Manual del Curso:
1
Elaboró e impartió: Edith Patricia Ortega Langurén
ÍNDICE
Página
OBJETIVO GENERAL. 4
INTRODUCCIÓN. 5
CONTENIDO TEMÁTICO.
6
TEMA I. MARCO JURÍDICO EN MATERIA DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DE
DOCUMENTOS.
1.1 Constitución de la Ciudad de México 7
1.2 Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública y Rendición 9
de cuentas
1.3 Ley de Archivos de la Ciudad de México 13
1.4. Circular Uno 18
1.5 Lineamientos generales en materia de archivos de la Ciudad de 22
México.
TEMA II. CÓMO ELABORAR EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA. 28
29
2.1 Definiciones y criterios de identificación de la estructura de los
archivos.
2.2 importancia de tener una adecuada identificación y clasificación 32
de archivos.
2
TEMA III. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE 37
CLASIFICACIÓN.
37
3.1 Delimitación
3.2 Unicidad 38
3.3 Estabilidad 38
3.4 Simplificación 38
TEMA IV. DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN. 39
39
4.1 Etapas para la estructuración del Cuadro General de Clasificación
4.2 Cuadro General de Clasificación: instrumento técnico-simplificado 43
y un esquema homogéneo en los archivos de la institución o
dependencia.
TEMA V. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA. 44
5.1 Sistemas de clasificación 46
5.2 Análisis institucional 51
5.3 identificar las funciones 54
5.4 Identificación de funciones sustantivas y comunes. 55
TEMA VI. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA (EJEMPLO) 57
58
6.1 Revisión de un Cuadro general de clasificación archivística
TEMA VII SEGMENTO ALINEADO AL PROGRAMA DE DERECHOS HUMANOS.
60
7.1 Características de los derechos humanos. 60
3
7.2 El derecho a ser tratado con respeto y dignidad. 62
7.3 El derecho a tener opiniones y expresarla. 63
7.4 El derecho al descanso y disfrute del tiempo libre. 66
7.5 El derecho a participar en el gobierno de su país. 66
BIBLIOGRAFIA. 68
4
OBJETIVO GENERAL.
Al concluir el curso, el participante aplicará los
conocimientos teórico-prácticos sobre los sistemas de
gestión documental que resulten útiles en la organización,
administración, manejo conservación, disposición para
consulta o destino final de documentos, archivos
expedientes que maneja en el desempeño de su empleo,
ya sea que se encuentren en soporte físico de cualquier
tipo, por escritos, impresos, sonoros, visual, electrónico,
holográfico, donde consta información sobre las acciones,
decisiones, procedimientos que se realizan
5
continuamente en la administración pública y que
implican la generación diaria de documentos que son
necesarios en las actividades y funcionamiento de cada
dependencia.
INTRODUCCIÓN.
“La Organización de los archivos
debe asegurar la disponibilidad,
localización expedita, Integridad y
conservación de los documentos
de Archivo...”1
El presente material de apoyo tiene como finalidad aportar
conocimientos teóricos-prácticos que resultan útiles al participante
1Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos del Distrito federal y
aplicables en la Ciudad de México,
6
que en su calidad de servidor público en virtud de la responsabilidad
que la ley le impone de custodiar, cuidar, conservar, y poner a
disposición la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o comisión cotidianamente maneja, teniendo también el
deber de impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento
o inutilización indebidos.
Por tanto, es necesario que el participante adquiera conocimientos
relativos a la organización, clasificación y uso de instrumentos
archivísticos para un adecuado manejo, conservación y en su caso
disposición final de los documentos que maneja en el desempeño de
su empleo.
Es precisamente basado en la detección de esta necesidad, que en el
presente manual se exponen aspectos teóricos y herramientas
archivísticas que le son de utilidad al participante en la tarea de
administración, manejo conservación, disposición para consulta o
destino final de documentos, archivos expedientes existentes en soporte
físico de cualquier tipo: escritos, impresos, sonoros, visual, electrónico,
con la finalidad de que el participante en su dependencia contribuya a
cumplir con la obligación constitucional de transparentar la actividad de
la Administración Pública y enfrentar la tarea que ésta tiene de
garantizar el derecho de acceso a la información que se encuentra en
documentos que tiene en su posesión, y que según lo ordenado por las
7
disposiciones jurídicas es de dominio público y accesible a cualquier
persona que desee solicitarla con las excepciones que señala la ley,
como son: la información reservada y los datos personales, siendo
obligación de la administración pública aplicar las normas relativas al
derecho de acceso a la información favoreciendo en todo tiempo a las
personas y brindándoles la protección más amplia.
En este escenario se ofrece al participante en este material
conocimientos de utilidad que le brindarán las bases para mejorar el uso
de instrumentos archivísticos para un adecuada organización, custodia,
conservación y en su caso disposición final de los documentos que
maneja en el desempeño de su empleo, pues es un hecho de que todas
las acciones que la Administración Pública ejecuta producen o son
producto de un documento por medio del cual se transmite la
información generada en el manejo de los asuntos oficiales.
8
Contenido Temático.
TEMA I. MARCO JURÍDICO EN MATERIA
DE ARCHIVOS Y GESTIÓNDE
DOCUMENTOS.
1.1 Constitución de la Ciudad de México. (Antes Estatuto de
Gobierno de la Ciudad de México.)
En virtud de la histórica reforma política del 29 de enero del 20162 El Distrito
Federal se convirtió en una entidad federativa con autonomía como las demás
y este cambio tiene consecuencias en torno a la validez y vigencia del Estatuto
de Gobierno, ordenamiento que dejó de es estar vigente el 17 de septiembre
2 Publicada en el Diario Oficial de la Federación mediante decreto por el que se reformaron los
diversos artículos de nuestra Constitución Política que modificaron la naturaleza y estructura del
Distrito Federal, tal como lo ordenan desde esa fecha dichos preceptos, destacando entre estos el
artículo 44 y 122 constitucionales que se reformaron para que distrito federal se considerara una
entidad federativa con plena libertad y autonomía como las otras entidades.
9
de 2018, pues en esta fecha entró en vigor la Constitución de la Ciudad de
México.3
Antes del 29 de enero de 2016, el Congreso de la Unión era el facultado para
legislar en casi todas las materias en el Distrito Federal, mientras que la
Asamblea Legislativa del Distrito Federal sólo podía crear leyes sobre aquellos
aspectos que expresamente le permitía la Constitución Política en su favor.4
Es importante comentar que antes de la reforma citada, diversos preceptos de
la Constitución Política y del Estatuto de Gobierno del Distrito Federal ya
reconocían al Distrito Federal como una entidad federativa.
Es de conocimiento general la organización y funcionamiento del gobierno del
Distrito Federal abarca diversos aspectos y que uno de estos, que se considera
vital para su funcionamiento en la producción o ingreso continuo de
documentos y es en este rubro la Constitución de la Ciudad de México es la
norma fundamental para todos los órganos, entidades y dependencias de la
Ciudad de México como son: la Asamblea Legislativa, la administración pública,
los tribunales del Poder Judicial y órganos autónomos, pues es esta donde
constan sus obligaciones relativas a la organización, manejo, localización
pronta y eficiente de los documentos y archivos, así mismo les impone el deber
de asegurar la disponibilidad de estos a los particulares para que sea posible la
transparencia de las funciones y acciones de los diversos órganos de gobierno
de la Cuidad, tal como se ordena en su artículo 7 inciso D:
D. Derecho a la información.
3 Véase el decreto por el que se expide la constitución política de la ciudad de México, publicado
en el Diario Oficial de la Federación el 5 de febrero de 2017.
4 Véase el artículo 122, Base Primera, fracción V de la CPEUM.
10
1. Toda persona tiene derecho al libre acceso a información plural, suficiente y
oportuna, así como a producirla, buscarla, recibirla y difundirla por cualquier
medio.
2. Se garantiza el acceso a la información pública que posea, transforme o
genere cualquier instancia pública, o privada que reciba o ejerza recursos
públicos o realice actos de autoridad o de interés público. Esta información
deberá estar disponible en formatos de datos abiertos, de diseño universal y
accesible.
3. En la interpretación de este derecho prevalecerá el principio de máxima
publicidad. Los sujetos obligados deberán documentar los actos del ejercicio
de sus funciones. La información sólo podrá reservarse temporalmente por
razones de interés público para los casos y en los términos que fijen la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y las leyes.
4. No podrá clasificarse como reservada aquella información que esté
relacionada con violaciones graves a derechos humanos o delitos de lesa
humanidad.
Como se aprecia La Constitución de la Ciudad de México remite a los órganos,
entidades y dependencias de la Ciudad de México a observar lo que dispone la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos respecto a la reserva
temporal de la información.( ver artículo 6º)
Aunque todos los órganos y poderes de la CDMX tienen las obligaciones
antes indicadas en materia de gestión de documentos y archivos, en el
presente curso nos interesa enfocarnos en el campo de la Administración
pública, que es a donde se encuentra adscrita la Secretaria de Salud al
11
mismo nivel y rango jerárquico con las demás Secretarías, y por tanto se
rige por la misma normatividad que estas.
las secretarías y sus
unidades
administrativas en sus
funciones y actividades Obligacion que deben
continuamente crean y cumplir en apego a los
manejan documentos, PRINCIPIOS DE:
expedientes y archivos.
maxima publicidad
Tienen obligación en libre acceso
la Constitucion de la
Ciudad articulo 7 Pluralidad
inisiso D, de asegurar disponibilidad de la
el libre acceso para Información
consulta a los
particulares. Legalidad Imparcialidad Transparencia
1.2. Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública y
Rendición de Cuentas de la Ciudad De México.
Esta Ley de manera más especifica que la Constitución Política de la Ciudad de
México regula la gestión de documentos como una actividad necesaria para la
organización y funcionamiento del gobierno de la CDMX, tal regulación según
los artículos 1, 2, 5 fracción XII y 13 de la mencionada Ley de Ley de
Transparencia, tienen una meta clara:
"…promover un gobierno abierto, transparente que garantice el acceso a la
12
información contenida en los documentos relativos a las acciones, utilización de
recursos públicos y demás actividades del gobierno de interés para la sociedad,
imponiendo en consecuencia la obligación de rendir cuentas a la ciudadanía. "
En virtud de que es vital para el funcionamiento y realización de las actividades
de cada dependencia la generación diaria de documentos, expedientes y
archivos, resulta indispensable regular la organización, manejo, administración
y conservación de archivos de las dependencias y entidades, a fin de que éstos
se preserven actualizados y sea posible publicar en medios electrónicos
información relativa a las acciones, ejercicio de recursos públicos, así como
aquella información que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad.
Al respecto el artículo 2 de la Ley de Transparencia que se revisa establece:
A) Toda la información generada, administrada es pública.
La palabra “Pública” viene del latín “Res publica” y se refiere a una cosa
que no es considerada propiedad privada, sino que es de uso de todos,
ejemplo: un puente o una calle.
B) la información generada es considerada un bien común de dominio
público,
El” bien común” en general puede ser entendido como aquella situación
o cosa que beneficia a todos los ciudadanos, como los programas
sociales, hospitales, escuelas que se espera funcionen eficientemente
para beneficiar a toda la gente.
