AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1. CEDULA DE OBSERVACIÓN
Este documento inicial, se llama así porque en él se detalla la información de los
aspectos externos de las organizaciones, es utilizado desde el momento que se
obtiene la autorización para llevar a la práctica la Evaluación hasta que se
recopila toda la información que conformará la base de datos, de cuyo resultado
se analizará posteriormente y por departamentos.

Esta clase de cedulas es una de las más sencillas de elaborar, basta con dar un
recorrido en el entorno de la organización, para observar y tomar nota de los
factores que podrían ser de beneficio o perjudicial para el buen desempeño de
la misma.

En esta cédula se debe enmarcar la situación física de la organización, desde el

punto de vista externo, tales como características de la estructura de las
instalaciones, así como fachada, iluminación, rótulos, colores utilizados,
accesibilidad, área de parqueos, ubicación, locales que la rodean, etc.

Si las organizaciones se encuentran ubicadas en el interior de la república, es

oportuno evaluar el área geográfica que abarca, la cultura de los habitantes,
grado de escolaridad promedio, servicios que posee la comunidad,
infraestructura, puentes, carreteras, telecomunicaciones, disponibilidad de agua,
energía eléctrica y otros servicios indispensables que se requiere como mínimo
para el buen funcionamiento.

De la misma manera como se obtiene información externa de las organizaciones,

se adquiere también internamente, tomando en cuenta iluminación, puertas de
acceso, colores de las áreas de trabajo, mobiliario, ventilación, tecnología,
jardinización, seguridad, higiene, rotulación, tipo de comunicación que existe,
forma en que los trabajadores reciben las órdenes, la manera como las cumplen
y otras.

Estos dos aspectos observados externa e internamente aportan al Asesor datos

que le serán de utilidad cuando inicie su análisis, a ello se debe agregar aquellas
situaciones internas que no son precisamente tangibles, sino más bien
informaciones intangibles que requiere más cuidado y mayor atención del asesor
para detectarlas, entre las que se puede mencionar, cualidades y habilidades de
los trabajadores en cuanto a la atención que brindan al cliente en particular,
amabilidad, deseos de hacer su trabajo de manera eficiente, agregando un
porcentaje de interés en satisfacer al cliente, tomando decisiones oportunidad y
si utilizan los canales de comunicación correctamente,

Es importante tomar nota de todo lo que el asesor considera necesario y útil para
su análisis, aspectos considerados “insignificantes” podrían constituirse en una
fuente que provoque deficiencia en la organización, o de lo contrario aspectos
que sean de beneficios para la misma, pero que lamentablemente no han sido
detectados, analizados ni mucho menos explotados por sus dirigentes.
La existencia de información en toda la organización en sí, es muy variada y en
proporciones incalculables, toda vez que dependerá de la amplitud del criterio

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que posea el asesor para detectarla y, tal vez lo más difícil, identificar las causas
y los efectos que podrían afectar el buen desenvolvimiento de las
organizaciones.

Existen ocasiones en las cuales una deficiencia en determinado departamento,

está provocando serios conflictos en otro, a causa de los efectos que este
problema irradia hacia los departamentos en los que se tiene relación, ya sean
aspectos de procesos, niveles jerárquicos o la simple comunicación que se da
dentro de la estructura organizacional.

La cédula de observación contiene los siguientes elementos

Identificación de la
Cedula a elaborar
CEDULA DE OBSERVACIÓN
Fecha en que se Nombre de la Organización
elabora la cedula
Fecha: Nombre del Asesor: Nombre completo
de la organización
en donde se
DETALLE DE LO OBSERVADO practica la
Auditoría
Administrativa

Nombre del
equipo de asesores
que realizarán la
Auditoría
Administrativa

En esta área de la Cedula se debe

escribir detalladamente todos los
aspectos observados tanto dentro
como fuera de la organización.

2. CEDULA DE ENTREVISTA

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La segunda cédula a ser elaborada por el asesor, es la entrevista; como todas

las cédulas lo que se pretende es establecer un banco de datos que se utilizará
para evaluar la situación actual de la organización.

Esta cédula contiene información recabada en cada uno de los departamentos

y, para su elaboración, es conveniente que antes de programar la entrevista con
el funcionario, se estructure una guía preliminar que contenga los puntos básicos
a tratarse en la misma.

