MODULO CONTROL DE

PERMISOS
 OBJETIVOS
• Registrar TODO tipo de ausentismo a través de una herramienta
diseñada para tal fin, que permita determinar las novedades que se
puedan presentar en las diferentes áreas de la empresa a nivel
nacional.
• Tener un mayor control en la ausencias inmediatas y programadas de
los trabajadores.
• Controlar a través de registro de entradas y salidas las ausencias de
los trabajadores, generando una cultura de organización de
actividades que permitan evitar al máximo las ausencias sin
justificación
¡CONOZCAMOS EL PROCESO POR
SISTEMA!
 RUTA

MODULO - HERRAMIENTAS

GRUPO - GESTION HUMANA

VENTANA – CONTROL DE
PERMISOS
 SOLICITUD DEL PERMISO
Solicitud: todos los usuarios tienen opción

Datos a ingresar:

• Nit: Numero cedula – dar tabular para

que salga el nombre de la persona.

• Motivo: Selecciona según solicitud

• Fecha y hora : Tiempo permiso

• Notas: Especificar para que lo requiere

• Aceptar: enviar para estudio

SOLICITUD DEL PERMISO: Campo Notas
Las notas debe escribirse de forma clara, logrando asíser específicos
con el motivo del permiso:
• TRABAJO LABORAL OTRAS AREAS: Especificar el lugar donde
realizara la actividad y la labor a desarrollar.
• COMPENSATORIO TRABAJO EXTRA: Especificar el tiempo extra que
laboro y que dio lugar para otorgar un compensatorio, de igual manera
escribir la actividad que se desarrollo.
• DESCANSO DOMINICAL FESTIVO: Especificar el dominical o festivo
laborado (fecha) y el lugar donde desarrollo la actividad.
• COMPENSATORIO PREMIO GANADO: Especificar el Concurso en el cual
participo.
• VACACIONES: Especificar el periodo cumplido.
• VIAJE DE TIPO LABORAL: Especificar el lugar donde realizara la
actividad y la labor a desarrollar.
 VALIDAR, APROBAR O NEGAR
SOLICITUD
El proceso para poder ausentarse es:
• Jefe inmediato: Valida la solicitud negando o aprobando la misma en señal
de conocimiento de la posible ausencia laboral.
Proceso: Ingreso la cedula de la persona , doy click derecho y se da click
en aprobar o negar.
VERIFICACION SOLICITUD GENERAL
En la pestaña SOLICITUDES digitamos el numero de cedula, damos tabular y nos sale el historial
de permisos que solicitamos.
Para poder ausentarnos de nuestro sitio de trabajo los campos aprobado jefe deben estar con
la letra S, que es APROBADO.
Si esta con la letra N, significa que fue NEGADO o no ha sido revisado.
 VERIFICACION SOLICITUD LIDER
PROCESO
En la pestaña SOLICITUDES: Podrán consultar con su numero de cedula el
HISTORIAL de permisos y si han sido aprobados o negados.

Para el líder del proceso podar observarlo por la pestaña de autorizaciones.

 COMO ADJUNTAR UN SOPORTE DE
PERMISO
El proceso para adjuntar el soporte es por medio de foto, lo puede
adjuntar el jefe de área o supervisor. El proceso es muy fácil:
Ingresar el numero de la persona

• Verifico la solicitud que

estaingresada

• Que el motivo corresponda según

soporte que estoy adjuntando

• Doy Click derecho, ANEXAR SOPORTE

 COMO ADJUNTAR UN SOPORTE DE
PERMISO
Nos lleva al modulo para tomar fotos
• Le doy click en TOMAR.
• Dar click en grabar, pero antes se debe
confirmar que sea clara la información para
que se pueda proceder con la aprobación,
en caso contrario no se aprobará el
permiso y se generaran novedades
negativas en nomina.
• por último doy click en grabar.
VERIFICAR DOCUMENTO ADJUNTO
Después de adjuntar el soporte puedo revisar que haya quedado bien
grabado. Doy click derecho sobre elnombre de la persona, le digo ver
soporte y me deja observar la imagen anexa, con esto se realizará el
proceso de APROBAR O NEGAR EL PERMISO .
TIPOS DE PERMISOS
 TIPOS DE PERMISOS
Se puede presentar dos tipos de permisos, los cuales deben ir
reportados en el modulo de control de permisos.