13
C) la información debe estar accesible, Es decir debe estar al alcance
de cualquier persona, en los términos y condiciones que señala dicha Ley
y demás normatividad aplicable.
• Existe en la ley la obligación5 a cargo del Instituto de Transparencia y
Acceso a la Información Pública de la CDMX de otorgar las medidas
necesarias para asegurar el acceso información contenida en
documentos, pues toda persona tiene derecho de acceso en igualdad
de condiciones con las demás, sin discriminación y motivo alguno.
Este es un derecho humano reconocido en el artículo 6 de la
Constitución Política Federal y el 7 inciso D de la Constitución de la
Ciudad de México; este derecho en el artículo 3 de la Ley de
Transparencia de la CDMX se define solicitar, investigar, difundir, buscar
y recibir información.
5
Véase artículo 12 de la Ley de Ley de Transparencia, Acceso A La Información Pública y Rendición De
Cuentas De La Ciudad De México.
14
En la Ciudad de México todos los poderes, órganos y personas físicas y morales
que reciben recursos gubernamentales están obligados con base en los
artículos 5 fracción VII y 21 de la Ley de Transparencia Acceso a La Información
Pública y Rendición De Cuentas a administrar, conservar, preservar y en su caso
depurar los archivos administrativos y la documentación que tienen en su
poder con la finalidad de garantizar el Derecho de Acceso a la Información
Pública, entre dichos poderes y órganos figuran:
Poder ejecutivo, Poder legislativo, Poder judicial
✓ Órganos desconcentrados, descentralizados y autónomos
✓ Fideicomisos y fondos públicos
✓ Partidos políticos locales
✓ Cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos
públicos o realice actos de autoridad.
Estas autoridades o sujetos obligados tienen la obligación de:
“…documentar todo acto que derive del ejercicio de sus atribuciones,
facultades, competencias, funciones, procesos deliberativos y decisiones
definitivas, conforme lo señale la ley.”6
Esta obligación de documentar todas las acciones, decisiones y procesos de
acuerdo con el artículo 5 fracciones V, VI y VII de la Ley de Transparencia tiene
las finalidades siguientes:
1. Contribuir a la gestión, administración, conservación y preservación de
los archivos administrativos y la documentación en poder de los sujetos
obligados para garantizar el Derecho de Acceso a la Información Pública.
6
Véase artículo 24 fracción I, de Ley de Transparencia, Acceso A La Información Pública y Rendición De
Cuentas De La Ciudad De México.
15
2. Mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en
posesión de los sujetos obligados;
3. Promover la eficiencia en la organización, clasificación, manejo y
Transparencia de la Información Pública;
La información pública7 se refiere a Documentos, es decir, el soporte físico de
cualquier tipo, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual o electrónico en el que se
plasma información sobre las acciones, decisiones, procedimientos,
expedientes de las autoridades obligadas, por ejemplo: expedientes, reportes y
actas, Estudios y estadísticas. Acuerdos y resoluciones. Correspondencia oficial.
Oficios, circulares y memorándums, cualquier otro registro de la actividad
gubernamental.
1.3 Ley de Archivos de la Ciudad de México.
Tratamiento que debe darse a los documentos.
7Institutode Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México,
http://www.infodf.org.mx/index.php/solicita-informacion-publica/%C2%BFqu%C3%A9-es-el-
acceso-a-la-informaci%C3%B3n-p%C3%BAblica.html
16
Esta Ley de Archivos de manera más específica que la Ley de Transparencia
regula el tratamiento que debe darse a los documentos según las fases y
edades en que se encuentren: que van desde su producción o ingreso a la
dependencia hasta su archivo permanente o eliminación, proceso que se
conoce legalmente como ″ciclo vital″
Como se ha mencionado documentar las decisiones y procedimientos es
una actividad necesaria en la organización y funcionamiento del gobierno
de la CDMX respecto de estas tareas la Ley de Archivos en su Artículo 1 tiene
un enfoque o meta clara:
“…regular el funcionamiento, la integración y administración de documentos y
los archivos en posesión de la Administración Pública, Órgano Legislativo,
Órgano Judicial y Organismos Públicos Autónomos del Distrito Federal,
establecer las bases para la coordinación, organización y funcionamiento de
los Sistemas Institucionales de archivos de los entes públicos obligados
conforme a esta ley...”
De esta disposición se desprende:
a) Que los poderes y órganos de la CDMX se deben encargar del
funcionamiento, integración y administración de documentos y los
archivos que tienen en su posesión.
b) Los poderes y órganos obligados a documentar, administrar,
organizar y conservar los documentos que generan y tienen en su
posesión tienen el deber de fijar las bases para la coordinación,
organización y funcionamiento de sus Sistemas Institucionales de
archivos.
17
Aun cuando se señalan obligaciones para todos los órganos y poderes en la
Ciudad, sin embargo en presente curso hacemos énfasis solo en el poder
ejecutivo, que es a donde pertenece la Secretaria de Salud.
Gestión Documental.
La Ley de Archivos establece que este es un Sistema de procedimientos que
permite conducir el flujo de los documentos que generan y tienen en su
posesión a través de la coordinación, organización y funcionamiento de sus
Sistemas Institucionales de archivos, mediante el cual los responsables
administrativos de cada dependencia se aseguran de que los asuntos tratados
se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho.
Dentro de este Sistema de Gestión Documental antes de mencionar los
procedimientos que son realizados por las dependencias y entidades relativos
al manejo organización, conservación y disposición de los documentos, es de
vital importancia entender cuál es la condición de los documentos de archivo
que contienen información según el artículo 7 y 9 de la Ley de Archivos:
▪ Los documentos en posesión de las entidades o dependencias forman
parte del patrimonio documental y se conservarán debidamente
organizados y descritos, estando a disposición de los entes públicos y de
cualquier persona que lo solicite, en las oficinas que los hayan originado
o en el archivo que corresponda.
▪ Los archivos regulados por esta ley se consideran bienes de dominio
público y por lo tanto, no están sujetos a venta, donación u otro,
18
▪ Son imprescriptibles ósea que no pueden pasar a ser propiedad de
algún servidor público, particular o dependencia porque haya
transcurrido un tiempo prolongado en posesión de estos.
▪ Son inembargable, es decir no están sujetos a ningún gravamen o
afectación de dominio.
Sistema Institucional de Archivos.
La ley de Archivos en sus artículos 12,13, 14 ordena que con base en el ciclo vital
de los documentos y de acuerdo a los valores documentales de estos, los
archivos se deben integrar dentro de cada ente público en Sistema Institucional
de Archivos.
Valores documentales.
Estos son los valores que tienen los documentos desde su generación, ingreso
y que van a determinar su tratamiento manejo, conservación y en su caso
disposición final dentro del Sistema Institucional de Archivos de cada
dependencia y son según la Ley de archivos:
Valores Primarios:
Son los valores que contienen los documentos en su primera edad de gestión
los cuales son: administrativo, legal y fiscal;
Valores Secundarios:
Son los valores que contienen los documentos en su segunda edad y son:
informativos, testimoniales y evidénciales.
19
Con base en estos “Valores” primarios y secundarios que tienen los
documentos durante su “ciclo vital “ la Ley de Archivos ordena que se integren
al Sistema Institucional de Archivos de cada entidad o dependencia, de la
forma siguiente:
A. Unidad de Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa en donde se
manejan los documentos que se encuentren en trámite y que serán
resguardados en este y manejados con un Catálogo de Disposición
Documental que debe de cada ente público.
B. Unidad de Archivo de Concentración, conformado por los documentos
que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, son
20
transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a esta para su
conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de
Disposición Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se
integran los documentos cuya consulta esporádica por parte de las
unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios
aún no prescriben.
C. Unidad de Archivo Histórico. Esta tiene en posesión los documentos que
habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de
Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital y pasan a
formar parte del patrimonio Histórico de la Ciudad.
sistema Institucional de archivos conjunto de estructuras encargadas
de la operación de los archivos a fin de lograr la administración eficaz
de la información documental a lo largo del ciclo vital de la misma, con
baseFases
en: del ciclo vital Componentes del
sistema:
Unidad Central de
Correspondencia (UCC) u Oficialía
1ª. Activa o de gestión
de Partes.
Unidades de Documentación en
2ª. Semi/activa o de Trámitede (UDT)
Unidad Archivo (Control
de de
conservación precautoria Gestión y Archivo
Concentración de Trámite).
(UAC)
3ª. Histórica o de
conservación Unidad de Archivo Histórico (UAH)
permanente
21
Ciclo Vital de los documentos.
Como se ha señalado la ley de Archivos ordena que con base en el ciclo vital
de los documentos y de acuerdo a los valores documentales de estos las
entidades y dependencias integren los documentos de archivos que tienen en
su posesión en el Sistema
Institucional de Archivos.
Se ha señalado que son los valores primarios y secundarios de los documentos,
pero falta responder: ¿qué es el ciclo vital del documento?
Según el artículos 4, 10, 24 de la Ley de Archivos, este se refiere a las etapas o
edades por las cuales pasa un documento desde su producción o ingreso,
organización, conservación, consulta y en su caso disposición final en las
entidades o dependencias.
Tales fases determinan junto con los valores primarios y secundarios la
integración de los documentos en el sistema institucional de Archivos.
Los Procesos Documentales y Archivísticos.
La ley de archivos en su artículo 24, 25, 26, 30 señala que estos procesos
archivísticos son el conjunto de actos ordenados mediante los cuales el ente
público da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su
producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo histórico o su
eliminación definitiva por no contener valores secundarios.
22
Los procesos documentales y archivísticos básicos son el Manejo de la
correspondencia de entrada, control de correspondencia en trámite y
Correspondencia de salida; Integración de expedientes y series documentales;
clasificación y ordenación de expedientes; descripción documental; Valoración
primaria y secundaria; disposición documental; acceso a la información
archivística; transferencias primarias y secundarias;
Conservación y restauración; y Difusión. (Artículo 27)
Los instrumentos de control archivístico.
La dependencia o ente público da seguimiento al ciclo de vida de los
documentos valiéndose de estos instrumentos pues son los que permiten la
ejecución de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los
documentos de archivo.
Entre los instrumentos de control archivístico más utilizados que señala el
artículo 35 de la Ley de archivos figuran el Cuadro General de Clasificación y el
Catálogo de Disposición Documental, que se irán comentando por su gran
difusión y utilidad en las dependencias.
1.4 Circular Uno .
Es una disposición de carácter administrativo que tiene como fundamento el
derecho humano de acceso a la información pública y la obligación de
transparencia y rendición de cuentas que tienen los poderes y órganos de
gobierno en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, así como
23
en la Constitución Política de la Ciudad de México que establece en su artículo
3 que el ejercicio de la función pública en la Ciudad de México está apegado a:
“… la ética, la austeridad, la racionalidad, la transparencia, la apertura, la
responsabilidad, la participación ciudadana y la rendición de cuentas con
control de la gestión y evaluación, en los términos que fije la ley.”