Cada uno de los temas debe tener una relación lógica con la actividad que realiza
dicho funcionario, en todo caso, si dentro de la entrevista se pretende incluir
interrogantes de la organización en general, será con la finalidad de obtener los
diferentes criterios o enfoques de determinado problema que se ha detectado y
que, con el comentario de cada uno de los gerentes de nivel medio, jefes de
departamento o de división, se analicen desde otra perspectiva.

Una vez determinado el tema a tratar en la entrevista, el siguiente paso a dar,

será elaborar los cuestionarios que sean necesarios, estructurarlos de una
manera sencilla, con preguntas lo suficientemente claras para evitar que
provoquen cansancio al entrevistado y se vea en la necesidad de responderlas
sin el mínimo cuidado de aportar datos que se apeguen a la realidad de la
organización.

Es común observar cómo el entrevistado es asediado por preguntas que carecen

de sentido común, que parecen más bien un interrogatorio simple, que no
despierta el más mínimo interés de involucrar al entrevistado en la evaluación
misma; de actuar así, se caerá en una situación indeseable que afectará el
resultado final de la asesoría, toda vez que de no obtenerse datos veraces, el
margen de error en la obtención de la información se estaría ampliando, con el
consecuente resultado de una evaluación pobre, sin elementos de juicios
capaces de describir la situación real de la organización.

La manera correcta de realizar la entrevista, es elaborar un cuestionario con

preguntas clave que realmente aporte la información que se requiere y que se
elabore con el único propósito de utilizarlo como guía o ayuda de memoria para
el intercambio de ideas, dudas y comentarios entre el asesor y el funcionario,
que éste no se sienta asediado de tantas preguntas, intercambiar comentarios,
sugerencias e inclusive, en algunos casos el asesor brindará la respuesta a la
pregunta para que el funcionario afirme o niegue determinado criterio con la
confianza y familiaridad que le ha permitido el asesor.

Una vez que se haya entrevistado a todos los funcionarios de los diferentes
departamentos, se hará una descripción detallada de los resultados obtenidos
de cada entrevista, se debe realizar en forma separada por departamento, a fin
de obtener datos concretos de los mismos para su análisis, en el transcurso del
llenado de las cedulas se resaltarán todos aquellos aspectos que se consideran
importantes y que servirá para posteriores entrevistas con los mismos

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funcionarios u otros que tengan relación entre sí, a fin de verificar la veracidad
de los datos aportados.

Una vez analizado el contenido de las entrevistas realizadas, se verificará si

realmente se ha obtenido toda la información que se requiere para efectuar el
diagnostico, en caso contrario, se buscará la forma de contactar una nueva
entrevista en la que se tocaran temas más puntuales y específicos, aquellos que
a consideración del asesor es necesaria una aclaración adicional o determinado
tema que haya quedado incompleto o que su contenido ha provocado
incertidumbre y que, de alguna manera, es necesario profundizar en el mismo.

Esta cédula tiene una estructura sencilla y debe contener algunos parámetros
que servirán de base para realizar la entrevista y obtener de ella información que
se necesita para llevar a la práctica la Evaluación de la Organización.

El contenido de cada una de las cédulas explicadas con anterioridad forman la

base de datos que se utilizara para someter toda esta información a un proceso
bien importante en la Auditoría Administrativa; fundamentando en cada uno de
los datos obtenidos a través de la observación, análisis documental y las cedulas
de entrevista, el paso siguiente a dar es someter toda esta información a dos
cedulas denominadas: “CEDULA DE ANÁLISIS” y “CEDULA DE ANÁLISIS DE
LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES”, cada una de estas cédulas
proporcionará al asesor, la información sintetizada y analizada de todos los
factores revisados y de los cuales se ha ido recopilando la información hasta
tener una base de datos sólida y fundamentada en información veraz que el
mismo asesor ha verificado paso a paso.

De estas dos cédulas o “cuadros sinópticos de la información”, se obtiene

información íntimamente relacionada con cada uno de los departamentos, con
el propósito de verificar la influencia o relación que tiene un problema o
deficiencia en cada departamento y cuáles son sus efectos en las organizaciones
en general.

