AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Material complementario a capítulo 6 Auditoria Administrativa

Benjamin Franklin

1. CEDULA DE OBSERVACIÓN
Este documento inicial, se llama así porque en él se detalla la información de
los aspectos externos de las organizaciones, es utilizado desde el momento
que se obtiene la autorización para llevar a la práctica la Evaluación hasta que
se recopila toda la información que conformará la base de datos, de cuyo
resultado se analizará posteriormente y por departamentos.

Esta clase de cedulas es una de las más sencillas de elaborar, basta con dar
un recorrido en el entorno de la organización, para observar y tomar nota de los
factores que podrían ser de beneficio o perjudicial para el buen desempeño de
la misma.

En esta cédula se debe enmarcar la situación física de la organización, desde

el punto de vista externo, tales como características de la estructura de las
instalaciones, así como fachada, iluminación, rótulos, colores utilizados,
accesibilidad, área de parqueos, ubicación, locales que la rodean, etc.

Si las organizaciones se encuentran ubicadas en el interior de la república, es

oportuno evaluar el área geográfica que abarca, la cultura de los habitantes,
grado de escolaridad promedio, servicios que posee la comunidad,
infraestructura, puentes, carreteras, telecomunicaciones, disponibilidad de
agua, energía eléctrica y otros servicios indispensables que se requiere como
mínimo para el buen funcionamiento.

De la misma manera como se obtiene información externa de las

organizaciones, se adquiere también internamente, tomando en cuenta
iluminación, puertas de acceso, colores de las áreas de trabajo, mobiliario,
ventilación, tecnología, jardinización, seguridad, higiene, rotulación, tipo de
comunicación que existe, forma en que los trabajadores reciben las órdenes, la
manera como las cumplen y otras.

Estos dos aspectos observados externa e internamente aportan al Asesor

datos que le serán de utilidad cuando inicie su análisis, a ello se debe agregar
aquellas situaciones internas que no son precisamente tangibles, sino más bien
informaciones intangibles que requiere más cuidado y mayor atención del
asesor para detectarlas, entre las que se puede mencionar, cualidades y
habilidades de los trabajadores en cuanto a la atención que brindan al cliente
en particular, amabilidad, deseos de hacer su trabajo de manera eficiente,
agregando un porcentaje de interés en satisfacer al cliente, tomando
decisiones oportunidad y si utilizan los canales de comunicación
correctamente,

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Es importante tomar nota de todo lo que el asesor considera necesario y útil

para su análisis, aspectos considerados “insignificantes” podrían constituirse en
una fuente que provoque deficiencia en la organización, o de lo contrario
aspectos que sean de beneficios para la misma, pero que lamentablemente no
han sido detectados, analizados ni mucho menos explotados por sus
dirigentes.
La existencia de información en toda la organización en sí, es muy variada y en
proporciones incalculables, toda vez que dependerá de la amplitud del criterio
que posea el asesor para detectarla y, tal vez lo más difícil, identificar las
causas y los efectos que podrían afectar el buen desenvolvimiento de las
organizaciones.

Existen ocasiones en las cuales una deficiencia en determinado departamento,

está provocando serios conflictos en otro, a causa de los efectos que este
problema irradia hacia los departamentos en los que se tiene relación, ya sean
aspectos de procesos, niveles jerárquicos o la simple comunicación que se da
dentro de la estructura organizacional.

La cédula de observación contiene los siguientes elementos

Identificación de la
Cedula a elaborar
CEDULA DE OBSERVACIÓN
Fecha en que se
Nombre de la Organización
elabora la cedula
Nombre completo
Fecha: Nombre del Asesor:
de la organización en
donde se practica la
DETALLE DE LO OBSERVADO Auditoria
Administrativa

Nombre del equipo

de asesores que
realizarán la
Auditoria
Administrativa

En esta área de la Cedula se debe

escribir detalladamente todos los
aspectos observados tanto
dentro como fuera de la
organización.

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2. CEDULA DE ENTREVISTA
La segunda cédula a ser elaborada por el asesor, es la entrevista; como todas
las cédulas lo que se pretende es establecer un banco de datos que se utilizará
para evaluar la situación actual de la organización.

Esta cédula contiene información recabada en cada uno de los departamentos

y, para su elaboración, es conveniente que antes de programar la entrevista
con el funcionario, se estructure una guía preliminar que contenga los puntos
básicos a tratarse en la misma.