La Circular Uno8 regula la gestión, manejo y control de documentos de
archivo desde su generación o recepción como una actividad necesaria para
la organización y funcionamiento del gobierno de la CDMX; en su artículo 8
ordena la Administración de Documentos y Archivística en cada una de las
dependencias de la CDMX, por lo que deben contar con las siguientes Unidades
Administrativas:
A. Unidad de Correspondencia.. Esta es la Oficina de Control de Gestión
u Oficialía de Partes. Esta es la instancia que lleva la administración del flujo
documental, así como el registro de la correspondencia de entrada y de salida,
su soporte de información debe ser electrónico o impreso, excepto aquella
relativa a trámites, servicios y otros asuntos que deban recibirse en otro tipo de
instancias, esta Unidad debe cumplir con requisitos como sello, acuse y firma
de recepción de los documentos, horarios de atención para recepción de
documentos en días y horas hábiles que varían en cada dependencia según lo
establecen los artículos 8.2. 8.2.1 al 8.2.11 de la Circular Uno.
B. Oficinas de Control de Gestión.
8
Publicada en la Gaceta de Oficial del Distrito Federal el 18 de septiembre de 2015.
24
Oficina de archivos de trámite y oficina de archivos de concentración
para la Organización Documental. Las dependencias que generen, administren,
manejen, archiven o custodien documentos de archivo, expedientes, ya sea en
soporte documental, escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático,
holográfico o cualquier otro, son responsables legalmente, en virtud que
manejan información la cual es de dominio público, por lo que debe estar
debidamente organizada y clasificada , y por eso pueden crear oficinas de
control de gestión, oficina de archivos de trámite y oficina de archivos de
concentración que conforman en la práctica los componentes operativos de su
Sistema Institucional de Archivos (artículos 8.3. 8.3.1 al 8.3.8 Circular Uno)
Adicionalmente a los que refiere la Ley de Archivos (artículo11) con
relación a que un documento de archivo es toda la información que se
encuentra por escrito, en medio visual, informático holográfico o cualquiera
derivado de innovaciones tecnológicas, la Circular Uno señala que un
Documento de Archivo es aquel que registra un acto Administrativo, Jurídico,
Fiscal Contable independientemente del soporte en que se encuentren.
(Artículo 8.5. 5 Circular Uno)
C. Oficinas de archivo histórico. Las dependencias que manejen
información que se encuentra por escrito, en medio visual,
informático holográfico o do cualquiera derivado de innovaciones
tecnológicas, cuando esta haya cumplido con su etapa de gestión
en el archivo de concentración o bien porque se le confiera
valores evidénciales, testimoniales e informativos que determinen
25
su conservación permanente se mandaran a esta oficina de
Archivo Histórico por contener valores secundarios.
Del Sistema de Archivos o Sistema Institucional de Archivos.
Estos se deben crear en cada entidad o dependencia con base en el ciclo vital
de los documentos, el cual inicia desde la generación o recepción,
organización, manejo y en su caso disposición final de un documento de
archivo, este ciclo vital se refiere a cada una de las fases o edades de los
documentos de archivo, pues a cada fase o edad le corresponde un
determinado tratamiento técnico por los diversos usos que se da a la
información contenida en ellos, (como se ha mencionado en el apartado de 1.3
de este manual) debido a que las fases y edades de los documentos de
archivo implican un manejo y tratamiento distinto el Sistema de Archivos o
Sistema Institucional de Archivos de cada entidad o dependencia debe estar
integrado o compuesto por:
I. Componentes normativos. Los cuales tendrán a su cargo la regulación
y coordinación de la operación del sistema en cada dependencia, esos son la
Dirección General de Área (DGA (que es la responsable de instrumentar el
Sistema Institucional de Archivos y el Comité técnico información y
administración (COTECIAD) será el órgano colegiado técnico consultivo que es
presidido por la DGA y se encarga de implementar medidas y acciones
permanentes de coordinación entre sus miembros, que favorezcan la
implantación de las normas archivísticas institucionales que mejoren la gestión
26
de documentos en la entidad o dependencia. (Artículos 8, 8.1. al 8.17 Circular
Uno)
II. Componentes Operativos Que serán las Unidades de Archivos de
trámite, Concentración e Histórico, encargados del funcionamiento cotidiano
del sistema. (Artículos 8.4.15, 8.4.16 y 8.4. 17 Circular Uno) Estos componentes
operativos de un Sistema Institucional de Archivos “…constituyen, por así decirlo,
la “carne y la sangre” del sistema en su conjunto son reguladas por los
componentes normativos para evitar su funcionamiento como unidades
aisladas, las diversas estructuras operativas del sistema se integran
homogéneamente fundamentando su funcionamiento en el ciclo vital de los
documentos.9”
D. De los Procesos Archivísticos. Son el conjunto de actos ordenados
mediante los cuales las dependencias y Entidades dan seguimiento al ciclo
vital de los documentos, desde su generación, producción o ingreso, hasta su
transferencia al Archivo Histórico o su eliminación definitiva por no contener
valores secundarios. Las dependencias para manejar y tratar los documentos
de archivo deben atender a los instrumentos de control que emite la DGA de
manera conjunta con el COTECIAD para aplicarlos a los procesos archivísticos
que llevan a cabo a lo largo del ciclo vital de los documentos.
E. La Valoración Documental.
9
Ramírez De León, Manual de Autoformación en Administración De Documentos y Gestión De
Archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, México Distrito Federal
2007, pag.71.
27
Es uno de los procesos archivísticos de análisis mediante el cual se determina
la calificación que se hace sobre los documentos de archivo, con esta
valoración documental es cada dependencia o entidad se les confiere
características administrativas legales y fiscales a los Archivos de Trámite o de
Concentración y que se conocen como “valores primarios” o bien se les
confiere valores evidénciales, testimoniales e informativos que determinen su
conservación permanente en el Archivo Histórico “valores secundarios” La
valoración de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencia
de los documentos dentro del Sistema, así como determinar su disposición
documental. (Artículos 8.5.9. 8.5.10 Circular Uno)
En el proceso archivístico de cada dependencia todos los documentos de
archivo tienen que integrarse en expedientes o unidades de documentación
simples o compuestas por uno o varios documentos de archivo, debe estar
ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto,
materia, actividad o trámite.
Ventajas del proceso de valoración documental.
Esta valoración dentro de la Administración de Documentos se concibe como
un proceso metodológico, en la práctica aporta las ventajas siguientes:
• Hace posible el desarrollo del ciclo vital de los documentos, ya que
facilita la circulación y transferencia de la información documental en las
diversas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos.
• Permite también la selección de documentos históricos, así como la
28
depuración razonada de los materiales documentales que no posean un
valor secundario al que motivó su creación.10
La valoración representa la otra cara de la moneda de la clasificación, pues si
bien esta nos permite identificar, agrupar y sistematizar a los expedientes y
series documentales de cualquier institución, la valoración es el método para
“asignar categorías de los documentos" haciendo posible identificar su valor
administrativo, legal y fiscal, así como sus valores históricos o permanentes.
1.5. Lineamientos Generales en materia de archivos del Distrito
Federal (aplicables en la Ciudad de México.)
Con base en lo ordenado en el artículo 1 de los Lineamientos generales en
materia de archivos encontramos que:
“… son de observancia obligatoria para los Entes Públicos del Distrito Federal
señalados en el artículo 4, fracción IV de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Distrito Federal, y tienen por objeto establecer las
disposiciones generales para la integración y organización de sus Sistemas
Institucionales de Archivos.
Para el adecuado manejo y administración de la información generada,
administrada o en posesión de los sujetos obligados, ya sea escrita, impresa,
archivos sonoros, visuales, electrónicos, informáticos, holográficos que se
considera de dominio público, los Lineamientos Generales en sus artículo 2, 3 4,
10
Manual De Administración De Documentos y Gestión De Archivos, Instituto de Acceso a la
Información Pública del Distrito Federal, primera edición, México, 2007, página 115
29
7, 8, 9 regulan la existencia de los Sistemas Institucionales de Archivos para
que sea posible el correcto manejo y administración de esta información y
ordenan que cada dependencia o ente tenga un Sistema Institucional de
Archivos, el cual se integra por las personas, técnicas y tecnologías
archivísticas que se encargan de las tareas documentales en cada una de las
secretarias y órganos del gobierno de la CDMX a través de sus componentes en
cada una de las etapas (archivo Tramite-concentración e histórico) del ciclo
vital del documento.
El artículo 8 Lineamientos Generales señala que con base en este ciclo vital de
los documentos se crean los Sistemas Institucionales de Archivos en cada una
de las dependencias pues según la fase o edad de los documentos de archivo
corresponde un determinado tratamiento técnico,
Independientemente de su objeto o propósito para el que se haya creado, un
sistema se define de la siguiente forma: Una serie de elementos
interdependientes o que se interrelacionan, que integran una unidad compleja
para el cumplimiento de fines o metas comunes.
Por ejemplo: El Instituto de Acceso a la Información Pública de la CDMX es un
sistema, pues posee una estructura, funciones y recursos que interactúan para
el cumplimiento de un fin común: ser el órgano garante del derecho de acceso
a la información pública para promover la transparencia de la actividad
gubernamental, la rendición de cuentas y el fortalecimiento de la
gobernabilidad democrática en la Ciudad, y para lograr estos fines, cuenta, con
un conjunto de normas que garantizan y regulan su funcionamiento.
30
El Sistema Institucional de Archivos según los Lineamientos Genérales (artículos
10, 11, 12 y 13) se integra con los siguientes componentes:
I.-COMPONENTES NORMATIVOS.
Tendrán a su cargo la regulación y II.-COMPONENTES OPERATIVOS.
coordinación de la operación del Son las Unidades de archivos:
sistema y están integrado por:
La Central de Correspondencia
A) La Unidad Coordinadora de La de trámite, concentración y la de Archivo
Archivos (UCA) presidida por la Dir. histórico,
Gral. de Area (DGA) de la dependencia. encargadas del funcionamiento cotidiano del
B)Un Comité Técnico Interno de Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los
Administración de documentos documentos de la secretaria o ente público.
(COTECIAD) en cada secretaria o ente
público.
Diagrama Elaboración propia EPOL.
I. Componentes normativos. Las funciones de los componentes se
interrelacionan entre sí para cumplir la finalidad común de regular y
coordinación de la operación del sistema a través de:
A) LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS (UCA) PRESIDIDA POR LA
DIRECCIÓN GENERAL DE ÁREA DE LA DEPENDENCIA (DGA)
Mencionaremos solo algunas de las principales funciones de la UCA de
acuerdo con el artículo 20 de la Ley de Archivos:
➢ Diseña, propone, desarrolla, instrumenta y evalúa los planes, programas
y proyectos de desarrollo archivístico;
➢ Establece las políticas y medidas técnicas para los procesos archivísticos
durante el ciclo vital de los documentos de archivo;
➢ Debe formular los instrumentos, procesos y métodos de control
archivístico de la dependencia,
31
➢ Debe fungir como Secretario Técnico del COTECIAD de la dependencia,
promover la operación regular de este órgano y contribuir en la
integración de su Reglamento de operación y programa anual de
trabajo;
➢ Elaborar y presentar los modelos técnicos o Manuales para la
organización y procedimientos de los archivos de trámite, concentración
y, en su caso, histórico, en coordinación con los responsables de la
dependencia,
➢ Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales
instrumentos de control archivístico dentro del ente público,
➢ Establecer, en coordinación con la instancia capacitadora dentro de la
dependencia, un amplio programa de capacitación en la materia, así
como las principales estrategias para el desarrollo profesional del
personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas.
B) EL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
(COTECIAD.)
