Código:

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

REGISTROS Versión: 01
Fecha:

PROCEDIMIENTO
PARA EL CONTROL
DE REGISTROS

Elaborado Revisado Aprobado

Nombre
Cargo
 Código:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Versión: 01
Fecha:

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para el control de registros del Sistema de Gestión integrada xxxxxxxx
S.A.S., de tal forma que se puedan identificar, almacenar, proteger, recuperar, definir tiempos de
retención y definir su disposición final.

2 . ALCANCE:

Este procedimiento aplica a todos los registros del Sistema de Gestión integrada, con el propósito de
proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz,
eficiente y efectiva del Sistema de Gestión integrada.

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El comité de gestión integrada es el responsable de implementar y mantener actualizado este

procedimiento.

4. ÁREAS INVOLUCRADAS

Todas las áreas que intervienen en el Sistema de Gestión integrada.

5. CONDICIONES GENERALES

Todos los registros que se generen deben ser elaborados y diligenciados en tinta indeleble, letra
imprenta, evitando tachones, manchones, el uso de correctores; en caso de equivocación se debe
diligenciar nuevamente el registro de ser posible o se solicita autorización al cargo inmediatamente
superior, dicha autorización se hará efectiva con la firma de este en el registro lo más cercano posible
a la corrección.

Se deben diligenciar todos los espacios necesarios de cada registro y de no ser posible anotar las
observaciones. Algunos registros podrán ser diligenciados por computador, pero se hace necesario
controlar que no se modifiquen los formatos, mediante la protección de las hojas y/o celdas.

Los Registros deben ser legibles, se deben almacenan y retener durante un período determinado,
para que puedan ser consultados fácilmente, en instalaciones que ofrecen un ambiente
adecuado previniendo su deterioro o daño y evitando su pérdida mientras se archivan.

En la matriz de control de registros se define el tiempo en que el registro debe permanecer

disponible en las diferentes formas de almacenamiento y lo que se debe hacer con los registros
cuando ya no es necesaria su conservación.

COPIA NO CONTROLADA Página 2 de 5

 Código:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Versión: 01
Fecha:

6. DEFINICIONES

REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

7. METODO:

RESPONSABLE
DESCRIPCION DE LA TAREA

6.1 Surge la necesidad de elaborar o modificar un registro. Cualquier empleado

6.2 Elaborar o modificar el registro según procedimiento para
Director SGI y/o Asesor
la Elaboración de Documentos (P-GC-01) y presentar a
SSOA
revisión al responsable.
¿El registro se ajusta a las necesidades del proceso que lo
origina?
NO: Ir a 6.3
SI: Ir a 6.4
6.3 Si el registro cumple con requisitos establecidos en el
procedimiento de elaboración de documentos y se ajusta a las Gerente
necesidades del proceso que lo origina se aprueba.
¿ Se requiere hacer o modificar el documento de manejo?
NO: Ir a 6.6
SI: Ir a 6.5
6.4 Hacer o modificar documento de manejo. Ver
Cualquier empleado
procedimiento elaboración de documentos y procedimiento
control de documento (P-GC-01 y P-GC-02)
Director SGI y/o Asesor
6.5 Actualizar datos en la matriz Listado de Registros (R-GC-
02) SSOA

6.6 Emitir, entregar y difundir el registro a las personas

interesadas
Director SGI y/o Asesor
6.6.1 Actualizar el archivo magnético de los documentos del SSOA
Sistema Gestión Integrada que están clasificados de
acuerdo al proceso al cual pertenecen.

COPIA NO CONTROLADA Página 3 de 5

 Código:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Versión: 01
Fecha:

7. FLUJOGRAMA

COPIA NO CONTROLADA Página 4 de 5

 Código:
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
REGISTROS Versión: 01
Fecha:

8. REGISTROS:

Listado Control Maestro de Documentos (R-GC-01)

Listado Control Maestro de Registros (R-GC-02)

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Procedimiento para la Elaboración de Documentos. (P-GC-01)

 Procedimiento Control de Documento (P-GC-02)

COPIA NO CONTROLADA Página 5 de 5