Manual Integrado de Calidad MICO V3

2013
M ANUAL INTEGRADO
DE CALIDAD y
OPERACIONES
Sist ema de Gest ión de Calidad NTCGP
1000:2009- M odelo Est ándar de Cont rol
Int erno M ECI 1000:2005
M anual de Calidad, Procesos y Procedimientos. Versión abril de 2013
Oficina Asesora de Planeación
INSTITUTO CARO Y CUERVO
24042013
M ANUAL INTEGRADO DE CALIDAD Y OPERACIONES
SISTEM A DE GESTIÓN DE CALIDAD Y M ODELO ESTÁNDAR DE
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
CÓDIGO: MCO-ICC-01 Página 2 de 272
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Contenido
Introducción .......................................................................................................................................... 6
1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES........................................................................................ 7
1.1 Objetivo del Manual ................................................................................................................... 7
1.2 Alcance ....................................................................................................................................... 7
1.3 Exclusiones ................................................................................................................................ 7
1.4 Estructura del manual................................................................................................................ 7
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO........................................................................................ 8
2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO ........................................................... 8
2.2 MISIÓN ....................................................................................................................................... 8
2.3 VISIÓN ........................................................................................................................................ 9
2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA ..................................................................................................... 9
2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES ............................................................................................ 9
2.6 CÓDIGO DE ÉTICA................................................................................................................. 10
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ....................................................................................... 10
3.1. POLÍTICA DE CALIDAD ........................................................................................................ 11
3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD .................................................................................................... 11
3.3 Mapa de Procesos ................................................................................................................... 11
4. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ........................................... 12
4.1 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 12
4.2 CONTROL DE DOCUMENTO ................................................................................................ 13
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ................................................................................. 13
5.1. Enfoque al Cliente .......................................................................................................... 13
5.2. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación ................................................................... 13
5.3. Revisión por la Dirección .................................................................................................... 14
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS ....................................................................................... 14
6.1. Provisión de los Recursos .................................................................................................. 14
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6.2. Capacitación y Ambiente de Trabajo ................................................................................. 14

6.3. Infraestructura ...................................................................................................................... 14
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO ......................................................... 15
7.1. Planificación de la Realización del Producto y/o servicio ................................................ 15
Del Producto y/o servicio: .......................................................................................................... 15
De Ley: ........................................................................................................................................ 15
Del Cliente:.................................................................................................................................. 15
7.2. Adquisición de Bienes y Servicios ..................................................................................... 15
8. MEDICIÓN, ANÄLISIS Y MEJORA ................................................................................... 16
8.1 Satisfacción del Cliente .......................................................................................................... 16
8.2 Auditorías Internas.................................................................................................................. 16
8.3 Acciones Correctivas y/o Preventivas:.................................................................................. 16
8.4 Seguimiento y Medición de los Procesos, Productos y Servicios: ..................................... 16
8.5 Control del Producto No Conforme ....................................................................................... 16
9. DESCRIPCIÖN DE PROCESOS ................................................................................................. 17
Procesos Estratégicos ............................................................................................................... 17
Procesos Misionales .................................................................................................................. 17
Procesos de Apoyo .................................................................................................................... 17
Procesos de Evaluación ............................................................................................................ 17
9.1. Direccionamiento Estratégico ............................................................................................... 17
9.2. Procesos Misionales:............................................................................................................. 19
9.3. Procesos de Apoyo:............................................................................................................... 20
9.3.1 Gestión Financiera .................................................................................................... 20
9.3.2 Gestión de Talento Humano ..................................................................................... 20
9.3.3 Recursos Físicos ....................................................................................................... 21
9.3.4 Gestión Jurídica ......................................................................................................... 22
9.3. Proceso de Control y Evaluación: ........................................................................................ 22
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS........................................................................................ 23
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PROCESOS ESTRATÉGICOS..................................................................................................... 23
PROCESOS MISIONALES ....................................................................................................... 25
.................................................................................................................. ¡Error! M arcador no definido.
PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN................................................................................... 34

PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 37
PROCESOS DE DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................... 38
Subproceso Planeación Institucional............................................................................................ 38
Subproceso Gestión de Calidad ....................................................................................................... 44
Subproceso Relaciones Interinstitucionales ................................................................................ 62
Subproceso Comunicaciones y Prensa ....................................................................................... 65
PROCESOS M ISIONALES ........................................................................................................................ 86
Proceso de Investigación .................................................................................................................. 86

Proceso Formación Seminario Andrés Bello ................................................................................... 99
Subproceso Educación Formal ..................................................................................................... 99
Subproceso Apoyo administrativo a la academia. .................................................................... 107
Proceso Misional - Divulgación ....................................................................................................... 117
Subproceso Edición e Imprenta .................................................................................................. 117
PROCESOS DE APOYO............................................................................................................. 124
Subproceso Biblioteca ................................................................................................................. 124
Subproceso Tesorería ................................................................................................................. 150
Subproceso Contabilidad............................................................................................................. 164
Subproceso Presupuesto ............................................................................................................ 173
Proceso Gestión del Talento Humano ........................................................................................... 183
Proceso de Recursos Físicos ......................................................................................................... 216
Subproceso de Almacén.............................................................................................................. 216
Subproceso Sistemas.............................................................................. ¡Error! M arcador no definido.
Subproceso Archivo y Correspondencia........................................................................................... 226
SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 247

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Proceso de Gestión Jurídica ........................................................................................................... 250

Proceso de Control y Evaluación ................................................................................................ 262
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Intr oducción
Desde las dos últimas décadas, el país viene desarrollando esquemas administrativos que
respondan a las nuevas necesidades y exigencias del contexto contemporáneo enfocados a la
atención efectiva y eficiente de los clientes o beneficiarios de los bienes y servicios de las
entidades públicas y aporten a los procesos de modernización administrativa; para ello, ha sido
necesario plantear escenarios en donde el funcionario público realiza sus actividades partiendo
del autocontrol y, para ello, la Ley 87 de 1993 establece los criterios básicos para constituir en
cada una de la entidades públicas del orden nacional un Sistema de Control Interno basado en
este principio.
Estos sistemas necesitan de un esquema de gestión que cumpla con el parámetro internacional
de estandarización de procesos enfocados en la búsqueda irrenunciable de la excelencia en
las diferentes entidades, soportado esto en tres principios fundamentales que son: 1) enfoque
basado en procesos, 2) enfoque de la entidad hacia la satisfacción de las necesidades de los
clientes o beneficiarios y 3) un sistema basado en el mejoramiento continuo. Es así, como la
legislación colombiana plasma esto en la Ley 872 de 2003 y crea los estándares en la Norma
Técnica de Calidad para las entidades públicas NTCGP 1000:2009.
Siendo este el marco de desarrollo y modernización establecido para las entidades públicas
colombianas, el Instituto Caro y Cuervo no es ajeno a ello y, se suscribe en esta carrera por la
modernización administrativa desde el año 2007, constituyendo el Sistema de Gestión de
Calidad del Instituto Caro y Cuervo y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
Producto de este ejercicio, se elabora el presente manual de calidad y operaciones en su
tercera versión donde se realizan ajustes a la caracterización de los procesos y procedimientos
del Instituto Caro y Cuervo, con la participación de la mayoría de los funcionarios, usuarios o
clientes, proveedores y contratistas del Instituto.
Este manual es una herramienta de gestión y de control que permite a la entidad direccionar las
acciones hacia un sistema funcional operado a través de procesos, determinando roles y
responsabilidades de los funcionarios. Con esta herramienta, se podrán determinar las
desviaciones de los procesos y así, realizar las acciones preventivas o correctivas que
correspondan.
Así mismo, corresponde a este manual materializar los requisitos dispuestos por el Modelo
Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005 de acuerdo con el Decreto 1599 de 2005, en el
Subsistema de Control de Gestión para el componente de Actividades de Control.
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1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES
1.1 Objetivo del Manual

Establecer el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas
para cumplir con las actividades de los procesos. De esta manera, poder controlar las acciones
que requiere la operación del Instituto.
Describir la estructura del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto a través de la
documentación y divulgación de la política y los objetivos de calidad, el mapa de procesos y
los procedimientos específicos del sistema, implementados bajo los lineamientos de la norma
NTCGP 1000:2009
1.2 Alcance
Las disposiciones de este manual se aplican a todas las áreas del Instituto Caro y Cuervo.
El alcance da cubrimiento a todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de
evaluación de la entidad.
1.3 Exclusiones
Dentro de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad para Instituto Caro y Cuervo se
excluye el siguiente numeral de la norma NTCGP100:2009.
Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición, contenido
en la NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008, por cuanto no se requiere utilizar
dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos
utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los
mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones
exactas.
No obstante, el Instituto Caro y Cuervo garantiza el uso de la plataforma informática requerida

para efectuar el seguimiento y medición de las políticas emitidas en cumplimiento de su misión,
mediante el mantenimiento de la infraestructura, políticas de seguridad y recurso humano
idóneo.
1.4 Estr uctur a del manual.

Este manual se estructura así; la primera parte corresponde a las disposiciones generales en
torno al Sistema de Gestión de Calidad; en segundo lugar, corresponde al esquema del mapa
de procesos y la caracterización de los procesos del Instituto identificado sus interrelaciones,
entradas, clientes y resultados. Por último, se plasma la información correspondiente a cada
procedimiento.
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2. DI RECCIONAMIENTO ESTRATÉGI CO
2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO

El Instituto Caro y Cuervo se creó mediante la Ley 5ª de 25 de agosto de 1942 y decretos
reglamentarios vigentes, como dependencia de la sección de Extensión Cultural y Bellas Artes
del Ministerio de Educación Nacional e inició sus actividades, en mayo de 1944, con un núcleo
primigenio de destacados profesores e investigadores, bajo la dirección del Padre Félix
Restrepo S.J., miembro de la Academia Colombiana y de la Real Española, con la finalidad de
“continuar el Diccionario de Construcción y Régimen de la Lengua Castellana y preparar la
reedición crítica de las Disquisiciones Filológicas de Cuervo, y cultivar y difundir los estudios
filológicos”. En el año 1947, por medio del Decreto 726 del 28 de febrero, se reorganizó el
Instituto, para obrar con autonomía operativa supeditado al Ministerio de Educación Nacional.
El 24 de agosto de 1949 se constituyeron las secciones de Lexicografía, encargada de la
continuación del Diccionario de Cuervo, y de Dialectología, para investigar el estado actual del
castellano en Colombia. En 1952 fue creada una nueva sección, Historia Cultural, con la
finalidad de investigar científicamente la historia cultural de Colombia e Hispanoamérica. El 13
de Diciembre de 1950 fue creada la sección de Bibliografía.
El gobierno del General Rojas Pinilla promulgó un nuevo Decreto orgánico del Instituto Caro y
Cuervo que le dio sólidas bases de autonomía administrativa y capacidad patrimonial. “El
Instituto Caro y Cuervo, anexo al Ministerio de Educación Nacional, funcionará en adelante
como organismo descentralizado con personería jurídica y patrimonio propio, de acuerdo con
las normas de la constitución y las disposiciones del presente Decreto”. Se precisaron las
finalidades del Instituto así: la continuación del Diccionario de Cuervo; la preparación de un
Atlas Lingüístico-Etnográfico de Colombia; la elaboración de un Diccionario de Americanismos;
la formación de una bibliografía de la cultura nacional e hispanoamericana; la publicación de las
obras y epistolarios de Caro y Cuervo; la formación de especialistas en materias mencionadas.
La Constitución de 1991 reconoció por primera vez que Colombia es un país multicultural y,
desde el año 2002, el nuevo Ministerio de Cultura integró a los ciudadanos en la construcción
de un proyecto plural y democrático de cultura.
Adscrito desde 2003 al Ministerio de Cultura, la misión del Instituto se suma a este proyecto
con el objeto de proponer, impulsar, ejecutar y evaluar políticas para salvaguardar, enriquecer y
divulgar el patrimonio lingüístico de Colombia.
2.2 MISIÓN
El Instituto Caro y Cuervo propone y ejecuta políticas para salvaguardar y enriquecer el
patrimonio idiomático de la Nación, para la cual desarrolla y promueve la investigación, la
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docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en

los campos del lenguaje, de la literatura y de la cultura hispanoamericana.
2.3 VISIÓN
En el año 2019, el Instituto Caro y Cuervo habrá fortalecido y consolidado su reconocimiento
como un centro de altos estudios, innovador en la investigación, la formación y la apropiación
social del conocimiento en sus áreas misionales, y habrá hecho aportes significativos al
reconocimiento de la legitimidad de las diversas formas de comunicación para la convivencia
en la diversidad.
2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA
Oficina Asesora de
Planeación
Consejo Sistemas
Directivo
Comisión de Personal Oficina Asesora Jurídica
Dirección
General Oficina Asesora de
Comité de Coordinación Relaciones
Sistema de Control Interno Interinstitucionales y
Prensa
Oficina Asesora de
Control Interno
Consejo Subdirección Administrativa

Subdirección Académica
Académico y Financiera
Unidad Docente Divulgación

Biblioteca
SAB Editorial
Control Interno Talento Gestión Recursos Gestión Gestión

Disciplinario Humano Financiera Físicos Documental Contractual
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2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES
1. Promueve y desarrolla la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las

lenguas del territorio nacional y la literatura, con miras a fortalecer su uso y reconocimiento con
base en su prestigio social y valoración estética. Con este fin, el Instituto Caro y Cuervo
asesora al estado colombiano y contribuye en la elaboración de políticas para el fortalecimiento
conservación del patrimonio inmaterial de la Nación.
2. Preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como

elementos del patrimonio material, para contribuir con la conservación de la historia de la
cultura colombiana. (Artículo 4, Acuerdo 002, 2010)
2.6 CÓDIGO DE ÉTICA

Los valores son cualidades, conductas o normas deseables de los seres humanos que
soportan una cultura armónica y que propician el desarrollo organizacional.
Nuestro código de ética expresa y refleja las convicciones compartidas de todos los miembros
del equipo humano del Instituto Caro y Cuervo, siendo el medio a través del cual se construyen
y se viven la cotidianidad y la identidad institucionales. Por lo tanto, nos orientamos por los
siguientes valores:
 Honestidad
 Responsabilidad
 Lealtad
 Tolerancia
 Cooperación
 Igualdad-Equidad
 Adaptabilidad-Flexibilidad
 Respeto
 Liderazgo
 Proactividad
3. SISTEMA DE GESTI ÓN DE CALIDAD

Los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación se han
definido en el documento Mapa de Procesos y son los identificados como: Direccionamiento
Estratégico, Misionales, de Apoyo y Control y Evaluación.
La secuencia e interacción de estos procesos se muestra en el documento identificado como
“Caracterización de Procesos”, de los que se dispone de uno (1) por cada uno de los procesos.
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Para asegurar que tanto la operación como el control de estos procesos son eficaces, se han
definido los indicadores contenidos en la matriz de indicadores. Estos también son los
mecanismos con los cuales se mide el alcance de los resultados planificados, se efectúa la
medición y análisis de cada uno de los procesos y se garantiza su mejora continua.
3.1. POLÍTICA DE CALIDAD

El equipo humano calificado y comprometido del Instituto Caro y Cuervo establece procesos
tendientes a optimizar la formación, la investigación y la divulgación del conocimiento sobre el
patrimonio idiomático de la nación que se ofrece a la comunidad académica y a grupos de
interés en términos de cobertura y calidad de manera oportuna y efectiva.
3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD

 Establecer procesos que permitan el logro eficiente y eficaz de los objetivos

institucionales.
Crear y mantener un sistema de comunicación capaz de satisfacer de manera efectiva y

oportuna las necesidades de los clientes internos y externos.
Desarrollar mecanismos e instrumentos que permitan evaluar y documentar los
resultados de los procesos y la calidad de los servicios que presta el Instituto Caro y

Cuervo.
Gestionar los recursos financieros del Instituto Caro y Cuervo, teniendo como criterios

su asignación oportuna y la racionalización en el gasto.
Implementar políticas de gestión del talento humano del Instituto Caro y Cuervo

orientadas a su desarrollo integral.
Formular proyectos para proteger el patrimonio histórico de la Nación a cargo de la
entidad y para vincularlo al desarrollo de los servicios misionales.
3.3 MAPA DE PROCESOS
A continuación se esquematiza el Mapa de Procesos identificado para el Instituto Caro y

Cuervo y el cual se toma como base para la documentación de los procedimientos:
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DIRECCIONAM IENTO ESTRATÉGICO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CLIENTES RESULTADOS
PROVEEDORES
EGRESADOS
ENTIDADES
FORM ACIÓN
NUEVOS
CONOCIM IENTOS
ESTUDIANTES
PROCESOS INVESTIGACIÓN
EGRESADOS
M ISIONALES
DIFUSIÓN DE
PRODUCCIÓN
DIVULGACIÓN ACADÉM ICA
GRUPOS DE INTERÉS
PROGRAM AS
CURRICULARES
PROFESIONALES
COM UNIDAD
ECONÓM ICA PROCESOS DE APOYO
ORGANISM OS
INTERNACIONALES DE
TALENTO ADM INISTRATIVO Y RECURSOS GESTIÓN JURÍDICA Y
COOPERACIÓN
HUM ANO FINANCIERO FÍSICOS CONTRACTUAL
ORGANISM OS
INTERNACIONALES
DE COOPERACIÓN
PATRIM ONIO
IDIOM ÁTICO
PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN
4. PROCEDI MIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALI DAD

De acuerdo con NTC-GP 1000:2009, la entidad debe establecer y mantener procedimientos
documentados para:
4.1 CONTROL DE DOCUMENTO

En cuanto al debido control de documentos y registros, la entidad le da cumplimiento en su
Sistema de Gestión de la Calidad a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los
requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nación.
El proceso de Gestión Documental en la entidad está bajo responsabilidad de la Subdirección
Administrativa y Financiera, en coordinación con la dependencia de Archivo y Correspondencia,
quienes establecen y ejecutan las actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo, control y organización de la documentación producida y recibida por el
Instituto Caro y Cuervo con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo en cuenta
las disposiciones legales vigentes en la materia.
Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son administrados por el área de
Planeación, quien mantendrá la copia controlada de todos los documentos actualizados del
Sistema en la “Carpeta de Calidad” que se encuentra en la intranet. Esta información es
actualizada por el profesional del área cada vez que se producen cambios.
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Por último, se ha establecido para el debido control de los documentos emitidos que éstos
llevarán la fecha en la cual es emitido el documento, la versión vigente y la identificación de
Copia Controlada, al mismo tiempo, la frase en el pie de página de cada documento y/o
registro que dice: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia,
por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en la carpeta de
Calidad”, con el fin de mantener los registros originales y copias controladas bajo su custodia
y garantizar así el debido manejo de los mismos.
4.2 CONTROL DE DOCUMENTO

Todos los registros originales relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad permanecen
en las carpetas de calidad en el área de Planeación. Aquellos relacionados con la gestión de
cada Área y/o Proceso reposarán en los archivos de cada Área, respectivamente, conforme a
la normatividad vigente.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DI RECCI ÓN
5.1. Enfoque al Cliente

Los objetivos de calidad establecidos por el Instituto Caro y Cuervo están enfocados a
satisfacer no sólo las necesidades de los clientes externos (instituciones públicas, servidores
públicos y ciudadanos) sino de los clientes internos y de las partes interesadas (sociedad,
proveedores, organismos de vigilancia y control, medios de comunicación).
Los temas relacionados a la identificación de necesidades, soluciones de inquietudes definición

de recursos e idoneidad del personal son contemplados dentro de la descripción de los
proyectos de la entidad.
5.2. Responsabilidad, Autor idad y Comunicación

La responsabilidad por el Sistema de Gestión de Calidad en el Instituto Caro y Cuervo es
compartida por la Dirección General, los Subdirectores, y los líderes de los procesos
representada en el Comité Directivo. Para facilitar su ejecución se ha designado al Asesor de
Planeación, como Representante de la Alta Dirección, quien ejerce la coordinación del
Sistema.
La Dirección asegura a través de los Comités Directivos la comprensión y el compromiso de los

Servidores por medio de la asistencia de los Subdirectores y líderes de los procesos al interior
de cada dependencia, quienes a su vez se comprometen a la comunicación adecuada del
Sistema de Gestión de Calidad a sus respectivos grupos de trabajo.
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Al mismo tiempo, la Dirección ha establecido canales de comunicación efectivos por medio de

la página web, intranet, boletines, correos electrónicos, carteleras, talleres y/o capacitaciones,
entre otros.
El área de Planeación es la responsable de la implementación apropiada y oportuna del

Sistema de Gestión de la Calidad y tiene además la autoridad para asegurar su efectiva
continuidad.
5.3. Revisión por la Dir ección

La Dirección del Instituto Caro y Cuervo realiza una revisión periódica del avance del Sistema
de Gestión de Calidad, analizando los resultados que arroja el Proceso de Medición y Análisis,
y realizando reuniones periódicas con los Líderes de Procesos durante los Comités Directivos.
6. GESTI ÓN DE LOS RECURSOS
6.1. Pr ovisión de los Recur sos

La Dirección es la responsable de la adquisición y ejecución de los recursos para la
implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
El Representante de la Alta Dirección es responsable de asegurar que dichos recursos sean

incluidos dentro de los presupuestos de la entidad.
6.2. Capacitación y Ambiente de Tr abajo

La entidad garantiza a través de los procedimientos de ingreso, calificación de servicios y
permanencia, contar con personal calificado para ejercer las funciones asignadas. Los
requerimientos de inducción y capacitación serán obtenidos de las evaluaciones anuales de
desempeño, del informe del plan institucional de capacitación.
La planeación dependerá de las ofertas externas de capacitación, el ingreso de nuevos

profesionales y las necesidades detectadas durante la gestión. La Dependencia de Talento
Humano es responsable de coordinar las alternativas de capacitación al personal en general
para el mejoramiento continuo de la calidad y desempeño de los Servidores.
6.3. Infr aestr uctur a

La entidad ofrece a sus Servidores la infraestructura adecuada para su labor a través del
proceso de gestión administrativa coordinado por la Subdirección Administrativa y Financiera
de acuerdo con la reglamentación y normatividad vigente.
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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/ O SERVICIO
7.1. Planificación de la Realización del Pr oducto y/ o ser vicio

Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad definen las actividades a
realizar con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos de la entidad, del Cliente, del
producto y de Ley.
La entidad documenta los requisitos, recursos, desarrollo y verificación, por medio de los
proyectos que se realizan, cumpliendo con los lineamientos establecidos por la Dirección.
Los requisitos definidos por el Instituto Caro y Cuervo, que son transversales a todos los
productos y/o servicios y que aplican a los proyectos realizados por la entidad son:
Del Producto y/ o ser vicio:

 Coherencia: Relación y sincronización entre las políticas generales (PND), los principios
y valores de la Administración Pública y el Sistema de Gestión de Calidad del ICC.
 Recursos: Disponer del Talento Humano e insumos necesarios que se requieren para la
realización del producto y/o servicio.
 Calidad del Producto: El producto y/o servicio satisface la necesidad identificada por el
Cliente.
 Oportunidad: Ejecución del producto y/o servicio de conformidad con los tiempos
preestablecidos.

De Ley:
Cumplimiento: Que se ajuste con los lineamientos establecidos en las disposiciones
vigentes.

Del Cliente:
Confiable: Seguridad y credibilidad que generan nuestros productos y/o servicios.
 Fácil comprensión: Que le permita al usuario hacer uso del producto y/o servicio de
manera sencilla y clara
7.2. Adquisición de Bienes y Ser vicios

El Instituto Caro y Cuervo cuenta con los procedimientos de contratación ajustados a la
normatividad vigente que garantizan el suministro de bienes y servicios conforme a lo
establecido
Asimismo, se relaciona en el Manual de Contratación de la entidad todos los requerimientos,

procesos, procedimientos y demás información necesaria para realizar esta actividad dentro de
la entidad. (Ver anexo. Manual de Contratación ICC-GJ-M-V3).
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8. MEDICI ÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

Es responsabilidad de Planeación consolidar la información realizada por las áreas sobre el
seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o servicios de competencia del
Instituto Caro y Cuervo.
Tendiente a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional, se determina la

medición de:
8.1 Satisfacción del Cliente

Por medio de las encuestas de satisfacción realizadas al cliente interno, al cliente externo, en el
desarrollo de diferentes eventos como: capacitaciones, talleres, entre otros.
8.2 Auditor ías Inter nas

Se establece que la entidad realizará auditorías internas mínimo una (1) vez al año, siguiendo
los procedimientos indicados y la programación de auditorías establecida al comienzo de año.
8.3 Acciones Cor r ectivas y/ o Pr eventivas:

Las acciones correctivas se evidenciarán en el formato ICC-GC-F04 “Formato acciones
correctivas y preventivas” indicando la causa, el responsable de la acción y el plan de acción
respectivo.
8.4 Seguimiento y Medición de los Pr ocesos, Pr oductos y Ser vicios:

Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema están establecidos en la
Ficha de Indicadores por Proceso, indicadores de objetivos de calidad, matriz de indicadores
por proceso, revisiones periódicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos,
evaluaciones externas y el informe consolidado de la información, generado por el área de
Planeación para la Dirección.
8.5 Contr ol del Pr oducto No Confor me

El Control del Producto No Conforme define que la entidad ejerce la verificación del producto
y/o servicio prestado a través del adecuado desarrollo de los procedimientos y controles
establecidos, de la revisión por la Dirección, y la generación de Acciones Correctivas y/o
Preventivas, si se requiere.
El control del Producto No Conforme busca que el producto y/o servicio que le llega al Cliente
sea conforme a sus requerimientos, por tanto, los documentos emitidos por la entidad se
revisan, se ajustan y se aprueban por el responsable del proceso.
Adicionalmente, la entidad ha establecido que cuando se presenta más de tres (3) registros de
Producto No Conforme en una misma actividad, se generará una Acción Correctiva, la cual se
documentará en el formato establecido para tal fin.
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9. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Procesos Estratégicos
Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
Procesos Misionales
Incluyen todos aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento del objeto social o de la razón de ser de la entidad.
Procesos de Apoyo
Todos aquellos procesos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los
procesos estratégicos, misionales y de evalaución.
Procesos de Evaluación
Son los procesos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de lso proceoss estartégicos de
apoyo y misionales.
La caracterización de cada uno de los procesos se incluye en el presente Manual. A
continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los procesos.
9.1. Dir eccionamiento Estr atégico

Tiene como objetivo establecer y coordinar los lineamientos, políticas de operación, plan
estratégico y plan de comunicaciones para el cumplimiento de la misión institucional.
Esta planificación se enfoca en la definición de los procesos necesarios para cumplir eficaz y
eficientemente la misión y la visión de la entidad, los objetivos institucionales, la política de
calidad, los requisitos de la organización y la debida comunicación de todos estos elementos al
interior de la entidad; coherentemente con la estrategia de la organización teniendo en cuenta
el Código de Ética y los lineamientos generados por el Gobierno Nacional.
El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratégico es el (la) Director (a) de la

entidad, debido a las funciones que le han sido asignadas en esta materia, quien coordina la
labor frente al Sistema de Gestión de Calidad con el equipo conformado por el área de
Planeación.
La descripción del Proceso de Direccionamiento Estratégico ES-PL-01 se encuentra

relacionado en el formato de caracterización de Proceso de Direccionamiento Estratégico (ver
proceso) y cuenta con:
SUBPROCESO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL: mediante el cual se establecen las

actividades para la formulación y seguimiento del Plan de Acción anual dando cumplimiento
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
al los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico Institucional, también alude a la

implementación del modelo de mejora continua.
1. PL-PI-01: Formulación del Plan de Acción y/o Plan Operativo Anual de Inversiones.
2. PL-PI-02: Formulación Plan Estratégico Institucional
3. PL-PI-03: Obra planta física y mantenimiento preventivo
SUBPROCESO GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL: a través del cual monitorea y

controla la ejecución de la implementación del sistema de gestión de calidad en el Instituto
Caro y Cuervo.
4. GC-CD-04: Control de Documentos

5. GC-CR-05: Control de registros
6. GC-NC-06: Producto no conforme
7. GC-APC-07: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas
8. GC-AR-08. Administración del riesgo
SUBPROCESO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES: a través del cual gestiona,

administra y monitorea los convenios interinstitucionales.
9. PL-RI-09: Gestión de Convenio Interinstitucionales
SUBPROCESO DE COMUNICACIONES Y PRENSA: mediante el cual se difunden las

políticas, estrategias, acciones de comunicación interna y externa, que permiten obtener la
retroalimentación de los Clientes Internos y Externos para garantizar el cumplimiento del
Direccionamiento Estratégico de la entidad y materializado a través de un Plan de
Comunicaciones.
10. PL-CM-10: Comunicación interna y externa

11. PL-CM-11: Administración página web
12. PL-CM-12: Administración de redes sociales institucionales
SUBPROCESO SISTEMAS
1. PL-ST-13: Adquisición de hardware y Software

2. PL-ST-14: Soporte Técnico a usuarios finales
3. PL-ST-15: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y copias de respaldo
4. PL-ST-16: Soporte técnico a la infraestructura
5. PL-ST-17: Administrador de servidores
Asimismo, se relaciona en el Plan estratégico de del área de sistemas en donde se

describe la estructura organizacional de la dependencia, los procesos, procedimientos,
estrategias, planes de contingencia, y orientación a las demás dependencias, en todo lo
relacionado con las nuevas necesidades de herramientas tecnológicas. (Ver anexo.
Plan estratégico dependencia de sistemas ICC-PES-01).
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
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abril de 2013
9.2. Pr ocesos Misionales:

Los procesos misionales hacen realidad la misión organizacional. A través de ellos es posible
satisfacer las necesidades de los clientes (Internos y Externos).
La descripción de los procesos misionales MS-INV-04, MS-FR-05, MS-DV-06 se encuentra
relacionado en el formato de caracterización de Proceso de Direccionamiento Estratégico (ver
proceso) y cuenta con:
 Proceso de Investigación: mediante el cual se proponen, evalúan, viabilizan y

monitorean los proyectos de investigación incluidos dentro de las líneas

institucionales de investigación establecidas.
Proceso de Formación: mediante el cual se desarrollan cursos de formación para el

trabajo, y formación de postgrado en la modalidad Maestría.
Proceso de Divulgación: a través del cual se da a conocer los proyectos misionales
por medio de ediciones. Por otra parte, se mantienen actualizadas las colecciones de
la Biblioteca con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las dos
Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los
procesos de formación e investigación del Instituto.
De los procesos anteriormente citados se definen los siguientes subprocesos y procedimientos:
PROCESO DE INVESTIGACIÓN
1. IN-GI-18: Gestión de Investigaciones
PROCESO DE FORMACION
2. FM-FR-19: Programas de posgrado
3. FM-FR-20: Formación informal diplomados y cursos.
4. FM-FR-21: Trámites y servicios.
5. FM-FR-22: Contratación y evaluación docente.
6. FM –FR-23. Reporte de información a entidades de control
7. FM-FR-24: Atención al usuario
SUBPROCESO EDICIÓN E IMPRENTA

6. DV-GE-025: Edición.
7. DV-GE-026: Reimpresión
SUBPROCESO BIBLIOTECA
1. AF-BB-027: Adquisición de material bibliográfico
2. AF-BB-028: Préstamo de material bibliográfico
3. AF-BB-029: Inventario de material bibliográfico
4. AF-BB-030: Procesamiento técnico de material bibliográfico
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9.3. Pr ocesos de Apoyo:
Dentro del Instituto Caro y Cuervo los Procesos de Apoyo ayudan en el cumplimiento de los
Objetivos Misionales y de Direccionamiento Estratégico, a través de unos procedimientos
establecidos y de conformidad al cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas al
área responsable de estos procesos. La entidad ha establecido tres (3) Procesos de Apoyo,
los cuales se describen a continuación:
9.3.2 Gestión Financiera

Tiene como objetivo proyectar, administrar y proporcionar durante cada vigencia fiscal los
recursos económicos, para el cumplimiento de la misión institucional; mantener y mejorar el
Sistema de Gestión de Calidad de la entidad; mantener y conservar la infraestructura
necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo con la
normatividad vigente en la materia; y garantizar el registro de las operaciones presupuestales y
contables realizadas por el Instituto, brindando información confiable y oportuna. Ver
caracterización en AP-AF-10
Los subprocesos y procedimientos relacionados son:
SUBPROCESO TESORERIA
1. AF-TS-31: Operaciones de recaudo y colocación de recursos.
SUBPROCESO CONTABILIDAD
2. AF-CB-32: Ejercicio Contable
SUBPROCESO PRESUPUESTO
3. AF-PR-33: Ejecución presupuestal
9.3.3 Gestión de Talento Humano

El Proceso de Talento Humano determina, la administración, vinculación, capacitación,
inducción, reinducción, permanencia y retiro del personal desempeña sus actividades en la
entidad
El Líder del proceso de Gestión del talento Humano es el (la) Coordinador (a) de Personal, los
procedimientos relacionados son:
1. TH-VR-34: Selección, vinculación y nombramiento.

2. TH-CB-35: Capacitación y bienestar.
3. TH-LN-36: Liquidación de nómina
4. TH-DS-37: Desvinculación
CONTROL INTERNO
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5. TH-ED-38: Evaluación del desempeño.

6. TH-SA-39: Situaciones administrativas
7. TH-VC-40: Vacaciones
8. TH-PR-41: Permiso remunerado
9. TH-AT-42: Reporte accidente de trabajo
9.3.4 Recursos Físicos

El Proceso de Recursos Físicos determina, y administra durante cada vigencia fiscal los bienes
y servicios para el cumplimiento de la misión institucional, mantiene y conserva la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, de acuerdo
con la normatividad vigente en la materia, asimismo establece y ejecuta las actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación recibida y producida por el Instituto Caro y Cuervo, con el fin de facilitar su
utilización y conservación, teniendo en cuenta las disposiciones legales establecidas.
El Líder del proceso de Recursos Físicos ejecuta la labor a través de: el (la) Profesional de
Almacén, el (la) Profesional de Sistemas y el (la) Profesional de Archivo. Los subprocesos y
procedimientos relacionados son:
SUBPROCESO ALMACÉN
1. RF-AL-43: Ingresos de Almacén

2. RF-AL-44: Egresos de Almacén
3. RF-AL-45: Ingresos de Publicaciones
4. RF-AL-46: Toma física de Inventarios
5. RF-AL-47: Comprobante de traslado.
SUBPROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
1. RF-AC-48: Elaboración y actualización de TRD

2. RF-AC-49: Organización de archivos de gestión
3. RF-AC-50: Transferencias primarias
4. RF-AC-51: Recepción de documentos
5. RF-AC-52: Tramite de documentos
6. RF-AC-53: Distribución de documentos
SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES
1. RF-SG-54: Supervisión de servicios generales

CONTROL INTERNO
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9.3.5 Gestión Jurídica y Contractual

Se establece como objetivo del proceso de Gestión jurídica el de defender los derechos e
intereses de la entidad en los procesos litigiosos, desarrollar la contratación de la entidad
ajustada a la normatividad vigente.
El líder del proceso de gestión jurídica es el Profesional especializado del área. Este proceso
cuenta con los siguientes procedimientos:
1. GJ-RJ-55: Representación Judicial y extrajudicial

2. GJ-AJ-56: Emisión de conceptos
3. GJ-AA-57: Proyección y firma de actos administrativos
4. GJ-VG-58: Agotamiento vía gubernativa
9.4. Pr oceso de Contr ol y Evaluación:
Realizar seguimiento, análisis y evaluación de los procesos, productos y/o servicios de la

entidad, tendientes a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional es el
objetivo del Proceso de Control y Evaluación. El Líder responsable del Proceso es Profesional
Especializado de control Interno.
Los procedimientos anexos al Proceso de Control y Evaluación son:
1. CI-CE-59: Auditoría interna

2. CI-CE-60: Atención requerimientos de organismos externos y presentación de informes
periódicos establecidos por ley en materia de control interno.
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
CONTROL INTERNO
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ES-PL-01
VERSION 3
PROCESO PLANEACION ESTRATÉGICA
Noviembre de 2012
OBJETIVO Definir las políticas y estrategias de desarrollo para el Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE Comprende la planificación, dirección, seguimiento y evaluación de los procesos del ICC
Este proceso es responsabilidad de cada una de los jefes de áreas, el Director(a) y el área de Planeación, como unidad asesora de la
RESPONSABLE
Dirección.
SOPORTE LEGAL EXTERNO SOPORTE LEGAL INTERNO
Ley 152 de 1994, NTCGP:1000:2009, MECI, Ley 872 de 2003

PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Dirección
Area de Planeación Plan Nacional de Desarrollo
Subdirecciones Plan Estrategico Institucional Usuarios externos e internos
Plan Estrategico
Todos los procesos Informes de Gestión de los servicios ICC
PL-PI-01: Formulación del Plan de Acción y/o Institucional
Control Interno Planes de mejora de los PV Dependencias o areas
Plan Operativo Anual de Inversiones. Planes de Accion
Comunidad Académica e procesos Subdirección Académica
Investigativa Organismos externos
Organismos externos y Dirección
Usuarios
Planes estratégicos por área

Dirección
Plan Estratégico anterior Usuarios externos y internos
Subdirección academica Plan Estrategico
Plan de accion . PL-PI-02: Formulación Plan Estratégico de los servicios ICC
Sudirección administrativa y PVA Institucional
Fichas BPIN Institucional Dependencias o áreas
financiera
Propuestas de políticas Subdirección Académica
Líderes de proceso
misionales Organismos externos
Dirección
Intervenciones a las
Subdirección academica
Planes estratégicos por área . PL-PI-03: Obra planta física y mantenimiento sedes Dirección
Sudirección administrativa y PHVA
Plan de acción institucional preventivo Informes de Subdirecciones
financiera
infraestructura usuarios
Líderes de proceso
Acciones de mejora
GC-CD-04: Control de documentos
Dirección Planes de mejora Usuarios externos y internos
No conformidades GC-CR-05:Control de registros
Todas las áreas mapa de Riesgos de los servicios ICC
Nuevos procedimientos o GC-NC-06: Producto no conforme
Usuarios PHVA Política de Dependencias o áreas
acciones GC-APC-07: Acciones preventivas y
Líderes de proceso administración de Subdirecciones
correctivas
Equipo MECI-Calidad riesgo Organismos externos
GC-AR-08: Administración del riesgo
TRD
Area de Planeación
Subdirección academica Convenios marco, Usuarios externos de los
PL-RI-09: Gestión de convenios
Líderes de proceso Proyectos de investigación PHV capítulos anexos, servicios del ICC
interinstitucionales
Coordinadores de investigación ediciones. Organismos externos
Noticias, comentarios,
Información referente Toda la comunidad usuaria de
Usuarios externos e internos del resultados Investigaciones, PL-CM-10: Comunicación
H al Instituto de Interés servicios y demás organismos
ICC información general. Plan de interna y externa
General interesados.
comunicaciones
Noticias, editoriales, opiniones, Toda la comunidad usuaria de

Usuarios externos e internos del COMUNICACIO PL-CM-11: Administración Pagina web
Blogs. H servicios y demás organismos
ICC NES página web institucional
Estrategia de gobierno en línea interesados.
Toda la Información, editoriales
y documentos susceptibles de Toda la comunidad usuaria de
Todas la dependencias, PL-CM-12: Administración de
publicarse. Lineamiento PHVA Redes sociales servicios
Facultades de humanidades redes sociales institucionales
Estrategia de Gobierno en
Linea
Plan de Compras Institucional.
Implementación de
Requerimientos de líderes de PL-ST-13: Adquisición de Dependencia que solicita,
Todas las Dependencias PHVA Solución de Software,
proceso hardware y software almacén.
Equipos de trabajo.
Inventario
Registro de soliictude
Funcionario, PL-ST-14: Soporte Técnico a procesadas.
Solicitud/novedad H-V Solicitante.
contratista,alumnos, ususarios. usuarios finales. Indicadores de
Gestión.
SISTEMAS
PL-ST-15: Aseguramiento de
Areas y dependencias.
Dependencias- Areas Politicas de seguridad. las estaciones de trabajo y PHVA Registro de back-up
Entidades de control
copias de respaldo
PL-ST-16: Soporte técnico a la Servidores en Areas y dependencias.
Dependencias- Areas Politicas de seguridad. PHVA
infraestructura funcionamiento Sistemas.
Manuales de instalación y PL-ST-17: Administrador de Equipos en

Dependencias- Areas PHVA Usuarios en general
configuración de software. servidores funcionamiento
Recursos Documentos Registros Requisitos
Talento Humano Ver LMD Ver LMR
Infraestructura NTCGP- 1000:2004: 4,1 (d)
Hardware y Software-Red 4,2,3, 4,2,4, 6,1, 7,1, 8,2,3, 8,4,8,5. MECI 1000:2005 :
Papelería 1,2; 1,3 2,1 3,3
MEDICIÓN
Consultar Matriz indicadores de gestión
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
Inclusión del subproceso de sistemas

01/12/2012 Se ajustan nombres de procedimiento Zoe Castro Bohorquez Ricardo Francisco Daza
Se ajustan numerales de la norma
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESOS MISIONALES
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
MS-INV-04
PROCESO GESTION DE INVESTIGACIONES VERSION 3
Noviembre de 2012
OBJETIVO Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del programa y del plan de estudios.
ALCANCE Desde el plan de estudios hasta la entrega de productos de investigación.
RESPONSABLE Subdireccion Académica / Coordinadores de proyecto de investigación
Ley 30 del 28 de Diciembre de 1992, por el cual se organiza el servicio

público de la Educación Superior y decreto reglamentario 2904,
Ley 23 de 1982 Derechos de Autor -Decreto 586 de 1991
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS
Coordinadores de los
Plan Estratégico
equipos de trabajo.
Institucional Dirección, Investigadores.
Estudiantes de las Informes finales
Planes de acción de Planeación, Egresados,
maestrias IN-GI-18: Gestión de Productos de
los equipos de PHVA Profesores, Decanatura
Subdirección investigaciones Investigación
investigación SAB, Subdirección
académica Trabajos de grado
Plan de estudio de las académica.
Planeación
maestrias
RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS Requisitos

Equipos: Audiovisual y
de laboratorio,
conectividad
Financieros:
7,1. Planeaciòn de la realización del producto
Humanos: Personal
7,2 Procesos relacionados con el cliente
profesional, técnico y
7,2,1 Determinación de los requisitos del producto
especializado
Ver LMD Ver LMR 7,2,2 Revisión de los requisitos relacionados con el
Materiales: De oficina
producto
(papelería, escritorio,
7,2,3 Comunicación con el cliente
etc.)
7,3. diseño y desarr
Técnicos: Acceso de
bases de datos
especializadas,
software licenciado y
MEDICIÓN
Consultar Matriz indicadores de gestión
CONTROL DE CAMBIOS

Se ajusta el objetivo,
01/12/2012 Se aclara el alcance del proceso Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco Daza
Se ajustan nombres de procedimiento
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
MS-FR-05.
Versión 03
PROCESO FORMACIÓN Actualización Noviembre
de 2012
Desarrollar procesos de formación académica en los campos de la lingüística, la filología, la literatura, las
OBJETIVO
humanidades y la historia de la cultura colombiana . Dotar de los recursos necesario para su ejecución.
ALCANCE Desde la creación de los programas académicos hasta la titulación postgradual de Profesionales.
RESPONSABLE Subdirección Académica, Decanatura SAB
Ley 30 de 1992. Ley 115 de 1994
Ley 1188 de 2008. Decreto 2566 de 2003 Reglamento académico SAB
Decreto 1001 de 2006. Resolución MEN 1036 de 2004
Estudiantes, Inscipciones, Registro Estudiantes y Docentes

FM-FR-19 Programas de Graduados. Trabajos de
subdirección estudiantes, control PHVA Subdirección académica,
posgrado grado.
académica, docentes. de notas Entidades externas
Estudiantes, Inscipciones, Registro Estudiantes y Docentes

FM -FR-20:Formación
subdirección estudiantes, control PHVA Graduados. Subdirección académica,
informal diplomados y cursos.
académica, docentes de notas Entidades externas
Inscripciones,
Ordenes de Matricula, FM-FR-21:Trámites y
Calificaciones, servicios. Certificaciones de Certificados. Diplomas. Estudiantes. Docentes.
Estudiantes H-V
Solicitudes de notas y constancias de Cartas. Egresados
certificados estudio.
Plan de compras,
necesidades de Subdirección académica,
Docentes, planeación, contratación, planes FM-FR-22:Contratación y Estudios previos, contratos,
H-V contratación, docentes,
jurídica. de estudios de evaluación docente actas de liquidación, otro sí.
entes externos, estudiantes.
diplomados, curss y
maestrías.
Datos de los FM-FR-23:Reportes de
Docentes, planeación, docentes, y Subdirección académica,
información a entidades de H-V Bases de datos, informes.
jurídica. estudiantes. decanatura, entes externos.
control
Solicitudes, Subdirección académica,
FM-FR-24:Atención al Bases de datos, correos,
Usuarios necesidades de los H-V decanatura, usuarios del
usuario información.
intersados. SAB.
Definición de políticas
Recurso Humano
académicas
Recursos Financieros
Registro calificado de
Infraestructura física y 7,1. Planeaciòn de la realización del producto
maestrias
tecnológica 7,2 Procesos relacionados con el cliente
Definición de la oferta
Bases bibliograficas 7,2,1 Determinación de los requisitos del producto
de programas Ver LMR
Software 7,2,2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
Definición semestral
especializado. 7,2,3 Comunicación con el cliente
de la programación
7,5 producción y pre
académica
MEDICIÓN
Consultar matriz de Indicadores
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ/ APROBO
Se aclara el alcance del proceso
01/12/2012 Se ajustan y se agregan procedimientos Javier Fandiño Lizarraga
Se incluyeron los registros diseñados para los procedimientos
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
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abril de 2013
MS-DV-06.
Versión 03
PROCESO DIVULGACIÓN Actualización
Noviembre de
Editar, producir y publicar productos que cumplan con los requisitos académicos y científicos exigidos por el Instituto y por los
OBJETIVO
entes de regulación externos.
ALCANCE Este proceso inicia desde la formulación y aprobación del plan editorial hasta la ejecución del mismo.
RESPONSABLE Líder del proceso de gestión editorial.
Derechos de Autor
Ley General de Educación - Ley 115 de 1994
Ley de Cultura - Ley 397 de 1997
Ley 182 de 1995 - Reglamentación de TV
Estándares Internacionales de Calidad Técnica
PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS

Resultados de
Investigación, Obras Estudiantes,
DV-GE-25: Edición. PHVA Literarias, Memorias, Usuarios Internos y
Temas de Investigación, Ensayos, editoriales, externos
_Investigadores -Escritores -
temas de interes EDICIÓN E noticias, etc.
Estudiantes -Docentes Otros
necesidades de publicación IMPRENTA
Interesado en publicar
y Divulgación Estudiantes,
DV-GE-26: Impresos
PHVA Usuarios Internos y
Reimpresiones Reimpresiones
externos
AF-BB-027: Adquisición
PH
de Material bibliográfico
AF-BB-028: Préstamo de
HV
Resultados de Investigación, Material Bibliográfico
Obras Literarias, Memorias,
Estudiantes,
_Investigadores -Escritores - Ensayos, editoriales,
BIBLIOTECA Servicio Bibliográfico. Usuarios Internos y
Estudiantes -Docentes noticias, solicitude de AF-BB-029: Inventario de
HV externos
adquisición, consultas, material bibliográfico.
préstamos.
AF-BB-030:
Procesamiento técnico H
de material bibliográfico.

