuadro Seleccionar origen de datos que tendrás superpuesto.

Una vez seleccionados los datos, tu

gráfica se generará
automáticamente. Ahora, seguirás
teniendo el cuadro Seleccionar
origen de datos que te permitirá
configurar la leyenda como lo que
aparezca en el eje horizontal de
categorías, donde podrás
pulsar Editar para seleccionar de
nuevo en tu Excel las palabras que
quieras que aparezcan. También
podrás cambiar la leyenda de las
series o líneas del gráfico.

Cuando cierras el cuadro

de Seleccionar origen de datos vuelves
al Excel, en el que ya tienes tu cuadro
creado. Aun así, cuando pulsas sobre
él, en la parte derecha te salen otras
opciones para editarlo, incluyendo una
brocha con la que puedes cambiar su estilo y el color de las diferentes líneas que aparezcan
en él.
Y ya está, una vez lo
tengas todo a tu gusto
habrás completado tu
primer gráfico básico en
Excel. El proceso que te
hemos descrito es
prácticamente el mismo
para los diferentes tipos de
gráficos, aunque irá
aumentando en
complejidad en el
momento en el que decidas
hacerlos partiendo de otros datos más avanzados.

TIPOS DE GRÁFICOS EXCEL

Desde los comienzos de Microsoft Excel los gráficos han sido uno de sus puntos fuertes y
por eso mismo los señores de Microsoft no paran de inventar nuevos tipos de gráficos. A
continuación, te explicamos cuales son los diferentes tipos de gráficos Excel que puedes
crear.
1° Tipos de gráficos: gráficos de
columnas y barras
Los gráficos de columnas o barras
son una representación muy
sencilla de una o varias series
numéricas.
Columnas agrupadas
En las dos siguientes imágenes
vemos un gráfico Excel de
columnas sencillo, en el que sólo tenemos una única serie de datos que va a de enero a julio
(categorías). Como puedes ver, el gráfico expresa muy bien en vertical aquellos meses con
mayores valores y permite comparar muy fácilmente con el resto de los meses.
Columnas agrupadas con varias series
En el siguiente gráfico hemos añadido una
serie más (pongamos la del año anterior)
con la que poder comparar dentro de un
mes la evolución año a año. En este caso
hemos mantenido los mismos meses. Es
muy importante en estos gráficos de Excel de columnas agrupadas que no pongas muchas
series, de lo contrario conseguirás que el gráfico sea muy difícil de leer.

Columnas apiladas
Los gráficos con columnas apiladas puede
ser una manera muy sencilla de hacer una
comparativa rápida. En este caso
comparamos mes a mes la suma de dos
series de valores.

Columnas apiladas al 100%

Pero también podemos hacer una
gráfica Excel con columnas apiladas al
100% de manera que veamos, para cada
mes, qué serie tiene mayor peso relativo
sobre la categoría (mes).

