Comencemos por identificar las 4 etapas del ciclo de vida para el desarrollo de un

proyecto:

Primera etapa: iniciación

Son los primeros momentos en la vida de un proyecto donde se comienzan a perfilar

sus características y a formar su equipo de trabajo. Una vez que se ha comprendido lo
que se espera del proyecto y, tanto el cliente como el patrocinador han decidido
continuar con su desarrollo, el equipo estará listo para continuar con la siguiente
etapa.

Segunda etapa: Organización y planeación

Durante esta segunda etapa, el equipo visualiza el detalle de los requerimientos, las
actividades y sus tiempos, los recursos y sus costos, los riesgos y otros elementos
que deberán preverse para garantizar el éxito del proyecto.

En este sentido, la relación tiempo – esfuerzo se comienza a incrementar. La etapa de

organización y planeación implica mayor esfuerzo que el que se tuvo durante la etapa
de iniciación, pues se involucran más personas en el desarrollo del proyecto.

Tercera etapa: Hacer el trabajo

La etapa que continua tras la organización y planeación se conoce como Hacer el

trabajo. Durante esta etapa, el equipo de proyecto se concentra en producir el
resultado esperado tratando de cuidar los recursos, el tiempo y el costo manteniendo la
calidad en el producto final.

Cuarta y última etapa: Cierre

La etapa de cierre consiste en organizar y archivar la documentación del proyecto,
cerrar las cuentas del proyecto, liquidar al equipo de trabajo y asegurar que todos los
contratos queden finiquitados. Tan importante es esta etapa del proyecto como
cualquier otra, pues es la que se asegura de no dejar cabos sueltos que pudieran
generar problemas en el futuro.

En esta etapa, también es importante reconocer el trabajo del equipo festejando el

resultado del proyecto con una reunión que marque el fin del proyecto formalmente.

Entregables de cada etapa

Cada etapa del proyecto tiene un documento asociado que permite al equipo
mantener el enfoque y control del proyecto:

Para la etapa de iniciación, donde se describen las características generales del

proyecto, se genera el documento de especificación del proyecto o Project Charter.

Si bien es cierto que durante la etapa de organización y planeación se producen

muchos documentos, hay uno que sobresale de entre todos: el plan integrado del
proyecto, pues es el documento que contiene todos los planes administrativos
particulares como el del tiempo, el del costo y el de la calidad.

La siguiente etapa, la de hacer el trabajo propio del proyecto, es la que implica la

mayor cantidad de tiempo y esfuerzo de ejecución. En estos momentos, el equipo se
concentra en desarrollar el producto esperado del proyecto vigilando periódicamente
el avance contrastándolo con lo planeado. Esta etapa concluye una vez que el
cliente ha aceptado a entera satisfacción los entregables acordados; por lo tanto, la
carta de satisfacción del cliente es el documento que identifica la terminación de esta
etapa.
Mapa de procesos

La gestión de un proyecto consiste en un conjunto de acciones que se organizan en

pequeños procesos. Un proceso es la transformación de una entrada en una salida
mediante la aplicación de técnicas y herramientas específicas.

Entrada -> Proceso (aplica técnicas y herramientas) -> Salida

El PMI como organismo integrador del conocimiento - teórico y práctico -

recolectado a nivel internacional, ha definido un estándar para la gestión de
proyecto: la guía para el cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos [PMBOK
Guide] que, en el 2017, publicó su sexta edición.

Para organizar estos procesos, el estándar sugiere cinco grupos de procesos y diez
áreas de conocimiento que presentaremos, en síntesis, a continuación:

Áreas de conocimiento

Las áreas de conocimiento organizan las acciones del proyecto de acuerdo con su
temática. En el estándar del PMI, se definen 10 áreas de conocimiento:

1. Gestión de la Integración.

En esta área de conocimiento se concentran los procesos relacionados con la

integración de planes, documentos y decisiones, son las responsabilidades del líder
de proyecto. En esta clasificación se encuentran los siguientes procesos:

 Desarrollar el Charter del proyecto.

