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1. SUMAR.SI
Imaginemos que quieres determinar las ganancias que generó una lista de leads
asociada a diversos códigos de área o calcular la suma de los salarios de ciertos
empleados, pero solo si superan un monto determinado. Hacer esto manualmente
podría llevarte muchísimo tiempo, ya que tendrías que seleccionar cada celda.
Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser tan complicado, ya que te
permite sumar celdas que cumplan con un criterio específico.
[rango_suma]: en caso de que las celdas a sumar no sean las mismas que a las
que se aplica el criterio, hay que añadir estos valores.
Ejemplo de implementación de la función SUMAR.SI
En cambio, si tengo una lista de clientes y sus códigos de área, pero quiero sumar
la inversión únicamente de los que pertenecen al área «1», la fórmula
es:=SUMAR.SI(B2:B11,"1",C2:C11)
2. ESPACIOS
Aquí tienes un ejemplo de cómo se utiliza esta función para quitar espacios
adicionales después de un nombre:
3. CONCATENAR
Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una celda que deseas
separar en distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte
del código en su respectiva columna, puedes aprovechar una serie de funciones
en cadena para descomponer la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED
o DERECHA.
La función MED se utiliza para extraer caracteres o números del medio en función
de la posición y su fórmula es: =MED(texto, posición_inicial,
cantidad_de_caracteres)
5. BUSCARV (o VLOOKUP)
La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la hoja y sus columnas donde
realizar la búsqueda, el número de columna de los valores a extraer y el parámetro
de coincidencia).
Valor de búsqueda: el valor idéntico que tienes en ambas hojas de cálculo. Elige
el primer valor en la primera hoja de cálculo.
En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con información diferente sobre
las mismas personas, y el denominador común entre las dos son las direcciones
de correo electrónico.
Supongamos que deseas combinar ambos conjuntos de datos de modo que toda
la información de las Casas de la hoja 2 se traslade a la hoja 1.
Añade una columna para la información que quieres extraer e inserta la fórmula de
BUSCARV. En este caso es=BUSCARV(C2,Hoja2!A:B, 2,
FALSO) o =CONSULTAV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO), de acuerdo con la versión de
Excel que utilices.
Volvamos al ejemplo anterior para ver esto. Si queremos otorgar 10 puntos a cada
persona que pertenezca a la casa Gryffindor, en lugar de escribir 10 junto al
nombre de cada estudiante de Gryffindor, usaremos la fórmula SI-ENTONCES
para decir lo siguiente: Si el estudiante pertenece a Gryffindor, entonces obtendrá
10 puntos.
La fórmula es: ALEATORIO()
Calcular el promedio es muy sencillo, basta con que selecciones manualmente los
valores que quieres promediar o introduzcas en una celda.
Cambia los valores por las celdas que quieras promediar, como en este ejemplo
donde necesitamos calcular la media aritmética de las celdas B2 a B11. Puedes
escribir el nombre de la celda directamente en la función o bien arrastrar el cuadro
y hacer la operación automáticamente.
10. MODA.UNO
Sustituimos los valores por B2:B16, ya que es donde podía obtener la moda en las
interacciones.
11. Cómo calcular el IVA en Excel
Si quieres sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar dos fórmulas: la
multiplicación y la suma, que tienen por fórmula =A1*B1 e =A1+B1,
respectivamente.
Ejemplo de implementación de cálculo de IVA
Como puedes ver en este ejemplo, introdujimos =A2*B2 para multiplicar el precio
neto de un producto por un IVA al 19 %, y copiamos la fórmula en todas las celdas
correspondientes:
Después, obtuvimos el total al hacer la suma del precio neto más el valor del
impuesto (y también copiamos la fórmula en las filas necesarias):
El cálculo de tus costes de área y de tus tablas de precios será más rápido con
esos pasos.
Quizá estás algo corto de tiempo. Quién no lo está, ¿cierto? Para evitar tantos
embrollos, selecciona la hoja de cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes
que hacer es tocar la pestaña de la esquina superior izquierda de la hoja
(señalada en el recuadro rojo).