De acuerdo con el artículos 17 y 21 de la Ley de Archivos, la función de este
componente normativo es la de fungir como órgano técnico consultivo de
instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia
de archivos.
El COTECIAD está integrado por los titulares de las Unidades de archivos de
Trámite, Concentración e Histórico; que son las y los titulares de las Unidades
Administrativas de Apoyo Técnico Operativo como lo establece el numeral 8.4.6
de la Circular Uno 2015, y por aquellas personas que por su experiencia y
32
función dentro del ente público se consideran necesarias para promover y
garantizar la correcta administración de documentos y para la gestión de los
archivos de cada dependencia.
Dentro de las principales funciones del COTECIAD según la Ley de Archivos son:
➢ Funge como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y
retroalimentación sobre la normatividad aplicable en materia de
documentos en la dependencia;
➢ Se encarga de realiza los programas de valoración documental del ente
público;
➢ Propicia el desarrollo de medidas y acciones permanentes de
coordinación y concertación que favorezcan la implantación de las
normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del
ente público;
➢ Participa en los eventos técnicos y académicos que en la materia se
efectúen en el ente público, en los que sea convocado por el Consejo
General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras
instituciones nacionales o internacionales;
➢ Aprobar los instrumentos de control archivístico,
II.-Componentes operativos.
Son la estructura funcional encargada de la operación cotidiana del Sistema
Institucional de Archivos, integrada, de conformidad con el ciclo vital de los
documentos, por las instancias Unidad Central de Correspondencia Unidades
33
de Archivo de Trámite, Unidad de Archivo de Concentración y Unidad de Archivo
Histórico.
a) Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa (Primera etapa)
Está conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los
documentos serán resguardados en este archivo de gestión con base en los
criterios del Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el
tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual
fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración
para su conservación precautoria.
b) Archivo de Concentración (Segunda etapa)
Está conformado por los documentos que han concluido su trámite y luego de
haber sido valorados11 se transfieren por la Unidad de Archivos de Trámite a la
Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de
conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de la secretaria o
ente público. En este Archivo de concentración están los documentos cuya
consulta es esporádica por parte de las dependencias o entes públicos y
cuyos valores primarios aún no pierden vigencia (prescriben).
a) Archivo Histórico (Tercera etapa)
Está compuesto por los documentos que han completado su vigencia en la
Unidad de Archivo de Concentración y que son transferidos para completar su
11
La valoración de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos
dentro del Sistema, así como determinar su disposición documental” Artículo 32 Ley de Archivos.
34
Ciclo Vital a esta Unidad de Archivo histórico de la dependencia o ente público,
o en su caso al Archivo Histórico de la Ciudad de México, si al ser valorados12 se
considera que deben pasar a ser Patrimonio Histórico de la Ciudad de México.
Así se visualizan las etapas o ciclo de los documentos:
Es en cumplimiento a la Ley de Archivos de la Ciudad que se aplican los
Lineamientos generales en materia de Archivos, pues la Ley de Archivos (arts., 4,
20 frac. III), de esta manera se establece para las dependencias de la
administración pública de la CDMX la obligación de:
A) Elaborar los instrumentos de consulta archivística y control,
B) Que estos instrumentos sirvan para la organización, administración,
conservación y localización pronta de sus archivos,
C) Que estos instrumentos sean aplicables tanto a los documentos
físicos como a los electrónicos.
12“...en los archivos de trámite o concentración en razón de sus valores secundarios evidénciales,
testimoniales e informativos, que determinan su conservación permanente en un archivo histórico.
Artículo 32 Ley de Archivos.
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Estos instrumentos de control y consulta archivística tienen por objeto:
1. Establecer el procedimiento para analizar, valorar y decidir el destino final de
los documentos producidos por los sujetos obligados de las dependencias
donde diariamente se generan, reciben y manejan documentos, expedientes y
archivos,
2. Servir de manera conjunta con la Ley de Transparencia y la Ley Archivos, para
regular la producción, ingreso, organización, conservación, consulta y
disposición final de documentos.
Durante el manejo de los documentos en su ciclo vital de fases o edades por
las que va pasando desde su creación o recepción para su custodia
permanente o hasta su baja o depuración se deben resguardar en fólderes,
carpetas o legajos plenamente identificados, preferentemente con carátulas
estandarizadas para facilitar su clasificación y descripción. Los expedientes
deberán foliarse para preservar la integridad de la información que contienen y
también deberá evitarse incorporar a ellos, elementos que dañen o lastimen a
los documentos que los constituyen, como clips o grapas.
La aplicación de los Lineamientos son observancia obligatoria para las
dependencias y entidades de la Administración Pública y la Procuraduría
General de Justicia de la Ciudad de México.
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MARCO JURÍDICO EN MATERIA GESTIÓN Ley de Transaparencia acceso a la Información
DOCUMENTAL Pública de la Ciudad de México.
Ley de Archivos de la Ciudad de México.
Constitutcion Politica de la Ciudad de
México.
Circular Uno.
Lineamientos Generales en Materia de Archivos
En equipos indiquen cuáles son los aspectos normativos más relevantes en
materia de archivos que consideran no son observados en su dependencia,
indicando cuáles son las posibles razones de tal situación.
1. Cuales aspectos normativos no se observan en la dependencia
donde presto mis servicios.
2. Cuáles son las posibles causas o razones.
37
TEMA II. CÓMO ELABORAR EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA.
2.1. Definiciones y criterios de identificación de la estructura de los
archivos.
Según el artículo 4 de la Ley de Archivos el Cuadro General de Clasificación
Archivística es un instrumento técnico que describe y refleja la estructura de los
documentos de archivo que se manejan en una entidad o dependencia con
base en las funciones que esta realiza y permite identificar, agrupar,
sistematizar y codificar los expedientes atendiendo a ciertos criterios de
identificación.
Criterios de identificación de la estructura de los archivos.
38
FONDO. Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una
dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica.
Criterios para identificar a los organismos públicos productores:
a) Existencia legal. Deben tener un nombre y una existencia jurídica propia
establecida por una disposición normativa precisa, fechada, publicada en la
Gaceta Oficial o en los lineamientos que al respecto establezca el Instituto de
Trasparencia y Acceso a la Información Pública de la Ciudad de México.
b) Funciones propias establecidas en alguna disposición normativa.
c) Posición jerárquica claramente definida dentro de la estructura
administrativa.
d) Autonomía suficiente para el desarrollo de sus funciones.
e) Estructura interna oficialmente establecida.
Ejemplos:
FONDO Poder Judicial de la Ciudad de México.
FONDO Secretaría de Salud.
SECCIÓN.
Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones funciones
que tiene cada área administrativa de acuerdo con las disposiciones legales
aplicables.
Los criterios de identificación son los siguientes:
✓ Debe ser claramente identificable y tener una posición
39
subordinada con respecto al organismo creador cuyo nivel es el
Fondo.
✓ Debe corresponder con funciones establecidas en la normatividad
interna como un reglamento o semejante delegadas por el
órgano creador cuyo nivel es el Fondo.
✓ Debe pertenecer a un sistema de archivos.
✓ Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las
funciones delegadas.
✓ Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro
organismo superior.
✓ Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que por lo
general, se corresponden con las subdivisiones administrativas o
de las funciones de la dependencia o entidad que lo origina.
✓ Corresponde con una diferenciación al interior del Fondo.
Las secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones de
las áreas administrativas de la entidad o dependencia.
Ejemplos:
Sección Dirección de Recursos Humanos
Sección Dirección de Recursos Materiales
Sección Comunicación Social
Variantes de las secciones.
40
Puede suceder que en el archivo de un área de la entidad o dependencia por
una de sus funciones tenga una sección que integre fondos no generados por
esta, éstos se deben considerar en el nivel de la estructura archivística como
Secciones o series que forman parte del fondo de la dependencia o entidad.
En algunos archivos existen documentos que fueron reunidos por su relevancia
histórica, mas no por su procedencia institucional, donde se fueron agrupando
documentos de distintos fondos, dándoles un tratamiento equivalente al de un
Fondo; por lo general se les denomina “Secciones históricas” o colecciones
artificiales y serán considerados en la estructura archivística como secciones.13
Ejemplos: Sección Recursos Humanos
Sección Recursos Materiales y Obra
Pública.
SERIE. Es la división de una sección y corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución o función y tratan sobre
una materia o asunto específico en la entidad o dependencia.
Criterios de identificación de una serie son los siguientes:
▪ Son todos los documentos producidos en el desarrollo de una misma
actividad administrativa y regulada por la misma norma jurídica o de
procedimiento.
▪ Son documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o
13
Propuesta Metodológica para el diseño del Cuadro general de Clasificación Archivística, elaborado por el
Archivo General de la Nación a través de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, con la colaboración
de los integrantes del Comité Técnico de Unidades de Correspondencia y Archivo del Gobierno Federal
(COTECUCA, México 2004. Pag.4.
41
conservados y conforman una unidad, como resultado de una misma
acumulación.
▪ Agrupación de documentos que reflejan la misma actividad,
▪ Son documentos que tienen la misma forma particular o que provienen
de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso.
Las series surgen como resultado de aplicar el principio de “orden original”
(donde los documentos de archivo de un fondo no se mezclan con los de
otros), responden a la repetición de actividades o procedimientos
administrativos que se llevan a cabo para el cumplimiento de una función
atribuida a la institución o dependencia.
Ejemplos: Serie nóminas
Serie licitaciones.
EXPEDIENTE.
Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso
corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren
al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad
básica de la serie.
Ejemplos:
Nóminas del mes de enero 2015
Nóminas del mes de diciembre 2015
Licitación Pública Ses2507/2015
42
UNIDAD DOCUMENTAL.
Documento, pieza, tipo documental) Es la unidad archivística más pequeña e
indivisible, por ejemplo: una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una
grabación sonora.
Ejemplo 14 Criterios de identificación de la estructura archivística:
14
Cuadro de Clasificación del Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector
Rural, A. C. (INCA-Rural) empresa de participación estatal mayoritaria, sectorizada a la Secretaría
de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA).
43
_CADIDO Disponible en: http://www.inca.gob.mx/webfiles/normateca/CGC
_Definitivo.pdf
2.2. Importancia de tener una adecuada identificación y
clasificación de archivos.
Resulta de vital importancia desde un enfoque jurídico y también práctico
tener una adecuada identificación y clasificación de archivos dentro de cada
dependencia.
A. Desde un enfoque jurídico.
Es de trascendental importancia que la de identificación y clasificación de
archivos dentro de cada entidad o dependencia, en virtud de que las
44
entidades, órganos o dependencias son parte de la función gubernativa en
cualquiera de sus aspectos: administración pública o función administrativa,
función jurisdiccional o función legislativa y por tal razón están reguladas por la
Constitución Política de los Estados Unidos, Tratados Internacionales ratificados
por México, así como las Constituciones estatales y disposiciones en materia de
información y gestión de documentos que se encuentren vigentes en cada
entidad federativa. Al respecto las disposiciones jurídicas mencionadas, como
la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos en su artículo 6, la
Constitución Política de la Ciudad de México en sus artículos 3 y 7, la Ley de
Trasparencia de la Ciudad de México en sus artículos 1,2, 3, 4 ordenan que:
✓ Toda la información que tengan en su posesión las dependencias es de
dominio público, es de todos, y cualquier persona puede solicitarla, con
las excepciones que señale la ley como son la información reservada y
los datos personales.