Gráfico de barras
Este gráfico es igual que el de columnas pero con la pequeña diferencia de que el gráfico se
muestra en horizontal. Hay una cosas que sigo sin entender de este gráfico y es que el
último valor de las categorías aparece en la parte de arriba en vez de al revés… pero gracias
a Dios el orden del eje se puede cambiar mediante un par de clicks así que tampoco es un
Gráfico de barras apiladas
El gráfico de barras apiladas también
es muy útil, al igual que el de
columnas apiladas. Es recomendable
usarlo cuando el texto de las categorías
es largo. Por ejemplo, se usa mucho
con las respuestas a las preguntas de
una encuesta. Yo, particularmente,
también lo uso mucho cuando quiero
mostrar un ranking donde el primer valor siempre está en la parte superior y el último de
los valores está en la parte inferior de la gráfica.
2° Tipos de gráficos: gráficos circulares (o de
quesitos)
Los gráficos circulares o también llamados de
quesitos son unos gráficos muy usados pues
representan de manera muy sencilla la proporción de una serie de valores respecto del total.
Dominar este tipo de gráficos es fundamental. Nos puede ayudar a representar de manera
muy sencilla una serie de valores muy complejos. Siguiendo el ejemplo de antes
tendríamos.
3° Tipos de gráficos: gráficos de áreas
Unos gráficos muy interesantes y que
se usan muy poco como gráficos de
Excel. Realmente no es fácil usar este
tipo de gráficos porque su aplicación
puede resultar un poco concreta en
algunos casos.
Gráfico de áreas
Como puede verse en la siguiente imagen este gráfico de Excel nos permite representar las
series como valores. Por ejemplo, en este ejemplo, podríamos compara las horas dedicadas
a una tarea en el Año 1 frente al Año 2. También lo podemos usar para comparar ingresos o
cualquier otra comparativa.
Áreas apiladas
Este tipo de gráfico Excel
nos permite acumular
ciertos valores de manera
muy gráfica. Es muy
frecuente usarlo para ver
volúmenes que se usan de
manera continua. Podría
usarse para ver el
volumen de agua acumulado en diferentes pantanos, por ejemplo. Como puedes ver, el
volumen de agua acumulado en este caso disminuye en los meses de junio y julio.
4° Tipos de gráficos: gráficos de
líneas
Nos permite identificar tendencias de
los valores a lo largo del tiempo. Este
gráfico Excel está muy indicado cuando
en las categorías tenemos cualquier
referencia de tiempo como días, años,
meses, horas, minutos…
Líneas con marcadores
Además, podremos añadir los marcadores
de los valores con o sin etiqueta de los
valores. Dependiendo del número de series que tengamos convendrá tener los valores,
aunque si sólo queremos ver las tendencias y no los valores exactos de cada punto no será
conveniente usar las etiquetas para evitar que el gráfico esté demasiado recargado.
Varias líneas
En muchas ocasiones necesitaremos comparar
dos o más series de valores y ver sus
tendencias. Para ello usaremos el gráfico de
líneas sin usar los marcadores.

Varias líneas apiladas

Este tipo de gráfico de Excel nos
permite acumular los valores de dos
series y ver la tendencia conjunta. La
línea superior es la suma de la línea
inferior y los valores de la superior. De
esta manera conseguimos ver la
progresión de un conjunto de elementos.
5° Tipos de gráficos: gráficos de
dispersión
Gráficos de puntos (o dispersión)
Estos gráficos son la representación gráfica
de una serie de coordenadas. Por ejemplo,
pueden servirnos para ver la situación de
una serie de fábricas. En el eje de las x
podemos tener el volumen de fabricación y
en el el eje de las y (vertical) el número de
horas de mantenimiento requeridas. Este tipo de gráfico está especialmente recomendado
para comparar un conjunto de datos con dos características diferentes. Por ejemplo, también
podríamos comparar el precio y el margen
de un conjunto de productos…
Gráficos de burbuja
Este gráfico de Excel es muy similar al
anterior con la salvedad de que podemos
introducir una tercera variable que nos
permitirá hacer una mejor comparación.
Esta tercera variable está representada por el
tamaño del punto como puede verse en la
siguiente imagen.
 6° Tipos de gráficos: gráficos
combinados
Los gráficos Excel combinados son mis
favoritos. En estos gráficos podemos
tener dos de los gráficos anteriormente
explicados en un único gráfico.
Normalmente se usan para representar
variables que son completamente diferentes. Por ejemplo, podríamos comparar el
porcentaje de dedicación a una tarea frente al resto y el coste de dicha tarea. Como ves, no
parecen características similares y por eso las usamos con gráficos de diferente naturaleza.
7° Tipos de gráficos: grafico de araña
El gráfico de araña en Excel es muy poco
usado, yo diría que casi nunca se usa
excepto en alguna rara circunstancia. Por
ejemplo, este tipo de gráfico de Excel puede
usarse cuando tengamos una serie de
características que queramos comparar.
Siguiendo con el ejemplo de los valores
según los meses del año, el gráfico de araña
se vería de la siguiente manera en Excel:
Como puedes ver, mediante este gráfico somos capaces de comparar visualmente unos
valores. Por ejemplo, suele usarse para valorar diferentes resultados en una encuesta y su
comparativa con el año anterior. Es decir, no sirve para comparar los diferentes meses
como vemos en el ejemplo anterior.