ü PERMISOS INFERIORES A UN DIA (HORAS)

ü PERMISOS SUPERIORES A UN DIA

 PERMISOS INFERIORES A UN DIA
Estos tipos de permisos de deben ingresar mínimo con un día
de anterioridad, debe ser validado por su jefe.
Los permisos inferiores aun día corresponden:

REQUERIMIENTO DE SOPORTE NO REQUIEREN SOPORTE

CITA CON ESPECIALISTA . CITA MEDICA
REALIZACION DE EXAMENES PERMISO PERIODO DE LACTANCIA
MEDICOS TRAMITES PERSONALES
.TRAMITES CON HIJOS URGENCIA MEDICA Y/O CITA
TRAMITES DE EDUCACION PRIORITARIA
PERMISOS SUPERIORES A UN DIA
NO REQUIEREN SOPORTE
1. Trabajo laboral otras áreas
2. Permiso no remunerado
3. Compensatorio por cumpleaños
4. Compensatorio por Matrimonio
5. Compensatorio por trabajo extra
6. Viaje de tipo laboral
7. Descanso por Dominical/Festivo
8. Compensatorio por premio ganado
9. Permiso para estudio
10. Viaje de tipo personal
REQUIEREN SOPORTE
1. Incapacidad
2. Incapacidad Accidente laboral
3. Licencia de luto
4. Licencia de paternidad
5. Licencia de maternidad
6. Pre- licencia de maternidad
7. Licencia por calamidad
8. Permiso 4 horas Votación
9. Día compensatorio Jurado votación
10. Capacitación jurados votación
10. Compensatorio por Ceremonia de
Graduación
11. Capacitación laboral
12. Vacaciones
 TRAMITE PERMISO SIN SOPORTES
Recomendaciones generales para permisos sin soportes:

1. Trabajo laboral otras áreas 1. El permiso debe ser VALIDADO por el JEFE INMEDIATO.
2. Permiso no remunerado 2. Los permisos del personal deben ser validados por le jefe inmediato
3. Compensatorio por con anterioridad para que pueda generar la aprobación en caso contrario
cumpleaños la persona no se puede ausentar de su sitio de trabajo ya que genera
4. Compensatorio por Matrimonio reportes negativos en nomina. Es decir los jefes inmediatos si tiene
5. Compensatorio por trabajo permisos deben validar al iniciar la semana y así no generamos atrasos.
extra 3. Los motivos de permiso deben ser seleccionados correctamente en
6. Viaje de tipo laboral caso contrario se van a NEGAR generando novedades negativos en
7. Descanso por nomina.
Dominical/Festivo 4. Estos permisos no tienen que presentar soporte físico por lo tanto
8. Compensatorio por premio SOLO SE VALIDARAN por medio del modulo de control de permisos, en
ganado caso contrario se genera novedades negativos en nomina.
9. Permiso para estudio
10. Viaje de tipo personal
PROCESO PERMISOS SIN SOPORTES
1. TRABAJO LABORAL OTRAS AREAS: Este tipo de permisos obedece a las actividades laborales que se deben
realizar de manera extemporánea en lugares diferentes a los asignado y que no haya registro y control de
marcación de huella, es importante que la solicitud sea realizada por el modulo como mínimo un día antes y de
igual manera sea validado por el jefe inmediato, para que gestión humana pueda dar la aprobación del mismo.

2. PERMISO NO REMUNERADO: Este tipo de permisos obedece a las ausencias que se solicitan para temas
netamente personales, OJO el trabajador no puede ausentarse si no existe la validación del jefe inmediato.

3. COMPENSATORIO CUMPLEAÑOS: Es un permiso que corresponde a política interna de la compañía, de igual

manera es importante la validación del Jefe inmediato.

4. COMPENSATORIO POR MATRIMONIO: Es un permiso que corresponde a política interna de la compañía, de igual
manera es importante la validación del Jefe inmediato.

