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Digitalizacin y Gestin

Documental
Mejorando la Productividad
Organizacional con la Administracin
Inteligente de Documentos

Estructura de la presentacin
Parte 1:

Bienvenida
Digitalizacin

Normatividad y Digitalizacin con Valor Legal

Introduccin y conceptos
Qu es un Documento?
Qu es digitalizacin
Trminos utilizados.
Lnea de Digitalizacin
Beneficios
Trminos legales.
Normatividad actual sobre procesos de Digitalizacin.
Norma Tcnica de Indecopi.
Participacin del Fedatario en los procesos.
Firmas Digitales/Intercambio Electrnico de Documentos.
Ventajas de la Digitalizacin con Valor Legal.

Break

Estructura de la presentacin
Parte 2:

Gestin Documental

Demostracin

Ciclo de vida del contenido en la organizacin


La colaboracin en los procesos de gestin documental
La retencin y el uso efectivo de la tecnologa

Captura
Validacin/Control de Calidad
Indexacin
Fedateo
Reprocesos.
Flujo de Trabajo
Bsqueda en Gestor Documental.

Cierre

Digitalizacin
Introduccin y Conceptos

Daniel Infante Lizano


Consultor Senior TI

Lo que la Prensa opina

Introduccin y Conceptos
La cantidad de informacin est
creciendo cada ao
Incluye data estructurada, semiestructurada y no estructurada
Mas del 80% de la informacin
empresarial es no estructurada
El contenido no estructurado
crece alrededor del 200% por
ao.

Contratos, imgenes, rayos X,


manuales, mensajes instantneos,
e-mails y anexos, formas, cheques
No estructurado
Estructurado
Filas y
Columnas

Source: Fulcrum Research

Formularios, PDFs, Rich Media,


papel, audio y video, documentos,
pginas web, XML, facturas,
registros

80%

Los problemas con el Papel

Lento, Caro e
Ineficiente

Altos volumens
y Variedades de
Doc.

Tiempo de
Respuesta y
Servicio
Espacio
Fisico
Limitado

Riesgo de
Prdida de
Informacin

Situacin tpica

Continuidad de Operaciones

Los problemas y sus costos


Un documento, en promedio, es copiado (ya sea
fsica o electrnicamente) de 9 a 11 durante su
vida til. Esto genera un costo

Original

El almacenamiento fsico de los documentos


genera un costo (La logstica representa un 25%
del costo total)
Localizar un documento mal archivado
representa tambin un costo (de 3% a 5% de
los documentos de una organizacin, son
extraviados o mal archivados)

Un trabajador emplea entre el 20% y 30% de


sus horas de trabajo localizando informacin

Fuente: Gartner Group

Un Dato Estadstico

El nmero de documentos
generados en electrnico y papel
llegar a 20 trillones (Un 2 seguido
de 18 ceros) en los prximos 5 aos
en Latinoamrica.
El uso del papel est subiendo en
8% cada ao; en una empresa que
vende en promedio $1 billn, se
genera ms de 88 millones de
Fuente: Gartner
Group
pginas
anuales.

Sabas que

Digitalizacin

Recepcin de Lotes

Digitalizacin

Grabacin y
Almacenamiento DVD

Qu es un Documento?
E-mail
Contrato
Factura
Carta
Examen
Publicidad
Noticia
Cheque
Nota de Crdito
Video
Fotografa
Audio
Tabla de Base de Datos
Expediente
Y ms

Qu significa Digitalizacin?
Formalmente, Digitalizacin es el proceso mediante el cual
convertimos datos en formato de papel, en formato digital. Puede ser
este ltimo desde una imagen bitmap (BMP), hasta un archivo de tipo
PDF.
La Digitalizacin, sin valor legal, se usa para crear, en su mayora,
documentos de trabajo y /o respaldo (backup).

Trminos y tipos de Captura


Imagen

OCR: Optical Character Recognition.


ICR: Intelligent Character Recognition.
OMR: Optical Mark Recognition

Por dnde empezar?


