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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

UNIDAD 1:
MARCO DE REFERENCIA DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Componente temático Contratación Estatal

Subdirección Académica

Claudia Marcela Franco

Directora Nacional (E)

Fernando Augusto Medina

Subdirector Académico

Helga Paola Pacheco R.

Jefe de Capacitación

Javier Augusto Mayor

Autor

Diseño de portada: Luis Rodríguez

Diagramación: Jorge Laverde

Corrección de estilo: Siloe Bravo

Última versión Octubre de 2016

ISBN: 978-958-609-005-6

Contenidos producidos en el marco del contrato interadministrativo 273 celebrado

entre la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

CONTENIDO

UNIDAD DIDÁCTICA 7. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL................................................................................................................ 4

RESUMEN.................................................................................................................................................................................. 4
Competencia específica de la unidad didáctica........................................................................................................................ 5
CONTENIDOS DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 7. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL............................................................................... 5
TEMA 1. REFERENTES CONCEPTUALES................................................................................................................................. 5
REFERENCIAS.......................................................................................................................................................................... 38
GLOSARIO............................................................................................................................................................................... 40

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

1. UNIDAD DIDÁCTICA 1: MARCO DE REFERENCIA DE LA propósito fundamental de establecer grupos y categorías,

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL de conformidad con la estructura orgánica y/o funcional
de las organizaciones, en cumplimiento de los principios
2. RESUMEN archivísticos de procedencia y orden original.

El proceso de organización de los documentos producidos
y/o recibidos por las organizaciones públicas, las empresas
privadas y las organizaciones sociales y/o comunitarias,
como resultado del cumplimiento de las funciones y la
realización de los procesos y procedimientos, en virtud de
competencias o atribuciones legales, está determinado por
tres (3) operaciones archivísticas fundamentales, a saber: la
clasificación, la ordenación y la descripción.
En este orden de ideas, resulta de especial relevancia
señalar que la Clasificación Documental es la operación
archivística que reviste mayor importancia, teniendo en
cuenta que posibilita la separación y/o agrupamiento de los
documentos producidos y/o recibidos en un fondo, con el
En la presente Unidad Didáctica se abordan los referentes
normativos y teóricos de la operación archivística de la
Clasificación Documental, posibilitando la comprensión y
valoración de su importancia como elementos esenciales
para garantizar el cumplimiento de los principios
constitucionales de moralidad y eficiencia que orientan
la función administrativa, y los principios de racionalidad
y eficiencia que orientan la gestión y administración de
documentos.
Palabras clave: Clasificación documental, agrupaciones
documentales, fondo documental, subfondo o sección
documental, serie documental, expediente o unidad
documental compuesta.

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

3. COMPETENCIA y RÚBRICA DE EVALUACIÓN DE LA de garantizar la creación, organización, preservación y

UNIDAD DIDÁCTICA
Conoce los referentes normativos y teóricos de la
Clasificación Documental para aplicarlos en el proceso
de organización de los documentos producidos
y/o recibidos por las entidades públicas, empresas
privadas y organizaciones sociales y/o comunitarias,
contribuyendo al desarrollo, posicionamiento y
fortalecimiento de una gestión administrativa orientada
hacia la transparencia y la democratización de la
información.
control de los archivos, trasciende la conservación física
de los documentos, y promueve su apropiación, consulta
e investigación como herramientas de generación de
conocimiento; en tercer lugar, de la importancia que tienen
los archivos y documentos como elementos del patrimonio
cultural y referentes de la identidad nacional, tal como lo
muestran la figura1 y la tabla 1, la gestión documental se
encuentra fundamentada en diferentes fuentes de carácter
normativo:
Figura 1. Referentes Normativos

