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Uno de los más grandes problemas que enfrenta la empresa es un servicio al cliente poco
eficiente, el cual es causado por diferentes factores, entre ellos podemos encontrar una alta
rotación de personal, personal con poca experiencia y falta de herramientas para la
administración de las relaciones con los clientes.
Este análisis tiene como finalidad, lograr incrementar los estándares en el proceso de mejora
continua que ofrece La Botica a sus clientes, entregando datos claves para mejorar su nivel
de satisfacción.
De acuerdo a los resultado los clientes manifestaron que la satisfacción con el servicio
brindado por La Botica es satisfactorio en un 40%, por otro lado un 16% de los clientes no
han tenido una experiencia que los convenza a establecer una relación comercial constante
con la empresa.
Las evaluaciones que dieron los clientes, en relación con la calidad de productos que ofrece
la empresa, tienden a ser altas; lo cual representa un punto fuerte para la empresa. Con
respecto al conocimiento que maneja el personal de ventas el 64% de clientes indica que
necesita mejorar. El 66% de los clientes prefiere resolver dudas, solicitar información o
realizar una gestión por medio de vía telefónica. La necesidad del cliente menos satisfecha
en un 64.6% es la velocidad de respuesta que recibe del personal de ventas. Al 84.3% de los
clientes se encuentra de acuerdo con la implementación de catálogos virtuales.
Finalmente, los aspectos que tiene mayor incidencia en la satisfacción general con el servicio
que entrega La Botica a los clientes, son la alta calidad de los productos que ofrece; la
implementación de nuevas tecnologías y un tiempo de respuesta de acorde a sus necesidades.
LA BOTICA
• Antecedentes
Su trabajo dedicado y su estrecha relación con los principales clientes del país, le motivan a
iniciar la búsqueda de más laboratorios de prestigio para su distribución. Debido a su esfuerzo
La Botica tiene un crecimiento notable en el mercado por lo tanto en el año 2016 decide
trasladar su centro de operaciones a la 20 calle 24-26 zona 10, Ofibodegas Pradera. Esto
significo un gran paso para la empresa, por lo tanto, se da inicio a contratación de personal.
Con esta expansión se integran cinco personas más al equipo de trabajo, las cuales se
encontraban repartidas en las siguientes áreas: ventas, finanzas, bodega, reparto y
mantenimiento. Conforme paso el tiempo las labores operativas fueron aumentando por lo
cual era necesario contar con más colaboradores, por lo tanto, se empezó el proceso de
reclutamiento asumido por la regente de la empresa, un proceso largo y exhaustivo.
VISIÓN
MISIÓN
El departamento comercial se conforma por cinco colaboradores, de los cuales solo tres han
sido constantes. En lo que va del año 2021 han entrado y salido cuatro vendedores. Por lo
tanto, el alto nivel de rotación de personal ha afectado significativamente al área comercial,
lo que representa un problema para la empresa LB.
Pero se preguntarán ¿cómo es posible que la alta rotación de personal afecte la fuerza de
ventas? Pues es sencillo en el momento que cada cartera pasa distintas veces por un diferente
vendedor en un corto periodo de tiempo se va perdiendo la comunicación directa con los
clientes, los inconvenientes que se presentan en el momento de la venta no queden ser
subsanados, es decir no hay un servicio al cliente post-venta. Esto genera una mala imagen
frente a los consumidores.
Actualmente LB no cuenta con recursos materiales, es decir las herramientas utilizadas para
la comercialización de los productos como el CRM o la atracción de leads o clientes.
Básicamente manejan su base de datos por medio del programa Excel de Microsoft Office,
el cual no le brinda la visibilidad del trabajo realizado por el departamento comercial, ni de
si está alcanzando sus objetivos. Tampoco tendrán centralizado todos los datos de sus clientes
en un solo lugar.
• Diagnostico Actual
Es importante saber que el problema que tiene la Botica, S.A es la rotación de personal de
una forma continua y rápida, tanto así que la fuerza de ventas se ve afectada ya que la cartera
no se maneja de una manera adecuada y segura en un solo encargado de cada área de las
ventas, se pierde el buen servicio al cliente y la manera de realizar las ventas se realiza de
forma distinta ya que cada vendedor maneja una forma de ofrecer el producto.
También es importante que desde el inicio se realice un organigrama con los vendedores
asignados con la estructura de los puestos tanto a corto como a largo plazo ya que se puedan
ir contratando más y así llegar a más regiones del país, el problema es que los vendedores no
crean un tiempo de experiencia y prefieren retirarse por distintos motivos.
