IMPORTANCIA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA ADMINISTRACION

PÚBLICA.

Alumno:

Cristyell Ismael Vargas Andrades.

Fecha:

26 de Julio Del año 2019.

Docente:

Ing. Mayron Sirias.

Grupo: Aula:

DE11A. 10
Introducción

Cuando hablamos de Administración Pública, nos estamos refiriendo a los tres niveles de
Administración que existen en nuestro país: Administración Central, Administración
Autonómica, y Administración Local. Evidentemente es un campo muy vasto y diverso.
Pretendemos estudiar la el nivel de implantación en las diversas Administraciones de la
Gestión documental mediante el empleo de la Informática y del documento en formato
electrónico, sus ventajas y su futuro.

Al hablar de administración pública, hacemos casi de un modo instintivo la asociación a

Burocracia y la simplificación de "papeles". Aplicando la transitividad a nuestro
planteamiento llegamos a la conclusión que Administración es igual a "gestión de
papeles". Desde un punto de vista informático, no gestionamos papeles sino la
información que contienen esos papeles. El papel no es más que el soporte. Un soporte
con una existencia ya muy dilatada. Desde hace mucho tiempo, con la aparición de los
ordenadores y los soportes electrónicos, se habló inmediatamente de la "oficina sin
papeles".

Hasta ahora la realidad se puede decir que ha sido la contraria. Con la facilidad que dan
los ordenadores de obtener listados e informes, el volumen de papel gastado desde luego
no ha disminuido. Nosotros no nos vamos a apuntar a los profetas de la desaparición del
papel. El papel seguirá existiendo. Creemos y vamos a demostrar, que la implantación de
la gestión documental, genera ahorros, pero no solo en menos materia prima llamada
papel, sino en los costos asociados a la gestión de los documentos en formato papel
frente al empleo de formatos electrónicos.
La importancia de la información del sector público en la sociedad de la
información

El sector público, a través del ejercicio de sus funciones, se convierte en un importante

productor de información. Así, los distintos Organismos del sector público “producen”
leyes, estadísticas, registros de población, registros de empresas, información geográfica,
meteorológica, cultural, histórica, financiera, política, científica, ... Esta información es de
utilidad:

• Para el propio sector público, en el contexto de sus obligaciones y como un importante

activo económico. En efecto, el uso creciente de las tecnologías de la información y
comunicaciones ha hecho tomar más conciencia del valor de la información del sector
público, lo que ha provocado que algunos Organismos públicos hayan optado por explotar
comercialmente sus recursos de información.

• Para el sector privado, tanto como proveedor de información y como usuario. El acceso
fácil y rápido a la información proporcionada por el sector público (información legislativa,
financiera, estadística,… ayuda a las empresas a definir sus estrategias de inversión y a
mejorar su competitividad. Por otra parte, para la industria de los contenidos dicha
información constituye un recurso de gran valor para la producción de servicios de
información de valor añadido.

• Para los ciudadanos, facilitando su participación en la toma de decisiones colectivas y el

control democrático de las instituciones. Además el acceso a la información del sector
público proporciona a los ciudadanos mejores oportunidades en áreas como la educación,
empleo, transportes públicos, bienestar social,

Estos tres tipos de intereses están profundamente relacionados, en algunos casos de

forma complementaria y en otra conflictiva. Para ejercer más eficazmente sus tareas el
sector público tiene que mejorar su gestión de la información y su accesibilidad. Esto tiene
un efecto positivo tanto para el sector privado como para los ciudadanos. El sector
privado reutiliza información del sector público para su propio beneficio y al hacerlo
puede mejorar su calidad y disponibilidad en beneficio del propio sector público, de los
ciudadanos, de la industria y de la sociedad en general.

El incremento del interés de los ciudadanos y la industria en la información del sector

público incentiva a éste a mejorar su gestión y al sector privado a invertir en servicios de
valor añadido. Los puntos conflictivos se centran básicamente en el papel de los sectores
público y privado en la reutilización comercial de la información y las consecuencias que
esto puede tener para los intereses de los implicados (incluidos los de los ciudadanos).

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa
estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas
tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún
tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información,
es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente
que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de
recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de

salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar
las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización

y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información.
Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes
sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y
más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

Un sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso

desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y
cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel
por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra
información archivada.

Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación
(facturas, contratos,…), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de
aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio
sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios
y registro de toda esta documentación.
 La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido
a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales
en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar
mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la
administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también
los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de
obtener los documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí,

sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas
personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la
empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos

mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe,
ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el
sistema.

A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el

envío de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes

puntos base:

 Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor

documental central.
 Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los
documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
 Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada,
al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del
sistema de gestión documental.
 Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a
los documentos.
 Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
 Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el
sistema de gestión documental como metadatos.
 Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas
personalizadas.
 Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás
sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
 Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de
archivado de las copias físicas.
 Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos
permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento
que tengamos integrado en el sistema.
 Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como
una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que
aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
 Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y
facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la
empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al
no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el
estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…

No cabe duda entre los ciudadanos que la Administración Pública es sinónimo de

burocracia y papeleo, mucho papeleo. Es cierto que con el paso de los años el concepto
ha evolucionado…pero sigue siendo un sector que produce una altísima cantidad de
información. Existe todavía fragmentación en la documentación y ciertas dificultades de
acceso a la misma, pero con programas de gestión documental se puede conseguir:

• Una única interfaz de trabajo que permite navegar por todo nuestro árbol de carpetas
sin tener que abandonar la aplicación.
• Reconocimiento OCR (Full text), con el cual es posible localizar los archivos digitales en
pocos segundos.
• Integración con aplicativos de terceros.
• Posibilidad de asociar los documentos digitalizados con un archivo físico.
• Posibilidad de configurar y crear flujos de trabajo (Workflows) personalizados para
cada necesidad.