CONTENIDOS DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 1. MARCO DE

REFERENCIA DE LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

TEMA 1. MARCO NORMATIVO

La operación archivística de la Clasificación Documental,

parte del reconocimiento y la significación, en primer
lugar, del objetivo esencial que cumplen los archivos Fuente: Elaboración propia.
con el propósito de garantizar la disposición organizada
de los documentos para institucionalizar las decisiones
administrativas e instrumentalizar la gestión administrativa,
política, económica, social y cultural del Estado; en segundo
lugar, de la obligación que cumple el Estado con el propósito

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Marco de referencia de la clasificación documental

Tabla 1. Referentes Normativos

Norma Descriptor / Contenido

Artículo 20: Derecho a La Información / Artículo 70: Acceso a la Cultura /

Constitución Política
Artículo 72: Patrimonio Cultural de la Nación / Artículo 74: Acceso a los
de Colombia
Documentos Públicos.

Organización y Fortalecimiento de los Archivos del Orden Nacional

Ley 80 de 1989
Departamental, Municipal y Distrital.

TEMA 1. Artículo 4: Principios de la Función Archivística / Artículo 7 - Artículo

MARCO NORMATIVO 10: Categorización de los Archivos / Artículo 11: Obligatoriedad de
Ley 594 de 2000
Conformación de los Archivos Públicos / Artículo 23: Formación de
Archivos / Artículo 27: Acceso y Consulta de los Documentos.

Decreto 2578 de
Sistema Nacional de Archivos / Red Nacional de Archivos.
2012
Decreto 2609 de
Artículo 9: Procesos de la Gestión Documental.
2012
Criterios básicos de clasificación, ordenación y descripción de archivos en
Acuerdo 05 de 2013
las entidades públicas y entidades privadas (funciones públicas).

Fuente: Elaboración propia.

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TEMA 2. MARCO TEÓRICO
De acuerdo con la Real Academia Española (2017), la palabra
clasificar, etimológicamente proviene de la expresión latina
classificare, adicionalmente, el Gobierno de España (s.f.)
explica que esta se deriva igualmente de las locuciones
latinas classis (sustantivo), cuyo significado es clase y ficar
(verbo) que significa hacer.
Complementando lo anterior, es importante mencionar que
la Real Academia Española (2014) y la filóloga y lexicógrafa
María Juana Moliner Ruíz (1988), plantean definiciones
que coinciden en señalar que clasificar es dividir, ordenar
TEMA 1. o disponer un conjunto de cosas en clases, entendiendo
MARCO NORMATIVO por clases las agrupaciones o divisiones que resultan de
repartir los elementos de un conjunto, siendo posible
identificar y establecer criterios o categorías de unión o
separación teniendo en cuenta las características comunes o
características diferenciales de los elementos (ver figura 2).
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental
Figura 2. Proceso de Clasificación
Fuente: Elaboración propia.
En este orden de ideas, resulta posible señalar que la
palabra clasificación tiene una connotación bastante amplia
que no solamente se encuentra relacionada con la gestión
de los documentos y archivos producidos y/o recibidos
por las organizaciones, sino con diferentes escenarios de
conocimiento, entendiendo que se trata esencialmente de
un proceso que tiene como propósito la identificación, el
agrupamiento y la ordenación de los elementos individuales
de una población o universo determinado en agrupaciones,
clases o categorías, partiendo de la identificación,
reconocimiento y significación de sus características y
diferencias.
Complementando lo anterior, es importante señalar que de
acuerdo con el Diccionario de la Real Academia Española
(2014), clasificación es la acción y efecto de clasificar, hecho
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

que supone la realización de una operación de carácter Figura 4. Proceso de Clasificación: Características /
intelectual con el propósito fundamental de garantizar la Diferencias
disposición de cualquier elemento individual de acuerdo con
un esquema de agrupamiento u ordenación determinado.