Cada uno de los temas debe tener una relación lógica con la actividad que
realiza dicho funcionario, en todo caso, si dentro de la entrevista se pretende
incluir interrogantes de la organización en general, será con la finalidad de
obtener los diferentes criterios o enfoques de determinado problema que se ha
detectado y que, con el comentario de cada uno de los gerentes de nivel
medio, jefes de departamento o de división, se analicen desde otra perspectiva.

Una vez determinado el tema a tratar en la entrevista, el siguiente paso a dar,

será elaborar los cuestionarios que sean necesarios, estructurarlos de una
manera sencilla, con preguntas lo suficientemente claras para evitar que
provoquen cansancio al entrevistado y se vea en la necesidad de responderlas
sin el mínimo cuidado de aportar datos que se apeguen a la realidad de la
organización.

Es común observar cómo el entrevistado es asediado por preguntas que

carecen de sentido común, que parecen más bien un interrogatorio simple, que
no despierta el más mínimo interés de involucrar al entrevistado en la
evaluación misma; de actuar así, se caerá en una situación indeseable que
afectará el resultado final de la asesoría, toda vez que de no obtenerse datos
veraces, el margen de error en la obtención de la información se estaría
ampliando, con el consecuente resultado de una evaluación pobre, sin
elementos de juicios capaces de describir la situación real de la organización.

La manera correcta de realizar la entrevista, es elaborar un cuestionario con

preguntas clave que realmente aporte la información que se requiere y que se
elabore con el único propósito de utilizarlo como guía o ayuda de memoria para
el intercambio de ideas, dudas y comentarios entre el asesor y el funcionario,
que éste no se sienta asediado de tantas preguntas, intercambiar comentarios,
sugerencias e inclusive, en algunos casos el asesor brindará la respuesta a la
pregunta para que el funcionario afirme o niegue determinado criterio con la
confianza y familiaridad que le ha permitido el asesor.

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Una vez que se haya entrevistado a todos los colaboradores de los diferentes
departamentos, se hará una descripción detallada de los resultados obtenidos
de cada entrevista, se debe realizar en forma separada por departamento, a fin
de obtener datos concretos de los mismos para su análisis, en el transcurso del
llenado de las cedulas se resaltarán todos aquellos aspectos que se
consideran importantes y que servirá para posteriores entrevistas con los
mismos colaboradores u otros que tengan relación entre sí, a fin de verificar la
veracidad de los datos aportados.

Una vez analizado el contenido de las entrevistas realizadas, se verificará si

realmente se ha obtenido toda la información que se requiere para efectuar el
diagnostico, en caso contrario, se buscará la forma de contactar una nueva
entrevista en la que se tocaran temas más puntuales y específicos, aquellos
que a consideración del asesor es necesaria una aclaración adicional o
determinado tema que haya quedado incompleto o que su contenido ha
provocado incertidumbre y que, de alguna manera, es necesario profundizar en
el mismo.

Esta cédula tiene una estructura sencilla y debe contener algunos parámetros
que servirán de base para realizar la entrevista y obtener de ella información
que se necesita para llevar a la práctica la Evaluación de la Organización.

El contenido de cada una de las cédulas explicadas con anterioridad forman la

base de datos que se utilizara para someter toda esta información a un proceso
bien importante en la Evaluación Integral; fundamentando en cada uno de los
datos obtenidos a través de la observación, análisis documental y las cedulas
de entrevista, el paso siguiente a dar es someter toda esta información a dos
cedulas denominadas: “CEDULA DE ANÁLISIS” y “CEDULA DE ANÁLISIS DE
LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES”, cada una de estas cédulas
proporcionará al asesor, la información sintetizada y analizada de todos los
factores revisados y de los cuales se ha ido recopilando la información hasta
tener una base de datos sólida y fundamentada en información veraz que el
mismo asesor ha verificado paso a paso.

De estas dos cédulas o “cuadros sinópticos de la información”, se obtiene

información íntimamente relacionada con cada uno de los departamentos, con
el propósito de verificar la influencia o relación que tiene un problema o
deficiencia en cada departamento y cuáles son sus efectos en las
organizaciones en general.

