PROCEDIMIENTO PARA LA MEJORA CONTINUA

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1. OBJETIVO
Establecer una metodología para la gestión y mejora continua a los diferentes
hallazgos detectados durante las etapas de control de procesos del SGC o durante
la ejecución de actividades.

2. ALCANCE

El procedimiento de mejora tendrá alcance a toda la red de procesos del SGC en

la compañía roa.

3. DEFINICIONES

PROCEDIMIENTO: forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

SISTEMA: conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan

ALTA DIRECCIÓN: persona o grupo de personas que dirige y controla una

organización al más alto nivel.

GESTIÓN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

REQUISITO: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

CAPACIDAD: aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un

producto que cumple los requisitos para ese producto.

POLÍTICA DE LA CALIDAD: intenciones globales y orientación de una

organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta
dirección.

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GESTIÓN DE LA CALIDAD: actividades coordinadas para dirigir y controlar una

organización en lo relativo a la calidad.

EFICACIA: extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados.

EFICIENCIA: relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

PARTE INTERESADA: persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o

éxito de una organización.

PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso

PLAN DE AUDITORÍA: descripción de las actividades y de los detalles acordados

de una auditoría.

4. NORMATIVIDAD

ISO 9000: es un complemento de la 9001. Esta norma ha dado a los Sistemas de

Gestión de Calidad un lenguaje estandarizado, así como sus fundamentos.

ISO 9001: se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad. Una empresa que cumple
con esa norma demuestra que cumple con las condiciones necesarias para lograr
la satisfacción del cliente.

ISO 9004: proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia
del sistema de gestión de la calidad

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ISO 31000: orienta el desarrollo de sistemas de gestión del riesgo, teniendo en

cuenta los requisitos de los diferentes sectores.

1. PROCEDIMIENTO

TIEMPODE
ITEM DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE
SORPORTE EJECUCION

Detectar hallazgo de inconformidades,

el cual puede realizarse por cualquier
funcionario de la organización teniendo Funcionario de la Cualquier
01 NA
en cuenta que se debe canalizar con el Organización momento
líder del proceso y el líder de Calidad.
.

Efectuar seguimiento a procesos, la

organización debe establecer, implantar Líder de cada área Cualquier
02 NA
y mantener los procesos necesarios y Líder del SGC momento
para evaluar el cumplimiento de sus
obligaciones.

Mantener la información documentada

una vez Identificando el hallazgo se
deberá plasmar en el formato
correspondiente la siguiente
información: fecha, proceso en que fue
detectado, cargo de quien detecta, Formato de
Funcionario de la
requisito normativo al que corresponde Hallazgos para la 1 hora
organización.
3 y la descripción clara de incumplimiento mejora continúa.
o potencial incumplimiento, indicando
requisito que no se cumple, registros o
documentos involucrados y frecuencia
en incumplimiento según evidencia
revisada.
Elaborar los informes, el Dueño y/o
Responsable del proceso donde se
detecta un hallazgo, debe tomar Formato de
4 Líder de Procesos 1 hora
acciones inmediatas para subsanar el informes
incumplimiento o potencial
incumplimiento. Se debe registrar en

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Planilla, las medidas tomadas y se debe

mantener evidencia de la
implementación de estas medidas.

Mantener un control de la calidad, una

vez implementada la acción inmediata,
se debe analizar la causa raíz que
provoco este hallazgo, realizar un
seguimiento en el cual se pueden aplicar
las siguientes metodologías, los 5 Por
qué, Causa Efecto o una investigación a
fondo de las causas de esta desviación.
La eficacia de las acciones de mejora
que se implementen, dependerá de la
5 profundidad del análisis de causa. NA Líder del SGC 2 Meses

Decisión

¿Se encontró la causa que provoco el

hallazgo?

No, Volver al paso 1

(Detectar hallazgo de inconformidades)

Si, Seguir al paso 6

Tomar acciones correctivas y de mejora.
Es muy importante medir cada cierto
tiempo y realizar otro análisis después
de obtener los resultados, esto facilita la
6 toma de decisiones y las acciones que NA Líder del SGC 1 mes
apoyan la consecución de los objetivos
marcados.
Decisión:

Verificar que una vez implementadas las

acciones correctivas, en un período no
superior a 2 meses, se verificará la
eficacia de las acciones implementadas,
revisando el proceso y verificando a Formato de
Líder del SGC,
7 través de registros que la actividad se Seguimiento de 2 meses
Líder del Área
está realizando conforme. En el caso de Acciones.
que se detecte que aún se mantienen
desviaciones, se deberá realizar
nuevamente el análisis de causa e
implementar acciones
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correspondientes, hasta que se

verifique su eficacia, para su cierre
definitivo.

2. DOCUMENTOS ASOCIADOS Y DE CONTROL (registros).

ALMACENAMIENTO
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Método de Tiempo de
Código Nombre del documento recuperación
y/acceso Retención

GD-FR-01 Formato de Hallazgos para la mejora continua Físico / digital 02 años

GD-FR-02 Formato de informes Físico / digital 01 años
GD-FR-03 Formato de Seguimiento de Acciones. Físico / digital 02 años

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1. FLUJOGRAMA DE PROCESO

¿COMO
INICIO
IMPLEMENTAR UN
PROCEDIMIENTO DE
MEJORA
CONTINUA?
DETECTAR HALLAZGO
DE INCONFORMIDADES

EFECTUAR SEGUIMIENTO
A PROCESOS

MANTENER LA INFORMACIÓN
DOCUMENTADA

ELABORAR LOS
INFORMES

MANTENER UN CONTROL
DE LA CALIDAD

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NO
¿SE
No, Volver al paso 1 ENCONTRÓ LA
CAUSA QUE
(Detectar hallazgo de PROVOCO EL
inconformidades) HALLAZGO?

SI

TOMAR ACCIONES
CORRECTIVAS Y DE MEJORA

VERIFICAR LAS ACCIONES

CORRECTIVAS INPLEMENTADAS

FIN

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