Soluciones Diferentes, para problemas Diferentes
Soluciones de:
TARDE

Digitalizacin
BORRACHO

LIPSTICK

(escaneo con captura de


informacin)

Gestin Documental
Content Management
BPM

Generacin de Documentos
CCM (Customer Comunication
Managment)

Consultora y Servicios

Dos Tipos de Necesidades de


Digitalizacin
Digitalizacin del Histrico

Digitalizacin del Da a
Da

Qu significa Digitalizacin con


Valor Legal?
La Digitalizacin con Valor Legal consiste en la operacin mediante la cual,
los documentos (sean estos fsicos o electrnicos) pasarn a contar con un
sustento legal (fedateo) y sean perfectamente utilizables en las operaciones
internas o externas de la empresa.
Los documentos as electrnicos legalizados se convierten en sustentos
legales, tributarios o de auditora de la empresa, ahorrando a esta los costos
de almacenamiento fsico de papel.

Hacindolo desde diversas fuentes

Valor legal con -> firma digital

Escneres

Faxes

MFs

Directorio
de Red

PROCESO
Email

eForms

CAPTURAR

CLASIFICAR

EXTRAER

VALIDAR

ENTREGAR

Flujo Estndar Lnea de Digitalizacin

INICIO

Recepcin de
Lotes

Preparacin de
Documentos
Apertura y Clasificacin

Conversin
Fotografa y
Video a Digital

Digitalizacin

Indexacin

QA Imgenes
Empaquetado y
Devolucin

Gestin
Documental

Si es con
Valor Legal

Fedateo
Bveda Certificada
Si es con
Valor Legal

Preparacin de Output
y Almacenamiento

FIN
Grabacin y
Almacenamiento
DVD

Podemos capturar todo tipo de


Documentos

Por qu puede ser problemtico este


original?
Logo con Bajo
Contraste

Texto de Matriz
de Puntos

Resaltador
Manuscrito y
Carbnico
Mancha de
Taza de Caf
Fondo
Sombreado

Mejorando la imagen
El Logo de bajo
contraste es
visible.

Se mejor el
text de matriz
depuntos.

El texto
resaltado es
legible.

Se mejor el texto
manuscrito, que
estaba difuso.

La mancha no
interfiere con el
cdigo de barras.

Tamao del Archivo = 39 KB

Al eliminar el fondo se achica


el tamao del archivo.

Tecnologas de clasificacin

Auto Anlisis

Con Anclas

Base de imgenes

Logo

Anlisis por Texto


Palabras clave

Anlisis escrito a mano


Reconocimiento automtico

Digitalizacin
Beneficios

Podemos
TRANSFORMAR LA INFORMACIN EN UNA VENTAJA

GERENCIAR, ADMINISTRAR Y TRABAJAR SIN PAPEL

ADMINISTRACIN INTELIGENTE DE LA INFORMACIN

reas de oportunidad
Es una solucin para:
Gerencia:
Obtener ms tiempo productivo de sus
equipos
Mejorar ciclos y calidad de proceso
Lograr el cumplimiento de plazos
legales y objetivos

Finanzas

Reducir costos directos (papel, fotocopias, toner)


Costos Indirectos (Courier, servicio tcnico)

reas de oportunidad
Es una solucin para:
Recursos Humanos:
Medir indicadores de productividad
y rendimiento
Garantizar que los procesos estn
alineados y no se queden sin
atender
Reduccin de horas extra

Empleados

Encontrar rpida y fcilmente


documentos
Manejarlos solo con el mouse,
transferirlos con un botn

Por qu conviene digitalizar?


Reduce Costos de Mantenimiento,
Aumenta la Rentabilidad

Se siguen los
lineamientos normativos

Auditora y Seguridad
en la Integridad (No
alteraciones)
Disponible, Distribuida,
Correcta, Integrada

Por qu buscar una solucin?


Retorno de Inversin
Obtener el mayor valor de su contenido crendolo una sola vez y compartindolo a travs de la
Organizacin a travs de mltiples canales, interna y externamente

Eficiencia

Disminuir los costos e incrementar la eficiencia operativa al automatizar procesos de negocio y


Asegurar la distribucin de contenido a usuarios correctos en el tiempo correcto.

