TALLER

PROCESO DE FACTURACIÓN

Importante:
Para que puedas poner en práctica lo visto en la sesión de
capacitación puedes ingresar a SIIGO en la empresa 98 –
Empresa Demo - taller.

Una vez ingreses a la empresa demo, puedes definir algunos parámetros y realizar
los siguientes procesos:

1. Líneas y grupos de inventario:

Es necesario crear líneas y grupos de inventarios, para ello puedes hacer uso del
buscador digitando la palabra Grupo o puedes ingresar por la ruta: Inventarios –
Catálogos - Apertura de líneas y grupos.

La compañía maneja dos (2) líneas comerciales (productos y servicios); para

organizar esta información es necesario clasificar estos datos de la siguiente
manera:

Línea producto
Línea 001 – Equipos de computo
Grupo 0001 - Portátiles
Tipo línea Producto
Inventario 1435360100
Costo de inventario 6135360100
Venta 4135600100
Devolución en venta 4175360100
Ajuste x inflación 1435369900
Cuenta contrapartida 4705100100
 Línea servicios
Línea 100 - Mantenimiento
Grupo 0001 - Mantenimiento de Hardware
Tipo línea Servicio
Inventario 1420050000
Costo de inventario 6120050000
Venta 4235950000
Devolución en venta 4275050000
Ajuste x inflación 1420059900
Cuenta contrapartida 4705100100

2. Apertura de productos:

Es necesario crear los productos y los servicios que maneja la empresa, para ello
puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Producto o puedes ingresar
por la ruta: Inventarios – Catálogos - Apertura de productos.

En esta empresa vas a crear los siguientes productos digitando cada uno de los
datos que el sistema solicita de acuerdo a tus necesidades.

 Producto

Línea Grupo Código del producto Nombre del producto

001 0001 000001 Portátil Toshiba

 Servicio

Línea Grupo Código del producto Nombre del producto

100 0001 000001 Servicio mantenimiento de hardware

3. Motivos de devolución:
Es necesario crear los motivos por los cuales los clientes devuelven mercancía a la
empresa, para ello puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Devolución
o puedes ingresar por la ruta: Parametrización - Apertura de motivos de
devolución.

Por esta razón el departamento comercial decidió implementar el siguiente listado

de motivos.

Código solicitado Motivos devolución

01 Producto con imperfectos
02 Producto defectuoso
03 Fecha de vencimiento cumplida

4. Definición de documentos

Para el proceso de facturación la empresa decidió implementar el cruce completo,

es decir, se van a elaborar los cuatro ( 4 ) documentos

Cotización Orden de Nota de Factura

Pedido Remisión de Venta

Para definir los parámetros de los documentos y el correspondiente cruce puedes

hacer uso del buscador digitando la palabra Definición o puedes ingresar por la
ruta: Contabilidad – Parámetros de documentos – Definición de
documentos.

Importante:
SIIGO trae definidos los parámetros de algunos documentos
como la cotización y la factura de venta únicamente si al
momento de instalar la empresa se marcó el plan de cuentas de
empresas de servicios o comerciales y seleccionaste la casilla

Teniendo en cuenta la información anterior es necesario que repases o definas los

parámetros de los siguientes documentos:
 a. Cotización.

La contadora de la empresa requiere parametrizar el comprobante Tipo V – 099

(Cotización), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones, los demás datos
se completan según tu criterio.

Documento Campo Sugerencia

El tercer descuento es retención en la fuente Si
V - 099 Descuento 3 - Rete fuente 13551501
Cargo 3 - IVA Generado 24080501

b. Orden de pedido.

La contadora ha decido que la orden de pedido va a cruzar con la cotización al

momento de su elaboración, para ello es necesario parametrizar el Documento Tipo
Z - 099, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; para aquellos campos
que no se ha dado información se completan según tu criterio.

Documento Campo Sugerencia

Tipo de cruce Cruza con cotización
Obliga cruce Si
Z – 099 El tercer descuento es retención en la fuente Si
Descuento 3 - Rete fuente 13551501
Cargo 3 - IVA Generado 24080501

c. Nota de remisión.

La contadora dentro de su proceso de facturación decide implementar que al

momento de elaborar la nota de remisión este documento cruce con la orden de
pedido previamente elaborada, para esto es necesario definir el documento Tipo S -
099 teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones; para los campos
adicionales completas la información según tu criterio.

Documento Campo Sugerencia

Tipo de cruce Cruza con pedido
S – 099 Obliga cruce S
Cruza con Factura/No cruza F

d. Factura de venta.

