Plan de integración de las diferentes

áreas de un proyecto en un plan general

1. Área Responsable
Area de Gestión de Proyectos

2. Organigrama
Organigrama AS-IS

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3. Descripción / Fundamentación
Descripción del problema
Incumplimiento de planes de trabajo por mala planeación, falta de comunicación y
sinergia con las áreas involucradas en el(los) proceso(s).

Introducción:
Actualmente la empresa cuenta con un sinfín de proyectos internos.
Para la mejora o el desarrollo de un proyecto o una nueva funcionalidad que se ofrecerá al
cliente, actualmente se realizan sesiones o juntas de entendimiento de los procesos donde
los involucrados muestran o describen la funcionalidad que se estará trabajando y el dueño
del proceso describirá los requerimientos funcionales que deberá ofrecer la solución en
este caso hablando en términos de sistemas,
En dichas sesiones se pueden mostrar pantallas, diagramas de secuencia, diagramas de
flujo del proceso, documentos, etc. y todo lo necesario de tal manera que el entendimiento
del proceso sea los más claro posible para los involucrados. Cada proceso mostrado
puede dividirse a su vez en subprocesos si así se requiere y capturarse en un
requerimiento o documento llamado historias de usuario.
Actualmente la empresa contrata PMO’s (Project Manager Office) para la gestión y
seguimiento de los proyectos, sin embargo, hay una curva de aprendizaje para entender el
negocio y esta curva es obligada a madurar de manera rápida.
Adicional a esto, muchas veces se tienen rechazos en los planes donde a nivel directivo se
cuestionan los tiempos provocando la reducción en tiempos de los desarrollos de las
funcionalidades, provoca retrasos y por consecuencia una replanificación de fechas. La
mayoría de las veces este ciclo se repite.

4. Justificación del tipo de liderazgo aplicado

Se podría implementar un mecanismo de gestión de proyectos con células internas

donde en cada área se habilite un PMO que conozca la funcionalidad interna del área
y las responsabilidades, dependencias e implicaciones que conllevan el generar
nuevo desarrollo de un sistema, en lugar de contratar PMO’s que no forzosamente
tienen habilidades técnicas y que requieren una curva de aprendizaje.

Se propone un modelo hibrido de liderazgo situacional y transaccional para una

mayor productividad y cumplimiento de objetivos en los planes, sin descuidar los
mecanismos actuales de gestión que ya se vienen trabajando en el modelo
tradicional y que posteriormente podría evolucionar a un mecanismo de liderazgo
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transformacional donde se deberán documentar las bases, estándares,
herramientas, técnicas y modelos de trabajo que pueden ser implementados en otras
áreas de la empresa.

S1:
Primero el PMO dirige al PMO interno en tareas específicas dando seguimiento
constante a las actividades de planeación interna.

S2:
Como siguiente paso el PMO general explicará el porque de la metodología usada,
compartirá sus experiencias, técnicas y aprendizajes para generar un plan de trabajo
y establecer objetivos internos que el PMO interno debe cumplir, continuando las
revisiones de los planes internos.

S3:
Como tercer paso y dado que ya hay una curva de aprendizaje el PMO interno ya
deberá tener la capacidad de proponer alguna mejora o metodología que puede
conllevar a una optimización en el proceso de planeación, a su vez deberá tener la
capacidad de gestionar de manera interna los tiempos de desarrollo de su equipo
evaluando si estos son viables o no dado que también cuenta con habilidades
técnicas para entender el nivel de riesgo que podría darse si se estima mal una
fecha.

S4:
Como último paso el PMO general se dedicará únicamente a solicitar los tiempos
estimados en los planes internos del PMO del área para poder adecuar los tiempos
en el plan general que se presenta a nivel directivo, permitiendo dar fechas más
objetivas y teniendo argumentos válidos en base a los planes internos del por qué
no se podrían recortar las fechas o el por qué es necesario ampliar el tiempo del
plan.

Se propone aplicar en paralelo los procedimientos tradicionales para no entorpecer

la operación y de manera paulatina introducir el modelo situacional y generar un
modelo hibrido de liderazgo.

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Organigrama TO-BE

5. Objetivos Generales y Particulares

Objetivo General:
Elaboración de planes y objetivos que permitan establecer tiempos y fechas
reales durante el desarrollo de un sistema.

Objetivo Particular:
Seleccionar a un miembro del equipo de trabajo que ya cuenta con el
conocimiento técnico de su área que reciba la capacitación adecuada y
funcione como primer filtro para estimar fechas reales.

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6. Resultados Esperados
Con esta metodología propuesta se espera lo siguiente:
1. Que cada área genere una forma de trabajo que siempre esté basada en
tiempos para evitar especular o dar tiempos anticipados de manera errónea
2. Permitir establecer objetivos claros para cada colaborador del área en base a
las actividades del plan interno
3. Generar métricas de cumplimiento y detectar áreas de oportunidad para una
mejora continua
4. Establecer una mayor comunicación con las otras áreas involucradas para
coordinar fechas de entrega y detectar dependencias entre sistemas.
5. Permitir adaptar los planes a nivel directivo con fechas reales, para evitar
replanificar varias veces y evitar retrasos en despliegue sistemas a
producción
6. Medir el rendimiento de las áreas en base al cumplimiento de sus planes
internos.
7. Adoptar una metodología de trabajo basada en equipos y planes específicos
que pudiera dar como resultado la creación de un área de Gobierno de gestión
de proyectos, donde se generarán estándares de calidad de proyectos,
mecanismos de planeación, documentación de los procesos, capacitación de
nuevos elementos que conllevarían a generar un modelo de liderazgo
transformacional.

7. Indicadores

Se considera la medición de indicadores mediante la herramienta de Project Manager que

es la herramienta de uso común de un PMO o alguna herramienta equivalente.

Con esta herramienta se pretender la medir el cumplimiento de las fechas y el porcentaje

de cumplimiento, así como si se cumplió en la fecha planeada, así como la representación
visual de una gráfica de Gantt que representa el cronograma de actividades en función del
tiempo.

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8. Actividades

Cronograma de Actividades

2022
ACTIVIDADES
Sem1 Sem2 Sem3 Sem4 Sem5 Sem6 Sem7 Sem8

Selección de personal X

Capacitación X

Inducción de Funciones y roles del PMO X

Gestión de Plan Interno Fase1(Dirigido) X X

Gestión de Plan Interno Fase2 (Autónomo) X X

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