Ejemplo de implementación de truco de selección
Mac
Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba
Para Mac
Abrir = comando + O
Cerrar = comando + W
Crear nuevo = comando + N
Para PC:
Abrir = control + A
Cerrar = control + F4
Crear nuevo = control + U
¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate
de cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un
evento, la solución es sencilla. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver a
formatear y toca control + shift + $.
Ejemplo de implementación de cambio de formato de moneda a números
Nota: este truco también funciona con porcentajes. Si quieres etiquetar una
columna de valores numéricos como cifras porcentuales, reemplaza el signo «$»
con «%».
Combina dos o más celdas de Excel fácilmente en el menú «Inicio», con la función
«Combinar y centrar».
Ejemplo de implementación de truco para combinar celdas
Bastará con que selecciones todas las celdas que quieres unir y que vayas al
menú desplegable.
Al seleccionar la opción para combinar, el resultado será el siguiente:
En caso de que quieras separar las celdas que combinaste con anterioridad, en
las mismas opciones desplegables escoge «Separar celdas».
Para fijar una o más celdas en Excel, acude a la sección «Vista» y después
selecciona el menú «Inmovilizar». Así, podrás fijar paneles desde la selección de
celdas que prefieras, o inmovilizar la primera columna o la fila superior.
Ejemplo de implementación de truco para fijar una celda
Si tienes una tonelada de hojas diferentes en un solo libro (esto suele suceder
muy a menudo), este truco te permitirá identificar con más facilidad dónde tienes
que asignar un código de color a las pestañas. Por ejemplo, podrías etiquetar los
informes de marketing del mes pasado de color rojo y los de este mes, de color
naranja.
Ejemplo de implementación de truco para personalizar el color de las pestañas
Tan solo haz clic en una pestaña con el botón derecho del ratón y selecciona
«Color de pestaña». Aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de
elegir un color a partir de un tema existente, o personalizar uno en función de lo
que necesites.
20. Agregar un comentario a una celda
En este caso queremos tener una relación de los puntos otorgados a cada uno de
nuestros personajes. Con esta herramienta podemos poner un emoticono, un
recordatorio o una nota aclaratoria en caso de que exista alguna reclamación. Las
celdas que contienen comentarios tendrán un pequeño rectángulo de color rojo en
una de las esquinas. Para ver el comentario, coloca el ratón sobre este rectángulo.
21. Copiar y duplicar formato
Si alguna vez has pasado tiempo aplicando un formato personalizado a una hoja,
probablemente estés de acuerdo en que no es exactamente lo mejor que te pueda
ocurrir en la vida.
Por ese motivo, quizá no desees repetir el proceso la próxima vez. Y no tendrás
que hacerlo. Gracias a la función «Copiar formato» de Excel, puedes copiar
fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo a otra.
Ejemplo de implementación de truco para copiar y duplicar formato
En este ejemplo, puedes ver que la primera columna tiene un diseño distinto:
Para copiar ese diseño, selecciona lo que quieres repetir y luego selecciona la
opción «Copiar formato» (el símbolo de la brocha) del panel.
El puntero lucirá como una brocha, y deberás seleccionar la celda, el texto o toda
la hoja de cálculo a la que deseas aplicar ese formato, tal como se indica a
continuación:
El resultado será como el siguiente:
Supongamos que queremos saber quiénes recibirán el mismo salario por sus
comisiones durante el periodo, a fin de conocer si existe un empate para designar
al empleado del mes.
Esta función cuenta la longitud de una cadena de texto que está dentro de una
celda. Básicamente lo que hace es contar el número de caracteres que hay dentro
de una celda de Excel.
24. CONTAR.SI
En este caso queremos saber cuántas de las empresas en las que hemos
invertido han recibido 200.000 unidades de crédito. Al aplicar nuestra fórmula
sabremos que son 5.
Excel proporciona una herramienta que nos ayuda a localizar ciertos tipos de
celdas dentro de una hoja de cálculo. El cuadro «Ir a Especial» nos ofrece varias
opciones que nos dan la posibilidad de encontrar cierta información de manera
más rápida.