El contenido mínimo de esta cédula de entrevista es el siguiente:

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Identificación de la
Cedula a elaborar
CEDULA DE ENTREVISTA
Fecha en que se Nombre de la Organización
elabora la cedula
Fecha: Nombre del Asesor: Nombre completo
de la organización
en donde se
PREPARACION DEL CUESTIONARIO practica la
Auditoría
Administrativa

RESULTADO DE LA ENTREVISTA
Nombre del
equipo de asesores
que realizarán la
Auditoría
Administrativa

En esta sección se redactará una

batería de preguntas, en las que Describir detalladamente el
se describirán aquellas resultado de la entrevista; entre
interrogantes que se plantearán más detallado se anote la
al entrevistado y servirá información obtenida en cada
únicamente como referencia para entrevista, la cedula estará
la entrevista, nunca como un fortalecida.
medio para el interrogatorio

3. CEDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL

Este tercer documento unido al de observación y entrevista, desempeña un
papel de máxima importancia en la Auditoría Administrativa, porque en él se
anotarán en forma detallada el contenido de cada uno de los documentos
evaluados.

Cuando se habla de documentos, se identifica de todos aquellos que tienen

íntima relación con la constitución de las organizaciones, si se habla de una
institución gubernamental se analizara detalladamente el acuerdo de creación,
que tipo de institución es, según los sistemas de organización administrativa,
sean órganos centralizados o de administración directa del Estado, órganos
desconcentrados o de relativa administración centralizada u órganos
descentralizados o de administración indirecta del Estado o administración
utárquica, mixta o privada.

En el caso de las organizaciones que pertenecen al sector privado, es oportuno

analizar los documentos que las identifican como tal, la escritura de constitución,
los fundamentos legales, objetivos, metas, programas, sistemas y controles.
Cuando el asesor acude a la organización que ha sido seleccionada para
practicársele la Auditoría Administrativa, le son presentados una serie de
documentos, de los cuales es importante separar los que a su criterio considera

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que su contenido aportará datos claves para su diagnóstico y procederá a

redactar la cedula respectiva de análisis, identificará los datos básicos de los
mismos, tales como nombre, objetivo, fecha, área a la que pertenece y personas
que participaron en su elaboración.

En la misma cédula anotar los temas de mayor relevancia para evaluar, temas
que se consideran de gran trascendencia y que han generado algún tipo de
cambio en la dirección efectiva de la organización y, cuando se habla de la
dirección efectiva, se relaciona con aquellos documentos que rigen el actuar del
recurso humano, que sirven de marco para las decisiones que se toman dentro
de los mismos departamentos.

La Alta Gerencia tiene mayor relación con los documentos que identifican la
razón de la organización, la escritura constitutiva, que describe su misión, visión,
estructura organizacional, ubicación, tipo de organización, subsidiarias
asociadas o filiales, oficinas regionales, áreas del terreno en el que está ubicada,
descripción de las construcciones, valor actual de la propiedad, integrantes del
consejo de administración entre otras.

En los diferentes departamentos que conforman la organización, los documentos

a analizar son más específicos, por ejemplo, en el Departamento de Producción,
existirán documentación relacionada a los procedimientos y sistemas de control,
mantenimiento de la maquinaria, métodos manuales de mantenimiento
preventivo y remedial y otros más que están íntimamente ligados con la actividad
que en esa área se llevan a cabo: de la misma manera existirá en los otros
departamentos, como ventas, contabilidad, cobros, créditos, almacén, recursos
humanos, en cuyo caso se analizará en forma separada, procediendo de igual
forma como se mencionó anteriormente, identificando los mismos, resaltando el
tema y una síntesis de su contenido, para finalizar con un análisis de los
resultados obtenidos después de su estudio, en el que se anotarán los detalles
más sobresalientes del documento y la manera cómo éstos coadyuvan positiva
o negativamente en las actividades de la organización.

Identificación de la
Cedula a elaborar
CEDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL
Fecha en que se Nombre de la Organización
elabora la cedula
Nombre completo
Auditoría Administrativa Página
de la6organización
en donde se
practica la
Auditoría
Administrativa
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Fecha: Nombre del Asesor:

DOCUMENTO QUE SE ANALIZA

Identificación del o los
documentos que han sido
sometidos a análisis por
el asesor.
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO
Nombre del
equipo de asesores
que realizarán la
Auditoría
RESULTADO DEL ANALISIS Administrativa

Descripción del contenido del

Anotar detalladamente los documento que tiene incidencia en
resultados que se han obtenido del la situación crítica que vive la
análisis de cada uno de los organización.
documentos evaluados.

