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NICARAGUA FARMACIA, S. A.

(NICAFARMA)
SUPUESTOS DEL CASO PRÁCTICO

EFECTIVO EN CAJA GENERAL Y CAJA CHICA

Se le ha suministrado información con el propósito de que prepare los arqueos de fondos


respectivos y documente las observaciones que estime convenientes para esta área.

Tome en cuenta que en los fondos de caja chica los números de recibos por gastos no tienen
secuencia numérica, se utilizó el mismo documento para el pago de gastos y para los
adelantos salariales y eso mismo se observó en los fondos de caja general.

El corte de documentación que se hizo refleja como última factura emitida la número 230
siendo esta al contado. Además no se hacen recibos de caja cuando cancelan las facturas
los clientes, el cajero dice utilizar el recibo de caja solamente cuando le abonan o cancelan
facturas al crédito y en caso de ser una cancelación por anticipo de salarios, cancelación de
gastos sujetos a rendir cuentas si hace el recibo de caja respectivo.

Con relación a las diferencias en los arqueos de fondos (en caso de que eso suceda) la
persona encargada argumenta que para el pago de los gastos utiliza indistintamente el fondo
de caja general y caja chica, además se pudo apreciar que al momento del arqueo tomo de
sus fondos personales para completar efectivo de los fondos asignados.

EFECTIVO EN BANCOS

Los datos de las conciliaciones bancarias deben ser verificados contra la confirmación
bancaria e indagar las causas por las cuales aparecen partidas que no corresponden al mes
último de la conciliación.

Con relación a la conciliación bancaria de la cuenta corriente en córdobas de BAC esta


soportada con estado de cuentas cortado al 31 de Enero del 2009. La contabilidad
argumenta que fue el último que han recibido hasta la fecha y no es su función pedirlos al
banco. Las demás conciliaciones se soportan con el estado de cuentas a Junio 2009.

Las conciliaciones bancarias solamente se encuentran firmadas por la persona que las
elabora (asistente contable) y carecen de las firmas de revisado (contador general) y
autorizado (gerente financiero).

Recuerde realizar las confirmaciones bancarias y hacerlas llegar al banco.

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ACERCA DE LAS CONFIRMACIONES BANCARIAS

BANCENTRO confirma los siguientes saldos al 30/6/2009:

Cuenta corriente # 100208105 C$ 372,571.12


Cuenta corriente # 101209954 US$ 11,969.29

BAC confirma los siguientes saldos al 30/6/2003:

Cuenta corriente # 041-01233-0 C$ 214,638.93

Ambos bancos informan que no existe restricción en el uso de los recursos y no se


encuentran en garantía por algún préstamo u otra obligación.

Con relación a las firmas bancarias son las siguientes:

Lic. Rodolfo Espinoza Morales FIRMA “A”


Lic. Gabriel Carcache FIRMA “B”
Lic. Pedro Blandón Moreno FIRMA “A” (*)
Lic. Alejandro Quintana FIRMA “B” (*)

Para librar cheques las firmas deben de ser mancomunadas.

Es importante señalar que cualquier diferencia con los saldos bancarios corresponde a notas
de débito por compra de chequeras, débito por la certificación de cheques y por no
mantener saldos mínimos en las cuentas.

(*) Ex funcionarios de la empresa

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Tomando en consideración que son ocho los clientes de la empresa hay que circularizar el
saldo de todos ellos y con base a las respuestas de los diferentes clientes hacer las
indagaciones del caso.

Al verificar el saldo de los clientes que reportan inconformidad en sus saldos, esto
corresponde a NOTAS DE CREDITOS emitida en el departamento de cobranza y que
corresponde a rebaja por pronto pago y que no se encuentra registrada en contabilidad.

La política de crédito de la empresa es conceder créditos a treinta días y ciertos clientes que
tradicionalmente han trabajado con la empresa hasta sesenta días, después de sesenta días
deben existir autorizaciones por parte de la gerencia general de las cuales no existen a la
fecha de la auditoria.

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Al revisar las operaciones realizadas en la oficina de cobranza, estos no reportan la
antigüedad de saldos para análisis contables, además no es rutinario hacerles arqueos
sorpresivos para verificar los saldos en cartera.

La cuenta por cobrar cuyo saldo sobrepasa los noventa días corresponde a una empresa que
el Lic. Rodolfo Espinoza Morales tiene intereses, debido a que se pudo constatar que posee
un 70% de las acciones. Además no es común que el responsable de cartera y cobro realice
gestiones escritas ante los clientes, únicamente realiza llamadas recordatorias y no deja
evidencia de su gestión.