La contadora sugiere que se parametrice el comprobante Factura de venta Tipo F -

099, documento que cruzara con la nota de remisión teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones; los demás datos se completan según lo requerido por
tu empresa.
Documento Campo Sugerencia
Actualiza inventario No
El tercer descuento es retención en la fuente Si
Tipo de cruce Cruza con remisión
Obliga cruce Si
F – 099 Cuenta Ica anticipado 13551801
Cuenta Ica retenido 23680501
Cuenta retención IVA 13551701
Cuenta tarifa Dif. Reteiva 23670501
Descuento 3 Rete fuente 13551501
Cargo 3 IVA Generado 24080501
Cuenta Débito CREE 13551502
Cuenta Crédito CREE 23657505

e. Nota de devolución.

Para contabilizar le devolución en ventas es necesario en SIIGO definir el

documento Tipo J - 099

Importante:
Este documento deberá tener los mismos parámetros que se
definieron en la factura de venta

Como datos adicionales por favor seleccionar

Documento Campo
J– 099 Devolución en ventas
Solicita motivo de devolución

f. Recibo de caja.

La contadora sugiere definir el recibo de caja Tipo R - 099, teniendo en cuenta las
siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según las necesidades
de tu empresa.

Documento Campo Sugerencia

Cuenta caja 11050501
R– 099 Cuenta intereses por mora 42100501
Cuenta bonos 42102001

g. Notas tipo L

La contadora sugiere parametrizar el documento Tipo L - 099, teniendo en cuenta

las siguientes recomendaciones. Los demás datos se completan según tus
necesidades.
 Documento Campo Sugerencia
L– 099 Saldos iníciales
Solicita marca para base gravable N

5. Saldos iniciales de cartera

La empresa a decidió incluir los saldos iníciales al programa el día 31 de junio de

2015 con la siguiente información, para ello utilizaremos el comprobante Tipo L –
099 - Saldos iniciales.

Para el ingreso de esta información al programa puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Comprobantes o puedes ingresar por la ruta: Contabilidad –
Generación de comprobantes – Entrada de comprobantes

BALANCE DE COMPROBACION INICIO DE ACTIVIDADES

CUENTA DETALLE TERCERO CC DOCUMENTO VENCIMIENTO DÉBITO CRÉDITO
LIBRERIA Y
S. Inicial F 001 1923-
13050501 PAPELERIA 100 2015 / 11 / 05 $ 3.500.000
Cartera 01
PANAMERICANA
LIBRERIA Y
S. Inicial F 001 2012-
13050501 PAPELERIA 100 2015 / 12 / 15 $ 3.125.000
Cartera 02
PANAMERICANA
Cuenta Empresa Demo –
99999999 100 $ 6.625.000
Puente taller
TOTAL CARTERA $ 6.625.000 $ 6.625.000

6. Elaboración de documentos

Una vez la empresa ha definido los parámetros de los documentos y ha

contabilizado los saldos iniciales de clientes, se inicia el proceso de facturación a
partir del mes de julio, para lo cual la contadora implemento el cruce completo, es
decir, Cotización – Orden de pedido – Nota de remisión – Factura de venta; para
ello es necesario iniciar la elaboración de documentos de la siguiente manera:

a. Elaboración de cotizaciones

Para registrar cotizaciones en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la
palabra Cotización o puedes ingresar por la ruta: Ventas – Administración de
cotizaciones – Elaboración

En este momento es necesario elaborar la cotización a TECNOSUMINISTROS LTDA,

con Nit 860.350.320 régimen común, relacionando los siguientes productos:

DESCRIPCION CANTIDAD
TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 5
EQUIPO DE SONIDO LG 10
Servicio mantenimiento hardware

b. Elaboración de órdenes de pedidos

Para registrar ordenes de pedido en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando
la palabra Pedidos o puedes ingresar por la ruta: Ordenes de pedidos –
Elaboración de órdenes de pedido

En este momento puedes elaborar la orden de pedido documento que debe cruzar
con la cotización previamente contabilizada a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit
860.350.320; registrando la siguiente información:

DESCRIPCION CANTIDAD
TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 4
EQUIPO DE SONIDO LG 10
Servicio mantenimiento hardware

c. Elaboración notas de remisiones.

Para registrar notas de remisión en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando
la palabra Notas o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Notas –
Documentos notas – Nota de remisión.

En este momento puedes elaborar la nota de remisión la cual cruzara con la orden
de pedido previamente contabilizada a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit
860.350.320; registrando la siguiente información:

DESCRIPCION CANTIDAD
TELEVISOR SONY DE 20 " PULGADAS 6
EQUIPO DE SONIDO LG 11
Servicio mantenimiento hardware
 d. Elaboración factura de venta.

Para contabilizar facturas de venta en SIIGO puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Factura o puedes ingresar por la ruta: Documentos –
Factura de venta.

Al momento de elaborar la factura esta cruzara con la nota de remisión

previamente contabilizada a TECNOSUMINISTROS LTDA, Nit 860.350.320; este
documento se cancelara en dos (2) cuotas, pagando 50% a crédito 30 días y el
restante a 60 días.

e. Elaboración recibo de caja.

