Procedimiento General de Abastecimiento

Procedimiento No.
Hoja 1 de 9
PRODIICA-462 Revisión No. 2
Fecha de Elaboración: PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ABASTECIMIENTO
Fecha de Revisión
12 DE MAYO DE 2013 16 DE JUNIO DE 2022
C O N T E N I D O.
1.0.- OBJETIVO.
2.0.- ALCANCE.
3.0.- DEFINICIONES.
4.0.- REQUISITOS.
5.0.- RESPONSABILIDADES.
6.0.- PROCEDIMIENTO.
7.0.- REGISTROS.
8.0.- FORMATOS.
9.0 RESUMEN.
Elaboró: Ing. M.J.C.P. Revisó: Ing. L. D. C. R. Aprobó: Ing. F.J.R.H.

Depto. RESIDENCIA DE OBRA CONTROL DE CALIDAD SUPERINTENDENCIA DE OBRA
Firma: Firma: Firma:
Procedimiento No. Hoja 2 de 9
Fecha de Revisión
1.0 OBJETIVO
Durante todo el proceso en que la empresa recibe sus suministros, es necesario asegurar 4
objetivos clave que nos permitirán abastecernos de la manera más eficiente:
1.1 Asegurar que los suministros se entreguen en tiempo y en condiciones adecuadas.
1.2 Comprar los suministros a un precio competitivo.
1.3 Contar con los proveedores adecuados.
1.4 Planificar los suministros críticos y prioritarios de la empresa.

Fecha de Revisión
2.0 ALCANCE
2.1 administrar la adquisición de materias primas, insumos, equipos y servicios necesarios para
que la empresa logre desarrollar todas sus operaciones y actividades, en el tiempo adecuado y
de la manera correcta. Pero para lograr su función dependerá de la rapidez y la claridad con la
que el «cliente interno» comparta las necesidades que requiere su departamento. Pero ya
hablaremos de este tema en profundidad más adelante
3.0 DEFINICIONES
3.1 El abastecimiento de una empresa son todas aquellas actividades que hacen posible la
correcta identificación y compra de los bienes o servicios que nuestra empresa necesita para
poder desarrollar sus funciones comerciales.
3.2 Esto es solo la definición, pero para nosotros poder conseguir una correcta gestión del
abastecimiento, debemos lograr crear las relaciones entre los diferentes factores y las
actividades que cada uno desarrolla, en una manera que facilite a nuestra empresa el
desarrollar sus funciones.
3.3 El ciclo del abastecimiento es:
 Suministros: son el conjunto de insumos pudiendo ser desde una pluma o una máquina
especializada (bienes) hasta el conjunto de personas contratadas para desarrollar una
tarea específica (servicios), que se ha identificado necesitamos comprar para nuestra
empresa.
 Proveedores: son las empresas externas a la nuestra, que nos venden las materias primas,
materiales de consumo o servicios, que nosotros no somos capaces de producir o realizar,
y que necesitamos.
 Logística: son el conjunto de actividades necesarias por las que tiene que pasar el bien o
servicio que compramos, para que logren cumplir con su finalidad.
 Almacenamiento: es la acción de guardar o acumular los bienes o insumo, hasta que estos
sean necesarios.
 Aprovisionamiento: es la actividad dentro del abastecimiento, que se encarga de anticipar
el suministro de los elementos necesarios para que nuestra empresa subsista o funcione.

Fecha de Revisión
4.0 REQUISITOS
4.1 Contar con el personal adecuado y capacitado para manejar. Almacenar y destinar los
materiales a sus destinos finales, así como el adecuado abastecimiento de los materiales con
la finalidad que no afecte la producción y el avance en los trabajos
5.0 RESPONSABILIDADES
5.1 Identificación de las necesidades (Almacenista)

– El encargado de inventario actualiza la demanda de suministro desde el almacén central de
la fábrica, según las necesidades de stock
5.2 Selección fuentes de suministro (depto. Adquisiciones)
– Convocatoria: Vía Cotizaciones
– Requisitos o características: Formato con las características del producto como
especificaciones y requisitos de calidad
– Selección de proveedor y negociación a término
– Evaluación de los proveedores elegidos

Fecha de Revisión
5.3 Proceso de compras (jefe de compras)