Constantes
Permite seleccionar todas las celdas que contienen constantes. Podemos elegir
entre las opciones siguientes.
Celdas en blanco
Selecciona todas las celdas en blanco. Es especialmente útil para dar formato a
las celdas o para identificar las que tienen contenido oculto.
Región actual
Permite seleccionar la región actual. Tiene igual efecto pulsar Ctrl + Mayús + *.
Matriz actual
Permite seleccionar toda la matriz actual si la celda activa se encuentra dentro de
ella.
Objetos
Permite seleccionar todos los objetos de la hoja de cálculo (formas, imágenes,
gráficos). Es muy útil cuando se quiere limpiar la hoja de cálculo de objetos y
formas que se utilizan durante su desarrollo.
Insertar filas
Selecciona una celda debajo de donde deseas agregar una nueva fila. En el menú
de opciones, selecciona Inicio > Celdas > Insertar > Insertar Filas de Hoja >
Insertar filas Excel. Alternativamente puedes dar clic derecho sobre la celda:
aparecerá un menú desplegable, la pantalla de insertar se desplegará y
deberás elegir «Insertar toda una Fila».
Insertar columnas
Selecciona una celda a la derecha de donde deseas agregar una nueva columna.
En el menú de opciones selecciona: Inicio > Celdas > Insertar > Insertar Columnas
de Hoja > Insertar columnas Excel. También puedes dar clic derecho sobre la
celda, aparecerá un menú desplegable, la pantalla de insertar se desplegará y
deberás elegir «Insertar toda una Columna».
Eliminar filas
Para borrar una sola fila, selecciona cualquier celda que contenga la fila que
deseas borrar. Para eliminar varias filas no contiguas pulsa la tecla [Ctrl] y
selecciona el encabezado de cada fila que deseas borrar. En el menú de
opciones, selecciona: Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar Filas de Hoja > Eliminar
filas Excel.
Eliminar columnas
Selecciona cualquier celda que contenga la columna que deseas borrar. Para
eliminar varias columnas no consecutivas pulsa la tecla [Ctrl] y selecciona el
encabezado de cada columna que desees borrar.
Puedes crear tantas tablas como desees en una hoja de cálculo. Aquí los pasos a
seguir: selecciona la celda o el rango en los datos. Después haz clic en: Inicio >
Dar formato como tabla > Elige un estilo de tabla.
<<Descarga gratis la plantilla con las fórmulas de Excel esenciales para marketing >>
"}" data-sheets-userformat="{"2":513,"3":{"1":0},"12":0}">
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En el cuadro de diálogo «Dar formato como tabla», activa las casillas que
requieras, de acuerdo con tus necesidades, como encabezados si deseas que la
primera fila del rango sea la fila de encabezado y, a continuación, haz clic en
«Aceptar».
Con ello, Excel crea una tabla con una conexión de datos unidireccional basada
en un archivo de consulta web. Para poner una copia nueva de la lista de
SharePoint en Excel, selecciona «Actualizar» todo en la pestaña datos.
29. Tabla dinámica
Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar
datos que te permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Estas
funcionan de manera diferente en función de la plataforma que use para ejecutar
Excel
Para crear una tabla dinámica, selecciona las celdas a partir de tus necesidades,
siempre tomando en consideración que los datos no deben tener filas o columnas
vacías. Deben tener un encabezado de solo una fila.
Ejemplo de implementación de función Tabla dinámica
Selecciona: Insertar > Tabla dinámica. En «Seleccione los datos que desea
analizar», haz clic en «Seleccionar una tabla o rango». En Tabla o rango,
comprueba el rango de celdas.
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Selecciona una
celda de la columna que deseas ordenar. En la ficha «Inicio» haz clic en: Ordenar
> Filtrar > Seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar
alfabéticamente; en caso de que sean datos numéricos ordenará del más pequeño
al más grande. Si necesitas un ordenamiento del más grande al más pequeño
deberás utilizar el comando «Ordenar de Z a A».
Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha «Datos» dentro del
grupo «Ordenar y filtrar».
Consejo: si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se
ordenará parte de ellos y la información quedará desordenada. Para ayudar a
prevenir estos problemas puedes elegir una celda de la columna que deseas
ordenar y presiona la combinación de teclas CTRL+E, lo cual seleccionará la
región completa que se ordenará. Es importante que verifiques que toda la
información esté incluida en el área seleccionada.
Lo primero que tienes que hacer es preparar los datos a partir de los que se va a
desprender el gráfico. Una vez que los tengas, pulsa en «Insertar» que tienes en
la barra de herramientas para acceder a las opciones, en ellas puedes elegir
diferentes elementos para introducir en tu tabla.
A continuación, haz clic en «Seleccionar origen de los datos» para introducir los
que quieres mostrar en el cuadro. Pulsa sobre «Rango de datos del gráfico».
Excel también cuenta con truco para ingresar fórmulas y datos una vez que tengas
seleccionadas las celdas en las que quieras actuar.
Ejemplo de implementación de truco con teclas
Excel cuenta con algunas herramientas ideales para hacer algunos trabajos de
forma más eficiente, tal como dividir texto en diferentes columnas. Esto puede
ahorrarte mucho tiempo y ayudarte a extraer información.
Esta función también existe como función mediante el comando =SPLITEXT. Sin
embargo, no todas las versiones de Excel (como la de Mac) pueden hacer uso de
esta fórmula.
Ejemplo de implementación de truco para dividir texto
Tenemos una tabla que contiene los nombres con apellido de cada uno de
nuestros clientes, así como su correo electrónico. Esta tabla nos ayuda a cruzar
datos para nuestras campañas de email marketing.
Pero creemos que suena muy formal poner el nombre y el apellido de cada uno de
nuestros clientes, por lo que queremos extraer únicamente su primer nombre.
Para lograrlo, en la pestaña «Datos» deberemos hacer clic en la opción «Texto en
columnas» una vez que hayamos seleccionado el contenido a dividir.
Una ventana de asistencia te pedirá que indiques qué tipo de datos quieres dividir.
En este caso seleccionaremos «Delimitados» para poder controlar los parámetros.
En la siguiente ventana tenemos un listado en el que hemos de indicar dónde se
separarán las celdas. En este caso seleccionamos «Espacio», ya que es el
carácter que está entre el nombre y el apellido.
Por último, elegimos el formato del texto resultante y confirmamos la operación.
¡Y listo! Nuestros datos se han actualizado. Para tener más claridad en tu tabla,
puedes ponerle el título «Apellido» en la segunda columna.
34. EXTRAE
En este caso tenemos el mismo listado de clientes, pero conocemos un dato extra,
que es el número de cliente. Debido a una política antigua, todos los números de
cliente inician con tres dígitos numéricos que hacen referencia al gestor de ventas
que consiguió concretar la compra. Pero debido a que estos códigos se han
actualizado, necesitas limpiar el registro y quitar el valor. Lamentablemente cada
gestor utilizó un símbolo diferente para separar los códigos, por lo que no
podemos usar la función para dividir celda.
Muchas veces utilizamos Excel como bases de datos que nos permiten tener
control de nuestra información. Pero debido a que estos datos pueden provenir de
diversas fuentes y pudieron ser creados por diferentes personas, es común que
los registros no tengan el mismo formato.
Las fórmulas que debes aplicar son muy simples: =MAYUSC(A1) y =MINUSC(A2)
Ejemplo de implementación de función MAYUSC y MINUSC
Una de las ventajas que ofrece Excel es que sus fórmulas pueden integrarse en
una misma celda para llevar a cabo acciones mucho más potentes.
Supongamos que tienes una lista de contenidos que has escrito para tu blog y
quieres darles un mismo formato con el fin de optimizar tu posicionamiento SEO:
que la primera letra aparezca en mayúsculas y el resto no. Para lograrlo, puedes
apoyarte en las funciones DERECHA e IZQUIERDA que revisamos más arriba.