Desde esta perspectiva se puede inferir que todos los

objetos, tal como es posible observar a continuación,
son susceptibles de ubicarse dentro de un grupo, clase o
categoría en razón de sus características y diferencias, esto
se hace comprensible a través de las figuras 3 y 4:

Figura 3. Proceso de Clasificación

Fuente: Elaboración propia.
TEMA 1.
MARCO NORMATIVO Ahora bien, cuando el concepto de clasificación es analizado
e interpretado desde la perspectiva de la gestión de los
documentos y archivos producidos y/o recibidos por
las organizaciones, el término utilizado es clasificación
documental.

Es importante mencionar que la operación archivística

de la clasificación documental, ha sido considerada y
valorada tradicionalmente como la columna vertebral o el
cimiento de los sistemas de organización y administración
de documentos, teniendo en cuenta que posibilita, en
primer lugar, analizar la información documental producida
y/o recibida por las organizaciones en el cumplimiento de
Fuente: Elaboración propia.
las atribuciones y responsabilidades asignadas legalmente;

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL


en segundo lugar, permite estructurar conceptualmente la
documentación en un sistema de carácter objetivo y estable
de clases y categorías.
De igual manera, es necesario mencionar que aunque la
importancia que tiene la clasificación documental como
fundamento teórico del campo disciplinar de la archivística
es inobjetable, reconocida y valorada como una operación
archivística neurálgica del proceso de organización de
documentos, en ciertas ocasiones, como resultado de
la inexistencia de univocidad lingüística y normatividad
regulatoria universalmente reconocida y aceptada, de
acuerdo con María Teresa Cabré (1993) se presentan
TEMA 1. confusiones de naturaleza terminológica entre la gestión
MARCO NORMATIVO documental con la organización documental y la ordenación
documental, suscitando polémicos y significativos debates
de naturaleza teórica y conceptual, cuyo abordaje resulta
importante conocer, analizar y comprender, como condición
sine qua non de entendimiento del tema, tal como lo
expresan, entre otros autores, Antonia Heredia Herrera
(1991) y Ángel Montejo Uriol (1997):
[…] Resulta un tanto extraña la persistencia en la
confusión de ambos conceptos, cuando de hecho
en cualquier ámbito, clasificación y ordenación no
admiten igualdad de significados. La clasificación
siempre supone establecimiento de clases, de familias,
agrupadas estructural o jerárquicamente dentro de un
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental
conjunto. La ordenación es simplemente alineamiento
dentro de cada subconjunto. Son conceptos que
revisten dichas notas tanto si lo aplicamos a cualquier
manifestación social o material, a las bibliotecas o a
los archivos. En un ejército, se agrupa por divisiones,
compañías o centurias y se ordena a los componentes
de cada una de ellas por estatura o por número; en
una biblioteca y en un centro de Documentación, la
información se agrupa por familias terminológicas
unidas por nexos de sintaxis, mientras que en un
archivo las clases o grupos están determinados en
razón de la procedencia, de la jurisdicción de la
institución que produce los documentos, mientras
que la ordenación se establece, dentro de cada grupo,
cronológicamente (documento tras documento) o
alfabéticamente a partir de términos expresivos de la
información que transmiten. La clasificación se hace
siempre de la misma forma, sólo resultará diferente
en razón de los objetos o sujetos que se clasifican.
La ordenación también responde siempre al mismo
planteamiento y su diversidad dependerá de la «unidad
de orden» elegida que determinará los distintos tipos
de ordenación. (Heredia Herrera, 1991, p. 255).
Las polémicas teóricas sobre organización, clasificación
y ordenación y sobre clasificaciones a priori o a
posteriori, revelan una situación teórica aún inmadura.
La ordenación es una operación archivística que afecta
a cada serie documental, al tiempo que el orden físico
de la documentación es una cuestión influida por la
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