Al entrevistar al Lic. Espinoza Morales este dice que no tiene que ver su actividad como
gerente de NICAFARMA con la empresa de la cual es socio.

En lo que respecta a los préstamos y adelantos salariales a funcionarios y empleados estos


tienen más de tres meses que no se les hace deducción y la persona de recursos humanos no
dio explicaciones al respecto. El anticipo por justificar a cargo de Hugo Briones es por
gastos de alimentación y transporte a personal que participo en una feria departamental de
la cual se pudo constatar que la documentación que evidencia los gastos se encuentra
debidamente autorizada y en poder de la oficina contable. El anticipo a cargo del Lic.
Espinoza Morales es por viaje que realizaría fuera del país a mediados de Abril 2009 el cual
finalmente no se realizó y no rinde cuentas a la fecha de la auditoria.

IMPUESTOS PAGADOS POR ADELANTADO

Al analizar retenciones del 2% a cuenta del IR por ventas realizadas existen mas C$
45,280.30 que corresponden a las efectuadas por FARMACIA MEDCO, las cuales no se
han abonado a su cuenta en los registros contables, debido a que la oficina de cobranza se
deja las constancias de retención y no las hace llegar a contabilidad para que sean aplicadas
a este cliente.

GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO

Corresponde a póliza contra incendios de mercadería de acuerdo al siguiente detalle:

Prima pagada C$ 18,380.14


IVA pagado 2,757.02
Total pagado por póliza C$ 21,137.16

La vigencia de la póliza es de Agosto 2008 a Julio 2009.

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INVENTARIOS

Con relación a esta área la contratación a su despacho fue veinte días después de haber
finalizado el periodo fiscal. Es decir no hubo supervisión en el levantamiento físico de los
inventarios cortados al 30 de Junio del 2009.

Sin embargo, usted realizo pruebas selectivas el día 29 de Julio del 2009 para establecer las
existencias físicas a esa fecha y movimientos de ventas y compras para lograr determinar si
se realizaron de manera adecuada los inventarios y si existen diferencias.

De acuerdo a lo anterior se presenta la siguiente información documentada por usted.

Prueba de auditoria

Descripción Recuento Compras Ventas


del 29/7/09 1 al 29/7/09 1 al 29/7/09

HIDROCORTIZONA (500 MG.) 14001 5000 800


ERITROPOYETINA (4,000 I.U.) 1300 500 42
FENITOINA 100 MG TABLETAS (CAJA X 30) 0 40500
IBUPROFENO (400 MG.) 60800 15000 10500
CIPROFLOXACINO 500 MG (CAJA X 30) 60800 17400
AMINOFILINA DE 200 MG TAB (CAJA X 20) 30000 5200

El recuento que realizó fue con el bodeguero y un auxiliar contable. Ellos hicieron dos
conteos de las existencias para confirmar la exactitud del primer inventario.

Por otro lado es necesario señalar que no se pudo obtener evidencia acerca de los
procedimientos establecidos para la realización del inventario al 30 de Junio del 2009. No
existe corte de toda la documentación por las entradas y salidas de bodega.

Las explicaciones en bodega por las diferencias corresponden a bajas de inventario por
OBSOLESCENCIA y mostraron un acta contable en la cual se narra el vencimiento de los
productos. El acta fue registrada por contabilidad como pérdida (gastos varios) al cierre del
ejercicio contable. De existir sobrante se sabe que es una nota de crédito de Mayo 2009
por devolución efectuada por el cliente FARMACIA MEDCO, no aplicada a su cuenta.

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ACTIVO FIJO EN GENERAL

La depreciación del activo fijo se realiza de acuerdo a las políticas de la empresa. Todos
los activos tienen dos o más años de vida útil y se consideran como activos fijos aquellos
bienes cuyo costo es superior a los C$ 1,000.00 debiendo considerarse como gastos montos
menores a esta cifra, todo siguiendo la política establecida por la empresa. Además
aquellos bienes por montos menores y que por sus características se crea necesario
establecer algún control sobre este, deberá considerarse como un artículo misceláneo para
efectos de control y dejarlo fuera del activo fijo.