✓ La información reservada es una excepción, la regla es la máxima
publicidad de la misma,
✓ Existe la obligación de aplicar las disposiciones jurídicas relativas al
derecho humano de acceso a la información, favoreciendo en todo
tiempo a las personas la protección más amplia.
✓ Las entidades, dependencias, órganos tienen la obligación de
transparentar toda su actividad permitiendo para tal fin el acceso a la
información que tienen en su posesión,
✓ Las entidades, dependencias, órganos que tienen información en su
posesión deben interpretar y aplicar las normas de manera que
favorezcan la transparencia.
✓ Todo servidor público tiene la obligación de Custodiar y cuidar la
45
documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso,
sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.
✓ Está prohibida condicionar la entrega de información, o pedir que se
motive o justifique su uso, ni se requiere demostrar interés alguno, salvo
en los casos en que legalmente la información información este
clasificada como reservada o cuando se trate de protección de datos
personales.
En la Ciudad de México aplican de manera obligatoria los principios
constitucionales y legales antes citados que en la práctica se traducen en una
serie de obligaciones para las entidades y dependencias para hacer efectivo el
Derecho humano de acceso a la Información en posesión de cualquier
autoridad, entidad, órgano y organismo del poder ejecutivo, legislativo y
judicial, órganos autónomos, delegaciones, universidades públicas, partidos
políticos, sindicatos, así como de cualquier persona física o moral que reciba y
ejerza recursos públicos, realice actos de autoridad o de interés público en la
Ciudad de México.
B. Desde un enfoque práctico.
46
Desde el plano práctico la identificación y clasificación de archivos dentro de
cada entidad o dependencia, cobra importancia vital en virtud de que sirve
para:
➢ Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación
producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de
cada área administrativa dentro de la dependencia o entidad.
➢ Ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico que
ocuparán para su conservación, temporal o definitiva, y
➢ Agrupar los elementos que representan su contenido para relacionarlo
de manera lógica con otros documentos de archivo mediante el
lenguaje clasificatorio.
➢ Sistematizar de acuerdo con su origen estructural y funcional los
archivos mediante su Integración, codificación, ordenación,
localización haciendo más sencillo el acceso y control los
documentos de archivo, expedientes que maneja la dependencia.
➢ Facilitar la localización o acceso a la información contenida en el
acervo documental.
➢ Facilitar la localización física de cada documento o expediente
para su eficaz control y manejo.
47
El enfoque práctico está ligado con el jurídico, en virtud de que si se realiza la
tarea practica de unificar los criterios de clasificación archivística o
documental en todas las unidades administrativas estableciendo para cada
una de ellas códigos simplificados que reflejen su estructura orgánica,
entonces las entidades o dependencias logran cumplir con las obligaciones
normativas relativas a la trasparencia y a hacer efectivo el Derecho humano de
acceso a la Información.
Señalen en equipos que criterios de los expuestos se utilizan o en su caso de
utilizarse permitirían identificar, agrupar, sistematizar y codificar los expedientes
en su área, unidad atendiendo a ciertos criterios de identificación.
48
TEMA III. PRINCIPIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL
DE CLASIFICACIÓN
Para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística es necesario tener
un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo, entidad
o dependencia que genera o recibe los documentos de archivo.
En su formulación se deben considerar:
a) Las disposiciones jurídicas y normatividad que establecen las bases para
la organización de documentos en la dependencia o entidad y que se
han estudiado en el tema I del presente manual.
b) Los recursos con que se cuenta.
49
En la elaboración del Cuadro General de clasificación archivística, se debe
tomar como base la estructura archivística del fondo, sección y serie como
niveles básicos, y el método o pasos a seguir para su elaboración se debe
sujetar a los siguientes principios15:
3.1 Delimitación.
El objeto del cuadro es determinar la clasificación del fondo; es decir, de los
documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en
el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad.
3.2 Unicidad.
Los límites temporales y la edad de los documentos no son características
definitorias de la estructura del archivo ni rompen la unidad del fondo. El cuadro
se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia
de su cronología, desde la más antigua hasta la más reciente.
3.3 Estabilidad.
El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o
entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable; así
mismo, debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su
estructura.
15
RAMÍREZ DE LEÓN, José Antonio, Metodología para la organización de sistemas institucionales
de archivos (archivos de trámite, de concentración e históricos), Cuaderno 1, Cuadernos de la
Serie Gestión de Documentos y Administración de Archivos, IFAI-AGN, México. 2011.
50
3.4 Simplificación.
El cuadro debe ser universal y flexible. Para ser adoptado en todos los
supuestos posibles, se establecerán divisiones precisas y necesarias sin tener
que descender a subdivisiones excesivas.
TEMA IV. DESARROLLO DEL CUADRO
GENERAL DE CLASIFICACIÓN.
51
4.1 Etapas para la estructuración del Cuadro General de
Clasificación.
Para estructurar o desarrollar un Cuadro General de Clasificación archivística
se requiere seguir una serie de etapas y procesos básicos que nos servirán
para organizar los documentos con apego a los principios que rigen la
elaboración del Cuadro de Clasificación, para lograrlo se deben seguir las
etapas y aplicando los procesos que se indican a continuación a fin de obtener
categorías de agrupamientos estables, únicas, delimitadas, universales y
flexibles.
Etapas y procesos para desarrollar el Cuadro General de Clasificación.
La Elaboración y desarrollo del Cuadro de Clasificación se desarrolla en dos
etapas16 con sus respectivos procesos:
PRIMERA ETAPA: En esta se establece un modelo de tratamiento de los
documentos de archivo para obtener, mediante los procesos que se indican
categorías de agrupamiento estables, únicas, delimitadas, universales y
flexibles:
a) Proceso de Identificación. Este consiste en identificar los elementos que
apoyen la formulación de categorías de agrupamiento documental
teniendo como base o punto de partida las funciones y tareas que se
realizan en las entidades o dependencias, así, al establecer las
16
Procedimiento para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, Poder Judicial del
Estado de Campeche, disponible en:
http://www.poderjudicialcampeche.gob.mx/transparencia/Archivistica/Archivistica%20Procedimiento
%20para%20elaborar%20el%20Cuadro%20General%20Poder%20Judicial%20Campeche.pdf
52
categorías de agrupamiento debe considerarse:
▪ Identificar aquellas atribuciones y funciones comunes en las
dependencias que integran la Administración Pública de la Ciudad de
México.
▪ Identificar las atribuciones y funciones específicas de cada
dependencia o entidad que corresponden a las atribuciones o funciones
sustantivas que diferencian a una dependencia o entidad con otra.
En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha
relación entre las actividades que son objeto de una acción institucional o
social y los documentos de archivo que sustentan y dan validez al trabajo
institucional.
Los instrumentos normativos que posibilitan este “proceso de identificación”
son los siguientes:
• Ley Orgánica de la Administración Pública de Ciudad de México
• Reglamentos internos o similares
• Manuales de organización y procedimientos
• Catálogos de actividades del Sector Público
• Cuadros de clasificación vigentes en las dependencias o entidades
Los instrumentos enlistados nos ayudan a detectar e identificar cuáles son las
atribuciones y funciones a partir de las cuales se formarán categorías de
agrupamiento documental que integrarán el cuadro de clasificación, en este
proceso de identificación son importantes los reglamentos internos que tienen
las dependencias o entidades; existen además, leyes y sus reglamentos donde
53
se establecen cuáles son las funciones que tienen las dependencias o
entidades.
Del análisis de los instrumentos normativos se debe tener como resultado una
sola lista, sin duplicaciones innecesarias de las categorías de agrupamiento y
que nos aporte una perspectiva general del conjunto de categorías sustantivas
y comunes en las dependencias. El proceso de identificación también incluye
una serie de mecanismos de semejanza e integración entre categorías,
teniendo en cuenta que existe un gran número de tareas comunes a todas las
dependencias o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado, para
el manejo de las categorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de
las que tienen gran similitud e incluso de contenido.
En el proceso de identificación debe tenerse atención especial de no incurrir en:
✓ Identificar por identificar y tener un listado enorme de categorías
de agrupamiento repetidas, que sólo entorpecería su utilización en
otras fases como la jerarquización y la Codificación.
✓ Crear ideas falsas que produzcan mayor dispersión de la
información, o por el contrario, incurrir en una errónea
discriminación.
b) Proceso de Jerarquización. Consiste en el establecimiento de los niveles
de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las
categorías de agrupamiento identificadas, a diferencia de lo que ocurre
en el proceso de identificación en donde las categorías de agrupamiento
54
son objeto de un proceso de descripción y registro en una lista , la
jerarquización de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de
comparación que permita ubicarlas en un contexto general de
ordenación o “relación” que debe distinguir elementos de categorización
diferentes que permitan ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar
que le corresponda a los documentos.
Ejemplo. En la administración pública el cuadro clasificador por objeto de gasto
responde a este principio de jerarquización al establecer las categorías:
Capítulo, concepto y partida para reporte del gasto público.
Mientras que conforme a los Lineamientos el Cuadro general de clasificación
archivística responde a la estructura fondo, sección y serie.
En el proceso de jerarquización el modelo debe dar cabida en forma lógica a
todas nuestras categorías de agrupamiento. Esto se hará a partir de la
utilización de elementos que incorporen características generales de la clase
de acción administrativa” (función-actividad-asunto) en torno al cual sea
posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías
documentales.
c) Proceso de Codificación. La utilidad del código ha de verse como
condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro general de
clasificación archivística, al relacionarse éste con el orden y distribución
de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo anterior
da lugar a la adecuada sistematización y ubicación que hace más
claras las relaciones documentales e interconexiones características de
55
los documentos de archivo.
A la codificación se le interpreta como la clasificación archivística en sí misma,
representación de cifras o símbolos (códigos), se cree que los códigos son la
solución a los problemas de la clasificación.
Se ha insistido en determinar cuál tipo de códigos o símbolos es el más idóneo:
decimal, sectorial, numérico simple, etc. Asignar un código permite sustituir el
nombre propio o título de la categoría de agrupamiento para fines de
abreviatura o identificación, y denotar la importancia del propio código para
sostener y controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento. La
utilidad del código es una condición necesaria para el funcionamiento del
Cuadro general de clasificación archivística, pues el código se relaciona con el
orden y distribución que observan las categorías de agrupamiento dentro del
propio Cuadro y permite su adecuada sistematización y ubicación.
Resulta indispensable que la codificación sea una selección cuidadosa del tipo
de claves o códigos que se utilizarán; es importante que el tipo de codificación
seleccionado sea de fácil manejo, lógico, accesible y aplicable a las categorías
de agrupamiento, así como su utilización para identificar los documentos. La
selección del tipo de codificación más apropiada dependerá, básicamente, de
la forma en que aparecen las categorías de agrupamiento al final de las
etapas de identificación y jerarquización.
56
Ejemplo:
100 Recursos Humanos
101 Nóminas
200 Comunicación Social
300 Recursos Materiales y Obra Púbica
SEGUNDA ETAPA. En esta se llevan a cabo los procesos para la instrumentación
del Cuadro general de clasificación archivística en una dependencia o entidad
y son:
▪ Proceso de Validación.
