Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”

I.E.S. “JOSE CARLOS MARIATEGUI”

PROGRAMA DE ESTUDIOS
Asistencia de Dirección y Gerencia
UNIDAD DIDACTICA
Técnicas de Archivo
DOCENTE
Elizabeth Madeleyne Guillen Ramos
TEMA
casuisticas
ALUMNA
Dania Alccahuaman Flores

MOQUEGUA 2021
 Casuísticas: Sistema por Asunto
🔅 PROBLEMAS PARA RESOLVER EN EL MANEJO DE DOCUMENTOS

1. Juan Martínez está reorganizando los archivos de un garaje que acaba de

comprar. Las gavetas de archivo no tienen guías y, como medida de economía,
Juan piensa arreglárselas sin ellas. En su lugar va a colocar una carpeta con el
encabezamiento adecuado frente a cada división alfabética para que sirva como
guía. ¿Cree usted que este plan es sensato? ¿Por qué?

No tanto, porque al momento de buscar los archivos se le

dificultará, ya que podría confundirlo con los mismos archivos porque
no estará debidamente señalizado en una esquina o de manera
escalonada.

2. La Compañía de Acero Durante. Que es propietaria de seis plantas de fabricación

y 18 centros de distribución, tiene una gran cantidad de correspondencia interna.
Esta correspondencia pertenece no solamente a actividades internas de la
compañía sino también a clientes y proveedores. En la actualidad la
correspondencia interna está separada de todos los otros documentos y se
almacena en gabinetes de archivo separados. ¿Aprueba usted este
procedimiento?

Sí, porque todos los archivos deben estar clasificados y almacenados

en gabinetes separados por asunto.

3. Julio Martínez, capataz de Taller de la Compañía Pardo Herramientas y Troqueles,

guarda documentos en un archivo de eje. Otras personas que deben usar esos
documentos se quejan de que son difíciles de consultar y de que algunas veces la
espiga destruye la información. Julio dice que es necesario manejar los
documentos en esta forma para evitar que el viento los haga volar. ¿Qué
sugeriría usted para mejorar la situación?

Una alternativa para resolver un problema como el que se expone en el

ejemplo de la Compañía Pardo, es que el área de Control Interno realice
un análisis del procedimiento de la Gestión de Archivos para conocer
actividades, deficiencias, flujo y controles actuales. Con base en los
resultados, el área propone mejoras en el procedimiento actual para evitar
las deficiencias en el resguardo, consulta y seguridad de los documentos.

4. El señor Cárdenas es el propietario de una pequeña ferretería que vende al contado y

a crédito. No tiene un gabinete archivador, pero mantiene todos los documentos en
los cajones de su escritorio. Tampoco utiliza carpetas archivadoras, sino que asegura
 los documentos en los cajones de su escritorio. Tampoco utiliza carpetas
archivadoras, sino que asegura los documentos relacionados con sujetadores
metálicos de papel. ¿Cuál es su opinión acerca del sistema que utiliza el señor
Cárdenas?

Opino que es un sistema cotidiano de la gente común, guardar sus

documentos de manera que no está debidamente organizada la información
que maneja, en este caso se puede observar que no se realiza el correcto
archivamiento de los documentos.

5. Enrique Arbeláez decide eliminar la codificación y prosigue directamente de la

clasificación a la distribución. El cree que esto le ahorra tiempo al
archivar. ¿Está usted de acuerdo?

No, porque para poder clasificar es necesario la codificación de los

documentos para distinguir y diferenciarlos.

6. Elena Llamas trabaja en el departamento de archivo que tiene sus gabinetes a

lo largo de una pared de 16 metros. El gabinete que contiene la A está a la
izquierda y el de la Z a la derecha. Su escritorio está cerca del gabinete de
la A. Debido a que solamente tiene cuatro cartas para archivar, ella decide
no distribuirlas. Las cartas están en este orden: una de Jhon Zimmetr está
encima, la siguiente es de Peter Adams, luego viene una de Zenith Box
Company, y la última del fondo es de Allen Suppliers. Si ella hubiera
distribuido estos documentos. ¿aproximadamente cuántas caminadas
hubiera eliminado?

7. Una clase de prácticas de oficina de 20 estudiantes recibe 2,000 tarjetas para

colocar en orden alfabético los nombres de los estudiantes, ¿Cómo
organizaría usted las clases para que este trabajo estuviera listo en
un tiempo mínimo?

Hubiera repartido 100 tarjetas a cada estudiante y que cada uno

ordene las que le toque y luego unirlas.