Para registrar el pago o abono de la factura de venta, lo contabilizas en el recibo de

caja, para ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra
Recibo o puedes ingresar por la ruta: Documentos – Recibo de caja

Para este caso vas a contabilizar el documento Tipo R – 099 al cliente

TECNOSUMINISTROS LTDA, el cual hace un abono del 50% de la factura
previamente elaborada.

Campo Factura
Fecha 2015 / 08 / 05
Tipo de contabilización Abono
Nit (Cliente) 860.350.320 - TECNOSUMINISTROS LTDA
Factura No. F–099-??? (50% del valor de la factura)

7. Manejo de anticipos

a. Contabilización del anticipo (Recibo de caja)

Para contabilizar el anticipo realizado por un cliente se utiliza el recibo de caja, para
ello en SIIGO puedes hacer uso del buscador digitando la palabra Recibo o puedes
ingresar por la ruta: Documentos – Recibo de caja

En este caso el cliente A TODA HORA, Nit 800.123.455, realiza un anticipo de dos
millones de pesos ($ 2.000.000), el cual es exigido por la empresa para poder
hacer envió de los productos que requiere comprar
 Campo Factura
Fecha 2015 / 08 / 12
Tipo de contabilización Anticipo de clientes
Nit (Cliente) 800.123.455 - A TODA HORA
Valor $ 2.000.000

b. Cruce del anticipo – (Elaboración factura de venta)

Para contabilizar facturas de venta en SIIGO puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Factura o puedes ingresar por la ruta: Documentos –
Factura de venta.

Luego de contabilizar el anticipo se procede a elaborar la Factura de venta

documento que será el encargado de cruzar el anticipo previamente ingresado a
SIIGO.

Campo Datos
Fecha 2015 / 08 / 26
Nit 800.123.455 - A TODA HORA
Forma de Pago Cruce del anticipo
Crédito 30 días saldo restante
Producto C.C / Subc Bod / Ubi Cantidad Valor unitario % Desc.
Portátil Toshiba 100 – 001 100 - 001 4 unidades $ 1.320.000 0%

8. Manejo de devoluciones

En este caso el cliente TODO EN EL HOGAR S.A.S Nit 800.855.966, compra a la

empresa y días después realiza una devolución debido a que algunos de los
productos adquiridos tenían daños de fabricación.

a. Elaboración factura de venta

Para contabilizar facturas de venta en SIIGO puedes hacer uso del buscador
digitando la palabra Factura o puedes ingresar por la ruta: Documentos –
Factura de venta.
 Campo Datos
Fecha 2015 / 09 / 02
Nit 800.855.966 - TODO EN EL HOGAR S.A.S
Forma de Pago Crédito 45 días
Producto C.C / Bod / Ubi Cantidad Valor % Desc.
Subc unitario
Portátil 10
100 – 001 100 - 001 $ 1.335.000 0 %
Toshiba unidades

b. Elaboración nota de devolución

Para contabilizar notas de devolución de venta en SIIGO puedes hacer uso del
buscador digitando la palabra Devolución o puedes ingresar por la ruta:
Documentos – Devolución de compras.

La empresa A TODA HORA, Nit 800.123.455, realiza la devolución de 3 unidades del

Portátil Toshiba por que presenta deterioro en la pantalla, razón por la cual es
necesario registrar una Devolución en Factura (J – 099)

Campo Factura
Fecha 2015 / 09 / 14
Nit (Cliente) 800.855.966 - TODO EN EL HOGAR S.A.S
Motivo de devolución Producto con imperfecto
Cantidad 3 Unidades

9. Informes

a. Parametrización edades de cartera

Para definir los parámetros de los informes de edades de cartera en SIIGO puedes
hacer uso del buscador digitando la palabra Edades o puedes ingresar por la ruta:
Cuentas por cobrar – Edades de cartera - Actualiza a 5 Columnas
 Descripción Datos
Actualiza a 5 Columnas
Modelo 2
Nombre Cartera vencida
Rango -120
-119 a -90
-89 a -60
-59 a -30
-29

b. Informes de cuentas por cobrar

Para generar informes de cartera, puedes hacer uso del buscador digitando la
palabra Cobrar o puedes ingresar directamente al módulo de Cuentas por cobrar
Algunos de los informes de cartera que se pueden y se recomiendan generar en el
módulo son:

Informe Ruta Datos

Extracto de cartera:
Estados de Cuentas por cobrar –Estado de General
cuenta cuenta - Informe A un corte anterior: No
Nit: Todos.
Nivel: General
Modelo a utilizar: 5
Edades de Cuentas por cobrar – Edades de
A un corte anterior: No
cartera cartera – Informe a cinco columnas
Nit: Todos.
Cuentas: Todas
Pantalla o impreso:
Impreso
Movimiento de Cuentas por cobrar –Movimiento de Rango de meses: Todo el
cartera cartera – Movimiento auxiliar año
Nit: Todos.
Cuentas: Todas