Imaginemos que quieres determinar las ganancias que generó una lista de leads
asociada a diversos códigos de área o calcular la suma de los salarios de ciertos
empleados, pero solo si superan un monto determinado. Hacer esto manualmente
podría llevarte muchísimo tiempo, ya que tendrías que seleccionar cada celda.
Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser tan complicado, ya que te
permite sumar celdas que cumplan con un criterio específico.
[rango_suma]: en caso de que las celdas a sumar no sean las mismas que a las
que se aplica el criterio, hay que añadir estos valores.
Ejemplo de implementación de la función SUMAR.SI
En cambio, si tengo una lista de clientes y sus códigos de área, pero quiero sumar
la inversión únicamente de los que pertenecen al área «1», la fórmula
es:=SUMAR.SI(B2:B11,"1",C2:C11)
2. ESPACIOS
Aquí tienes un ejemplo de cómo se utiliza esta función para quitar espacios
adicionales después de un nombre:
3. CONCATENAR
Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una celda que deseas
separar en distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte
del código en su respectiva columna, puedes aprovechar una serie de funciones
en cadena para descomponer la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED
o DERECHA.
La función MED se utiliza para extraer caracteres o números del medio en función
de la posición y su fórmula es: =MED(texto, posición_inicial,
cantidad_de_caracteres)
5. BUSCARV (o VLOOKUP)
La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la hoja y sus columnas donde
realizar la búsqueda, el número de columna de los valores a extraer y el parámetro
de coincidencia).
Valor de búsqueda: el valor idéntico que tienes en ambas hojas de cálculo. Elige
el primer valor en la primera hoja de cálculo.
En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con información diferente sobre
las mismas personas, y el denominador común entre las dos son las direcciones
de correo electrónico.
Supongamos que deseas combinar ambos conjuntos de datos de modo que toda
la información de las Casas de la hoja 2 se traslade a la hoja 1.
Añade una columna para la información que quieres extraer e inserta la fórmula de
BUSCARV. En este caso es=BUSCARV(C2,Hoja2!A:B, 2,
FALSO) o =CONSULTAV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO), de acuerdo con la versión de
Excel que utilices.
Volvamos al ejemplo anterior para ver esto. Si queremos otorgar 10 puntos a cada
persona que pertenezca a la casa Gryffindor, en lugar de escribir 10 junto al
nombre de cada estudiante de Gryffindor, usaremos la fórmula SI-ENTONCES
para decir lo siguiente: Si el estudiante pertenece a Gryffindor, entonces obtendrá
10 puntos.
La fórmula es: ALEATORIO()
Calcular el promedio es muy sencillo, basta con que selecciones manualmente los
valores que quieres promediar o introduzcas en una celda.
Cambia los valores por las celdas que quieras promediar, como en este ejemplo
donde necesitamos calcular la media aritmética de las celdas B2 a B11. Puedes
escribir el nombre de la celda directamente en la función o bien arrastrar el cuadro
y hacer la operación automáticamente.
10. MODA.UNO
Sustituimos los valores por B2:B16, ya que es donde podía obtener la moda en las
interacciones.
11. Cómo calcular el IVA en Excel
Si quieres sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar dos fórmulas: la
multiplicación y la suma, que tienen por fórmula =A1*B1 e =A1+B1,
respectivamente.
Ejemplo de implementación de cálculo de IVA
Como puedes ver en este ejemplo, introdujimos =A2*B2 para multiplicar el precio
neto de un producto por un IVA al 19 %, y copiamos la fórmula en todas las celdas
correspondientes:
Después, obtuvimos el total al hacer la suma del precio neto más el valor del
impuesto (y también copiamos la fórmula en las filas necesarias):
El cálculo de tus costes de área y de tus tablas de precios será más rápido con
esos pasos.
Quizá estás algo corto de tiempo. Quién no lo está, ¿cierto? Para evitar tantos
embrollos, selecciona la hoja de cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes
que hacer es tocar la pestaña de la esquina superior izquierda de la hoja
(señalada en el recuadro rojo).