4. CEDULA DE ANÁLISIS:
La primera cédula o cuadro sinóptico que reúne parte de la información obtenida,
es identificada como Cedula de Análisis y su nombre radica precisamente por la
capacidad que tiene de sintetizar en tres casillas el contenido de cada una de las
cedulas.

La primera casilla contiene información sobre los aspectos revisados en cada

uno de los departamentos que conforman la estructura organizacional de las
instituciones, para ello se deberá dividir la información contenida en las cédulas
por departamento e inmediatamente después hacer subdivisiones por cada uno
de los aspectos revisados, de esa cuenta, si se habla de aspectos internos o
externos del departamento de producción, se hará la división respectiva,
iniciando por identificar el departamento objetivo de estudio y después de
manera sintetizada los factores que fueron evaluados.

La segunda casilla de la cédula de análisis, lo conforma “las observaciones”, y

de ella se anotan, siempre de manera sintetizada, todas aquellas
consideraciones, observaciones o críticas que el asesor crea necesarias realizar
de cada uno de los factores o elementos estudiados.

En esta parte de la cédula, es muy importante porque en ella el asesor en forma

comparativa con los aspectos revisados, (casilla anterior), emitirá sus
comentarios y opiniones referente a determinado factor que tiene a su criterio,
está influyendo en el proceso de elaboración de determinado producto, en la

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rotación de personal, en los inventarios de materia prima o bien en la toma de

decisiones del departamento evaluado.

En esta segunda casilla el asesor es lo suficientemente amplio en su exposición,

de tal manera que lo único que hace es la descripción de consideraciones
generales que él como analista considera pertinente mencionar para que en el
momento de plasmar el diagnostico en la evaluación, le sea más fácil consultar
estas dos últimas cedulas.

La última casilla que contiene la cedula de análisis se le denomina “hechos

sobresalientes” , si se observa hacia atrás del contenido de las primeras dos
casillas, se podrá comprobar que ambas están orientadas hacia la identificación
de los factores evaluados por cada departamento y las consideraciones que
sobre ellas el asesor emite; el trabajo de esta tercera casilla será, entonces,
resaltar todos aquellos hechos que sobresalen de todo el conjunto, ciertamente
se puede decir que todos los factores evaluados influyen en el buen
desenvolvimiento de cada uno de los departamentos, lo cierto es que, si bien
todos influyen, algunos de ellos sus efectos son más drásticos, esto quiere decir,
en el buen sentido de la palabra, son más ofensivos ante el desarrollo de las
actividades de dichos departamentos.

Esta casilla como su nombre lo dice, resalta todos aquellos aspectos que pueden
traer consecuencias lamentables para las organizaciones en general, no
consecuencias perjudiciales sólo para el departamento, sino que la importancia
de esta casilla radica precisamente en llamar la atención en aquellos aspectos
que, si no se logran minimizar o eliminar por completo, sus efectos podrían ser
mortales para toda la organización.

Cada vez que el asesor avanza en la elaboración y análisis de esta cedula, está
depurando el exceso de información obtenido durante las observaciones y
entrevistas, llegando a minimizar al máximo los resultados de sus intervenciones
ante los diferentes niveles de las organizaciones, recopilando información
sintetizada para el informe final que debe presentar a la Alta Gerencia, de la
misma manera esta cédula le permite identificar aquellos aciertos significativos
que durante el periodo de recopilación de datos, fue detectando en cada una de
las áreas evaluadas.

Nombre completo
Identificación de la de la Organización
Cedula a elaborar en donde se
practica la
Auditoría
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Administrativa
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CEDULA DE ANÁLISIS
Fecha en que se Nombre de la Organización
elabora la cedula Nombre del equipo
Fecha: Nombre del
de asesores que
Asesor:
realizaran la
Auditoría
ASPECTOS HECHOS
OBSERVACIONES Administrativa
REVISADOS SOBRESALIENTES

Identificación de todos
aquellos aspectos que
fueron revisados en
cada una de las
cédulas anteriores
En esta sección de la Cédula el Después de identificar los
Asesor puede anotar las aspectos que fueron
observaciones que sobre los revisados y luego el
aspectos revisados él criterio Profesional que
considere que afecta negativa realiza el análisis, en esta
o positivamente a la sección debe describir
Organización. aquellos hechos que
sobresalen

5. CEDULA DE ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES

Con base a los datos proporcionados por la cédula de análisis, anteriormente
identificada, el asesor procede a elaborar esta cédula que le permite una visión

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aérea, denominada “visión de helicóptero”, de la situación actual de la

organización.

