PROCEDIMIENTO: Solicitud de Permisos Trabajadores

Tipo Documento: PROCEDIMIENTO

Título: Solicitud de Permiso: Feriado Legal, Días Administrativos, Cuarto Turno,

Matrimonio Civil, Fallecimiento, Exámenes Preventivos, Nacimiento de un
hijo para Padre.
Área Código
Norma(s) que Aplican
RRHH: Gerencia de Recursos
ISO 9001:2008 6.2 Recursos Humanos Humanos

Nombre Fecha Fecha Fecha Primera

Aprobador Creación Aprobación Vigencia Revisión Revisión

Soledad Rivero 23/03/2016

1. OBJETIVO

Estandarizar los registros, flujos, plazos, y respaldos de todos los movimientos que requieran los
trabajadores que digan relación con los distintos permisos a los cuales pueda acceder.
Permisos legales o propios de la empresa.

2. ALCANCE

Trabajadores con contrato vigente en Clínica Indisa.

Responsables:
1. Trabajador solicitante.
2. Jefatura del Servicio.
3. Recursos Humanos:
 Recepción
 Unidad Control de Asistencia

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Código del Trabajo vigente.

2. Política de Beneficios.
3. Contratos Colectivos de Trabajo vigente.
4. Formulario de Solicitud de Permisos Unificado.
 4. DEFINICIONES

Permisos

1. Matrimonio: Cinco días hábiles continuos. Se debe adjuntar certificado de matrimonio el cual
podrá ser presentado hasta 90 días posteriores al evento. El Aviso de solicitud debe ser con
30 días de anticipación.

2. Fallecimiento de cónyuge / Hijo: Siete días corridos desde la fecha del evento. Se debe
adjuntar Certificado que acredite el fallecimiento.

3. Fallecimiento de padre / madre / hermano: Cinco días corridos si el fallecimiento hubiere

ocurrido dentro de la Región Metropolitana y siete días corridos si este hubiere ocurrido
fuera de Región Metropolitana. Se debe adjuntar Certificado que acredite el fallecimiento.

4. Nacimiento de un hijo: Cinco días excluyendo los días de descanso, distribuidos dentro de los
30 primeros días posteriores al nacimiento. Se debe adjuntar Certificado que acredite la fecha
de nacimiento.

5. Feriado Legal: Quince días hábiles anuales, pudiéndose parcializar los que excedan de diez. Se
debe dar aviso con a lo menos 15 días de anticipación.

6. Exámenes Médicos Preventivos: Medio día de permiso una vez al año solamente para:
mamografía, papanicolaou y próstata. Este permiso lo podrán utilizar trabajadoras mayores
de 40 y trabajadores mayores de 50 años. Se debe dar aviso con 15 días de anticipación.

 Una vez realizados los exámenes antes mencionados, el trabajador deberá presentar a su
jefatura directa los comprobantes que acrediten su realización el día solicitado (bono- copia
boleta).

7. Días Administrativos:
Jornada ordinaria de trabajo: equivalente a Jornadas cuya duración sea superior a 25 horas
semanales en cuyo caso corresponden cinco días anuales.
Media Jornada de Trabajo: equivalente a jornada que no exceda de 25 horas de trabajo
semanales en cuyo caso corresponden cuatro días anuales.

 Se deberán solicitar a su jefatura directa con una anticipación de a lo menos 4 días corridos.
 La resolución a dicha solicitud deberá comunicarse al trabajador dentro de las 48 horas
siguientes a la fecha de presentación de la solicitud, lo cual no implica que no deba enviarse el
documento respectivo a la Gerencia de Recursos Humanos para su visación.

8. Cuarto Turno:
 Jornada excepcional de cuarto turno normal (largo, noche, libre, libre) tienen derecho a 7
(siete) días de permisos anuales.
 Jornada excepcional de cuarto turno modificado (largo, largo, libre, libre) tienen derecho a 5
(cinco) días de permisos anuales.