Cumplimiento y Control

Asegurar el cumplimiento de leyes, regulaciones y estndares impuestos por polticas y procesos


Internos o externos

Colaboracin

Mejorar la eficiencia y la toma de decisiones permitiendo a los equipos de trabajo compartir


Ideas e informacin a travs de la organizacin

Beneficios
1. Reduce hasta el 80% del tiempo que se necesita para encontrar informacin vital.
2. Proporciona acceso fcil y seguro a los documentos desde cualquier lugar, 24 / 7.
3. Reduce los costos operativos y ayuda a cumplir los objetivos de sostenibilidad
mediante la reduccin de uso de papel, almacenamiento de documento y eliminacin
de residuos, la energa y el transporte.
4. Drsticas mejoras en la eficiencia y la productividad con un rpido retorno de la
inversin.
5. Garantiza que todos los documentos requeridos estn accesibles en unos pocos
clics.
6. Facilidad para aadir contenidos y compartirlos.

7. Facilita a los usuarios la gestin de contenidos web sin afectar a TI.


8. Procesos sofisticados de automatizacin de flujos de trabajo.

Preguntas ??

Gracias!

NORMATIVIDAD Y
DIGITALIZACION CON
VALOR LEGAL
Dr. Carlos Pedroza Barrios
Fedatario Juramentado con especializacin en Informtica

Trminos usados

Imagen Escaneada
Imagen Digitalizada
Archivo
Archivo copiado
Digitalizacin
Archivo/Base de Datos
Es exactamente igual al
original
Debe estar completo
Durar en el tiempo
No modificable
Ubicuidad (donde)

Microforma
Microduplicado
Micrograbacin
Microarchivo
Absoluta Fidelidad

Absoluta integridad
Durabilidad
Inalterable
Fijeza

Importancia del Proceso de


Micrograbacin
Reduccin de Costos.

Concurrencia en el acceso de la informacin.


Incremento de la productividad del personal.

Reduccin en los tiempos de respuesta.


Mejor atencin a los clientes
Mejor imagen institucional.
Darle validez legal al Archivo virtual que se formar.

Para que podamos producir


Microformas
Debemos cumplir dos requisitos:

Orden Tcnico

Orden Formal

Requisitos de Orden Tcnico


Certificado de Idoneidad Tcnica para

Produccin de Microformas
Se expide en base a:
1. NTP 392.030-2 2005 emitida por el Indecopi
2. Reglamento para la produccin de Microformas
administrada por SGS del Per
3. Cumplimiento de la especificaciones tcnicas
declaradas por la organizacin solicitante

Requisitos de Orden Formal


Fedatario Juramentado con especializacin en

Informtica
1.

Depositario de la fe Pblica

2.

Mantiene su independencia de las empresas a las


que ofrece sus servicios

3.

Supervisa el Proceso de micrograbacin

4.

Emite actas de apertura, de cierre, de conformidad

5.

Puede usar la firma digital

Requisitos de Orden Formal


Fedatario Juramentado con especializacin en

Informtica
1.

Ser Abogado

2.

Debe reunir condiciones exigibles para ser Notario

3.

Debe obtener el Diploma de Idoneidad Tcnica

4.

Registrar su firma en el Colegio de Abogados de la


jurisdiccin

5.

Prestar juramento ante el Presidente de la Corte


Superior o ante quien delegue esta funcin

Qu debe garantizar el Proceso de


Micrograbacin?
1.

Microformas reproduzcan los documentos originales

con absoluta fidelidad e integridad.


2.

Microformas posean cualidades de durabilidad,


inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a
los documentos originales.

3.

Microduplicados sean reproducciones de contenido


exactamente igual a las microformas originales.

4.

A partir de las microformas y de los microduplicados


pueden recuperarse, en papel u otro material similar,
copias fieles y exactas del documento original.