La programación del pedido se realiza determinando los días de existencia de un
producto mediante un sistema de abastecimiento, el jefe de almacén deberá estar atento
a los materiales al casi agotarse un insumo, y se procede a verificar con el almacenista en
físico para llamar a los proveedores y realizar el pedido.
– Recepción del pedido
– Reporte de la recepción del pedido
– Se verifica si está programado
– Se permite el acceso al almacén
– Se recibe la documentación y/o factura
– Inspección de calidad
– Se inicia el proceso de pago a proveedores
5.4 Gestión de Stock
– Almacenamiento en estanterías RACKS al entrar el material
– Sistema PEPS (Primero en Entrar – Primero en Salir)
5.5 Agentes o cargos que intervienen
– Gerente de Compras
– Almacenista
– Analista
5.6 Objetivo de la cadena de mando
 Entregar los bienes y servicios a tiempo.

 Evitar las pérdidas o mermas innecesarias.
 Optimizar los tiempos de distribución.
 Manejo adecuado de inventarios y almacenes.
 Establecer canales de comunicación y coordinación adecuados
 Verificación de los materiales al ingresar
 Inventarios
 Destino final.

Fecha de Revisión
6.0 PROCEDIMIENTO
El proceso de abastecimiento comprende la adquisición de materia prima y todas las actividades

necesarias para que una empresa opere correctamente. Desde la compra de suministros
indirectos hasta servicios internos y externos6.0 procedimiento
6.1 PROCESO DE ABASTECIMIENTO
Ciclo de abastecimiento: paso a paso
 Determinar las necesidades de bienes y servicios: ...

 Gestión de Compras: ...
 Recepción de la mercadería: ...
 Almacenamiento: ...
 Entrega: ...
 Control del Inventario: ...
 Disposición Final
6.2 IDENTIFICAR NECESIDAD
Las necesidades de compra deben ser reportadas en el Formato 10: PID-005: Requisición de
materias primas e insumos
6.3 REQUISITOS DE COMPRAS A PROVEEDORES
Los requisitos que se deben cumplir para poder comprar a un proveedor son los siguientes:
Registro del Proveedor: Este registro se debe realizar en el Formato PID-001 y posteriormente se
deberá ingresar a la base de datos Gestión de Abastecimiento. Selección del Proveedor: La
selección del proveedor se hace calificándolo con Formato 8: PID-003 Calificación y selección de
proveedores
6.4 PROCESO DE COTIZACIÓN A PROVEEDORES
En aquellos casos en los que los proveedores registrados no tienen la disponibilidad de los
productos, será necesario cotizar a otros proveedores siguiendo el siguiente criterio:

Fecha de Revisión
Cuando se trate de Materias Primas o Insumos de consumo normal a un nuevo proveedor, se debe
solicitar el envío de cotización oficial en la que se indique como mínimo: el producto cotizado, la
unidad de venta, el precio unitario y las condiciones de pago. No será necesario obtener más
cotizaciones debido a que el punto de comparación estará con las condiciones ofrecidas por el o
los proveedores habituales.
Para aquellos casos en los que se requiera un producto nuevo o para el cual no se tiene registrado
un proveedor, se debe obtener tres cotizaciones de proveedores diferentes para poder tener
puntos de comparación.
La revisión y aprobación de la cotización, requerida para la emisión de las Órdenes de Compra está
a cargo de la Gerente General.
6.5 EMISIÓN Y APROBACIÓN ORDEN DE COMPRA
La emisión de las Órdenes de Compra la debe hacer el encargado de compras. Ninguna Orden de
Compra podrá ser enviada a un proveedor sin la aprobación correspondiente.
6.6 SEGUIMIENTO A ORDEN DE COMPRA
El seguimiento se hará mediante la utilización de la base de datos Gestión de Abastecimiento y

está a cargo de la Gerente general.
6.7 RECEPCION Y DESTINO FINAL DE LOS MATERIALES
Llegados los productos a las instalaciones de la empresa, se debe realizar una inspección visual
inicial, donde se verifique que el material que se recibe se encuentra en buenas condiciones
aparentes: sin oxido, material bien empacado.
Autorizada la entrada de la mercancía a la bodega, se debe diligencia el formato de
Entrada de Materias Primas e Insumos, donde se relaciona número de orden de
compra, número de factura (si se tiene), Nit. y nombre del proveedor, código y/o descripción de la
mercancía, cantidad y unidad del proveedor.
Si la materia prima o los insumos son rechazados se mantendrán totalmente aparte y

debidamente identificados para evitar confusiones con las aceptadas. Estas mercancías no deben
ser aceptadas, y en caso de que sean aceptadas y luego identificadas, deben devolverse al
proveedor diligenciando previamente el Formato producto no conforme.
Debido a que la calidad real de las materias primas solo es posible verificarla cuando son utilizadas
en los diferentes procesos de producción, Puede existir el caso en que se deba solicitar una
devolución a los proveedores durante el proceso productivo. Si durante su utilización presentan
algún problema de calidad, se les dará el tratamiento de Producto no Conforme y se devolverán al
proveedor.