Se realiza un análisis Foda o Dafo relacionado a la empresa para poder verificar en donde se
genera el problema que no permite su buen funcionamiento en el Reclutamiento del personal.
FODA
Fortalezas - La empresa tiene muchos años en el
mercado, esto le ha generado cierta
reputación y que mantenga buenas
relaciones con sus clientes.
Oportunidades - Implementación de nuevas
tecnologías y KPI’S para mejorar el
desempeño de la fuerza de ventas.
Debilidades - Falta de capacitación constante, para
mejorar el servicio al cliente al
inicio y final del proceso de venta.
Amenazas - Actual Pandemia
• Fundamentación
✓ Reclutamiento: Consideramos que esta función tiene gran importancia, puesto que la
buena selección de los trabajadores es una garantía del correcto desempeño de las tareas
que le competen según su puesto. En cambio, la selección de una persona inadecuada
puede acarrear costes añadidos, como tiempo de formación extra, desperfectos en los
productos o en los equipos, mala gestión de los servicios o el coste del despido de la
persona incapaz de cumplir con las tareas de su puesto de trabajo.
Soledad López Barra y Eugenia Ruiz Otero. Operaciones Administrativas de Recursos
Humanos. (2015). Editorial Mcgraw-Hill Interamericana de España S.L.
✓ Estrategia: “Todos los competidores que persisten en el tiempo tienen que mantener, por
diferenciación, una ventaja singular sobre todos los demás. La esencia de la estrategia
empresarial a largo plazo es el manejo de dicha diferenciación”.
Marjorie Acosta Véliz, Luci Salas Narvidez, María Jiménez Cercado y Ana María Guerra
Tejada. La Administración de Ventas Conceptos Clave en el Siglo XXl. (2018). 3ciencias.
✓ Remunerado: Los aspectos más sencillos de comparar entre el trabajo remunerado son
los físicos y ambientales, tales como el esfuerzo físico iluminación, temperatura, ruido,
contaminantes y energonomía. Las mujeres los jóvenes y los trabajadores de la
agricultura e industria expresan menos satisfacción con sus salarios que los trabajadores
de la edad media y los que trabajan en otros sectores.
María Ángeles Duran Heras. El Trabajo No Remunerado en la Economía Global. (2012).
Fundación BBVA.
✓ Psicología industrial: Es una disciplina desde la que se pretende arrojar luz sobre las
peculiaridades y características del comportamiento que las personas desarrollan en uno
de los ámbitos sociales más característicos y representativos de la sociedad
contemporánea que es la organización.
Psicología industrial. Un enfoque aplicado. Mike Aamodt
✓ KPI´S: Key Performance Indicators (KPI). “Es una métrica numérica que representa una
parte de los datos del negocio en relación con una o más dimensiones, como el valor bruto
de las ventas por semana. KPI comara el rendimiento real con el valor del objetivo”.
Ing. Florencio Solís. Administración Industrial.
✓ Leads: Lead es un cliente potencial que proporciona una serie de información que
proporciona una serie de informaciones básicas de contacto, así como también datos
personales, tales como nombre, cargo y área de actuación.
Valentina Giraldo. Gestión de Leads.
✓ Fuerza de Ventas: “La fuerza de ventas funciona como el anexo personal de la compañía
con los clientes. El representante de ventas es la compañía misma para muchos de sus
clientes que, a su vez, trae a la compañía información de inteligencia muy necesaria
acerca del cliente”. Publicaciones Mcgraw-Hill. Administraicón de la Fuerza de Ventas.
Las variables son conceptos adoptados por el hombre de forma consciente para un propósito
determinado, cada ciencia posee su propio conjunto de conceptos, que permiten la
comunicación entre investigadores pertenecientes a una misma comunidad científica y se
definen y especifican para que puedan ser observados y medidos.
• Tipo de Variables:
Existen distintos criterios y terminología para definir las variables, pero según Mc. Miguigan
(1977) y Kerlinger (1985) las más utilizadas son las siguientes:
✓ Según el punto de vista explicativo:
Variable estimulo: Cualquier condición externa natural o social que pueda efectuar
la conducta del individuo.
Variable Respuesta: Lase que se manifiestan en conducta del individuo como efecto
de una variable estimulo. El principal problema de estas variables es la medición
exacta de los valores de respuesta. Las medidas mas usuales son la amplitud o
cantidad de respuestas, tiempo de aparición de las respuestas y frecuencia de las
respuestas o número de veces que ocurre.
Politómicas: Se puede expresar en más de dos categorías, es decir pueden tomar más
de dos valores numéricos referidos a la unidad de medida. Ejemplo: estatura,
rendimiento, etc. Se dividen en discretas y continuas.