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El contenido mínimo de esta cédula de entrevista es el siguiente:

Identificación de la
Cedula a elaborar
CEDULA DE ENTREVISTA
Fecha en que se
Nombre de la Organización
elabora la cedula
Fecha: Nombre del Asesor: Nombre completo
de la organización en
donde se practica la
PREPARACION DEL CUESTIONARIO Auditoria
Administrariva

RESULTADO DE LA ENTREVISTA
Nombre del equipo
de asesores que
realizarán la A.A.

En esta sección se redactará una

batería de preguntas, en las que
Describir detalladamente el
se describirán aquellas resultado de la entrevista; entre
interrogantes que se plantearán más detallado se anote la
al entrevistado y servirá
información obtenida en cada
únicamente como referencia para entrevista, la cedula estará
la entrevista, nunca como un fortalecida.
medio para el interrogatorio

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3. CEDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL

Este tercer documento unido al de observación y entrevista, desempeña un
papel de máxima importancia en la Evaluación Integral, porque en él se
anotaran en forma detallada el contenido de cada uno de los documentos
evaluados.

Cuando se habla de documentos, se identifica de todos aquellos que tienen

intima relación con la constitución de las organizaciones, si se habla de una
institución gubernamental se analizara detalladamente el acuerdo de creación,
que tipo de institución es, según los sistemas de organización administrativa,
sean órganos centralizados o de administración directa del Estado, órganos
desconcentrados o de relativa administración centralizada u órganos
descentralizados o de administración indirecta del Estado o administración
utárquica, mixta o privada.

En el caso de las organizaciones que pertenecen al sector privado, es oportuno

analizar los documentos que las identifican como tal, la escritura de
constitución, los fundamentos legales, objetivos, metas, programas, sistemas y
controles.
Cuando el asesor acude a la organización que ha sido seleccionada para
practicársele la Evaluación Integral, le son presentados una serie de
documentos, de los cuales es importante separar los que a su criterio
considera que su contenido aportara datos claves para su diagnostico y
procederá a redactar la cedula respectiva de análisis, identificará los datos
básicos de los mismos, tales como nombre, objetivo, fecha, área a la que
pertenece y personas que participaron en su elaboración.

En la misma cédula anotar los temas de mayor relevancia para evaluar, temas
que se consideran de gran trascendencia y que han generado algún tipo de
cambio en la dirección efectiva de la organización y, cuando se habla de la
dirección efectiva, se relaciona con aquellos documentos que rigen el actuar
del recurso humano, que sirven de marco para las decisiones que se toman
dentro de los mismos departamentos.

La Alta Gerencia tiene mayor relación con los documentos que identifican la
razón de la organización, la escritura constitutiva, que describe su misión,
visión, estructura organizacional, ubicación, tipo de organización, subsidiarias
asociadas o filiales, oficinas regionales, áreas del terreno en el que está
ubicada, descripción de las construcciones, valor actual de la propiedad,
integrantes del consejo de administración entre otras.

En los diferentes departamentos que conforman la organización, los

documentos a analizar son más específicos, por ejemplo, en el Departamento
de Producción, existirán documentación relacionada a los procedimientos y

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sistemas de control, mantenimiento de la maquinaria, métodos manuales de

mantenimiento preventivo y remedial y otros más que están íntimamente
ligados con la actividad que en esa área se llevan a cabo: de la misma manera
existirá en los otros departamentos, como ventas, contabilidad, cobros,
créditos, almacén, recursos humanos, en cuyo caso se analizará en forma
separada, procediendo de igual forma como se mencionó anteriormente,
identificando los mismos, resaltando el tema y una síntesis de su contenido,
para finalizar con un análisis de los resultados obtenidos después de su
estudio, en el que se anotarán los detalles más sobresalientes del documento y
la manera cómo éstos coadyuvan positiva o negativamente en las actividades
de la organización.

Identificación de la
Cedula a elaborar
CEDULA DE ANÁLISIS DOCUMENTAL
Fecha en que se
Nombre de la Organización
elabora la cedula
Nombre completo
Fecha: Nombre del Asesor:
de la organización
en donde se
DOCUMENTO QUE SE ANALIZA practica la
Identificación del o los
documentos que han Auditoria A.
sido sometidos a análisis
por el asesor.
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO
Nombre del equipo
de asesores que
realizarán la A.A.