Se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobación de las
autoridades correspondientes para el Cuadro general de
clasificación archivística, con el objeto de que pueda ser difundido
y aplicado.
▪ Proceso de Formalización.
Atiende a los mecanismos de implantación y su respectiva difusión
en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
▪ Proceso de Supervisión y asesoría.
Es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el
adecuado funcionamiento del Cuadro general de clasificación
archivística, corregir las posibles desviaciones y aclarar las dudas.
▪ Proceso de Capacitación.
Se refiere a las necesidades de especialización en la aplicación de
operaciones y procedimientos del Cuadro General de Clasificación
57
archivística.
4.2 Cuadro General de Clasificación: instrumento técnico-
simplificado y un esquema homogéneo en los archivos de la
institución o dependencia.
El Cuadro General de Clasificación Archivística, como instrumento técnico y
simplificado, permitirá utilizar un esquema de ordenamiento homogéneo en los
archivos de la entidad o dependencia. En este instrumento técnico que refleja
la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad productora de los documentos.
Como se ha señalado la formación de este instrumento técnico permite
sistematizar y organizar lógicamente las funciones y actividades que
propiciaron la creación y recepción de documentos en la dependencia y se
deben considerar los aspectos comentados en los puntos anteriores y
que se indican en la siguiente tabla:
Cuadro General de Clasificación Archivística
Acciones: Representan las funciones por las que
fue creado el organismo, estas acciones se dividen en
Criterios. comunes y sustantivas.
Estructura Orgánica: representa la estructura
jerárquica- organizativa, para el desempeño de sus
funciones.
Asunto o Materia: se basa en los asuntos o materias
que cada uno crea observar, tanto en sus actividades,
como en su organización.
58
Funcional: Reúne la documentación, de acuerdo a las
funciones que vaya generando la institución.
Orgánico: Reúne la documentación, de acuerdo a
La elección del
la estructura orgánica de la institución, reflejando
Sistema de sus servicios, secciones,
Clasificación unidades, entre otras.
Asunto o Materia: La Clasificación por Asunto o Materia:
es la agrupación de los documentos, de acuerdo al
análisis de su contenido, es decir, los asuntos o
materias sobre los que trata.
Fondo: Conjunto de documentos producidos o
recibidos por una institución o persona, en el
transcurso de sus actividades.
Sección: Cada una de las divisiones del fondo,
Estructura
basada en las atribuciones de la institución.
Archivística Serie: La división de la sección, corresponde al
conjunto de documentos, en el desarrollo de una
misma atribución que tratan
sobre un mismo asunto. Se desprenden: la Unidad
Documental
Compuesta (Expediente) y la Unidad
Documental Simple
(Documento).
Delimitación: Clasificar toda la documentación
Principios de generada o recibida por la institución.
Unicidad: Clasificar todos los documentos de archivo,
Elaboración
de acuerdo a su cronología, desde la más antigua
del hasta la más reciente.
Estabilidad: Debe adaptarse y basarse en las
CGCA atribuciones de la entidad, permitiendo el
crecimiento de sus secciones y series, sin romper su
estructura.
Simplificación: Debe ser flexible, que la entidad y el
personal lo entienda y adopte.
Identificación: Consiste en identificar los elementos
Desarrollo del que apoyen la formulación de categorías: Fondo,
CGCA: Tres Sección y sus atribuciones
Jerarquización: Consiste en el establecimiento de
procesos. los niveles de coordinación de las categorías
identificadas por sus Funciones
Comunes o Sustantiva.
Codificación: Consiste en asignarle un código de
referencia, que represente a cada función, que sea
único.
59
Describa como llevaría a cabo los procesos de identificación para
elaborar un cuadro de clasificación archivística en su área de
trabajo.
TEMA V. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA.
60
5.1 Sistemas de clasificación.
La clasificación es el proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura orgánica funcional de la dependencia
o entidad.
El proceso inicia al delimitar la agrupación documental más grande “fondo” y
concluye determinando las más pequeñas series y sub-series documentales
con los tipos documentales que la conforman.
La Circular Uno17 dispone que en cada dependencia se debe adoptar un
sistema de Clasificación Archivística la cual es el proceso mediante el cual se
identifican, agrupan, sistematizan y codifican los expedientes de acuerdo con
su origen estructural y funcional, así cada documento debe acomodarse
siempre con la serie documental o función de la que derive su creación y debe
17
Ver artículos 8, 8.5.6, 8. 5.8 Circular Uno.
61
organizarse de conformidad con el Sistema de Clasificación que se establezca
dentro de cada Dependencia.
Propósitos básicos del sistema de Clasificación.
Un sistema de clasificación archivística debe tener como propósitos básicos,
entre otros, lo siguientes:
a. Sistematizar y estandarizar de acuerdo con su origen estructural y
funcional, la integración, codificación, ordenación, localización,
acceso y control de la documentación archivística, especialmente
de los expedientes como unidad básica de trabajo de la
clasificación.
b. Unificar los criterios de clasificación en todas las unidades
administrativas de una institución, estableciendo para cada una
de ellas códigos sencillos que reflejen su estructura orgánica.
c. Incorporar para cada una de las series documentales que se
producen en las instituciones, un código clasificador que permita
identificarlas y darles un tratamiento sistemático, especialmente a
los expedientes asociados a ellas.
d. Facilitar la ordenación y ubicación topográfica de los acervos
producidos en todas las unidades administrativas de una
institución.
e. Facilitar la localización y acceso a los expedientes por parte de sus
usuarios.
62
La construcción de un sistema de clasificación que logre con eficiencia estos
propósitos es una tarea ardua, que involucra tanto a los archivistas, en su
calidad de administradores de la documentación, como a los productores y
usuarios de la información archivística.
La construcción del sistema refleja la necesidad de estructurar un “plan de
clasificación” en el que se someta a análisis y estudio tanto a las estructuras
institucionales como a sus funciones y a los procesos de producción y
agrupación de documentos.
De conformidad con lo anterior, en el artículo 45 de los Lineamientos Generales
en Materia de Archivos del Distrito Federal aplicables en la Ciudad de México se
establecen los instrumentos de control archivístico para construir un sistema de
clasificación en los entes públicos de la Ciudad de México, entre los que
podemos destacar los siguientes:
Cuadro General de Clasificación.
Es un instrumento que describe sistemáticamente la información documental
asociada a las diversas unidades administrativas de cualquier institución, de
conformidad con las funciones o atribuciones genéricas que por mandato legal
o administrativo se les ha asignado a cada una de ellas. El Cuadro de
Clasificación está compuesto por una Tabla de Determinantes de Oficina (TDO)
y un Catálogo de Series Documentales (CSD).
Tabla de Determinantes de Oficina
63
Es el listado de las estructuras orgánicas de una institución (unidades
administrativas, áreas, oficinas) a cada una de las cuales se les asigna un
código o clave de identificación dentro del proceso clasificatorio
Tabla de Determinantes de Oficina.
Unidades administrativas Código Áreas Co
unidades código Áreas código
administrativas
Oficina Superior
Secretaría Particular 01
02 Asistente 02.1
Dirección General 0.3 Dirección de lo 03.1
Jurídica Contencioso
Dirección de 03.2
Convenios
Dirección General de 0.4 Dirección de 04.1
Recursos Humanos Prestaciones
Catálogo de Series Documentales.
Es un listado de las funciones o atribuciones genéricas que se les asignan a las
Unidades Administrativas, a cada una de las cuales se les asigna también un
código o clave que las identifica como parte del proceso clasificatorio.
Series descripción código
Expedientes resultantes de los
Adquisiciones distintos tipos de adjudicación 01
realizados
Demanda, informes, audiencias,
Amparos actuaciones, sentencia y recursos 02
Cédulas de asesoría a los
Asesorías ciudadanos y otras autoridades 03
Cursos impartidos al interior de la
Capacitación institución y los que se asiste fuera de 04
ella
Comité de Control y Minutas y calendario de sesiones,
Evaluación acuerdos, carpetas 05
Carpetas con minutas, calendarios de
Consejo de Gobierno sesiones y seguimiento de acuerdos 06
64
El cuadro de clasificación archivística.
El Cuadro de Clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura de
un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o
entidad, constituye la consumación del proceso de la clasificación.
A este instrumento debe acompañarse un instructivo o manual de clasificación,
en el que se establezcan:
a. Los objetivos y las políticas de clasificación,
b. Las instrucciones de uso del cuadro en el proceso clasificatorio,
c. Ejemplos de clasificación que puedan auxiliar al Archivista en la
ejecución de esta tarea.
Parte importante del proceso de clasificación lo constituye la correcta
identificación del asunto que se está clasificando, y su asociación con la
función genérica con la que dicho asunto se encuentra relacionado, es decir, la
función a partir de la cual se produce un expediente en forma específica.
Adicionalmente a cada expediente, en tanto unidad básica de la clasificación,
deberá asignársele el número consecutivo que le corresponde dentro de la
serie a la que pertenece y el año de apertura del propio expediente.
Cinco datos mínimos básicos que deben registrarse en cada expediente al
clasificar.
65
Los siguientes cinco datos mínimos básicos deben registrarse en cada
expediente que se clasifique en todos los archivos de un sistema institucional
(en su carátula o lomo y bajo estándares de diseño):
✓ Código o clave de la unidad administrativa o área productora del
expediente.
✓ Código de la serie a la que pertenece el expediente que se clasifica.
✓ Título del tema, asunto o materia a la que se refiere el expediente.
✓ Número consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que
pertenece.
✓ Año de apertura y, en su caso, cierre del expediente
A los datos básicos de clasificación descritos arriba, el Artículo 36 de los
Lineamientos Generales en Materia de Archivos del Distrito Federal agrega
datos adicionales que se relacionan con los plazos de conservación asignados
por la valoración documental, y con los datos que permitan conocer las
condiciones de acceso asociada a los expedientes clasificados. Esto es, su
carácter restringido o público en concordancia con la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública.
Utilizando tanto el cuadro de clasificación (tabla de determinantes de oficina,
catálogo de series documentales e instructivo correspondiente) los expedientes
pueden quedar cabalmente clasificados, esto es, identificados, agrupados y
sistematizados.
Métodos más comunes de ordenación en el sistema de clasificación.
66
Para complementar el sistema de clasificación, a la codificación que se les ha
asignado a los expedientes debe agregarse el método de ordenación que
mejor convenga para la guarda y localización eficaz de la información
archivística.
• Numérico Cronológico •mixtos
• Alfabético • Estructural
• Alfanumérico. • Funcional
El método de ordenación que decida utilizarse para la ubicación de los
expedientes en el depósito del archivo dependerá del criterio que mejor
convenga al archivista, pudiendo utilizar para ello cualquiera de los elementos
del código clasificador.
Por ejemplo, si se decidiera por el método numérico consecutivo, el archivista
tendría que tomar como referencia el número del expediente clasificado, si, por
el contrario, el archivista decidiera ordenar sus expedientes siguiendo un orden
alfabético, tendría que tomar como referencia el título del asunto del
expediente.
67
4
Código clasificador 03.1/02 sedesa vs Juan Pérez/01–2008.