Si en la cédula anterior el asesor tuvo la oportunidad de identificar los aspectos

o factores más sobresalientes y comentar sobre los mismos, ahora él tiene la
oportunidad de identificar la problemática, aquellas deficiencias encontradas en
cada uno de los departamentos evaluados; de esa extrae todas aquellas
acciones que no aportan ninguna productividad, factores erróneos que en vez
de proporcionar a la organización las facilidades que éstas necesitan para ser
competitivas, las hunden cada día en un estado de ineficiencia en sus procesos,
que en el futuro, afectará considerablemente el crecimiento y desarrollo de la
organización.

Esta cédula está conformada por cuatro casillas, cuyo contenido se considera la
máxima importancia, en virtud que permite al asesor tener un panorama global
y deductivo, toda vez que de las múltiples ineficiencias que posee cada
departamento, se detectan las causas y las consecuencias de esas ineficiencias,
para llegar al punto en que se emite, su opinión o recomendación sobre las
alternativas de solución de la problemática detectada.

“Ineficiencia”: en esta casilla de la cédula se describen todas aquellas acciones

que no reportan una productividad y que, a pesar de ello, se continúa utilizando
en el desempeño de las labores, aunque éstas al final sean ineficientes.

La segunda casilla, describe las causas de las ineficiencias, cualesquiera que

éstas sean y de cualquier tipo u origen que las están motivando, éstas a su vez
podrían constituirse en causas de otras subcausas aún más difíciles de detectar,
y que a su vez sean el resultado de subsubcausas las que si bien es cierto se
pueden detectar, requieren mayor atención y cuidado para detectarlas, porque
se comete en muchas ocasiones, el error de identificarlas como subsubcausas,
cuando en realidad con los efectos a eliminar.

Estas causas, subcausas y subsubcausas, provocan un problema previamente

identificado como ineficiencias, la problemática no queda tan sólo ahí, se deben
analizar y estudiar los efectos que éstas provocan. Estos efectos forman parte
de la tercera casilla de la cédula, identificada como “consecuencias”.

Todos los problemas que causa o puede causar la falta de ineficiencia en las
labores administrativas de las organizaciones, llevan al asesor a tener un
panorama más claro de la problemática que en términos generales está
enfermando el desarrollo de las actividades de manera eficiente.

Una vez se tienen identificados los problemas por departamento, las causas que
los provocan y las consecuencias o efectos que ellos irradian hacia la
organización en general, el asesor está en la facultad emitir su opinión, basados
en el análisis de las cédulas elaboradas.

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En la parte final de esta cédula, se emiten las recomendaciones o sugerencias

que el asesor o grupo de asesores consideran de importancia y urgencia llevarlo
a cabo al campo de la acción, estableciendo estrategias adecuadas para
minimizar o eliminar las ineficiencias que se han venido cometiendo en cada uno
de los departamentos y que influye grandemente en el crecimiento y desarrollo
de las organizaciones.

Identificación de la Nombre completo

Cedula a elaborar de la Organización
en donde se
practica la
Auditoría
CEDULA DE LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES Administrativa
Fecha en que se Nombre de la Organización
elabora la cedula Nombre del equipo
Fecha: Nombre del Asesor:
de asesores que
realizaran la
PROBLEMAS CAUSAS EFECTOS REDOMENDACIONES Auditoría
Administrativa

De la cédula Al detectarse los

anterior “Cédula problemas, las
de Análisis”, todos causas y los
aquellos hechos efectos que éstos
sobresalientes generan, el Asesor
identificados brindará las
como deficiencias, recomendaciones
constituyen los de acuerdo a su
problemas de la experiencia y
organización conocimientos en
la materia
Una vez identificados De igual manera como se
los problemas, en las han detectado las causas de
mismas cédulas los problemas, éstos a su
encontraremos las vez generan problemas
causas que los están colaterales que constituyen
generando, los efectos que se deben
identificarlas y contrarrestar
anotarlas en esta
sección de la cédula

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