Plan de comunicación - 7,1. Planeaciòn de la realización del producto
Ver LMR
Humanos Informe auditoría - Planes 7,2 Procesos relacionados con el cliente
Administrativos de Mejoramiento 7,2,1 Determinación de los requisitos del producto
MEDICIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
Se aclara el alcance del proceso Ricardo Francisco
01/12/2012 Zoe Castro Bohorquez
Se ajustan nombres de procedimiento Daza
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESOS DE APOYO
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
AP-AF-10
Versión 03
PROCESO DE APOYO
Actualización Noviembre de
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
2012
Controlar los recursos financieros y administrativo. Producir la información adecuada para la toma de decisiones de la alta dirección y
Objetivo:
apoyar los requerimientos de las diferentes dependencias o áreas. Responder con la información solicitada por los ente
Desde la programación presupuestal hasta el pago de obligaciones y presentación de informes a lo entes de control internos y
Alcance:
externos. Desde la planeación de las actividades hasta el desarrollo de las mismas.
Responsable: Este proceso es responsabilidad de la Unidad Financiera y Administrativa.

Codigo Civil. Código de comercio
Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nación y leyes y
Manual de Contratación ICC
decretos reglamentarios. Ley 1150 2007 Y reglamentarios
Decreto 111/96 Estatuto general de presupuestos
Proveedores Entradas SUBPROCESO Procedimientos SALIDAS Usuarios
Presupuesto,
Ordenes de Pago. Registro programación
contabilidad, Juridica
PAC aprobado. mensual de PAC
Tesorería y Contabilidad
Soportes contables, Registros SIIF
Planeación. AF-TS-31: Recaudo y colocación Control Interno
contratos, TESORERIA Consignaciones
Contabilidad, de recursos Coordinación financiera.
consignaciones. Programación de
bancos. MHCP, Dirección, Presupuesto
Plan de compras, pagos mensuales
Supervisoores de Órganos de control
nómina. Transferencias
contratos
Tesorería,
Nómiona, Ordenes de Informes, Libros Dirección (a), Contaduría General
Presupuesto, Oficina
Pago, Plan de Contables y Estado de de la República, Ministerio de
de Personal, CONTABILIDAD AF-CB-32: Ejercicio Contable
Compras, Demás Perdidas y Ganancias Hacienda, Presupuesto y
Secretaría General,
Soportes Contables y Balance General. tesorería
Compras y Sistemas
Solicitud de Certificado
Presupuesto, de Disponibilidad
CDP , CRP, Informe
supervisores de Presupuestal, Actos
AF-PR-33: Ejecución de ejcución Compras , Jurídica, Dirección,
contratos, administrativos, PRESUPUESTO
presupuestal presupuestal, Informes Contabilidad, Órganos de control.
contabilidad, Resoluciones, CRP;
a órganos de control.
tesoreria, planeación CDP, Ejecución
presupuestal.
Reservas Presupuestales CDP - CRP ver LMR
Sistemas de Ejecuciones presupuestales - PAC -
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1,
Información Ordenes de Pago _Estados Financieros -
7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5
Recurso Humano Balances -Pliegos - Minutas
normatividad Vigente Contratos -Informes Interventoria -
Estudios Previos -Actas de Inicio y
Liquidación Tablas de Reten MEDICIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ/ APROBÓ
01/12/2012 Se ajustan nombres de procedimiento Auris Margarita Mendoza -Ricardo Francisco Daza
Se modifica procedimientos involucrando actividades que se realizan en el
aplicativo SIIF II.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
AP-TH-08.
Versión 03
PROCESO DE APOYO Actualización Noviembre de
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 2012
Gestionar las diferentes fases de la administración de talento humano mediante políticas y acciones que garanticen el
OBJETIVO
cumplimiento de la misión y la visión del Instituto
ALCANCE Desde la vacancia hasta el nombramiento de funcinarios, y el desarrollo de los planes propios del proceso.
RESPONSABLE Este proceso es responsabilidad del Líder de Talento Humano con el apoyo de cada una de las áreas del ICC.
Ley 909 de 2004 Planes de capacitación
Decretos Reglamentarios Ley 909 Planes de incentivos
Ley 489 de 1998
Código Único Disciplinario
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS PHVA SALIDAS USUARIOS
Actos Administrativos de
TH-VR-34: Selección,
Hojas de vida de aspirantes vinculación, contratos , Dependencia o área de la
Todas las áreas vinculación y PHVA
Vacancias ordenes de servicio y vacante. Funcionarios Vinculados
nombramiento.
nombramiento.
Funcionarios y
Plan de Capacitación Seguimiento plan anual de
contratistas vinculados a TH-CB-35:
Necesidades de capacitación. Evaluaciones Funcionarios y contratistas
la entidad. Directrices Capacitación y PHVA
capacitación Resultados de caapcitación. vinculados a la entidad
Nacionales de bienestar.
evaluacion del desempeño Retroalimentacion.
capacitacion
Novedades Registro Servidores Públicos
Nóminas por servicios
Dependencias ICC y Presupuestal TH-LN-36. Liquidación Ministerio de Hacienda,
HVA personales y pagos a
Director (a) Actos administrativos de de nómina Presupuesto, Tesorería y
terceros
situaciones administrativas Contabilidad
Personal, Subdirección Evaluación del Desempeño, Dirección, Subdirección
Desvincualción, novedad,
Administrativa y Motivación para TH-DS-37: administrativa y financiera,
HVA liquidación de personal.
financiera, Control insubsistencia, Procesos Desvinculación Presupuesto, Contabilidad,
Actos administrativos
Interno. Procuraduria. Disciplinarios Hallazgos de Tesorería.
Auditorias
Concertación de objetivos Evaluaciones, indicadores,
TH-ED-38: Evaluación
Todas las áreas Manual de funciones PHVA acciones correctivas, Subdirecciones. Entes externos
del desempeño
Nombramientos capacitaciones
TH-SA-39: Situaciones Nómina, ajustes,

Todas las áreas Solicitudes PHVA Funcionarios
administrativas prestaciones
Nómina, ajustes,
Todas las áreas Solicitudes TH-VC-40: Vacaciones PHVA Funcionarios
prestaciones
TH-PR-41: Permisos Nómina, ajustes,

Todas las áreas Solicitudes PHVA Funcionarios
remunerados prestaciones
Solicitudes, situaciones de
TH-PR-42: Reporte
Todas las áreas accidentes., planes de PHVA Reportes, atención. Funcionarios, ARL.
accidente de trabajo
seguridad.
Formato Vinculación de
Fisicos Personal administrativo
NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3,
Ayudas audiovisuales Formato Nómina
8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Personal Reporte Situaciones
Ver LMR Ley 100
Sistema de información administrativas
Decreto 2400/68
Hardware y Software- Formato Solicitud
Decreto 1950/73
Red Vacaciones
Disponibilidad Plan de Capacitación
MEDICIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
01/12/2012 Ricardo Francisco Daza
Se ajustan nombres de procedimiento
Se incluye nuevos procedimientos.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
AP-IC-09
Versión 03
PROCESO DE APOYO Actualización
RECURSOS FÍSICOS Noviembre 2012
OBJETIVO Administrar el uso de los recursos físicos e informáticos del Instituto.
Desde la adquisición, mantenimiento, reparación de equipos, bienes muebles e inmuebles hasta el proceso de dar de baja de los elementos
ALCANCE
pertinentes. Desde la producción hasta la conservación o eliminación de los archivos.
RESPONSABLE Subdirección Administrativa y financiera, Lideres de proceso de Almacén-Sistemas-Archivo.
Ley 872 de 2003: por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público y
en otras instituciones prestadoras de servicios,
Decreto 4110 de 2004: por el cual se reglamenta la Ley 872 y se adopta la Norma Técnica de Ca
SUB-
PROVEEDORES ENTRADAS PROCESOS PROCEDIMIENTOS TIPO SALIDAS USUARIOS
Todas las Dependencias Necesidades Funcionarios y/o Comprobante de egresos. Contabilidad, Tesorería,
contratistas RF-AL-43: Egresos de almacén HVA Inventario de bienes. Almacén
Supervisores de contratos de Elementos y bienes adquiridos Comprobante de ingreso. Todas las dependencias.
RF-AL-44: Ingresos de almacén H
adquisición de bienes. por el Instituto. Inventarios
Gestión editorial Publicaciones Cmprobante de ingreso. Gestión editorial, almacén.
ALMACÉN RF-AL-45: Ingreso de publicaciones. HV Registro de publicaciones
del ICC
Todas las Dependencias Inventario anterior, facturas, Egreso del bien, traslado Contabilidad. Tesoreria.
ingresos , egresos, bajas y o baja del bien. Reporte Presupuesto
traslados RF-AL-46: Toma física de inventarios. V-A de Inventario. Paz y Almacen
Salvos
Todas las Dependencias Inventario , necesidades de Egreso del bien, traslado. Contabilidad. Tesoreria.
bienes. RF-AL-47: Comprobante de traslado PHVA Presupuesto
Almacen
Usuarios Externos e Internos Documentos producidos en el
RF-AC-48: Elaboración y actualización de Funcionarios. Entes de
ICC PHVA TRD de cada área
TRD control
Todas las Dependencias
RF-AC-49: Organización archivos de TRD. Archivos de gestión. Todos los funcionarios y
Documentos internos HVA
gestión FUID usuarios
Todas las Dependencias
Archivo de gestión. Archivo. Entes de control.
Documentos a transferir RF-AC-50: Transeferencias primarias PHVA
GESTIÓN Archivo histórico Usuarios.
Areas del instituto, estudiantes, DOCUMENTA
L Todas las dependencias.
entidades, usuarios externos. Documentos a radicar RF-AC-51: Recepción de documentos PHVA Planilla de radicación
Entes externos.
Areas del instituto, estudiantes,
Todas las dependencias.
entidades, usuarios externos. Documentos RF-AC-52: Trámite de documentos PHVA Planilla de radicación
Entes externos.
Areas del instituto, estudiantes,
entidades, usuarios externos. Todas las dependencias.
Documentos RF-AC-53: Distribución de documentos PHVA Planilla de radicación
Entes externos.
Areas del instituto, empresa
contratada
SERVICIOS RF-SG-54: Supervisión de servicios Servicios prestados. Todas las dependencias.
Servicios de vigilancia, aseo. PHVA
GENERALES generales. Informes Usuarios externos.

Infraestructura Soporte Técnico Informático. Ver LMR NTCGP 1000-2004
Hardware y Software p Plan de Mantenimiento 6,1. Provisión de los recursos
Personal Competente Preventivo y Correctivo 6,3. Infraestructura
Recursos Fisicos Manuales de Seguridad 6,4 Ambiente de trabajo
MEDICIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
01/01/2012 Se ajustan nombres de procedimiento Zoe Castro Bohorquez Ricardo Francisco Daza
Se incluyeron nuevos procedimientos
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
AP-JR-11
PROCESO DE APOYO Versión 03
GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL Actualización Noviembre
Asesora y apoyar a la alta dirección en el soporte jurídico y legal al ICC, en todas las actuaciones
Objetivo:
administrativas y misionales.
Desde la proyección de los actos administrativos hasta la elaboraciónde conceptos juridicos que garanticen la
Alcance:
estabilidad legal del ICC. Desde la revisión del estudio previo hasta la liquidación del contrato
Responsable: Lider de proceso.

Codigo Civil
Código Penal
Código de comercio
Manual de contratación.
Ley 80 de 1993 Estatuto de contratacion de la Nación
y leyes y decretos reglamentarios. Ley 1150 2007
Código Único Disciplinario
Proveedores Entradas Procedimientos Salidas Usuarios

Entes externos Expedientes, sentencias, GJ-RJ-55: Representación Judicial Representación Dirección
jurisprudencia, fallos y extrajudicial legal Todas Dependencias
Dirección y Todas las Dirección o dependencai
Solicitud GJ-AJ-56: Emisión de conceptos Concepto Jurídico
dependencias solicitante
Dirección y Secretaría Lineamientos Dirección y GJ-AA-57: Proyección y firma de Proyecto de Acto Dirección y/o secretaría
General secretaría General actos administrativos Adminsitrativo Genreral
Dirección, Secretaría Expedientes, sentencias, Fallo segunda

GJ-VG-58: Agotamiento vía Partes Interesadas,
Genereal, autoridades jurisprudencia, fallos Instancia,
gubernativa Autoridades Judiciales
judiciales, procuraduría priemra instancia apelación,

Sistemas de Información Actos Administrativos
Recurso Humano Conceptos Jurídicos NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3,
Ver LMR
normatividad Vigente Sentencias Actos 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4,
Recursos Jurídicos Administrativos 8.5
MEDICIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
01/12/2012 Se ajustan códigos de procedimiento Ricardo Francisco Daza
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN

CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
EV-CEM-12
PROCESO GESTIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN Versión 03
Actualización Abril 2011
Promover el cumplimiento de las normas, planes, programas y procesos a través del seguimiento, verificación y evaluación
OBJETIVO
de las actuaciones institucionales con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad.
Comprende la programación y ejecución de los planes de auditoría, el seguimiento a la evaluación institucional y la

ALCANCE formulación de recomendaciones encaminadas al mejoramiento continuo hasta el seguimiento de la eficacia, eficiencia y
efectividad de las acciones implementadas.
RESPONSABLE Profesional Especializado con funciones de Control Interno

Ver normograma institucional Sistema de Control Interno implementado en el ICC

Normat ividad Legal Vigent e Programa anual de
Congreso de la República P
auditoría
Planes, programas, procesos,
procedimientos, normatividad P Plan de auditoría
interna
Informe preliminar de Todos los procesos, entes de
CE-ES-059 :Audit oría Int erna H-V
auditoría control y auditores externos
Todos los procesos
Informe definitivo de
H
auditoría
Resultados de las auditorías y Planes de mejoramiento
V-A
recomendaciones Informes de seguimiento
Congreso de la Normatividad Legal Vigente P-H Memorando y/o correo Control interno y
República y demás y/o oficio con requerimiento electrónico, solicitando la dependencias
CI-CE-60: Atención
entidades competentes información respectiva a
requerimientos de
Todas las dependencias Información solicitada H-V Informe final Entes externos y ciudadanía
organismos externos y
Oficio remisorio del en general
presentación de informes
informe (si fuese
periódicos establecidos por
Congreso de la Informe de retroalimentación V-A Planes de mejoramiento Entes externos
ley en materia de control
República, demás (si hay lugar) Alta dirección
interno.
entidades competentes Todas las dependencias
implicadas
DOCUMENTOS
RECURSOS REGISTROS REQUISITOS POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Actas comité de
4.2.3 -Control de documentos
coordinación del sistema de
Programa anual de 5.6.2 Información de entrada para
auditoria aprobado para la la revisión (por la Dirección)
Ver Listado maestro de
documentos del proceso Plan de auditoría por CE-ES-050 Auditoría Interna
8.2 Seguimiento y medición
Gestión de control y proceso o tema auditado Atención requerimientos de
Relación de hallazgos por
evaluación 8.4 Análisis de datos organismos externos y
proceso o tema auditado
presentación de informes
Físicos, humanos, Manual integrado de calidad y Informe preliminar e informe periódicos establecidos por
financieros y operaciones definitivo de auditoría 8.5 Mejora ley en materia de control
tecnológicos interno.
Mapa de riesgos Planes de mejoramiento Subsistema: Control de
Evaluación Manual integrado de calidad
Matriz de informes y Evaluación de auditores Componente: Evaluación y operaciones
seguimientos de Control independiente Acto administrativos del ICC
Interno Informe de seguimiento a Elemento: Auditoría Interna
los planes de mejoramiento Planes de mejoramiento
Papeles de trabajo de Institucional
auditoría
MEDICIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
Se aclara el alcance del proceso JOHANNA LONDOÑO/BIBIANA QUESADA MORA
06/04/2011 Se ajustan nombres de procedimiento /REVISÓ
Se ajustan numerales de la norma BIBIANA QUESADA MORA/APROBÓ
Se incluyeron los registros diseñados para los procedimientos
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCEDIMIENTOS
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Subproceso Planeación Institucional

PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Planeación Institucional
PROCEDIMIENTO: Formulación Plan de Acción y/o Operativo Anual de CÓDIGO: PL-PI-01
Inversiones
PRODUCTOS: Plan de Acción y/o Operativo Anual
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Establecer las actividades para la formulación, del Plan de Acción anual del Instituto
Caro y Cuervo para dar cumplimiento a los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico
Institucional.
ALCANCE: El presente procedimiento aplica a todas las áreas del Instituto que proponen sus
respectivos planes de acción para la aprobación de la Dirección General.
DEFINICIONES:
Plan de Acción: herramienta de planeación en donde se compilan los diferentes proyectos de
inversión que planeados para la vigencia. Incluye proyectos de las áreas misionales y de las áreas
administrativas y de apoyo.
Banco de Proyectos: se enmarca en el artículo 27 de la Ley 152 del 15 de julio de 1994, como un
instrumento de planificación que se debe utilizar en la ejecución del Plan de Acción de la entidad.
Ficha plan de acción. Formato donde se incluyen las actividades, fechas, presupuestos que
hacen parte de los diferentes proyectos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional – Plan de Acción

CONDICIONES GENERALES:
Todas las áreas del Instituto deben formular el plan de acción que contiene las actividades, tareas
y proyectos por realizar en cada vigencia. Relacionar igualmente presupuesto y metas.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Cuotas de Comunicación de la Área de N.A
Inversión por cuota de inversión a planeación Asesor Oficio
dependencia cada
dependencia
2 Preparación Diligenciamiento de Cada Área Responsa ICC-PI-F01 N.A
de proyectos formatos para la ble de
preparación de Área
proyectos
de inversión
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Deliberación Se realiza un comité Comité Comité N.A N.A

de Resultados para debatir el Directivo Directivo
anteproyectos de
inversión
 Punto de control
4 Listados Entrega de listado de Área de Asesor de ICC-PI-F02 N.A
proyectos de proyectos de inversión planeación la
Inversión registrados en el BPIN Dirección
5 Recepción Recepción Área de Asesor de N.A N.A

Ante proyectosanteproyectos planeación la
de inversión Dirección
presentados
por cada Área
6 Preparación Preparación del Plan Área de Asesor de N.A N.A
Plan Acción de acción Anual planeación la
Anual Dirección
7 Revisión del Presentación del Dirección Director ICC-PI-F02 N.A

Comité de Plan de acción anual al General (a)
Dirección Comité de Dirección
8 Ajustes y Ajustes y presentación Junta Junta N.A N.A
Aprobación del Plan Acción Anual Directiva Directiva
al comité directivo
9 Recepción Se remite al Área de Área de Profesiona N.A

Presupuesto Presupuesto para Presupuest l de
elaboración de o presupues
anteproyecto de to
presupuesto.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Realizado por: Revisado por: Fecha:
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Septiembre de 2012
Bohórquez
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCEDIMIENTO: Formulación Plan Estratégico Institucional CÓDIGO: PL-PI-02

PRODUCTOS: Plan Estratégico Institucional
OBJETIVO: Formular y actualizar el Plan Estratégico del Instituto Caro y Cuervo para orientar el
desarrollo y políticas de la entidad en el mediano y largo plazo
ALCANCE: Inicia con la recolección y análisis de la información que dé cuenta de la situación
actual del Instituto frente a sus funciones, competencias, misión y visión, en el contexto del sector
y termina con la socialización a todos los funcionarios y contratistas del Plan Estratégico.
DEFINICIONES:
PEI: definir las estrategias, metas y políticas que conduzcan la organización al logro de sus
objetivos institucionales a mediano y largo plazo, identificando nuevas oportunidades, valorando
riesgos, respondiendo a los cambios externos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatutos del Instituto
CONDICIONES GENERALES: El Plan Estratégico de Desarrollo debe ser revisado y ajustado
en cada vigencia visto desde las políticas sectoriales y al Plan Nacional de Desarrollo.
MARCO LEGAL: Ley 152 de 1994.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Contexto Caracterizar la Dirección Director (a)Diagnóstico N.A

actual situación actual General y y Asesor realizado con
definido en interna, el Área de de la vinculación
las contexto estratégico planeación Planeación a Planes
prioridades del Instituto Sectoriales y
del Gobierno Nacionales
2 Planes Elaborar propuestas Cada Área Todos los Formato de N.A
estratégicos de los planes Funcionario Planes de
estratégicos de las s Gestión
Áreas
3 Seguimiento Realizar Área de Responsabl N.A N.A
a Planes seguimiento de los planeación e de
estratégico planes de Planeación
estratégicos
por área
 Punto de
control
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
4 Observacion Se reciben Comité de Miembros N.A N.A

es observaciones al Dirección del Comité
documento de
preliminar de Plan Dirección
Estratégico
5 Ajustes Incluir las Área de Responsabl N.A N.A
observaciones planeación e de
aprobadas Planeación
6 Consolidació Consolidar Área de Responsabl N.A N.A

n de documento Final de planeación e de
Documento Plan Estratégico Planeación
7 Aprobación Aprobación por Comité de Miembros Plan N.A

parte del comité de Dirección del Comité Estratégico
Dirección de Institucional
Dirección
8 Socialización Socializar el Plan Área de Responsabl N.A www.ca
Estratégico de planeación e de roycuer
Desarrollo Planeación vo.gov.
co
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Septiembre de 2012
Bohórquez
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCEDIMIENTO: Obras Planta física y Mantenimiento Preventivo CÓDIGO: PL-PI-03

Infraestructura
PRODUCTOS: Obras Físicas y Mantenimiento Preventivo y Correctivo
OBJETIVO: Efectuar los trabajos de adecuación y reformas de la Planta Física de acuerdo con
los estudios que presente el área de Planeación. Mantener en condiciones adecuadas la planta
física de la Institución.
ALCANCE: Desde la Identificación de las necesidades hasta la intervención.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Protocolos de Seguridad y Mantenimiento de Patrimonio
Cultural, Estatuto de Contratación y Manual de Interventoría
CONDICIONES GENERALES: Toda obra debe corresponder a estudios realizados por el área de
planeación.
MARCO LEGAL: Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007
N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SIA
ÁREA CARGO
1 Plan de acción Al final de cada Área de Asesor de Plan de N.A

para el vigencia el área de Planeació Planeación acción de
mantenimiento Planeación Formula el n mantenimie
de las sedes. Plan la siguiente Arquitecto nto
vigencia. (a)
2 Visitas de Se realiza la visita de Planeació Arquitecto Actas N.A

Inspección y inspección de n (a)
evaluación solicitudes donde se
evalúa la magnitud e
incidencia del
requerimientos de las
áreas
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Estudios Se realiza el estudio Planeació Arquitecto Estudio N.A

previos previo de la obra a n (a) previo
realizar teniendo en
cuenta el Estatuto de
Contratación del
Instituto
4 Designación A partir de los estudios Área de Asesor de Oficio de N.A

Interventoría previos el Área de Planeació Planeación Designació
planeación designa por n n
escrito el interventor de Interventor
obra, que puede ser el
contratista Arquitecto o
procede a contratar
Interventoría externa.
5 Interventoría y Teniendo en cuenta los Interventor Interventor Informes de N.A

Supervisión términos contractuales, ía Interventorí
y demás condiciones a y entrega
establecidas la a
Interventoría hace el satisfacción
seguimiento periódico de la obra.
de la obra hasta el feliz
término de la misma.
6 Cierre de la Se realiza el informe Planeació Arquitecto Informe

obra final y el acta de n (a) final.
liquidación del contrato
suscrito. Acta de
liquidación
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: toda intervención a las sedes debe ser
estudiada y aprobada por el área de planeación.
Paola Gaitán Martínez-Miguel Araque Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Subproceso Gestión de Calidad

PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Sistema de Gestión de
Calidad
PROCEDIMIENTO: Control de Documentos CÓDIGO: GC-CD-04
PRODUCTOS: Formatos, Manuales, Instructivos. Listado maestro de documentos.
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los criterios básicos para la producción, identificación,
revisión, aprobación, actualización y cambios en la documentación del sistema de gestión de
calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en
los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información.
ALCANCE: Establecer el procedimiento y los criterios básicos para la producción, identificación,
revisión, aprobación, actualización y cambios en la documentación del sistema de gestión de
calidad, que debe controlarse en el Instituto Caro y Cuervo. Para asegurar su uso adecuado en
los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS: Es toda información perteneciente al Sistema de Calidad que se registre y
almacene en papel, video, cinta magnética o en cualquier otro medio.
DOCUMENTOS INTERNOS: Aquellos que emite la institución y que son de importancia para el
buen funcionamientos de la misma en la implementación y mantenimiento del S.G.C estos son:
(Manual de Calidad, Manual de Procesos y
procedimientos, formato, instructivo, etc.)
DOCUMENTOS EXTERNOS: Son Emitidos por entidades externas a la institución y contienen
información técnica o reglamentaria, estos son: (Leyes, resoluciones, normas, decretos, etc.).
FORMATO: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un
proceso o actividad específica, convirtiéndose así en un registro.
REGISTRO: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una
actividad realizada.
COPIA CONTROLADA: Son copia de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que
circulan dentro de la Institución cumpliendo con los controles establecidos, conservación y buen
uso por parte del usuario.
COPIA NO CONTROLADA: Son copias de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
cuya circulación no se controla.
COPIAS OBSOLETAS: Son documentos del Sistema de Gestión de la Calidad cuya aplicabilidad
y/o veracidad no es vigente.
DIFUSIÓN: Actividad mediante la cual se da a conocer un documento del S.G.C al funcionario o
funcionarios que lo deben aplicar
REVISIÓN: Introducción de los cambios que se consideran necesarios en cuanto al fondo y forma
de un documento.
APROBAR: Es la autorización para utilizar un documento para los propósitos determinados.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad,
procesos y procedimientos.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Todo Documento que se genere debe responder a una necesidad del proceso o servicio de la
institución.
Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden detectarse por cualquier
funcionario, quien informa al dueño del proceso. Todas las solicitudes de crear o modificar un
documento deben ser diligenciadas por el dueño del respectivo proceso y enviadas al área de
planeación a la sección de Gestión para su posterior análisis y aprobación por parte del Equipo
MECI.
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Ley 594 de 2000, NTCGP:1000:2009
ÁREA CARGO
1 Identificar Identificar la necesidad Área que Encarga N.A N.A

necesidad de crear o modificar un solicita do
documento y canalizar
con el dueño del
proceso.
2 Diligenciar Diligenciar formato para Área que Encarga Formato N.A
formato solicitud modificar solicita do Solicitud
documento y remitirla al
área de planeación.
3 Analizar Analizar impacto de la Planeación Profesio Formato de N.A
solicitud solicitud en el Sistema nal solicitud
de Gestión de la Calidad encargad
y decidir viabilidad o no o
de la misma, colocando
Vo.Bo en el formato
solicitud para elaborar o
modificar documento.
4 Asignar Si el documento es Planeación Profesio N.A
código nuevo. Asignar nal
preliminarmente código e encargad
identificar responsables o
de elaboración, revisión
y aprobación.
5 Elaboración Elaborar o modificar Área que Encarga Documento N.A
o documento cambiar solicita do Nuevo o
Modificació versión o incluir código. Modificado
n
documento
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
6 Actualizar Actualizar el LMD Planeación Profesio Listado Intranet,

listado Distribuir el documento a nal maestro de WEb
maestro y través de los medios encargad Documento
realizar pertinentes. o s
socializació  Punto de control
n
7 Presentació Realizar en las sesiones Planeación Profesio Acta.
n de respectivas del Equipo nal
cambios al MECI-Calidad la encargad
Equipo socialización de los o.
MECI. formatos elaborados o
modificados.
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Bohórquez
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Sistema de Gestión de Calidad
PROCEDIMIENTO: Control de Registros CÓDIGO: GC-CR-05

PRODUCTOS: Registros conservados
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los lineamientos básicos para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del
Sistema de Gestión de la Calidad en el Instituto Caro y Cuervo. Asegurar su adecuado uso en los
términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su
disponibilidad para quienes la requieran.
ALCANCE: Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros de origen interno y
externo del Instituto Caro y Cuervo
DEFINICIONES:
Acceso: Restricción de la consulta a determinados usuarios y medidas de control.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión del ICC cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo De Gestión: Comprende la documentación producida y recibida por las dependencias
del Instituto Caro y Cuervo para dar respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua
utilización y consulta por las oficinas productoras o quien la solicite.
Archivo Histórico: Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
Ciclo Vital Del Documento De Registros: Diferentes momentos de vida del documento desde
su elaboración hasta su disposición final.
Conservación: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de
Gestión de Calidad., de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental del
Depósito De Archivo De Gestión: Lugar destinado exclusivamente para la administración,
organización y conservación de las series, sub-series y tipos documentales de una dependencia,
una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención estipulados en la Tabla
de Retención Documental (TRD).
Documento: Información y su medio de soporte.
Registro: Datos o información que dan evidencia de la ejecución de actividades y de los
resultados alcanzados.
Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia
y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos Establecidos.
Soporte Del Documento: Medio en el que se encuentra adherida la información: electrónico,
físico, entre otros.
Tabla De Control De Registros: Índice utilizado para describir en forma ordenada, los formatos
del Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo|.
Tabla De Retención Documental: Es el instrumento que contiene la relación de: series, sub-
series y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retención,
generados por el ICC.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de

Procesos y procedimientos, etc.
CONDICIONES GENERALES: Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar
y actividad.
• Ningún registro en medio impreso (manuscrito) se debe generar a lápiz.
• La Institución se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.
MARCO LEGAL: Ley 594 de 2000
ÁREA CARGO
1 Determinar Determinar la Área quien Jefe de N.A N.A
Necesidad necesidad de solicita Proceso
tener un nuevo
registro o la
modificación de
uno existente.
2 Tramite Tramitar creación Área quien Jefe de N.A N.A
o modificación solicita Proceso
del registro.
3 Registrar Registrar o Planeación Profesional Listado N.A
actualizar Listado Área Maestro
maestro control Planeación de Control
de registros de
Registros
4 Recolección de Recolectar los Planeación Profesional N.A N.A
registros registros Área
previamente Planeación
diligenciados
para
su respectiva
clasificación.
5 Almacenamient Almacenar los Área quien Responsab N.A N.A
o registros de solicita le archivo
Calidad de de gestión
acuerdo a los
criterios
establecidos.
6 Archivo Archivar dichos Área quien Responsab N.A N.A
documentos en el solicita le archivo
lugar definido y de gestión
consignado en el
“Listado maestro
control de
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
registros”
7 Conservación Conservar los Área quien Responsab Tabla de N.A
registros durante solicita le archivo Retención
el tiempo de gestión Document
definido. al
(tablas de
retención)
8 Disposición Determinar la Dependencia Responsab N.A N.A
Final disposición final quien solicita le archivo
de los de gestión
documentos, una
vez terminado el
periodo de
conservación del
registro.
(tablas de
retención)
Bohórquez
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Producto No Conforme CÓDIGO: GC-NC-06
PRODUCTOS: No conformidades detectadas
OBJETIVO: Establecer el procedimiento y la metodología a seguir para identificar, controlar y dar
tratamiento a los productos o servicios No Conformes con los requisitos establecidos en las
caracterizaciones de productos y servicios del Sistema de Gestión de Calidad, para prevenir su
uso o entrega.
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la identificación del producto o servicio No Conforme en
cada proceso y finaliza con las verificaciones de las acciones tomadas.
DEFINICIONES:
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto o servicio. NOTA1: Para Efectos
de las Ley 872 de 2003 y la NTC-GP 1000:2009, el término “cliente” incluye a los destinatarios,
usuarios o beneficiarios. El cliente puede ser interno o externo a la entidad
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción emprendida para eliminar una no conformidad o problema detectado.
No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito.
Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos y optimizar el desempeño.
Problema: Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.
Producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia
y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2009, ISO 14001, Manual de Calidad de
Procesos y procedimientos, etc.
CONDICIONES GENERALES: El Instituto debe tratar los productos o servicios no conformes
mediante la definición de acciones para eliminar la no conformidad detectada. Puede definir
acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previstos. Una vez detectado el producto
no conforme se debe diligenciar el formato diseñado para tal fin. Debe existir registro del
seguimiento.
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004
ÁREA CARGO
1 Identificación y Determinar el Todas las Jefe o líder N.A N.A
Determinación Producto o Áreas de Proceso
del PNC Servicio No
Conforme
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
2 Documentar Documentar las Todas las Jefe o líder N.A N.A

acciones a seguir Áreas de Proceso
en caso de ser
detectados dentro
del límite permitido
 Punto de
control
3 Verificar Verificar los Todas las Jefe o líder N.A N.A
productos o Áreas de Proceso
servicios antes de
ser liberados
4 Detección Producto o servicio Todas las Jefe o líder N.A N.A
no conforme Áreas de Proceso
detectado
5 Registro Dejar registro Todas las Jefe o líder Formato N.A
 Punto de Áreas de Proceso
control
6 Acciones Tomar las Todas las Jefe o líder N.A N.A
necesarias acciones Áreas de Proceso
necesarias de
acuerdo al
documento guía
del producto no
conforme
7 Registro Dejar registro de Todas las Jefe o líder Formato N.A
las correcciones Áreas de Proceso
 Punto de
control
8 Seguimiento Realizar Todas las Jefe o líder N.A N.A
seguimiento a las Áreas de Proceso
acciones tomadas
9 Consolidación Consolidar los Todas las Jefe o líder N.A N.A
productos o Áreas de Proceso
servicio no
conforme de
acuerdo al periodo
impuesto.

Zoe Castro Bohórquez Ricardo Francisco Daza Gamba Enero de 2012
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas a los Sistemas CÓDIGO: GC-APC-07

PRODUCTOS: Acciones Preventivas, Acciones Correctivas, Acciones de Mejora.
OBJETIVO: Establecer la metodología para detectar, analizar y solucionar las no conformidades
reales y potenciales, al igual que detectar y proponer oportunidades de mejora del Sistema de
Gestión de Calidad.
ALCANCE: Desde la identificación de un problema por mínimo que sea hasta la formulación de
las acciones respectivas para darle solución.
DEFINICIONES:
Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no
conformidad detectada u otra situación indeseable.
Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Acción de mejora: acción continua emprendida para incrementar la eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos y la satisfacción de los usuarios y otras partes interesadas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NTCGP 1000:2004, ISO 9001, MECI: 2005 (Modelo
Estándar de Control Interno)
MARCO LEGAL: Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004
DEPENDENCIA CARGO
1 Detección Identificar la No Cada Área y Líder de Formato No N.A

conformidad real, Control Proceso y Conformida
potencial o aspecto que Interno Auditores d
puede ser mejorado en Internos
el formato de Solicitud
de No Conformidad
2 Describir la Describir la No Cada Área y Jefe de N.A N.A
No conformidad real, Control Proceso y
conformidad potencial o aspecto que Interno Auditores
puede ser mejorado e Internos
identificar el requisito
que no se está
cumpliendo o que podría
verse afectado en forma
potencial.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Ejecuta la Determinar si se requiere Cada Área Jefe de N N.A

Corrección tomar acción inmediata Proceso
y ejecutar.
4 Determinar el Determinar el tipo de Cada Área Jefe de Formato de N.A
tipo de acción, puede ser: Proceso Acciones
acción Correctiva, Preventiva o Correctivas
de Mejora. y
preventivas
5 Análisis de Analizar la causa de la Cada Área Jefe de N.A N.A
Causas No conformidad real, Proceso y
potencial o aspecto que Auditores
puede ser mejorado. Se Internos
debe utilizar una
metodología para el
análisis de causas. Para
las acciones de mejora
no se requiere efectuar
análisis de causas.
6 Formula Plan Definir y autorizar un Cada Área Jefe de Plan de N.A
de mejora plan de mejora que Proceso y mejora
garantice la Auditores
eliminación de la causa Internos
de la No conformidad
real, potencial o aspecto
que puede ser mejorado,
En el formato
establecido.
7 Notificación a El plan de mejora de las Área de Asesor de N.A N.A

Planeación No conformidades Planeación Planeació
originadas en las n
Auditorias de Calidad se
debe enviar al área de
Planeación, para su
codificación y
aprobación.
8 Implementar Implementar las Cada Área y Jefe de N.A
la acción acciones propuestas Control Proceso
correspondie dentro de los Interno
nte plazos establecidos
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
9 Realizar Realizar seguimiento a Cada Área y Jefe de Matriz de N.A

seguimiento cada una de las tareas Control Proceso y seguimiento
del plan de del plan de mejora en el Interno Auditores
acción formato según los Internos
plazos establecidos.
1 Volver a Revisar los resultados Control Jefe de N.A N.A
0 identificar la obtenidos de la acción Interno Control
No ejecutada y relacionar Interno
conformidad las actividades que
permiten
establecer que la acción
fue eficaz, eficiente,
efectiva,
conveniente y adecuada.
1 Cerrar la Cerrar la solicitud de Cada Área y Jefe de Formato de N.A
1 solicitud de acción y relacionar las Control Proceso y No
acción observaciones, Interno Auditores conformida
evidencias y comentarios Internos d
finales sobre la acción
correctiva, preventiva o
de mejora, si la
acción fue eficaz,
eficiente, efectiva,
conveniente y adecuada.
1 Informar a Informar al Área de Cada Área y Jefe de N.A N.A
2 Planeación el Planeación el cierre de Control Proceso y
cierre por las acciones originadas Interno Auditores
Auditorias de por Auditorías internas o Internos
calidad externas de Calidad.
1 Registrar y Registrar y controlar el Cada Área y Jefe de N.A Siste
3 controlar estado y las acciones Control Proceso y ma
Las tomadas por tipo de Interno Auditores Regist
solicitudes solicitud (correctivas, Internos ro de
de acción. preventiva y Accio
mejora), y por cada uno nes
de los procesos del
Instituto.
1 Conservació Las solicitudes de Cada Área Jefe de Tablas de Siste
4 n de registros acciones y los Proceso Retención ma
documentos que Documental Regist
evidencian su ejecución ro de
deben ser conservados Accio
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
por cada dueño de nes

proceso
Bohórquez
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Direccionamiento estratégico SUBPROCESO: Gestión de calidad

PROCEDIMIENTO: Gestión del Riesgo CÓDIGO: GC-AR-08
PRODUCTOS: Documento metodología para la gestión del riesgo, Mapa de Riesgos, Plan de
Manejo de Riesgos, Política de administración del riesgo.
OBJETIVO: Identificar, valorar y gestionar los riesgos asociados a los procesos del Instituto Caro
y Cuervo que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales, con el fin de ejecutar las
acciones necesarias para la mitigación y atención a los riesgos identificados
ALCANCE: Inicia desde el establecimiento de la Metodología de Gestión del Riesgo;

Comprendiendo las actividades periódicas de identificación de riesgos que definen las causas
(factores internos o externos) y efectos (consecuencias) de las situaciones de riesgo; el análisis
de riesgos que aporta probabilidad de ocurrencia; y la valoración de riesgos para medir la
exposición de la entidad al impacto de los mismos, la formulación y adopción de la Política de
Gestión del Riesgo hasta la evaluación y seguimiento de la gestión en la administración del
riesgo.
DEFINICIONES:
 Gestión de riesgos: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse permiten a

la entidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan
afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales, o los eventos positivos, que
permiten identificar oportunidades para el mejor cumplimiento de su función. Se constituye
en el elemento de control que al interactuar sus diferentes elementos le permiten a la
entidad autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus

objetivos.
Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la
Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a

un estándar determinado.
Fuente de riesgo: Elemento que por sí solo o en combinación tiene el potencial intrínseco

para dar lugar a riesgo.
Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del

riesgo.
Mapas de riesgos: Es la herramienta metodológica que permite hacer un inventario de
los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada

uno de éstos y las posibles consecuencias.
Nivel del riesgo: Magnitud de un riesgo, expresada en términos de combinación de las

consecuencias y sus probabilidades
Plan de Gestión del riesgo: Régimen en el marco de gestión del riesgo especificando el

enfoque, la gestión componentes y los recursos que se aplicarán a la gestión del riesgo
Política de Gestión del riesgo: Declaración de las intenciones y dirección generales de

una organización relacionada con la gestión del riesgo.
Probabilidad: Posibilidad que existe entre varias posibilidades que ocurra un evento, que
se debe medir a través de la relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad
de eventos que pueden ocurrir.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013


Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre lso objetivos
Riesgo Residual: de riesgo restante después del tratamiento del riesgo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la Administración del Riesgo DAFP 2011, ISO
31000:2009
CONDICIONES GENERALES: La gestión del riesgo debe ser un compromiso permanente de la
dirección y de cada funcionario del Instituto, para esto se formulará una política y se adoptara una
metodología para la Gestión del riesgo.
 Identificar y analizar riesgos deben ser actividades permanentes e interactivas entre todas
las dependencias. Para ello se deben evaluar aspectos internos y externos que puedan
representar amenazas significativas para la conservación o debilidades para el logro de
los objetivos institucionales.
 Planear y ejecutar acciones efectivas para la prevención, detección y/o corrección de

eventos o siniestros que afecten las actividades, objetivos, misión o visión o el personal
del Instituto Caro y Cuervo
MARCO LEGAL: CP Art 209 y 269,343, 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005, Ley 872 de 2003,
Ley 489 de 1998, Res 0090 de 2006 crea el comité y modificado por la Resolución 167 de 2007.

