MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS Versión: 01

Fecha: Marzo 2012

DESCRIPCIÓN DE CARGO ASISTENTE DE ADQUISICIONES

DESCRIPCIÓN DE CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO : ASISTENTE DE ADQUISICIONES

: DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES – ÁREA ADMINISTRACIÓN Y
ÁREA
FINANZAS
JEFATURA DIRECTA : JEFE DE ADQUISICIONES
SUPERVISA A : No supervisa
ES REEMPLAZADO POR : Otro Asistente de Adquisiciones
FECHA : Noviembre 2012

1. MISIÓN
Es el responsable de colaborar con la adquisición y optimización de los recursos relacionado con los proyectos de
construcción, de acuerdo a las directrices del departamento de adquisiciones en cuanto a optimización de costos y
tiempos de entrega, y en función de las políticas de calidad de la empresa. Para esto tiene a su cargo la gestión de
todo el circuito de adquisición, que implica planificar, cotizar, realizar las compras y supervisar la adquisición de
materiales a tiempo para la construcción de los módulos.

2. PRINCIPALES RESULTADOS
Import
ancia
FUNCIONES RESULTADO FINAL ESPERADO
%
(¿Qué hace?) (¿Para qué lo hace?)
Contar con un sistema de trabajo organizado y
Identificar y planificar prioridades de
1 20% estructurado para la efectiva adquisición de
adquisición.
materiales.
Cotizar Materiales de los proyectos de Generar alternativas de compra que considere los
2 20%
construcción asignados. criterios de adquisiciones establecidos.
Asegurar la compra de materiales en tiempo y
3 15% Generar órdenes de compra de manera efectiva.
costos para los proyectos de construcción
Asegurar la adquisición y entrega de materiales
Realizar seguimiento a la adquisición de
4 10% según las especificaciones técnicas, tiempos y
materiales.
calidad.
Obtener materiales tal como fueron solicitados, en
Supervisar la adquisición y entrega de
5 15% cantidad, calidad y tiempos de entrega y gestionar
materiales.
errores.
Obtener un panorama específico del
Llevar el Registro y monitoreo de comportamiento de los proveedores, que permita
6 10%
comportamiento de proveedores. tomar decisiones al departamento de adquisiciones
para mejorar su gestión.
Contar con información relevante que facilite la
7 5% Reportar la gestión de su área.
mejora de la gestión del departamento.
Realizar otras funciones designadas por la Asegurar y contribuir al funcionamiento de la
8 5%
empresa empresa.

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3. REQUISITOS DEL CARGO

Conocimientos
 Uso de Materiales de construcción.
 Conocimiento Office básico.
 Conocimiento básico del mercado
proveedores.
 Software administrativo Básico.
 Formación: Técnico en Construcción
Capacidades
 Capacidad de planificación, establecer
prioridades.
de  Orden y organización.
 Atención y concentración.
 Capacidad de cálculo.
 Gestión de negocios con proveedores.
 Trabajo en equipo.
 Trabajo bajo presión.
 Experiencia: 3 años

4. AUTORIDAD
Recomendaciones
Decisiones
Las sugerencias o recomendaciones que realiza a su superior
¿Qué decisiones se toman o realizan en este cargo?
para que tome decisiones
 Revisión y chequeo en bodega de materiales.  Comportamiento de proveedores.
 Prioriza la adquisición de materiales, según  Incumplimiento de adquisiciones.
circuito de construcción.  Comunica necesidad de coordinación de trabajo
 Llama y gestiona problemas con en el departamento.
proveedores.  Problemas de coordinación con otras áreas
dentro de la empresa.
 Cursos de acción con requerimientos con otras
áreas de la empresa.

5. RELACIONES INTERNAS Cargos con los que se relaciona

1. Jefe de Adquisiciones 9. Prevencioncita de riesgo

2. Asistente de Finanzas 10. Gerente Ingeniería
3. Encargado de Bodega 11. Asistente de Ingeniería.
4. Ayudante de Bodega 12. ITO reconstrucción
5. Jefe de Producción 13. Encargado de Bodega Reconstrucción
6. Encargada de Calidad 14. Capataz de Reconstrucción
7. Gerente de construcción 15. Gerente Administración y Finanzas.
8. Secretaria administrativa & Gerencias 16. Personal Zona Norte

6. RELACIONES EXTERNAS
1. Proveedores
2. Asesor ISO
3. Asesor RRHH

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7. CONDICIONES DE EJERCICIO DEL

CARGO
El ejercicio del cargo exige:
1. Seguir los procedimientos ISO relacionados con su trabajo.
2. Recibir auditorías ISO programadas.
3. Rectificar cursos de acción para ceñirse a la normativa.

Breve descripción sobre aspectos relevantes del Entorno. Problemas, participación en comité,
8. CONTEXTO contactos relevantes internos y externos, otra información

1. Reunión de Coordinación con Jefe de Adquisiciones

2. Reunión de coordinación con Gerente Construcción.
3. Reunión de coordinación del área de administración y finanzas.
4. Cursos de capacitación interna y externa
5. Jornadas Laborales
6. Actividades Recreativas.

LO QUE NO DEBE HACER

 Cometer errores en la emisión de las ordenes de compra
 No cumplir con la planificación de las necesidades de materiales.
 Faltar a las reuniones establecidas.
 No acatar instrucciones de su jefatura ante eventos críticos para la empresa.
 Mantener un trato y relación desfavorable con compañeros de trabajo, de su área y otras áreas.
 No colaborar con otros compañeros de trabajo para cumplir con compromisos.
 Faltar a reuniones con su equipo de trabajo.
 Retrasar la adquisición de materiales.
 No verificar la conformidad de recepción de materiales tanto por documento como en terreno.
 Dejar de verificar y exigir soluciones a proveedores.

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