 La solicitud deberá presentarse con un mínimo de 10 días de anticipación a la fecha del permiso.
 La jefatura debe responder 5 días posteriores a la solicitud del permiso por parte del trabajador.
 En caso de rechazo la jefatura debe proponer una fecha alternativa, para que el trabajador
haga uso de su permiso, en un plazo que no exceda de 45 días hábiles de la fecha solicitada.
Libro de Permisos : Registro que utiliza el servicio para constatar la entrega de la copia de Solicitud de
Permiso al trabajador, este debe contener:
 Fecha
 Rut
 Nombre
 Folio
 Tipo de Solicitud
 Firma de Trabajador

Libro de Correspondencia: Registro que utiliza el servicio para constancia de entrega de documentos en
Gerencia de Recursos Humanos.

Formulario de Solicitud de Permisos Unificado : Documento en papel pre impreso en triplicado (No
fotocopia) : (ver anexo 1)
 Original : Recursos Humanos
 Duplicado : Copia Servicio
 Triplicado : Copia Trabajador

Registro de Recursos Humanos: archivo de Excel donde constarán todas las solicitudes recepcionadas
denominado “Registro de Permiso (año)”.

Comprobante de Recepción (Anexo N° 2): documento entregado que comprueba el ingreso de una
solicitud de permiso a la Gerencia de Recursos Humanos en caso de no contar con el libro respectivo.
Por horario de atención en la Gerencia de Recursos Humanos se deben considerar únicamente los días
hábiles.

5. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTO

1. El Trabajador deberá solicitar el “Formulario de Solicitud de Permiso Unificado” a su Jefatura

directa.

2. El trabajador deberá completar un formulario por cada permiso que solicite no pudiéndose
considerar en un mismo formulario más de un permiso.

3. El Trabajador deberá completar el formulario antes indicado con letra imprenta siendo
obligatorios los siguientes campos:
 Nombre – Rut – Servicio – Contacto
 Marcar una sola alternativa de permiso según el requerimiento.
(Feriado Legal/ Días Administrativos / Cuarto turno / Matrimonio / fallecimiento /
Exámenes preventivos / Nacimiento-Padre)
 Marcar datos relacionados al permiso.
 Feriado Legal: indicar la fecha de inicio y fecha de término.
 Días Administrativos: indicar si es Jornada Completa o Media Jornada (desde /
hasta)
 Permiso Cuarto turno: indicar si es normal o modificado.
 Permiso por Fallecimiento: indicar el parentesco y si este ocurrió dentro fuera de
la Región Metropolitana.
 Permiso por nacimiento de un hijo: se deben indicar los días a tomar.
 Indicar fecha en la cual se hará efectivo el permiso.
 Firma del trabajador
 Fecha de solicitud del permiso.

4. Una vez completado el formulario se deberá entregar el documento completo (original – copias)
a su jefatura. Se deben tener presente los plazos establecidos para cada uno de los permisos (ver
definiciones).
5. La Jefatura revisará el formulario de solicitud de permiso y procederá, en primera instancia, a
autorizar o rechazar el permiso. En ambas situaciones, deberá firmar e indicar la fecha de su
gestión. En caso de rechazo, adicionalmente deberá escribir al final del formulario la palabra
“rechazado” e indicar el motivo.

6. La jefatura tendrá un plazo de 48 horas para dar respuesta a la solicitud.

7. La Jefatura deberá enviar el formulario completo (autorizado / rechazado) a la Gerencia de

Recursos Humanos, a más tardar al día siguiente de recepcionado por ella, entre las 08:30 y las
13:00 horas.

8. La jefatura conforme al mecanismo utilizado por cada servicio, deberá enviar a retirar los
documentos desde la Gerencia de Recursos Humanos los cuales estarán disponibles al día
siguiente de su entrega de 8.30 a 13.00 hrs.-

9. La entrega del documento deberá realizarse directamente en la Recepción de la Gerencia de

Recursos Humanos, quien deberá efectuar las siguientes pasos:
 Asignar Nº de Folio que identifique la solicitud presentada.
 Anotar en el Libro de Correspondencia (servicio) los folios asignados a las Solicitudes
recepcionadas, estampando fecha y timbre.
 En el caso de no contar con Libro de Correspondencia se entregara un comprobante que
acredite su recepción en el cual se estampara el número de folio, fecha y timbre.