normalización de documentos más que un asunto señalar que históricamente han sido numerosos los
analítico. Se ha dicho, por ello, que es una operación tratadistas e instituciones, que representando diversas
técnicamente mecánica. Estas dudas metodológicas corrientes de pensamiento y escuelas conceptuales, han
demuestran que la clasificación de fondos es todavía desarrollado y problematizado el tema de la clasificación
un tema polémico.
documental enriqueciendo la disciplina archivística.
El concepto técnico, como en el resto de disciplinas
documentales, es clasificación, que es la fase del A continuación, en la figura 5, se presentan las definiciones
tratamiento documental que tiene por objeto el de Clasificación Documental dadas por Heredia Herrera
análisis de la información contenida en un fondo de (1991), Cruz Mundet (2011) y Godoy de Lozano & López
archivo y su estructuración conceptual en un sistema Ávila (2001), que posibilitan la identificación, análisis y
objetivo y estable de clases y categorías de las familias comprensión de elementos comunes:
competenciales y funcionales administrativas. Clasificar
es separar, diferenciar, distinguir o dividir un conjunto
TEMA 1. de elementos de la misma composición (sujetos
MARCO NORMATIVO productores, títulos de serie, funciones) en clases,
grupos o categorías, efectuando las subdivisiones
que sean convenientes. Clasificar es analizar un todo,
una realidad, la información transmitida por un fondo
documental, distinguiendo y separando cada una
de sus partes hasta llegar a conocer sus principios
o elementos, las unidades básicas de clasificación.
(Montejo, 1997, p. 51).

Teniendo en cuenta lo anterior, considerando haber

presentado suficientes elementos analíticos y argumentativos
con el propósito fundamental de dilucidar la confusión
terminológica que se presenta en ocasiones, parafraseando
a José Antonio Ramírez De León (2011), resulta conveniente

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Figura 5. Clasificación documental

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente: Elaboración propia.

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL


En síntesis, las definiciones presentadas anteriormente
permiten establecer que la clasificación documental es
una operación archivística que parte del reconocimiento
y significación de la interrelación existente entre los
documentos y la estructura orgánica y funcional de las
organizaciones.
Dicha operación tiene como propósito, en primer lugar,
identificar y agrupar sistemática y jerárquicamente los
documentos producidos y/o recibidos por las unidades
administrativas funcionales (dependencias) de las
organizaciones, mediante la integración de agrupaciones,
categorías o clases de características homogéneas,
TEMA 1. respetando los principios archivísticos de procedencia y
MARCO NORMATIVO orden original; en segundo lugar, tiene como propósito
estructurar por medio de convenciones, métodos,
parámetros y reglas un sistema lógico de ordenación para
garantizar la organización, administración, conservación,
control y recuperación de los documentos.
Este agrupamiento sistemático y jerárquico de los
documentos producidos y/o recibidos por las unidades
administrativas funcionales (dependencias) en cumplimiento
de las atribuciones y funciones legalmente asignadas se
concreta básicamente en la conformación de agrupaciones
documentales, las cuales son consideradas representaciones
de naturaleza teórica que permiten estructurar y ejemplificar
los niveles de organización de los documentos.
DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental
Resulta de vital importancia traer a colación la propuesta de
para Heredia Herrera (1991), quien establece que se debe
comprender que una agrupación documental es el conjunto
de documentos que son producidos y/o recibidos por las
unidades administrativas funcionales (dependencias) en
cumplimiento de las atribuciones y funciones legalmente
asignadas las cuales, de acuerdo con la jerarquía ilustrada en
la estructura orgánica de las organizaciones (organigrama),
originan agrupaciones documentales naturales, por una
parte, fondos y secciones (agrupaciones documentales
relacionadas con productores documentales, es decir,
estructuras organizacionales: unidades administrativas
funcionales formalmente establecidas), por otra parte
reúnen series y unidades documentales (agrupaciones
documentales relacionadas con el cumplimiento de
funciones o el desarrollo de actividades); lo anterior se verá
explicado a través de la figura 6:
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Figura 6. Agrupaciones Documentales Figura 7. Categorías Administrativas / Categorías

Archivísticas

Fuente: Elaboración propia.