RESULTADO DEL ANALISIS

Descripción del contenido del

Anotar detalladamente los documento que tiene incidencia
resultados que se han obtenido en la situación crítica que vive la
del análisis de cada uno de los organización.
documentos evaluados.

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4. CEDULA DE ANÁLISIS:
La primera cédula o cuadro sinóptico que reúne parte de la información
obtenida, es identificada como Cedula de Análisis y su nombre radica
precisamente por la capacidad que tiene de sintetizar en tres casillas el
contenido de cada una de las cedulas.

La primera casilla contiene información sobre los aspectos revisados en cada

uno de los departamentos que conforman la estructura organizacional de las
instituciones, para ello se deberá dividir la información contenida en las cédulas
por departamento e inmediatamente después hacer subdivisiones por cada uno
de los aspectos revisados, de esa cuenta, si se habla de aspectos internos o
externos del departamento de producción, se hará la división respectiva,
iniciando por identificar el departamento objetivo de estudio y después de
manera sintetizada los factores que fueron evaluados.

La segunda casilla de la cédula de análisis, lo conforma “las observaciones”, y

de ella se anotan, siempre de manera sintetizada, todas aquellas
consideraciones, observaciones o críticas que el asesor crea necesarias
realizar de cada uno de los factores o elementos estudiados.

En esta parte de la cédula, es muy importante porque en ella el asesor en

forma comparativa con los aspectos revisados, (casilla anterior), emitirá sus
comentarios y opiniones referente a determinado factor que tiene a su criterio,
está influyendo en el proceso de elaboración de determinado producto, en la
rotación de personal, en los inventarios de materia prima o bien en la toma de
decisiones del departamento evaluado.

En esta segunda casilla el asesor es lo suficientemente amplio en su

exposición, de tal manera que lo único que hace es la descripción de
consideraciones generales que él como analista considera pertinente
mencionar para que en el momento de plasmar el diagnostico en la evaluación,
le sea más fácil consultar estas dos últimas cedulas.

La última casilla que contiene la cedula de análisis se le denomina “hechos

sobresalientes” , si se observa hacia atrás del contenido de las primeras dos
casillas, se podrá comprobar que ambas están orientadas hacia la
identificación de los factores evaluados por cada departamento y las
consideraciones que sobre ellas el asesor emite; el trabajo de esta tercera
casilla será, entonces, resaltar todos aquellos hechos que sobresalen de todo
el conjunto, ciertamente se puede decir que todos los factores evaluados
influyen en el buen desenvolvimiento de cada uno de los departamentos, lo
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cierto es que, si bien todos influyen, algunos de ellos sus efectos son más
drásticos, esto quiere decir, en el buen sentido de la palabra, son más
ofensivos ante el desarrollo de las actividades de dichos departamentos.

Esta casilla como su nombre lo dice, resalta todos aquellos aspectos que
pueden traer consecuencias lamentables para las organizaciones en general,
no consecuencias perjudiciales sólo para el departamento, sino que la
importancia de esta casilla radica precisamente en llamar la atención en
aquellos aspectos que si no se logran minimizar o eliminar por completo, sus
efectos podrían ser mortales para toda la organización.

Cada vez que el asesor avanza en la elaboración y análisis de esta cedula,

está depurando el exceso de información obtenido durante las observaciones y
entrevistas, llegando a minimizar al máximo los resultados de sus
intervenciones ante los diferentes niveles de las organizaciones, recopilando
información sintetizada para el informe final que debe presentar a la Alta
Gerencia, de la misma manera esta cédula le permite identificar aquellos
aciertos significativos que durante el periodo de recopilación de datos, fue
detectando en cada una de las áreas evaluadas.

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Nombre completo
Identificación de la de la Organización
Cedula a elaborar en donde se
practica la A.A.

CEDULA DE ANÁLISIS
Fecha en que se
Nombre de la Organización
elabora la cedula Nombre del equipo
Fecha: Nombre del
de asesores que
Asesor:
realizaran la A. A.

ASPECTOS HECHOS
OBSERVACIONES
REVISADOS SOBRESALIENTES

Identificación de todos
aquellos aspectos que
fueron revisados en
cada una de las
cédulas anteriores
En esta sección de la Cédula el Después de identificar los
Asesor puede anotar las aspectos que fueron
observaciones que sobre los revisados y luego el
aspectos revisados él criterio Profesional que
considere que afecta negativa realiza el análisis, en esta
o positivamente a la sección debe describir
Organización. aquellos hechos que
sobresalen

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5. CEDULA DE ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES

Con base a los datos proporcionados por la cédula de análisis, anteriormente
identificada, el asesor procede a elaborar esta cédula que le permite una visión
aérea, denominada “visión de helicóptero”, de la situación actual de la
organización.