5. COMPENSATORIO TRABAJO EXTRA: Este tipo de permiso solo es para áreas administrativas, y corresponde al
tiempo extra laborado por solicitud de jefe inmediato, que se compensa en tiempo autorizado por el mismo, es
importante que la solicitud sea realizada por el modulo como mínimo un día antes y de igual manera sea validado
por el jefe inmediato.
 PROCESO PERMISOS SIN SOPORTES
6. VIAJE DE TIPO LABORAL: En muchas ocasiones las actividades laborales requieren ser desarrolladas en otras
zonas, donde posiblemente no habrá un registro de marcación de huella que el sistema pueda identificar, por
este motivo es

importante incluir en el modulo este tipo de ausentismos , donde el jefe inmediato valide la cantidad de tiempo
de viaje, OJO si el sistema no reconoce validación de este tipo de ausentismo, nomina lo tomara como registro
negativo.

7. DESCANSO DOMINICAL/FESTIVO: El fin de semana según la programación que realiza cada supervisor, cada
tienda debe solicitar el permiso y debe ser validado por jefe inmediato. En caso especial que alguna persona solo
por INVENTARIOS, INCAPACIDAD DE UN COMPAÑERO los cuales evitan que la persona tenga su compensatorio
programado el jefe inmediato debe realizar el proceso de negación al anterior aprobado y puedan solicitar el
numero permiso para que realicen la validación y aprobación.

8. COMPENSATORIO POR PREMIO GANADO: Son casos excepcionales por concursos ganados, importante
validación del Jefe Inmediato.

9. PERMISO PARA SU ESTUDIO: Este tipo de permisos solo serán APROBADOS por la Gerencia (Fabián Barrera),
puede solicitarse por el modulo y validarse por Jefe Inmediato.
 PERMISOS CON SOPORTES
1. Incapacidad
2. Incapacidad Accidente laboral
3. Licencia de luto
4. Licencia de paternidad
5. Licencia de maternidad
6. Pre- licencia de maternidad
7. Licencia por calamidad
8. Permiso 4 horas Votación
9. Día compensatorio Jurado votación
10. Capacitación jurados votación
10. Compensatorio por Ceremonia de
Graduación
11. Capacitación laboral
12. Vacaciones
Recomendaciones generales para no tener novedades
negativas en nomina:
1. El permiso debe ser VALIDADO por el JEFE INMEDIATO.
2. Importante en estos casos adicional a la APROBACION
debe tener ANEXADO EL SOPORTE, en caso de que este
aprobado pero no tiene soporte se genera reporte
negativo en nomina.
3. En casos especiales se deben comunicar con el jefe
inmediato para que les indiquen que hacer.
4. Los soportes los puede adjuntar el jefe inmediato o la
persona encargada en zona para que no demoren y así
gestión humana pueda validar información y evitar
reportes negativos en novedades de nomina.
 PROCESOS PERMISOS CON
SOPORTES
Para no generar reportes negativos en nomina, debemos tener en cuenta lo siguiente:
1. INCAPACIDADES E INCAPACIDADES DE ACCIDENTE LABORAL: Se debe ingresar la novedad en
el modulo de CONTROL DE PERMISOS, el jefe inmediato debe aprobar la solicitud. Si el jefe
inmediato tiene el soporte de la incapacidad puede ingresar la imagen soporte de la incapacidad
para evitar los reportes negativos de la novedad. El soporte físico máximo debe llegar al siguiente
día de la incapacidad en caso de Bucaramanga, otras zonas están obligados a anexar soporte al
modulo y enviar de manera física al día siguiente de envió de papelería . En caso de no seguir
estas indicaciones se generaran reportes negativos en nomina, ya que aquí prima el soporte
físico para la ausencia.
2. LICENCIA DE LUTO: Se debe ingresar la novedad en el modulo de CONTROL DE PERMISOS, el
jefe inmediato debe aprobar la solicitud. El soporte físico debe ser entregado a gestión humana
maximo 10 días desde el momento que ocurre la calamidad. Tanto para Bucaramanga como para
otras zonas.
 PROCESOS PERMISOS CON
SOPORTES
3. LICENCIA PATERNIDAD: Se debe ingresar la novedad en el modulo de CONTROL DE PERMISOS, el jefe
inmediato debe aprobar la solicitud. Si el jefe inmediato tiene el soporte de la incapacidad puede ingresar
imagen soporte de la licencia para evitar los reportes negativos en nomina, para el caso de Bucaramanga, otras
zonas están obligados a anexar soporte al modulo y enviar de manera física la misma con la papelería de la zona,
OJO debe enviar documento transcrito. En caso de no seguir estas indicaciones se generara reporte negativo en
nomina, ya que aquí prima el soporte físico para la ausencia.
4. LICENCIA MATERNIDAD Y PRE-LICENCIA: Se debe ingresar la novedad en el modulo de CONTROL DE
PERMISOS, el jefe inmediato debe aprobar la solicitud. El soporte físico debe ser entregado maximo10 días desde
el momento que ocurre la calamidad. Tanto para Bucaramanga como para otras zonas.
5. LICENCIA POR CALAMIDAD: Las Licencias por calamidad son muy variables, son eventos que ocurren fuera
del contexto normal y son demostrables ante la empresa, es importante que el jefe inmediato evalué la situación
del trabajador e incluya el ausentismo por el modulo y valide el mismo, el trabajador debe entregar soportes que
muestren el tipo de calamidad y así puedan anexarse al modulo al siguiente día de la calamidad, para las otras
zonas es de obligación incluir soporte con imagen y enviar con la papelería de la zona de manera física.
 PROCESOS PERMISOS CON
SOPORTES
6. PERMISO 4 HORAS VOTACION: Este tipo de permiso solo es valido en época de elecciones y en el tiempo
estipulado por ley, de lo contrario se tomara como una ausencia sin justificación, de igual manera debe ser
validado por el jefe inmediato. OJO solo se aprobara si el soporte esta como imagen en el módulo. (Tiempo
de permiso por votación 30 días después de las elecciones).

