Codigo: P-SST-09

Versión: 1
PROCEDIMIENTO COMPRAS Y PROVEEDORES
Fecha: 8/10/2019

1. OBJETIVO:

Describir las actividades y responsables para comprar, seleccionar y evaluar proveedores, además de
realizar los respectivos controles de los pedidos con el fin de asegurar que los productos y servicios
comprados por la empresa, cumplen con los requisitos especificados e identificarlos como proveedores
confiables.

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades que se desarrollan desde la compra, selección, y evaluación de proveedores

3. DEFINICIONES:

ORDEN DE COMPRA
Documento que contiene las instrucciones referentes a las especificaciones y precios del producto o servicio
a adquirir.

EVALUACIÓN A PROVEEDORES
Es aquella que permite establecer cuales son los proveedores que están mejor posicionados para satisfacer
los requisitos de la organización, y se utiliza para propósitos de calificación, aprobación, registro y
acreditación.

COMPRAS PARA INVENTARIO

Son las compras realizadas al por mayor para mantener en Stock; no se consumen o instalan
inmediatamente.

COTIZACIÓN
Documento donde el proveedor oferta sus productos y/o servicios, descuentos, tiempo de entrega, puntos
de entrega o a necesidad, validez de la oferta, porcentaje de descuento, formas de pago y descripción de
las especificaciones del producto.

ANÁLISIS DE COTIZACIONES
Confrontación de diferentes alternativas de compra, tales como tipo de producto, calidad, precio, forma de
pago, tiempo de entrega, lugar de entrega, porcentaje de descuento, etc, presentadas por los proveedores.

SERVICIO
Son actividades tendientes a satisfacer las necesidades de DEPILARTE en cuanto a: capacitación, arreglo
de infraestructura, mantenimiento, calibración, entre otros.

COMPRAS DE INSUMOS (CONSUMO INMEDIATO)

Son las compras realizadas para satisfacer la demanda inmediata

EPP: Elementos de protección personal

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PROCEDIMIENTO COMPRAS Y PROVEEDORES
Fecha: 8/10/2019

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

 GENERALIDADES:
 Todo producto y/o insumo que llegue debe ser verificado contra lo pedido por el área que lo haya
solicitado.

 Todos los pagos a proveedores, se realizan a crédito o contado, según las condiciones comerciales
pactadas con cada uno
 Los pagos a proveedores se realizan los días XXXX, y los de contado se realizan con aprobación
exclusiva de la gerencia.
 Para las compras que requieran cumplir con una especificación especial de seguridad y salud en el
trabajo, se debe verificar el ANEXO requisitos de SST para compras y contrataciones, o solicitar
concepto técnico al área de SST.
 Los cargos que tengan la responsabilidad de comprar insumos, materiales o servicios, deben de
diligenciar el formato de inscripción de proveedores, el formato de orden de compra y realizar la
evaluación de proveedores cada año.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

La líder de cada centro identifica las Encargada de centro
necesidades de compras de cada
proceso, como materia prima,
herramientas, productos de aseo,
papelería y elementos de protección
personal. Para la compra de los EPP,
este se realiza teniendo en cuenta la
IDENTIFICACIÓN DE
matriz de EPP y se solicita las fichas
NECESIDADES
técnicas de estos, para garantizar que
cumplen con las especificaciones
requeridas o que son certificados, la
encargada de centro, se encarga de
mantener el inventario de estos
actualizado y de acuerdo a las
necesidades realiza el suministro.
Una vez identificada la necesidad se Cotizaciones
realiza las cotizaciones a tres
proveedores y luego realizar un Encargada de centro
COTIZACIÓN
cuadro comparativo se solicita Gerencia ventas
aprobación de Gerencia de ventas a
través de un correo electrónico
Una vez la compra ha sido aprobada Formato orden de
por la gerencia de ventas, la compra
encargada del centro contacta al
CONTACTAR AL proveedor y le hace la solicitud del Encargada de centro
PROVEEDOR pedido a través del formato orden de
compra. Al notificar la compra el
proveedor procede a facturar el
pedido.
El proveedor factura, presenta Gerencia de ventas
soporte del RUT, la encargada del
PAGO DE FACTURA centro gestiona con la gerencia de
ventas el pago de la factura, cuando
ya se tiene el soporte de pago, se
notifica al proveedor para que este
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Versión: 1
PROCEDIMIENTO COMPRAS Y PROVEEDORES
Fecha: 8/10/2019

despache el pedido.
Se recibe el pedido y se verifica el
valor, cantidad y calidad del pedido,
RECEPCIÓN DEL una vez verificada la entrega del Encargada de centro
PEDIDO pedido, si se identifica una novedad,
se realiza la gestión con el
proveedor.
Cada cuatro meses o cuando ingresa Matriz de EPP
un empleado, se hace entrega de
dotación al personal, la analista de
talento humano, se encarga de
realizar las cotizaciones y de acuerdo
a la aprobación de gerencia
DOTACIÓN Directora administrativa
administrativa se elige el proveedor,
al cual se le envía el listado del
personal con las tallas y las
cantidades, y de acuerdo a este se
debe realizar la entrega.

La selección de proveedores se basa Listado de

en los criterios de Tiempo de entrega, proveedores
Encargadas de centro
Especificaciones, precio, garantías o
Analista de talento
respaldo y el cumplimiento en la
SELECCIÓN DE humano
implementación del SG-SST, para
PROVEEDORES Coordinadora de
determinar que proveedores son los
mercadeo
idóneos para suministrar los insumos
que se requieran.

La evaluación de proveedores se
realiza anualmente, teniendo en
cuenta los criterios de calidad,
tiempos de entrega, cumplimiento del
SG-SST y formas de pago, se
consolida la información en la Encargadas de centro Formato evaluación
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Analista de talento de proveedores
humano
EVALUACIÓN DE
Socialización con los proveedores de Coordinadora de
PROVEEDORES
los resultados por correo electrónico. mercadeo
Los proveedores que no aprueben la
evaluación serán reevaluados tres
meses después de la evaluación
inicial, con el fin de determinar si los
elementos no conformes con las
especificaciones de la empresa han
mejorado.

5. REGISTROS:

Formato evaluación de proveedores

Formato Inscripción de proveedores
Formato Orden de Compra