 Ingresar en un archivo Excel, denominado “Registro de Permiso (año)”, los siguientes

datos de acuerdo al folio asignado:
 La fecha de recepción.
 Rut de solicitante.
 Tipo de permiso.
 Rut de quien entrega solitud de permiso.

Este archivo servirá como respaldo de los Ingresos y salidas de los documentos desde la
Gerencia de Recursos Humanos.

 Diariamente, a las 13.45 hrs., se deberá hacer entrega por parte de recepción a la Unidad
de Control de Asistencia de todos los documentos recibidos en el día. Dicha entrega
deberá ir acompañada de una nómina que deberá ser firmada y timbrada por quien sea
responsable de dicha unidad. Adicionalmente se enviará vía correo electrónico la planilla
diaria a la Unidad Control de Asistencia.

10. La Unidad de Control de Asistencia deberá:

 Verificar la información contenida en el formulario y timbrar con fecha del día.
 En caso de rechazo deberá indicar el motivo por el cual no procede, lo cual se deberá
estampar en el documento.
 Hacer entrega de las copias (Servicio - Trabajador) junto a la nómina de respaldo a la
Recepción de Recursos Humanos entre las 8.00 a 8.30 hrs. del día siguiente.
 El original de la solicitud queda en Unidad Control de Asistencia.

11. La recepción de la Gerencia de Recursos Humanos tendrá disponible para su retiro por los
diferentes servicios, los formularios visados desde las 8.30 a 13.00 hrs. del día siguiente al de ser
presentado.

Al momento de ser retirado el documento, la persona que retira deberá indicar su rut el cual será
ingresado junto a la fecha de retiro en el archivo “Registro de Permiso (año)” por la Recepcionista.
 Todo aquel permiso que no sea retirado dentro de las 72 horas siguientes a su presentación,
se mantendrá en un archivador ordenado por número de folio, y adicionalmente se enviará
mail a jefatura recordando el retiro del documento.

12. La jefatura, una vez retirados los formularios desde la Gerencia Recursos Humanos se hace
responsable de entregar la copia respectiva al trabajador.

13. El Trabajador al momento de retirar su copia deberá firmar en el “Libro de Permisos” el

recibo del documento.

14. La Unidad Control de Asistencia será responsable de resguardar los permisos presentados.
Dicho orden tendrá relación con el número de folio que éste lleva.

15. Unidad Control de Asistencia deberá revisar en forma trimestral los libros de permisos
mantenidos en cada servicio con el objeto de exigir el cumplimiento en materia de entrega
del formulario al trabajador.

6. REGISTROS

1. Formulario de Solicitud de Permisos Unificado

2. Libro de Correspondencia de cada servicio.
3. Registro de Ingreso a la Gerencia de Recursos Humanos “Registro de Permiso (año)”.
4. Libro propios de cada servicio “Libro de Permisos”.
7. ANEXOS

Anexo 1
Anexo N° 2
 Anexo 3
FLUJO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PERMISOS UNIFICADO

TRABAJADOR JEFATURA RRHH CONTROL ASISTENCIA

Trabajador firma su recepcion

Jefatura en Libro
hace entrega de Permisos
de copia respectiva al trabajador quien firma su recepcion en Libro de Permisos

Recepcion entrega a Jefatura copias de Formularios

Formulario
Solicitud de Permiso Unificado

Control de Asistencia retene original y entrega copias a Recepcion de RRHH

Trabajador solicita
Formulario a Jefatura

Control de Asistencia visa los documento, ingresa la fecha de gestion y timbra registro de permisos
Trabajador completa Formulario con letra imprenta y lo entrega a Jefatura
Jefatura estampa
fecha de
Autorizacion/Rechazo
y Firma

Recepcionista diariamente
entrega a Control de Asistencia Formularios recibidos junto a nomina
Si
Jefatura
¿Autoriza

Recepcionista
No registrará Solicitud de Permiso en Archivo Excel "Registro de Permisos (año)"
Jefatura escribe "Rechazado" al final del formulario e indica el motivo

Se asigna Folio y timbra Libro de Correspondencia

Jefatura envia formulario a Gerencia de Recursos Humanos (original y 2 copias)
ó entrega comprobante de
recepción con fecha, Nº de Folio

Fin del documento

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