ÁREA CARGO
1 Establecimient La dependencia dePlaneación Asesor de la Acta de
o, Planeación y Comité de Dirección con reunión.
actualización y presenta ante el coordinació funciones de
aprobación de Comité de
n de control Planeación Cartilla
la metodología coordinación de
interno Metodológica
de gestión del control interno la
(*) Control Profesional de para la
Riesgo propuesta de la interno Planeación gestión del
metodología de
podrá Riesgo
gestión del riesgo
apoyar la Integrantes del aprobada
para su
construcció Comité de
aprobación. n de la Coordinación
propuesta de Control
metodológic Interno
a
2 Socialización y Realizar jornadas Planeación Profesional de Listados de
divulgación de socialización de Equipo Planeación Asistencias a
la política y la MECI capacitacione
metodología de s
gestión del riesgo
aprobada
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Identificación Se realizan las Todas las Líder de Formato N.A

respectivas mesas Áreas, con proceso y Identificación
de trabajo en el apoyo de Profesionales del Riesgo
donde se planeación. de planeación.
identifican y
priorizan los *Control
riesgos asociados interno
a cada proceso, brindara
con sus posibles asesoría
causas y permanente
consecuencias.
4 Análisis Se analiza el Todas las Líder de Formato N.A
riesgo identificado, Áreas proceso Análisis del
teniendo en Riesgo
cuenta, la
frecuencia con que
se presenta el
riesgo, el impacto y
consecuencias que
tendría el riesgo si
se materializa.
5 Evaluación Se evalúa la Todas las Líder de Formato N.A
magnitud de la Áreas proceso Valoración
incidencia del del Riesgo
riesgo en el
Instituto. Se valora
a partir de la
escala definida.
6 Tratamiento Se identifica la Todas las Líder de N.A N.A
del riesgo mejor forma de Áreas, Área proceso
atender el riesgo a de control
partir de su Interno.
valoración y la
incidencia que
tiene sobre la
gestión del
Instituto.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
7 Mapa de Se consolida la Todas las Líder de Mapa de N.A

riesgo información Dependenci proceso con riesgos.
obtenida de la as acompañamie
identificación, nto de
análisis y Planeación.
evaluación de los
riesgos, para la
consolidación del
mapa de riesgos.
8 Formulación y La dependencia de Dirección Director (a) Acto
aprobación del planeación realiza Administrativ
Plan de la Consolidación Planeación Comité de o de
Manejo de del Plan de Manejo Comité de Coordinación Implementaci
Riesgo de Riesgo, para la Coordinació de control ón de la
presentación y n de Interno Política de
aprobación, por Control Administració
parte de la interno n del Riesgo.
Dirección General
y el Comité de
Coordinación de
control interno
 Punto de
control
9 Formulación Formular y adoptar Dirección Director (a) Acto
y/o formalmente la General Integrantes administrativ
actualización política de Gestión Comité de Comité de o de
de la política del riesgo del Coordinació Coordinación adopción de
de Gestión del instituto n de de control la Política de
resigo Control Interno Gestión del
interno riesgo
Acta de
reunión
1 Divulgación Socialización del Planeación Profesional Estrategia de Intran
0 mapa de riesgos planeación y divulgación. et
definitivo y la comunicacione Pág.
política de riesgos. s web.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
1 Monitoreo y Asegurar que las Área de Jefe del Área N.A N.A
1 revisión. acciones se están Control de Control
llevando a cabo y Interno Interno y
evaluar la Todas las Profesional de
eficiencia en su áreas la Área de
implementación Control Interno
adelantando
revisiones sobre la
marcha para
evidenciar los
factores que
pueden estar
influyendo en la
aplicación de
las acciones
preventivas.
 Punto de
control
1 Evaluación y Realizar la revisión Dependenci Profesional Informe de
2 seguimiento independiente a la a de especializado seguimiento
operación de la Control con funciones Papeles de
metodología de Interno de control trabajo
gestión del riesgo y interno
la gestión de este Profesional
universitario
con funciones
de Control
Interno
1 Elaboración Con base en el Todas las Líderes de Plan de N.A
3 del plan de informe entregado dependenci proceso mejoramiento
Mejoramiento de Control interno, as de Gestión
de los líderes de Dependenci del riesgo
administración proceso con sus a de
del riesgo equipos de trabajo, Control
formularan un Plan interno
de mejoramiento brindara
con el fin de asesoría
subsanar los permanente
hallazgos y/o
observaciones
presentadas en el
informe
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
1 Seguimiento al La dependencia de Dependenci Profesional Informe de

4 Plan de control interno a de especializado seguimiento
mejoramiento realizara Control con funciones
de Gestión Papeles de
seguimiento a la Interno de control
del riesgo trabajo
ejecución de las interno
acciones de
mejoramiento Profesional
propuestas por las universitario
dependencias en con funciones
los planes de de Control
mejoramiento para Interno
la gestión del
riesgo
 Punto de
control
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Noviembre de 2012
Bohórquez
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Subproceso Relaciones Interinstitucionales

PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Relaciones interinstitucionales
PROCEDIMIENTO: Gestión de Convenios Interinstitucionales CÓDIGO: PL-RI-09
PRODUCTOS: Convenio Suscritos y Capítulos anexos
OBJETIVO: Gestionar, Administrar y monitorear los convenio Interinstitucionales
ALCANCE: Desde la formulación de la estrategia de relaciones interinstitucionales, pasando por
la firma de convenios hasta la liquidación de capítulos anexos a los convenios.
DEFINICIONES:
Convenio Marco: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la
voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines
de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar
actividades de cooperación mutua.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional
CONDICIONES GENERALES: Ver documento de Políticas de Operación ICC

MARCO LEGAL: Decreto 1142 de 1970, Acuerdo 04 de 2002 Consejo Directivo

°
ÁREA CARGO
1 Necesidad de La dirección y las Dirección Director (a) N.A N.A
convenios áreas de la entidad Todas las Líderes de
establecen la áreas. proceso.
necesidad de Coordinadores
realizar convenios de equipos de
interinstitucionales. investigación.
2 Contactos Se realizan Relaciones Profesional de N.A N.A
Interinstitucion contactos con la Interinstituci relaciones
ales instituciones onales Interinstitucional
es
3 Verificación Se revisa la Relaciones Profesional de N.A N.A
convenio preexistencia de un Interinstituci relaciones
marco convenio marco. onales Interinstitucional
 Punto de es
control
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
4 Elaboración de Si no existe el Dirección, Director (a), Proyecto N.A

convenio convenio marco se Jurídica y Área Jurídica y Convenio
marco elabora Relaciones Profesional de Marco
Interinstituci relaciones
onales Interinstitucional
es
5 Revisión y El proyecto es Entidad Representante o N.A N.A
Ajustes del revisado por la Cooperante su delegado
texto del contraparte y se
Convenio devuelve para
realizar los ajustes a
que haya lugar
Perfeccionami Realizados los Dirección Director (a), Convenio N.A
6 ento ajustes, se procede con visto Área Jurídica y Perfecciona
a firma del convenio bueno de Profesional de do
por parte de los Jurídica y relaciones
representantes Relaciones Interinstitucional
legales de ambas Interinstituci es
entidades. onales
7 Definición Estructurado el Dirección, Director (a), y N.A N.A
proyecto de convenio Marco y Relaciones Profesional de
cooperación formalizado por las Interinstituci relaciones
entre las partes se define y onales con Interinstitucional
partes formula el proyecto Entidad es
de cooperación, que Cooperante
constituye el capitulo
anexo al convenio.
8 Planeación y A través de Dirección Director (a) y N.A N.A
Negociación conversaciones se y Profesional de
de estipulan las Relaciones relaciones
condiciones condiciones de Interinstituci Interinstitucional
desarrollo de los onales con es
proyectos Entidad
formulados y Cooperante
definidos
9 Estructuración Se formalizan las Jurídica y Área Jurídica y Capítulo N.A
de capitulo condiciones Relaciones Profesional de Anexo
anexo planteadas y Interinstituci relaciones
negociadas onales con Interinstitucional
Entidad es
Contratista
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
1 Se proyecta Se verifica el CDP Dirección, Director (a), Acto N.A

0 acto que soporta Jurídica y Área Jurídica y Administrati
administrativo contrapartidas y Relaciones Profesional de vo
de firma de elabora el acto Interinstituci relaciones
capítulos administrativo. onales Interinstitucional
anexos es
1 Perfeccionami Se envía el capitulo Jurídica de Profesional de N.A
1 ento para revisión jurídica la Entidad relaciones
de la contraparte y Cooperante Interinstitucional
firma de la misma y es
Relaciones
interinstituci
onales.
1 Seguimiento a Seguimiento a las Área de Profesional de Informes de N.A
2 la ejecución de actividades del Relaciones relaciones Seguimient
las acciones cronograma del Interinstituci Interinstitucional o por parte
pactadas en el capítulo, y onales y es, Líderes de de las áreas
capitulo anexo. seguimiento a la Jefes de proceso, misionales
parte académica por Proceso Coordinadores
parte de las áreas Misional de equipo de
misionales. Involucrado investigación
 Punto de s
control
1 Establecer A partir de la Dirección, Director (a), N.A N.A
3 modificaciones revisión de los Jurídica y Área Jurídica y
para informes y de común Relaciones Profesional de
elaboración de acuerdo entre las Interinstituci relaciones
otro si cuando partes y en vista de onales con Interinstitucional
haya lugar la necesidad de Entidad es
modificar las Contratista
condiciones del
Capítulo Anexo, se
perfeccionan las
novedades
respectivas
1 Elaborar otrosí Si se realizan Dirección, Director (a), Resolución N.A
4 modificaciones se Jurídica y Área Jurídica y de
elabora el respectivo Relaciones Profesional de autorización
Otro sí al Capitulo Interinstituci relaciones de
anexo del convenio onales con Interinstitucional Modificació
Entidad es n
Contratista
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
1 Perfeccionami Revisión Jurídica de Dirección, Director (a), Otrosí. N.A

5 ento de otrosí las partes y firma de Jurídica, Área Jurídica.
los representantes Entidad
legales. Cooperante
1 Proyección del Una vez terminadas Jurídica y Área Jurídica y N.A N.A
6 Acta de las acciones Relaciones Profesional de
Liquidación pactadas en el Interinstituci relaciones
capitulo capitulo anexo se onales con Interinstitucional
procede a proyectar Entidad es
el acta de Cooperante
liquidación del
mismo
1 Perfeccionami Se suscribe el acta, Dirección Director (a), Acta de
7 ento del Acta por las partes con visto Área Jurídica. Liquidación
de Liquidación bueno de Capítulo
del capitulo Jurídica y Anexo
Entidad firmada por
Cooperante las partes
.
Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Noviembre de 2012
Bohórquez
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Comunicaciones y prensa
PROCEDIMIENTO: Comunicación Organizacional y Prensa. CÓDIGO: PL-CM-10

PRODUCTOS: Organizacional: Boletines internos, circulares, noticias. Prensa: Boletines,
Comunicados de Prensa y material audiovisual
OBJETIVO: Comunicar una imagen renovada y actual del INSTITUTO CARO Y CUERVO como
un centro de altos estudios dedicado a la investigación, la docencia, la asesoría y la divulgación
del lenguaje, la literatura y la cultura hispanoamericana; encargado de custodiar el patrimonio
idiomático de la Nación.
ALCANCE: Desde la compilación de la información hasta la confirmación del logro de objetivos
de divulgación
DEFINICIONES:
Apropiación Social del Conocimiento: Publicar, divulgar y socializar el conocimiento
acumulado en el Instituto a la comunidad nacional e internacional.
Comunicación Organizacional: La interacción dinámica y multidireccional entre los miembros de
la Entidad para la consecución de los objetivos propuestos de acuerdo con la misión y visión
estratégica del Instituto. Es instrumentada y flexible.
Prensa: El objetivo es proyectar una imagen positiva del Instituto a la sociedad e influir en la
opinión pública, a través de los medios de comunicación, comerciales y culturales, internet y las
redes sociales.
Comunicaciones oficiales: información recibida o producida en el desarrollo de los procesos
institucionales.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política Institucional de Comunicaciones, Plan Estratégico
Institucional. Misión y visión institucional. Política De comunicación organizacional y prensa.
CONDICIONES GENERALES: Todas las acciones de comunicación al interior del Instituto y de
esta hacia entes externos deben ceñirse a las directrices y lineamientos establecidos en la
Política Institucional de Comunicación.
Todos los comunicados que tengan como receptor los medios de comunicación externos deben
ser revisados y aprobados por el Área de Comunicación Organizacional y Prensa.
Solicitar a las áreas el reporte de la información que es susceptible de ser publicada
periódicamente.
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005

ÁREA CARGO
1. Plan de El área de C.O. y P. C.O. y P. Líder de Plan N.A
información elaborará proceso
informaciones de
prensa de acuerdo
con un plan
establecido.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
2 Entrega de la El área interesada Todas las Líder de Mail. N.A

información en divulgar áreas proceso
información
institucional interna
o externa debe
enviar al área de
Prensa la
información
respectiva.
3 Definir Al analizar la CO y P Profesional Documento N.A.
medios y información, el área de
fuentes de CO y P Comunicaci
establecerá los ones y
medios a los que se prensa
dirigirá, las fuentes
con las que
complementará la
información y los
recursos de apoyo.
4 Redacción, Se analiza y revisa Área de Profesional N.A N.A
corrección y la información comunicacio de
diseño de la recibida y se verifica nes y prensa Comunicaci
información. redacción, ones y
corrección y estilo. prensa
 Punto de
control
5 Envío Hacer el envío o Área de Área de N.A Web
publicación de la comunicacio comunicaci Intranet
información a través nes y prensa ones y Mail
de los medios prensa
respectivos.
6 Informe de Periódicamente el Área de Área de Informe
las área realizara un comunicacio comunicaci
actividades informe de la gestión nes y prensa ones y
de comunicaciones prensa
realizadas.
Recomendaciones para mejorar el procedimiento: Requerir a las áreas la información que es

susceptible de ser publicada periódicamente. Facilitar el acceso a la información para su
divulgación. Coordinar la producción gráfica de los materiales y piezas de comunicación.
Paola Gaitán Martínez-Carlos Ricardo Francisco Daza Gamba Diciembre de 2012
Jaramillo Angulo
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa

PROCEDIMIENTO: Administración Página WEB CÓDIGO: PL-CM-11
PRODUCTOS: Portal Instituto www.caroycuervo.gov.co
OBJETIVO: Mantener actualizada la página Web del Instituto para que sirva de sitio de consulta
de la información que produce con el propósito de crear un canal de comunicación entre el
Instituto y la sociedad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud de la publicación y termina con la actualización de la
información de la página web
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan Estratégico Institucional, Política Institucional de
Comunicación, Plan de comunicación Organizacional y Prensa.
CONDICIONES GENERALES: Cada área debe reportar periódicamente la información que será
cargada a la página web, la actualización y retiro de la misma cuando sea pertinente.
Toda información susceptible de publicación debe ser enviada por medio electrónico.
El diseño y administración de la página web se realizará de acuerdo a los lineamientos de la
estrategia de gobierno en línea.
El Webmaster asesora los desarrollos posteriores de la página web que sean solicitados por las
diferentes áreas.
MARCO LEGAL: Decreto 1151 de 2008, Manuales de Gobierno en línea.
ÁREA CARGO
1 Recepción Se recibe todo Todas las N.A N.A Correo
de información a áreas Interno
contenidos través de correo Involucradas
electrónico de las
diferentes áreas
del Instituto que
es susceptible de
ser publicada en
el portal.
2 Definir Al analizar la CO y P Profesional Documento N.A.
medios y información, el de
fuentes área de CO y P Comunicacio
establecerá los nes y prensa
medios a los que
se dirigirá, las
fuentes con las
que
complementará la
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
información y los
recursos de
apoyo.
3 Revisión Se realiza una Área de Profesional N.A N.A

del revisión y Comunicacio de
contenido corrección a que nes y prensa Comunicacio
de la haya lugar de los nes y prensa
información contenidos
que se va a  Punto de
publicar. control
4 Convertir la Convertir la Área de Profesional N.A N.A
información información en los Comunicacio de
formatos nes y prensa Comunicacio
adecuados o nes y prensa
correspondientes
para subirla a la
web.
5 Rediseño y Rediseña y Área de Profesional N.A N.A

actualizació actualiza la Comunicacio de
n. página web con la nes y prensa Comunicacio
información a nes y prensa
publicar.
6 Comunicaci Comunica al Área de Profesional N.A N.A
ón al solicitante la Comunicacio de
solicitante publicación de la nes y prensa Comunicacio
información nes y prensa
ATENCIÓN DE LA PÁGINA WEB

7 Filtro de Se analiza y Área de Webmaster Mail Website
registros y selecciona los Comunicacio
claves usuarios nes y prensa
registrados de la
página y se les
otorga una clave.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
8 Seguimient Realizar control y Área de Webmaster Registro de

o a los seguimiento de Comunicacio soluciones.
mecanismo las herramientas nes y prensa
s de de seguridad del Informe a
seguridad website. Revisar sistemas.
del website.las alertas.
 Punto de
control
9 Sugerencia Direccionar las Área de Webmaster Consultas
s, diferentes Comunicacio Registro de
peticiones y consultas y nes y prensa envío.
consultas. peticiones que
realizan los
usuarios a las
áreas
competentes.
Estadística Realizar Área de Webmaster Informe.
s periódicamente Comunicacio
un informe con las nes y prensa
diferentes
estadísticas del
website (usuarios,
consultas,
registros)
Paola Gaitán Martínez-Carlos Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Jaramillo Angulo
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Direccionamiento Estratégico SUBPROCESO: Comunicaciones y Prensa

PROCEDIMIENTO: Administración de los perfiles CÓDIGO: PL-CM-012
institucionales en redes sociales
PRODUCTOS: Interacciones en las RS.
OBJETIVO: Mantener actualizada la comunicación entre el Instituto y los participantes de cada
red de acuerdo con la estrategia que se defina para cada una, con el fin de consolidarlas como
canales de comunicación entre el Instituto y los seguidores.
ALCANCE: Desde la creación del perfil en la RS hasta la realización del informe de seguimiento.
DEFINICIONES:
Redes sociales: servicios web para comunidades de personas que comparten intereses y
actividades. Los servicios de red permiten a los usuarios crear un perfil y compartir diferente tipo
de información. Medios de comunicación que basan su modelo de construcción y producción en
una figura colaborativa, respaldada en la interacción social de redes y comunidades.
Comunidad virtual: No es simplemente un grupo el que genera comunidad, sino las
interacciones dentro de ella, y esas interacciones y el sentimiento de pertenencia que ellas
producen.
Twitter: servicio gratuito de microblogging que permite a sus usuarios enviar entradas de texto
(tweets) de una longitud máxima de 140 caracteres. El envío de estos mensajes se puede realizar
tanto por el sitio web como vía SMS desde un teléfono móvil.
Facebook: sitio web gratuito de redes sociales. La idea fundamental de este sitio es crear una
comunidad web donde las personas comparten gustos y sentimientos.
Youtube: sitio electrónico en el cual los usuarios pueden subir y compartir videos.
Perfiles institucionales: usuarios /perfiles creados para efectos de se difunda información de
interés institucionales. Estos perfiles constituyen canales de comunicación de información de
carácter oficial.
Twitter @CaroyCuervo
Facebook Prensa ICC
Información institucional: información relativa al ejercicio de las funciones institucionales que
sea de interés para la ciudadanía y público interesados. (Servicios, ofertas académicas, eventos)
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
La administración actualización y monitoreo de los perfiles sociales está bajo la responsabilidad
del área de Comunicaciones. La custodia de las claves de acceso a los perfiles estará a cargo del
líder de proceso.
Los comunicados de prensa que se emitan serán colocados en los perfiles institucionales una vez
sean aprobados.
MARCO LEGAL: Decreto

CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

ÁREA CARGO
1 Monitoreo Monitoreo de los Comunicacio Community N.A
perfiles nes Manager
institucionales de (CM)
manera diaria (Dinamizador
de redes)
2 Publicación Se actualiza Comunicacio Community Redes
de diariamente la nes Manager sociales
información información (CM)
institucional que (Dinamizador
se postea en las de redes)
diferentes redes.
3. Seguimient Interno: A la Comunicacio Community
o y mejoras percepción que nes Manager
sobre redes (CM)
(Dinamizador
tienen los
de redes)
miembros del
Instituto a través
de: asistencia a
reuniones,
actualización de
políticas de uso,
gestión del trabajo
diario y
generación de
informes
periódicos.
Externo:
Monitorear temas,
términos o
asuntos clave, de
manera periódica
y generando
reportes
mensuales con
unos criterios
definidos.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
 Punto de
control
4 Informe Se realiza un Área de Profesional Informe N.A

informe mensual Comunicacio de
con los datos nes y prensa Comunicacio
correspondientes nes y prensa
al seguimiento y
evaluación de la
administración de
los perfiles.
Incluye variables
cuantitativas,
cualitativas y
medios sociales.
Paola Gaitán Martínez- Carlos Ricardo Francisco Daza Gamba Diciembre de 2012
Jaramillo Angulo
SUBPROCESO SISTEMAS
PROCESO: Planeación estratégica SUBPROCESO: Sistemas
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCEDIMIENTO: Adquisición de Hardware y Software CÓDIGO: PL-ST-13

PRODUCTOS: Suplir las necesidades de hardware y software del Instituto.
OBJETIVO: Realizar acompañamiento y apoyo técnico para la adquisición de software y hardware.
ALCANCE: Desde la identificación de la necesidad hasta la puesta en marcha del software y
Hardware
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación, Manejo de Software y hardware y
Plan de Compras
CONDICIONES GENERALES: La adquisición de software y hardware debe ajustarse a lo
plasmado en el plan de compras de la vigencia.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo.
RESPONSABLE
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS SIA
DEPENDENCIA CARGO
Se reciben los
Identificación requerimientos por Todas las Profesionales Correo
Formulario
1 de la parte de las dependencias del área de electrónic
de Solicitud
necesidad dependencias. Sistemas Sistemas o.
Se solicita a almacén
si el requerimiento
está en el inventario y
Responsable de
se puede suministrar (
Almacén y
Se revisa la continua al paso 5), si Almacén y Correo
2 Profesionales N.A
existencia no se evalúa la Sistemas electrónico.
del área de
adquisición ajustado al
Sistemas.
plan de compras
 Punto de
control
Se viabiliza la
necesidad
Jefe de
Viabilidad e presupuestal y técnica
Planeación y
inclusión en del requerimiento. De Planeación y Plan de
3 Responsable del N.A
el plan de ser aprobado se Sistemas compras.
área de
compras incluye en el plan de
Sistemas
compras de la
vigencia.
Se surte el
Profesional de
procedimiento de
Área de contratación.
4 Adquisición adquisición de los Contrato N.A
contratación. Profesional de
elementos incluidos en
sistemas.
el plan de compras.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
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Verificar que equipos y

software funcionen y
cumplan con las
especificaciones
técnicas requeridas, si
Check list
Peritaje funciona entra a Área de Asistentes de
5 Acta de N.A
técnico almacén sino se Sistemas sistemas
recibido
comunica al
proveedor.
 Punto de
control
Si el bien solicitado es
para uso de la sede
Casa Cuervo se envía
ala almacén los
Envío de
documentos soportes Profesional de
elementos Área de Contrato o
del recibido para dar sistemas
adquiridos al sistemas factura.
6 ingreso al inventario. SAFI
almacén para Acta de
Encargado del
ingreso al Área de almacén recibido
Si el bien solicitado es almacén.
inventario
para uso en la sede
Yerbabuena se envía
al almacén con los
soportes respectivos.
Realizar la instalación
Aplicativo
y configuración Profesionales o Solicitud de
Instalación y Área de de
7 respectiva de los técnicos de la
configuración. sistemas soporte
equipos en el puesto sistemas. instalación.
técnico.
de trabajo.
Se envía al solicitante
Notificación
de la instalación la Profesionales o
de la Área de
8 notificación del técnicos de Notificación.
realización de sistemas
proceso. sistemas.
la instalación.
3. Control de cambios
Paola Gaitán Martínez- Fredy Rey Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012
Camacho- Jean Paul Granados Francisco Daza Gamba
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Soporte Técnico a usuarios finales CÓDIGO: PL-ST-14
PRODUCTOS: Solución a los requerimientos.
OBJETIVO: Atender requerimientos de las diferentes dependencias en cuanto a problemas
técnicos de hardware y software
ALCANCE: Desde el requerimiento del funcionario hasta la solución del mismo
DEFINICIONES:
Escalamiento. Cuando el área no cuenta con las herramientas suficientes, las solicitudes se
envían a los proveedores o demás instancias que puedan intervenir en la solución de los
inconvenientes de hardware.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y Manejo Software y hardware
Los usuarios de los equipos deben hacer uso adecuado de estas herramientas con el fin de no
generar inconvenientes por mal uso, deben ceñirse a los parámetros de seguridad y manejo
dispuestos por el equipo de sistemas con el fin de evitar perjuicios en el hardware y software.
Las solicitudes de servicio técnico deben hacerse a través del aplicativo diseñado para tal fin, de
lo contrario las solicitudes o serán atendidas.
MARCO LEGAL: Licencias, derechos de autor y ley de archivo
N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTR SIA
° DEPENDEN CARGO O
CIA
1 Recepción Se recibe la solicitud de la Todas las Solicitante. Solicitud Aplicativo
dependencia a través del áreas. de soporte
aplicativo de soporte Profesional técnico.
técnico. y técnicos
de
sistemas.
2 Valoración Se valora si el Área de Profesional N.A N.A
y requerimiento necesita ir sistemas es y
clasificació al puesto de trabajo o por técnicos de
n asistencia remota sistemas.
3 En el El profesional o técnico Área de Profesional N.A N.A
Puesto de del área de sistemas se sistemas es y
trabajo desplaza al puesto de técnicos de
trabajo verifica el sistemas.
requerimiento y procede a
su solución
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
4 Asistencia De acuerdo con la Área de Profesional N.A N.A

remota valoración dada, el sistemas es y
requerimiento se técnicos de
soluciona a través del sistemas.
aplicativo remoto.
5 Cierre Si la solicitud se atendió Área de Profesional Reporte N.A

requerimie efectivamente se cierra. Si sistemas es y del
nto la solicitud no se puede técnicos de aplicativo
atender inmediatamente sistemas. .
se realiza el escalamiento
de ésta.
6 Escalamie Cuando los equipos se Área de Profesional Hoja de N.A
nto de encuentran en garantía y sistemas. es y vida del
solicitudes. requieren cambio de técnicos de equipo.
repuestos, o en caso de Proveedor sistemas. Correo
que la garantía haya es electróni
vencido la solicitud se co
remite al contratista que
suministra las partes.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Cuando los usuarios hacen solicitudes

repetitivas el área de sistemas realiza capacitaciones acerca de los inconvenientes encontrados.
Las observaciones realizadas por los profesionales y técnicos de sistemas deben ser
implementadas por los usuarios para evitar reprocesos y demoras en la atención de las demás
solicitudes.
Los manuales publicados en la intranet institucional (Carpeta grupo general) deben ser revisadas
por todos los usuarios y deben implementarse los procedimientos especificados para solucionar
inconvenientes simples.
3. Control de cambios
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis.- Ricardo Noviembre de 2012
rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba
Granados

PROCEDIMIENTO: Aseguramiento de las estaciones de trabajo y Copias CÓDIGO: PL-ST-15
de respaldo.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PRODUCTOS: Backup, Antivirus existente funcionando, Plan de Mantenimiento Preventivo y

Correctivo de software y hardware.
OBJETIVO: Asegurar la información y el correcto funcionamiento de los equipos para mantener la
continuidad del negocio.
ALCANCE: Desde la configuración de scripts y actualización de parches de seguridad, hasta el
correcto funcionamiento de las estaciones de trabajo.
DEFINICIONES:
Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades,
respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones.
Medios extraíbles: cintas de seguridad.
Script: parametrización lógica basada en DOS.
Parches de seguridad: Liberación de actualizaciones de los sistemas operativos instalados en las
estaciones de trabajo y software en general.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales para la creación y configuración de Scripts.
Identificación de usuarios para el respaldo selectivo (Documentos, imágenes, archivos de sonido,
videos).
CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información debe ser periódica e implementar todos
los mecanismos que estén al alcance para evitar la pérdida de información sensible para el Instituto,
asegurando de esta manera la continuidad del negocio.
MARCO LEGAL: ISO 17799
DEPENDENCIA CARGO
1 Instalación Se realiza la Área de Profesiona Correo N.A
de antivirus instalación del sistemas les y electrónico y
antivirus y se verifica técnicos matriz de
firmas de información.
actualizaciones
2 Actualización Se actualizan los Área de Profesiona Correo Servidor
de parches parches de seguridad sistemas les y electrónico y WSUS
de seguridad mediante el servidor técnicos matriz de
de actualizaciones información.
(WSUS) o de manera
manual.
3 Desinfección El antivirus realiza la N.A N.A Informes de Consola
automática desinfección de antivirus. de
de archivos archivos en tiempo administr
real y de manera ación
automática.
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
4 Reportar El antivirus envía Área de Profesiona Reportes de la Consola

problemas de mensajes de alerta a sistemas. les consola de de
reconocimien la consola de administración administr
to de nuevas administración, si el de antivirus, ación.
variantes de archivo no fue correo
virus. desinfectado, el área electrónico y
de sistemas debe firmas
informar esta
anomalía a los
administradores de la
firma de antivirus para
que esta variante de
virus nueva sea
reportada a los
desarrolladores de las
vacunas, para la
posterior actualización
de las bases de
datos.
 Punto de
control
5 Mantenimient Se realiza el Área de Profesiona Informes de N.A
o de equipos mantenimiento sistemas les, actividades.
de cómputo preventivo y técnicos y
correctivo de los empresa
equipos de cómputo, Contratist
escáneres e a.
impresoras.
El mantenimiento
preventivo y
correctivo de las
impresoras y los
escáneres, se lleva a
cabo por la empresa
contratista, con la
supervisión del área
de sistemas. La
empresa contratista
debe suministrar los
repuestos de los
equipos de cómputo
en general.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
6 Copias de El sistema Todos las Todos los Unidad F en el Servidor

seguridad automatizado en Dependencia Funcionari equipo servidor de
automatizada RAID 1 (configuración s. os copias
s de dos discos duros de
que generan copias segurida
idénticas), envía un d.
mensaje de alerta a
los usuarios para
informar el día en que
se copiara la
información en el
servidor dispuesto
para ello.
 Punto de
control
7 Copia en La oficina de sistemas Área de Profesiona Tape Backup Servidor
medios procede a copiar toda sistemas les y de
extraíbles la información técnicos copias
generada por el de
sistema de copia segurida
automatizada en el d.
disco del servidor al
Tape Backup con
capacidad de 120 Gb.
8 Envío de Las cintas de Área de Profesiona Comunicado Servidor
cintas respaldo se envían al sistemas y les, enviando Tape de
área de a archivo en área de técnicos, Backup, Tablas copias
la sede de archivo y de retención de
Yerbabuena para que encargado Documental segurida
sean almacenadas del área d.
bajo las condiciones de
de almacenamiento archivo.
adoptadas por esta
área.
 Punto de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Hacer revisiones periódicas en cada uno de los
equipos para verificar que el proceso se esté ejecutando correctamente.
3. Punto de control
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Francisco Noviembre de 2012
Rey Camacho- Jean Paul Daza Gamba
Granados.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Soporte técnico a la infraestructura. CÓDIGO: PL-ST-16
PRODUCTOS: Mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de red y servidores.
OBJETIVO: Mantener el correcto funcionamiento de los servidores y la red WLAN de la intranet del
ALCANCE: Desde el mantenimiento preventivo de los equipos, hasta la restauración de los mismos.
DEFINICIONES:
WLAN: Red inalámbrica de área local, para el uso de recursos compartidos, servicios de internet, y
servicios cliente servidor.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general,
para evitar paradas inesperadas.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo en general,
para corregir daños que requieren el reemplazo de partes o el reemplazo de la misma máquina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Hojas de vida de los equipos servidores, información sobre la
configuración de accespoint y firewall.
CONDICIONES GENERALES: Mantener en pleno funcionamiento los servicios de la intranet.
DEPENDENCIA CARGO
1 Mantenimient Se realiza un Área de Profesional Correo Correo
o preventivo mantenimiento sistemas, y es, y electrónico, electrónico
preventivo cada tres empresa técnicos del reporte del y aplicativo
(3) meses, realizando contratista área de aplicativo de de mesa de
limpieza y ajuste de sistemas. mesa de ayuda
todos los elementos ayuda, e
que componen el informe de
equipo de cómputo y actividades de
sus periféricos. la empresa
contratista.
 Punto de
control
2 Mantenimient El mantenimiento Área de Profesional Correo Correo
o correctivo correctivo se realiza sistemas, y es y electrónico, electrónico
cada vez que se empresa técnicos del reporte del y aplicativo
requiere, ya sea por contratista. área de aplicativo de de mesa de
una parada sistemas. mesa de ayuda
inesperada o por el ayuda, e
desgaste de informe de
suministros. actividades de
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
la empresa
contratista.
3 Configuració Realizar los ajustes Área de Profesional Hoja de vida Consolas
n de requeridos para sistemas. es del área de servidores, de
servidores mantener en línea los de manuales de administraci
servicios ofrecidos por sistemas. configuración, ón de
determinado servidor. configuracione Firewall,
s de Firewall, equipos
registro de cliente
dominios servidor.
públicos
4 Configuració Habilitar puntos de Área de Profesional Matriz de Consola de
n de puntos red en nuevos sistemas. es del área información. administraci
de acceso a puestos de trabajo. de ón de los
la red sistemas. accespoint.
intranet.
5 Mantenimient Se realiza la Área de Profesional Informes de Servicios
o de los sitios actualización de sistemas es del área actividades. Web.
Web contenido y la carga de
de información en los sistemas.
sitios Web de la
entidad.
 Punto de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Las áreas que requieren la publicación de
servicios deben informar al área de sistemas con anticipación sobre estas necesidades para evitar
contratiempos y expectativas que retrasen el alcance de objetivos.
3. Punto de control
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012
Rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba
Granados.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Administración de servidores. CÓDIGO: PL-ST-17
PRODUCTOS: Backups, Informe acerca de la información del software y hardware instalado en los
servidores, Plan de mejoramiento continuo, Manuales de instalación y configuración del software
instalado en los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores.

OBJETIVO: Asegurar el servicio, la información y el correcto funcionamiento de los servidores para
mantener la continuidad del negocio.
ALCANCE: Desde la instalación y configuración del sistema operativo y los aplicativos en los
servidores hasta la configuración en el firewall para poder publicar los servicios web.
DEFINICIONES:
Backup: copia de seguridad de los archivos que manejan los funcionarios en sus actividades,
respaldo de las bases de datos de las diferentes aplicaciones.
Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema informático, comprende el conjunto de
los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en
contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware.
Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un sistema informático; sus componentes son:
eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos.1 Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de
todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado; contrariamente, el soporte lógico es intangible y
es llamado software.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manuales de instalación y configuración del software instalado en

los servidores y Manual de Manejo de los aplicativos instalados en los servidores.
CONDICIONES GENERALES: El respaldo de la Información de los servidores debe ser periódica y

cada servidor y para cada aplicativo instalado se deberá crear el respectivo manual de referencia,
asegurando de esta manera la continuidad del negocio.

DEPENDENCI CARGO
A
1 Instalación Se realiza la Área de Profesionales Informe BELARC
de sistema instalación del sistemas del área de acerca del
operativo sistema operativo y se sistemas. sistema
verifica firmas de operativo
actualizaciones instalado.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

de Hardware instalación del sistemas del área de acerca de la
Hardware requerido sistemas. información
en los servidores del software
instalado.

de Software instalación del sistemas del área de acerca de la
Software o aplicativos sistemas. información
requeridos en los del software
servidores. instalado.
4 Actualización Se realiza la Área de Profesionales Reportes de Consola

de parches actualización del sistemas. del área de la consola de de
de seguridad sistema operativo y sistemas. administració administra
de las firmas del n del servidor ción.
antivirus si el servidor y del
lo tiene. Además se antivirus.
realiza verificación del
firewall nativo del
servidor.
 Punto de
control
5 Manuales de Después de verificar Área de Profesionales Manuales Document
instalación y manuales en internet sistemas del área de creados. ación
configuración y en la sistemas. propia del
del software documentación propia fabricante
instalado del fabricante se del
procede a realizar la sistema
instalación junto con operativo.
los respectivos
manuales.
 Punto de
control
6 Manual de Después de investigar Área de Profesionales Manuales N.A
manejo de acerca de los sistemas del área de creados.
los manuales existentes sistemas.
aplicativos del aplicativo y
instalados realizar las
configuraciones
pertinentes, se
procede a realizar los
manuales de estas
configuraciones.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
7 Plan de En el último trimestre Área de Profesionale Plan de N.A

mejoramiento del año se revisa los sistemas s del área de mejoramiento
continuo proyectos del actual sistemas. para el año
año, se analiza los siguiente.
resultados de esto y
teniendo en cuentas
las futuras y actuales
necesidades de cada
área del instituto se
procede a realizar el
Plan de mejoramiento
para el año siguiente.
 Punto de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Capacitaciones en los aplicativos instalados en
el Instituto y un sistema donde cada área comunique al área de sistemas sus necesidades actuales y
futuras.
3. Punto de control
Paola Gaitán Martínez- Fredy Myriam Ruth Galvis- Ricardo Noviembre de 2012
Rey Camacho- Jean Paul Francisco Daza Gamba
Granados.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESOS MISI ONALES
Proceso de Investigación
PROCESO: Investigación SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Gestión de Investigaciones CÓDIGO: IN-GI-018
PRODUCTOS: Resultados de las investigaciones.
OBJETIVO: Desarrollar proyectos de investigación derivados del proyecto educativo del
programa y del plan de estudios que permita desarrollar actitudes críticas y capacidad
creativa en la comunidad académica para encontrar alternativas para el avance de la
lingüística del país, así como generar mecanismos de mejoramiento continuo del mismo.
ALCANCE: Desde el plan de estudios se establecen las áreas de investigación y las

condiciones del trabajo de grado o de las investigaciones, lo que conlleva la presentación de
la propuesta hasta la publicación de los productos o trabajo de grado y de ser del caso, el
mejoramiento del plan de estudios o de las estrategias pedagógicas, entre otros aspectos.
DEFINICIONES:
Formación para la investigación: Corresponde al conjunto de acciones orientadas a

favorecer la apropiación y desarrollo de los conocimientos, habilidades y actitudes necesarios
para que estudiantes, profesores e investigadores puedan desempeñar con éxito actividades
académicas asociadas a la investigación científica, el desarrollo tecnológico y la innovación.
El objetivo es fortalecer la relación formación (docencia) – investigación a través de la
vinculación de los estudiantes a las labores de investigación de los equipos de trabajo de
investigación.
Investigación: Acto de llevar a cabo estrategias para descubrir algo. También permite
hacer mención al conjunto de actividades de índole intelectual y experimental de carácter
sistemático, con la intención de incrementar los conocimientos sobre un determinado asunto.
Maestría de profundización: programa de posgrado que busca el desarrollo avnzado de
competencias que permitan la solución de problemas o el análisis de situaciones particulares
de carácter disciplinar, interdisciplinario o profesional, por medio de la asimilación o
apropiación de saberes, metodologías, y según el caso, desarrollos científicos, tecnológicos o
artísticos.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Trabajo de investigación en la maestría de profundización: Están dirigidos a la

investigación aplicada, al estudio de caso, o la creación o interpretación documentada de una
obra artística, según la naturaleza del programa1Maestría de investigación: Programa de
posgrado que debe procurar el desarrollo de competencias científicas y una formación
avanzada en investigación o creación que genera nuevos conocimientos, procesos
tecnológicos u obras o interpretaciones artísticas de interés cultural, según el caso.
Trabajo de investigación en la maestría de investigación: Deben evidenciar las

competencias científicas, disciplinares o creativas propias del investigador, del creador o del
intérprete artístico.
Comité de investigaciones: Está conformado por la totalidad de los coordinadores de

equipos de trabajo del área de investigaciones y por un representante de cada una de las
siguientes áreas: la dirección del ICC, la subdirección académica, el Seminario Andrés Bello,
planeación y relaciones interinstitucionales. Se puede invitar a representantes de otras áreas
o a pares académicos externos cuando el Comité lo considere pertinente. Es la instancia que
toma decisiones al respecto de los proyectos de investigación del Instituto. El Comité decide
qué proyectos de investigación se aprueban y orienta el proceso de ejecución de los mismos.
Los equipos de trabajo presentan informes de avance al Comité sobre cada una de las
actividades del desarrollo de los proyectos. Para evaluar estos informes, el Comité se
asesora con pares académicos calificados. El Comité también hace seguimiento a los
equipos de trabajo a través de instrumentos que él mismo diseñe, para lo cual tiene a su
disposición la información completa de cada grupo de trabajo, incluyendo avances, productos
y archivos. Además de esto, el Comité recibe, clasifica y selecciona propuestas de
investigación a través de un banco de ideas.
Banco de ideas: Base de datos con las propuestas de proyectos de investigación que
formulan los investigadores del Instituto. Los investigadores entregan sus propuestas en
fichas diseñadas para tal fin, en los momentos y con las condiciones que establezca el
Comité. Con base en los datos que arroje el banco de ideas se dispone de propuestas para
aprovechar oportunidades de acuerdos o de financiación que se presenten; se reúnen
insumos para desarrollar portafolios de servicios del área de investigaciones; se apoya la
formulación de criterios de selección de los proyectos; y, en general, se dispone de
información para la toma de decisiones del Comité.
Propuesta de investigación: Es la formulación inicial de un proyecto que un equipo entrega
al Comité de investigaciones para que sea clasificada, revisada y, eventualmente, aprobada
para su realización. Se hace antes de cualquier formulación exhaustiva y se presenta en una
ficha diseñada por el Comité de investigaciones. Con base la información consignada en esta
ficha el Comité de investigaciones hace el Banco de ideas.
1
Párrafo cuarto del artículo 24 del Decreto 1295 de 2010
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Equipo de trabajo: Conformado por al menos un investigador de planta y otros

investigadores o contratistas. El equipo formula y ejecuta proyectos de investigación en el
marco de un programa académico institucional. Se reúne periódicamente dejando actas de
las reuniones. Participa en redes de investigación con los productos resultado de sus
proyectos.
Integrante del equipo: son las personas que desempeñan alguna tarea relacionada con la
actividad científica del grupo. Los integrantes de un equipo de trabajo se clasifican en cuatro
tipos: investigadores, asistentes, auxiliares y pasantes.
Coordinador(a): Es la persona encargada de cada equipo de trabajo. El (la) coordinador(a),
en primer lugar, orienta y hace seguimiento a su equipo para garantizar su adecuado
funcionamiento y para cumplir con los objetivos del ICC. Para esto, los miembros de su
equipo le rinden cuentas a través del instrumento de seguimiento al equipo de trabajo. En
segundo lugar, presenta los avances de cada uno de los proyectos de investigación a su
cargo al Comité de investigaciones periódicamente. En tercer lugar, formula un plan de
acción anual de todos proyectos a su cargo que entrega al área de Planeación, y hace
seguimiento a ese plan en las fichas que diseña esa misma área. En cuarto lugar, es el
encargado de coordinar a su equipo para gestionar convenios interinstitucionales con apoyo
del área de Relaciones interinstitucionales. En tanto que académico(a) del ICC, debe realizar
también tareas de investigación, docencia, divulgación y asesoría.
Seguimiento al equipo de trabajo: Cada coordinador debe diseñar y ejecutar un
instrumento de seguimiento a su equipo de trabajo, según las particularidades de sus
proyectos. Este instrumento es interno del equipo y se hace para cada integrante del mismo.
Sirve de insumo para los informes al comité de investigaciones y para el seguimiento al plan
de acción.
Informe al el Comité de investigaciones: Cada equipo de trabajo presenta los avances
realizados en cada proyecto a su cargo para que sean evaluados y orientados por el Comité
de investigaciones. Para esto, el equipo usará los instrumentos que diseñe el Comité
investigaciones y presentará información actualizada y completa de cada proyecto. Este
informe se hace por proyecto y es diferente al seguimiento del plan de acción.
Plan de acción: Es un documento administrativo que se presenta cada año al área de
Planeación. En éste documento el coordinador del equipo establece las actividades y los
recursos necesarios para realizar el conjunto de los proyectos de investigación de su equipo.
Incluye cronogramas y presupuestos. El coordinador debe diligenciar la ficha de seguimiento
al plan de acción cuando el área de planeación lo solicite. Este seguimiento se hace por
equipo y es diferente al informe para el comité de investigaciones.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Convenio interinstitucional: Son aquellos acuerdos de voluntad con otras instituciones o

entidades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o
específicas de cooperación mutua, para desarrollaren forma planificada actividades de
interés y beneficio común del proceso investigativo. Los convenios podrán materializarse
mediante convenios marco, acuerdos, memorandos, actas, cartas de entendimiento o
capítulos anexos a los convenios existentes con el apoyo del área de relaciones
interinstitucionales..
Proyecto: Una vez aprobada una propuesta de investigación, el equipo de trabajo redacta un
proyecto donde formula de forma sustentada la investigación. El proyecto debe contener
problema, objetivos, plan de recolección de información primaria y secundaria, plan de
procesamiento de información, acuerdos interinstitucionales planeados y productos
esperados y los criterios contenidos en la ficha de la propuesta de investigación debidamente
retroalimentada por el Comité. En caso que el Comité apruebe el proyecto, se inicia el
desarrollo de la investigación.
Problema de investigación: Es el planteamiento de la situación que se abordará a través
del proceso de investigación. Incluye antecedentes, justificación, delimitación, definición del
objeto de estudio y pregunta de investigación.
Objetivos: Formulación de lo que se desea conseguir como resultado de la investigación.
Incluye objetivo general y objetivos específicos.
Información primaria: Información central para llegar a los objetivos de investigación.
Incluye datos recolectados sobre el objeto de estudio a través de instrumentos o técnicas
establecidas para tal fin.
Información secundaria: Información complementaria para llegar a los objetivos de
investigación. Incluye nociones, conceptos y categorías que ayudan a abordar el problema de
investigación.
Procesamiento de información: Metodologías, técnicas o instrumentos utilizados para
poner en relación la información primaria con la secundaria para llegar a los objetivos.
Productos de investigación: Resultados concretos esperados al finalizar el proyecto de
investigación, que son evidencia del cumplimiento de los objetivos. Incluyen artículos,
ponencias, libros, software, videos, etc.
Reformulación del proyecto: La formulación del proyecto de investigación puede cambiar
durante su desarrollo. El problema; los objetivos; el plan de recolección de información
primaria y secundaria; el plan de procesamiento de información; los acuerdos
interinstitucionales; y los productos esperados, pueden precisarse, mejorarse o reorientarse
según los avances del desarrollo de la investigación. El Comité de investigaciones evalúa y
aprueba estos cambios. Se produce un documento y una presentación cada vez que se
reformule el proyecto.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Redes de investigación: Formas de organización locales, nacionales o internacionales cuya

función es retroalimentar y fortalecer los grupos de investigación en el mundo. Pueden ser
organizadas por entidades públicas o privadas, o por otras organizaciones sociales. Pueden
tener o no plataformas tecnológicas que las soporten. Participar en ellas supone la
divulgación de los productos de investigación y la participación de los equipos de trabajo en
evento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
CONDICIONES GENERALES: Debe establecerse un comité de investigaciones encargado
de recibir, seleccionar, evaluar y orientar los proyectos.
Dentro de los programas académicos institucionales se establecen equipos de trabajo, cada
uno con un coordinador, que ejecutan los proyectos de investigación.
Cada proyecto debe tener actividades de investigación, docencia, divulgación y asesoría.
Cada equipo de trabajo procura desarrollar los proyectos en el marco de convenios
interinstitucionales, dependiendo de la naturaleza de los proyectos.
Los equipos de trabajo pueden ejecutar uno o varios proyectos de investigación en un año,
como también pueden presentar proyectos divididos en fases que duren varios años.
Los integrantes de un equipo rinden cuentas al coordinador y el coordinador rinde cuentas al
comité de investigaciones y al área de planeación.
Los equipos de trabajo deben participar en redes de investigación.
MARCO LEGAL: Ley 29 de 1990 , Decreto 585 de 1991
N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SIA
ÁREA CARGO
PRESENTACIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS
1 Elaborar Crear la Coordinado Ficha de N.A
propuesta de propuesta de Investigacion r del equipo presentaci
investigación. investigación es de trabajo ón
para desarrollar propuesta
en el ICC. Comité de de
Investigacio investigaci
Entregar la nes. ón
ficha de
presentación de
la propuesta al
Comité de
Investigaciones.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
2 Selección de Seleccionar las Investigacion Comité de Banco de N.A

propuestas de propuestas de es investigacio ideas
investigación investigación de nes
acuerdo a las Acta de
políticas Comité de
establecidas investigaci
por el Comité ones
de
Investigaciones.
3 Elaboración de Formular Investigación Equipo de Formato N.A
proyecto proyecto de trabajo de
investigación proyecto
4 Evaluación y El Comité de Investigacion Comité de Formato N.A
aprobación del investigaciones es Investigacio de
proyecto realiza nes proyecto
recomendacion
es o aprueba el Equipo de Presentaci
proyecto de trabajo ón del
acuerdo a proyecto
criterios Pares
establecidos de académico Acta de
antemano y con s Comité de
la colaboración investigaci
de pares ones
académicos.
En caso de ser
devuelto, el
equipo de
trabajo hace los
ajustes y
presenta de
nuevo el
proyecto.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
5 Establecimiento El equipo de Investigacion Equipo de Convenio

de convenios y trabajo, en es trabajo marco o
participación encoordinación capítulo
concursos con el área de Relaciones Profesional anexo
relaciones interinstitucio de
interinstitucional nales relaciones
es, suscribe o interinstituci
actualiza onales
convenios
dentro de los
cuales se
realizará el
proyecto.
Además
deciden si el
proyecto
participa o no
en concursos
para obtener
recursos
externos.
6 Formulación del Definir las Investigacion Coordinado Plan de N.A.
plan de acción actividades y es r equipo de acción
productos a trabajo aprobado
desarrollar en Planeación
un año para Profesional
todos los de
proyectos que planeación
se aprueben a
un equipo
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
7 Seguimiento de Diseñar y Investigacion Coordinado Instrument

avance al aplicar es r equipo de o de
equipo de periódicamente trabajo seguimient
trabajo un instrumento o de
de seguimiento Equipo de equipo
y avance al trabajo diligenciad
equipo y todos o
sus proyectos
aprobados.
 Punto
de
control
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN (*)
Recolección de Recolectar la Investigacion Equipo de Registros N.A
8 información información es trabajo de fuentes
a* primaria primaria definida primarias
en el proyecto
8 Recolección de Recolectar la Investigacion Equipo de Registros N.A
b* información información es trabajo de fuentes
secundaria secundaria secundarias
definida en el
proyecto
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
8 Reformulación Redactar una Investigacion Equipo de Formato de N.A

c* del proyecto nueva es trabajo proyecto
formulación del Presentació
proyecto Comité de n del
completo, investigaci proyecto
sustentado y ones reformulado
validado de
acuerdo con las Pares Acta de
políticas académic Comité de
institucionales. os investigacio
nes
La reformulación
se presenta al
Comité de
investigaciones y
es considerada
por pares
académicos
8 Formación de Crear espacios Investigacion Equipo de Registro de N.A
d* comunidad de encuentro y es trabajo los
académica formación espacios de
académica al Seminario Profesiona encuentro y
interior del Andrés Bello l del formación
Instituto Seminario académica
(seminarios, Andrés realizados
talleres, Bello
dirección de
trabajos de
grado, etc.)
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
8 Procesamiento Procesar la Investigacion Equipo de Registro del N.A

e de información información es trabajo procesamie
* primaria y nto de
secundaria información
según el diseño
definido en el
proyecto
 Punto de
control
8f Elaboración de Elaborar Investigacion Equipo de Productos N.A

* productos producto es trabajo definidos en
definidos en el el proyecto
proyecto
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abril de 2013
REVISIÓN Y DIVULGACIÓN DE PRODUCTOS

9 Revisión de los Presentar Investigacion Comité de Acta de N.A
productos de productos es investigaci Comité de
investigación elaborados al ones investiga-
comité de ciones.
investigaciones. Equipo de
trabajo Producto
El comité realiza revisado y
recomendacione aprobado
s pertinentes. En por el
caso de ser Comité.
necesario, se
devuelven los
productos para
correcciones.
 Puntos
de
control
Finalmente el
comité aprueba
los productos
para su
divulgación
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
1 Revisión de Enviar los Investigacion Comité de Oficio

0 productos por productos para es investigaci remisorio
pares revisión a los ones
académicos pares Relaciones Producto
externos académicos interinstitucio Equipo de revisado y
calificados externos nales trabajo. aprobado
calificados por pares
Pares
Los pares académic
académicos os
externos externos
calificados calificados
realizarán las
recomendacione
s pertinentes, en
caso de ser
necesario, se
devolverá para
correcciones.
 Puntos
de
control
1 Disponer Enviar los Investigacion Comité de Productos
1 productos en la productos a la es investigaci puestos a
Biblioteca biblioteca para Biblioteca ones disposición
que sean del público
catalogados y Área de en la
puestos a biblioteca biblioteca.
disposición del
público.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
1 Divulgación Los mecanismos Investigacion Equipo Mecanismo N.A

2 para divulgación es de trabajo s de
dependen de la divulgación
naturaleza de los Relaciones Profesiona ejecutados
productos. En interinstitucio l de
todo caso debe nales relaciones
tenerse en interinstitu
cuenta los Gestión cionales.
compromisos Editorial
institucionales Profesiona
acordados. l de
gestión
editorial
1 Participación en Los productos se Investigacion Equipo de Evidencias

3 redes de presentan en los es trabajo de
investigación eventos de las participació
redes de Relaciones Profesiona n en las
investigación interinstitucio l de redes de
relacionadas con nales relaciones investigació
el tema interinstitu n.
investigado cionales
Recomendaciones:
(*) Las actividades correspondientes a la sección “desarrollo de la investigación”, no
necesariamente son secuenciales ni lineales, ni tampoco es necesario que se realicen todas
en el mismo año; estas actividades dependen de lo que haya sido formulado en el proyecto y
de las eventualidades que se presenten en el proceso de ejecución. El coordinador de cada
equipo de trabajo deberá presentar informes periódicos del avance de cada una de estas
actividades ante el Comité de investigaciones, soportados en evidencias. Es deseable que el
Comité se apoye en pares académicos para evaluar los avances y orientar las
investigaciones.
Realizado por: Paola Gaitán Revisado por: Fecha:
Martínez, Nora S. Garzón Morales, Ricardo Francisco Daza Gamba, Septiembre de
María Emilia Lleras Ronderos, Daniel Julio Alexander Bernal Chávez, 2012
Rudas Burgos Néstor Fabián Ruiz, Norman
Valencia López.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Proceso Formación Seminario Andrés Bello
Subproceso Educación Formal

PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello SUBPROCESO: Educación Formal
PROCEDIMIENTO: Programas posgrados CÓDIGO: FM-FR-19
PRODUCTOS: Graduados.
OBJETIVO: Formar investigadores y producir investigación en el campo de las relaciones entre
literatura y cultura.
ALCANCE: La actividad inicia con el funcionamiento gradual de la maestría a través de los procesos
de matrícula, inicio de clases y aprobación de los créditos parciales de cada semestre y termina con la
aprobación de la totalidad de los créditos y otorgamiento del título en Magister en Literatura y Cultura.
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por
la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos,
fuera de los contextos escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan
al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.