Ejemplo de implementación de truco de selección
Mac
Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba
Para Mac
Abrir = comando + O
Cerrar = comando + W
Crear nuevo = comando + N
Para PC:
Abrir = control + A
Cerrar = control + F4
Crear nuevo = control + U
¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate
de cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un
evento, la solución es sencilla. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver a
formatear y toca control + shift + $.
Ejemplo de implementación de cambio de formato de moneda a números
Nota: este truco también funciona con porcentajes. Si quieres etiquetar una
columna de valores numéricos como cifras porcentuales, reemplaza el signo «$»
con «%».
Combina dos o más celdas de Excel fácilmente en el menú «Inicio», con la función
«Combinar y centrar».
Ejemplo de implementación de truco para combinar celdas
Bastará con que selecciones todas las celdas que quieres unir y que vayas al
menú desplegable.
Al seleccionar la opción para combinar, el resultado será el siguiente:
En caso de que quieras separar las celdas que combinaste con anterioridad, en
las mismas opciones desplegables escoge «Separar celdas».
Para fijar una o más celdas en Excel, acude a la sección «Vista» y después
selecciona el menú «Inmovilizar». Así, podrás fijar paneles desde la selección de
celdas que prefieras, o inmovilizar la primera columna o la fila superior.
Ejemplo de implementación de truco para fijar una celda
Si tienes una tonelada de hojas diferentes en un solo libro (esto suele suceder
muy a menudo), este truco te permitirá identificar con más facilidad dónde tienes
que asignar un código de color a las pestañas. Por ejemplo, podrías etiquetar los
informes de marketing del mes pasado de color rojo y los de este mes, de color
naranja.
Ejemplo de implementación de truco para personalizar el color de las pestañas
Tan solo haz clic en una pestaña con el botón derecho del ratón y selecciona
«Color de pestaña». Aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de
elegir un color a partir de un tema existente, o personalizar uno en función de lo
que necesites.
20. Agregar un comentario a una celda
En este caso queremos tener una relación de los puntos otorgados a cada uno de
nuestros personajes. Con esta herramienta podemos poner un emoticono, un
recordatorio o una nota aclaratoria en caso de que exista alguna reclamación. Las
celdas que contienen comentarios tendrán un pequeño rectángulo de color rojo en
una de las esquinas. Para ver el comentario, coloca el ratón sobre este rectángulo.
21. Copiar y duplicar formato
Si alguna vez has pasado tiempo aplicando un formato personalizado a una hoja,
probablemente estés de acuerdo en que no es exactamente lo mejor que te pueda
ocurrir en la vida.
Por ese motivo, quizá no desees repetir el proceso la próxima vez. Y no tendrás
que hacerlo. Gracias a la función «Copiar formato» de Excel, puedes copiar
fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo a otra.
Ejemplo de implementación de truco para copiar y duplicar formato
En este ejemplo, puedes ver que la primera columna tiene un diseño distinto:
Para copiar ese diseño, selecciona lo que quieres repetir y luego selecciona la
opción «Copiar formato» (el símbolo de la brocha) del panel.
El puntero lucirá como una brocha, y deberás seleccionar la celda, el texto o toda
la hoja de cálculo a la que deseas aplicar ese formato, tal como se indica a
continuación:
El resultado será como el siguiente:
Supongamos que queremos saber quiénes recibirán el mismo salario por sus
comisiones durante el periodo, a fin de conocer si existe un empate para designar
al empleado del mes.
Esta función cuenta la longitud de una cadena de texto que está dentro de una
celda. Básicamente lo que hace es contar el número de caracteres que hay dentro
de una celda de Excel.
24. CONTAR.SI
En este caso queremos saber cuántas de las empresas en las que hemos
invertido han recibido 200.000 unidades de crédito. Al aplicar nuestra fórmula
sabremos que son 5.