LEGISLACION

D.Leg N 681 - 14 de octubre de 1991


Regula el uso de tecnologas de avanzada para el archivo de
documentos
DS N 009-92-JUS 27 de junio 1992
Reglamento del DL N 681
Ley N 26612 - 21 de mayo de 1996
Modificatoria del DL N 681
D. Leg N 827 05 de junio de 1996
Amplan alcances del DL N 681 a las entidades pblicas
Resolucin N 070-97/INDECOPI-CRT 16 de enero 1998
Aprueban el reglamento para la certificacin de la idoneidad tcnica
del sistema de produccin y almacenamiento de microformas
DS N 002-98-ITINCI 21 de febrero de 1998
Aprueban requisitos y procedimiento para otorgamiento de
certificado de idoneidad tcnica para la confeccin de microformas

LEGISLACION

DS N 001-2000-JUS - 26 de marzo de 2000


Reglamentan la ampliacin del alcance del DL N 827 y se establecen
requisitos para la formacin de los representantes de la fe pblica
Ley N 27269 28 de mayo de 2000
Ley de Firmas y Certificados Digitales
RM N 169-2000-JUS 24 de junio de 2000
Reglamento para supervisin de eventos de capacitacin de fedatarios
juramentados con especialidad en informtica
DS N 052-2008-PCM 19 de julio 2008
Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales

LEGISLACION

DS N 001-98-TR - 22 de enero de 1998


Normas reglamentarias relativas a obligacin de los empleadores de
llevar Planillas de Pago
Ley N 27291 - 24 de junio de 2000
Ley que modifica el Cdigo Civil permitiendo el uso de los medios
electrnicos para la comunicacin de la manifestacin de voluntad y
la utilizacin de la firma electrnica
Ley N 27419 06 de febrero 2001
Ley sobre notificacin por correo electrnico
Ley N 27658 30 de enero de 2002
Ley marco de modernizacin de la gestin del estado
Ley N 28186 - 05 de marzo de 2004
Ley que establece los alcances del DL N 681 Conservacin de
documentos con contenido tributario
Ley N 27323 - 22 de julio de 2000
Ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar e
inscribir a empresas e instituciones que recurren a servicios de
microarchivos cuando estas no cuentan con un microarchivo propio

MUCHAS GRACIAS

Carlos Pedroza Barrios


Abogado
Fedatario Juramentado con especializacin en Informtica

cpedroza@terra.com.pe
cpedroza@cpedroza.com

Solucin de Gestin de Contenidos


Luis Serrano
Senior Consultant

Datos interesantes
Durante su vida til un documento tiene una media de 17 copias
Fuente: AIIM.org
En promedio, 90% del tiempo de vida util de un documento se gasta en
trafico y colas. En otras palabras, necesidad de gerenciamiento
Fuente: Delphi Consulting
De cada 20 documentos, 1 se pierde
Fuente: Bitwaise
Las personas pierden entre 20% a 30% de su tiempo, localizando y
recuperando informacin
Fuente: CYCO
Procesos administrativos se pierden por no encontrar el documento
correcto en el plazo estipulado por ley
Fuente: FEM

Dos tipos de informacin


Contenidos
Estructurados

Contenidos
No Estructurados

Como consecuencia
Contenido difcil de encontrar y usar
Costos altos de impresin y envo
Falta de seguridad y control de versin
Duplicacin de contenido
Procesos redundantes y manuales
Contenido desactualizado
contenidos
Manejo inadecuado de ciclo~80%
de vida de

~20% de los
Crecimiento anual de 4%

los contenidos
Crecimiento anual de 200%

Paso 1: Consolidacin
Llevar el contenido fsico a un ambiente
administrado
Repositorio de

Gestin de Contenido

Paso 2: Federacin
Gestin a travs de los distintos
repositorios de contenido
Aplicaciones
Empresariales

Archivos de Correo
electrnico

Bases de Datos
Captura
Seguridad
Versionamiento
Busqueda
Retencin
Disponibilidad

Aplicaciones
Legacy

Servidores de Archivos

Contenido Fsico

Paso 3: Seguridad Externa


Administrar la informacin ms all del firewall
Aplicaciones
Empresariales

Archivos de Correo
electrnico

Bases de Datos
Captura
Seguridad
Versionamiento
Busqueda
Retencin
Disponibilidad

Aplicaciones
Legacy

Servidores de Archivos

Contenido Fsico

Ciclo de vida de la gestin


documental
Almacenar Indexar
Capturar
Versionar
Crear
Limpiar

Gestionar

Publicar
Distribuir
Retener

Buscar

Ciclo de vida de la informacin


Aprobadores

Muchas Gracias

Digitalizacin y Gestin
Documental
Mejorando la Productividad
Organizacional con la Administracin
Inteligente de Documentos