CONDICIONES GENERALES: Los estudiantes inician clases y emprenden su trabajo de
investigación hasta aprobar la totalidad de los créditos que hacen parte del programa de Maestría en
Literatura y Cultura
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
° ÁREA CARGO
1 Rediseño de la Solicitud de Dirección Decano Documentos Plan de acción

Maestría en aprobación del y Seminario de información y sustentación
Literatura y plan curricular Seminario Andrés Histórica y para obtención
Cultura por parte del Andrés Bello Y actas para de registro
MEN Bello Asesor registro calificado
Académic calificado
(cada 7 años) o
2 Presentación del aprobación y Seminario Decano y Documentos y Plan de acción

programa de obtención del Andrés Asesor actas de vigencia
Maestría en registro Bello Académic reunión respectiva y
Literatura y calificado o seguimiento
Cultura ante el
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
Ministerio de (cada 7 años)

Educación
3 Programación Seminario Decano y Documentos y

Alistamiento de fechas para Andrés Asesor actas de
condiciones de la cronología del Bello académic reunión
inicio proceso, o
intensidad
horaria,
duración y
selección de
profesor (es)
4 Elaboración de Se hace la Seminario Decano Documento de
convocatoria convocatoria Andrés la convocatoria
para ser Bello
divulgada
5 Divulgación Se hace la Seminario Secretaría Convocatoria y
divulgación de Andrés académic otros
la Maestría a Bello a SAB y comunicados
través de correo Oficina (registros de
electrónico, comunicac correos
página web, iones y electrónicos
información prensa enviados)
telefónica y
personalizada.
6 Inscripción de los Se abren las Seminario Secretaria Formato de
aspirantes inscripciones Andrés académic inscripción
para la Maestría Bello a SAB establecido
por internet. Hay
atención y
asistencia
personalizada.
7 Proceso de Revisión de Seminario Secretaria Formatos de
selección y documentos y Andrés académic evaluación
publicación de aprobación de Bello a SAB establecido y
admitidos requisitos para divulgación de
el ingreso a la admitidos
Maestría e
información de
admitidos
 Punto de
control
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
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8 Proceso de Asignación de Seminario Secretaria Formatos de Archivos

matricula I cupos de Andrés Académic registro y seminario
semestre acuerdo a los Bello a control Andrés Bello y
parámetros de SAB académico Tesorería
selección , pago pre-
de matricula por establecidos
valor
establecido y
formalización de
la matricula
9 Inicio de clases I Inicio de clases Seminario Decano y Lista de Archivo
semestre en las sedes Andrés profesores Estudiantes y Seminario
acordadas y Bello asignados notas Andrés Bello y
apoyos respectivas Base de datos
logísticos
adecuados
1 Proceso de Pago de Seminario Secretaria Formatos de Archivos
0 matricula II, III y matricula por Andrés Académic registro y seminario
IV semestre valor Bello a control Andrés Bello y
establecido y SAB académico Tesorería
formalización de pre-
la matricula establecidos
1 Inicio de clases II, Inicio de clases Seminario Decano y Lista de Archivo
1 III Y IV semestre en las sedes Andrés profesores Estudiantes y Seminario
acordadas y Bello asignados notas Andrés Bello y
apoyos respectivas Base de datos
logísticos
adecuados
1 Culminación de Terminación de Seminario Decano y Registro de Archivo
2 clases para cada clases y entrega Andrés profesores notas en Seminario
uno de los de notas. Bello asignados planillas o Andrés Bello y
semestres Proceso de formatos Base de datos
evaluación. establecidos
 Punto de
control
1 Desarrollo del Entrega y Dirección Director Registro Archivo
3. proceso de aprobación de la y (a), documental de Seminario
investigación tesis de la Seminario Decano y la Andrés Bello y
como parte de la maestría Andrés jurados presentación y Base de datos
tesis Bello sustentación
1 Entrega de titulo Ceremonia de Dirección Directora Registro de los Archivo

4 en Magister en entrega de y General graduandos y Seminario
Literatura y títulos Seminario ICC Y resoluciones Andrés Bello y
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Cultura previa Andrés Decano respectivas Base de datos

aprobación de la Bello Seminario
totalidad de los Andrés
créditos Bello
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para todos
los procedimientos académicos
Realizado por: Revisado por:
Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño Fecha:
Profesional Univ – Seminario Andrés Bello Decano - Seminario Andrés Marzo 05 de 2012
Bello
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello SUBPROCESO: Educación informal
PROCEDIMIENTO: Programas de formación informal CÓDIGO: FM-FR-20

Diplomados – Cursos
PRODUCTOS: Aprobación de Diplomados y cursos
OBJETIVO: Socializar el conocimiento a través de cursos y ofrecer diplomados que sirvan de laboratorio
para futuros programas de maestría y especialización en lingüística y literatura en el ICC, con
acreditación de la participación.
ALCANCE: La actividad comienza con el diseño de los contenidos de los diplomados y cursos y con la
aprobación de los actos administrativos, funcionamiento gradual de los mismos a través de los procesos
de convocatoria, inscripciones, admisiones, inicio de clases y aprobación de los módulos parciales de
cada ciclo y termina con la aprobación de la totalidad de los módulos y otorgamiento del diploma
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados por la
Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos educativos,
fuera de los contextos escolares.
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que sitúan al
individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A.

CONDICIONES GENERALES: Los participantes inician clases y emprenden su trabajo en cada uno de
los ciclos y deben participar como mínimo en el 80% de las sesiones de cada uno de los módulos y
obtener una nota mínima de 3.0 (escala de 1.0 a 5.0) en cada una de los temas de los módulos hasta
aprobar la totalidad de los mismos
MARCO LEGAL: Estatutos Caro y Cuervo (reglamento académico SAB)
ÁREA CARGO
1 Diseño de los Solicitud de Seminario Decano Documentos Archivo

contenidos de los aprobación Andrés Seminario de Seminario
diferentes mediante acto Bello Andrés Bello información Andrés Bello y
Diplomados o administrativo Y Asesor Histórica Base de datos
cursos Académico
2 Presentación del aprobación y Dirección Director(a) Acto Archivo
respectivo acto firma del acto General General y Administrativ Dirección
administrativo administrativo ICC y Profesional o General, archivo
con los Oficina Área SAB y Pagina
contenidos Jurídica Jurídica Web
académicos
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Programación Seminario Decano y Documentos Plan de acción

Alistamiento de fechas para Andrés Asesor y actas de vigencia
condiciones de la cronología del Bello académico reunión respectiva y
inicio proceso, seguimiento
intensidad
horaria,
duración y
selección de
profesor (es)
4 Elaboración de Se hace la Seminario Decano Documento Archivo del
convocatoria convocatoria Andrés de la Seminario
para ser Bello convocatoria Andrés Bello
divulgada
5 Divulgación Se hace la Seminario Secretaría Convocatoria Archivo del
divulgación de Andrés académica y otros Seminario
los diplomados Bello SAB y comunicados Andrés Bello,
y cursos a Profesional (registros de Base de datos y
través de correo Web máster correos página Web
electrónico, electrónicos
página web, enviados)
información
telefónica y
personalizada.
6 Inscripción de los Se abren las Seminario Secretaria Formato de Archivo del
aspirantes inscripciones Andrés académica inscripción Seminario
para diplomados Bello SAB establecido Andrés Bello y
y cursos por Base de datos
internet. Hay
atención y
asistencia
personalizada.
7 Proceso de Revisión de Seminario Secretaria Formatos de Archivo del
selección y documentos y Andrés académica evaluación y Seminario
publicación de aprobación de Bello SAB selección Andrés Bello y
admitidos requisitos para establecidos Base de datos
los diplomados y divulgación
y cursos según de admitidos
los criterios de
admisión
establecidos en
cada una de las
convocatorias
 Punto de
control
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
8 Proceso de Asignación de Seminario Secretaria Formatos de Archivos

matrícula para cupos de Andrés Académica registro y seminario
cursos y primer acuerdo a los Bello SAB control Andrés Bello y
ciclo de los parámetros de académico Tesorería
diplomados selección , pago pre-
de matricula por establecidos
valor
establecido y
formalización de
la matricula
9 Inicio de clases Inicio de clases Seminario Decano y Lista de Archivo del
en las sedes Andrés profesores Estudiantes y Seminario
acordadas, en Bello asignados notas Andrés Bello y
los horarios respectivas Base de datos
establecidos y
apoyos
logísticos
adecuados
1 Proceso de Pago de Seminario Secretaria Formatos de Archivos del
0 matricula matricula por Andrés Académica registro y seminario
segundo ciclo de valor Bello SAB control Andrés Bello y
los establecido y académico Tesorería
diplomados/curso formalización de pre-
s la matricula establecidos
1 Inicio de clases Inicio de clases Seminario Decano y Lista de Archivo del
1 de para los en las sedes Andrés profesores Estudiantes y Seminario
demás ciclos de acordadas, en Bello asignados notas Andrés Bello y
los los horarios respectivas Base de datos
diplomados/curso establecidos y
apoyos
logísticos
adecuados
1 Culminación de Terminación de Seminario Decano y Registro de Archivo del
2 clases para cada clases y entrega Andrés profesores notas en Seminario
uno de los cursos de notas Bello asignados planillas o Andrés Bello y
o ciclos de los formatos Base de datos
diplomados establecidos
1 Entrega diploma Ceremonia de Dirección Directora Registro de Archivo del
3 para el curso y el entrega de y General ICC los Seminario
diplomado con títulos Seminario Y Decano graduandos y Andrés Bello y
nota de Andrés Seminario resoluciones Base de datos
aprobación de la Bello Andrés respectivas
totalidad de los Bello
ciclos
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para todos los
procedimientos académicos
Profesional Univ. – Seminario Andrés Bello Decano - Seminario Andrés Bello Marzo 05 de 2012
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Subproceso Apoyo administrativo a la academia.

PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello SUBPROCESO: Apoyo
administrativo a la academia
PROCEDIMIENTO: Trámites y Servicios: Certificaciones de CÓDIGO: FM-FR-21
notas, constancias de estudio.
PRODUCTOS: Certificaciones y constancias a estudiantes egresados de las maestrías y de los
diferentes cursos y diplomados.
OBJETIVO: Responder a la necesidad del usuario
ALCANCE: Desde la solicitud hasta la entrega del documento
DEFINICIONES:
Educación formal: Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
por la Ley y bajo la responsabilidad de los Poderes Públicos.
Educación informal: Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos
educativos, fuera de los contextos escolares.
Formación: Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que
sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad educativa del país
CONDICIONES GENERALES: Haber cursado mínimo un año en los programas de maestría.
MARCO LEGAL: Reglamento Académico
°
ÁREA CARGO
1 Recepción de Se recibe de 3 Seminario Secretaria Formato Archivo
solicitud formas: - vía Andrés Bello Académica diligenciad académico
telefónica - correo o SAB y libro
electrónico - de notas
presencial (entre
lunes y jueves de
cada semana)
2 Pago servicio Consignación en el Solicitante Recibo
Banco Popular original
según tarifa consignaci
aprobada ón
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Revisar Ubicar en el archivo Seminario Secretaria Libro de Libro de

información académico los Andrés Bello Académica notas y notas y
del solicitante datos del base de archivo
solicitante. Revisar datos académico
el libro de notas de
los años en que
estudió
4 Elaboración Consulta de Seminario Secretaria Expedición Archivo
certificados (2 documentos físicos Andrés Bello Académica certificado académico
copias) original y copia s SAB y libro
firmada de notas
5 Validación y Revisión por parte Seminario Decano Certificado Archivo
firma de del decano de la Andrés Bello s académico
certificados fidelidad del SAB y libro
documento y aval a de notas
través de su firma.
(esta acción se
realizara el día
viernes de cada
semana)
 Punto de
control
6 Entrega Entrega personal Seminario Secretaria Copia del Archivo
certificado contra firma de Andrés Bello Académica certificado académico
copia (la entrega se
hará los días lunes
de cada semana)
7 Incorporación La copia se archiva Seminario Secretaria Archivo Archivo
al Archivo en el libro de Andrés Bello Académica académico académico
académico del registro académico Seminario Seminario
Seminario del estudiante Andrés Andrés
Andrés Bello Bello Bello
8 Archivo del El formato de Seminario Secretaria formato Archivo
formato solicitud una vez Andrés Bello Académica diligenciad lista
solicitud realizado el o estudiantes
certificado se SAB
archiva
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Implantación de software apropiado para
todos los procedimientos académicos
Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño Lizarraga Marzo 05 de 2012
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Formación Seminario Andrés SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la

Bello academia
PROCEDIMIENTO: Elaboración de contratos de docentes y CÓDIGO: FM-FR-22
evaluación docente
PRODUCTOS: contratos de prestación de servicios de docentes, informes de evaluación docente
OBJETIVO: Aplicar mecanismos eficientes y transparentes de selección de personal docente.
Realizar los estudios previos, tabular la información de los formatos de evaluación docente y
redactar informes como insumo para la obtención de registro calificado de los programas
académicos y prorroga en los contratos de PS.
ALCANCE: Desde la solicitud de personal docente, elaboración de estudios previos y contratos
respectivos de prestación de servicios, participación de los estudiantes en la evaluación docente,
tabulación de la información y redacción del informe y participación en la divulgación de las
actividades de bienestar
DEFINICIONES:
MARCO LEGAL: Reglamento Académico
ÁREA CARGO
1 Solicitud Elaboración del Seminario Decano Formato Archivo
presupuestal a plan de compras Andrés Bello diligenciado SAB y
través del plan de del SAB archivo
compras para la Planeación
vigencia
correspondiente
2 Aprobación del Aprobación del Planeación y Asesor de Formato de Archivo
plan de compras presupuesto Subdirección Planeació aprobación SAB y
para la Administrativ n y Sub. archivo
contratación de ay Adm y Planeación
docentes para Financiera Financiero
los diferentes
programas
académicos del
ICC –SAB.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Elaboración y Redacción de Seminario Profesiona Formato Archivo

aprobación de los los estudios Andrés Bello l SAB y diligenciado SAB y
estudios previos previos Decano archivo
para la necesarios para SAB Jurídica
contratación de la contratación
docentes y mediante los
compraventa y formatos dados
suministros por planeación y
la oficina jurídica
4 Solicitud de los Diligenciamiento SAB – Profesiona Formato Archivo
registros de de los formatos Planeación y l SAB - diligenciado Jurídica y
disponibilidad estipulados por Oficina Subdirecto archivo
presupuestal y planeación y financiera r Financiera
de inicio de recolección de Académic
contratación las firmas de o- Asesor
aprobación de
planeació
ny
Profesiona
l Área
Financiera
5 Elaboración y Redacción y Oficina Director(a) documentos Archivo
firma de los firma de los Jurídica y Profesiona de soporte y SAB y
contratos de contratos de SAB l Oficina Contratos archivo
prestación de prestación de Jurídica firmados Jurídica
servicios de los servicios de los Decano
docentes docente
6 Elaboración y Firma de las SAB Supervisor Actas de Archivo
firma de las actas respectivas del inicio SAB y
de inicio actas de inicio contrato y archivo
del contrato contratista Jurídica
respectivo
7 Seguimiento del Se solicitan SAB Supervisor Reportes de Archivo
cumplimiento de informes del actividades SAB
las actividades periódicos de los contrato desarrollada
pactadas avances en cada s
una de las
actividades
relacionadas en
el contrato
8 Evaluación Se evalúa a los SAB Profesiona Informe de Archivo
docente docentes por l SAB resultados SAB
parte de los de la
estudiantes evaluación
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
 Punto de
control
Liquidación de Se liquidan los SAB - Supervisor Informe final Archivo
9 contratos por contratos por Jurídica del de SAB y
vencimiento vencimiento del contrato y actividades archivo
plazo pactado contratista Jurídica
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: planeación de las necesidades de personal

para el año académico
Marzo 05 de 2012
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
SUBPROCESO: atención al usuario
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello SUBPROCESO: Apoyo administrativo a la

academia
PROCEDIMIENTO: reportes de información a entidades de control CÓDIGO: FM-FR-23
académico (Ministerio de Educación Nacional – SNIES - SPADIES)
PRODUCTOS: Bases de datos organizadas para el cumplimiento de los reportes

OBJETIVO: cumplir oportunamente con los reportes de información académica y financiera a las
plataformas implementadas por el Ministerio de Educación Nacional en las fechas estipuladas
para cada semestre
ALCANCE: inicia con la implantación del las plataformas locales, continua con el ingreso de los
datos solicitados y termina con el envió de la información a través de los mecanismos dados por
las plataformas
DEFINICIONES:
sitúan al individuo en condiciones de utilizarlas en su desarrollo vital
SNIES: Sistema Nacional De Información Para La Educación Superior
SPADIES: Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación
Superior
CONDICIONES GENERALES: Verificación de la información en las bases de datos locales del
ICC
MARCO LEGAL:
°
ÁREA CARGO
1 Implantación de Se implantan las SAB - Profesiona Software Plataformas
las plataformas plataformas Sistemas l SAB - implantado locales
locales (SNIES – locales y se Profesiona
SPADIES) eligen los lideres l Sistemas
funcionales y
técnicos
2 Alimentación del Se ordena y se SAB Profesiona Copias de Plataformas
sistema con la sube la l SAB seguridad locales
información información a las de la
requerida por plataformas información
parte del MEN locales
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
 Punto de
control
3 Migración de la Mediante las SAB Profesiona Copias de Plataformas

información a las
claves l SAB seguridad local y
plataformas asignadas de de la central
centrales del envía la información
MEN información a las
plataformas
centrales del
MEN
Profesional Univ. – Seminario Andrés Decano - Seminario Andrés Marzo 05 de 2012
Bello Bello
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Formación Seminario Andrés Bello SUBPROCESO: Atención al usuario

PROCEDIMIENTO: Atención a Usuarios CÓDIGO: FM-FR-24
PRODUCTOS: Suministrar información confiable y oportuna
OBJETIVO: Atender adecuada y oportunamente las solicitudes de información acerca de la oferta
de programas educativos formales y no-formales y las de elaboración de certificados y constancias
de carácter académico.
ALCANCE: Recepción de comunicación (llamada, correo físico, correo electrónico), atención
efectiva de la solicitud.
DEFINICIONES:
Educación formal. Actividad educativa realizada dentro de los Sistemas Educativos amparados
Educación informal. Acciones realizadas para la satisfacción de determinados objetivos
Formación. Proceso de adquisición de conocimientos, capacidades, destrezas y técnicas, que
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N.A
MARCO LEGAL: Régimen Académico del Instituto Caro y Cuervo
ÁREA CARGO
1 Recepción de Suministro de la Seminario Secretaría Control de Archivo

llamada información al Andrés Académica llamadas con SAB
preguntando por usuario acerca de Bello base de
oferta académica la oferta datos
académica del
Seminario Andrés
Bello
2 Solicitud de Se solicita el Seminario Secretaría Registro de Archivo
nombre y correo correo electrónico Andrés Académica los datos en SAB
electrónico para hacer llegar Bello Formatos
información a
través de este
medio
 Punto de
control
3 Recepción de Se atiende la Seminario Secretaría Registro de Archivo
solicitudes de solicitud, se Andrés Académica la SAB
constancias y diligencia el Bello información
certificados vía formato, se solicitada en
telefónica programa la los Formatos
respuesta
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
4 Recepción de Se atiende la Seminario Secretaría Registro de Archivo

solicitudes de solicitud, se Andrés Académica la SAB
constancias y diligencia el Bello información
certificados vía formato, se solicitada en
correo electrónico programa la los Formatos
respuesta
5 Recepción de Información Seminario Secretaría Control de Archivo
llamadas acerca del estado Andrés Académica llamadas con SAB
información sobre de la monografía Bello base de
estado de de los datos
monografía estudiantes de la
Maestría
6 Atención personal Se atiende e Seminario Secretaría En forma Archivo
a los interesados informa a Andrés Académica personal, SAB
interesados que Bello correo
se acercan a electrónico
preguntar por en base de
programas datos
académicos
ofrecidos
actualmente y a
futuro
7 Entrega de Se busca y hace Seminario Secretaría Copia para Archivo
certificados, entrega de las Andrés Académica archivo SAB
constancias, cartas certificaciones Bello
y diplomas solicitadas y se
solicitados con solicita firmar en
anticipación la copia
 Punto de
control
8 Atención personal Información Seminario Secretaría N.A. Archivo
a alumnos de la acerca del estado Andrés Académica SAB
Maestría de la monografía Bello
de los
estudiantes de la
Maestría
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Publicación en web de la oferta de cursos y
grabación en PBX. Registro y clasificación llamadas pidiendo información.

Cesar I. García Castellanos Javier Fandiño Marzo 05 de 2012
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Proceso Misional - Divulgación
Subproceso Edición e Imprenta

PROCESO: Misional - divulgación SUBPROCESO: Edición e Imprenta
PROCEDIMIENTO: Edición CÓDIGO: DV-GE-025
PRODUCTOS: Originales de producción.
OBJETIVO: Garantizar que el texto que se va a publicar cumpla con los requisitos académicos y
científicos exigidos por el Instituto Caro y Cuervo. Responder por la calidad editorial del texto.
ALCANCE: Desde la recepción del manuscrito original del autor, como traducciones o productos
de investigación del Instituto, hasta la producción final del libro.
DEFINICIONES:
Corrección de concepto: La realiza el corrector de concepto, especialista en el tema del que
trate el texto, y consiste en revisar que la terminología específica sea correcta. Suele realizarse
sólo en obras técnicas.
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios
de la ciencia de la lingüística (ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de
vista de la inteligibilidad del texto. También contempla la unificación de las normas de armada y
edición de los textos.
Plan editorial: el contenido de las publicaciones realizadas cada vigencia. Puede incluir
reimpresiones, coediciones, traducciones.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial
Las publicaciones deben Inscribirse en alguna de las líneas de investigación del Instituto, así
como de las necesidades de contenido del sello editorial que responden al propósito misional de
la entidad.
El contenido de las publicaciones debe ser revisado, evaluado y aprobado por el Comité Editorial
y eventualmente por el Consejo Académico (con pares académicos).
Todo Material debe seguir el formato establecido por las normas APA y MLA. Asimismo antes de
la impresión debe enviarse a la biblioteca para la elaboración de la catalogación en la fuente
MARCO LEGAL: Ley 23 de 1982 “ Ley de derechos de autor”
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SIA
S
ÁREA CARGO
1 Formulació Se realiza la Gestión Líder del Plan N.A
n del plan formulación del plan editorial proceso editorial
editorial a ejecutar
durante la vigencia
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
2 Evaluación El plan desarrollado Comité Plan

y se envía al Comité editorial. editorial
aprobación para su revisión y
por parte aprobación.
del comité  Punto de
editorial control
3 Recepción Se recibe el texto por Gestión Líder del N.A
de los parte de los autores. editorial proceso
textos Los originales para
seleccionad traducción
os para el y los textos por parte
plan de los compiladores
editorial externos en caso de
anual las coediciones.
4 Corrección Revisión por parte de Gestión Corrector de Originales
de estilo los correctores de editorial estilo con
estilo para verificar, correccion
unificar los criterios es
formales y las normas
de edición
establecidas.
5 Revisión Los autores y N.A Autores
por parte de traductores aprueban Traductores
autores y o no las
traductores observaciones o
correcciones
propuestas por los
correctores de estilo.
 Punto de
control
6 Ajustes Se realizan los Gestión Autor N.A
ajustes pertinentes editorial Corrector de
por parte del autor y estilo
el corrector de estilo.
7 Preprensa Diagramación, y Gestión Diagramador N.A
ajuste para iniciar editorial
proceso de
producción.
El texto producido es
en formato PDF
8 Revisión de Se realiza la revisión Gestión Corrector de N.A
la técnica del texto editorial estilo
prearmada armado. Líder de
proceso
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
9 Producción El texto en PDF se Gestión N.A N.A N.A

envía a para editorial
producción.
10 Planchas Procesamiento de N.A N.A N.A
metálicas planchas metálicas
para proceso de
impresión offset.
11 Revisión de Revisión y aprobación Gestión Preprensa N.A N.A
imposicione de las planchas editorial
s metálicas
12 Impresión y Se realiza la Gestión Líderes de N.A N.A

terminado impresión del texto. editorial proceso.
Almacén
13 Distribución Se envía al área de Gestión Líderes de

almacén para la editorial proceso
distribución aprobada. Almacén
Paola Gaitán Martínez- Julio Paredes Ricardo Francisco Daza Gamba Noviembre de 2012
Castro
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Misional - Divulgación SUBPROCESO: Edición e Imprenta
PROCEDIMIENTO: Reimpresiones CÓDIGO: DV-GE-26

PRODUCTOS: Reimpresiones de títulos agotados en el catálogo.
OBJETIVO: Recuperar títulos agotados del catalogo institucional vigentes para las necesidades
misionales del Instituto.
ALCANCE: Desde la aprobación de los títulos hasta la impresión.
DEFINICIONES:
Corrección de estilo: Consiste en la revisión del texto desde todos los puntos de vista propios
de la ciencia de la lingüística (ortografía, gramática, semántica, etc.), así como desde el punto de
vista de la inteligibilidad del texto.
Corrección tipográfica: Revisión de las páginas ya maquetadas; consiste en la corrección de
todos los errores que se le puedan haber pasado al corrector de estilo, de los cometidos al
introducir las correcciones de estilo y de todos los que cometa el maquetista.
Galeradas: En el sistema de impresión tipográfico, prueba del texto que se saca para corregirla,
con las características tipográficas que tendrá una vez impreso, pero antes de maquetar las
páginas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política editorial, Plan editorial.
Los títulos para reimpresión tienen que estar incluidos en el plan editorial y aproados por el
comité editorial.
Los textos que deben contengan dificultades formales se realizaran por offset.
MARCO LEGAL: Ley de derechos de autor
ÁREA CARGO
1 Composició Se realiza la Imprenta Linotipista N.A N.A
n linotípica producción de Patriótica
galeradas.
2 Corrección Se imprime una prueba Imprenta Corrector y N.A N.A

de en papel y se pasa al Patriótica ayudante
Galeradas corrector para verificar de armada
inexactitudes y se
repite hasta subsanar
todos los errores.
3 Elaboración Corregidas las Imprenta Armador N.A N.A
comentada galeradas se establece Patriótica
del el machote de armada.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
machote de
armada
4 Armada El armador, de acuerdo Imprenta Armador N.A N.A
con instrucciones de Patriótica
diagramación, somete
las galeradas a páginas
dando la fisionomía al
libro. De acuerdo con el
machote, se configura
cada página como va a
quedar la publicación.
5 Pruebas de Se sacan pruebas de Imprenta Corrector y N.A N.A
armada y páginas y se verifica si Patriótica Armador
corrección existen errores en la
de ellas armada. Se controla el
resultado final con el fin
de asegurar que las
notas coincidan. Se
corrigen los errores
detallados.
6 Solicitud de Se solicitan los Imprenta Líder de N.A N.A
materiales materiales requeridos Patriótica almacén
al almacén de la
Imprenta
7 Cortes de Se realizan los cortes Imprenta Cortador N.A N.A
papel de papel de acuerdo Patriótica
con las necesidades y
especificaciones de la
publicación.
8 Impresión Realizados los cortes Imprenta Impresor N.A N.A
tipográfica de papel, se imprime Patriótica tipográfico
según las
especificaciones del
machote.
9 Plegado El papel es plegado Imprenta Plegador N.A N.A
manual formando los Patriótica
cuadernillos
10 Acabado o Se realiza la primera Imprenta Encuaderna N.A N.A
Encuaderna revisión en montones Patriótica dores
ción manual consecutivos
11 Alce Armar el libro con los Imprenta Encuaderna N.A N.A
cuadernillos Patriótica dores
consecutivos ya
revisados
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
12 Costura Se unen los Imprenta Encuaderna N.A N.A

manual cuadernillos con nueve Patriótica dores
puntadas de hilo en
máquina cosedora,
formando los bloques
definitivos.
13 Montaje Una carátula impresa Imprenta Encuaderna N.A N.A
manual en cartulina gruesa se Patriótica dores
pega a los bloques
cosidos de tal manera
que el libro quede
encuadernado.
14 Refile Los bloques cosidos se Imprenta Cortador N.A N.A
emparejan con la Patriótica
guillotina para
uniformidad
15 Control de Se repasa cada libro Imprenta Encuaderna N.A N.A
calidad montado verificando la Patriótica dores
calidad del mismo
16 Empaque Según la publicación, Imprenta Encuaderna N.A N.A
se envuelven en Patriótica dores
paquetes de libros.
17 Rotulado Se adhiere un rotulo Imprenta Encuaderna N.A N.A
con el número de Patriótica dores
ejemplares y la
identificación del
paquete
18 Entrega al Se hace remesa al Imprenta Asistente N.A N.A
Almacén Almacén donde se Patriótica administrati
General formaliza la entrega de vo de
para las publicaciones Almacén. Imprenta
distribución. impresas y listas para Líder de
distribución almacén
19 Almacenam Se almacenan las Imprenta Almacenista N.A N.A
iento de páginas del libro por Patriótica Imprenta
páginas de dos o tres meses por si
libro en es necesario utilizarlas
plomo de nuevo.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
20 Reciclaje Después de dos o tres Imprenta Fundidor N.A N.A

meses de Patriótica
almacenados, se
funden los textos en un
horno especial para
fundición de metal para
linotipo, con el fin de
que sean reutilizados
en nuevas
reimpresiones.
Recomendaciones para mejorar el procedimiento:
Paola Gaitán Martínez-Julio Paredes Ricardo Francisco Daza Gamba Noviembre de 2012
Castro
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESOS DE APOYO
Subproceso Biblioteca
PROCESO: Apoyo / Subdirección administrativa y financiera SUBPROCESO: Biblioteca
PROCEDIMIENTO: Adquisición de material bibliográfico CÓDIGO: AF-BB-027
PRODUCTOS: Material bibliográfico adquirido o suscripción a títulos de revistas o bases de datos

realizado
OBJETIVO: Adquirir el material bibliográfico (como libros, revistas, bases de datos,
audiovisuales, entre otros), requerido por profesores, investigadores y estudiantes del Seminario
Andrés Bello y personal administrativo, con el fin de mantener actualizadas las colecciones de las
dos Bibliotecas para responder a las necesidades de información, apoyar y soportar los procesos
de formación e investigación del Instituto.
ALCANCE: Inicia con la solicitud del material bibliográfico por parte de los Docentes,
investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, como también del personal
administrativo del Instituto, hasta la adquisición e ingreso a la base de datos ISIS MARC e
incorporación a las colecciones.
DEFINICIONES:
Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliográfico recibido.
Canje: Acuerdo establecido entre las Bibliotecas de dos instituciones con el propósito de
intercambiar las publicaciones producidas por ellas.
Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes
entradas los recursos bibliográficos existentes en las colecciones.
Donación: Concepto mediante el cual la biblioteca recibe material bibliográfico.
Identificación: Actividad que permite determinar si los materiales bibliográficos solicitados o
recibidos en la biblioteca se encuentran disponibles en las colecciones existentes.
Registro: Asignación del número mediante el cual se identificará secuencialmente los
ejemplares y volúmenes recibidos en la biblioteca.
Formato MARC, Guía de Consulta Catálogo y ayudas en línea
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
- El Director del Seminario y los responsables de las dependencias o proyectos de investigación
serán los encargados de diligenciar los formatos con las solicitudes del material bibliográfico a
adquirir.
- Los tramites de adquisición se realizarán anualmente; por lo cual el material bibliográfico
requerido en el primer semestre de cada año deberá ser solicitado en el trascurso el segundo
semestre de cada año (entre los meses de julio y noviembre), con el fin de realizar la solicitud
entre febrero y marzo del año siguiente.
- Todo Material solicitado, deberá ser identificado en a base de datos ISISMARC y en el catálogo
con el fin de determinar que el material solicitado no se encuentre disponible en las bibliotecas del
Instituto.
- Se compran máximo dos ejemplares de un mismo título, cuando este corresponda a material de
alta consulta, de lo contrario sólo se adquirirá un ejemplar por título o volumen de una obra.
- Se dará un plazo máximo de 45 días hábiles para que los proveedores entreguen la totalidad de
los materiales bibliográficos contratados, salvo excepciones debidamente justificadas.
MARCO LEGAL:
Ley 30 de 1992 (Artículo 108)
Decreto 2566 de 2003 del Ministerio de Educación Nacional (Artículo 10).
Lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación.
DEPENDENCIA CARGO
1 Solicitud de Identificación de Seminario Director, Formato NA
material las necesidades Andrés Bello, docentes Solicitud de
bibliográfico de material Biblioteca, y material
bibliográfico a Dirección, estudiante bibliográfico
adquirir y se Planeación, s del
diligencia el Secretaría Seminario
formato con los General, Andrés
datos de los Contabilidad, Bello
documentos a Sistemas Jefe área
solicitar.
2 Recepción Se recibe a Biblioteca Jefe NA
de las través de correo o
solicitudes electrónico los Secretaria
formatos
debidamente
diligenciados
con las
solicitudes del
material
bibliográfico
recomendado.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Radicación y Se asigna el Biblioteca Secretaria Formato NA

compilación número de Compilado
de las solicitud y se Solicitud de
solicitudes compila el material
archivo con las bibliográfico
solicitudes
realizadas
durante el
semestre.
 Punto de
control
4 Identificació Se identifican en Biblioteca Procesos Formato NA
n de las la base de datos Técnicos Solicitud de
solicitudes. y el catálogo material
cada uno de los bibliográfico
títulos
solicitados.
5 Solicitud de Una vez Biblioteca Jefe Comunicado a NA
cotización compiladas o través del
todas las Secretaria correo
solicitudes de electrónico con
libros, se la solicitud de
procede a cotización
solicitar la
cotización de los
materiales a los
diferentes
proveedores.
6 Recepción Se recibe a Biblioteca Secretaria Formato NA
de la través de correo Comparativo
cotización y electrónico las de
compilación cotizaciones de cotizaciones
del archivo los proveedores
con los datos
solicitados por la
biblioteca y se
procede a
compilar en el
formato
comparativo
cotizaciones los
datos
correspondiente
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
7 Elaboración Se elabora el Biblioteca Jefe Formato

estudio borrador del Estudios
previo y estudio previo y Previos para
remisión al se remite a adquisición de
Coordinador través del correo bienes
Jurídico electrónico al
Coordinador
Jurídico para su
revisión y
aprobación
8 Recepción Se imprime el Biblioteca Jefe Formato NA
del Estudio estudio previo, Estudios
previo se firma y se Previos para
aprobado y remite a la adquisición de
remisión a la oficina de bienes.
oficina de Jurídica con las
Jurídica cotizaciones
recibidas por
parte de los
proveedores.
9 Procedimien Dependiendo Área de Auxiliar Minutas, SIGOB,
to de las condiciones Jurídica área Anexo SICE
Jurídica y criterios de jurídica Técnico,
adquisición se Términos de
remite al área referencia
jurídica para que
se realice el
procedimiento
contractual de
acuerdo a la
modalidad.
10 Iniciación del Elaboración del Biblioteca Jefe Formato acta NA
contrato acta de inicio del o inicio Contrato
contrato Interventor
a del
contrato
11 Entrega del Entrega los Proveedor Proveedor Factura NA
material materiales
bibliográficobibliográficos
ofrecido ofrecidos, en el
plazo
estipulado.
12 Recepción Se recibe el Biblioteca Jefe Formato acta NA
del material material Auxiliar de de finalización
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
bibliográfico bibliográfico de Procesos del contrato

adquirido cada uno de los Técnicos
proveedores Secretaria
contratados se
revisa uno a uno
con el fin de
garantizar que
no tengan
defectos de
impresión
(paginas
borrosas, mal
paginado, etc.) y
se elabora el
acta de
finalización del
contrato.
 punto de
control
13 Entrega de Se remite al Biblioteca Secretaria Carta NA
la remisión almacén carta
del con la orden de
proveedor al remisión
Almacén entregada por
los proveedores,
para que sean
realizados los
registros de
correspondiente
s
Luz Clemencia Mejía-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Apoyo SUBPROCESO: Biblioteca