Excel proporciona una herramienta que nos ayuda a localizar ciertos tipos de
celdas dentro de una hoja de cálculo. El cuadro «Ir a Especial» nos ofrece varias
opciones que nos dan la posibilidad de encontrar cierta información de manera
más rápida.
Constantes
Permite seleccionar todas las celdas que contienen constantes. Podemos elegir
entre las opciones siguientes.
Celdas en blanco
Selecciona todas las celdas en blanco. Es especialmente útil para dar formato a
las celdas o para identificar las que tienen contenido oculto.
Región actual
Permite seleccionar la región actual. Tiene igual efecto pulsar Ctrl + Mayús + *.
Matriz actual
Permite seleccionar toda la matriz actual si la celda activa se encuentra dentro de
ella.
Objetos
Permite seleccionar todos los objetos de la hoja de cálculo (formas, imágenes,
gráficos). Es muy útil cuando se quiere limpiar la hoja de cálculo de objetos y
formas que se utilizan durante su desarrollo.
Insertar filas
Selecciona una celda debajo de donde deseas agregar una nueva fila. En el menú
de opciones, selecciona Inicio > Celdas > Insertar > Insertar Filas de Hoja >
Insertar filas Excel. Alternativamente puedes dar clic derecho sobre la celda:
aparecerá un menú desplegable, la pantalla de insertar se desplegará y
deberás elegir «Insertar toda una Fila».
Insertar columnas
Selecciona una celda a la derecha de donde deseas agregar una nueva columna.
En el menú de opciones selecciona: Inicio > Celdas > Insertar > Insertar Columnas
de Hoja > Insertar columnas Excel. También puedes dar clic derecho sobre la
celda, aparecerá un menú desplegable, la pantalla de insertar se desplegará y
deberás elegir «Insertar toda una Columna».
Eliminar filas
Para borrar una sola fila, selecciona cualquier celda que contenga la fila que
deseas borrar. Para eliminar varias filas no contiguas pulsa la tecla [Ctrl] y
selecciona el encabezado de cada fila que deseas borrar. En el menú de
opciones, selecciona: Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar Filas de Hoja > Eliminar
filas Excel.
Eliminar columnas
Selecciona cualquier celda que contenga la columna que deseas borrar. Para
eliminar varias columnas no consecutivas pulsa la tecla [Ctrl] y selecciona el
encabezado de cada columna que desees borrar.
Puedes crear tantas tablas como desees en una hoja de cálculo. Aquí los pasos a
seguir: selecciona la celda o el rango en los datos. Después haz clic en: Inicio >
Dar formato como tabla > Elige un estilo de tabla.
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"}" data-sheets-userformat="{"2":513,"3":{"1":0},"12":0}">
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En el cuadro de diálogo «Dar formato como tabla», activa las casillas que
requieras, de acuerdo con tus necesidades, como encabezados si deseas que la
primera fila del rango sea la fila de encabezado y, a continuación, haz clic en
«Aceptar».
Con ello, Excel crea una tabla con una conexión de datos unidireccional basada
en un archivo de consulta web. Para poner una copia nueva de la lista de
SharePoint en Excel, selecciona «Actualizar» todo en la pestaña datos.
29. Tabla dinámica
Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar
datos que te permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Estas
funcionan de manera diferente en función de la plataforma que use para ejecutar
Excel
Para crear una tabla dinámica, selecciona las celdas a partir de tus necesidades,
siempre tomando en consideración que los datos no deben tener filas o columnas
vacías. Deben tener un encabezado de solo una fila.
Ejemplo de implementación de función Tabla dinámica
Selecciona: Insertar > Tabla dinámica. En «Seleccione los datos que desea
analizar», haz clic en «Seleccionar una tabla o rango». En Tabla o rango,
comprueba el rango de celdas.
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Selecciona una
celda de la columna que deseas ordenar. En la ficha «Inicio» haz clic en: Ordenar
> Filtrar > Seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar
alfabéticamente; en caso de que sean datos numéricos ordenará del más pequeño
al más grande. Si necesitas un ordenamiento del más grande al más pequeño
deberás utilizar el comando «Ordenar de Z a A».
Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha «Datos» dentro del
grupo «Ordenar y filtrar».
Consejo: si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se
ordenará parte de ellos y la información quedará desordenada. Para ayudar a
prevenir estos problemas puedes elegir una celda de la columna que deseas
ordenar y presiona la combinación de teclas CTRL+E, lo cual seleccionará la
región completa que se ordenará. Es importante que verifiques que toda la
información esté incluida en el área seleccionada.
Lo primero que tienes que hacer es preparar los datos a partir de los que se va a
desprender el gráfico. Una vez que los tengas, pulsa en «Insertar» que tienes en
la barra de herramientas para acceder a las opciones, en ellas puedes elegir
diferentes elementos para introducir en tu tabla.
A continuación, haz clic en «Seleccionar origen de los datos» para introducir los
que quieres mostrar en el cuadro. Pulsa sobre «Rango de datos del gráfico».
Excel también cuenta con truco para ingresar fórmulas y datos una vez que tengas
seleccionadas las celdas en las que quieras actuar.
Ejemplo de implementación de truco con teclas
Excel cuenta con algunas herramientas ideales para hacer algunos trabajos de
forma más eficiente, tal como dividir texto en diferentes columnas. Esto puede
ahorrarte mucho tiempo y ayudarte a extraer información.
Esta función también existe como función mediante el comando =SPLITEXT. Sin
embargo, no todas las versiones de Excel (como la de Mac) pueden hacer uso de
esta fórmula.
Ejemplo de implementación de truco para dividir texto
Tenemos una tabla que contiene los nombres con apellido de cada uno de
nuestros clientes, así como su correo electrónico. Esta tabla nos ayuda a cruzar
datos para nuestras campañas de email marketing.
Pero creemos que suena muy formal poner el nombre y el apellido de cada uno de
nuestros clientes, por lo que queremos extraer únicamente su primer nombre.
Para lograrlo, en la pestaña «Datos» deberemos hacer clic en la opción «Texto en
columnas» una vez que hayamos seleccionado el contenido a dividir.
Una ventana de asistencia te pedirá que indiques qué tipo de datos quieres dividir.
En este caso seleccionaremos «Delimitados» para poder controlar los parámetros.
En la siguiente ventana tenemos un listado en el que hemos de indicar dónde se
separarán las celdas. En este caso seleccionamos «Espacio», ya que es el
carácter que está entre el nombre y el apellido.
Por último, elegimos el formato del texto resultante y confirmamos la operación.
¡Y listo! Nuestros datos se han actualizado. Para tener más claridad en tu tabla,
puedes ponerle el título «Apellido» en la segunda columna.
34. EXTRAE
En este caso tenemos el mismo listado de clientes, pero conocemos un dato extra,
que es el número de cliente. Debido a una política antigua, todos los números de
cliente inician con tres dígitos numéricos que hacen referencia al gestor de ventas
que consiguió concretar la compra. Pero debido a que estos códigos se han
actualizado, necesitas limpiar el registro y quitar el valor. Lamentablemente cada
gestor utilizó un símbolo diferente para separar los códigos, por lo que no
podemos usar la función para dividir celda.
Muchas veces utilizamos Excel como bases de datos que nos permiten tener
control de nuestra información. Pero debido a que estos datos pueden provenir de
diversas fuentes y pudieron ser creados por diferentes personas, es común que
los registros no tengan el mismo formato.
Las fórmulas que debes aplicar son muy simples: =MAYUSC(A1) y =MINUSC(A2)
Ejemplo de implementación de función MAYUSC y MINUSC
Una de las ventajas que ofrece Excel es que sus fórmulas pueden integrarse en
una misma celda para llevar a cabo acciones mucho más potentes.
Supongamos que tienes una lista de contenidos que has escrito para tu blog y
quieres darles un mismo formato con el fin de optimizar tu posicionamiento SEO:
que la primera letra aparezca en mayúsculas y el resto no. Para lograrlo, puedes
apoyarte en las funciones DERECHA e IZQUIERDA que revisamos más arriba.