 Desarrollar el plan administrativo del proyecto.
 Dirigir y administrar el trabajo del proyecto.
 Administrar el conocimiento del proyecto.
 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.
 Realizar el control integrado de cambios.
 Cerrar el proyecto o fase. 
2. Gestión del Alcance

En esta área se incluyen todos los procesos que describirán y vigilarán el

cumplimiento de lo que se espera realizar en el proyecto. Los procesos en esta área
son los siguientes:

 Planear la administración del alcance.

 Recolectar los requerimientos.
  Definir el alcance.
 Crear la EDT.
 Validar el alcance.
 Controlar el alcance.
3. Gestión del Cronograma

En esta área se organizan las acciones relativas a la gestión de las actividades, su

secuencia y sus tiempos. Los procesos que corresponden a esta área son los
siguientes:

4. Gestión de los Costos

En el área de conocimiento para la gestión de los costos, se concentran los

procesos que atenderán la estimación, la administración y control de los costos del
proyecto. Los procesos que corresponden a esta área son los siguientes:

 Planear la administración de los costos.

 Estimar los costos.
 Determinar el presupuesto.         
 Controlar los costos.
5. Gestión de la Calidad

En esta área se concentra las acciones relativas a la definición y vigilancia de la

calidad de los resultados del proyecto. Los procesos que corresponden a esta área
son los siguientes:

 Planear la administración de la calidad.

 Administrar la calidad.
 Controlar la calidad.
6. Gestión de los Recursos

Esta es el área donde se concentran las acciones relativas a la estimación,

administración y control de los recursos materiales y del equipo de trabajo – personas
- que se requieren para completar las actividades del proyecto. Los procesos que
corresponden a esta área son los siguientes:
7. Gestión de las Comunicaciones

En el área de la gestión de las comunicaciones se realizan los procesos para

planear, administrar y monitorear las comunicaciones entre todos los involucrados del
proyecto, aquí se debe entender qué información se debe compartir a quién y por
qué medios. Los procesos que corresponden a esta área son los siguientes:

 Planear la administración de las comunicaciones.

 Administrar las comunicaciones.
 Monitorear las comunicaciones.
8. Gestión de los Riesgos

En el área para la gestión de riesgos se realizan los procesos que permiten al equipo
de trabajo identificar, cuantificar y responder a los riesgos que todo proyecto debe
afrontar. Los procesos que corresponden a esta área son los siguientes:

 Planear la administración de riesgos.

 Identificar riesgos.
 Desarrollar el análisis cualitativo de riesgos.
 Desarrollar el análisis cuantitativo de riesgos.
 Planear la respuesta a los riesgos.
 Implementar la respuesta a los riesgos.
 Monitorear los riesgos.
9. Gestión de los Abastecimientos

Esta es el área que concentra las acciones relativas a la administración y control de

las compras y los proveedores del proyecto. Los procesos que corresponden a esta
área son los siguientes:

 Planear la administración de los abastecimientos.

 Conducir los abastecimientos.
 Controlar los abastecimientos.
10. Gestión de los Involucrados

Esta es el área que concentra las acciones relativas a la vigilancia del compromiso de
los involucrados, evaluando su nivel de poder e influencia para asegurar el
cumplimiento de sus expectativas. Los procesos que corresponden a esta área son
los siguientes:
Grupos de Procesos

Todos los procesos que se enlistan en cada una de las áreas de conocimiento
corresponden también con un determinado grupo de procesos. Los grupos de
procesos se identifican como:

 Procesos de inicio

En este grupo de procesos se incluyen las actividades propias de la primera etapa

del proyecto, donde se define un nuevo proyecto y se busca comprender las
expectativas de los involucrados para generar el entendimiento común del resultado
esperado del proyecto.

En este grupo se identifican dos procesos:

 Definición del Project Charter o Especificación del proyecto

 – que corresponde al área de gestión de la integración.

 Identificación de los involucrados

 – que corresponde al área de gestión de los involucrados.