PROCEDIMIENTO: Préstamo de material bibliográfico CÓDIGO: AF-BB-028
PRODUCTOS: Material bibliográfico prestado a los usuarios
OBJETIVO: Ofrecer el servicio de consulta en sala, préstamo externo e inter-bibliotecario a las
diferentes tipologías de usuarios de la Biblioteca (profesores, investigadores y estudiantes del
Seminario Andrés Bello, personal administrativo y personal externo), con el fin de satisfacer sus
necesidades de información.
ALCANCE: Inicia con la consulta del catalogo y solicitud del material bibliográfico por parte de los
usuarios Docentes, investigadores y estudiantes del Seminario Andrés Bello, como también del
personal administrativo del Instituto y usuarios externos hasta el préstamo y ubicación en las
colecciones.
DEFINICIONES:
- Base de datos ISIS MARC: Sistema empleado en las bibliotecas del Instituto para catalogar el
material bibliográfico recibido en la Biblioteca.
- Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes
puntos de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones.
- Consulta en sala: Corresponde al préstamo interno dentro de las instalaciones de la
Biblioteca.
- Préstamo externo: Consiste en permitir a los usuarios habilitados, sacar el material
bibliográfico de las instalaciones de la Biblioteca por un lapso de tiempo determinado en
reglamento de servicios.
- Préstamo Inter-bibliotecario: Proceso mediante el cual una biblioteca, previo establecimiento y
firma de un convenio, obtiene de otra un material específico solicitado por sus usuarios internos y
que no está disponible en su propio fondo.
- Usuarios: Son todas las personas que hacen parte de la comunidad académica del Seminario
Andrés Bello (profesores, investigadores y estudiantes), personal administrativo y usuarios
externos interesados en consultar los fondos bibliográficos especializados existentes en la
Biblioteca.
Guía de Consulta Catálogo, Reglamento de servicios
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
- Los usuarios externos solamente podrán consultar dentro de las instalaciones de la biblioteca el
material bibliográfico y previa presentación del documento de identidad.
- Los usuarios habilitados para solicitar en préstamo externo el material bibliográfico son
profesores, investigadores y personal administrativo que tengan un contrato vigente con el
Instituto.
- Los usuarios internos (profesores, investigadores, personal administrativo) que requieran hacer
uso del préstamo externo, deberán entregar dos fotografías recientes para diligenciar el
respectivo registro en las bibliotecas del Instituto, en el cual se llevará el control del material
prestado.
- La oficina de Contrataciones y el Seminario Andrés Bello, deberán enviar quincenalmente al
responsable de la biblioteca el listado con los datos del (nombre y apellidos completos,
número de identificación y el periodo de vinculación) personal que se ha vinculado con el
Instituto (en calidad de personal administrativo, profesores, estudiantes, investigadores), con el fin
de contar con la información para efectos de la apertura del registro de usuario y préstamo del
material bibliográfico.
- Los materiales bibliográficos correspondientes a las colecciones de referencia, trabajos de grado
y material audiovisual solamente podrán ser consultados en las instalaciones de las bibliotecas.
- Los libros antiguos y manuscritos tienen acceso restringido y solamente podrán ser consultados
previa solicitud y autorización por parte de la Dirección del Instituto y el responsable de la
Biblioteca; así mismo se exigirán las medidas de seguridad para la consulta y manipulación de
esta documentación (guantes y tapabocas).
- El personal responsable del préstamo del material bibliográfico, hará la revisión del estado del
mismo antes de realizar el préstamo.
- Cualquier daño o deterioro del material bibliográfico propiedad de las bibliotecas del Instituto o
aquel que este temporalmente bajo su custodia (documentos del Préstamo inter-bibliotecario), es
responsabilidad del usuario que lo tenga en su poder, ya sea dentro o fuera de las instalaciones
de la Biblioteca.
- Los usuarios que reporten el deterioro o pérdida de los materiales prestados, deberán asumir el
costo de reparación cuando el daño sea posible de corregir y en el caso de pérdida se deberá
hacer la reposición por el mismo título, año y edición; en caso de no ser posible, se solicitará la
última edición o un título similar previa consulta con los profesores del Seminario Andrés Bello.
- El trámite de los préstamos inter-bibliotecarios se realizará de forma centralizada por la
Biblioteca de la Sede Yerbabuena con excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca
Luis Ángel Arango, los cuales serán tramitados por el responsable del servicio en la Biblioteca de
la Sede del Centro.
- Únicamente se atenderán las solicitudes de préstamo inter-bibliotecario de aquellas instituciones
que anualmente han renovado el convenio.
- Las solicitudes de préstamo inter-bibliotecario tanto de los usuarios internos como de las
bibliotecas con las cuales tenemos convenio, se recibirán a través de correo electrónico en la
cuenta: biblioteca@caroycuervo.gov.co
- El material bibliográfico disponible en las colecciones de la Biblioteca de la sede Yerbabuena
que sean solicitadas en préstamo inter-bibliotecario, se enviará a la Biblioteca de la Sede del
Centro, con el fin de facilitar el desplazamiento de los usuarios de las otras bibliotecas.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Los usuarios interesados serán los responsables de reclamar los materiales solicitados en
préstamo inter-bibliotecario, con excepción de los materiales solicitados en la Biblioteca Luis
Ángel Arango que serán reclamados por la responsable del servicio de la Biblioteca de la Sede
del Centro.
- Los responsables del servicio tanto en la Biblioteca de la sede de Yerbabuena como en la Sede
del Centro revisarán la lista de los materiales en préstamo inter-bibliotecario, para determinar
posibles vencimientos y evitar sanciones por parte de las Bibliotecas que prestaron los libros. En
caso que el material bibliográfico este próximo a vencer se contactará a los usuarios y se les
exigirá la devolución del material de forma inmediata.
MARCO LEGAL: NA
ÁREA CARGO
CONSULTA EN SALA
1 Consulta en el Identifica si el material NA Usuarios Ficha para NA
catálogo bibliográfico requerido se préstamo del
manual o en encuentra en las material
línea el colecciones de las bibliográfico.
material bibliotecas y anota en la
requerido. ficha de préstamo los
datos correspondientes.
2 Solicita el Entrega la ficha de NA Usuarios Ficha para NA
préstamo del préstamo a los préstamo del
material responsables del servicio material
bibliográfico. en las bibliotecas. bibliográfico.
3 Recibe la Ubica el material en los Bibliotec Bibliotecól NA NA

solicitud y estantes coloca la “guía a ogo o
busca el a fuera” Auxiliares
material en las Si el material no se responsab
colecciones encuentra en los les del
estantes verifica si se servicio
encuentra en los carros
del material pendiente
por integrar a las
colecciones.
Si está prestado informa
al usuario solicitante, en
caso que el usuario lo
requiera con urgencia,
se solicita en préstamo
inter-bibliotecario.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
4 Préstamo del Coloca la ficha de Bibliotec Bibliotecól NA NA

material solicitud de préstamo, la a ogo o
bibliográfico ficha de registro de Auxiliares
préstamo junto con el responsab
documento de les del
identificación servicio
correspondiente de los
usuarios en el espacio
definido para este fin,
verifica el estado del
material y entrega el
material bibliográfico al
usuario.
5 Consulta del Una vez ha consultado el Usuarios NA NA
material material lo entrega a los
bibliográfico. responsables del
servicio.
Si el usuario requiere el
material bibliográfico en
préstamo externo,
remítase a la actividad
9 de este procedimiento.
6 Reubicación Recibe el material y Bibliotec Bibliotecól Formato para NA
del material verifica su estado, a ogo o registro de
bibliográfico devuelve el documento Auxiliares las
de identificación responsab estadísticas
correspondiente a los les del
usuarios, compila las servicio
papeletas de solicitud de
préstamo para el registro
de las estadísticas y
reubica el material en
las colecciones.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
PRÉSTAMO EXTERNO
7 Registro de Verifica que el usuario Biblioteca Bibliotecólog Ficha de NA

Usuario solicitante tenga su o o Auxiliares registro de
respectivo registro en responsables Usuario
las Bibliotecas. del servicio
Si tiene el registro activo

en la Biblioteca pasa a
la actividad 9
Si el usuario No cuenta
con el registro en
biblioteca pasa a la
actividad 8
8 Confirmaci Verifica en la lista Biblioteca Bibliotecólog Listado del NA

ón de los remitida por Jurídica y el o o Auxiliares personal
datos del Seminario Andrés Bello, responsables nuevo
usuarios si el nombre de la del servicio vinculado al
persona está incluido. Instituto
Si está incluida abre la (Profesores,
ficha de registro del Investigadore
Usuario. s,
Si no está incluida, Estudiantes,
solicita al usuario los Personal
datos y confirma con Administrativ
Jurídica y Seminario o)
Andrés Bello la
información y abre la Ficha de
ficha de registro del registro del
Usuario. Usuario
9 Préstamo Verifica el estado del Biblioteca Bibliotecólog Ficha de NA
del material material a prestar e o o Auxiliares registro de
bibliográfic informa al usuario sobre responsables Usuario
o. el mismo, relaciona en del servicio
el registro del usuario
los datos del
documento, solicita la
firma en la tarjeta de
préstamo y pone con el
fechador la fecha de
devolución del material
y lo entrega al usuario.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
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abril de 2013
1 Devolución Entrega el material Usuarios NA NA

0 del material prestado al responsable
bibliográfic del servicio, quien
o verifica el estado del
mismo en el momento
de la devolución.
En caso que el material

se encuentre en mal
estado informa al
usuario si debe cancelar
el empaste o realizar la
reposición del mismo.
Descarga del registro

del usuario el material
devuelto y coloca el
sello de cancelado en la
ficha de préstamo y
reubica el material en
las colecciones.
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA USUARIOS INTERNOS DEL ICC

1 Consulta de Identifica en catálogos Usuarios Usuarios / Ficha de NA
1 catálogos de otras bibliotecas los / Bibliotecólog solicitud de
materiales requeridos Biblioteca o o Auxiliares préstamo
responsables inter-
del servicio bibliotecario
1 Verificación Verifica en el catálogo Biblioteca Bibliotecólog Formato de NA

2 de la de la biblioteca o o Auxiliares solicitud de
disponibilid prestamista la responsables préstamo
ad disponibilidad del del servicio inter-
material bibliográfico, bibliotecario
verifica si la Biblioteca
del ICC tiene convenio Modelo de
de préstamo Inter- carta para la
bibliotecario. solicitud de
convenio de
Si tiene convenio préstamo
diligencia el formato de inter-
Préstamo Inter- bibliotecario
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
bibliotecario, lo firma y
entrega al Usuario e
indica el proceso a
seguir.
Si no existe el
convenio, informa al
responsable de la
biblioteca para tramitar
el convenio.
1 Solicitud del Se dirige a la biblioteca Usuarios Usuarios / NA NA
3 material de la institución / Bibliotecólog
bibliográfico prestamista a solicitar Biblioteca o o Auxiliares
el material bibliográfico. responsables
del servicio
Si la solicitud es para la
Biblioteca Luis Ángel
Arango el tramite y la
solicitud la realiza la
responsable del
servicio de la Biblioteca
de la sede del Centro;
una vez el libro esté
disponible en la
Biblioteca de la Sede
del Centro informa
telefónicamente o
mediante correo
electrónico a usuario
que solicitó el material
y registra el préstamo
en el registro del
usuario.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
1 Devolución Devuelve a la biblioteca

4 del material prestamista el material
bibliográfico en la fecha indicada y
entrega a la Biblioteca
del ICC la copia del
formato debidamente
firmado o sellado por el
responsable del
préstamo de la otra
institución para ser
descargado de su
registro bibliográfico,
archivado y registrado
en las estadísticas.
Los materiales
solicitados a la
Biblioteca Luis Ángel
Arango deben ser
entregados a la
Responsable del
servicio de la Biblioteca
de la Sede del Centro
para su devolución.
PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO PARA OTRAS INSTITUCIONES

1 Recepción Se recibe de la Biblioteca Director Formato de NA
5 de la Biblioteca solicitante solicitud de
solicitud por medio del correo Bibliotecólog préstamo
electrónico la solicitud o o o Auxiliares inter-
personalmente el responsables bibliotecario
formato e donde se del servicio
especifican los datos
(No. topográfico, autor
y título) del material
requerido.
1 Verificación Revisa en las Biblioteca Bibliotecólog Formato de NA

6 de la colecciones la o o Auxiliares solicitud de
disponibilid disponibilidad del responsables préstamo
ad material solicitado: del servicio inter-
bibliotecario
Si el material no se
encuentra disponible
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
informa a usuario o
institución, con lo cual
finaliza el
procedimiento.
Si el material se
encuentra disponible y
la solicitud se recibió a
través del correo
electrónico, informa a
la biblioteca solicitante
con copia a la
responsable del
servicio del la
Biblioteca de la Sede
del Centro, registra el
préstamo y envía por
valija el material para
que sea reclamado por
el usuario de la otra
biblioteca en el Centro.
Si la solicitud se recibió
personalmente pasa a
la actividad 17 de este
procedimiento.
1 Préstamo Verifica el estado del Biblioteca Bibliotecólog Ficha de NA
7 del material material a prestar e o o Auxiliares registro de
bibliográfico informa al usuario responsables Usuario
. sobre el mismo, recibe del servicio
y archiva el formato
entregado por el
usuario de la otra
institución, pone con el
fechador la fecha de
devolución del material
y lo entrega al usuario.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
1 Devolución Devuelve a la biblioteca

8 del material el material en la fecha
bibliográfico indicada.
Los responsables del

servicio en las
bibliotecas de la sede
del Centro y
Yerbabuena, reciben el
material, verifican su
estado y devuelven la
copia del formato de
solicitud de préstamo
inter-bibliotecario
debidamente firmado y
sellado.
En caso que el material
se encuentre en mal
estado, se indica al
usuario y se informa al
responsable de la
Biblioteca para que
notifique la novedad a
la Biblioteca solicitante.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Inventario de material bibliográfico CÓDIGO: AF-BB-029
PRODUCTOS: Listado de los materiales perdidos o extraviados en las bibliotecas
OBJETIVO: Realizar el inventario del material bibliográfico existente en cada una de las
colecciones de la biblioteca José Manuel Rivas Sacconi y la biblioteca del Seminario Andrés
Bello, con el propósito de comparar la información registrada en las fichas catalográficas
principales, con las existencias físicas de los estantes en cada una de las colecciones y obtener
el índice de pérdida o extravío de los documentos, al igual de el porcentaje de crecimiento de las
colecciones.
ALCANCE: Inicia con la definición del cronograma de inventario, hasta la finalización y entrega
del informe final.
DEFINICIONES:
Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos
de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones
Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor,
título, edición, pie de imprenta, número de páginas, serie, temas, número de registro, entre otros)
o descripción, del material bibliográfico existente en las colecciones de las bibliotecas.
Fichero Oficial: Está constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el
conteo de cada una de las obras recibidas en las bibliotecas del Instituto.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guía para la realización del inventario
- Antes de iniciar el proceso de inventario, se deberá ordenar cada una de las colecciones con el
fin de facilitar la verificación comparación de la ficha catalográfica principal contra la existencia
física de los libros en los estantes.
- Anualmente en el período inter-semestral de final de año se realizará el inventario de las
colecciones de libros en las dos bibliotecas
- Para facilitar la realización del proceso de inventario de la colección de libros y culminación del
mismo en el menor tiempo, se procurará que el personal esté disponible y dedicado solamente a
esta actividad.
- Para garantizar la consistencia de los datos en el levantamiento del inventario y la agilidad en el
proceso, se conformarán parejas como equipo de trabajo.
- Dado el volumen de material a inventariar en las dos bibliotecas, se solicitará con tiempo al jefe
de personal el apoyo de personal de otras áreas.
- Se informará con 10 días de anticipación a los usuarios (Profesores, Investigadores,
Estudiantes, Empleados e instituciones que tienen el convenio de préstamo inter-bibliotecario
activo) las fechas de realización del inventario.
- Se deberá solicitar a los usuarios (Profesores, Investigadores, Estudiantes y Empleados) la
devolución del material prestado antes de la realización del inventario, salvo en aquellas
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
situaciones que el material sea requerido con urgencia y no pueda esperar la finalización del
proceso de inventario.
Durante el período de inventario, se cerrará la biblioteca al igual que el servicio de préstamo.
- Se marcará con un sello cada uno de los libros inventariados, con el fin de llevar el control de los
ítems inventariados y facilitar el proceso de identificación de aquellos que no fueron
inventariados.
- Para la realización del inventario de dispondrán de los implementos necesarios como:
Tapabocas, guantes, lápices, entre otros.

ÁREA CARGO
1 Definición del Programación de Biblioteca Bibliotecólo Cronograma NA
cronograma las fechas de go o de inventario
realización del Auxiliares
inventario, de las
colecciones a bibliotecas
inventariar,
actividades a
realizar, personal
que participará en
el inventario.
2 Identificación Distribución, Biblioteca Bibliotecólo NA NA
de las señalización del go o
colecciones a número de estantes Auxiliares
inventariar y gavetas de fichas de las
principales a bibliotecas
comparar por
pareja de trabajo,
disposición de los
espacios de trabajo
con mesas
auxiliares.
3 Capacitación Instrucción al Biblioteca Responsabl NA NA
del personal personal sobre la e de la
metodología a Biblioteca
llevar a cabo en el
proceso del
levantamiento del
inventario y entrega
de los insumos
necesarios
(tapabocas,
guantes, lápices,
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abril de 2013
sellos, guías)
 Punto de
control
4 Levantamient Comparar cada una Biblioteca Bibliotecólo Ficha NA

o del de las fichas go o catalográfica
inventario principales de las Auxiliares principal
gavetas entregadas de las
con los ítems bibliotecas
ubicados en los
estantes,
señalización de
cada uno de los
libros inventariados
con el sello de
inventario en el
lugar establecido,
marcación de la
ficha o separación
de aquellas fichas
que no se hayan
encontrado el
material en los
estantes.
5 Consulta y Biblioteca Bibliotecólo Ficha NA
verificación de las go o catalográfica
fichas principales Auxiliares principal
de los materiales no de las
encontrados en los bibliotecas
estantes, con las
fichas de registro
de usuario, la
información
registrada en la
base de datos
WinIsis Marc y el
catalogo.
6 Entrega al Biblioteca Bibliotecólo Ficha NA
responsable de la go o catalográfica
Biblioteca de las Auxiliares principal
fichas de las
catalográficas bibliotecas
principales del
material que no se
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abril de 2013
ha encontrado en
los estantes.
7 Señalización en la Biblioteca Responsabl Ficha NA

base de datos e Biblioteca catalográfica
bibliográfica WinIsis o Auxiliare principal
Marc los ítems que de
no se encontraron Procesos
en la colección. Técnicos
8 Elabora y entrega a Biblioteca Responsabl Informe final NA
la dirección del e de la resultados de
Instituto el informe Biblioteca inventario
final de inventario
de las colecciones
a las cuales se
realizó el proceso.
- Disponer de personal de otras áreas que trabajen conjuntamente con el personal de la

Biblioteca para facilitar el levantamiento del inventario. Tener la cultura de realizar anualmente los
inventarios del material bibliográfico. - Contar con el personal de tiempo completo para realizar las
actividades de inventario.
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PROCEDIMIENTO: Procesamiento técnico de material CÓDIGO:AF-BB-030

bibliográfico
PRODUCTOS: Material bibliográfico procesado y disponible en las colecciones

OBJETIVO: Procesar (catalogar, clasificar, prepara físicamente) e ingresar a la base de datos
WinIsis MARC Lite, el material bibliográfico (en los diferentes soportes) adquirido por la
biblioteca, de acuerdo con los estándares internacionales para la descripción bibliográfica.
ALCANCE: Inicia con la recepción del material bibliográfico adquirido a través de los diferentes
mecanismos de adquisición (compra, canje y donación), hasta la entrega del material a las
colecciones.
DEFINICIONES:
Catalogación: Proceso técnico mediante el cual se definen los elementos informativos que
permite establecer los puntos de acceso y la identificación de un documento, para facilitar su
recuperación.
Catálogo bibliográfico: Sistema empleado en las Bibliotecas para registrar por diferentes puntos
de acceso los recursos bibliográficos existentes en las colecciones.
Clasificación decimal Dewey: Sistema de clasificación desarrollado por el bibliotecólogo
Norteamericano Melvin Dewey, el cual parte de la división de las ciencia en diez clase temáticas
principales, las cuales se dividen jerárquicamente de diez en diez. Emplea números arábigos del
0 al 9, tratados como fracciones decimales. Al número básico de clasificación temática se le
agregan subdivisiones de forma, cronológicos, geográficos y de lengua.
Clasificación Local: Sistema alfanumérico desarrollado por la Biblioteca para la organización de
la colección de trabajos de grado y Henry Luque.
Clave de autor (signatura librística): Código alfanumérico asignado mediante la tabla de Cutter,
la cual representa el autor de una obra.
Ficha Principal: Tarjeta de cartulina de 7.5 por 12.5 cm, en donde se registra los datos (autor,
título, edición, pie de imprenta, número de páginas, serie, temas, número de registro, entre otros)
o descripción, del material bibliográfico existente en las colecciones de las bibliotecas.
Fichero Oficial: Está constituido por el conjunto de las fichas principales, en las cuales se lleva el
control de cada una de las obra recibidas en las bibliotecas del Instituto.
Formato MARC (Machine Readable Cataloging): Formato normalizado empleado por las
diferentes bibliotecas para la catalogación en línea cuya finalidad es permitir la trasferencia de la
información bibliográfica del material bibliográfico, cuya finalidad es permitir la trasferencia de la
información bibliográfica
LEMB (Lista de Encabezamiento de Materia para Bibliotecas): Lenguaje normalizado
empleado por las bibliotecas o centros de información para la asignación de los temas o
descriptores en el análisis de los documentos y recuperación de la información.
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Número de Clasificación: Código numérico o alfanumérico empleado para la organización del

material bibliográfico en los estantes, de acuerdo con los sistemas de clasificación universales, o
los sistemas locales empleados en las bibliotecas. En la Biblioteca del Instituto se emplea el
Sistema de Clasificación Dewey y un sistema local.
Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA2): Conjunto de normas internacionales por
las cuales se rige la tarea de la descripción de los recursos bibliográficos en una unidad de
información.
Signatura Topográfica: Código alfanumérico compuesto por el número de clasificación y la clave
librística, asignado a un documento para indicar su ubicación en los estantes y permitir su
localización.
Tablas de Cutter: Lista de códigos universalmente empleada por las bibliotecas para la
asignación de la clave librística (clave de autor), la cual representa el autor de una obra.
Tesauros: Lista alfabética de los términos empleados en una disciplina en particular, incluye las
relaciones y equivalencias entre el lenguaje natural y el lenguaje documental para peritar la
recuperación de la información.
Instructivo para el procesamiento técnico del material bibliográfico, Reglas de Catalogación
Angloamericanas (RCAA2), Formato MARC, ormad para la descripción bibliográfica ISBD
- La biblioteca de la Sede Yerbabuena, realizará el registro, procesamiento técnico y preparación
de física de todos los materiales bibliográficos, con excepción de los trabajos de grado, los cuales
estarán a cargo de la responsable del servicio de la Biblioteca del Seminario.
- Se procesará e integrará a las colecciones de las bibliotecas prioritariamente aquellos
materiales que incluyan temáticas en las áreas de interés del Instituto tales como: lingüística
general y española, filología románica; literatura colombiana, española, hispanoamericana,
universal y crítica literaria, entre otras
- Antes de iniciar con el procesamiento técnico del material bibliográfico, se deberán identificar los
documentos con el fin de no crear registros duplicados de una misma obra ya existente en las
colecciones de las bibliotecas del Instituto.
- El personal dedicado a las labores de procesamiento técnico, deberán conocer y emplear las
herramientas tanto impresas como electrónicas y los estándares internacionales como el formato
MARC, RCAA2, ISBD, al igual que las políticas internas
- Antes de procesar el material bibliográfico, se deberá asignar el número de registro (inventario) e
ingresar en el formato diseñado para este fin, sellar y diligenciar los datos de procedencia en cada
ítem.
- Para el procesamiento técnico, se dará prioridad a los materiales adquiridos por compra.
- Para el ingreso de los registros bibliográficos en la Base de Datos en WinIsis (catalogación), se
deberán emplear las hojas de entrada de datos definidas para cada tipo de documento así: Libros,
Revistas, Analíticas, Material cartográfico, Material audiovisual, Bases de datos y Trabajos de
grado
- Se aplicará el tercer nivel de catalogación para todo el material bibliográfico recibido en la
Biblioteca y se tendrá en cuenta las etiquetas, indicadores y campos estructurados en la base de
datos a partir del Formato Marc Lite.
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- El material a ser publicado por la Imprenta Patriótica se elaborará la catalogación en la fuente.

- Se elaborarán registros analíticos a cada uno de los artículos publicados en las revistas editadas
por el Instituto.
- Se procesará, ingresará a la base de datos bibliográfica y se conservará en las colecciones de la
Biblioteca tres (3) ejemplares de toda la producción académica del Instituto.
- Para la ejecución de las labores de procesamiento técnico, se deberá adquirir las últimas
ediciones de las herramientas como: tesauros, listas de encabezamiento de materia general y
especializada, tablas de Cutter, reglas de catalogación, entre otros.
- Los números sueltos de títulos de revistas que lleguen a la biblioteca y de las cuales no se tenga
suscripción, se registraran como libros.
- Los trabajos de grado de otras instituciones que lleguen a la Biblioteca, se ingresarán como
libros.
- Se elaborarán únicamente las fichas principales (oficiales) de todo el material bibliográfico
procesado.
- Para la identificación de los materiales, en la preparación física se debe tener presente:
* Colocar las siglas que identifican las colecciones o fondos especiales (por ejemplo: Bóveda - A,
Fondo Martínez Briceño - FMB)
* Fijar el rotulo, bolsillo, fichas para el control del préstamo sin afectar el contenido de los
materiales.
* A los documentos de los fondos antiguos, no se les deberá fijar rotulo, ficha de préstamo ni
otros material que pueda deteriorarlos. Se elaborará una guía especial con el fin de fijar el rótulo
y los demás elementos para identificarlos.
MARCO LEGAL: NA

S
ÁREA CARGO
Selección y registro
1 Selección del Separa el material Biblioteca Bibliotecólo NA NA
material recibido en canje y go / Auxiliar
donación, de
acuerdo con las
áreas de interés
del Instituto.
2 Registro del Asigna el número Biblioteca Auxiliar Formato Sistema de
material de registro o de registro Información
bibliográfico inventario, y Base de Bibliográfico
diligencia el sello datos
de procedencia e bibliográfi
ingresa el registro ca
breve en la base
bibliográfica en
WinIsis en la hoja
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de entrada de
datos
correspondiente.
Catalogación y clasificación
3 Catalogación Identifica el Biblioteca Bibliotecólo Base de Sistema de
del material material en ga / Auxiliar Datos Información
catálogos de otras Bibliográfi Bibliográfico
bibliotecas a nivel ca
nacional e
internacional, baja
o copia el registro
correspondiente y
lo ajusta de
acuerdo con los
estándares
internacionales y
los parámetros
particulares
definidos en la
Biblioteca del
Instituto.
4 Determina, e Biblioteca Bibliotecólo Sistema de
ingresa de forma ga / Auxiliar Información
estandarizada la Bibliográfico
descripción
bibliográfica de
cada uno de los
documentos de
acuerdo con el tipo
de documento y
formato, en las
hojas de entrada
definidas en la
base de datos
WinIsis.
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
5 Graba el registro Biblioteca Bibliotecólo Sistema de

bibliográfico y ga / Auxiliar Información
anota con lápiz en Bibliográfico
el reverso de la
portada, en donde
se encuentra el
sello de
procedencia el
número del registro
(MFN) que le
corresponde en la
base de datos.
6 Clasificación Define el tema o Biblioteca Bibliotecólo Sistema de
del material temas del ga / Auxiliar Información
contenido del Bibliográfico
documento, el
número de
clasificación de
acuerdo con los
sistemas de
clasificación
empleados en la
Biblioteca, la
signatura librística
y los valida con la
base de datos y el
fichero oficial para
evitar duplicidad
de las signaturas
topográficas.
7 Marca en la Biblioteca Bibliotecólo NA NA
portada el libro con ga / Auxiliar
la signatura
topográfica
asignada al
documento y lo
ubica en el lugar
designado para la
preparación física.
 Punto de
control
CONTROL INTERNO
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8 Control de Revisa por muestre Biblioteca Jefe NA NA

calidad la calidad de la Biblioteca
catalogación y el
análisis del
material
bibliográfico.
Preparación física
9 Rotulación y Elabora el rótulo, Biblioteca Auxiliar NA NA
sellado bolsillo, fichas de
préstamo y los fija
en los lugares
definidos de
acuerdo con el tipo
de documento.
1 Marca los Biblioteca Auxiliar NA NA
0 documentos con el
sello de propiedad
de la biblioteca en
los lugares
especificados.
1 Elaboración Consulta la base Biblioteca Auxiliar Ficha
1 de las fichas de datos principal
catalográfica bibliográfica y
principales mecanografía la
(Oficiales) descripción del
documento en las
tarjetas
catalográfica.
1 Entrega del Elabora el listado Biblioteca Auxiliar Listado de NA
2 material a las de los materiales entrega
colecciones. que ya se del
encuentran material a
disponibles para las
ser incorporados coleccione
las colecciones y s
los entrega a la
responsable del
servicio.
1 Disposición Recibe el material Biblioteca Auxiliar NA NA
3 del material en bibliográfico,
las archiva el listado
colecciones en la carpeta
correspondiente y
ubica los
CONTROL INTERNO
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documentos los
estantes de las
respectivas
colecciones.
Estadísticas
1 Informe de Registra en el Biblioteca Bibliotecólo Formato NA
4 actividades “formato ga / Auxiliar de
estadística estadístic
mensual de as de
actividades” de actividade
acuerdo con las s
labores realizadas.
 Punto de
control
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento

Paola Gaitán Martínez-Zoe Castro Ricardo Francisco Daza Gamba Mayo de 2011
Bohórquez
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
Subproceso Tesorería
PROCESO: De apoyo. SUBPROCESO: Tesorería
PROCEDIMIENTO: Operaciones de recaudo y colocación de CÓDIGO: AF-TS-031
recursos.
PRODUCTOS: PAC, órdenes de pago, informes.
OBJETIVO: Desarrollar con efectividad las operaciones de recaudo y colocación de recursos
financieros para el cabal cumplimiento de los objetivos institucionales.
ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos.
DEFINICIONES:
Ingreso: Flujo de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptible de
incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o
por disminución de pasivos, expresado en forma cuantitativa y que refleja el desarrollo de la
actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario.
Programa Anual Mensualizado De Caja PAC: es un instrumento mediante el cual se fija el

monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el
monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional para efectuar el pago de los
compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nación.
Pago: Acto mediante el cual, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto
administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligación y la
autorización de pago efectuada por el funcionario competente liquidadas las deducciones de Ley
y/o las contractuales (Tales como amortización de anticipos y otras) y verificando el saldo en
bancos, se desembolsa al particular el monto de la obligación, ya sea mediante cheque bancario,
por consignación en la cuenta bancaria del beneficiario a través de dispersión del Ministerio de
Hacienda SIIF NACION II, extinguiendo la respectiva obligación.
Recibo De Caja: Documento por medio del cual se deja constancia de haber recibido dinero.
Títulos De Tesorería –TES: Los títulos de tesorería creados en la ley 51 de 1990 son títulos de
deuda pública interna emitidos por el Gobierno Nacional. Existen dos clases de títulos: clase A y
clase B. Los primeros fueron emitidos con el objeto de sustituir la deuda contraída en las
operaciones de mercado abierto realizadas por el Banco de la República. Los segundos se
emiten para obtener recursos para apropiaciones presupuestales y efectuar operaciones
temporales de la Tesorería del Gobierno Nacional. En la actualidad solamente se emiten los
títulos de clase B. El plazo se determina de acuerdo con las necesidades de regulación del
mercado monetario y de los requerimientos presupuestales o de tesorería, y fluctúa entre 1 y 7
años. El rendimiento de los títulos lo determina el Gobierno Nacional de acuerdo con las tasas del
mercado para el día de colocación de lo mismo.
CONTROL INTERNO
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Transferencia bancaria. Una transferencia u orden de pago no es más que el conjunto de

instrucciones que como titulares de una cuenta bancaria damos a la entidad financiera para que
proceda a retirar fondos de la cuenta de la que somos titulares y se los abone a una persona o
conjunto de personas, Es una manera de traspasar fondos entre cuentas bancarias sin sacar
físicamente el dinero.
Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II.
El dinero recibido durante la mañana por concepto de fotocopias, se debe consignar en las horas
de la tarde, o a más tardar a primera hora del día siguiente hábil.
Las chequeras y el dinero recibido deben custodiarse adecuadamente utilizando para ello la caja
fuerte.
Los documentos soporte de las comisiones de servicio adelantadas por los funcionarios deberán
entregarse en tesorería dentro de los tres (3) días siguientes a su terminación.
Para realizar los pagos, es necesaria la presentación de la certificación bancaria.
Cuando se vaya a hacer un pago, en la generación de la orden de pago se debe seleccionar
como tipo de beneficiario: “Beneficiario Final”
MARCO LEGAL: Ver normograma.

DEPENDENCIA CARGO
1 Registrar Recibir efectivo, Subdirección Profesional Registro SIIF II
ingresos en y consignaciones Administrativ de Tesorería Recibo de
efectivo o por concepto de a y – Auxiliar de Caja
cheques ingresos Financiera – Tesorería
generados Líder de
proceso.
2 Registrar Recibir copia de Subdirección Profesional Documento
ingresos por la consignación o Administrativ de Tesorería s
transferencias transferencia a y – Auxiliar de Archivados
bancarias bancaria, por Financiera – Tesorería
ingresos Líder de
generados en el proceso
seminario Andrés
Bello por cursos,
maestrías, etc.
CONTROL INTERNO
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3 Consignar Consignar a Subdirección Profesional Consignaci NA

recaudos finales de la Administrativ de Tesorería ón.
tarde o a más a y – Auxiliar de
tardar el día Financiera Tesorería
siguiente hábil en
que se recibió el Líder de
ingreso por proceso
concepto de
fotocopias, o en
su defecto a
primera hora del
día siguiente
hábil en la
cuenta de
Recursos
Propios.
4 Archivar recibos Archivar: El Subdirección NA
de caja y Original del Administrativ
soportes por Recibo de Caja a y
recaudo se entrega al Financiera
funcionario Profesional
encargado de las Líder de
de Tesorería
fotocopias, La proceso.
copia de la – Auxiliar de
consignación Tesorería
bancaria se
archiva como
soporte del
boletín de
Tesorería.
5 Consultar Verificar de Subdirección Profesional NA
movimientos acuerdo con la Administrativ de Tesorería
programación de a y – Auxiliar de
los pagos y Financiera Tesorería
solicitud de
recursos, en la Líder de
Terminal proceso
Empresarial del
Banco los
movimientos que
experimentaron
las cuentas:
situado de
fondos, cobro de
cheques, etc.
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
 Punto de
control
6 Cargar Realizar el Subdirección Profesional Registro SIIF II

extractos cargue de Administrativ de Tesorería
bancarios extracto al en el ay
SIIF Nación II
Financiera
Líder de
proceso
7 Registrar Generar SIIF Subdirección Profesional Registro SIIF II

recaudo y NACION II, la Administrativ de Tesorería
causación de contabilización a y
ingresos del extracto Financiera
bancario y
registrar en el
módulo de
ingresos
8 Programar giros Elaborar la Subdirección Profesional Carpeta

Programación de Administrativ de Tesorería compartida
Giros del mes a y de
programaci
para cada Financiera
ón de
cuenta, y pagos
entregarlo a la mensual
Coordinadora
Financiera, para
su revisión y
visto bueno del
Subdirector
Administrativo y
Financiero
 Punto de
control
9 Generar reportes Generar a final Subdirección Profesional Reportes SIIF II

de PAC de mes, los Administrativ de Tesorería
reportes de PAC a y
originados por
CONTROL INTERNO
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SIIF Nación II, Financiera

así como los del
primer día hábil
del mes siguiente
y archivarlos en
la carpeta
correspondiente.
1 Reportar Elaborar en las Registro NA

0 modificaciones fechas
al PAC ordenadas por el
Ministerio de
Hacienda, previa
revisión de la
Coordinadora
Financiera y
aprobación del
Subdirector
Administrativo y Subdirección
Financiero, las Administrativ
modificaciones al a y Profesional
PAC según las Financiera - de Tesorería
necesidades Líder de
institucionales y proceso
cumpliendo con
los parámetros
establecidos por
el Ministerio de
Hacienda y
Crédito Público
en el aplicativo
SIIF NACIÓN
 Punto de
control
1 Generar reportes Generar e Subdirección Reporte SIIF II

1 de solicitud de imprimir los Administrativ Profesional
modificaciones reportes de a y de Tesorería
al PAC
Solicitud de Financiera -
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modificaciones al Líder de
PAC originado proceso
por SIIF Nación II
por cada
vigencia
modificada y
archivarlos en la
carpeta
respectiva.
1 Generar reportes Generar e SIIF II

2 de PAC imprimir los
actualizados reportes de
Saldos de PAC
Detallados Subdirección
Informe de
originados por Administrativ
PAC con
SIIF Nación II a y Profesional
modificacio
cuando las Financiera - de Tesorería
nes
modificaciones Líder de
autorizadas
solicitadas hayan proceso
surtido efecto y
archivarlos en la
carpeta
respectiva.
1 Generar órdenes Generar y Registro NA

3 de pago aprobar en SIIF
presupuestal Nación II las
Órdenes de
Pago Subdirección
presupuestales y Administrativ
no a y Profesional
presupuestales, Financiera - de Tesorería
previa Líder de
autorización de proceso
la ordenadora del
Gasto o
Subdirector
Administrativo y
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Financiero
 Punto de
control
1 Registrar y Registrar y pagar Registro

4 pagar ordenes las Órdenes
bancarias en bancarias de las Subdirección
SIIF Administrativ
Órdenes de
a y Profesional
Pago
Financiera - de Tesorería
Presupuestales
Líder de
de SIIF, que se
proceso
efectúan con
recursos propios.
1 Generar e Generar e Subdirección Registro

5 imprimir órdenes imprimir las Administrativ Orden de
de pago órdenes de pago, a y Pago
presupuestal elaborar los Financiera - Cheque
Transferenc
cheques Líder de ia
correspondientes proceso Electrónica
a las órdenes de Profesional
pago o preparar de Tesorería
en el portal
empresarial del
Banco los Pagos
y transacciones
electrónicas
respectivas.
1 Registro órdenes Generar y Subdirección Registro

6 de pago de Aprobar en SIIF Administrativ
deducciones Nación las a y
órdenes de pago Financiera -
de Deducciones Líder de Profesional
a que haya lugar proceso de Tesorería
y en los casos
necesarios el
registro y pago
de la respectiva
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Orden Bancaria.
1 Órdenes de Generar en el Subdirección Registro SIIF II

7 pago. aplicativo SIIF Administrativ
Nación las a y
órdenes de pago Financiera -
no Líder de
presupuestales, proceso
las ordenes Profesional
bancarias y su de Tesorería
respectivo pago
para dar por
finalizada la
cadena de gasto
presupuestal en
SIIF Nación
1 Autorizar pagos Entregar las Subdirección Órdenes de

8 órdenes de pago Administrativ pago
con sus soportes a y firmada y
y cheques al Financiera - Profesional cheques
Profesional Líder de de Tesorería
Especializado proceso y Profesional
del Área Especializad
Administrativa y o
Financiera para
su revisión y Código 2028
posterior Grado 15-
presentación a Coordinadora
la Secretaría Financiera
General
dependencia
donde se
aprueban y
firman.
1 Confirmación de Enviar a los Subdirección Formato

9 pago beneficiarios de Administrativ Auxiliar de reporte
pago el aviso a y Tesorería consignació
mediante correo Financiera -
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electrónico, Líder de n
sobre la proceso
autorización y Correo
Electrónico
fecha de pago
 Punto de
control
2 Generar boletín Imprimir los Subdirección Documento

0 diario de informes que Administrativ s
tesorería conforman el a y
boletín diario de Financiera -
tesorería y Líder de
organizarlos proceso Profesional
junto a los de Tesorería
soportes
documentales
correspondientes
 Punto de
control
Pagar Una vez Registro

2 reembolsos de cumplida la
1 caja menor. solicitud y
aprobación de
PAC para el
reembolso de
caja menor se
procederá a su
reembolso, para Profesional
Subdirección de Tesorería
lo cual se debe
Administrativ
presentar por el
a y
responsable de
Financiera -
manejo del
Líder de
fondo, El CDP
proceso
debidamente
aprobado,
Resolución de
reembolso con el
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Registro
Presupuestal
respectivo y
carpeta(s) con
los soportes de
gastos
aprobados En el
último reembolso
del año deberá
realizarse el
reintegro del
dinero sobrante
en caso de que
no se haya
gastado todo el
monto
autorizado.
Archivar carpeta Los originales de Documento

2 y documentos de la Orden(es) de s
2 pago Pago de los Archivados
Subdirección y Foliados
reembolsos de aplicativos SIIF,
Administrativ
caja menor la obligación y la
a y Auxiliar de
Resolución de
Financiera - Tesorería
Reconocimiento,
Líder de
serán archivados
proceso
en el consecutivo
de Órdenes de
Pago.
2 Inversión forzosa Determinar de Aplicativo

3 en TES de
acuerdo con el Subdirección
artículo 2º del Administrativ valoración
Decreto 1525 de a y Profesional de TES
2008 el promedio Financiera - de Tesorería
diario mensual Líder de
de Recursos del proceso Formato
Instituto. promedio
mensual de
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
depósitos e
inversiones
Sobre esta base, y saldos.
y dentro de los
cinco (5)
primeros días
hábiles de cada
mes, se deberá
tramitar la
suscripción de
TES
correspondiente.
(Ver instructivo
para comprar y
vender TES y
para reportar los
informes de ley)
2 Informes TES Elaborar y remitir

4 al Grupo de
Mercado de Oficio
Capitales Interno
Subdirección
Financiamiento
Interno de la
Nación, el Subdirección
informe mensual Administrativ
del promedio de a y Profesional
depósitos e Financiera - de Tesorería
inversiones y Líder de
saldos y el proceso
informe trimestral
de saldos de
inversiones en
los formatos y
condiciones
preestablecidas
(Ver instructivo
para comprar y
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
vender TES. y
para reportar los
informes de ley).
Redactar los
oficios remisorios
para el envió de
dichos formatos.
Redención de Confirmar la oficio

2 inversiones TES redención de los
5 cupones y los
valores
constituidos en
TES con la Subdirección
entidad Administrativ
Financiera. a y Profesional
Líder de
Enviar oficio de proceso
instrucciones
para la
consignación de
las inversiones
TES.
2 Registro de TES Registrar en SIIF Registro

6 NACION II los
archivos de Subdirección
valoración y Administrativ
control de las a y Profesional
inversiones, la Financiera - de Tesorería
compra o venta Líder de
de las proceso
inversiones en
TES
2 Archivo soportes Archivar los Subdirección Profesional Documento

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abril de 2013
7 operaciones e soportes de las Administrativ de Tesorería s

informes TES operaciones a y archivados
realizadas sobre Financiera - y foliados.
TES Líder de
 Punto de
proceso
control
2 Conciliaciones Elaborar la
8 bancarias. conciliación de Subdirección Conciliacion
las cuentas Administrativ es
bancarias a y Profesional bancarias
entregar a Financiera - de Tesorería
Contabilidad Líder de
para su proceso
validación.
2 Cierre mensual Previa Informes

9 conciliación de archivados
información de
Subdirección
Tesorería con
Administrativ
Presupuesto y
a y Profesional
Contabilidad,
para realizar el
Líder de
cierre del mes.
proceso
Imprimir informes
mensuales de
cierre.
3 Constituir Elaborar el Registro de

0 cuentas por informe de informe
pagar constitución de Subdirección
las cuentas por Administrativ
pagar con corte a a y Profesional
31 de diciembre Financiera - de Tesorería
de la respectiva Líder de
vigencia fiscal proceso
para presentar al
Ministerio de
Hacienda dentro
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abril de 2013
de los tiempos
estipulados.
3 Reportes de Cargue del Oficio

Subdirección
1 aportes Reporte de
Administrativ
cesantías Aportes Mensual
a y Profesional
Cesantías en la
página del Fondo
Líder de
Nacional del
proceso
Ahorro.
3 Certificados de Generación, Subdirección Certificados

2 retención Impresión, envió Administrativ
o entrega a y Profesional
personal de Financiera - de Tesorería
Certificados de Líder de
Retención. proceso
3 Transferencia de Organización, Cajas de

3 archivo agrupación y Archivo
Subdirección debidament
transferencia del
Administrativ Profesional e
archivo de
a y de Tesorería inventariada
Tesorería de
Financiera - y Auxiliar de s.
acuerdo a las
Líder de Tesorería
Tablas de
proceso
Retención
Documental.
Ángela Vásquez Arias- Auris Paola Gaitán Martínez- Septiembre de 2012
Margarita Mendoza. Zoe Castro Bohórquez- Ricardo
Francisco Daza Gamba
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abril de 2013
Subproceso Contabilidad
PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Contabilidad
PROCEDIMIENTO: Ejercicio Contable CÓDIGO: AF-CB-032
PRODUCTOS: Estados Financieros e Informes A entidades de Control
OBJETIVO: Proporcionar información contable confiable y útil en la toma de decisiones.
ALCANCE: Desde la recepción de soportes hasta la emisión de estados financiero y la

elaboración e informes
DEFINICIONES:
Catálogo General De Cuentas: Elemento del manual de procedimientos del régimen de

Contabilidad pública que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la
clasificación conceptual. Estructura compuesta por cinco niveles de clasificación con seis dígitos
que conforman el código contable: El primer dígito corresponde a la clase, el segundo al grupo, el
tercero y cuarto dígitos comprende la cuenta y el quinto y sexto a la subcuenta.
Causación: Principio de contabilidad pública por la cual los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia
del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos.
El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la
transacción u operación generada por el hecho incida en los resultados del periodo.
Comprobantes De Contabilidad: Documento en el cual se resumen las operaciones financieras,

económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para
registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente, ejemplos: comprobante de
diario, comprobante de egreso, de ingreso, general.
Documentos Soporte: Relación, escrito o mensaje de datos indispensables para efectuar los
registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades
contables públicas y pueden ser de origen interno o externo
Estados Contables: Productos del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros,
económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujo de recursos,
físicos y monetarios a una fecha y periodo determinados.
Notas A Los Estados Contables: Explicaciones que complementan los estados contables y
forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria,
de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales relevantes, la desagregación de
valores contables en términos de precios y cantidades, así como los aspectos de difícil
representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación de la
Entidad.
Proceso Contable: Sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie e datos de tipo
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financiero, económico, social y ambiental y que suministra información contable pública, útil para
la toma de decisiones.
Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para reconocer una
transacción contable o un hecho económico que afecte a la Entidad y atiende las normas
generales de causación y prudencia.
Retención En La Fuente: La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de

impuestos, que consiste en restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado
por la ley, a cargo de los beneficiarios de dichos pagos o abonos en cuenta. De esta operación se
derivan unas Obligaciones del agente retenedor a saber: Efectuar la retención. Presentar la
Declaración de Retefuente mensualmente dentro de los plazos fijados por la ley. Consignar
oportunamente la retención. Expedir certificados.
Reteica: Es la retención del impuesto de industria y comercio, tanto para el sujeto de retención
como para el agente retenedor, se causará en el momento del pago o abono en cuenta por parte
del agente de retención, lo que ocurra primero, siempre y cuando en la operación económica se
cause el impuesto de industria y comercio en la jurisdicción del Distrito Capital de Bogotá.
Obligación: Compromiso por medio del cual se reconoce una deuda o se compromete su pago
en otra prestación o entrega. Pasivo de una entidad contable pública
Sistema Administrativo Y Financiero (SAFI): Software interno e institucional por medio del cual
se administra la gestión financiera y administrativa (Contabilidad, Inventarios y Nómina) de la
entidad, bajo los parámetros y conforme a la normatividad legal colombiana vigente.
Sistema Integrado De Información Financiera (SIIF): Sistema del Ministerio de Hacienda y

Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que
conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal
y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus
subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los
recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PUC, régimen de contabilidad

CONDICIONES GENERALES: Los criterios de Operación para el ejercicio contable deben
ceñirse a los dispuesto en la resolución 357 de 2007 de la Contaduría General de la Nación. La
apertura de los libros principales de contabilidad deberá oficializarse a través de un acta suscrita
por el Representante Legal. Las operaciones recíprocas que se reporten a la Contaduría General
de la Nación deberán estar previamente conciliadas. Todo hecho susceptible de ser registrado
contablemente que no se registre en los aplicativos del Sistema Administrativo y Financiero
deberá reportarse a contabilidad a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a su
formalización. Reportar al comité técnico de saneamiento contable antes de los cierres de cada
vigencia y con la debida oportunidad, el valor de las partidas o saldos que afecten la
razonabilidad de los Estados Financieros.
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abril de 2013
MARCO LEGAL: Articulo 354 de CP y art 3 ley 87 de 1993 resolución 357 de 2007 Manual de
Procedimientos y resolución 222 de 2006, resolución orgánica del presupuesto 5544 de 2003. Ver
Normograma institucional.