1. Logotipo de la institución. 2. Datos identificadores del expediente de
conformidad con la Transparencia. 3. Datos de valoración y disposición
documental, de conformidad con el catálogo de disposición documental
de la institución 4.Código clasificador que corresponde al expediente en
el que: 03.1 identifica al área productora del expediente/ 02 a la serie
documental a la que pertenece Sedesa vs. Pérez Juan, refiere el asunto
que contiene el expediente y 01 – 2008, corresponde con el número
consecutivo asignado al expediente dentro de la serie y el año de
apertura del mismo.
Si el archivista decidiera utilizar una ordenación funcional, entonces tendría que
tomar como referencia el número 02, como en el ejemplo que se muestra,
señalando que el 02 corresponde a la función genérica o serie “Amparos”, de
acuerdo con el cuadro de clasificación, y así sucesivamente.
68
Otro Ejemplo de clasificación18
Esquema de clasificación.
18
Esquema de clasificación, Hospital Infantil De México Federico Gómez, Instituto Nacional de
Salud, Secretaria Lde Salud, México febrero 2015.
69
La clasificación y ordenación de los expedientes debe completarse también
identificando la ubicación topográfica del acervo, esto es, al mobiliario y
espacios en los que se resguarda la documentación, estableciendo un criterio
de ordenación preciso que convencionalmente implica ubicar los expedientes
de izquierda a derecha y de arriba a abajo en el mobiliario usado, colocando
etiquetas de identificación en los diversos niveles del mismo.
5.2 Análisis institucional.
La construcción de un sistema de clasificación archivística implica un serio
análisis institucional y documental que tendrá un fuerte impacto en la
institución que lo desarrolle. Se trata de una actividad compleja en la que
deben intervenir archivistas y administradores, a quienes corresponde
establecer el plan de clasificación en el que tiene que preverse desde el diseño
del sistema hasta su implantación, proceso que resulta aún mucho más difícil,
por lo que debe ser resultado del consenso para su correcta aplicación.
El plan de clasificación archivística implica realizar un análisis cuidadoso, es
decir se debe emprender un estudio de campo para detectar las necesidades
de la dependencia o entidad, pues como se ha dicho en el punto anterior el
sistema de clasificación tiene entre otros propósitos ″facilitar la ordenación y
ubicación topográfica de los acervos producidos en todas las unidades
administrativas de una institución"
En consecuencia se debe hacer análisis de la información que se maneja en la
dependencia de manera conjunta con un estudio de la normatividad que
sustenta las funciones de la dependencia o institución y la forma en que ésta
70
documenta dichas funciones: normas, políticas, procedimientos, legislación,
reglamentos internos, manuales de organización.
Un sistema de clasificación archivística, por tanto, tiene elementos que
interactúan, como en todo sistema, y su fin común se relaciona con la
identificación, agrupación y sistematización de la información documental a
partir de la primera fase del ciclo vital, permitiendo su recuperación y
localización eficiente, mediante el establecimiento y uso de códigos simples,
dentro de los sistemas institucionales de archivos
Una vez diseñado e implantado, el sistema de clasificación debe someterse a
actualizaciones y mejoras constantes, debido a los frecuentes cambios
estructurales y funcionales de las instituciones públicas. Conviene enfatizar que
una vez diseñado e implantado el sistema de clasificación archivística, su uso
deberá hacerse a partir del momento de su formalización institucional y en
adelante.
Por ningún motivo deberá reclasificarse la documentación archivística que se
tenga antes de la puesta en marcha de un nuevo sistema de clasificación, pues
eso estaría rompiendo con uno de los principios fundamentales de la
archivística: el principio de procedencia y orden original, el cual es vital
observar al establecer un sistema de clasificación y consiste en que:
71
Principio de procedencia. Los documentos deben conservarse
inviolablemente dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenecen.
Principio del orden original: La ordenación interna de un fondo
documental debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su
servicio activo.
Este principio de procedencia si se aplica, facilita la Clasificación, organización
y descripción de los archivos, La procedencia y el orden original nos dan
información acerca de un grupo de documentos que no está plasmada en los
documentos que provienen de otras dependencias y que es esencial para
poder interpretarlos, por esta razón estos dos principios son fundamentales
para estructurar el sistema de clasificación.19
5.3 identificar las funciones.
Como se ha señalado para es de vital importancia identificar una serie de
actos denominados funciones sustantivas y comunes, este proceso de
identificación se hace con base en las facultades, atribuciones y
responsabilidades de la entidad o dependencia que se pueden encontrar en
los instrumentos normativos como son: Ley Orgánica de la Administración
Pública de Ciudad de México, los Reglamentos internos o similares, los
Manuales de organización y procedimientos, Catálogos de actividades del
19
NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. España: Ediciones Trea,
S.L., 1999, p 26.
72
Sector Público incluso en los Cuadros de clasificación que están vigentes en las
dependencias o entidades.
Estos nos sirven para identificar cuáles son las atribuciones y funciones a partir
de las cuales se formarán categorías de agrupamiento documental que
integrarán el cuadro de clasificación.
5.4 identificación de funciones sustantivas y comunes.
Para realizar esta identificación se debe considerar e identificar las atribuciones
y funciones comunes en las dependencias que integran la Administración
Pública de la Ciudad de México, con la finalidad de detectar cuáles son las
funciones específicas o sustantivas de cada dependencia que diferencian a
una dependencia o entidad con otra.
Las Funciones Comunes.
Son aquellas acciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para el
ejercicio de las competencias de cualquier entidad.
Por ejemplo todas las dependencias de la Administración Publica de la Ciudad
de México tienen las siguientes funciones comunes:
✓ Área de asuntos jurídicos
✓ Área de recursos humanos
✓ Área de recursos financieros.
Funciones Sustantivas.
73
Estas son las que desarrollan la misión de la entidad y constituyen su razón de
ser, haciéndola diferente de cualquier otra entidad o dependencia.
Las dependencias que integran parte de la Administración pública de la Ciudad
desempeñan tareas o funciones genéricas o comunes, pero tienen otras muy
específicas a que las distinguen.
Por ejemplo la secretaria de educación y salud realizan funciones distintas
para promover la primera educación, becas, innovación de tecnologías para
el aprendizaje; y en el caso de la segunda, salud, vigilancia epidemiológica,
trasplantes, transfusión sanguínea, bioética, entre otras.
Ejemplo de identificación de funciones comunes y sustantivas.
FONDO: HOSPITAL INFANTIL DE MEXICO
CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SECCIÓN
DOCUMENTAL DOCUMENTAL
FUNCIONES COMUNES. FUNCIONES
SUSTANTIVAS.
1 LEGISLACIÓN 1S ENSEÑANZA Y DESARROLLO
C ACADÉMICO
2 ASUNTOS JURÍDICOS 2 INVESTIGACIÓN
C S
3 PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN 3 ATENCIÓN MÉDICA
C Y S
PRESUPUESTACIÓN
4 RECURSOS HUMANOS
C
74
5 RECURSOS FINANCIEROS
C
6 RECURSOS MATERIALES Y OBRA
C PÚBLICA
7 SERVICIOS GENERALES
C
8 TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA
C INFORMACIÓN
9 COMUNICACIÓN SOCIAL
C
10 CONTROL DE AUDITORIA DE
C ACTIVIDADES
PUBLICAS
11 PLANEACIÓN, INFORMACIÓN ,
C EVALUACIÓN Y
POLÍTICAS
12 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
C INFORMACIÓN
TEMA VI. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA (EJEMPLO)
75
6.1 Revisión de un Cuadro general de clasificación archivística.
La intención del Cuadro General de Clasificación, es proporcionar una base,
una guía que brinde un servicio que satisfaga las necesidades de cualquier
persona; utilizado como un instrumento para controlar y sistematizar el acervo.
Representa también, una fuente de información ideal para registrar la
documentación producida o recabada; puede ser detallado sobre
cualquier tema, dato, persona o entidad y permite tener un uso rápido y un
manejo fácil.
Se puede observar que la magnitud de esta herramienta, consolida a la
clasificación como un elemento de conservación y arreglo de la
documentación, “importante por necesaria por eficaz y obligada por justa.
Una buena Clasificación y una oportuna Ordenación suponen la mínima
aspiración de todo archivo. Es la Clasificación una labor archivística que puede
ser compleja y comprometida que no se debe eludir y siempre necesaria.
76
A continuación revisemos los siguientes cuadros de clasificación para
identificar de manera visual los elementos hasta ahora comentados.
HOSPITAL INFANTIL DE MÉXICO
Fondo
Código SECCIÓN Y SERIES DOCUMENTALES
1C LEGISLACIÓN
Sección
1C.1 Disposiciones legales en la materia
Series
1C.2 Programas y proyectos en materia de legislación
2C ASUNTOS JURÍDICOS
2C.1 Disposiciones en materia de asuntos jurídicos
2C.2 Programas y proyectos en materia de asuntos
jurídicos
1S ENSEÑANZA Y DESARROLLO ACADÉMICO
1S.1 Alianza Médica para la Salud
1S.2 Enseñanza.
77
Es importante mencionar que en el establecimiento de la jerarquización
documental (fondo, sección, serie y subserie) se tomaron en cuenta las
atribuciones y funciones comunes y sustantivas del Instituto Nacional de Salud,
para luego identificar las sustantivas que tiene el Hospital.
Las Secciones a su vez están diferenciadas en:
▪ Secciones Comunes, identificadas con un número consecutivo y la
letra “C”
▪ Secciones Sustantivas, identificadas con un número consecutivo
y la letra “S”.
Con esta codificación se pretende lograr una adecuada ubicación de los
expedientes dentro de los archivos.
CUADRO DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA.
Fondo
78
En equipo de dos o tres integrantes por escrito identifiquen las funciones
sustantivas y comunes en su dependencia que sirven de base para el cuadro
de clasificación archivística.
79
TEMA VII SEGMENTO ALINEADO AL PROGRAMA DE DERECHOS
HUMANOS.
7.1 Características de los derechos humanos.20
Los derechos humanos son el conjunto de prerrogativas inherentes o adheridos
a la naturaleza de la persona humana y cuya realización efectiva resulta
indispensable para el desarrollo integral del ser humano que vive en una
sociedad jurídicamente organizada, son aquellos derechos que tiene cada
hombre o mujer por el simple hecho de serlo, y se encuentran reconocidos en
nuestra Constitución Política mexicana, así como en diversos tratados
internacionales y leyes, que les reconocen determinadas características o
rasgos distintivos:
20
Amnistía Internacional, consultable en http://www.amnistiacatalunya.org/edu/es/historia/dh
80
a. Necesarios: porque sin ellos las personas no pueden vivir
dignamente como seres humanos.
b. Universales: porque todos sus beneficiarios son los seres humanos,
independientemente de su sexo, edad, posición social, económica,
política o religiosa.
c. Preexistentes: porque han surgido con la anterioridad a las
constituciones y leyes, aparecen con la persona y no son creados
por actos de autoridad.
d. Limitados: porque en su ejercicio solamente se puede llegar hasta
donde comienzan los derechos de los demás, los justos intereses
de la comunidad y la convivencia social.
e. Inalienables o Irrenunciables. Los derechos humanos no se pueden
negociar, prestar o renunciar a ellos por voluntad propia o ajena.
f. Intransferibles, nadie más que el propio titular puede valerse de
ellos.
g. Imprescriptibles. Están vigentes durante toda la vida del titular no
tienen fecha de caducidad por ningún motivo.
h. Indivisibles. Ningún derecho puede disfrutarse a costa de otro
derecho, no puede prescindirse de ninguno.