La incorporación de las TIC en este sector necesita de una planificación previa integrada.
Se deben aprovechar las ventajas de la gestión documental para reducir gastos, además
de mejorar los procesos a ejecutar y la calidad de los servicios ofrecidos. Con todo esto, se
optimiza y posibilita la interacción electrónica con los ciudadanos, funcionarios, otras
administraciones, etc. para hacer mucho más transparentes los procesos, de hecho, esta
transparencia sería posible si los ciudadanos tienen garantizado el acceso a su
documentación digital.
Los aspectos más esenciales e imprescindibles a cubrir en este sector de la Administración
Pública son:
• Agilización de la tramitación administrativa.
• Normalización de los documentos administrativos.
• Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
• Establecimiento de políticas de conservación de documentos en soporte papel y
electrónico.

Tras la implantación de estas acciones, los principales beneficios derivados son los
siguientes:
• Permite la creación de múltiples fondos documentales.
• Posibilita versionar cada archivo, ya que mantiene un registro de auditoría detallado,
que permite configurar la trazabilidad de los documentos digitales.
• Utiliza filtros basados en metadatos y/o contenidos para la consulta y recuperación de
los documentos.
• Soporta una gran amplitud de formatos y permite la transformación de cualquier tipo de
documento.
• Facilita la interconexión con otros componentes de la infraestructura de la
administración electrónica.
• Es totalmente multiusuario con gestión de permisos y roles.
• Es transparente para el usuario.
• Hace posible el seguimiento y control de los procesos ejecutados.

Gracias a esta evolución institucional y tecnológica, el nacimiento de la gestión

documental, muchos de los procesos y gestiones que antes tardaban semanas y hasta
meses en realizarse, se pueden hacer en cuestión de minutos. Y lo más importante, sin
necesidad de desplazarse a ninguna oficina pública, simplemente desde casa mediante
cualquier aparato electrónico con conexión a Internet.
Para conseguirlo la administración electrónica debe contar con una serie de herramientas
que faciliten el proceso tan complejo que conlleva administrar toda una ingente cantidad
de información generada diariamente.
Por tanto, contar con un sistema de gestión documental es una de las características
indispensables para poder llevar a cabo un servicio público eficiente.
El hecho de acortar los plazos de tramitación y facilitar la gestión con la Administración
Pública deriva en una mayor satisfacción del ciudadano.
Conclusiones

El control interno en las entidades del sector público debe ser entendido dentro del
contexto de las características específicas de estas organizaciones, es decir su enfoque
para lograr objetivos sociales o políticos; la utilización de los fondos públicos; la
importancia del ciclo presupuestario; la complejidad de su funcionamiento (esto llama a
hacer un balance entre los valores tradicionales como la legalidad, integridad y
transparencia, y los modernos valores gerenciales como eficiencia y eficacia) y el gran
espectro correspondiente de su responsabilidad pública
Las entidades públicas requieren del cumplimiento de muchas leyes y regulaciones. En
éstas se ordenan la obtención de ingresos y ejecución de gastos con los dineros públicos y
la forma de operar. Los ejemplos incluyen la ley de presupuesto, tratados internacionales,
ley general de contratación pública, leyes sobre la administración y gestión pública, ley de
contabilidad, ley de derechos civiles y protección del medio ambiente, regulaciones sobre
el manejo de los impuestos y acciones que eviten el fraude y la corrupción, que tanto mal
le ha causado al patrimonio público.
Un sistema de control interno eficiente, no importa cual bien se haya diseñado y esté
operando el sistema de gestión de riesgos del ente público, no puede suministrar a la
administración pública una seguridad absoluta respecto al logro de sus objetivos
misionales. En lugar de ello, este componente reconoce que solo se puede obtener un
nivel de seguridad razonable. Pero el control interno no puede cambiar una
administración inherentemente mala por una buena. Además, los factores externos fuera
de control de una entidad, como el factor político, pueden impactar la capacidad de
alcanzar estos objetivos. Un eficiente sistema de control interno reduce la probabilidad de
no alcanzar los objetivos institucionales.
De cualquier forma, siempre habrá riesgo de que el control interno sea diseñado de
manera deficiente o no opere tan eficientemente como se espera que funcione. Dado que
el control interno depende del juicio humano, por lo que está sujeto a fallas humanas
tales como errores simples o equivocaciones; mala comprensión, descuido, fatiga,
distracción, colusión, abuso o excesos. Estas limitaciones impiden a la alta dirección tener
una seguridad absoluta de que los objetivos sean alcanzados. Por ello, la alta dirección
necesita evaluar y actualizar continuamente los controles, informar de los cambios
al personal, y dar ejemplo con la adhesión a estos controles.