ÁREA CARGO
1 Registro de Recibir los documentos Contabilid Auxiliar Soportes N.A
cuentas por soportes de la cuenta por pagar, ad Contable
pagar en ingresar al modulo del SIIF II
aplicativo desde allí se radica y aprueba la
SII II cuenta por pagar y luego se
realiza la respectiva obligación
y finalmente se envían los
soportes a tesorería.
2 Registro 1. Generar y validar los Contabilid Auxiliar N.A SAFI

contable. comprobantes automáticos del ad Contable
SAFI. Contador
2. Recibir la información y
soportes de las operaciones que
realizan otras dependencias que
no estén al alcance del SAFI,
para generar manualmente los
comprobantes respectivos.
3. Recibir los soportes de cada

una de las transacciones diarias
(Boletín semanal de tesorería,
recibos de caja, movimientos de
almacén e inventarios, órdenes
de pago, consignaciones de la
librería, facturas, contratos,
convenios)
3 Verificar y 1. Clasificar la información Contabilid Auxiliar N.A N.A

conciliar los cronológicamente según el ad Contable
hechos Catálogo General de Cuentas y
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financieros, evaluar que cumplan con todos

económicos los elementos de la cuenta en
y sociales que son clasificados
con los
documentos 2. Cruzar la información
soporte contable con cada uno de los
documentos soportes de las
respectivas operaciones.
3. Analizar que cada una de las
operaciones, estén registrados
en los respectivos conceptos y
estos afecten la adecuada
cuenta del Plan General de
Contabilidad Público.
4. Informar a quien corresponda
las inconsistencias encontradas.
4 Analizar los 1. Verificar la información Contabilid Contador N.A N.A

comprobant producida durante las ad a Auxiliar
es de actividades precedentes al contable
contabilidad
proceso contable para
y los
registros en corroborar su consistencia y
los libros confiabilidad así como las cifras
respectivos sujetas a ajustes y/o
reclasificaciones así:
Verificar y analizar los

comprobantes contables del
ámbito del SAFI
Elaborar los comprobantes

manuales con las operaciones
que no contempla el SAFI.
Analizar que cada uno de los

comprobantes presente la
información real de acuerdo a
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los respectivos soportes y

registre los hechos económicos
en forma cronológica.
Ajustar si es del caso los

registros que no cumplen con lo
establecido.
Generar, imprimir y analizar el

balance de prueba.
Verificar que los saldos

corresponden a los informes
mensuales presentados por
cada uno de los proveedores de
las interfaces de SAFI.
Solicitar si es del caso las

debidas aclaraciones.
5 Obligacione 1 Elaborar mensualmente Contabilid Contador Estados N.A

s tributarias informe de retenciones en la ad Financieros
fuente y reteica tomados de las
órdenes de pago, se cruza con
la información del SAFI y se
concilia con el informe de
Tesorería. Se diligencia el
formulario, se firma y presenta
Retención electrónicamente.
en la fuente
2. Generar electrónicamente
los recibos de pago y se llevan
a Tesorería Junto con la
declaración y sus soportes.
RETEICA
Elaborar bimensualmente las

declaraciones de ICA (Industria
y Comercio) y reteica tomados
del informe anterior previo
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abril de 2013
cruce con la información del

SAFI se firma y se lleva a
Declaración tesorería con sus soportes.
de ingresos
y Elaborar la declaración anual,
patrimonio: previa aprobación por el jefe
inmediato se diligencia borrador
en la página de la DIAN se firma
y se presenta electrónicamente.
Elaborar la información de
acuerdo a los requerimientos de
Información
la DIAN y Distrito Capital se
medios
diligencian los formatos
magnéticos
necesarios, se suben al sistema
se firman y presentan
electrónicamente.
6 Revelar los 1. Generar en el SAFI, el

hechos Balance General, Estado de
financieros, Actividad Financiera,
económicos Económica, y Social, Estado de
, y sociales Cambios en el patrimonio.
a través de
estados, y 2 Elaborar las Notas a los
reportes Estados Contables a 31 de
contables. diciembre de cada año.
3. Imprimir cada uno de los

documentos anteriores, firmar y
hacer firmar
4. Archivar
7 Cierre Cerrar el SAFI contable durante

aplicativo los doce (12) primeros días
contable hábiles de cada mes.
SAFI
8 Presentar 1. Armar un archivo en Excel
los estados trimestralmente con saldos
e informes iníciales movimientos débitos y
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contables a créditos, saldo actual, saldo

la corriente y saldo no corriente.
contaduría
general de
la nación y
2. Generar en SAFI
a los
movimientos débitos y créditos
organismos acumulados del trimestre y se
de
adicionan al archivo, junto con
vigilancia y
la parte corriente o no corriente.
control :
3. Revisar que los activos +
gastos + costos - pasivos -
Informe a la patrimonio - ingresos sea igual a
contaduría 0 tanto de saldos iníciales como
de los finales.
4.Diligenciar el formato de
Operaciones Reciprocas cuyos
saldos deben cruzar con los
saldos del formato anterior
5. Convertir la información
anterior a formato txt y se suben
al sistema CHIP donde se
validan y presentan en línea.
Para el reporte a 31 de
Diciembre se adiciona el
formato de Notas a los estados
Contables.
6. Explorar la página hasta

comprobar si la información
fue aceptada.
7. Prestar asistencia a
presupuesto para el envió de la
información presupuestal a
través del CHIP.
8. Elaborar y presentar
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semestralmente los deudores

morosos con corte a 31 de
mayo y 30 de noviembre de
cada año.
Informe a la CGR:
1. Generar los estados

contables del SAFI pasarlos a
hoja de cálculo Excel, Imprimir,
firmar y hacer firmar, Imprimir
las notas firmar y adjuntar.
Informe al DANE:
Preparar trimestralmente el
informe de compra de bienes y
servicios al exterior se diligencia
el formato en la pagina y se
envía, si no hay operaciones
con el exterior se diligencia no y
se envía.
informe a Minhacienda y DNP:
Calcular el superávit de
acuerdo a los formatos
establecidos con sus
respectivas explicaciones y se
envía junto con los estados
financieros.
Informe a la Cámara de
Representantes
1. Generar los estados

contables del SAFI pasarlos a
hoja de cálculo Excel, Imprimir,
firmar y hacer firmar, Imprimir
las notas firmar y adjuntar.
CONTROL INTERNO
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9 Informe con Elaborar semestralmente con

destino a información a 30 de junio y 31
Dirección de diciembre respectivamente
general un informe que interprete
cuantitativa y cualitativa la
realidad y prospectiva de la
entidad
1 Libros Generar e imprimir los libros

0 contables contables firmarlos, hacerlos
firmar y archivarlos.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Que se incluyan los indicadores contables,

que se utilice la información contable para la toma de decisiones.
Ángela Vásquez Arias- Auris Paola Gaitán Martínez- Noviembre de 2012
Margarita Mendoza. Zoe Castro Bohórquez- Ricardo
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Subproceso Presupuesto
PROCESO: De apoyo. SUBPROCESO: Presupuesto

PROCEDIMIENTO: Ejecución presupuestal CÓDIGO: AF-PR-033
PRODUCTOS: Plan presupuestal, informes presupuestales.
OBJETIVO: Controlar la ejecución presupuestal, conforme a los parámetros, ciclos y principios
del sistema presupuestal.
ALCANCE: Inicia con el registro de los ingresos hasta el archivo final de los documentos.
DEFINICIONES:
Apropiación: Es el monto máximo de gasto autorizado POR LA LEY DE APROPIACIONES

ANUAL, para asumir compromisos con un objeto determinado durante la vigencia fiscal
respectiva.
Autorizaciones Para Comprometer Vigencias Futuras: Son los cupos anuales autorizados por
el CONFIS y/o por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional por delegación de éste,
para la asunción de compromisos que afecten presupuestos de vigencias futuras. Obedecen a
las necesidades de la Administración de una Entidad Ejecutora, de adelantar procesos
contractuales que involucran recursos de más de una vigencia fiscal y cuya ejecución debe iniciar
en la vigencia en curso y su objeto debe llevarse a cabo en cada una de las vigencias
establecidas.
Balanza De Pagos: Es un registro contable de todas las transacciones económicas de los
residentes de un país con el resto del mundo, que ocurren en un período dado de tiempo,
generalmente un año. Vale decir, muestra el total de pagos hechos al extranjero y el total de
ingresos recibidos del extranjero. Registra tanto los flujos de recursos reales (bienes y servicios)
como los flujos de recursos financieros (movimientos de capitales).
Catálogo Único De Bienes Y Servicios (Cubs): Es el conjunto de códigos, identificaciones y
estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común y obra pública para gestionar los
procesos contractuales que demanda el estado.
Certificado De Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es un documento expedido por el Jefe de
Presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación
presupuestal disponible y libre de afectación, para la asunción de compromisos con cargo al
presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el
presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
Compromisos: Actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo
de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento de
las funciones públicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto de la
apropiación presupuestal. Previamente a la adquisición del compromiso (bien sea a través de la
expedición de actos administrativos o de la celebración de contratos), la entidad ejecutora deberá
contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Consolidador De Hacienda E Información Financiera PÚBLICA (CHIP): Es un sistema de
información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa
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FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la

información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los organismos centrales y
al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la
Nación.
Cuentas Por Pagar: Son obligaciones que se derivan del recibo a satisfacción de bienes y
servicios contratados antes del cierre de la vigencia. Es la relación de obligaciones que al cierre
de cada vigencia fiscal han quedado pendientes de pago. Los bienes o servicios contratados y
recibidos dentro de la vigencia que se cierra. Una cuenta por pagar se debe constituir cuando el
bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre pero no se le ha pagado al
contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido
cancelados.
Desagregación de las Apropiaciones: Operación que debe realizar el Representante Legal
mediante resolución, el primer día hábil de cada vigencia fiscal, en las cuentas de Gastos de
Personal y Gastos Generales, de acuerdo con el Plan de Cuentas expedido por la Dirección
General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Ejecución Presupuestal: Son las operaciones que afectan el presupuesto en cada uno de sus
rubros. Se inicia en el momento en que se requiere adquirir un bien, un servicio o contratar una
obra y finaliza cuando se pagan o extinguen las obligaciones con terceros por los servicios
prestados.
Estatuto Orgánico Del Presupuesto: Es la norma principal que define el manejo financiero de
todas las entidades públicas y fija todos los parámetros a tener en cuenta en la programación y
ejecución presupuestal.
Gastos De Funcionamiento: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para
atender gastos de personal, gastos generales y transferencias corrientes.
Gastos De Inversión: Está conformado por las partidas presupuestales asignadas para atender
gastos de INVERSION.
Gastos De Personal: Corresponden a aquellos gastos que debe hacer el Estado, como
contraprestación de los servicios que recibe, bien sea por una relación laboral o a través de
contratos.
Gastos Generales: Son los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios
necesarios para que el órgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitución Política y
la ley, así como con el pago de los impuestos y multas a que estén sometidos legalmente.
Ley Anual Del Presupuesto: Es la ley anual expedida por el Congreso en la cual se fija el
presupuesto de rentas y recursos de capital para un año determinado. Ésta se constituye en
instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social del
Gobierno.
Decreto De Liquidación: Es el acto administrativo donde se detallan las apropiaciones, se
clasifican y definen los gastos. Éste es expedido por el Gobierno Nacional para regular la
ejecución presupuestal
Libros De Registro De Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones Y Pagos: Son libros
donde se registran diariamente todas las operaciones que afectan el presupuesto de gastos y por
cada uno de los rubros del anexo de Decreto de liquidación del presupuesto, reflejando la
apropiación vigente, la apropiación vigente no afectada, el total de certificados de disponibilidad
expedidos, los compromisos contraídos, los certificados de disponibilidad pendientes de
comprometer, el total de obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar, el total
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abril de 2013
de pagos realizados y las obligaciones por pagar.

Modificaciones al Presupuesto: Son adiciones, reducciones y traslados que modifican el valor
total de las apropiaciones inicialmente aprobadas o incluidas en el presupuesto de la entidad. Son
aquellas afectaciones que se tramitan mediante resolución suscrita por el Jefe del respectiva
Entidad Ejecutora, modificando sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto
inicial asignado a la entidad. Estas operaciones requieren para su validez, de la aprobación de la
Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Cuando los rubros afectados correspondan al presupuesto de inversión, se requerirá de previo
concepto favorable emitido por el Departamento Nacional de Planeación.
Programa Anual Mensualizado De Caja (PAC): Es un instrumento mediante el cual se fija el
monto máximo para efectuar pagos y constituye el mecanismo mediante el cual se define el
monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para efectuar el pago de los
compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el
presupuesto y financiadas con recursos de la nación.
Registro Presupuestal (RP): Es la imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma
definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. El acto del registro
perfecciona, por lo tanto, el compromiso.
Reservas Presupuestales: Es la relación de compromisos que a 31 de Diciembre de cada año o
al cierre de cada vigencia fiscal, han quedado pendientes por cumplir, es decir, que los bienes o
el servicios contratados no se recibieron dentro de la vigencia que se está cerrando. Las reservas
presupuestales se constituyen con los compromisos que a 31 de diciembre no se hayan
cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos, se encuentren perfeccionados y
desarrollen el objeto de la apropiación.
Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron
origen.
Estos compromisos deberán haber surtido su trámite normal de ejecución presupuestal y estar
registrados en el Sistema de Información Financiera SIIF. Las Reservas Presupuestales que a 31
de diciembre del año siguiente al de su constitución no se hayan ejecutado, expirarán sin
excepción.
Rezago Presupuestal: Es el resultado de la suma de las reservas presupuestales y las cuentas
por pagar, constituidas a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal.
Sistema De Información Para la Contratación Estatal (SICE): Es un sistema de información
que integra todos los datos relevantes de proceso de contratación estatal, permitiendo su
autorregulación, control institucional y publicidad de las operaciones
Sistema Integrado De Información Financiera (SIIF): Constituye una iniciativa del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las
Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la
ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central
Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el
uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable.
Transferencias Corrientes: Son recursos que transfieren los órganos a entidades nacionales o
internacionales, - con fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las
apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando el órgano asume directamente
la atención de las mismas.
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Manual de funciones, manual aplicativo SIIF II.
Las solicitudes de Disponibilidad Presupuestal las suscribirán los respectivos Jefes de
Dependencia donde se genere la necesidad y tendrán el visto bueno del Ordenador del Gasto.
Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal tendrán una vigencia de tres meses, a partir de la
fecha de su expedición, se cancelarán previa confirmación del área solicitante.
No se tramitarán Certificados de Disponibilidad Presupuestal sobre adquisiciones de bienes y/o
servicios que no estén incluidas en el Plan de Compras.
No se tramitarán Registros Presupuestales de los contratos y convenios sin el acto administrativo
debidamente suscrito, copia del Registro Único Tributario (RUT) y certificación de la cuenta
bancaria del contratista.
Las reservas presupuestales que no se ejecuten en su totalidad, serán anuladas mediante un
acta firmada por el ordenador del gasto.
MARCO LEGAL: Ver normograma.

DEPENDENCIA CARGO
1 Planear y Proyectar los Subdirección Profesional Circulares y

programar Ingresos y los Administrativ de Formatos
el Gastos de acuerdo a y Presupuest establecido
presupuest Financiera - o-Líder de por el
con las políticas de
o Líder de proceso Ministerio de
la Entidad, proceso Hacienda y
priorizando las Crédito
necesidades para el Público
buen funcionamiento
y desarrollo
2 Desagregac Proyectar la Subdirección Profesional Resolución

ión del resolución por la Administrativ de por medio de
presupuest cual se desagrega el a y Presupuest la cual se
o de gastos Financiera - o-Líder de desagrega el
Anexo del Decreto
de personal Líder de proceso presupuesto
y gastos de Liquidación del proceso de Gastos de
generales Presupuesto Personal y
General de la Gastos
Nación, para la Generales
respectiva vigencia para la
fiscal, respectiva
vigencia
correspondiente a
las cuentas de
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Gastos de Personal
y Gastos Generales
según para su
aprobación por parte
de la Dirección
General del ICC.
Registrar la
desagregación
presupuestal una
vez se haya
desagregado el
presupuesto de de
Gastos en SIIF y dar
apertura a los libros
auxiliares en Excell
3 Registro de Registrar en el SIIF CDPs y SIIF II

vigencias Nación II, los CDPs Compromisos
futuras y Compromisos, correspondient
correspondientes a es a las
las vigencias Profesional vigencias
Subdirección
futuras, aprobados de futuras en SIIF
Administrativ
en la vigencia Presupuest Nación II
a y
anterior, una vez se o-Líder de
Financiera
desagregue el proceso
presupuesto de
Gastos en los
aplicativos SIIF
Nación II.
4 Solicitud de Expedir Solicitud de SIIF II

certificado CDP en SIIF Nación
Profesional Registro de
de II, teniendo en Subdirección
de solicitud de
disponibilid cuenta los requisitos Administrativ
Presupuest CDP en SIIF II
ad necesarios para su a y
o-Líder de
presupuest expedición. Financiera
proceso
al (CDP)
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
5 Certificado Expedir CDP en SIIF Subdirección Profesional CDP NA

de Nación II teniendo Administrativ de
disponibilid en cuenta los ay Presupuest
ad requisitos Financiera o-Líder de
presupuest necesarios para su proceso
al (CDP) expedición,
imprimir el CDP
detrás de la solicitud
de CDP y entregar a
la oficina jurídica.
6 Compromis Expedir CRP en SIIF CRP SIIF II

o Nación II teniendo
presupuest en cuenta los
al (CRP)
requisitos
necesarios para su
expedición. Imprimir Profesional
Subdirección
el CRP detrás de la de
Administrativ
última hoja del Presupuest
a y
contrato y entregar a o-Líder de
Financiera
la oficina jurídica u proceso
otras según el caso.
El CRP se expide
previa creación del
tercero y cuenta
bancaria en el SIIF
7 Acuerdos Proyectar las SIIF II

y/o resoluciones de
resolucione constitución de Registro de la
creación de la
s para Cajas Menores para Profesional caja menor en
modificacio la firma del Subdirección
de SIIF Nación II
nes ordenador del Gasto Administrativ
Presupuest
presupuest y crear en el a y
o-Líder de
ales aplicativo SIIF Financiera
proceso
Nación II en el perfil
de Gestión
Presupuesto Gastos
las cajas menores
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
del Instituto, con

información general,
información de la
póliza de amparo e
información
presupuestal.
8 Acuerdos Elaborar la(s) Acuerdos y/o

y/o resolución(es) y/o Resoluciones
resolucione acuerdo(s) de de
s para modificaciones al modificación al
modificacio presupuesto de Presupuesto y
nes Gastos y Profesional a las cajas
Subdirección
presupuest legalizaciones de las de menores
Administrativ
ales cajas menores de Presupuest
a y
Funcionamiento e o-Líder de
Financiera
Inversión, según los proceso
requerimientos del
Instituto
 Punto de
control
9 Control de Registrar la Subdirección Profesional Registro de SIIF II

ejecución e ejecución y Administrativ de información en
informe modificaciones a y Presupuest la herramienta
de ejecución
presupuest presupuestales Financiera o-Líder de
al en excel- mensualmente, proceso
libros previa validación de
auxiliares información al final
del mes, conciliando
entre el SIIF y los
Libros Auxiliares.
Se envía impreso a
la Subdirección
Administrativa y
Financiera y al
Ministerio de
Hacienda.
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
Con base en este

informe se elabora
el Informe Mensual
que se registra en
Contabilidad.
1 Solicitud de Efectuar la revisión Oficio de NA

0 vigencias documental y de solicitud de
futuras información del aprobación de
cupo de las
estado de la
vigencias
ejecución
Subdirección Profesional futuras al
presupuestal para de Ministerio de
Administrativ
gestionar solicitud Hacienda y
a y Presupuest
de aprobación de Crédito
Financiera - o-Líder de Público,
vigencias futuras
Líder de proceso avalado por el
necesarias al
proceso Ministerio de
Ministerio de
Cultura.
Hacienda y Crédito
Público, previo aval
del Ministerio de
Cultura.
1 Acta de Constituir las Acta de SIIF II

1 constitución reservas Constitución
de reservas presupuestales, con de Reserva
Presupuestal a
presupuest los compromisos,
31 de
ales una vez se Diciembre de
determinen que no la
alcanzan a Profesional
Subdirección
ejecutarse a 31 de de
Administrativ
diciembre de la Presupuest
a y
vigencia. Y o-Líder de
Financiera
proyectar el acta con proceso
dicha información
para la firma del
ordenador del gasto
y el responsable de
presupuesto y
remitirla al Ministerio
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
de Hacienda y
crédito Público en el
período estipulado.
1 Registro Registrar al inicio de

2 información la vigencia fiscal la
presupuest programación
al en SICE presupuestal y
registrar
trimestralmente la Reporte de
ejecución Profesional registro de
Subdirección
presupuestal de información
Administrativ
consolidada de Presupuest presupuestal
a y
Gastos en el SICE o-Líder de en el SICE
Financiera
(Sistema de proceso
Información para la
contratación
Estatal).
 Punto de
control
1 Informe Elaborar y enviar Correo NA

3 balanza de trimestralmente por electrónico de
pagos al correo electrónico envío
trimestral de
Banco de la informe de la Matriz
informe de la
República de la Balanza de
Profesional Balanza de
Pagos del Banco de Subdirección Pagos del
de
la República, por Administrativ Banco de la
Presupuest
medio del cual se a y República (Si
o-Líder de no hubo pagos
reporta la Financiera
proceso en divisas, se
información
registra con
consolidada de los
valor $0)
pagos con divisas a
entidades con sede
en el exterior.
1 Informe Descargar del SIIF Subdirección Reporte de

4 CHIP los informes del Administrativ transmisión
categoría Chip Categoría a y trimestral
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
presupuest Presupuestal, Financiera electrónica del

al a CGN revisar, verificar y informes de
corregir si es Profesional programación
de y ejecución de
necesario.
Presupuest Ingresos y
Presentar trimestral o-Líder de Gastos del
Chip Categoría
y electrónicamente proceso
Presupuestal
informes de de la CGN
programación y
ejecución de
Ingresos y Gastos a
través del Chip
Categoría
Presupuestal a la
Contaduría General
de la Nación.
Carolina Párraga- Auris Margarita Paola Gaitán Martínez-Ricardo Septiembre de 2012
Mendoza. Francisco Daza Gamba
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
Proceso Gestión del Talento Humano

PROCESO: Gestión del Talento Humano SUBPROCESO:
PROCEDIMIENTO: Selección-Vinculación-Nombramiento CÓDIGO: TH-VR-034

PRODUCTOS: Resoluciones de nombramiento.
OBJETIVO: Garantizar la vinculación del personal, cumpliendo con los principios de selección
meritocrática a la luz de la Ley 909 de 2004.
ALCANCE: Desde la identificación de la vacante, proceso de selección y vinculación, hasta
proceso e Inducción.
DEFINICIONES:
Vacante: Se dice que un empleo está vacante cuando no tiene un titular. Es posible hablar de
vacancia temporal y vacancia definitiva.
Vacante temporal. Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales quienes ostentan
derechos de carrera sobre ellos se encuentran en situaciones administrativas que impliquen
separación temporal de los mismos (En licencia, En permiso, En comisión, Ejerciendo las
funciones de otro empleo por encargo, Prestando servicio militar, En vacaciones, Suspendido en
ejercicio de sus funciones).
Vacante definitiva. Teniendo en cuenta que la CNSC es responsable de la administración y
vigilancia de las carreras, excepción hecha de las especiales y por lo tanto sólo le compete lo
pertinente a estas, la definición que se debería incluir es la de Vacante Definitiva en empleo de
carrera: Es la situación definida para aquellos empleos en los cuales no hay servidor público con
derechos de carrea sobre los mismos.
SIGEP: El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, el cual corresponde al
Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de
2004, es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de
planificación, desarrollo y la gestión del recurso humano al servicio del Estado. Adicionalmente, el
SIGEP suministra la información necesaria para la formulación de políticas de organización
institucional y recursos humanos. El SIGEP está orientado a cubrir los organismos y entidades de
las tres ramas del poder público, organismos de control, organización electoral y organismos
autónomos.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en
Materia de Personal. Manual de funciones.
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad

vigente, que regula la vinculación de los funcionarios públicos.
Se presentan nombramiento para funcionarios de LNR (Libre nombramiento y remoción) y

nombramientos de provisionales de carrera administrativa. Los procedimientos para estos
funcionarios tienen algunas variaciones considerando la naturaleza del cargo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y Decretos Reglamentarios. Ley 190 de 1995
CONTROL INTERNO
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abril de 2013

ÁREA CARGO
1 Identificación Se identifica la Todas las Líderes de N.A
vacante necesidad de suplir áreas proceso
las vacancias.
2 Solicitud de El líder del proceso Todas las Líderes de Fto de
suplir vacantes que identifique la áreas proceso requisición
vacante realiza una
requisición a la
dependencia de
personal.
3 Divulgación de Proceso de Área de
Líder de Publicación Intranet.
la vacante divulgación interna Personal
personal. de vacancia Pág. web
y externa de la(s) Área de
Profesiona Pág. de
vacante existente comunicaci
l de empleos
ones comunicac
iones
4 Preselección Se recibe hojas de Área de Profesiona Formatos N.A
de hojas de vidas con los Personal les de de
vida soportes de todos personal evaluación
los candidatos. Se Área Jefe del de hojas de
realiza un primer solicitante área vida.
filtro por parte de solicitante.
líder del proceso de
personal.
Un segundo filtro lo
realiza el jefe de la
dependencia
solicitante.
 Punto de
control
5 Proceso de Realización de las Área de Líder de N.A N.A
selección pruebas respectivas Personal talento
(pruebas de humano
competencia, Área
entrevistas) solicitante Jefe de
 Punto de dependen
control cia.
6. Envío al DAFP La hoja de vida de Área de Líder de Oficio N.A
(*) las 3 personas personal talento remisorio
seleccionadas se humano
envía al DAFP para
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
la revisión y envío
del informe
respectivo.
7. Elección del Teniendo en cuenta Dirección Director N.A N.A
candidato. los resultados del general (a)
proceso de
selección la
Dirección del
Instituto realiza una
entrevista y elige al
candidato definitivo.
El empleo es de
libre nombramiento
y remoción?
Si: Pasa a actividad

8
No: Pasa a actividad
9
8 Publicación de En la página web Área de Líder de Publicación Web
(*). la hoja de vida institucional y en la personal talento
página web de la humano
presidencia se Área de
realiza por tres (3) comunicaci Webmaste
días la publicación ones r
de la hoja de vida de
la persona
seleccionada. Se
reciben las
observaciones a que
haya lugar.
9. Nombramiento Proyección y firma Área de Líder de Acto N.A
de la resolución de Personal talento Administrati
nombramiento. Dirección humano vo
Director
(a)
10 Notificación Se comunica al Área de Asistente Notificación N.A
seleccionado que ha Personal de
sido nombrado. La Personal Aceptación
persona de la
seleccionada debe Persona resolución.
aceptar el selecciona
nombramiento. da
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11. Creación de Se habilita el perfil Área de Asistente Usuario y SIGEP

usuario en el del funcionario personal de soportes
SIGEP nuevo en el SIGEP, personal
para que éste suba
los soportes de la Funcionari
hoja de vida. o Nuevo
12 Soportes de la Se solicitan y Área de Asistente Oficio N.A
hoja de vida reciben los soportes Personal de Soportes
para posesión en físico para Personal
formalizar la
vinculación. Funcionari
o nuevo.
13 Suscripción Cumplidos y surtidos Funcionario Funcionari Acta de N.A
Acta de todos los trámites y o Posesión
posesión requisitos, se
suscribe el acta de
posesión.
14 Tramites de Realizar las Área de Asistente Formatos N.A
afiliación afiliaciones Personal de afiliación
correspondientes. Personal
15 Expedición del Se expide el carné y Área de Asistente Carné N.A
carné se entrega al nuevo Personal de Institucional
funcionario. Personal
16 Inducción Ubic Se presenta Área de Profesiona N.A N.A
ació el funcionario Personal l de
n en a las Personal
la directivas y
entid se instruye Líder del
ad en temas proceso.
como misión,
visión,
objetivos
Institucionale
s y código de
ética.
Ubic Se presenta
ació a los
n en compañeros
pues de área y se
to de explican sus
trab funciones
ajo
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
17 Reporte Se reporta la Área de Profesiona Formato de Registro

Novedad novedad para su Personal l de Novedades Nómina
registro Personal
Observaciones al procedimiento:
(*) Para los nombramientos de provisionales estas actividades del procedimiento no se realizan
dada la naturaleza del cargo.
Paola Gaitán Martínez- Paola Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Sánchez Novoa.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Gestión del talento humano SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO: Capacitación y Bienestar institucional CÓDIGO: TH-CP-035
PRODUCTOS: Plan de Capacitación, Plan de bienestar.
OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de capacitación y de Bienestar Social, que se requieren
en las diferentes áreas del Instituto, para mejorar la calidad en los procesos.
ALCANCE: Desde el diagnóstico de las necesidades hasta el seguimiento al cumplimiento de los
planes.
DEFINICIONES:
Plan de capacitación: herramienta de gestión que incluye las actividades de capacitación en el
puesto de trabajo, educación formal y formación para el trabajo.
Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto
a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de
educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de
conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la
capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la
mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo
personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como
aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público
basada en los principios que rigen la función administrativa.
Programas de Inducción y reinducción. Los planes institucionales de cada entidad deben
incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como
procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del
empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio
público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y
de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un
contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo
Bienestar: Los programas de bienestar social deben organizarse a partir de las iniciativas de los
servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las
condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de
vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia,
eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora
Plan Nacional de Capacitación
Disposiciones sobre Bienestar Social Laboral DAFP
CONDICIONES GENERALES: Las actividades de capacitación de la entidad responden a

estudios técnicos que identifican necesidades y requerimientos de las áreas de trabajo y de los
empleados de acuerdo al Decreto 1227 de 2005.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Asimismo, de acuerdo con el parágrafo del Art. 73 los empleados vinculados con nombramiento
provisional (…) no podrán participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por
la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y entrenamiento en el puesto de
trabajo.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004, Decreto ley 1567 de 1998, Decreto 1227 de 2005.
ÁREA CARGO
1 Diagnóstico Se elabora un Área de Líder de Encuesta N.A.

Instrumento para personal talento de
establecer las humano necesidade
necesidades de SAB s
capacitación y de Líder de
bienestar. proceso
a. Cada líder de Estudiantes

proceso diligencia el
formato Funcionario
correspondiente a las s
necesidades de
capacitación.
b. Los funcionarios del

ICC y estudiantes del
SAB registran las
necesidades de
bienestar.
2 Formulación Se analiza el Área de Líder de Plan de N.A.

de planes instrumento aplicado y personal talento capacitació
(Capacitación con el diagnóstico se humano. n
y bienestar) identifican las Plan de
necesidades de compras
capacitación. Se
elabora con esto los
respectivos planes. Se
incluye en el plan de
compras de la siguiente
vigencia.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Presentación a. Se presenta el plan Área de Líder de Actas N.A.

del plan para de capacitación para la personal talento
su aprobación. revisión por parte de la humano.
comisión de personal. Comisión
de personal Integrantes
b. Por su parte se envía del comité
el plan de bienestar Comité de
para la revisión y apoyo a Integrantes
aprobación del comité bienestar de la
de apoyo a bienestar. comisión.
4 Ajustes al Plan Se ajusta el plan a Área de Líder de N.A. N.A.
partir de las personal talento
recomendaciones humano
establecidas.
5 Aprobación del Se realiza la resolución Dirección Director (a) Resolución.

plan. que reglamenta la
ejecución del plan para
la vigencia respectiva.
6 Divulgación Se realiza la Área de Líder de Intran

del plan socialización de las talento proceso et.
actividades, humano. Web
cronogramas y eventos
del plan respectivo. Área de
comunicaci
ones
7 Implementació Se ejecutan las Área de Líder de Registros N.A.
n acciones establecidas personal talento de las
en el plan siguiendo el humano actividades
esquema propuesto en de
el cronograma e capacitació
incorporando los n.
procesos contractuales.
8 Seguimiento Se verifica Área de Profesional Informe de N.A.
mensualmente el personal de Personal Actividades
cumplimiento de las Desarrollad
actividades. as
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
9 Evaluación al Se analiza si las Área de Líder de N.A. N.A.

plan acciones ejecutadas personal talento
cumplen con las metas humano.
propuestas.
Paola Gaitán Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba Septiembre de 2012
Sánchez Novoa.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Liquidación de Nómina CÓDIGO: TH-LN-036
PRODUCTOS: Pago de la nómina de acuerdo a las novedades mensuales. Informes a
contabilidad y Tesorería
OBJETIVO: Reportar las novedades de personal y realizar la nómina de acuerdo a estas,
presentando la información respectiva.
ALCANCE: Desde la recepción de la novedad hasta la radicación de los informes de nómina a
contabilidad y Tesorería.
DEFINICIONES:
SAFI: (Sistema Administrativo y Financiero integrado) Software empleado por la dependencia
de Talento Humano para elaborar la nómina.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Estatuto Presupuestal,
Marco Fiscal.
Las novedades imprevistas que se reciben en el mes en curso se incluyen para la nómina del
siguiente mes.
Cuando se presentan inconsistencias se solicita soporte técnico externo al proveedor del
software.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios.
ÁREA CARGO
1 Recepción Se recibe el documento Área de Profesional Notificación N.A

Novedades soporte de novedad Talento de Talento Novedad
(Ingreso, Egreso, humano humano
Vacaciones). En los cinco
(5) primeros días de cada
mes.
2 Cargue de la Registro de la información Área de Profesional Cargue de SAFI
información en el aplicativo del SAFI. Talento de talento la
humano humano información.
Registro de la información
en una copia de respaldo Archivo
en Excel.
3 Comparación Se realiza una Área de Líder de N.A

de comparación de la Talento talento
información. información consignada humano humano
en el SAFI y en el archivo
manual para realizar las Profesional
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correcciones respectivas. de talento

 Punto de control humano.
4 Información Se realiza el envío de la Área de Profesional Registro de SAFI

para el área información de la nómina Talento de talento la nómina.
financiera para el inicio de la cadena humano humano.
presupuestal. Archivo
Área de Profesional plano
Se pone en red el archivo contabilida de
plano de deducidos para d contabilidad
le revisión.
5 Pago de Se realiza por parte del Área Profesional N.A SIIF
nómina área financiera el pago financiera de
respectivo. tesorería.
6 Se envía la Se remite al área Área Asistente Planilla SOI N.A

información financiera la información talento de talento
de la planilla respetiva para el pago de humano humano.
SOI la seguridad social.
Pre nómina Paralelo a las actividades Área de Profesional Pre nómina

5y6 se entrega la pre talento de talento
nómina con la proyección humano humano
de los gastos de nómina
del siguiente mes.
7 Impresión y Se imprimen los registros Área Asistente Colillas de N.A
entrega de de pago y se entrega a talento de talento pago
colillas de cada funcionario. humano humano.
pago
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Debe evaluarse el software utilizado y el

soporte técnico necesarios. En ocasiones estos trámites demoran el procedimiento.
Paola Gaitán Martínez -Paola Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Sánchez Novoa
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abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Desvinculación CÓDIGO: TH-DS-037
PRODUCTOS: Funcionarios desvinculados con la debida motivación.
OBJETIVO: Desarrollar las actividades necesarias para desvincular a los funcionarios por las
diferentes causales de retiro señaladas en el Artículo 41 de la Ley 909 de 2004
ALCANCE: Desde la Motivación de la desvinculación hasta la liquidación de los derechos al
funcionario.
DEFINICIONES: (Ver Artículo 41 ley 909. Causales de retiro del servicio.)
CONDICIONES GENERALES: La desvinculación de un funcionario debe estar estrictamente
soportado en un la normatividad legal para Colombia en materia de Servicio Civil, del mismo
modo se debe tener en cuenta el carácter y tipo de vinculación de funcionario como la motivación
a que da lugar la desvinculación.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
ÁREA CARGO
1 Identificación La dependencia de Dirección. Director Oficio. N.A.
de la causal Talento Humano es (a)
de retiro informada por parte Dependen
de la Dirección cia en la Jefe
General o jefe que labora inmediato
inmediato sobre la el
situación particular del funcionari Líder de
funcionario que se o talento
desvinculará de la humano.
entidad: renuncia, Talento
pensión, destitución, humano
declaración de
insubsistencia por
calificación no
satisfactoria, etc.
El funcionario
presenta renuncia?
Si. Pasar a la
actividad 3.
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2 Viabilidad Se presenta motivo y Área Profesiona Concepto N.A.

Jurídica justificación de la Jurídica l de
desvinculación para viabilidad
revisión de viabilidad Jurídica
por parte del Área
Jurídica.
¿Es viable
jurídicamente?
SI Pasa a la actividad
4
3 Aceptación El Director de la Dirección Dirección Carta de
de la entidad o su delegado o o renuncia
renuncia acepta la renuncia subdirecci subdirecto con visto
mediante visto bueno ón r bueno
al documento administra administra
presentado y se tiva y tivo y
remite a Talento financiera financiero
Humano
4 Trámite de El líder del proceso de Talento Líder Mensaje
paz y salvo Talento Humano humano, talento por correo
envía una sistemas, humano, electrónico
comunicación a los archivo y responsab
responsables de los correspon les de los
procesos de almacén, dencia, procesos
sistemas, biblioteca, almacén, que
archivo y biblioteca emiten
correspondencia para paz y
el trámite del paz y salvo
salvo, quienes deben
responder una vez la
persona ha hecho
entrega de los bienes
que tuvo a su cargo o
utilizo durante su
permanencia en el
instituto.
 Punto de
control
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Acto Se elabora la Área de Líder de Acto N.A.

administrativo Resolución de talento talento Administrati
de desvinculación según humano humano vo
desvinculació el caso.
n
4 Notificación. Se informa al Área de Líder de Notificación N.A.
interesado y al jefe talento talento
inmediato por escrito humano humano
sobre la resolución
5 Inclusión de Se incorpora la Área de Líder de Nómina SAFI
la novedad novedad para la talento talento
en la nómina liquidación de la humano humano
nomina
correspondiente.
6 Entrega de La persona debe Área de Líder de Informe.
documentos presentar según el talento talento
de retiro empleo, informe de humano humano
gestión con copia al
jefe inmediato para
que repose en su
historia laboral.
 Punto de
control
7 Reporte de Se reporta la novedad Área de Asistente Formato SAFI

Novedad al a las entidades de Talento novedad SIGEP
seguridad social y en humano
el aplicativo SIGEP.
8 Liquidación Se liquidan los Área de Jefe de Liquidación N.A
de derechos salariales Personal Personal
prestaciones del funcionario en
procesos de
desvinculación y se
informa a Tesorería
para el pago de la
obligación.

Paola Gaitán Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Sánchez Novoa
CONTROL INTERNO
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abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Evaluación del desempeño CÓDIGO: TH-ED-038
PRODUCTOS: Funcionarios evaluados.
OBJETIVO: Asignar puntuación de acuerdo con los resultados de la evaluación del desempeño al
cargo evaluado.
ALCANCE: Evaluar a los servidores públicos. Desde la concertación de objetivos hasta la
calificación definitiva.
DEFINICIONES:
Evaluación Funcionarios de Libre Nombramiento y Remoción que no son Gerentes

Públicos: De acuerdo a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC, se efectuará
exclusivamente con el propósito de ser incluidos dentro del plan de incentivos de la entidad,
utilizando el instrumento propio de Evaluación del Desempeño.
Se realizan evaluaciones parciales, cuando el empleado es trasladado o se presenta cambio del

calificador. Así mismo, se adelantan evaluaciones durante el período de prueba y extraordinarias
según las necesidades del servicio.
MARCO LEGAL: Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios

ÁREA CARGO
1 Enviar a las Se oficia a cada Formatos N.A.
dependencia dependencia el Talento Líder de respectivos.
s formato inicio de la fase humano talento
de valoración Concertación de humano.
al mérito Objetivos y se remiten
los
Formatos respectivos
a cada líder de
proceso.
 Punto de
control
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
2 Concertar Cada jefe inmediato Todas las Líderes de Concertació N.A.

objetivos a se reúne con su áreas procesos n de
evaluar equipo de trabajo y objetivos
para concertar funcionari
objetivos, metas y os
tareas.
El Jefe de Talento
humano se encarga
de brindar asesoría
en caso de ser
necesario.
3 Radicar Las dependencias Área de Profesiona N.A SAFI
formatos envían los talento l de
diligenciados formatos originales humano talento
totalmente humano.
diligenciados al área
de talento humano.
4 Revisar Se revisan cada uno Área de Asistente Formato de N.A.
formatos de de los formatos de Talento de talento Notificación
valoración del concertación de humano humano.
mérito objetivos.
¿El formato se
encuentra
diligenciado?
NO. Se regresan los

formatos a la
dependencia
respectiva con las
observaciones a
que haya lugar. Pasar
a actividad 3.
SI. Pasar a actividad
5.
5 Ingresar Se ingresa la Área de Líder de Base de N.A

información a información de los Talento talento datos.
base de formatos en una base humano humano
datos de datos para tal fin.
 Punto de
control
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
6 Devolver Una vez se han Área de Líder de Oficio. N.A

formatos de recibido todos los Talento talento Mail.
evaluación a formatos de humano humano.
cada evaluación e
dependencia ingresados a la base Asistente
de datos, se regresan de talento
a cada dependencia humano.
con oficio para
continuar con la fase
de seguimiento y re-
concertación de
objetivos.
7 Efectuar Para la realización Todas las Líder de N.A
seguimiento del seguimiento se áreas talento
al realizará como humano.
funcionario mínimo 1 vez, antes Talento
del séptimo mes humano Líderes de
(marzo). proceso
Cada líder de
proceso se reúne con
su grupo de trabajo,
para revisar los
objetivos y metas
concertadas.
8 Evaluar y La calificación debe Todas las Líder de N.A

calificar producirse dentro de áreas procesos.
los 15 días
calendarios siguientes
al vencimiento del
periodo a calificar.
El líder de proceso
evalúa y diligencia el
formato de
evaluación.
La calificación debe
reflejar el
cumplimiento de los
objetivos y debe estar
soportado con registro
verificables.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
9 Notificar al El líder de proceso se Todas las Líder de

funcionario reúne con el áreas procesos.
de la funcionario y le
notifica la calificación
calificación
obtenida.
¿El funcionario se
encuentra conforme
con la calificación?
NO. Pasar a actividad

10
SI. El funcionario
firma el formato de
evaluación.
10 Interponer El funcionario puede Todas las Funcionari Recurso. N.A

Recurso de interponer recurso de áreas os .
Reposición reposición mediante
comunicación escrita,
(aplica para
ante quien efectuó la
funcionarios calificación, con el fin
de carrera) que se aclare,
modifique o revoque
su decisión.
El calificador debe
dar respuesta a este
recurso mediante
oficio dentro de los 5
días hábiles
siguientes a la fecha
de recibido, con copia
a talento humano
para su respectivo
seguimiento.
¿El funcionario se
siente satisfecho con
la respuesta?