Discretas: Son las variables que por su naturaleza solo pueden tomar enteros.
Ejemplo: número de hijos, número de alumnos en un grupo, número de frutas en un
árbol, etc.
Continuas: Son las variables que pueden tomar cualquier valor entero o fraccionario
dentro de cierto rango. Ejemplo: peso, rendimiento académico, etc.
No es posible convertir una variable dicotómica verdadera en continua. Por ejemplo,
muerto-vivo, empleado-desempleado, son atributos que no pueden existir en grados
mayores, ya que tienen carácter y absolutos al ser discontinuos.
✓ Según criterio metodológico:
De acuerdo con el papel que se le asigne en las investigaciones las variables se pueden
clasificar en independientes, dependientes y ajenas.
Dependientes: Son las características del fenómeno que aparecen o cambian cuando
el investigador aplica, suprime o modifica la variable independiente. Ejemplo:
rendimiento académico.
Ajenas: Son las características ajenas al experimento que influyen en los resultados
y pueden modificarlos. Ejemplo Coeficiente de inteligencia.
Variables Cualitativas:
Variables Cuantitativas:
Continuas:
Discreta
Mejorar la fuerza de ventas Capacitación del personal para mejorar la Aprendizaje Comportamiento y
fuerza de ventas Identificar y ejecutar acciones resultados X
Población:
Estimado cliente:
Por medio de esta encuesta queremos conocer la percepción que usted tiene de nuestros
servicios prestados. Agradecemos sus respuestas sinceras y objetivas a la totalidad de las
preguntas debido a que nos ayudara medir el desempeño de nuestra organización y el sistema
de gestión de calidad.
4. ¿Usted cree que nuestros asesores necesitan más capacitaciones acerca del
conocimiento de los productos?
- Si ___
- No ___
5. ¿Qué le parece el servicio al cliente vía telefónica de La Botica para poder resolver
sus dudas, solicitar información o alguna otra gestión que necesite?
- Bueno ___
- Malo ___
- Necesita Mejorar____
7. ¿Qué necesidad cree que la empresa no cubrió mientras le proporciono cierto servicio
o producto?
- Velocidad de respuesta___
- Seguimiento a solicitud ___
- Comunicación clara y concisa por parte del asesor ___
8. ¿Nuestros asesores de ventas le ofrecieron una respuesta de manera inmediata a su
solicitud?
1. Si ___
2. No ___
3. Tal vez ___
9. ¿Le gustaría a usted realizar los pedidos por medio de una aplicación o página web?
- Si _____
- No _____
- Tal vez _____
- Si ___
- No ___
- Prefiero Catalogo en Físico ___
11. ¿Le gustaría que el asesor que le atendió le diera un seguimiento a usted como cliente?
Si_______
No______
Gráficas de resultados
54%
0%
14%2%
40%
44%
36%
64%
SI NO
24% BUENO
10% 66% MALO
NECESITA MEJORAR
6. ¿Cómo ha sido su experiencia con la
atención brindada por nuestros asesores de
ventas?
2%
4% MUY SATISFACTORIO
30% SATISFACTORIO
32%
NEUTRAL
INSATISFACTORIO
32% MUY INSATISFACTORIO
VELOCIDAD DE RESPUESTA
SEGUIMIENTO A SOLICITUD
28% SI
NO
56%
16% TAL VEZ
16%
8%
76%
SI NO TAL VEZ
10. ¿Estaría de acuerdo en la
implementación de catálogos en línea para
conocer nuestros productos?
8%
6%
86%
18%
SI
82% NO
Conclusiones
2. En base a los productos podemos determinar que el 76% de la muestra les gustaría
realizar sus pedidos por medio de una aplicación y página web, y el 86% le gustaría
que tuviéramos un catálogo de nuestros productos con promociones del mes, ya que
los clientes se mantienen muy ocupados por el tiempo les es complicado poder
observar a detalle las sábanas de productos que los visitadores les ofrecen. Me parece
que también podríamos haber agregado a la encuesta un apartado dónde se les
consultará a los clientes el horario en que les gustaría que se les visitará ya que existen
temporadas en las cuales no tienen alta afluencia de clientes, ellos pueden visualizar
mejor la sábana de productos.
3. El 36% de nuestros asesores podría mejorar la atención que le brinda a los clientes,
el asesoramiento de los productos que desean adquirir, ya que las herramientas que
se han utilizado son buenas, pero se podría modificar de acuerdo con las exigencias
de los clientes.