 Procesos de planeación

En este grupo de procesos se desarrollan todas las actividades necesarias para

prever lo necesario para el desarrollo del proyecto, desde la comprensión del alcance
hasta las negociaciones con los proveedores. En este grupo, se identifican 24
procesos distribuidos entre las 10 áreas de conocimiento. En cada una de las áreas,
se desarrolla un plan administrativo propio que formará parte del plan integrado del
proyecto.
Procesos de ejecución

En el grupo de procesos de ejecución se incluyen 10 procesos relativos al desarrollo

del proyecto de acuerdo con lo planeado, administrando el cumplimiento de la
calidad, los recursos, abastecimientos, comunicaciones, riesgos e involucrados.

 Procesos de monitoreo y control

El grupo de procesos de monitoreo y control son acciones que se ejecutan en

diferentes momentos durante la vida del proyecto, se incluyen 12 procesos en todas
las áreas de conocimiento lo que sugiere la necesidad de verificar todos los detalles
del proyecto.

 Procesos de cierre

Los invitamos a consultar la infografía: Mapa de procesos donde podrán visualizar la

organización precisa de cada proceso con respecto a su grupo y a su área.

 Enfoques para el ciclo de vida del desarrollo de un proyecto

Tipos de enfoques del ciclo de vida para el desarrollo de un proyecto

Otro aspecto que se debe conocer sobre la gestión del proyecto es el enfoque con el
que se deberá abordar su ciclo de vida, lo que dependerá de algunos factores como
son los siguientes:

 ¿Qué frecuencia de entrega de resultados espera el cliente?

 ¿Qué nivel de incertidumbre existe en el mercado y en el medio ambiente que
pudiera llegar a impactar el desarrollo del proyecto?
 ¿Cuál es el nivel de cambios en los requerimientos del producto esperado?
  ¿Cuáles son los objetivos del proyecto?
Los tipos de enfoque con los que se puede tratar un proyecto son los siguientes:

 Predictivo. Es el enfoque más tradicional en donde la mayor parte de la

planeación ocurre desde su inicio para seguir con la realización de las tareas
o ejecución del proyecto. Es un proceso secuencial, que también se conoce
como “cascada”.
 Iterativo. Este es un enfoque que permite retroalimentar el trabajo aún antes
de haberlo completado con el fin de corregirlo y mejorarlo oportunamente.
 Incremental. Es un enfoque que provee “pequeños” entregables completos al
cliente que pudieran ser usados inmediatamente. Divide el resultado en
partes funcionales completas.
 Adaptativo o ágil. Es un enfoque donde se incluyen las características de los
modelos iterativo e incremental para refinar los elementos del trabajo y
realizar entregas frecuentemente.
En la siguiente tabla se presenta la combinación de factores para la selección de un
determinado enfoque:

Selección del enfoque

Para seleccionar el enfoque apropiado en un determinado proyecto, debemos

responder las preguntas sobre los requerimientos, la incertidumbre, las metas y las
entregas - que definirán las condiciones con las que operará el proyecto.

Incluso, se puede considerar una combinación de enfoques, lo que se conoce como

enfoque híbrido donde algunas de las etapas del ciclo de vida se desarrollan bajo un
tipo de enfoque y otras con otro.
Por ejemplo, imaginemos un proyecto de construcción. Típicamente estos proyectos
se desarrollan bajo un enfoque predictivo, pues hay una sola entrega al final: la casa
terminada.

 Sin embargo, el proceso de construcción incluye diversas etapas: diseño –

cimentación – muros - losas y acabados.
 El diseñador del proyecto pudiera optar por aplicar un enfoque iterativo o ágil
para definir el diseño, de modo que busque ofrecer valor al cliente mediante la
retroalimentación constante.
 El resto de las etapas las desarrollará de manera tradicional bajo un enfoque
predictivo. Esto nos explica que pueden aplicarse diversos enfoques en cada
etapa del ciclo de vida de un proyecto.

Con este lenguaje común, procederemos a desarrollar las primeras acciones para la
planeación de un proyecto que revisaremos en el siguiente tema.