7. DIA COMPENSATORIO JURADO VOTACION: Este tipo de permiso solo es valido en época de elecciones y
en el tiempo estipulado por ley, de lo contrario se tomara como una ausencia sin justificación, de igual
manera debe ser validado por el jefe inmediato y aprobado por gestión humana. OJO solo se aprobara si el
soporte esta como imagen en el módulo. (Tiempo de permiso por ser jurado de votación 45 días después
de las elecciones).

8. CAPACITACION JURADOS VOTACION: Este tipo de permiso solo es valido en época de elecciones y en el
tiempo estipulado por ley, de lo contrario se tomara como una ausencia sin justificación, de igual manera
debe ser validado por el jefe inmediato. OJO solo se aprobara si el soporte esta como imagen en el módulo.
 PROCESOS PERMISOS CON
SOPORTES
9. COMPENSATORIO POR CEREMONIA DE GRADUACION: Es un permiso que esta estipulado como
política interna de la empresa, debe ser incluido en el modulo, validado por el jefe inmediato, el
soporte debe ser entregado al día hábil siguiente del evento para ser anexado al modulo y a la
carpeta del trabajador, para otras zonas adjuntar soporte en el modulo como imagen y enviar con la
papelería de la zona.
10. CAPACITACION LABORAL: Son eventos en los que la empres requiere que los trabajadores se
actualicen o adquieran habilidades y/o conocimientos para el desarrollo de sus funciones, son
eventos con programación anticipadas que se deben incluir en el modulo con la validación del jefe
inmediato (Cronograma de capacitaciones y Bienestar), en la mayoría de estos casos se entregan
certificaciones que serian los soportes que se anexan al modulo y la debida carpeta del trabajador.
11. VACACIONES: Las vacaciones son eventos que deben ser programados y autorizados tanto por
el empleador como por el empleado después de cumplido un año de servicio laboral, se deben
incluir en el modulo con la validación del jefe inmediato, el soporte que se debe anexar al modulo
será la carta de solicitud echa por el trabajador con el VoBo. Del Jefe, Si el proceso no se cumple se
tomara como ausencia laboral no justificada y traerá reportes negativos en nomina.
RECUERDA……
• Los permisos los deben solicitar con
anterioridad para validación del jefe inmediato,
a menos que se presente una urgencia, en ese
caso deben hacer solicitud por el modulo por
medio de su jefe inmediato.
• Las personas que no tengan acceso al sistema
deben validar información con el jefe inmediato.
• Recordar toda ausencia justificada debe ser
APROBADO POR EL MODULO, en caso contrario
genera novedad negativa en nomina.