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Barra de desplazamiento Las barras de desplazamiento contienen botones de comandos que sirven para moverse a lo largo o ancho del

rea de trabajo de forma rpida y sencilla.

Cinta de opciones Sirve para encontrar comandos para realizar las diferentes opciones rpida y fcilmente. Los mens y barras de herramientas se han agrupado en fichas que son las siguientes: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista.

Guardar archivos Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en una ubicacin de red, en un disco, en un CD o DVD, en el escritorio, en una unidad flash o en otro formato de archivo. IMPORTANTE Debe guardar el archivo con frecuencia mientras trabaja para evitar perder datos debido a un corte imprevisto del suministro elctrico u otro problema.

Cerrar libro Es conveniente cerrar un libro de trabajo Excel que has terminado de editar, con el fin de utilizar innecesariamente la memoria del equipo.

Introducir datos Introducir datos en una hoja de Excel es relativamente sencillo, primero ten en cuenta que en una celda puedes ingresar un nmero, texto, fecha/hora o frmulas.

Tipos de datos admitidos por Excel Valores Constantes. Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. NMEROS Para introducir nmeros puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts. Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si al finalizar un nmero se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al nmero y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho smbolo. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda. FECHA U HORA Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031 TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda. Frmulas. Es una secuencia formada por :valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *,+,-,Sen,Cos,etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores son : ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. Ejemplo: + * / % ^ TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5.

Rotulo Se llama rtulo a una celda con contenido de texto.

Fecha y hora Estas funciones permiten hacer clculos y manipular los datos que son de tipo fecha y hora. Puede obtener la fecha actual, la hora actual. Est en condiciones de establecer el nmero de das que hay entre dos fechas. Si quiere saber a qu da de la semana corresponde una fecha determinada, por ejemplo, si es lunes o martes. Si quiere extraer solo el ao o el mes de una fecha.

Errores comunes en Excel


#NOMBRE? #VALOR! #NUM! #DIV/0!

#REF! #NULO! #N/A #####

#NOMBRE? Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la frmula introducida en la celda, bien sea porque no est bien escrita la frmula o porque no existe. #VALOR! Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se est realizando clculos con tipos de datos distintos entre s, como datos numricos, texto o fecha y hora. #NUM! Este error se produce cuando Excel detecta cuando una frmula o funcin requiere un dato numrico y se ha introducido un dato no numrico como una letra o una fecha.

Tambin puede ser que el resultado del clculo resulta tan grande o pequeo que Excel no pueda mostrarlo. #DIV/0! Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un clculo de un nmero dividido por 0 o por una celda que no contiene ningn valor. #REF! Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una funcin o de un clculo con referencias de celdas no vlidas. #NULO! Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algn clculo o funcin rangos de datos o celdas que no interseccionan. #N/A Este error se genera en las hojas de clculo de Excel cuando se utilizan funciones de bsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de bsqueda especificado. ##### - Este error se muestra cuando : El valor introducido o calculado en la celda es ms grande que el ancho de la columna Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha. Referencia relativa Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente: =C1*2 Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.

Referencias absoluta Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera: =$C$1*2

Ayuda El centro de ayuda y soporte tecnico es una pequea aplicacin que incorporan la mayoria de los programadores en su software para facilitar, ensear, y solucionar cualquier problema que tuvises con el programa. TODOS los programas utilizan la tecla F1 para acceder a la ayuda.

Seleccionar una hoja completa


Para reordenarlas Para copiar hoja(s) individuales en una nueva hoja de clculo Para ejecutar la misma accin sobre todos las hojas seleccionadas al mismo tiempo. (Esto es complicado, pero puede ser una manera muy conveniente de dar formato a un conjunto de hojas al mismo tiempo.)

Para seleccionar hojas de clculo, se usan las etiquetas que se encuentran abajo, en la

ventana del libro de trabajo.

Ampliar o reducir el rea mostrada En el cuadro Zoom , haga clic en el tamao que desee o introduzca un nmero del 10 al 400. Para ampliar el rea seleccionada a fin de que llene la ventana, haga clic en Seleccin. NOTA Acercar o alejar no afecta a la impresin. Las hojas se imprimirn a 100%, salvo que cambie la escala en la ficha Pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina (men Archivo). Fuente Nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.

Alinear texto o nmeros en una celda Esto hace que los datos sean ms fcil de leer, pero no necesariamente tienes que usar estas selecciones predeterminadas. En Excel, el texto y los nmeros pueden ser alineados a la derecha, a la izquierda o estar centrados.

Bordes Se utiliza para definir el tipo de lnea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.

Relleno Adems de poder utilizar el botn Color de relleno de la ficha Inicio, podemos seleccionar un color de relleno para nuestra celda desde el cuadro de dilogo Formato de celdas dentro de la pestaa Relleno.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).

ALTO: reduce el alto del resultado de impresin para ajustarlo a un nmero mnimo de pginas

ANCHO: reduce el ancho del resultado de la impresin para ajustarlo a un nmero mximo de pginas