Si en la cédula anterior el asesor tuvo la oportunidad de identificar los aspectos

o factores más sobresalientes y comentar sobre los mismos, ahora él tiene la
oportunidad de identificar la problemática, aquellas deficiencias encontradas en
cada uno de los departamentos evaluados; de esa extrae todas aquellas
acciones que no aportan ninguna productividad, factores erróneos que en vez
de proporcionar a la organización las facilidades que éstas necesitan para ser
competitivas, las hunden cada día en un estado de ineficiencia en sus
procesos, que en el futuro, afectará considerablemente el crecimiento y
desarrollo de la organización.

Esta cédula está conformada por cuatro casillas, cuyo contenido se considera
la máxima importancia, en virtud que permite al asesor tener un panorama
global y deductivo, toda vez que de las múltiples ineficiencias que posee cada
departamento, se detectan las causas y las consecuencias de esas
ineficiencias, para llegar al punto en que se emite, su opinión o recomendación
sobre las alternativas de solución de la problemática detectada.

“Ineficiencia”: en esta casilla de la cédula se describen todas aquellas

acciones que no reportan una productividad y que, a pesar de ello, se continúa
utilizando en el desempeño de las labores, aunque éstas al final sean
ineficientes.

La segunda casilla, describe las causas de las ineficiencias, cualesquiera que

éstas sean y de cualquier tipo u origen que las están motivando, éstas a su vez
podrían constituirse en causas de otras subcausas aún más difíciles de
detectar, y que a su vez sean el resultado de subsubcausas las que si bien es
cierto se pueden detectar, requieren mayor atención y cuidado para
detectarlas, porque se comete en muchas ocasiones, el error de identificarlas
como subsubcausas, cuando en realidad con los efectos a eliminar.

Estas causas, subcausas y subsubcausas, provocan un problema previamente

identificado como ineficiencias, la problemática no queda tan sólo ahí, se
deben analizar y estudiar los efectos que éstas provocan. Estos efectos
forman parte de la tercera casilla de la cédula, identificada como
“consecuencias”.

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Todos los problemas que causa o puede causar la falta de ineficiencia en las
labores administrativas de las organizaciones, llevan al asesor a tener un
panorama más claro de la problemática que en términos generales está
enfermando el desarrollo de las actividades de manera eficiente.

Una vez se tienen identificados los problemas por departamento, las causas
que los provocan y las consecuencias o efectos que ellos irradian hacia la
organización en general, el asesor está en la facultad emitir su opinión,
basados en el análisis de las cédulas elaboradas.

En la parte final de esta cédula, se emiten las recomendaciones o sugerencias

que el asesor o grupo de asesores consideran de importancia y urgencia
llevarlo a cabo al campo de la acción, estableciendo estrategias adecuadas
para minimizar o eliminar las ineficiencias que se han venido cometiendo en
cada uno de los departamentos y que influye grandemente en el crecimiento y
desarrollo de las organizaciones.

Identificación de la Nombre completo

Cedula a elaborar de la Organización
en donde se
practica la A. A.

CEDULA DE LA PROBLEMÁTICA Y RECOMENDACIONES

Fecha en que se
Nombre de la Organización
elabora la cedula Nombre del equipo
Fecha: Nombre del Asesor:
de asesores que
realizaran la A.A.
PROBLEMAS CAUSAS EFECTOS REDOMENDACIONES

De la cédula Al detectarse los

anterior “Cédula problemas, las
de Análisis”, todos causas y los efectos
aquellos hechos que éstos generan,
sobresalientes el Asesor brindará
identificados como las
deficiencias, recomendaciones
constituyen los de acuerdo a su
problemas de la experiencia y
organización conocimientos en
la materia
Una vez identificados De igual manera como se
los problemas, en las han detectado las causas
mismas cédulas de los problemas, éstos a
encontraremos las su vez generan problemas
causas que los están colaterales que constituyen
generando, los efectos que se deben
identificarlas y contrarrestar
anotarlas en esta
sección de la cédula

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