Estas distintas características en ocasiones son discutidas, empezando por la
universalidad: algunos argumentan que los derechos humanos se deben
interpretar dentro de las distintas culturas, de forma que estas pueden matizar
o adaptar los principios contenidos en la Declaración Universal, así los derechos
81
humanos variarían en función de los contextos culturales, esta postura es
conocida como relativismo cultural.21
Un ejemplo más claro relativismo cultural que niega la Universalidad de los
derechos humanos los vemos en los países islámicos que defienden la
necesidad de que los derechos humanos no entren en contradicción con la Ley
Islámica, así cuando se aprobó la Declaración Universal de los Derechos
Humanos en 1948 Arabia Saudita se abstuvo en la votación, ya había
manifestado sus discrepancias a causa de las dificultades de armonizar el
texto que se estaba aprobando con los principios de la Ley Islámica.
Dos años después de que terminó la revolución iraní en 1981, el nuevo
representante de Irán en las Naciones Unidas afirmó que la Declaración
Universal era fruto de la tradición occidental judeocristiana, y que en caso de
discrepancia y de tener que escoger entre la Declaración Universal y la Ley
Islámica, Irán elegiría siempre la segunda.
21
Es la actitud o punto de vista, por el que se analiza el mundo de acuerdo con los parámetros
propios de cada cultura, su filosofía o forma de ver el mundo, defiende la validez y riqueza de todo
sistema cultural negando cualquier valoración absolutista moral o ética que se exponga.
82
La realidad es que los particularismos culturales se suelen utilizar para justificar
la existencia de sistemas opresivos por parte de los respectivos gobiernos o de
las jerarquías religiosas dominantes y no suelen ser compartidos por las
personas que se encuentran sujetas a estos, más si estas han tenido acceso a
la información y a la educación. Éste es precisamente uno de los motivos por el
que las Naciones Unidas defienden la universalidad del derecho a la educación
y a la información, en la misma medida que algunos gobiernos defensores del
relativismo cultural, que de manera muy sospechosa, lo restringen.
También se presentan objeciones al principio de indivisibilidad de los derechos
humanos, argumentando que algunos derechos son prioritarios respecto de
otros; la necesaria indivisibilidad de los distintos derechos es evidente: las
personas no pueden mejorar sus derechos económicos, sociales y culturales
sin espacio y libertad política, y por otro lado, las libertades políticas, si no se
acompañan de un desarrollo económico y social, no siempre benefician en la
práctica a los más necesitados.
83
A las características de los derechos humanos finalmente hay que añadir
la inderogabilidad de los derechos, de la cual no es considerada como
absoluta en algunos estados o comunidades regionales y nacionales
sostienen que la inderogabilidad no afecta por igual a todos los derechos, y así
en determinadas circunstancias, de forma excepcional se permite que los
Estados puedan derogar algunos derechos, otros han de ser respetados
siempre, sin excepción alguna, como el derecho a la vida, a no ser esclavizado
o a no ser torturado, a no recibir tratos o penas crueles, inhumanos o
degradantes y a la no discriminación por motivos de raza, religión, origen social
o de cualquier otra índole.
7.2 El derecho a ser tratado con respeto y dignidad22.
Cuando se habla de la dignidad que debe ser reconocida al ser humano, se
está haciendo referencia al valor que se asigna a las personas por el hecho de
serlo y, por tanto, al respeto que merecen. Considerar la dignidad como un
atributo inherente al ser humano.
La palabra dignidad proviene del latín “dignus” “valioso, merecedor de” Todos
los seres humanos tienen igual de dignidad, no existen diferencias que
permitan considerar a unos superiores a los otros, Kant señaló que los seres
humanos no deben ser tratados nunca como medios, sino como fines en sí
mismos, esto quiere decir que un ser humano no puede nunca convertir a otro
en un mero instrumento al servicio de sus particulares objetivos. Si lo hiciera,
estaría mermando su dignidad, esta es una cualidad que hace a un ser
merecedor de tener derechos, se puede afirmar que: “los seres humanos
pueden ser titulares de derechos porque tienen dignidad.”
22
Estévez, José Antonio http://www.amnistiacatalunya.org/edu/2/dh/dh-der-dignidad-estevez.html
84
La dignidad es considerada como el «derecho a tener derechos» que todo ser
humano posee, así lo reconoció en 1948 la Comisión de Derechos Humanos de
la Organización de las Naciones Unidas, en la redacción de la Declaración
Universal de los Derechos Humanos], misma que hoy es un documento de
interés internacional, puesto que varios Estados, incluido México se han
adherido a ella. Esta Declaración Universal en su preámbulo fundamenta todos
los derechos humanos en “la consideración ética de que el Estado, la sociedad
y los particulares están obligados a respetar a los demás, su dignidad como
personas”
De esta forma, la dignidad humana se eleva a mandato ético-jurídico del cual
se derivan distintos valores, los cuales serían tutelados por los Derechos
Humanos; así la primera enunciación a la dignidad se estipula en su
Preámbulo, señalando que:
“[…] la libertad, la justicia y la paz en el mundo tienen como base el
reconocimiento de la dignidad intrínseca y de los derechos iguales e
inalienables […]”.
Los derechos protegidos por la Declaración son, entre otros, el reconocimiento
de la igualdad en dignidad, pues se afirma en su artículo 1 que:
85
“todos los seres humanos nacen libres e iguales en dignidad y derechos,
dotados como están de razón y conciencia, deben comportase fraternalmente
los unos y los otros”.
Con apoyo en el artículo anterior, de la dignidad humana se desprenden otros
valores inherentes al individuo y que la Comunidad Internacional ha
reconocido como son: los derechos económicos, sociales y culturales, los
civiles y políticos.
7.3 El derecho a tener opiniones y expresarlas.
La libertad de expresión es un derecho fundamental o un derecho humano,
consagrado en el artículo 19 de la Declaración Universal de los Derechos
Humanos de 1948. Las constituciones de los sistemas democráticos también lo
reconocen, por lo menos en texto, pues en la práctica en diversas comunidades
estatales existe opresión al ejercicio de esta libertad, sobre todo en lo tocante a
la libertad de expresión a través de la expresión en la prensa o medios de
comunicación periodística como en el caso de México donde son continuas las
amenazas, intimidación y crímenes contra los comunicadores, situación que es
de conocimiento internacional y se ha calificado a México como el país más
peligroso para trasmitir, expresar o comunicar, pues transgrede de con estas
conductas la libertad de expresión, la cual es definida en La Declaración
Universal de Derechos Humanos como un medio para exponer las ideas:
86
“Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión;
este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de
investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación
de fronteras, por cualquier medio de expresión.”
Tres de los cinco numerales del artículo 13 de la Convención Americana de
Derechos Humanos (1969) protegen también este derecho:
1. Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento y de expresión.
Este derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e
ideas de toda índole, sin consideración de fronteras, ya sea oralmente, por
escrito o en forma impresa o artística, o por cualquier otro procedimiento de su
elección.
2. El ejercicio del derecho previsto en el inciso precedente no puede estar sujeto
a previa censura, solo a responsabilidades, que deben estar expresamente
fijadas por la ley y ser necesarias para asegurar:
a) El respeto a los derechos o a la reputación de los demás;
b) La protección de la seguridad nacional, el orden público o la salud o
la moral públicas.
87
3. No se puede restringir el derecho de expresión por vías o medios indirectos,
tales como el abuso de controles oficiales o particulares de papel para
periódicos, de frecuencias radioeléctricas o de enseres y aparatos usados en la
difusión de información, o por cualquier otro medio encaminado a impedir la
comunicación y la circulación de ideas y opiniones.
En 1985 la Corte Interamericana de Derechos Humanos, en una opinión
consultiva, declaró que “el derecho a la libertad de expresión es la piedra
angular de la democracia y uno de sus tres pilares básicos, junto con las
elecciones libres y un Poder Judicial independiente”.
7.4 El derecho al descanso y disfrute del tiempo libre.
El Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, en su
precepto 7, establece:
“Los Estados partes en el presente Pacto reconocen el derecho de toda
persona al goce de condiciones de trabajo equitativas y satisfactorias que le
aseguren en especial: (...) d) El descanso, el disfrute del tiempo libre, la
limitación razonable de las horas de trabajo y las vacaciones periódicas
pagadas, así como la remuneración de los días festivos.”
Este precepto nos permite afirmar que el disfrute del tiempo libre es una
cuestión que reviste de una gran importancia dado su papel preponderante en
el desarrollo armónico y completo de las personas. Es necesario que
reivindiquemos un tiempo para nosotros mismos, para nuestro descanso, para
88
hacer lo que nos gusta, para sentirnos bien, para participar del servicio y
construcción de otros o para ser nosotros mismos los creadores.
Debemos recordar que cultura no es sólo lo que el hombre sabe, sino lo que el
hombre hace Lamentablemente, los valores que impregnan a esta sociedad de
finales, del siglo 20 y principios del siglo 21, como el del materialismo han
transformado radicalmente nuestra visión del ser humano y del tiempo.23
7.5 El derecho a participar en el gobierno de su país.
La Declaración Universal De Derechos Humanos en su artículo 21 dispone que:
➢ Toda persona tiene derecho a participar en el gobierno de su país,
directamente o por medio de representantes libremente escogidos.
➢ Toda persona tiene el derecho de acceso, en condiciones de igualdad, a
las funciones públicas de su país.
La voluntad del pueblo es la base de la autoridad del poder público; esta
voluntad se expresará mediante elecciones auténticas que habrán de
celebrarse periódicamente, por sufragio universal e igual y por voto secreto u
23
OSORNO ZARCO, Miguel Ángel, “El derecho al tiempo libre, Comisión De los Derechos
Humanos del Estado de México, consultable en
http://historico.juridicas.unam.mx/publica/librev/rev/derhum/cont/52/pr/pr32.pdf.
89
otro procedimiento equivalente que garantice la libertad del voto.
Aun cuando existe esta libertad, existen estados que no reconocen tal derecho
a sus ciudadanos como el caso de Pakistán donde en 2015 arrestaron a miles
de abogados, periodistas, defensores de derechos humanos y activistas
políticos por exigir democracia, el imperio de la ley y un poder judicial
independiente; o en Zimbabwe donde el gobierno arrestó a cientos de
defensores de derechos humanos y miembros del principal partido de la
oposición, el Movimiento para el Cambio Democrático (MCD) solo por
participar en reuniones pacíficas para promover el derecho a la
participación ciudadana.24
24
http://www.humanrights.com/es_ES/what-are-human-rights/violations-of-human-rights/article-
3.html
90
BIBLIOGRAFÍA.
• CRUZ MUNDET, José Ramón, Manual de archivística, 3a edición., Ediciones
Pirámide, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, Madrid, 1999.
• Cuadro general de clasificación archivística y catálogo de disposición
documental del
• INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR
RURAL, A. C., México noviembre 2012, disponible en:
http://www.inca.gob.mx/webfiles/normateca/CGC_CADIDO_Definitivo.pd
• OSORNO ZARCO, Miguel Ángel, “El derecho al tiempo libre, Comisión De los
Derechos Humanos del Estado de México, consultable en
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