Fecha de Revisión
Todas las Materias Primas, insumos y repuestos se deben almacenar en condiciones que aseguren
su buena conservación y fácil manipulación.
Las zonas destinadas al almacenamiento de Materias primas e insumos están asignadas de tal
forma que en ellas se pueden colocar debidamente separados y clasificados los productos según
su naturaleza con el fin de evitar que se produzcan confusiones y errores

Fecha de Revisión
7.0 REGISTROS
7.1 Los Registros generados por la aplicación de este Procedimiento serán tratados
según lo indicado en el procedimiento.
8.0 FORMATOS
según el proceso de calidad requerido.
9.0 RESUMEN
El proceso de abastecimiento, es uno de los más importantes dentro de las organizaciones, debido
a que este se encarga de la adquisición en tiempo, cantidad y calidad de los recursos que una
empresa requiere para el desarrollo de sus actividades para de esta manera pueda generar
productos y/o servicios solicitados por sus clientes. Por lo que este trabajo se enfocó en estudiar la
situación de una empresa.
Por esto se planteó el objetivo de diseñar el proceso de abastecimiento de los insumos requeridos
para la fabricación de elementos de una empresa, que le permita mejorar sus acciones de gestión
y cumplir con los requerimientos del cliente. Para alcanzar este objetivo, el primer paso fue
identificar los productos críticos de la empresa mediante la clasificación ABC, Esto dio como
resultado el diseño del proceso de abastecimiento para la empresa, el cual le permitirá reducir el
impacto de las problemáticas existentes, mejorando el desempeño sus procesos al proporcionar
de manera más eficiente los recursos necesarios para la realización de los elementos. Además,
proporciona a la organización, la pauta para optimizar sus acciones de gestión de recursos, y de
esta manera proveer a sus clientes productos de calidad, en el tiempo y cantidad solicitadas, y así
mejorar la percepción que estos tienen de la empresa


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Elaboró: Ing. M.J.C.P. Revisó: Ing. L. D. C. R. Aprobó: Ing. F.J.R.H.

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5.1 Identificación de las necesidades (Almacenista)

Elaboró: Ing. M.J.C.P. Revisó: Ing. L. D. C. R. Aprobó: Ing. F.J.R.H.

5.3 Proceso de compras (jefe de compras)

5.6 Objetivo de la cadena de mando

 Entregar los bienes y servicios a tiempo.

Elaboró: Ing. M.J.C.P. Revisó: Ing. L. D. C. R. Aprobó: Ing. F.J.R.H.

El proceso de abastecimiento comprende la adquisición de materia prima y todas las actividades

6.1 PROCESO DE ABASTECIMIENTO

 Determinar las necesidades de bienes y servicios: ...

6.2 IDENTIFICAR NECESIDAD

6.3 REQUISITOS DE COMPRAS A PROVEEDORES

6.4 PROCESO DE COTIZACIÓN A PROVEEDORES

Elaboró: Ing. M.J.C.P. Revisó: Ing. L. D. C. R. Aprobó: Ing. F.J.R.H.

6.5 EMISIÓN Y APROBACIÓN ORDEN DE COMPRA

6.6 SEGUIMIENTO A ORDEN DE COMPRA

El seguimiento se hará mediante la utilización de la base de datos Gestión de Abastecimiento y

6.7 RECEPCION Y DESTINO FINAL DE LOS MATERIALES

Si la materia prima o los insumos son rechazados se mantendrán totalmente aparte y

Elaboró: Ing. M.J.C.P. Revisó: Ing. L. D. C. R. Aprobó: Ing. F.J.R.H.

Elaboró: Ing. M.J.C.P. Revisó: Ing. L. D. C. R. Aprobó: Ing. F.J.R.H.

según el proceso de calidad requerido.

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