A continuación se presenta una descripción de las

Fuente: Elaboración propia. agrupaciones documentales, es decir, las categorías
TEMA 1.
administrativas y archivísticas que determinan la
MARCO NORMATIVO Las agrupaciones documentales mencionadas anteriormente estructuración y representación de un fondo documental:
están conformadas por elementos de individuales con
características particulares y homogéneas, a su vez, están
determinadas por categorías administrativas y categorías • Fondo Documental: Es el conjunto de documentos
que son producidos y/o recibidos orgánicamente
archivísticas que, de conformidad con los principios
por las unidades o divisiones administrativas
archivísticos de procedencia y orden original, permiten la funcionales (dependencias) de una organización
agrupación natural de los documentos y consecuentemente en el cumplimiento de sus atribuciones y
la identificación, categorización y sistematización de estos, responsabilidades (López Gómez, 2004; Acevedo
las categorías se explicarán en la figura 7: Gutiérrez, 2004 y; Consejo Internacional de
Archivos, 2000), el fondo documental se explicará
con detalle en las figuras 8, 9 y 10:

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Figura 8. Fondo Documental

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente Elaboración propia.

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Figura 9. Fondo documental

Fuente Elaboración propia.

Figura 10. Fondo documental

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente Elaboración propia.

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

• Subfondo o Sección Documental: Es una división del fondo documental conformada por el conjunto de documentos que son
producidos y/o recibidos orgánicamente por las subunidades o subdivisiones administrativas funcionales (dependencias)
de una organización en el cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades, las definiciones planteadas por Heredia
Herrera, (1991); Acevedo Gutiérrez (2004) y; Villaseca Reyes (2012), junto a un ejemplo del subfondo se muestran en las
figuras 11, 12 y 13:

Figura 11. Subfondo o Sección Documental

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente Elaboración propia.

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Figura 12. Subfondo o Sección Documental

Fuente: Elaboración propia.

Figura 13. Subfondo o Sección Documental

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente: Elaboración propia

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

• Serie Documental: Es el conjunto de unidades documentales o unidades archivísticas (expedientes) de estructura y

contenido homogéneo, producidas y/o recibidas por las unidades o divisiones administrativas funcionales (dependencias)
de una organización, en cumplimiento de una función o trámite de carácter administrativo regulado por una disposición de
naturaleza jurídica o procedimental; para una mejor comprensión de la serie documental, las figuras 14, 15 y 16 muestran
las definiciones planteadas por Heredia Herrera (1991); Cruz Mundet (2006); Romero Tallafigo (1997) y; Acevedo Gutiérrez
(2004), junto a un ejemplo de contextualización:

Figura 14. Serie Documental

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente: Elaboración propia.

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Figura 15. Serie Documental

Fuente: Elaboración propia.

Figura 16. Serie Documental

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente: Elaboración Propia

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Las Series Documentales, de acuerdo con su

conformación, se clasifican como simples, cuando se
trata de series integradas por unidades documentales
simples; documentales, donde cada unidad documental
es independiente de las otras que integran la serie,
aunque comparten rasgos de naturaleza estructural o
formal; complejas, cuando se trata de series integradas
por unidades documentales complejas; y denominadas
expedientes, donde los tipos documentales que
integran la serie son diferentes pero se relacionan en
razón de un trámite administrativo.

• Expediente o Unidad Documental Compuesta: Es

TEMA 1. una unidad documental o archivística conformada
por los documentos producidos y/o recibidos por las
MARCO NORMATIVO
unidades o divisiones administrativas funcionales
(dependencias) de una organización en el tratamiento
o la resolución de un mismo asunto o tema, los cuales
son acumulados naturalmente en el desarrollo de un
trámite, constituyendo el testimonio escrito reflejo
de un proceso administrativo, las figuras 17, 18 y 19
exponen de una manera más amplia el concepto de
expediente o unidad documental compuesta según
el Consejo Internacional de Archivos (2000), Heredia
Herrera (1991), y el Archivo General de la Nación (s.f.),
así como un ejemplo contextual:

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Figura 17. Expediente o unidad documental compuesta

TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente: Elaboración propia.

