Escuela Nacional de Ciencias Comerciales Sololá

13 calle y 5ª Avenida, Esquina Zona 1 Teléfono 77624233

Catalogación y Archivo
Quinto Perito Contador Secciones A, B, C, D.
Catedrática: Ruth Soto Ordóñez. Tel. 56185785
Fecha de entrega: 31 de marzo 2023

Estudiante: __________________________________________________________________Clave______
Guía No. 4 del Bloque I

Importancia y Métodos para el manejo de documentos

Valor de la Actividad 5 puntos

Información general: El curso de Catalogación y Archivo es un curso teórico - práctico que deriva la
importancia en la práctica de guardar los documentos utilizando las reglas para su codificación
utilizando el sistema que es más apropiado para su localización.
COOMPETENCIA

Practíca el manejo, y uso de los mobiliarios, materiales en el resguardo de los documentos archivados
en una empresa privada e institución pública.
CONOCIMIENTOS PREVIOS
¿Conoce usted que es un archivero?

¿conoce usted cual es el ciclo de vida de un documento?

DEFINICION

¿Quién Archiva?

En la oficina se asigna a veces la tarea de archivar a una persona en particular y a veces a varias. En todos los casos se le
debe confiar el archivo, a personas responsables y competentes.

Debido a los documentos son tan importantes en cualquier empresa, el empleado que tiene la responsabilidad de la
custodia de los documentos esta especialmente interesado en conocer los sistemas de archivo que le permitirán
localizarlos con rapidez y utilizarlos.

Con frecuencia se es responsable del mantenimiento de los archivos tanto del Jefe aunque pequeña también puede ser el
archivo de una empresa total . para muchos empelados de oficina. archivar es una actividad de tiempo completo. A
medida que crece la empresa sus funciones de archivo se vuelven más complicados y exigente.

Instructivo

1. Describir: físicamente el lugar y el numero de gavetas que ocupa y lo que hay en cada una de ellas.

2. Explicar el sistema de clasificación: alfabético, numérico, geográfico, cronológico, o por asuntos- este ultimo no es muy
recomendable a menos que se utiliza una tabla de clasificación con mayor agilidad.
3. Clasificación: previa en su escritorio para dividir los expedientes por gavetas.

4. Definir: qué tipo de carpeta usarás para guardar los documentos y cómo colocar los broches si se necesitan

5. Elegir los folders de diferentes colores, facilitar la clasificación en las gavetas. La división puede ser por asuntos: Por ejemplo

 Ventas-Naranja
 Compras- Rosa

 Contratos Azul

 Persona- verde

6. Archivar: Siempre a la misma hora, de referencia temprano, antes de que llegue el ejecutivo o de que haya demasiado trabajo

7. Utilizar los folders vacíos o las Guias deterioradas con el título en la cejilla “Fuera” para señalar que se ha sacado un expediente.

8. Depurar: el archivador cuando menos una vez al año.

9. Hacer una guía: de todos los expedientes que se tienen. puede hacerse en una libreta o en tarjetas. Describiendo en que gaveta se
encuentran.

10. Reflexionar: en que si un expediente no se localiza en menos de 3 minutos es que el sistema implantado no funciona.

S. Numérico

S. Cronológico

S. Alfabético

S. Geográfico

S. Asunto

Ciclo de vida de un documento

El ciclo de vida de un documento implica cinco etapas:

1. Creación o recibo.
2. Archivo o protección
3. Utilización.
4. Transferencia
5. Eliminación
Ciclo de vida de un documento