11.
SI. Pasar a actividad
14.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
11 Interponer El funcionario puede Subdirecci Subdirecto Recurso N.A

recurso de interponer recurso de ones r (a)
apelación apelación, mediante
oficio ante la
(solo aplica Subdirección Talento Líder de
para respectiva. El humano talento
concepto se envía al humano.
funcionarios
funcionario y a talento
de carrera) humano para su
seguimiento.
¿El funcionario se
siente satisfecho con
el concepto emitido?
12
SI. El funcionario
firma el formato de
evaluación.
12 Interponer El funcionario puede Talento Líder de Recurso.
recurso de interponer recurso de humano talento
queja. queja. humano.
¿La decisión se
(aplica para ratifica?
funcionarios SI. Se notifica al
funcionario y en caso
de carrera)
de que el puntaje sea
inferior al mínimo
aprobatorio, se
declara insubsistente
el nombramiento.
NO. Se notifica al
funcionario el puntaje
asignado.
13 Archivar Cada valoración del Talento Asistente.
mérito se archiva en humano
la correspondiente
historia laboral.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
14 Elaborar Consolidar formatos Talento Líder de

informe de valoración al humano talento
mérito en un informe humano.
que incluya
estadísticas con
observaciones del
proceso de
evaluación anual.
 Punto de
control

Paola Gaitán Martínez-Paola Ricardo Francisco Daza Gamba Octubre de 2012
Sánchez Novoa
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas CÓDIGO: TH-SA-039
PRODUCTOS: Resoluciones

OBJETIVO: Realizar el procedimiento necesario para que los funcionarios puedan hacer uso de
la situación administrativa que solicitan
ALCANCE: Desde la autorización de la situación Administrativa por parte de la Dirección General

o su designado hasta la notificación del acto administrativo correspondiente.
DEFINICIONES:
Situación Administrativa: Estado en que se encuentran los empleados públicos frente a la

Administración en un momento determinado. Estas pueden ser:
a) En servicio activo: Un empleado se encuentra en servicio activo, cuando ejerce las funciones
del empleo en el cual ha sido nombrado y posesionado.
b) En licencia: Esta situación administrativa permite que el empleado se separe de sus funciones
sin romper el vínculo con la entidad. Conforme a la Legislación laboral vigente, aplicable a los
empleados públicos, las licencias pueden ser: por maternidad, por enfermedad y licencia
ordinaria.
Licencia Ordinaria: Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se
separa del ejercicio de su cargo, por solicitud propia. (art. 60 D. 1950/73).
c) En permiso: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el
empleado público, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su artículo 74: “El
empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres(3) días, cuando medie
justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya delegado la
facultad, el autorizar o negar los permisos.
d) En comisión: De acuerdo con el artículo 75 del Decreto 1950 de 1973 los empleados públicos
se encuentran en la Situación Administrativa de Comisión cuando por disposición de autoridad
competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la
sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las
inherentes al empleo de que es titular.
e) Encargo: Forma de provisión de empleos en caso de vacancia temporal o definitiva de estos
(art.23). La misma norma, en sus artículos 34 a 36 disponen que “Hay encargo cuando se
designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro
empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias
de su cargo”.
f) Prestando servicio militar
g) En vacaciones
h) Suspendido en ejercicio de sus funciones
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Guías Departamento Administrativo de la Función Pública en

Materia de Personal.
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
CONDICIONES GENERALES: El procedimiento debe cumplir esencialmente con la normatividad

vigente, que regula las situaciones administrativas para los funcionarios públicos.
MARCO LEGAL:
Decreto 2400 de 1968, Decreto 1848 de 1969, Decreto1950 de 1973, Decreto 1042 de 1978,
Decreto 2197 de 1996, Decreto No. 1050 de 1997, Decreto No. 2004 de 1997, Decreto 26 de
1998, Directiva Presidencial No. 11 de 2002, Ley 734 de 2002, Ley 909 de 2004, Decreto 1227
de 2005, Decreto 2411 de 2007, Decreto 3555 de 2007.
ÁREA CARGO
1 IdentificacióEl funcionario presenta Todas las Funciona- Memorando N.A
n de la una solicitud sobre alguna áreas rios del Interno con
solicitud de las situaciones ante el Instituto visto bueno
despacho de la Dirección del Jefe
o la Subdirección inmediato
Administrativa y financiera.
2 Remisión Una vez autorizado, se Dirección o Director o Memorando
(*) del oficio remite talento humano Subdirecció Subdirecto interno con
para realizar el trámite n r visto bueno
correspondiente. Administrati del Director o
Para vacaciones consultar va y Subdirector
el procedimiento TH-LN- Financiera
035
Para permisos
remunerados consultar el
procedimiento TH-LN-036
3. Acto Se proyecta el acto Talento Líder Acto
administrati administrativo de acuerdo Humano Talento Administrativ
vo con la situación Humano o
administrativa
4 Inclusión de Se incluye la novedad en Talento Profesiona Registro en N.A
la novedad el aplicativo de nómina. Humano l el SAFI
en el universitar
aplicativo io Talento
Humano
5 Notificación Se notifica a los Talento Líder de N.A N.A
de la interesados la Resolución Humano talento
Resolución humano
6. Archivo Se incorpora a la historia talento Auxiliar Oficio N.A
laboral la respectiva Humano Administra remisorio
información. tivo Ta-
 Punto de control lento
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
Humano
Observaciones al procedimiento: (*) De acuerdo con la situación administrativa se tiene un

procedimiento distinto. Por ejemplo para la solicitud de encargos media la autorización de la
Comisión Nacional del Servicio Civil, cuyo trámite debe surtirse mediante las consideraciones de
las Circulares y normas que expida dicha entidad.
Paola Sánchez Novoa. Ricardo Francisco Daza Gamba Febrero de 2013
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas - vacaciones CÓDIGO: TH-VC-040
PRODUCTOS: Pago de las prestaciones sociales y disfrute del periodo vacacional
OBJETIVO: Proyectar el acto administrativo que autoriza el disfrute del periodo de vacaciones
que los funcionarios tienen derecho una vez han cumplido un (1) año de servicios e incluir la
información respectiva para la liquidación en la nómina mensual
ALCANCE: Desde la recepción de la programación de vacaciones hasta el archivo del acto
administrativo en la historia laboral.
DEFINICIONES: VACACIONES: Los empleados públicos y trabajadores oficiales tienen derecho
a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios, salvo lo que se disponga en
normas o estipulaciones especiales. En los organismos cuya jornada semanal se desarrolle entre
lunes y viernes, el sábado no se computará como día hábil para efecto de vacaciones.
INTERRUPCIÓN DE VACACIONES: Ocurre cuando el servidor público se encuentra disfrutando
de las mismas y el jefe de la entidad o la persona delegada ordena la suspensión del disfrute.
Para que esto proceda se debe cumplir una de las siguientes causales:
a. Por necesidades del servicio;
b. Por incapacidad ocasionada por enfermedad o accidente de trabajo, siempre que se acredite
con certificado médico expedido por la entidad de previsión a la cual esté afiliado el empleado o
trabajador, o por el servicio médico de la entidad empleadora en el caso de que no estuviere
afiliado a ninguna entidad de previsión;
c. Por incapacidad ocasionada por maternidad o aborto, siempre que se acredite en los términos
del ordinal anterior;
d. Por el otorgamiento de una comisión;
e. Por el llamamiento a filas.
En este caso, la ley prevé que cuando ocurra interrupción justificada en el goce de vacaciones ya
iniciadas, el beneficiario tiene derecho a reanudarlas por el tiempo que falte para completar su
disfrute y desde la fecha que oportunamente se señale para tal fin.
Por esta razón, la interrupción, así como la reanudación de las vacaciones, deberán decretarse
mediante resolución motivada expedida por el jefe de la entidad o por el funcionario en quien se
haya delegado tal facultad.
APLAZAMIENTO DE VACACIONES: Ocurre cuando el jefe de la entidad o la persona delegada
por éste, habiendo otorgado las vacaciones, y sin que el servidor público haya iniciado el disfrute,
las aplaza por razones del servicio. El aplazamiento se debe decretar por resolución motivada y
todo aplazamiento de vacaciones se hará constar en la respectiva hoja de vida del funcionario o
trabajador.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decretos de Incremento Salarial, Programación anual de
vacaciones.
CONDICIONES GENERALES: Los funcionarios establecen con su jefe inmediato la
programación de las vacaciones del año y envían este formato a la dependencia de Talento
Humano para ser consolidada y proyectar el plan anual de vacaciones del Instituto.
Antes de iniciar el disfrute de las vacaciones, cuarenta y cinco (45) días como mínimo, el
funcionario debe enviar un oficio dirigido a la Subdirección Administrativa y Financiera con el visto
bueno de su jefe inmediato, indicando fecha exacta de inicio. Este oficio aprobado por el
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
despacho de la Subdirección, será trasladado a Talento Humano para iniciar el proceso de

liquidación.
 Decreto 3135 de 1968, por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el
MARCO LEGAL:
sector público y el privado y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos
 Decreto 1848 de 1969, por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.

y trabajadores oficiales.
 Decreto 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las
normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del
 Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o

sector Nacional.
 Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las
trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. ( Artículo 36)
 los empleados y trabajadores de la administración pública en sus diferentes órdenes y

vacaciones a los trabajadores del sector privado y a
 Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.

niveles.

ÁREA CARGO
1 Programació Durante el primer mes Área de Líder de Formato N.A
n de del año, Talento Talento talento “Planeación
vacaciones Humano envía a cada humano humano de
por dependencia el formato vacaciones
dependencia “planeación de por de-
vacaciones por pendencia
dependencia” para ser
diligenciado.
2 Consolidació Cada dependencia Todas Jefes de Área Plan anual
n de la envía el formato las de
información diligenciado y se depende Líder de vacaciones
procede a consolidar lancias y talento
información. Área de humano
Talento
Humano
3 Divulgación El plan anual de Área de Líder de N.A
vacaciones es Talento talento
divulgado a todas las humano humano
dependencias
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
4 Solicitud de El funcionario, de Todas Funcionarios Memorando

autorización acuerdo con el Plan las áreas de las áreas Interno
del disfrute Anual de Vacaciones,
envía un oficio a la Jefes
Subdirección inmediatos
Administrativa y
Financiera, señalando
la fecha exacta de
vacaciones
5 Autorización La Subdirección Subdirec Subdirector Memorando
del disfrute Administrativa y ción Administrativo interno con
Financiera autoriza la Administr y Financiero. visto bueno
solicitud y remite el ativa y
oficio a Talento Financier
Humano a
6 Liquidación Se incluye la novedad Área Profesional de Liquidación N.A
de en la nómina. talento talento en el SAFI
vacaciones ¿El funcionario humano humano.
disfrutará sus
vacaciones entre el 27
de mes al 5 del
siguiente?
SI: Paso 9
NO: Paso 7
7 Realización Se realiza el acto Área Líder Talento Resolución N.A
del Acto administrativo para la talento Humano
Administrativ firma del Director y/o humano
o Subdirector según el
caso
8 Remisión a Se remite copia de la
Financiera Resolución a
Financiera para
proceder a realizar el
pago.
9 Inclusión de Se incluye la Área de Profesional de SAFI
la novedad información para ser talento talento
en la nómina liquidada en la nómina humano humano
mensual.
10 Notificación Se notifica al Área de Líder Talento Oficio de
funcionario y su jefe Talento Humano notificación
inmediato sobre la Humano Auxiliar
Resolución. Administrativo
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013
11 Archivo La documentación es Área de Auxiliar

incorporada en la Talento Administrativo
historia laboral del Humano
funcionario
12 Inicio del El funcionario inicia su
disfrute periodo de vacaciones.
¿Es necesario
interrumpirlo?
SI: Paso 12
NO: Fin
13 Solicitud de El jefe inmediato
interrupción presenta solicitud
escrita al Director o su
designado
¿Se autoriza la
interrupción?
SI: Paso 14
NO: Fin.
14 Realización Se proyecta la
de nuevo resolución para
acto autorizar el reanude de
administrativo las vacaciones.
¿Los días pendientes
por disfrutar son de la
vigencia siguiente?
SI: Paso 16
NO: Paso 17
funcionario
16 Reajuste al Se reliquida el valor de
valor de las las vacaciones y se
vacaciones calcula con base en el
Decreto de ajuste anual
17 Disfrute de Se reanuda el disfrute.
días
pendientes
18 FIN
-Paola Sánchez Novoa Paola Gaitán Martínez-Ricardo Febrero de 2013
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Situaciones administrativas permisos remunerados CÓDIGO: TH-PR-041
PRODUCTOS: Autorización del permiso remunerado
OBJETIVO: Otorgar permisos remunerados a los funcionarios de la entidad.
ALCANCE: Desde la solicitud del permiso hasta la comunicación escrita que lo autoriza.
DEFINICIONES:
PERMISO REMUNERADO: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede
encontrar el empleado público, respecto del cual el Decreto 1950 de 1973 establece en su
artículo 74: “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días,
cuando medie justa causa. Corresponde al Jefe del organismo respectivo, o a quien se haya
delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos”.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resoluciones internas
Los funcionarios que requieren un permiso remunerado deben tener en cuenta el tiempo
solicitado.
MARCO LEGAL: Decreto 2400 de 1968, Decreto 1950 de 1973
ÁREA CARGO
1 Solicitud de Mediante el formato Área de Líder de N.A
permiso establecido para tal fin, Talento talento
el funcionario solicita el humano humano
permiso que en todo
caso debe contener el
visto bueno del jefe
inmediato y el debido
soporte para ser
remitido a la oficina de
Talen to Humano.
El permiso es de un día
hasta 2?
SI: Ver paso 2
El permiso es de más
de dos días?
SI: Ver paso 4
2 Solicitud ante El funcionario entrega Todas Jefes de Área Formato
talento su formato a la las
Humano dependencia de depende Funcionario
Talento Humano, ncias solicitante
debidamente
argumentado.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
3 Autorización El líder de Talento Área de Líder de Formato N.A

del permiso Humano firma el Talento talento con visto
formato o dirige un humano humano bueno o
correo electrónico al mensaje
interesado y su jefe por correo
inmediato dando su electrónico
autorización.
FIN
4 Solicitud ante El funcionario mediante Todas Funcionarios Memorando
la Dirección carta solicita el permiso las áreas de las áreas Interno
General o requerido, con los
designado soportes, argumentos y Jefes
visto bueno del Jefe inmediatos
Inmediato ante la
Dirección General o su
designado.
5 Notificación El oficio con el visto Dirección Director (a) Memorando
de la bueno o con la no designad General, interno con
autorización. autorización de la o Subdirector visto bueno
Dirección General o su Talento Administrativo
designado es enviado a Humano y Financiero y Memorando
talento humano para Líder de notificación
ser notificado. Talento
Humano.
6 Recibido de El funcionario y jefe in- Todas Todos los Memorando N.A
la notificación mediato remite de las áreas funcionarios de
nuevo copia firmada del notificación
oficio de notificación al con firma
área de Talento Huma- de recibido
no
funcionario
8 FIN
-Paola Sánchez Novoa Paola Gaitán Martínez -Ricardo Febrero de 2013
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Reporte accidente de trabajo CÓDIGO: TH-AT-042
PRODUCTOS: Formato de investigación de accidentes diligenciado
OBJETIVO: Propender por que se cumplan las normas en materia de salud ocupacional con el fin
de prevenir situaciones que afecten la salud física y emocional de los empleados del Instituto.
ALCANCE: Desde la identificación de factores que afecten la salud física y/o emocional de los
empleados hasta la intervención de casos específicos.
DEFINICIONES:
Accidente de trabajo: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del
trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una
invalidez o la muerte; así como aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, aún fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de los trabajadores desde
su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte se suministre por el
empleador. (Art. 9, capítulo II, decreto 1295/94). Los factores que causan accidentes de trabajo
son técnicos, psicosociales y humanos.
Administradoras de Riesgos Laborales (ARL): Son las entidades encargadas de organizar la
afiliación, el recaudo de las cotizaciones, el pago de las prestaciones económicas, la venta de los
servicios adicionales de salud ocupacional y la prestación del servicio médico efectivo a través de
las entidades promotoras de salud. En relación con los accidentes de trabajo están obligadas a
vigilar y controlar la aplicación de las normas, garantizar la prestación de los servicios de salud y
reconocer las prestaciones económicas que tuvieren lugar. Toda entidad administradora de
riesgos profesionales está obligada a realizar actividades de prevención de accidentes de trabajo
y de enfermedades profesionales, en las empresas afiliadas.
Brigada de Emergencia: Son grupos que deben estar conformados por personas que aseguren
el soporte logístico del plan de emergencias, por lo tanto deben conocer las instalaciones, rutas y
alarmas. Estas personas serán entrenadas en extinción de incendios, rescates y salvamentos.
Para lograr los objetivos de una Brigada de emergencia son necesarios los siguientes elementos:
Creatividad, productividad, resolución de problemas, trabajo en equipo y recursos. Los principios
de acción de la brigada de emergencias son: unidad, racionalización y oportunidad, comando,
seguridad y equilibrio.
Higiene industrial: Es el conjunto de actividades destinadas a la identificación, evaluación y
control de los factores de riesgo del ambiente de trabajo que puedan alterar la salud de los
trabajadores, generando enfermedades profesionales. Su campo cubre los ambientes laborales
mediante el panorama de factores de riesgos tanto cualitativos como cuantitativos, así como el
estudio de la toxicología industrial.
Inspecciones de seguridad: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los
procesos, equipos, máquinas u objetos que, en el diagnóstico integral de condiciones de trabajo y
salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño. Estas inspecciones deben
obedecer a una planificación que incluya, los objetivos y frecuencia de inspección. Las
inspecciones se deben hacer además con el fin de verificar el cumplimiento de las normas de
seguridad e higiene establecidas (métodos correctos para operar máquinas, uso de equipos de
protección personal, entre otras), el funcionamiento de los controles aplicados, así como de
identificar nuevos factores de riesgo.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Inspecciones planeadas: Es la principal actividad del comité paritario de salud ocupacional, ya

que a través de ellas se cumplen la mayoría de sus funciones: Hacer seguimiento y vigilancia de
lo ya acordado (cronograma de actividades del P.S.O y recomendaciones); mantener contacto
con los puestos de trabajo y los trabajadores; conocer nuevas inquietudes y problemas; participar
y proponer la solución a estos. Se recomiendan inspecciones generales en forma mensual o
trimestral, según sea el caso. La inspección se realiza a las instalaciones locativas, máquinas,
equipos, herramientas, elementos para emergencia, brigadas, procesos industriales y
operaciones. Esta actividad adquiere especial dimensión ya que su función es esencialmente
preventiva y por lo tanto debe hacer especial hincapié en detectar las causas no solo de
accidentes sino de los incidentes, para eliminar los agentes de éstos.
Investigación de accidentes: Analizar en forma técnica y profunda el desarrollo de los
acontecimientos que llevaron a producir el accidente. Lo importante de la investigación de
accidentes, que la hace completa y productiva, es que se realice de manera inmediata arrojando
un reporte escrito (con un informe interno para la empresa y una copia para la ARP),
contemplando aspectos como la entrevista al accidentado y a los testigos oculares, si los hay, la
observación de las condiciones ambientales y la versión del jefe inmediato. A la Entidad, a través
del Comité Paritario de Salud Ocupacional, le corresponde elaborar un procedimiento para
investigar los accidentes de trabajo. En los procedimientos para la investigación de los accidentes
de trabajo, se deben contemplar las lesiones, enfermedades, accidentes – incidentes y daños a la
propiedad. Para esta tarea se debe capacitar tanto al Comité Paritario de Salud Ocupacional,
como a los supervisores de la Entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Historias ocupacionales, diagnóstico de riesgo psicosocial,
Plan de Emergencia, Panorama de riesgos, Informe de exámenes periódicos ocupacionales,
Diagnóstico estratégico de riesgos, informes ARL.
MARCO LEGAL:
Constitución Política de Colombia, 1991: Artículos 25, 48, 49, 79, 80, 81, 88 y 366.
Ley 9 de 1979. Normas para preservar, conservar y mejorar la salud de los individuos en sus
ocupaciones.
Resolución 2400 de 1979 de mayo 2 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social o Estatuto de
Seguridad Industrial en Establecimientos de Trabajo, en él se establecen algunas disposiciones
sobre vivienda, higiene y seguridad en dichos lugares.
Decreto 614 de 1984. Bases para la organización de administración de salud ocupacional en el
país.
Resolución 2013 de 1986. Reglamentación de la organización y funcionamiento de los comités de
medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo.
Resolución 1016 de 1989. Reglamentación de la organización, funcionamiento y forma de los
programas de salud ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país.
Decreto 1295 de 1994. Determina la organización y administración del sistema general de riesgos
profesionales.
Decreto 1771, 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 1295 de 1994.
Decreto 676 de 1995. Reglamenta parcialmente el decreto 1295 de 1994 y se aclaran y modifican
unos artículos del decreto 1833 de 1994.
Decreto 2800, 2003. Por el cual se reglamenta parcialmente el literal b del articulo 13 del decreto
ley 1295 de 1994
Resolución 156, 2005. Por la cual se adoptan los formatos de informe de accidente de trabajo y
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
de enfermedad profesional y se dictan otras disposiciones.

Resolución 1401, 2007. Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de
trabajo.
Ley 1562 de 2012.
ÁREA CARGO
1 Reporte a Telefónicamente se Todas las Líderes de N.A

ARL informa el accidente a la áreas proceso
ARL.
2 Remisión La línea efectiva dará el Todas las Líderes de Fto de
direccionamiento áreas proceso requisición
adecuado indicando a qué
IPS a donde se debe
dirigir el accidentado para
ser atendido.
3. Traslado Trasladar al accidentado al Todas las
lugar indicado por la ARL áreas
4 Enviar El reporte del accidente de Talento Profesiona Registro de N.A

reporte de trabajo es enviado a través Humano l de Ta- AT
AT de la página virtual de la lento
ARL Humano
5 Investigació Los miembros del Talento Profesiona Formato de N.A
n COPASO realizan la Humano l de Ta- AT
investigación conforme a lento
las directrices legales COPASO Humano
Presidente
COPASO
6 Informe Con la investigación del COPASO Presidente Memorando
AT se prepara un informe COPASO interno
y se presenta a las
dependencias que
intervengan en el proceso
(Subdirección
Administrativa y
Financiera)
6 Medidas Con base en el informe, se Subdirecció Subdirecci
correctivas hace posible implementar n ón
y las medidas preventivas y administrati Administra
preventivas correctivas que permitan va y tiva y
evitar futuros accidentes. financiera áreas
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
participant
es
6. Seguimient Se hace seguimiento del talento Profesiona N.A
o caso. Humano l de Ta-
 Punto de control lento
Humano
Observaciones al procedimiento:
Paola Sánchez Novoa. Paola Gaitán Martínez- -Ricardo Febrero de 2013
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Proceso de Recursos Físicos
Subproceso de Almacén
PROCESO: Recursos Físicos - Apoyo SUBPROCESO: Almacén
PROCEDIMIENTO: Ingresos de Almacén CÓDIGO: RF-AL-43
PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso
OBJETIVO: Registrar en el aplicativo el ingreso de elementos a la entidad para que hagan parte
del inventario del ICC y ponerlos en servicio.
ALCANCE: Inicia con la verificación de elementos adquiridos por el Instituto para su registro,
termina en la designación del área que lo requiere.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Plan de Compras, facturas, RP, contratos, actas de recibo de
elementos expedidas por supervisión
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que son adquiridos por el ICC deben
consignarse y verificarse en almacén.
MARCO LEGAL:
ÁREA CARGO
1 Recepción de Recepción de Almacén Líder de Soporte SAFI
documentación. documentación proceso según sea
requerida (RP, el caso.
Factura, Contrato y/o
recibo a satisfacción
del supervisor,
certificación-si es el
caso-)
2 Verificación Confirmar si lo físico Almacén Auxiliar N.A N.A
física del concuerda con la de
elemento documentación Administr
ativo
3 Ingreso de Verificación de Línea y Almacén Técnico N.A SAFI
elementos al Clase del elemento Almacén
sistema
4 Elaboración del Creación del Almacén Técnico Comproban N.A
comprobante comprobante de Almacén te de
ingreso con el soporte Ingreso
de adquisición
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
5 Revisión Se realiza la revisión y Almacén Líder del Comproban

firma del documento proceso te de
 Punto de control ingreso
6 Envío de Envío copia del Almacén Técnico N.A N.A
comprobante a comprobante a de
Contabilidad contabilidad para el Almacén
pago respectivo de la
adquisición realizada.
7 Archivo del Archivo de los Almacén Técnico N.A. N.A.
comprobante de documentos según de
ingreso con sus normas de archivo Almacén
soportes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se pueden poner
elementos en servicio sin el ingreso correspondiente al Almacén
Paola Gaitán Martínez- Zoe Castro Jesús Bejarano- Liliana Junco- Marzo de 2013
Bohórquez Rosario Ocampo
PROCESO: Recursos Físicos SUBPROCESO: Almacén

PROCEDIMIENTO: Egresos de Almacén CÓDIGO: RF-AL-44
PRODUCTOS: Comprobantes de egreso, inventario.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013

OBJETIVO: Realizar los egresos de elementos a las diferentes áreas de la entidad.
ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita de los elementos, se verifica la existencia o el estado de
los bienes, se procede a la elaboración del comprobante de egreso en el aplicativo SAFI y
termina con la firma a satisfacción del funcionario asignado.
DEFINICIONES:
Baja: salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso.
Bien: artículo inventariable o activo de cualquier clase que es objeto de apropiación.
SAFI: sistema financiero donde se encuentran detallados todos los activos de la entidad.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud de bienes, actos administrativos autorizando la
baja de los inventarios.
CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén o de los
inventarios de la entidad se egresan y se registran en el aplicativo SAFI para su correcto manejo
y actualización de los inventarios.
MARCO LEGAL:
ÁREA CARGO
1 Solicitud de Realizar la solicitud de Todas las Funcionari Ft de
bienes o los elementos áreas o solicitud de
elementos. necesarios para el responsab bienes.
adecuado desarrollo de le del
las funciones. trámite.
2 Verificación Verificación de la Almacén Líder de Soporte SAFI
de existencia de los procesos
existencias. elementos de consumo o
del estado de los bienes
devolutivos del ICC.
3 Elaboración Se realiza el Almacén Técnico Comprobante N.A
del comprobante de egreso Almacén De egreso
Comprobante en el aplicativo SAFI,
de egreso indicando el funcionario
a quien se le carga el
bien.
4 Revisión Se realiza la revisión y Almacén Líder del Comprobante Revisió
firma del documento proceso de ingreso n
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abril de 2013
5 Entrega de Entrega de los Almacén Auxiliar N.A N.A

elementos elementos al usuario administra
respectivo tivo
6 Firma del Recoger la firma del Almacén Técnico Comprobante N.A
Comprobante usuario en el Almacén de egreso.
comprobante de egreso
comprobante documentos según de
de ingreso normas de archivo Almacén
con sus
soportes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se puede entregar

elementos o bienes sin el previo Ingreso a almacén

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abril de 2013
PROCEDIMIENTO: Ingresos Publicaciones CÓDIGO: RF-AL-45

PRODUCTOS: Comprobantes de Ingreso Publicaciones
OBJETIVO: Realizar los ingresos de los trabajos realizados en la imprenta patriótica.
ALCANCE: Inicia con la recepción de la remesa respectiva elaborada en la imprenta patriótica,
termina con la elaboración del comprobante de ingreso de publicaciones
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Carta de envío de costos de producción, Remesas.
CONDICIONES GENERALES: Finalizada toda reproducción de publicaciones en la imprenta

patriótica, se remiten al Almacén general para su custodia, control y distribución.
MARCO LEGAL:
ÁREA CARGO
1 Recepción de Recepción de la Almacén Líder de Remesa N.A.

remesa de remesa respectiva proceso
publicaciones para la entrega de
las publicaciones
terminadas en la
Imprenta Patriótica
2 Verificación de Conteo de las Almacén Auxiliar N.A N.A
las publicaciones administr
publicaciones entregadas frente a ativo
las indicadas en la
remesa
3 Firma de Firma a Almacén Líder de N.A N.A
remesa satisfacción de la proceso
remesa por parte
del Área
4 Envío de Envío de oficio con Almacén Técnico Oficio N.A

copia de la copia azul de la Almacén
remesa para remesa a
costos Contabilidad
solicitando los
costos de la obra
respectiva
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5 Recepción de Recepción del Almacén Técnico N.A N.A

los costos oficio por parte de Almacén
contabilidad con la
información
solicitada para el
ingreso al sistema
6 Creación de la En el aplicativo Almacén Técnico SAFI
publicación en SAFI, según la Almacén
el aplicativo clase de
publicación, se crea
con el título exacto
de acuerdo a la
serie
7 Ingreso de la Se ingresa de la Almacén Técnico SAFI
obra al cantidad de Almacén
aplicativo ejemplares con la
información
recibida de
contabilidad
8 Elaboración Creación del Almacén Técnico Comproban SAFI
del comprobante de Almacén te de
comprobante ingreso de Ingreso
publicaciones
9 Envío de Se envía una copia Almacén Técnico N.A. N.A.
copia del del comprobante de Almacén
comprobante ingreso de
a contabilidad publicaciones a
contabilidad para
su registro

0 comprobante documentos según de
de ingreso con normas de archivo Almacén
sus soportes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Los costos elaborados por parte de
Contabilidad deben enviarse al Almacén en un periodo máximo de 2 días para evitar el envío de
publicaciones antes de su ingreso al sistema.
PROCEDIMIENTO: Toma física de inventarios CÓDIGO: RF-AL-46
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PRODUCTOS: Inventario general de elementos propiedad del Instituto e inventario individual con
los elementos que cada funcionario o contratista tiene a su cargo.
OBJETIVO: Verificar los saldos de elementos que existen en el sistema frente a las cantidades
en bodega y servicio
ALCANCE:: Inicia con la toma física de inventarios en servicio y bodega, termina con la
verificación de saldos y ajustes pertinentes e impresión de los inventarios individuales respectivos
DEFINICIONES:
Inventario: son todos los bienes tangibles de propiedad de una institución para ser utilizados o
consumidos.
Inventario físico: Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados,
apreciar su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Insumos: bien consumible utilizado en la producción de otro bien o servicio.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventario individual que arroja el SAFI por responsables
CONDICIONES GENERALES: Los inventarios deben coincidir, no deben existir faltantes de

ningún tipo.
MARCO LEGAL:
ÁREA CARGO
1 Elaboración Planificar los días en Almacén Líder de Soporte

del los cuales se va a proceso
cronograma de realizar la toma de los
actividades inventarios según los
para las dos espacios y cantidad de
sedes del elementos
Instituto
2 Impresión de Impresión de todos y Almacén Técnico Inventario SAFI
los inventarios cada uno de los de Individual
individuales inventarios del SAFI almacén
vigentes en el por responsables
sistema
3 Toma física de Comparar el inventario Almacén Funcionari Inventario
los inventarios individual contra las os de Individual
plaquetas de los bienes almacén
a cargo de cada
responsable
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4 Ajuste de Registro de los ajustes Almacén Técnico Comproban SAFI

faltantes o previo recibo de los de te de
sobrantes traslados respectivos almacén traslado
encontrados elaborados por los
usuarios de los bienes
5 Impresión del Impresión del Almacén Técnico Inventario SAFI
inventario inventario individual de individual
individual ajustado almacén ajustado
6 Firma del Firma del funcionario Almacén Funcionari Inventario
nuevo como responsable de os de Individual
Inventario los bienes registrados Almacén
Individual
7 Archivo Archivo de los Almacén Técnico N.A. N.A.
documentos según de
normas de archivo Almacén
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En las fechas en las que se establezca la

toma de inventarios evitar realizar traslados o movimientos de elementos devolutivos.
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PROCEDIMIENTO: Traslados de Almacén CÓDIGO: RF-AL-047

PRODUCTOS: Comprobantes de traslado
OBJETIVO: Realizar traslados de elementos devolutivos a los diferentes usuarios de los bienes.
ALCANCE: Inicia con la solicitud escrita del elemento al Almacén, termina con la asignación y
entrega al usuario asignado.
DEFINICIONES:
Plaqueta: código de verificación del bien registrado en el inventario.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Solicitud escrita de bienes, comprobante de traslado.

CONDICIONES GENERALES: Cada uno de los bienes que salen del almacén se registran y
controlan para su correcto manejo y actualización de los inventarios
MARCO LEGAL:
ÁREA CARGO
1 Solicitud del Se recibe la solicitud Almacén Líder de Solicitud N.A

elemento o escrita del usuario proceso escrita
bien
2 Verificación e Se verifica en el SAFI y Almacén Líder de N.A SAFI

la existencia físicamente en las proceso y
del bien bodegas respectivas asistente
solicitado  Punto de control administrati
vo
3 Asignación de Se asigna a la Almacén Técnico de N.A SAFI
plaqueta en el secuencia del elemento almacén
sistema el número de plaqueta
en el SAFI
4 Asignación del Se asigna al usuario el Almacén Técnico de N.A SAFI
elemento al elemento en aplicativo almacén
inventario SAFI
individual
5 Elaboración Realización del Almacén Técnico de Comproban SAFI

del comprobante de almacén te de
Comprobante traslado traslado
de traslado
6 Entrega de Entrega de los Almacén Auxiliar N.A N.A
elementos elementos al usuario administrati
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respectivo vo
7 Firma del Recibo a satisfacción Almacén Técnico de N.A N.A

Comprobante por parte del usuario almacén
8 Archivo del Archivo de los Almacén Técnico de N.A. N.A.
comprobante documentos según Almacén
con sus normas de archivo
soportes
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: En ningún caso se deben poner bienes en

servicio sin el registro y entrega por parte del almacén.
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Subpr oceso Gestión documental

PROCESO: Administrativo y Financiero SUBPROCESO: Gestión documental
PROCEDIMIENTO: Elaboración y actualización de tablas de CÓDIGO:AF-AC-048
retención documental
PRODUCTOS: Respuesta a Sugerencias, Quejas y Reclamos
OBJETIVO: Describir las actividades en la elaboración y actualización de la Tabla de Retención
Documental a fin de establecer los tiempos de retención en cada etapa del ciclo vital del
documento y determinar su disposición final.
ALCANCE: Aplica a todos los procesos del Instituto Caro y Cuervo, en los cuales se generan
documentos relacionados con el desarrollo de las funciones de cada dependencia para el logro
de las metas y objetivos propuestos
DEFINICIONES:
Disposición final: Acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido

para un registro en la tabla de retención documental en las fases de Archivo de Gestión y Archivo
Central.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Una Tabla de Retención Documental puede tener una o más series
documentales de acuerdo con los asuntos de su competencia. Una serie documental, dada la
complejidad que representa el asunto que resuelve, puede estar organizada en subseries
(subdivisiones que agrupan los tipos de documentos que forman una unidad documental o
expediente).
Subserie Documental: Las Subseries se definen como el “conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie” y se identifican y jerarquizan separadamente de acuerdo con los
tipos documentales que agrupan y del trámite del asunto al que corresponden.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos, que se elaboran a partir de la estructura orgánica de cada organismo de la
Rama Judicial y de las funciones o competencias designadas a cada una de sus unidades
administrativas y judiciales y se constituyen en el mapa de la producción documental. Las Tablas
de Retención Documental se conforman por Series y Subseries.
Tipos Documentales: son la menor expresión o componente de una serie o subserie, y
constituyen unidades archivísticas o expedientes. Un tipo documental es una “unidad documental
simple”, también denominada “pieza documental”, es decir, una “unidad mínima que reúne todas
las características para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un oficio, un informe,
un auto, una demanda, una contestación, una sentencia, etc.”.
TRD: Tabla de Retención Documental
Tiempo de retención: Período establecido para la conservación de los registros en el Archivo de
Gestión y en el Archivo Central.
Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de los registros
relacionados con las labores de cada Dependencia.
Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios
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de los documentos con e fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política de Comunicaciones del ICC y Normatividad Vigente

en la materia, Código Contencioso Administrativo, Plan Estratégico Institucional.
CONDICIONES GENERALES: Para actualización de las tablas se requiere recoger la
información de cada una de las dependencias del Instituto Caro y Cuervo, además completar con
los demás requisitos que se exigen en este aspecto, por lo cual se requiere hacer esta tarea cada
año después de transcurrida la actualización.
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.
 Acuerdo 039 de 2002 – por la cual se establecen las pautas para la elaboración de las Tablas
de Retención Documental
 NTCGP1000:2004 - Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. (4.2.4)

° ÁREA CARGO
1 Diagnostic a. Compilar la información Gestión Profesio Formato de
o institucional contenida en documental nal líder Encuesta
preliminar disposiciones legales relativas de Estudio
a la creación y cambios de la proceso. Documental
estructura organizacional,
organigrama vigente, Equipo
resoluciones y/o actos de
administrativos de creación de trabajo
grupos de trabajo, funciones y
manuales de procedimientos.
b. Aplicar la encuesta a los

productores de los
documentos con el fin de
identificar las unidades
documentales que producen
y/o tramitan.
2 Análisis e 1. Analizar la producción y Gestión Líder Actas N.A
interpretaci trámite documental teniendo documental proceso mesas de
ón de la en cuenta las funciones de trabajo
informació asignadas a las dependencias Archivo y
n y los manuales de Correspo Formato de
recolectad procedimientos. ndencia TRD
a. apoyado diligenciado
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2. Identificar los valores de grupo

primarios de la documentación de
o sea los administrativos, trabajo
legales, jurídicos, contables
y/o fiscales.
3. Conformar las series y
subseries con sus respectivos
tipos documentales.
4. Establecer los tiempos de

retención o permanencia de
las series y subseries
documentales en cada fase de
archivo: gestión, central e
histórico con el fin de
racionalizar la producción y
garantizar la protección del
patrimonio documental de la
Entidad, desde el momento en
que se produce el documento
hasta su disposición final.
5. Adelantar la valoración
documental, teniendo en
cuenta el uso, la frecuencia en
la consulta y las normas
internas y externas que
regulan su producción.
6. Determinar el destino final

de la documentación ya sea
para su conservación total,
selección o eliminación. La
selección puede aplicarse a
documentación no vigente
administrativamente, a series
documentales cuyo contenido
se repite o se encuentra
registrado en otras series; a
series documentales cuyo
valor informativo no exige su
conservación total
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abril de 2013
3 Elaboració 1. El líder del proceso de Gestión Líder Actas N.A

n y Archivo y Correspondencia documental proceso mesas de
presentaci preparará la propuesta de de trabajo
ón de la Tablas de Retención Archivo y
TRD para Documental de la Entidad con Correspo
su las series y subseries ndencia
aprobación documentales que tramita y apoyado Formato de
administra cada dependencia de grupo TRD
y las presentará a los líderes de diligenciado
de proceso para la respectiva trabajo
aprobación Acta de
Comité de
2. El Comité de Archivo hará el Archivo
estudio correspondiente y
producirá un Acta avalando la
propuesta, previa aprobación
de las TRD por parte de los
líderes de proceso
3. El representante legal
expedirá el acto administrativo
correspondiente, que ordene
su difusión ante los servidores
públicos de la Entidad, para
garantizar su aplicación.
4 Sensibiliza El líder de proceso realizará Gestión Líder de Instructivo N.A

ción sensibilizaciones a todos los documental proceso de
servidores públicos de la y quipo organizació
Entidad, para la aplicación de de n de archivo
las TRD, así mismo, elaborará trabajo.
los instructivos que refuercen y
normalicen la organización de
los documentos y archivos de
gestión y la preparación de las
transferencias documentales
5 Seguimien El profesional líder de Archivo Todas las Líder de Cronogram N.A

to y y Correspondencia áreas proceso a de
actualizaci establecerá un cronograma de de Seguimient
ón de las seguimiento para la Archivo y o de
Tablas de verificación de la aplicación de correspo verificación
retención la Tabla de Retención ndencia. de
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abril de 2013
Document Documental en las aplicación

al dependencias y un plan de Equipo de TRD
mejoramiento en el corto de
plazo, para atender las trabajo.
modificaciones suscitadas por Plan de
cambios en los Líderes Mejoramien
procedimientos, reformas de to
organizacionales y funciones. procesos
Las modificaciones a las .
Tablas de Retención
documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud
de la dependencia, deberán
ser evaluadas por el líder del
proceso de Archivo y
Correspondencia, y deberán
ser aprobadas por el Comité
de Archivo de la entidad.
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
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abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Organización archivos de gestión. CÓDIGO:AF-AC-49
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Aplicar los procesos archivísticos necesarios para la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos del Instituto Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia con la actualización de las TRD y va hasta elaborar el inventario documental
para la transferencia al Archivo Histórico de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la
TRD
DEFINICIONES:
Clasificación: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que
componen cada agrupación documental, de acuerdo a la estructura orgánica funcional de la
entidad.
Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su
información para la gestión o la investigación.
FUID: Formato Único de Inventario Documental.
El seguimiento de las TRD a los Archivos de Gestión, se tienen los siguientes aspectos:
 Elaboración de separadores de Series y Subseries Ubicación de separadores en los
archivadores. Rotulo de identificación en las carpetas
 Ubicación física de las carpetas. Clasificación y ordenación de documentos al interior de las
carpetas
 Foliación en la parte superior derecha en el sentido del contenido del documento, con lápiz de
mina negra. Identificación de las Gavetas.
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
 Ley 734 de 2002
 Acuerdo 042 de 2002
 Guía para la implementación de un PGD
 NTC-GP1000/2009
 NTC ISO 9001:2008
° ÁREA CARGO
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1 Actualizació Actualizar las TRD Todas las Líderes de TRD N.A

n TRD para aprobación, áreas. procesos de
teniendo en cuenta los las diferentes Acta Comité
cambios que se dependencias de Archivo
presenten en la y líder de
estructura funcional del proceso de Cuadro de
Instituto Caro y archivo y Clasificació
Cuervo, como correspondenc n
supresión o creación ia documental.
de grupos,
modificación de
funciones entre otros.
2 Clasificación El primer paso en cada Todas las Funcionario a N.A N/A
documental una de las áreas quien se le
dependencias para la asigna la
organización del responsabilida
archivo, es dividir la d del manejo
documentación en de archivo en
series y subseries cada área.
documentales
conforme a las TRD.
3 Ordenación Conformar y ubicar Todas las Funcionario a Instructivo N.A
documental físicamente los áreas. quien se le de foliación.
expedientes. Foliar los asigna la
documentos, responsabilida
identificando las d del manejo
unidades de de archivo en
conservación cada área.
(Carpetas) con código
de serie y nombre de
la serie.
Los archivadores
deben ser
debidamente
identificados con la
dependencia, el código
de la serie y nombre
de la serie, entre otros
4 Descripción Levantar el inventario Todas las Funcionario a FUID. N.A
documental en FUID. áreas. quien se le
 Punto de asigna el
control archivo en
cada área.
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5 Seguimiento Verificar la aplicación Gestión Líder de Acta N.A

y aplicación de la TRD en los documental proceso de Memorando
de TRD. Archivos de gestión de Archivo y .
cada una de las Corresponden
dependencias del cia y grupo de
Instituto Caro y trabajo
Cuervo, cada 3 meses
durante la vigencia,
dejando evidencia de
la visita
Realizar visita de
verificación de
cumplimiento de
compromisos en las
fechas establecidas en
el Acta, en caso
contrario la
dependencia puede
solicitar una prórroga
del mismo o emitir un
memorando de
incumplimiento al
Subdirector
Administrativo y
Financiero con copia a
Control Interno.
 Punto de
control
6 Transferenci
Preparar Todas las Funcionario a N.A N.A
as transferencias de áreas. quien se le
documentaleacuerdo a los tiempos asigna la
s de retención responsabilida
establecidos en la TRD d del manejo
y hacer entrega al de archivo en
Archivo Central cada área.

Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Ricardo Francisco Octubre de 2012
Daza Gamba
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PROCEDIMIENTO: Transferencias primarias. CÓDIGO:AF-AC-050
PRODUCTOS: Transferencias.
OBJETIVO: Revisar, recibir y ubicar los documentos de los Archivos de Gestión de las
dependencias del Instituto Caro y Cuervo, en el Archivo Central garantizando su conservación y
disponibilidad para consulta; y vencidos los tiempos de retención de conformidad con las Tablas
de Retención.
ALCANCE: Inicia dando cumplimiento con el calendario de transferencias documentales
proyectado por la Subdirección Administrativa y Financiera y la Tabla de Retención Documental
(TRD), hasta la aplicación de la disposición final con el fin de hacer entrega de los documentos
con valor histórico al Archivo Central/Histórico.
DEFINICIONES:
Acceso a Documentos de Archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que

conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.
Almacenamiento de Documentos. Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo
en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos
de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y
cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.
Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Comité de Archivo. Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las
políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones
en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término

“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales”
señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.
Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran
aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Foliar. Acción de numerar hojas.
Folio. Hoja.
Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura
de un fondo. Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es
la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.
Tabla De Retención Documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.
Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de
este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo
CONDICIONES GENERALES: Para realizar las transferencias documentales primarias, las
dependencias del Instituto Caro y Cuervo deben tener en cuenta la fecha programada en el
calendario de transferencias documentales elaborado por la Subdirección Administrativa y
Financiera a través del líder del proceso de Archivo y Correspondencia.
 Las dependencias deben clasificar los expedientes de las series y subseries

documentales que según la TRD deben transferirse.
 Para ordenar la documentación a transferir, se debe tener en cuenta que el orden puede
ser cronológico, numérico, alfabético de acuerdo a la serie y/o subserie, de tal manera
que el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la
misma.
 Para describir la información a transferir, se debe diligenciar el Formato Único de
Inventario Documental, el cual se remitirá al correo electrónico
archivo@caroycuervo.gov.co y físicamente mediante memorando a la Subdirección
Administrativa y Financiera. Vale la pena anotar que este formato debe ir firmado por las
personas responsables que indica el documento.
 Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega física
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de la documentación y su registro en el Formato Único de Inventario Documental, una vez

cotejado y revisado
MARCO LEGAL:
 Ley 594 De Julio 14 De 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones“. Artículos 13 y 24.
 Ley 734 de febrero 5 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículos
34. Deberes de todo servidor público. Artículo 35. Prohibiciones de todo servidor público”.
 Decreto nacional no 1382 agosto 8 de 1995. “Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y
se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones“.
 Acuerdo No 8 De Octubre 18 Del 1995 Del Archivo General De La Nación. “Por el cual se
reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden
nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995“.
regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención
Documental “Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000“.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTR SIA
ÁREA CARGO OS
1 Remitir el Al finalizar cada año la Gestión Líder Calendar N.A

calendario de Subdirección Administrativa y documental proceso io de
transferencia Financiera remite a las Archivo y Transfer
documental y dependencias el calendario de Correspo encias
preparar el transferencias documentales ndencia Docume
envío de la primarias, donde se especifica apoyado ntales
documentaci la fecha correspondiente para de grupo
ón realizar esta tarea. Los de
funcionarios encargados del trabajo. Formato
manejo de los archivos de único de
gestión de cada dependencia, inventari
identifican qué series y/o o
subseries han cumplido su Docume
tiempo de retención, con base ntal.
en la Tabla de Retención
Documental, y proceden al Correo
alistamiento o preparación física remitido
de la documentación, la cual a
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abril de 2013
consiste en eliminar el material archivo

metálico, depurar el expediente, @caroyc
realizar la foliación, rotular las uervo.go
unidades de almacenamiento v.co
(cajas carpetas o carpetas), y
diligenciando el Formato Único
de Inventario Documental,
siempre siguiendo los
parámetros descritos en el
procedimiento
Organización Del Archivo De
Gestión
Una vez surtidas estas tareas,

se remitirá un correo a
archivo@caroycuervo.gov.co
informando la situación, con el
fin de solicitar el cotejo y
revisión de la documentación a
transferir.
2 Cotejar y El funcionario asignado por Cada Área Respons N.A N.A
revisar parte del profesional líder del Cada Área able
previamente proceso de archivo y Cada Área Archivo
para de
correspondencia, procede a
transferencia Gestión
en los realizar el cotejo y la revisión de del Área
archivos de la documentación a transferir, Respons
gestión. puntual o por muestreo, según able
el volumen y la serie y/o Archivo
subserie documental, basados de
en el inventario documental Gestión
del Área
diligenciado, si lo anteriormente
Respons
mencionado cumple en su
able
totalidad se da el visto bueno
Archivo
para proceder con la
de
transferencia física, de lo
Gestión
contrario se hacen las
del Área
observaciones del caso para
proceder a corregir.
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abril de 2013
3 Realizar Los profesionales líderes de los Subdirecció Profesio Memora N.A

transferencia diferentes procesos de la n nales ndo
física e entidad, que van a realizar la Administrati responsa
ingreso al transferencia documental va y Formato
bles.
Archivo primaria, remite a la Financiera único de
Central Subdirección Administrativa y inventari
Financiera el inventario Todas las o
documental diligenciado (tanto áreas Docume
físico como electrónico). ntal.
Gestión
documental
4 Identificar Pasado el tiempo de retención Gestión Líderes Memora N.A

documentos en el Archivo Central, se efectúa documental de ndo
históricos la disposición final estipulada en proceso.
que Subdirecció Formato
las TRD, y se identifican las
establecen n único de
las tablas de series y subseries con valor inventari
histórico para su transferencia al administrati
retención o
Archivo Histórico. Luego, se cita va y
documental, Docume
revisar y al Comité de Archivo, se informa financiera. ntal
aprobar la y presenta el formato único de
transferencia inventario documental
documental
diligenciado, para legalizar la
secundaria.
transferencia. Si es aceptada se
continua.
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
CONTROL INTERNO
ICC-SIG
VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Recepción de documentos. CÓDIGO:AF-AC-51
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Verificar y controlar la recepción de documentos internos y externos en el Instituto
Caro y Cuervo
ALCANCE: Inicia con la recepción de los documentos externos y/o internos por los diferentes
medios (fax, correo electrónico, mensajería y personal) y va hasta la entrega en la respectiva
dependencia el documento recibido
DEFINICIONES:
Normalización de la producción documental: Actividad para la que se unifican criterios de la
definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los
Manuales de Procesos y Procedimientos identificados en el Listado Maestro de Documentos y
tipos documentales registrados en la TRD.
Producción documental: Generación de documentos en una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso.
Documento: Información y su medio de soporte
Líder de Proceso: Persona que encabeza un proceso (responsable principal)
Registro: Documento que suministra los resultados obtenidos y proporciona evidencia de las
actividades desempeñadas (Formato diligenciado).
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo e función de su competencia para
reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
PGD: Programa de Gestión
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Archivo

CONDICIONES GENERALES: El trámite interno de la documentación se realizara teniendo en
cuenta las actividades plasmadas en el procedimiento de Distribución de documentos en
diferentes medios.
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
 NTC-GP1000/2009
 NTC ISO 9001:2008

N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO SIA
° ÁREA CARGO S
1 Recepción Recibir los documentos Gestión Funcionario Document MIDo

de externos y/o internos por los document ubicado en os c.
documento diferentes medios (fax, correo al punto de recibidos.
s electrónico, mensajería y recepción.
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
personal).
Verificar que el documento

sea competencia del Instituto,
cuando es externo, si es
interno verificar la
dependencia productora,
revisando folios, copias,
anexos, firmas.
Nota: Si no es competencia de
la Entidad se le indica a la
persona donde debe dirigirse.
2 Radicación. Registrar y radicar los Gestión Funcionario Registro Mi
documentos de acuerdo con document del punto Mi Doc. Doc.
TRD para determinar su al. de
direccionamiento (Radicación recepción.
en base de datos MIDOC).
3 Entrega. Entregar en la respectiva Gestión Funcionario Planilla de N.A

dependencia el documento document del punto registro de
recibido (igualmente debe al. de correspon
dencia
digitalizar el documento y recepción.
recibida
guardar en archivo digital).
Nora Garzón Morales Paola Gaitán Martínez- Octubre de 2012
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013

PROCEDIMIENTO: Trámite de documentos. CÓDIGO:AF-AC-52
PRODUCTOS: documentos.
OBJETIVO: Facilitar la gestión del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
ALCANCE:
Inicia con la entrega a las dependencias de acuerdo a la competencia del documento entregado
por el funcionario que atiende el punto de recepción y va hasta el seguimiento y se envía el
recordatorio de correspondencia sin contestar por e – mail, según el caso.
DEFINICIONES:
Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa
CONDICIONES GENERALES: N/A.

MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000

 NTC-GP1000/2009
° ÁREA CARGO
1 Entrega Entregar a las Dependenci Funcionari Documento Planilla

de dependencias de acuerdo a a que o s recibidos.
correspon la competencia del recibe. correspon
dencia. documento entregado por el diente.
punto de recepción
2 Respuesta Determinar asignación del Todas las Líder del Documento
a funcionario competente áreas. área. s.
comunicac para dar respuesta a la
iones. comunicación.
Proyecto de
documentac
Compilar información, Funcionari ión.
analizar y proyectar os
respuesta y entrega para su asignados
revisión. .
Realizar los ajustes

CONTROL INTERNO
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abril de 2013
necesarios y enviar para

firma del Líder del proceso
Firma del líder del
proceso.
3 Entrega Entregar la comunicación Todas las Funcionari Comunicaci N.A

de de respuesta para su envío áreas. o de la ón.
comunicac al punto de recepción. dependen
ión punto
cia
de
recepción. Funcionari
Copia con radicado o del
respectivo y punto de
certificado de envío. recepción.
4 Revisión Verificar en el Aplicativo Gestión Funcionari Email.

(MIDOC), mediante reporte documental o del
recordatorio de punto de
correspondencia sin radicación
contestar, cada mes (1). .
Enviar a la dependencia
competente el recordatorio
de correspondencia sin
contestar por e – mail,
según el caso.
Recordatorio de
correspondencia sin
contestar.
5 Seguimien Realizar el seguimiento de Gestión Líder de Email.

to correspondencia sin documental proceso
contestar a través del de archivo
recordatorio de y
correspondencia sin correspon
contestar por e – mail, si dencia /
para el reporte del segundo funcionari
mes es reiterativo la o que
CONTROL INTERNO
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dependencia competente, labora en

según el caso. punto de
recepción
CONTROL INTERNO
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PROCEDIMIENTO: Distribución de documentos. CÓDIGO:AF-AC-53
PRODUCTOS: documentos.
OBJETIVO: Verificar y controlar la salida y entrega de documentos del Instituto Caro y Cuervo,
velando por su entrega oportuna al destinatario.
ALCANCE: Inicia con la remisión al punto de recepción de los documentos con sus respectivos
soportes para su distribución y va hasta entregar los documentos a las dependencias
competentes.
DEFINICIONES:
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a

su destinatario.
Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una tarea o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Documento: Información y su medio de soporte.
Documento Interno: Datos y su medio de soporte generados al interior de la Entidad, hacer
referencia a los siguientes documentos: manuales, instructivos, planes, registros y programas
entre otros.
Documento Externo: Se refiere a los documentos de origen externo, es decir, los que no son
elaborados por al Entidad, algunos de estos pueden afectar el SGC de la entidad como las
especificaciones, referencias, códigos, normas, entre otros.
Líder de Proceso: Persona que encabeza un proceso o responsable principal.
Registro: Documento que suministra resultados obtenidos y proporciona evidencia de las
actividades desempeñadas.
Responsabilidad: Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para
reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad
PGD: Programa de Gestión Documental
CONDICIONES GENERALES: Todas las comunicaciones deben ser proyectadas para la firma
de los funcionarios responsables de acuerdo con lo establecido en la Resolución 092 de 2012
MARCO LEGAL:
 Ley 594 de 2000
 NTC ISO 9001:2008
 NTC-GP1000/2009
ÁREA CARGO S
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1 Firma de Proyectar las Todas las Funciona Document

comunicacio comunicaciones para la áreas rio o
nes. firma de los funcionarios productoras de correspo producido.
responsables de firmar documentos ndiente.
comunicaciones
2 Remisión de Remitir al punto de Todas las Funciona Document
comunicacio recepción los documentos áreas rios os.
nes. con sus respectivos productoras de asignado
soportes para su documentos s.
distribución.
3 Revisión. Verificar el cumplimiento de Gestión Funciona Document N.A

los requisitos de los documental rio del os.
documentos a enviar. punto de
recepció
n.
4 Radicación Registrar y radicar los Gestión Funciona Document

en sistemas documentos en la base de documental rio del os.
Mi Doc. datos MIDOC e imprimir punto de
rotulo de radicado. radicació
 Punto de control:
n.
Consecutivo de
correspondencia
5 Distribución Distribuir los documentos Gestión Mensajer Document

de utilizando diferentes medios documental. o. os
corresponde (fax, correo tradicional,
ncia. Área Copia
correo electrónico, página
web. productora.
Funciona Reporte
Devolver la copia radicada rio de de entrega
con el correspondiente radicació
reporte de envío a la oficina n.
productora para archivar en
el correspondiente
expediente.
VoBo. Del
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subdirector
6 Archivo de Conformar el consecutivo Gestión Funciona Copia

corresponde de comunicaciones oficiales documental rio de document
ncia. que salen del Instituto Caro recepció os
enviados.
y Cuervo (en electrónico) n
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.

1 Radicación Recibir y verificar la Gestión Funciona Registro N/A
en Mi Doc competencia institucional, documental rio de (Aplicativo
registrar y radicar en la recepció )
base de datos MIDOC, de n
acuerdo con TRD.
2 Direccionami Identificar las dependencias Gestión Funciona N/A N/A

ento destinatarias de acuerdo documental rio de
con la competencia para su recepció
direccionamiento. n
3 Clasificación Clasificar y organizar los Gestión Funciona N/A N/A

documentos en los documental rio
casilleros. Mensajer
o
4 Entrega de Entregar los documentos a Gestión Funciona Registro .

corresponde las dependencias documental rio de
ncia competentes Mensajer correspon
o dencia
 Punto de control recibida
Firma planilla
registro
correspondencia
recibida.
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SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES
PROCESO: Recursos Físicos SUBPROCESO: Servicios Generales

PROCEDIMIENTO: Supervisión de servicios generales CÓDIGO:RF-SG-54
PRODUCTOS: Aseo y mantenimiento , seguridad y cafetería
1.INFORMACIÓNGENERALPROCEDIMIENTO
OBJETIVO: Garantizar el mantenimiento, preventivo la seguridad, y atención de cafetería y aseo
de inmuebles.
ALCANCE: Desde la Identificación de las necesidades hasta el seguimiento y reporte de
novedades en materia de servicios generales.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Contratos vigentes
CONDICIONESGENERALES: Las instalaciones deben permanecer en perfectas condiciones de
aseo y seguridad con el fin de contar con un ambiente libre de riesgos de salud y seguridad, tanto
para los funcionarios de planta como los contratistas del instituto y para los visitantes.
2.INFORMACIÓNESPECÍFICADELPROCEDIMIENTO
ÁREA CARGO
1 Identificación Se identifica las Subdirección Subdirector, Plan de N.A
de necesidades de Administrativa Profesional Compras
Necesidades servicios de: y Financiera, responsable
vigilancia Administración de la
cafetería y aseo Yerbabuena Administració
para las sedes de n de
Bogotá Yerbabuena
Yerbabuena
2 Se incorpora Identificadas las Subdirección Subdirector, Plan de N.A
en el plan de necesidades en Administrativa Profesional Contratació
compras de la materia de y Financiera responsable n
vigencia servicios
de la
generales se
incluyen en el Administració
Plan de Compras n de
de la Vigencia Yerbabuena
siguiente
3 Se realiza Se surte el Área Jurídica, Área Jurídica Contrato SECOP
proceso trámite de estudio Profesional
contractual de mercado, Administrador
etapa Yerbabuena
CONTROL INTERNO
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precontractual
4 Supervisión de Perfeccionados Supervisor Supervisor Información N.A

contratos los contratos y requerida a
establecido el los
inicio de los contratistas
mismos, se según sea
formaliza la el caso.
supervisión para
la ejecución y
seguimiento a las
actividades.
 Punto de
control
5 Se realiza Al personal Supervisor Supervisor Compromis N.A
inducción al vinculado a los os
personal contratos de contractuale
servicios s de las
generales, se le partes.
imparte la
correspondiente
inducción en
cuanto a las
funciones a
realizar, como el
alcance del
mismo y
condiciones de
desempeño de
sus actividades.
6 Cronograma Coordinación Supervisor Administrado Cronogram N.A
de actividades entre el Administración r a
semanal administrador y el Yerbabuena
Supervisor, sobre
el cronograma y
secuencia de
actividades a
desarrollar en
materia de
servicios
generales de
forma semanal.
CONTROL INTERNO
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7 Seguimiento al Se verifica el Administración Administrado Comunicaci N.A

cronograma cumplimiento de Yerbabuena r-Supervisor ón
actividades de permanente
acuerdo al con
cronograma Contratistas
planteado.
 Punto de
control
8 Observaciones Se reportan Administrador- Supervisor Reporte de N.A
al observaciones a Supervisor Novedades
cumplimiento los contratistas
del contrato con copia a la
Subdirección
Administrativa y
Financiera
9 Pago periódico Se recibe Administrador Administrado Pagos N.A
de cuentas facturas con - Supervisor r - Supervisor según lo
soportes contratado
necesarios para
el pago y se
tramita cuenta
ante el área
financiera
1 Liquidación del Se reciben Administrador Administrado Acta de Informa
0 Contrato informes de - Supervisor r - Supervisor liquidación ción
actividades, y se financie
hacen ra
aclaraciones al soporte
cumplimiento del para
Contrato y se liquidac
proyecta Acta de ión
Liquidación.
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento: Analizar nuevos requerimientos de servicio

para Aseo, Vigilancia y mantenimiento preventivo de las sedes, confrontar demanda de servicios
frente a limitación de recursos presupuestales.
3.CONTROLDECAMBIOS
Elaborado por: Revisado por: Fecha:
Daniel Alam Diab Paola Gaitán Martínez- Ricardo Francisco Octubre de 2012
Daza Gamba
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Proceso de Gestión Jurídica

PROCESO: Gestión Jurídica SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Representación Judicial y Extra Judicial CÓDIGO: GJ-RJ-55
PRODUCTOS: Representación judicial y extrajudicial de la entidad ante las entidades judiciales.
OBJETIVO: Realizar un análisis jurídico a los hechos y pruebas que permitan concluir si se debe
dar inicio a un proceso, determinando su clasificación y el operador judicial competente que
tendrá conocimiento del mismo.
ALCANCE: Se inicia con la notificación de la demanda y culmina cuando la sentencia se
encuentra ejecutoriada. Aplica para todos los procesos judiciales.
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Código de Procedimiento Civil, 2. Código Laboral, 3.
Código Contencioso Administrativo Y 4. Código Penal
 Admisión de la demanda.
CONDICIONES GENERALES: Las etapas procesales por la cuales transcurre el proceso son:
 Notificación de la demanda al demandado

 Informe al Comité de Conciliación de la entidad sobre el tema objeto de la acción para que
 Traslado de excepciones al demandante si se formulan en la contestación de la demanda,

resuelvan la procedencia de conciliar o continuar con la defensa
con ello el Operador Judicial pone en conocimiento del demandante las excepciones, para
que si lo considera pertinente presente los argumentos que pretendan dejarlas sin
 Auto que abre el proceso o pruebas, en dicho auto el operador judicial ordena la práctica
fundamento.
 Auto que concede el término para presentar los alegatos de conclusión, que son los que
de pruebas, ya sea documentales, testimoniales, periciales, entre otros.
 Sentencia, el operador judicial previo análisis de los argumentos, de las pruebas y de los
contienen la defensa final de ambas partes.
alegatos de conclusión emite un pronunciamiento de fondo que concluye en negar o

acceder las pretensiones de la demanda. Contra dicha providencia el demandante o el
demandado podrá proponer el recurso de apelación si fuere procedente dependiendo de
la cuantía de la demanda.
ÁREA CARGO
1 Remitir auto Cuando el Instituto es Dirección Asistente Auto NA
de notificación demandado el Operador Dirección
de la demanda Judicial notifica al
representante legal del ICC
del auto admisorio de la
demanda quien remite al
área jurídica
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2 Analizar Se hace un análisis jurídico Área Área NA NA

contenido de del contenido de la Jurídica Jurídica
la demanda demanda y sus anexos.
Posteriormente se oficia al
área implicada para que
envíe el informe sobre los
hechos que dieron origen a
la acción judicial y aporte
los documentos que
sustenten dicha información
3 Realizar Para la contestación de la Área Área NA NA
análisis demanda, se realiza un Jurídica Jurídica
jurídico para análisis jurídico con el fin de
contestación establecer los
de argumentos de la defensa.
la demanda Dichos argumentos, se
soportan en la normatividad
externa e interna, la
jurisprudencia de las altas
cortes y la doctrina en
general.
4 recaudar las Para el desarrollo de la
pruebas y etapa probatoria y la
elaborar los elaboración de los alegatos
alegatos de de conclusión, deberá
conclusión y efectuar un estudio y
escrito de explicación jurídica de los
apelación si hechos, pruebas decretadas
hay lugar a y tomadas en el proceso,
este los argumentos de la
defensa. y las normas,
jurisprudencia y doctrina
que dan lugar a la
contestación de esta acción.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
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5 Revisar los Después de radicada la Área Área NA NA

estados contestación a la Jurídica Jurídica
procesales de demanda, se revisan los
la estados en el juzgado
demanda donde se tramita la
demanda y las
publicaciones
del boletín judicial, con el fin
de notificarse de las
actuaciones que se surtan
en el curso del proceso.
NOTA: Se deben revisar
dichos estados porque en
éstos el juez comunica
todas las decisiones
referentes al proceso que
se está en curso.
6 Notificar Finaliza una vez la Área Área Notificació NA
sentencia sentencia queda Jurídica Jurídica n
ejecutoriada,
ya sea porque contra la
misma no se interponen
los recursos o una vez ser
resuelvan éstos por el
Superior.
Una vez la sentencia está
ejecutoriada el
Instituto debe cumplirla.
Misael Fernando Castro Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
CONTROL INTERNO
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PROCESO: Gestión Jurídica SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO: Emisión de conceptos CÓDIGO: GJ-AJ-056
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Prestar asesoría jurídica a las diferentes áreas de acuerdo a las funciones del
Instituto
ALCANCE: Inicia con la recepción de las solicitudes de conceptos jurídicos de las diferentes
áreas. Finaliza con el archivo de la copia de recibido del concepto de acuerdo con la tabla de
retención documental del área.
DEFINICIONES:
MARCO LEGAL: 1.Código de Procedimiento Civil, 2. Código Laboral, 3. Código Contencioso
Administrativo Y 4. Código Penal
ÁREA CARGO
1 Recepción Recibe de las áreas del ICC Área Área Oficio, N.A
de solicitud la solicitud de concepto Jurídica Jurídica Correo
de concepto jurídico. electrónico
jurídico
2 Estudio y Estudia y analiza la Área Área N.A N.A

respuesta solicitud, teniendo en Jurídica Jurídica
cuenta las normas que
rigen para la materia y la
jurisprudencia que exista al
respecto.
3 Respuesta De acuerdo con el tema Área Área Proyecto de N.A.
hace proyecto de Jurídica Jurídica Respuesta
respuesta.
4 Firma Firma el oficio o Área Área Oficio con N.A

memorando de respuesta Jurídica Jurídica respuesta
5 Envío Envía el concepto jurídico a Área Área Planilla de N.A

las áreas solicitante. Jurídica Jurídica correspond
encia
CONTROL INTERNO
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6 Archivo Archiva copia del concepto Área Área Tabla de N.A

de acuerdo con la tabla de Jurídica Jurídica Retención
retención documental del
área.
Misael Fernando Castro Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
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PROCESO: Gestión Jurídica SUBPROCESO: N.A
PROCEDIMIENTO: Proyección y Firma de Actos Administrativos CÓDIGO: GJ-AA-57
PRODUCTOS: Actos Proyectados y Aprobados Dirección

OBJETIVO: Proyectar los actos administrativos internos solicitados por la dirección
ALCANCE: Desde la recepción de la solicitud hasta archivo y notificación del acto administrativo
DEFINICIONES:
CONDICIONES GENERALES: El área jurídica debe revisar y dar visto bueno a todos los actos
administrativos promulgados por el ICC incluye así: Los de presupuesto, Contratación, Personal y
Sistemas Integrados de Gestión.
MARCO LEGAL: Constitución Política y Código Contencioso Administrativo
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTR SIA

ÁREA CARGO OS
1 Recepción Recepción de la Área Área Jurídica Planillas N.A

Solicitud solicitud en el Área Jurídica correspo
Jurídica ndencia
2 Seguimiento El documento o la Área Área Jurídica N.A Base de

Correspondenc solicitud es Jurídica Datos
ia recibido y sus datos Correspo
se ingresan ndencia
en la aplicación de Recibida
correspondencia
3 Análisis y Analiza la solicitud de Área Área Jurídica N.A N.A
Solicitud acto Jurídica
administrativo a
elaborar y
decide sobre las
herramientas y
la literatura jurídicas
a utilizar, en
coordinación con el
área solicitante
CONTROL INTERNO
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 Punto de
control
4 Proyecto de Elabora proyecto de Área Área Jurídica Proyecto N.A

Acto acto Jurídica Acto
Administrativo administrativo Administr
ativo
5 Verificación Remite a Dirección yDirección Director(a) y N.A N.A

a la Subdirección y Subdirector
Administrativa ySubdirecci (a)
Financiera paraón Administrativ
revisión. Administr o y
ativa y Financiero
Financiera
6 Ajustes Realiza los ajustes Área Área Jurídica N.A N.A
solicitados al Jurídica
proyecto de acto
administrativo
7 Aprobación y Aprueba y firma el Dirección Director(a) Acto N.A
Firma acto y/o y/o Administr
administrativo Subdirecci Subdirector ativo
ajustándose a los ón (a) Firmado
parámetros exigidos Administr administrativo
en el ativa y y financiero
manual de Financiera
correspondencia y
archivo
8 Numeración Numera el acto Subdirecci Asistente Acto N.A
administrativo ón Subdirección Administr
Administr Administrativ ativo
ativa y a y Firmado
Financiera Financiera y
Numerad
o
9 Notificación Cita para notificación
Subdirecci Asistente N.A N.A
o ón Subdirección
comunica al
Administr Administrativ
interesado. ativa y a y
Financiera Financiera
10 Comunicación Notificación Subdirecci Asistente Notificaci N.A
notificación Personalmente o por ón Subdirección ón
edicto Administr Administrativ
ativa y a y
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11 Archivo Archiva original y Subdirecci Asistente N.A N.A

distribuye copias a ón Subdirección
los interesados. Administr Administrativ
ativa y a y
Misael Fernando Castro Paola Gaitán Martínez-Ricardo Octubre de 2012
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PROCESO: Gestión Jurídica SUBPROCESO:

PROCEDIMIENTO: Agotamiento Vía Gubernativa CÓDIGO: GJ-VG-58
PRODUCTOS:
OBJETIVO: Velar por la existencia de la instancia de impugnación de los actos administrativos
para poner fin a las actuaciones administrativas del Instituto.
ALCANCE: Todos los Actos administrativos
DEFINICIONES:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Código Contencioso Administrativo.
MARCO LEGAL: Código Contencioso Administrativo
ÁREA CARGO
1 Recepción Recibir el memorial del Recepción Asistente Planilla de Aplicativo

del recurso de reposición y / de Correspon de
Recurso eventualmente Correspon Correspon dencia Correspond
de de apelación. dencia dencia encia
reposición
en  Punto de control
subsidio
de
Apelación
2 Remisión Remitir a Oficina Jurídica Recepción Asistente Planilla de N.A
/ de Correspon
Correspon Correspon dencia
dencia dencia
Análisis 1. Verificar si el Recurso Área Área Resolució N.A
de reposición cumple los Jurídica Jurídica n Pruebas
requisitos de Oficio
contemplados en el Art. solicitud
52 del C.C.A. de
2. Si no cumple con los Pruebas
requisitos procede a
elaborar Acto
administrativo de
Rechazo del Recurso
(art 53 del C.C.A.)
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3. Si cumple, se procede
a revisar si hay solicitud
de pruebas o si es
necesario decretarlas.
4. Decretar pruebas de
oficio o las solicitadas
por el peticionario
mediante la elaboración
de acto administrativo.
5. En caso de que las
pruebas solicitadas por
el peticionario
no sean idóneas o sea
imposible realizarlas,
elaborar el acto
administrativo que niega
la práctica de las
pruebas u ordena las
que se consideren
necesarias de oficio.
Nota: Contra este
acto procede el recurso
de apelación.
6. Enviar para firma de la
Secretaría General quien
ordena o niega la
práctica de pruebas y a
su vez elaborar y remitir
los oficios que resulten
de las pruebas
decretadas. Nota: El
Área Jurídica deberá
estar al tanto de los
tiempos perentorios que
establece el Código
Contencioso
Administrativo para
resolver el recurso y la
práctica de pruebas.
Firma de Director y Dirección Director(a) N.A
Secretario (a) General Y y
Subdirecci Subdirecto
ón r (a)
Administra Administra
tiva y tivo y
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Financiera Financiero
8. Notificación y/o Subdirecci Subdirecto N.A

comunicación del Auto ón r (a)
que niega o aprueba las Administra Administra
pruebas respectivamente tiva y tivo y
9. Una vez notificado del Financiera Financiero
auto que niega o
aprueba las pruebas,
remitir el expediente o el
proceso a la oficina
jurídica para efectos de
que:
a. Practique las pruebas
del término legal
b. Verificación y
seguimiento a las
pruebas que se hayan
comisionado a otra
instancia dentro de los
términos legales. (Para
lo cual deberá hacer los
requerimientos del caso
sean escritos o verbales.
10. Recepcionadas las
pruebas en caso de que
se hubiera ordenado
Proceder a sustanciar el
recurso.
11. Elaborar acto Área Área N.A
administrativo para firma Jurídica Jurídica
del Subdirector (a)
Administrativo y
Financiero y/o Director.
12. Remitir a Jefe
jurídica para su
aprobación con su Vo Bo
3 Notificació Notificar al Usuario sobre Subdirecto Área Oficio de N.A
n la decisión de r (a) Jurídica Notificació
conformidad al C.C.A. Administra n
tivo y
Financiero
4 Archivo Se archiva la Área N.A
documentación de Jurídica
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acuerdo con las políticas

de archivo.
Misael Fernando Castro Paola Gaitán Martínez- Ricardo Octubre de 2012
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Proceso de Control y Evaluación

PROCESO: Control y Evaluación SUBPROCESO: N/A
PROCEDIMIENTO: Auditoría Interna CÓDIGO: CI-CE-059
PRODUCTOS: Programa de auditoría, plan de auditoría, informe de auditoría, planes de
mejoramiento e informes de seguimiento.
OBJETIVO:
Identificar elementos de mejora con fundamento en la evidencia suficiente y competente, hallada
en las diferentes etapas de la auditoría, con el fin de que los informes definitivos sirvan de apoyo
a los directivos en el proceso de toma de decisiones, y contribuyan al fortalecimiento del Sistema
de Control Interno y de Gestión de Calidad del Instituto Caro y Cuervo.
ALCANCE:
Inicia con la elaboración del Programa Anual de Auditorías para la vigencia, termina con la
presentación del informe definitivo de auditoría y el seguimiento a la formulación de acciones
correctivas, preventivas y de mejora o planes de mejoramiento propuestas a partir de los
hallazgos de auditoría formulados
DEFINICIONES:
Auditoría interna:
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de
manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para
la auditoría.
Auditor: Persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente
como responsable de ejecutar la auditoría sobre la cual mantienen una posición objetividad,
imparcial e independiente
Auditado: representada por uno o varios personas designados en la etapa de planificación de la
auditoría, para atender y responder a esta
Conformidad (C): Corresponde a aquel hallazgo en el que los requisitos verificados cumplen a
satisfacción con los referentes (normas, procedimientos, protocolos, etc.)
Observación: Situación susceptible de mejora que no significa el incumplimiento de un requisito.
No conformidad menor (ncm): Corresponde a un incumplimiento esporádico o parcial de un
requisito o que no genera un impacto en el usuario.
No conformidad Mayor (NCM): Incumplimiento repetitivo o total de un requisito o que afecta al
usuario.
Planes de mejoramiento:
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de
operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, evaluación
independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Normatividad legal vigente, planes, programas, procesos,
procedimientos, normatividad interna, resultados de las auditorías y recomendaciones
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Programa de auditoría :
Existen dos tipos de auditoría interna, las de gestión y las de calidad. Las primeras están
referidas al cumplimiento de la normatividad que regula la entidad, en virtud de las disposiciones
previstas en la Ley 87 de 1993. Las auditorías de calidad, por su parte, están orientadas a evaluar
el cumplimiento de los requisitos de la norma técnica de calidad a la que se acoja la entidad. Los
resultados de las auditorías internas son un insumo para las revisiones de la Dirección
Para la programación de las auditorías de gestión se tendrán en cuenta criterios tales como
representatividad de procesos, observaciones de auditorías anteriores, hallazgos formulados por
los entes de control, disposiciones legales y reglamentarias, decisiones de la alta Dirección.
En tanto que las auditorías de calidad se planificarán de tal manera que se revise el cumplimiento
integro de la norma de calidad que adopte la entidad, en todos los procesos del Instituto Caro y
Cuervo, al menos una vez cada dos años, para ello los auditores podrán valerse de listas de
chequeo u otros instrumentos de verificación para efectuar dicha revisión.
El programa de auditoría debe ser puesto a consideración del Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno, actividad que se realizará en el primer trimestre de la vigencia. Se
efectuará reprogramación, cuando por solicitud de la Dirección o por necesidades del servicio se
deban revisar asuntos que no estén incluidos en aquél, sin que se requiera la aprobación del
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, no obstante, se informará a los
integrantes de este las modificaciones efectuadas.
En el programa anual de auditoría se dejará registro de quienes actúan como auditores de calidad
y como auditores de gestión, en todo caso se definirá el auditor responsable de su ejecución
Selección De Auditores
Para realizar las auditorías de calidad el Profesional Especializado con funciones de Control
Interno podrá valerse del equipo que se le designe para tal efecto, esto es auditores internos de la
entidad o una firma externa. Se debe tener presente que las auditorías deben ser realizadas por
personal independiente a los procesos que serán objeto de evaluación.
Criterios De Auditoría
En el evento en que se designen dos o más auditores para realizar una auditoría específica, el
Profesional con funciones de Control Interno debe establecer quien tendrá la función de auditor
líder, quien a su vez será responsable de realizar el plan de auditoría, ejecutar oportunamente la
auditoría, realizar reuniones de apertura y cierre de auditoría, así como elaborar el respectivo
informe de auditoría.
El líder de proceso deberá coordinar la ejecución de acciones correctivas, preventivas y/o de

mejora necesarias para eliminar las no conformidades y observaciones, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento definido para el efecto.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
Diferencias Entre Auditoría De Calidad y Auditoría De Gestión

Auditorías Al Sistema De Gestión De Calidad
1. Apuntan a la verificación de los factores mínimos de calidad que deben cumplir las
entidades de conformidad con la norma técnica.
2. Se centra en los procesos y procedimientos definidos en el marco del Sistema de Gestión
de Calidad.
3. El auditor interno de calidad no identifica riesgos ni puntos de control.
4. El término para la realización de la auditoría es más corto con relación a las auditorías de
gestión.
Auditorías De Gestión
1. Apuntan a la verificación del cumplimiento de la normatividad aplicable a la entidad, en los
términos establecidos en la Ley 87 de 1993.
2. Constituyen prueba para iniciar procesos disciplinarios, fiscales y penales.
3. Velan por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas de la organización.
4. A partir de los hallazgos formulados, se pueden identificar riesgos y proponer puntos de
control.
Evaluación de auditores:
El auditor será evaluado por el Profesional Especializado con funciones de control interno, una
vez verifique la formulación de las acciones correctivas, preventivas o de mejora. Para ello se
podrá valer de la opinión de otros auditores o de los auditados y tendrá en cuenta las siguientes
variables:
1. Entrega de informes de auditoría dentro de los plazos establecidos
2. Claridad y objetividad en la formulación de hallazgos identificados en la auditoría
3. Organización de los papeles de trabajo que soportan los hallazgos formulados.
MARCO LEGAL: Ver normograma

DEPENDEN CARGO
CIA
1 Planeación de Proyectar y presentar al Control Profesional Programa N.A.
la auditoría Comité de Interno Especializa anual de
Coordinación de do con auditorías
Control Interno, funciones (FORMATO
para su aprobación el de Control )
programa anual de Interno Acta de
auditorías a comité de
desarrollar durante la Coordinació
vigencia n del
Sistema de
 Punto de control Control
Interno
CONTROL INTERNO
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2 Planeación de Informar a los auditores Control Profesional Mensaje N.A.

la auditoría el tema o proceso a Interno Especializa por correo
auditar do con electrónico
funciones o
de Control memorando
Interno
3 Planeación de Proyectar el plan de Control Profesional Plan de N.A.
la auditoría auditoría de acuerdo Interno o Especializa auditoría
con el tema o proceso equipo do con (FORMATO
a auditar, a partir de la auditor funciones )
normatividad legal de Control
vigente y los Interno
procedimientos
referidos al proceso a Profesional
auditar. Universitari
o de Control
Interno o
 Punto de control equipo
auditor
(Auditor
líder)
4 Planeación de Informar al auditado el Control Profesional Mensaje
la auditoría plan de auditoría Interno Especializa por correo
do con electrónico
funciones o
de Control memorando
Interno
Profesional
Universitari
o de Control
Interno
5 Desarrollo de Realizar la reunión de Control Profesional Formato de N.A.
la auditoría apertura. Se presentará Interno o Especializa asistencia
a los auditados el plan equipo do con
de auditoría, el cual auditor – funciones
contiene los siguientes Auditor de Control
criterios: líder Interno
1) El objetivo y alcance
de la auditoría. 2) Profesional
Cronograma 3) Universitari
Metodología a emplear o de Control
de acuerdo con las Interno o
técnicas de auditoría.
(Entrevistas, Inspección Equipo
física, documental – auditor
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Revisión de
documentos y
registros)
6 Diligenciar el La situación detectada Control Profesional Formato N.A.
formato se clasificará como Interno o Especializa relación de
relación de conformidad, equipo do con hallazgos
hallazgos de observación y/o no auditor funciones de auditoría
auditoría conformidad mayor o (Auditor de Control (FORMATO
menor, atendiendo la líder) Interno )
definición prevista en
las condiciones Profesional
generales de este Universitari
procedimiento o de Control
Interno o
Equipo
auditor
7 Realizar En este espacio se Control Profesional N. A. N.A.
reunión de presentarán las Interno o Especializa
cierre conclusiones generales equipo do con
de la auditoría. auditor funciones
En su lugar el auditor (Auditor de Control
podrá remitir la relación líder) Interno
de hallazgos de
auditoría al auditado Profesional
para Universitari
que éste se pronuncie o de Control
sobre los hallazgos y Interno o
emita las
observaciones que Equipo
considere necesarias auditor
8 Elaborar el Este informe contendrá Control Profesional Informe de N.A.
informe el objetivo, alcance, Interno o Especializa auditoría
preliminar de procedimiento y equipo do con (FORMATO
auditoría resultado de la auditor funciones )
auditoría al cual se (Auditor de Control
anexará la relación de líder) Interno
hallazgos de auditoría,
soportada con los Profesional
papeles de trabajo. Universitari
o de Control
Interno o
Equipo
auditor
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9 Presentación Remitir el informe Control Profesional Informe de N.A.

resultado de preliminar de auditoría Interno Especializa auditoría
auditoría a los auditados do con (FORMATO
 Punto de control funciones )
de CI
1 Recibir Los auditados pueden Control Profesional Mensaje N.A.
0 observaciones formular las Interno Especializa por correo
de los
observaciones al do con electrónico
auditados, lasinforme preliminar por funciones o
cuales se
escrito, dentro de los de CI memorando
remitirán a los
cinco (5) días hábiles
auditores siguientes, contados a
partir de la fecha del
envío o a través de una
mesa de trabajo
concertada entre el
equipo auditor y los
auditados
1 Análisis de Si existen Control Profesional N.A. N.A.
1 observaciones observaciones al Interno o Especializa
informe preliminar, equipo do con
el auditor verifica contra auditor funciones
los documentos (Auditor de Control
soportes. líder) Interno
Si hay lugar a ello Profesional
ajusta el contenido del Universitari
informe. o de Control
Interno o
Equipo
auditor
1 Remitir el Remitir informe de Control Profesional Informe de N.A.
2 informe auditoría definitivo con Interno Especializa auditoría
definitivo de destino a la Dirección y do con definitivo
auditoría con copia a los funciones
auditados de Control
Interno
 Punto de control Profesional

Universitari
o de Control
Interno
1 Formulación La dependencia o líder Líder de Líder de Plan de N.A.
3 plan de de proceso auditado, proceso proceso mejoramien
mejoramiento presenta a Control auditado, auditado to
Interno el plan de podrá (FORMATO
CONTROL INTERNO
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abril de 2013
mejoramiento que realizar )

implementará para acompaña
subsanar los hallazgos miento la
identificados en la dependen
auditoría cia de
Control
Interno
1 Evaluación de Los auditores serán Control Profesional Evaluación
4 auditores evaluados una vez Interno Especializa de
verifiquen la do con auditores
formulación de los funciones (FORMATO
planes de de CI )
mejoramiento
respectivos .
1 Seguimiento al Realizar seguimiento Control Profesional Informe de
plan de periódico los planes de Interno o Especializa seguimiento
mejoramiento mejoramiento equipo do con a los planes
propuestos, hasta que auditor funciones de
se subsanen los de Control mejoramien
hallazgos identificados Interno to
Profesional
 Punto de control Universitari
o de Control
Interno o

Johana Londoño- Bibiana Quesada Bibiana Quesada Mora – Octubre de 2012
Ricardo Daza Gamba
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
PROCESO: Control y evaluación SUBPROCESO:N/A

PROCEDIMIENTO: Atención requerimientos de organismos externos y CÓDIGO: CI-CE-060
presentación de informes periódicos establecidos por ley en materia de
control interno.
PRODUCTOS: Informe de respuesta requerimiento ente externo, constancia de envío, planes de
mejoramiento por procesos, planes de mejoramiento institucional.
OBJETIVO: Garantizar la atención oportuna y precisa a los requerimientos realizados por los entes
externos, así como la presentación de los informes periódicos establecidos por ley, en lo que a
Control Interno se refiere, propendiendo a consolidar y entregar la información con la calidad y
suficiencia requeridas.
ALCANCE: Comprende las actividades de recepción y atención a los requerimientos realizados
por los órganos externos así como de los informes periódicos establecidos por ley (ver matriz de
informes y seguimientos), la solicitud de información a las diferentes dependencias, la
consolidación y análisis de la información suministrada, la remisión del informe final y la
implementación de acciones de mejoramiento en atención a las observaciones planteadas por los
entes externos y/o formuladas por Control interno.
DEFINICIONES:
Órganos de control: Son instituciones que no pertenecen a ninguna rama de poder público y
cuentan con autonomía administrativa y presupuestal para adelantar las funciones de control que
la constitución les asigna.
SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes, creado mediante resolución

orgánica 6289 de 2011 y 6445 de 2012 de la Contraloría General de la República, con el fin de que
las entidades públicas puedan presentar su información ante el ente de control.
Planes de mejoramiento:
Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para
corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de
operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, evaluación
independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.
 El Decreto 1537 de 2001 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto
a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno de las
entidades y organismos del Estado”, dispone que uno de los roles que desempeñan las oficinas
de Control Interno es la relación con los entes externos.
 Las solicitudes de información provenientes de organismos externo que involucren a más de

una dependencia deberán ser construidas de forma conjunta, para el efecto Control Interno
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
determinará sobre quien recae la responsabilidad de la consolidación de la respuesta.
 Control Interno implementó como herramienta de control la matriz de informes y seguimientos,

la cual contempla el listado de informes que por ley está obligado a presentar la dependencia y
a los informes institucionales a los cuales se les debe hacer seguimiento. Dicha matriz
establece principalmente la normatividad que enmarca cada informe, la periodicidad de
presentación y el ente solicitante, entre otros campos. Esta herramienta debe ser actualizada
 La dependencia que administra la información solicitada es la responsable de resolver los

constantemente de tal manera que se ajuste a la normatividad legal vigente.
requerimientos efectuados por los entes externos, el papel fundamental de Control Interno es
 Los informes que entregue la administración deben ser unificados, institucionales e integrales y
servir de puente entre los entes externos y la entidad misma.
se presentarán en los formatos establecidos por los entes externos.

MARCO LEGAL: Ver normograma

DEPENDEN CARGO
CIA
1 Identificación Verificar en la matriz Control Profesional Oficio
de informes a de informes y Interno especializado remisorio
presentar seguimientos el con funciones y/o
calendario de los de control disposicio
informes próximos a interno nes de
presentar nueva
 Punto de Profesional normativid
control Universitario ad legal
de control
Recepción del oficio interno
(físico y/o virtual)
remitido por el ente
externo con el
requerimiento de
información,
actualización y/o
nueva normatividad
en materia de
presentación de
informes.
2 Identificar fechas Control Profesional Memorand N.A
correspondientes Interno especializado o de
Solicitar la para la presentación con funciones solicitud
información del informe de control y/o correo
 Punto de interno electrónico
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control
Profesional
Universitario
de control
Determinar las interno
dependencias
responsables de la
remisión de
información
Solicitar a las
dependencias de
manera oficial
(escrita o
electrónica) la
información,
estableciendo las
fechas límite de
envío.
3 Preparación Recepcionar y Control Profesional Informe
de informe verificar que la Interno especializado consolidad
información con funciones o
entregada por las de control
dependencias interno
cumpla con los Papeles
requerimientos Profesional de trabajo
solicitados, de ser Universitario (Opcional)
necesario se de control
analizará la interno
veracidad de la
información y
documentos fuente
(soportes).
 Punto de
control
Compilar la
información y
elaborar el informe
requerido, con las
recomendaciones
pertinentes, para ser
presentado a efectos
de aprobación y
firmas.
CONTROL INTERNO
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VERSIÓN: 3
abril de 2013
4 Enviar la Realizar el envió del Control Profesional Oficio N.A

información informe, según medio Interno especializado remisorio
requerida de envío estipulado con funciones del
por el ente externo de control informe (si
y/o por la interno fuese
normatividad legal necesarios
vigente (físico, correo Profesional )
electrónico, Universitario
aplicativo), conservar de control Constanci
certificación de envió interno a de envío
y/o evidencia de este
 Punto de
control
5 Recepción de Control Interno recibe Control Informe N.A
informe del el Interno ente
ente externo Informe, socializa y externo
verifica resultados de Dependen
este con las cias Acta de
dependencias implicadas reunión
implicadas. (Opcional)
Si hay lugar a ello

controvierte ante el
órgano externo los
resultados del
informe y gestiona
con las
dependencias
implicadas la
elaboración y
concertación de
acciones correctivas,
preventivas y de
mejora.

Johana Andrea Londoño- Bibiana Quesada Mora- Octubre de 2012

Manual Integrado de Calidad MICO V3

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2013

M anual de Calidad, Procesos y Procedimientos. Versión abril de 2013

Oficina Asesora de Planeación

INSTITUTO CARO Y CUERVO

6.2. Capacitación y Ambiente de Trabajo ................................................................................. 14

PROCESO DE CONTROL Y EVALUACIÓN................................................................................... 34

Proceso de Investigación .................................................................................................................. 86

Subproceso Archivo y Correspondencia........................................................................................... 226

SUBPROCESO SERVICIOS GENERALES .............................................................................................. 247

Proceso de Gestión Jurídica ........................................................................................................... 250

1. OBJETO, ALCANCE Y EXCLUSIONES

1.1 Objetivo del Manual

No obstante, el Instituto Caro y Cuervo garantiza el uso de la plataforma informática requerida

1.4 Estr uctur a del manual.

2.1 DESCRIPCIÓN DEL INSTITUTO CARO Y CUERVO

docencia, el asesoramiento y la divulgación de y en las diversas formas de comunicación en

2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA

Consejo Subdirección Administrativa

Unidad Docente Divulgación

Control Interno Talento Gestión Recursos Gestión Gestión

2.5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

1. Promueve y desarrolla la investigación, la docencia, el asesoramiento y la divulgación de las

2. Preserva, compila, publica y distribuye documentos escritos y audiovisuales, así como

2.6 CÓDIGO DE ÉTICA

3. SISTEMA DE GESTI ÓN DE CALIDAD

3.1. POLÍTICA DE CALIDAD

3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD

3.3 MAPA DE PROCESOS

A continuación se esquematiza el Mapa de Procesos identificado para el Instituto Caro y

DIRECCIONAM IENTO ESTRATÉGICO

PROCESOS DE CONTROL Y EVALUACIÓN

4. PROCEDI MIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALI DAD

4.1 CONTROL DE DOCUMENTO

4.2 CONTROL DE DOCUMENTO

5.1. Enfoque al Cliente

Los temas relacionados a la identificación de necesidades, soluciones de inquietudes definición

5.2. Responsabilidad, Autor idad y Comunicación

La Dirección asegura a través de los Comités Directivos la comprensión y el compromiso de los

Al mismo tiempo, la Dirección ha establecido canales de comunicación efectivos por medio de

El área de Planeación es la responsable de la implementación apropiada y oportuna del

5.3. Revisión por la Dir ección

6. GESTI ÓN DE LOS RECURSOS

6.1. Pr ovisión de los Recur sos

El Representante de la Alta Dirección es responsable de asegurar que dichos recursos sean

6.2. Capacitación y Ambiente de Tr abajo

La planeación dependerá de las ofertas externas de capacitación, el ingreso de nuevos

6.3. Infr aestr uctur a

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO Y/ O SERVICIO

7.1. Planificación de la Realización del Pr oducto y/ o ser vicio

Del Producto y/ o ser vicio:

7.2. Adquisición de Bienes y Ser vicios

Asimismo, se relaciona en el Manual de Contratación de la entidad todos los requerimientos,

8. MEDICI ÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

Tendiente a garantizar el mejoramiento continúo de la gestión institucional, se determina la

8.1 Satisfacción del Cliente

8.2 Auditor ías Inter nas

8.3 Acciones Cor r ectivas y/ o Pr eventivas:

8.4 Seguimiento y Medición de los Pr ocesos, Pr oductos y Ser vicios:

8.5 Contr ol del Pr oducto No Confor me

9.1. Dir eccionamiento Estr atégico

El responsable del Proceso de Direccionamiento Estratégico es el (la) Director (a) de la

La descripción del Proceso de Direccionamiento Estratégico ES-PL-01 se encuentra

SUBPROCESO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL: mediante el cual se establecen las

al los objetivos y metas formulados en el Plan Estratégico Institucional, también alude a la