Manual de la calidad Código: PCR-05

Fecha: 10/09/2015
# de Páginas: 5
Procedimiento de control de registros Versión: 0.0

1. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del cambio Razón del cambio Nueva versión

2. APROBACIÓN
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre:
Cargo:
Firma:

3. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para la identificación, el almacenamiento, la

protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros,
que constituyen una evidencia de la conformidad del sistema de gestión de la
calidad, de la FUNDACION AMIGOS POR LA INFANCIA, con los requisitos de la
norma ISO 9001:2008.

4. ALCANCE

Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros establecidos en

los procesos pertenecientes al sistema de gestión de la de la calidad, de la
FUNDACION AMIGOS POR LA INFANCIA, Inicia en el momento en que se
establecen los aspectos necesarios para el control de los registros y termina
cuando el documento se vuelve obsoleto con el cambio de versión y la
visualización de documento obsoleto por medio de un sello que lo caracteriza.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública

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o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden

para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las

unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,

es decir, los que lo tienen por disposición.

Documento: Información registrada cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra
patrón o una continuación de éstos.

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las organizaciones, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, utilización y conservación.

Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar
su información en otros soportes.

Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de

datos.

Identificación: acción que permite reconocer los registros del sistema de gestión
de la calidad y relacionarlos con el documento respectivo establecido en el SGC.

Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro.

Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.

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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas.

Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para

su conservación permanente.

SGC: sistema de gestión de la calidad.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

N° ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

1 Identificar los Identificar los registros que Gestor de
registros pertenecen al sistema de proceso.
gestión de la calidad.
Los registros se identifican en
cada una de las actividades de
los procedimientos por el
nombre y el código asignado al
formato o por el nombre en
el caso de no ser un formato del
SGC como correo electrónico,
fotos, base de datos, aplicativos
entre otros.
2 Determinar el Determinar el lugar de Gestor de Listado
lugar de almacenamiento y el acceso proceso. maestro de
almacenamiento (general o restringido) de los registros.
y el acceso a los registros.
registros. Se deben determinar los cargos
que pueden tener acceso al
archivo de los registros,
teniendo en cuenta que si una
persona no autorizada requiere
algún registro debe consultarlo
a través de los cargos
autorizados. Esta información
se registra en el listado maestro
de registros.
3 Establecer el Recibir la información de Coordinador Listado
tiempo de retención de cada registro, de calidad. maestro de

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retención encargarse de la evaluación y registros.

aprobación del método y tiempo
de archivo.
En el listado maestro de
registros, se publica el tiempo
de retención.
Se deberán tener en cuenta los
requerimientos legales para
determinar el tiempo de
retención de algunos registros.
4 Aplicar controles Almacenar los registros según Personal de la
los criterios de control fundación.
establecidos por el gestor de
proceso. La forma de
almacenamiento, protección,
acceso y recuperación deben
ser consecuentes a lo dispuesto
en este procedimiento numeral
4.
5 Determinar la Determinar la disposición a Gestor de Listado
disposición final aplicar a cada registro una vez proceso. maestro de
haya culminado el periodo de registros.
retención del archivo,
registrando esta información en
el listado maestro de registros.
6 Actualizar y Actualizar el listado maestro de Gestor de Listado
enviar el listado registros cuando se requiera, proceso. maestro de
maestro de resaltando aquellos que fueron registros.
registros actualizados.
7 Publicar y Publicar el listado maestro de Gestor de Listado
actualizar registros en cartelera o proceso. maestro de
cualquier medio de registros.
comunicación interno con el que
cuenta la fundación.

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7. ANEXOS

7.1 Listado maestro de registros.

Listado Maestro de Registros.

Disposición
Almacenamiento
final
Nombre Cód. Responsable
Nivel de
Lugar Medio Tiempo E CT M
acceso

Aprobó:
Revisó:
Elaboró:

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