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Figura 18. Expediente o unidad documental compuesta

Fuente: Elaboración propia.

Figura 19. Expediente o unidad documental compuesta
TEMA 1.
MARCO NORMATIVO

Fuente: Elaboración propia.

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL


5. REFERENCIAS
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Archivos. Ciudad de México, México: Archivo General
de la Nación .
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Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. (31 de
octubre de 2006). Acuerdo 027, por el cual se modifica
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Cruz, J. (2001). Manual de Archivística. 2a ed. Madrid:
Fundación Germán Sánchez Ruipérez.
Cruz, J. (2006). La Gestión de Documentos en las
Organizaciones. Madrid, España: Editorial Pirámide.
Cruz, J. (2011). Diccionario de archivística: (con equivalencias
en inglés, francés, alemán, portugués, catalán, euskera
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DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental
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Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y Problemas.
Madrid, España: Federación Española de Asociaciones
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de Fondos Documentales. Trabajo presentado en
Coloquio do Documento à Informaçao. Homenagem
ao Professor Doutor José Marques. Oporto, Portugal.
Moliner, M. (1988). Diccionario de Uso del español. Madrid,
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Montejo, A. (1997). La Clasificación de Fondos Archivísticos
Administrativos. Revista Métodos de Información
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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

Ramírez, J. (2011). Metodología para el Diseño y Formulación

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1a ed. Mexico: Instituto Federal de Acceso a la
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Lengua Española. (2014) Diccionario de la Lengua
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Romero, M. (1997). Archivística y Archivos: Soportes, Edificio

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Schellenberg, T. Archivos Modernos: Principios y Técnicas. 2ª

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Villaseca, O. (2012). Directrices para la Identificación de

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Chile, Chile: Archivo Nacional de Chile.

DIPLOMADO GESTIÓN DOCUMENTAL

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UNIDAD 1
Marco de referencia de la clasificación documental

6. GLOSARIO administrativas (trámites) reguladas por disposiciones de

carácter jurídico o procedimental.
Agrupación documental: Es el conjunto de documentos
producidos, recibidos y conservados por las unidades Serie documental: Es el conjunto de unidades documentales
administrativas funcionales (dependencias), en o archivísticas de estructura y contenido homogéneo
cumplimiento de las funciones legalmente asignadas. producidas y/o agrupadas de manera repetitiva y continuada
por una persona jurídica o persona natural (productor
Clasificación documental: Es una operación archivística documental) en cumplimiento de competencias, potestades,
que tiene como propósito, en primer lugar, la identificación funciones y actividades administrativas (trámites) reguladas
y el agrupamiento sistemático de los documentos que son por disposiciones de carácter jurídico o procedimental.
producidos y/o recibidos por las unidades administrativas
funcionales (dependencias) de una entidad y; en segundo Subserie documental: Es el conjunto de unidades
lugar, el establecimiento de un sistema de ordenación lógico documentales que conforman una serie documental, y que
para garantizar la organización, conservación, control y se encuentran jerarquizadas e identificadas separadamente
recuperación de estos. del conjunto de unidades documentales que conforman
la serie documental por el contenido y características
Expediente o unidad documental compuesta: Es una unidad específicas de las unidades documentales derivadas del
documental o archivística conformada por los documentos cumplimiento de las competencias, potestades, funciones y
producidos y/o recibidos por las unidades o divisiones actividades administrativas (trámites).
administrativas funcionales (dependencias) de una
organización en el tratamiento o la resolución de un mismo
asunto o tema, los cuales son acumulados naturalmente en
el desarrollo de un trámite.

Fondo documental: Es el conjunto de documentos

producidos, recibidos y conservados por una persona natural
o persona jurídica (productor documental) en cumplimiento
de competencias, potestades, funciones y actividades

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