Base de datos en Excel y ejemplos

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y
cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las
bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier
otra cosa.
Una base de datos organiza la
información relacionada en tablas las
cuales están compuestas por columnas
y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número
de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a
una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha
sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás
consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos
sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán
organizar y estructurar adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de
sus libros en Excel, así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes
de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos
descritos en el artículo Diseño de bases de datos.
PASO 1: IDENTIFICAR LAS
TABLAS DE LA BASE DE DATOS
Nuestro primer paso en el diseño de una
base de datos en Excel será identificar
las tablas que ocuparemos para
organizar la información. Para nuestro
ejemplo de la librería podemos
mencionar las siguientes tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las
agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la
problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las
órdenes.
PASO 2: DETERMINAR LOS CAMPOS DE LAS TABLAS
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus
columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar
cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título,
el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla

dependerán de la
información que está a tu
disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o
negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su
tabla de Clientes tenga más campos
que los mostrados en el ejemplo
anterior.
PASO 3: IDENTIFICAR LA
LLAVE PRIMARIA DE CADA
TABLA
Una llave primaria nos permitirá
identificar de manera única cada uno
de los registros de las tablas. En el
caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único
internacional para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que
identificará de manera única cada una de las filas.
PASO 4: IDENTIFICAR
LAS RELACIONES
ENTRE TABLAS
Este paso es de utilidad para
asegurarnos que podremos
vincular la información de las
tablas a través de la relación
que existe entre dos de sus
campos. Por ejemplo, si para
una determinada orden de
compra quiero saber el título
del libro que ha sido vendido,
bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la
tabla Libros para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo
deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.
PASO 5: IDENTIFICAR DATOS
REPETIDOS EN TABLAS
Aun cuando pensemos que hemos
terminado con el diseño de nuestra
base de datos, es importante hacer
un breve ejercicio con algunos datos
reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones
adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos
escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del
autor en varios registros de la tabla.
Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la
información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal
como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la

captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos

una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros,
siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el
número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no
puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas
IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que
almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la
decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado
por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos
crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de la siguiente manera:

CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel
siguiendo dos recomendaciones:
Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar
tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y
columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel
es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma
hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas
aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.
 CONSULTAR
LA BASE DE
DATOS EN
EXCEL
Una vez que se ha
creado la base de datos
en Excel y comiencen
a crecer los datos,
seguramente te
encontrarás con la
necesidad de
relacionar la
información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo,
considera las siguientes dos tablas:

La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla

Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha
efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información.
Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas,
por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes,
dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el
resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con
un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2.
De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos
en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones
INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permiten crear fórmulas para buscar datos.

Tablas dinámicas y graficas de Excel y ejemplos

Una tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de
datos. Puede usar una tabla dinámica para analizar datos numéricos con mayor detalle y
para responder a preguntas imprevistas sobre los datos. Las tablas dinámicas están
especialmente diseñadas para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas formas sencillas.
 Obtener subtotales y sumas de datos numéricos, resumir datos por categorías y
subcategorías, y crear cálculos y fórmulas personalizadas.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y profundizar
en los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.
 Trasladar filas a columnas o columnas a filas (o "pivotar") para ver diferentes
resúmenes de los datos de origen.
 Filtrar, ordenar y agrupar los subconjuntos de datos más útiles e interesantes, así
como darles formato de forma condicional, para que pueda centrarse en la
información que desee.
 Presentar informes en línea o impresos concisos, atractivos y anotados.
Por ejemplo, aquí tiene una sencilla lista de gastos domésticos a la izquierda y una tabla
dinámica que se basa en ellos a la derecha:

Los gráficos dinámicos proporcionan

representaciones gráficas de los datos
en las tablas dinámicas asociadas. Los
gráficos dinámicos también son
interactivos. Cuando crea un gráfico dinámico, aparece el panel de filtro de gráfico
dinámico. Puede usar este panel de filtro para ordenar y filtrar los datos subyacentes del
gráfico dinámico. Los cambios que realice en el diseño y en los datos de una tabla dinámica
asociada se reflejan inmediatamente en el diseño y en los datos del gráfico dinámico y
viceversa.
Los gráficos dinámicos muestran series de datos, categorías, marcadores de datos y ejes, al
igual que los gráficos estándar. También puede cambiar el tipo de gráfico y otras opciones
como los títulos, la ubicación de la leyenda, las etiquetas de datos, la ubicación del gráfico,
etc.

Bibliografía
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https://www.xataka.com/basics/formulas-excel-esenciales-para-empezar-aprender-
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