Los activos descritos a continuación son los adquiridos durante el período fiscal 2008/2009:

DESCRIPCION SUBTOTAL TOTAL ADQUISICION

EDIFICIO C$ 200,000.00 mar-09


Se hicieron mejoras por el monto indicado
y l evado al activo fijo en la fecha señalada

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFIC INA C$ 40,716.83


Computadora PREMIO 11,494.80 ene-09
FAX MULTIPASS, C-3000 5,817.00 dic-08
Caja registradora (adaptada computadora) 3,349.77 dic-08
Precio origin al de la caja registradora C$ 10,244.76
Capitalización partes y mano de obra C$ 3,349.77
Adaptada para uso como computadora en la oficina
de contabilidad
AIRE ACONDICIONADO SPLIT CONFORTMAKER 15,627.50 feb-09
IMPRESORA LEXMARK 2,108.57 ene-09
SILLA EJECUTIVA CUERO NEGRO 2,319.19 sep-08

TOTAL ACTIVO FIJO C$ 240,716.83

Deberá de probar que la depreciación de todos los bienes es la adecuada según los gastos
aplicados al periodo y la depreciación acumulada a la fecha. Al revisar físicamente los
bienes no se encuentran debidamente identificados y no existe control acerca de las
asignaciones al personal. Usted pudo apreciar que en la balanza facilitada por el cliente,
existen algunos errores con relación a las fechas de ADQUSICIÓN y concluye que lo
descrito con anterioridad son las fechas correctas.

Es necesario aclarar que los bienes que no tiene fechas fueron adquiridos en Enero del año
2006.

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NICARAGUA FARMACIA, S. A. (NICAFARMA)
FONDOS PARA CAJA CHICA
INFORMACION PARA EL ARQUEO DE CAJA CHICA
EXPRESADO EN CORDOBAS (C$)

DESCRIPCION RECIBO # FECHA MONTO

DOCUMENTOS ARQUEADOS
ADELANTO JORGE ESTRADA SALARIO 2DA. MAYO 2009 S/N 01-may-09 1,000.00 (*)
COMPRA DE PAPELERIA, GERENCIA GENERAL 345 07-jun-09 520.00 <--
VALE POR RENDIR CUENTAS, COMPRA DE CAFETERA S/N 02-jun-09 700.00
VIATICO PAGADO A GABRIEL CARCACHE 349 17-jun-09 300.00 <--
ADELANTO HUGO BRIONES SALARIO 1RA. JUNIO 2009 S/N 07-may-09 500.00 (*)
GASTOS DE TAXI, WILLIAM CACERES 355 21-jun-09 200.00 #

EFECTIVO
DENOMINACION CANTIDAD
BILLETES DE C$ 100.00 30
BILLETES DE C$ 50.00 15
BILLETES DE C$ 20.00 54
BILLETES DE C$ 10.00 25
MONEDAS DE C$ 5.00 105
MONEDAS DE C$ 1.00 217
MONEDAS DE C$ 0.50 183
MONEDAS DE C$ 0.25 155
MONEDAS DE C$ 0.10 181
MONEDAS DE C$ 0.05 193

(*) SE ENCUENTRAN AUTORIZADOS POR EL GERENTE GENERAL


<-- NO TIENEN LA FIRMA AUTORIZADA EN EL DOCUMENTO
# NO TIENE LA FIRMA DEL RECIBI CONFORME

FONDO CAJA CHICA


NICARAGUA FARMACIA, S. A. (NICAFARMA)
FONDOS POR VENTAS PENDIENTES DE DEPOSITO
INFORMACION PARA EL ARQUEO DE FONDOS PEND. DE DEPOS.
EXPRESADO EN CORDOBAS (C$)

NUMERO DE FACTURA FECHA MONTO

195 19-jun-09 10,200.00


198 21-jun-09 5,500.00
215 27-jun-09 4,805.00
225 28-jun-09 7,700.00
226 30-jun-09 9,215.22
227 30-jun-09 8,440.00
228 30-jun-09 9,111.00

EFECTIVO
DENOMINACION CANTIDAD
BILLETES DE C$ 100.00 305
BILLETES DE C$ 50.00 115
BILLETES DE C$ 20.00 310
BILLETES DE C$ 10.00 185
MONEDAS DE C$ 5.00 220
MONEDAS DE C$ 1.00 193
MONEDAS DE C$ 0.50 255
MONEDAS DE C$ 0.25 122
MONEDAS DE C$ 0.10 910
MONEDAS DE C$ 0.05 560
BILLETES DE C$ 0.01 22

OTROS DOCUMENTOS ENCONTRADOS:

VALE A FAVOR DE WILLIAM CACERES COMO ANTICIPO PARA GASTOS


POR C$ 2,500.00 DEL 10/6/2009 AUTORIZADO POR GERENTE FINANCIERO

CHEQUE A NOMBRE DE HUGO BRIONES ESPINOZA (GERENTE VENTAS)


POR LA SUMA DE C$ 7,401.00 ENDOSADO POR ESTE Y PENDIENTE
DE CAMBIO Y DEPOSITO

FONDOS P-DEPOSITAR
NICARAGUA FARMACIA, S. A. (NICAFARMA)
CONCILIACION BANCARIA BANCENTRO CTA. 100208105
CUENTA CORRIENTE EN CORDOBAS (C$)
AL 30 DE JUNIO DEL 2009

Saldo según banco en cuenta corriente C$ 372,571.12

MAS: C$ 500.00
Nota de débito por compra de chequera del 25/5/2009 250.00
Nota de débito por compra de chequera del 12/2/2009 250.00

MENOS: 19,714.62
Depósito del 29/03/2009 no registrado por el banco 2,500.00
Cheque flotante # 3316 del 27/11/2008, a nombre de Janett Cornejo 1,035.00
Cheque flotante # 3347 del 29/12/2008 a nombre de Imprimatur 3,216.37
Cheque flotante # 3418 del 29/06/2009 a nomber de el portador 464.14
Cheque flotante # 3420 del 30/06/2009 a nombre de Enitel 4,126.75
Cheque flotante # 3421 del 30/06/2009 a nombre de Disnorte, S. A. 1,000.00
Cheque flotante # 3423 del 30/06/2009 a nombre de el portador 750.00
Cheque flotante # 3425 del 30/06/2009 a nombre de Bellsouth 797.00
Cheque flotante # 3426 del 30/06/2009 a nombre de Enacal 1,005.55
Cheque flotante # 3427 del 30/06/2009 a nombre de Alfanumeric 4,428.61
Cheque flotante # 3428 del 30/06/2009 a nombre de DGI 391.20

Saldo contable al 30 de Junio del 2009 C$ 353,356.50

ELABORADO REVISADO

AUTORIZADO
NICARAGUA FARMACIA, S. A. (NICAFARMA)
CONCILIACION BANCARIA
AL 30 DE JUNIO DEL 2009
CTA. CORRIENTE EN CORDOBAS 041-01233-0 BAC

Saldo según banco en cuenta corriente C$ 215,638.93

Saldo contable al 30 de Junio del 2009 C$ 215,638.93

ELABORADO REVISADO

AUTORIZADO
NICARAGUA FARMACIA, S. A. (NICAFARMA)
CONCILIACION BANCARIA
AL 30 DE JUNIO DEL 2009
CTA. CORRIENTE EN DOLARES 101209954 BANCENTRO

Saldo según banco en cuenta corriente $11,969.29

MENOS: $400.00
Cheque flotante # 1965 del 28/05/2009 200.00
Cheque flotante # 1966 del 28/05/2009 200.00

Fondos disponibles al 30/06/2009 $11,569.29

ELABORADO REVISADO

AUTORIZADO
NICARAGUA FARMACIA, S. A. (NICAFARMA)
CONFIRMACION DE CUENTAS POR COBRAR
AL 30 DE JUNIO DEL 2009

RELACION ANTIGÜEDAD DE SALDO CONFIRMACION


CLIENTE SALDO 30 DIAS 60 DIAS 90 DIAS MAS DE 90 DIAS SALDOS
Distrubuidora Farma EX 45,780.90 45,780.90 !!!
Hospital del Niño 173,330.50 173,330.50 >>>
Farmacias Familiares 180,210.30 180,210.30 &&&
Ministerio de Salud 210,044.76 210,044.76 >>>
Farma Descuentos 78,410.20 78,410.20 >>>
Farmacia Gurdian 42,190.20 42,190.20 >>>
Farmacias Xolotlan 73,150.40 73,150.40 &&&
Farmacia Medco 117,159.90 117,159.90 !!!

TOTAL CTAS. A COBRAR C$ 920,277.16 C$ 383,375.26 C$ 166,381.30 C$ 253,360.70 C$ 117,159.90


RELACION PORCENCUAL 100% 42% 18% 28% 12%

>>> CONFIRMA CONFORMIDAD CON SU SALDO, NO TIENE OBJECIONES


&&& REPORTAN INCONFORMIDAD CON EL SALDO, EXPRESAN DEBER UN 10% MENOS DEL SALDO CONFIRMADO
!!! NO CONTESTO LA CONFIRMACION DE SALDO

CTS. COBRAR