Creación

Archivo y Protección

Utilización

Transferencia

Eliminación

Creación o Recibo
El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa es
impresionante. Pensemos en una tienda como El Palacio de Hierro, que crean cientos de documentos al día
cartas avisos de publicidad, estados de cuenta, ordenes de compras, cheques, facturas, recibos, pólizas, y
sucesivamente. La misma tienda también recibe diariamente solicitudes de crédito, lista de precios, catálogos,
remesas, facturas y otros documentos .
La mayor parte de estos documentos se conservan en base a un archivo, de tal manera que puedan ser
consultadas en el momento que se necesite.
Archivo y Protección
Para conservar los documentos comerciales, se deben tomar las medidas necesarias para guardarlos y
protegerles durante el tiempo de su vida útil. Cualquier documento que se retenga debe ser guardado
adecuadamente para localizarlo con rapidez cuando se necesite, por lo que recomienda:
 Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tiempo de documentos o información que se guarde.
 Usar sistemas cruzados es decir combinas el cronológico con el alfabeto el geográfico con el numérico
etc.
 Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación
 Si se usan broches de metal colocarlos en la parte superior de la hoja y no del lado derecho.
 Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación mayor agilidad.
Utilización
Los documentos se guardan por un motivo principal: para consulta. Sólo aquellos que van a necesitar para
referencia futura justifican el tiempo empleado para guardarlos.
Para saber que documentos serán utilizados posteriormente y cuales no, se necesitan conocer muy bien el giro
de la empresa , las leyes sobre conservación de documentos y poner una buena dosis de sentido común.
Transferencia
A Medida que los documentos se tornan inactivos, deben ser sacados de los archivadores activos, además de
ocupar espacio en la oficina y equipo, estos documentos y correspondencia interfieren en el empleo eficiente de
los archivadores activos. Por esta razón los documentos de poco empleo se extraen periódicamente se colocan
en las gavetas para documentos inactivos o se transfieren al archivo muerto, mediante el proceso de traslado de
documentos.
Los archivadores de documentos transferida son de cartón y se colocan en anaqueles ubicados en sitios menos
accesibles como, por ejemplo, sótanos de depósitos especiales,
Eliminación
La ultima etapa en el ciclo de manejo de documentos es su eliminación. es evidente que todos los documentos
que dejan de ser útiles deben destruirse, de acuerdo con la administración de cada empresa, según el giro al que
pertenezca y regidos por las normas determinadas por la ley.
EXPLICACIÓN
El tema de esta guía es para identificar los procesos de archivo y la vida útil del mismo por lo que es necesario
tener el mobiliario y equipo a la vez identificar qué sistema se usara y marcar los documentos por letra, número
asunto, área geográfica, y fecha la cual contribuye a trabajar muy ordenado y organizado en el archivo y un
archivador.
Se ejemplifica con una carta para identificar en una misiva el código por el cual lo guardaremos en el archivo,
se conoce que si en tres minutos no encuentra un documento es ineficaz el sistema por el cual lo guardamos.
Por lo tanto, se debe seguir los pasos de archivo, inspección, clasificación, Marcar, Distribuir, Archivar. Estos
pasos explicados anteriormente.
Con ello la organización del archivador con las guías y carpetas ayuda mucho el rotulo que le escribamos de ahí
deriva y cumple la función una guía y una carpeta.

DEL ESTUDIANTE:
Instrucciones: en la fecha de hoy deberá leer, analizar, y responder los diferentes cuestionamientos de estos
casos por los que debe darle una solución y responder a los mismos en una hoja aparte.

Estudio de casos
1. Juan Rodríguez es propietario de una estación de gasolina. él le dice a su amigo Tomás Martínez que no
necesito implantar un sistema para guardar sus documentos, porque su negocio es muy pequeño. Tomás afirma
que Juan debería establecer un sistema de archivo bien planificado.
¿Por qué tiene Tomás esta seguridad? ¿Qué beneficios tendrá Juan? ¿Cuáles serán los documentos que tendrá
que archivar ¿Mencionen tres títulos que pueden encontrarse en el archivador de esta estación de gasolina?
2. Irene Jurado, archivista en una gran compañía de seguros, le dice a una compañera de trabajo que conservar
los documentos es más importante en una empresa grande que en una pequeña.
¿Quién está en lo cierto? ¿Por qué? ¿Qué sistema creen que este establecido?
3. Patricia Rojas quiere trabajar en la empresa de Bienes y raíces de su tío. Ella afirma que no va a tomar el
curso de archivonomía porque le será fácil llevar el control de los documentos, aunque no tenga estudios
administrativos, ni secretariales.
¿Están ustedes de acuerdo con ella? ¿Creen que pueda lograr el propósito de todo sistema de archivo? ¿Por qué?

“Continúa estudiando el cansancio es temporal, la satisfacción es para siempre”

Ruth Soto Ordóñez

Catedrática del curso
 Escuela Nacional de Ciencias Comerciales Sololá
13 calle y 5ª Avenida, Esquina Zona 1 Teléfono 77624233

Catalogación y Archivo
Quinto Perito Contador Secciones A, B, C, D.
Catedrática: Ruth Soto Ordóñez. Tel. 56185785
Fecha de entrega: 31 de marzo 2023

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Guía No. 4 del Bloque I
Actividad
Resolución de casos
Caso No 1 Caso No 2 Caso No 3
Pregunta No 1
Respuestas

Pregunta No 2
Respuesta

Pregunta No