PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS PCR 01

VERSIÓN: 01
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Fecha: 04-2016
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OBJETIVO ALCANCE
Establecer las actividades necesarias para la Aplica a todos los registros que se utilicen
identificación, el almacenamiento, la dentro de los Procesos de Financiera
protección, la recuperación, el tiempo de Juriscoop.
retención y la disposición de los registros del
Sistema de Gestión de Calidad.
NORMATIVA
NTC-GP: 1000:2009 – NTC ISO: 9001:2015
DEFINICIONES
Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposición.
Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes
en película.
Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de
resultados alcanzados.
Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
CONDICIONES GENERALES
Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, remitirse al Procedimiento control
de Documentos Interno CDE01.
Los responsables de diligenciar los formatos de Financiera Juriscoop, deben hacerlo en
tiempo real, en forma legible o utilizando una herramienta software.
El Jefe del proceso tendrá en cuenta la Guía para la Elaboración y organización de
documentos y registros GER.01 para el almacenamiento de sus registros y las medidas de
protección según el tipo de información (si es de acceso general o restringido, de acuerdo al
Listado Maestro de Registros LMR 02).
En el Listado Maestro de Registros LMR.02.

DIRECCIÓN: ARMENIA QUINDÍO CALLE 20 N° 14-50 ARMENIA

TELÉFONO: (036) 7 44 09 70
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PCR 01
VERSIÓN: 01
REGISTROS Fecha: 04-2016
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Página: 2 de 3

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

DOCUMENTO
REFERENCIA

DIRECCIÓN: ARMENIA QUINDÍO CALLE 20 N° 14-50 ARMENIA

TELÉFONO: (036) 7 44 09 70
 INICIO

Jefe del proceso o

1.Identificar los Jefe de área
registros
1. Identificar los registros que pertenecen al
SGC.

2. Determinar el Jefe del proceso o

lugar de Jefe de área
almacenamiento
2. Determinar en el listado maestro de
y el acceso
registros LMR02 el lugar de LMR02
almacenamiento y el acceso (general o
restringido) de los registros. Para el
almacenamiento se tendrá en cuenta la
3. Establecer el
Guía para la Organización de registros
tiempo de
GER01. Grupo de SGC o
conservación
Jefe de Proceso

3. Establecer el tiempo de conservación de

cada uno de los registros del SGC. Tener
4. Determinar la
en cuenta los requerimientos legales para
disposición final
determinar el tiempo de algunos registros.
Jefe de Proceso o
funcionario
asignado
4. Determina la disposición a aplicar a cada
5. Actualizar el registro una vez haya culminado el
A listado maestro periodo de retención del archivo.
de registros

5. Actualizar el Listado Maestro de Registros Funcionario

6. Enviar a la
cuando se requiera, resaltando aquellos Asignado
secretaria del
SGC que fueron actualizados.

6. Enviar el Listado Maestro de Registros a

la Secretaría del SGC para que realice la Funcionario
revisión. asignado

PROCEDIMIENTO CONTROL PCR 01

VERSIÓN: 01
DE REGISTROS DEL SGA Página: 3 de 3
Fecha: 04-2016

7. Revisar el
Listado Maestro
de Registros

7.Revisar que los campos del Listado

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TELÉFONO: (036) 7 44 09 70
 Maestro de Registros estén diligenciados
NO correctamente. No. Devolverse al punto N°5

SI

8. Enviar al área Secretaria del

de sistemas SGC
informáticos

9. Publicar y
actualizar la Web 8. Enviar al área de sistemas informáticos
para su debida publicación en la página
web.

9. Publicar el listado maestro de registros

en la página web

Jefe de Proceso

Funcionarios de
sistemas
informáticos

DIRECCIÓN: ARMENIA QUINDÍO CALLE 20 N° 14-50 ARMENIA

TELÉFONO: (036) 7 44 09 70